Recopilar: el primer paso en la gestión del tiempo
Recopilar: el primer paso en
la gestión del tiempo
“Your mind is for having ideas, not holding them”.
DAVID ALLEN
Tenemos claro que a lo largo
del día nos vamos a ir guiando por
nuestra hoja de ruta. Sabemos cómo
diseñarla, pero aún tenemos
muchas cosas que aprender sobre
ella. La primera es que para elegir las
diez cosas más importantes que vas
a escribir en la parte izquierda de la
hoja de ruta debemos de tener en
algún sitio recogidas todas,
absolutamente todas, las tareas que
tenemos que realizar. En algún sitio
tenemos que tener almacenado
nuestro universo de asuntos
pendientes, un catálogo personal
con nuestros asuntos pendientes. Y
además debemos de tener todos,
absolutamente todos, porque si no
tenemos todos nunca estaremos
seguros si los asuntos que estamos
obviando son más importantes que
los que tenemos recogidos. Y otra
cosa que tenemos que tener clara es
que las tareas a realizar no son
estáticas e inmutables, sino que nos
llueven constantemente y la
aparición de unas a veces modifica
las prioridades del resto. Por tanto,
nos tenemos que transformar en
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unos profesionales de la
recopilación de tareas. Esto es
crítico. Hemos de identificar y
recopilar TODO aquello que de una
u otra manera solicite nuestra
intervención (todo aquello que esté
llamando a nuestro timbre). Y todo
es todo; desde comprar una
bombilla que se ha fundido, realizar
un estudio de cuál es la compañía
más interesante con la que contratar
internet o realizar una actividad
concreta de nuestro trabajo. No
tenemos que confiar NADA en la
memoria, la memoria no es
confiable, en muchas ocasiones
porque directamente olvida lo que
ha de recordar, y en otras muchas
ocasiones porque nos recuerda las
cosas fuera del contexto que tiene
que hacerlo. Por ejemplo, ¿tiene
sentido que estemos en el cine y una
voz nos diga “que no se te olvide
comprar huevos”? Evidentemente
es absurdo, lo que tenemos que
hacer en el momento en que se nos
acaban los huevos es anotar
“huevos” en una lista de la compra,
que solo vamos a utilizar cuando
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estemos en el supermercado, que es ¿Qué hemos de recopilar?

donde venden huevos. Fuera de
estos dos momentos no quiero Es imprescindible recopilar
acordarme si necesito o no necesito todo aquello que de una manera u
huevos. Cuando estoy en el cine otra requiera tu implicación. Si te
estoy 100% disfrutando de la llega fulanito y te encarga llamar a
película. Y así con todo. menganito, has de recopilarlo en un
Y para tener la mente sistema ajeno a la memoria y
concentrada al 100% en la tarea que gestionarlo de tal manera que llames
estés realizando (ya sea de ocio o de a menganito lