Proceso Prosecución masiva de la Carga de la Matrícula de las y los estudiantes

en todos los Niveles y Modalidades del período escolar 2021 – 2022.

2022.

Durante cada período escolar las y los Directores de las instituciones educativas deben realizar el
proceso del Registro de la Carga de la Matrícula por Niveles y Modalidades en el Sistema de
Gestión Escolar (SGE). Desde el período escolar 2018 – 2019 se diseñó un mecanismo que
permite simplificar y agilizar estos procesos. Lo cual generara a las y los Directores de las
Instituciones Educativas, que carga se realice de manera rápida, eficaz, y efectiva. La
implementación de esta metodología en el Sistema de Gestión Escolar, garantizará la prosecución
de las y los estudiantes de forma masiva e inmediata, al grado o año superior de este el período
escolar 2021 – 2022.
De la Modificación del Plan de Estudio 31059:

1.Antes de realizar el proceso de Actualizar Asignaturas, debe Modificar la sección al único

plan de estudio del nivel de Educación Media General (31059), para ello debe borrar la
información del campo de Modalidad*, es decir, eliminar Sistema Regular la cual es la opción
ya establecida, con el fin que se reinicie la información del Nivel* y así sucesivamente se va
borrando el resto de los campos de las opciones ya establecidas.
2.Posteriormente deberá llenar los campos nuevamente con las opciones que corresponde a
cada una, es decir, en el campo Modalidad*: Sistema Regular, Nivel*: Educación Media
General, Plan*: Educación Media General, el Grado* y la Sección*.
3.Una vez cumplido los pasos 1 y 2 podrá dar un clic a la opción Actualizar Asignaturas, las
cuales deben ser las áreas de formación del único plan de estudio del nivel de Educación
Media General (31059).
(31059) Este mismo procedimiento debe realizarlo desde el 1er año hasta el
5to año del Nivel de Educación Media General.
De la Actualización de la Estructura del Plantel:

1.Antes de realizar cualquier acción dentro del Sistema de Gestión Escolar, es necesario tener
en digital o impreso la nómina de todo el personal Docente, Administrativo y Obrero, con el fin
de actualizar o modificar la Estructura del Plantel. Dependiendo del caso la o el Director
debe:
a) Registrar Nuevo personal.
b) Actualizar el Estatus (Activo/Inactivo).
c) Editar los Datos (Como por ejemplo: Grado de Instrucción*, Especialidad del
Personal*, Denominación*, entre otras).
2.Luego de cumplir con los pasos a), b) y c) debe dar un clic al botón Cerrar Proceso de
Registro de todo el Personal.
3.Como se está iniciando un cambio para este período escolar 2021 – 2022, previo a este
paso debió realizar el proceso de modificación del Plan de Estudio 31059, para ejecutar el
Proceso de Actualización de las Asignaturas, en virtud que existen aún Instituciones
Educativas con Planes de estudio no vigentes. Sino realiza esta modificación no podrá
visualizar la prosecución inmediata y masiva de las y los estudiantes dentro de su Institución
en el Sistema de Gestión Escolar.
4.Posteriormente, la o el Director deberá actualizar en su TOTALIDAD,
TOTALIDAD a las y los Docentes
en cada una de las Secciones del nivel/grado/año de acuerdo al área de formación, en la
opción Asignar Docentes, recuerde que una vez culminado con la asignación, debe Cerrar
Proceso de Asignación de Docentes.
De la Actualización de la Carga Masiva de la Matrícula:

1.En el Sistema de Gestión Escolar se realizó un proceso de prosecución de estudios de forma

masiva de las y los estudiantes, es decir, las y los estudiantes que cursaron estudios durante el
período escolar 2020 – 2021 estarán inscritos de forma automática en el nivel/grado/año superior
de este período escolar 2021 – 2022, sin embargo la o el Director deberá realizar las siguientes
acciones al momento de ingresar:
a) Verificar si tiene la totalidad de las y los estudiantes en las secciones de cada
nivel/grado/año para este período escolar 2021 – 2022, es decir, si todos los estudiantes
tuvieron prosecución completa del 2020 – 2021 al 2021 – 2022.
b) Una vez culminado el paso anterior, la o el Director deberá realizar las modificaciones o
actualizaciones necesarias de las y los estudiantes, y tener en consideración lo siguiente:
 Si uno o más estudiantes no continuarán cursando estudios en la Institución
Educativa, deberá excluir o excluirlos de forma inmediata, ya que obstaculizará
que las o los estudiantes puedan ser registrados en otro Institución Educativa u otro
estado.
 Si la o el estudiante para el período escolar actual 2021 – 2022 tiene áreas
pendientes (1 o 2) del período escolar anterior, la o el Director deberá modificar su
escolaridad seleccionando la opción materia pendiente y en el campo de
observaciones registran la o las áreas pendientes.
 Si la o el estudiante no fue promovido al nivel/grado/año para el período escolar
actual 2021 – 2022, la o el Director deberá modificar su escolaridad excluyéndolo del
año y sección donde el sistema de manera automática le dio la prosecución, y
deberá registrarlo en el año y sección de acuerdo a su repitencia del período 2020 –
2021.
2. El proceso de prosecución masiva solo está previsto para los Niveles de: Educación Inicial,
Educación Primaria, Educación Media General y Educación Media Técnica.
3. No se tiene contemplado realizar proceso de prosecución de forma masiva en los casos:
a) Para las y los niños de nuevo ingreso del Nivel de Educación Inicial, el cual corresponde al 1er
Grupo de Maternal (3 meses a 1 año) la o el Director deberá realizar el proceso de carga de
matrícula de la misma forma que se ejecutaba en los períodos anteriores y hacer la búsqueda
de las y los estudiantes por Inscripción Individual.
b) Para las y los estudiantes de nuevo ingreso del Nivel de Educación Primaria, el cual
corresponde al 1er Grado, la o el Director deberá realizar el proceso de carga de matrícula de la
misma forma que se ejecutaba en los períodos anteriores y hacer la búsqueda de las y los
estudiantes por Inscripción Individual.
c) Para las y los estudiantes de nuevo ingreso del Nivel de Educación Media General y Educación
Media Técnica, el cual corresponde al 1er año, la o el Director deberá realizar el proceso de
carga de matrícula de la misma forma que se ejecutaba en los períodos anteriores y hacer la
búsqueda de las y los estudiantes por Inscripción Individual.

NOTA: ES IMPORTANTE MENCIONAR QUE AQUELLAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS QUE

ADMINISTREN 2 O MÁS NIVELES DE EDUCACIÓN, LA PROSECUCIÓN SE REALIZARÁ DE
FORMA AUTOMÁTICA:
Ejemplos:
 Prosecución de estudios del 3er Grupo de la Etapa Maternal, al 1er Grupo de la Etapa
Preescolar del Nivel de Educación Inicial.
 Prosecución de estudios del 3er Grupo de la Etapa Preescolar del Nivel de Educación
Inicial, al 1er Grado del Nivel de Educación Primaria.
 Prosecución de estudios del 6to Grado del Nivel de Educación Primaria al 1er año del
Nivel de Educación Media General o Educación Media Técnica.
Del Registro de las y los Estudiantes que cursaron estudios en otro país:

1. En aquellos casos que la o el estudiante tengan vacíos de escolaridad, porque

en su condición se encontraba cursando estudios fuera del país, la o el Director
deberá registrar el histórico de los años faltantes, para lo cual se sugiere que
durante el registro seleccione en la Escolaridad la opción Diferido y en el campo
de Observación colocar una leyenda de acuerdo al caso que aplique. Ejemplo:
la o el Estudiante no curso estudios durante este período escolar y se
aplicó el proceso de transferencia o equivalencia de estudios de número
xxxx de fecha xxxx de acuerdo a los Convenios Internacionales o
Reconocimientos de Estudios Extranjeros, tal como lo establece nuestras
normativas legales .

Del Registro de la Carga de la Matrícula de las Modalidades del Sistema

Educativo:

1. Para este período escolar 2021 – 2022 el Registro de la Carga de la Matrícula

de las Modalidades de Educación Especial y Educación de Jóvenes, Adultas y
Adultos se realizará de la misma forma como se venía trabajando en los
períodos anteriores.
De la Actualización de los Datos del Estudiante:

1. Una vez culminado con el proceso de modificación o actualización de la

carga de la matrícula de las y los estudiantes del período escolar 2021 – 2022,
debe realizar el proceso de Actualización de todos los datos de la o el
Estudiante que se solicitan en el Sistema de Gestión Escolar de carácter
obligatorio.

Del Registro y/o Actualización de los Datos del Representante:

1. Una vez culminado con el proceso de modificación o actualización de las y

los estudiantes del período escolar 2021 – 2022, debe realizar el proceso de
Registro y/o la Actualización de todos los datos del Representante que se
solicitan en el Sistema de Gestión Escolar de carácter obligatorio.

NOTA: RECUERDE QUE ESTE PROCESO SE REALIZA UNA SOLA VEZ Y

DEPENDIENDO DEL CASO, SÓLO SE HACE UN PROCESO DE
ACTUALIZACIÓN DE LOS DATOS.
CRONOGRAMA PARA EL PROCESO DE ACTUALIZACIÓN, MODIFICACIÓN Y REGISTRO DE LA CARGA DE LA
MATRÍCULA EN EL SISTEMA DE GESTIÓN ESCOLAR PERÍODO ESCOLAR 2021 – 2022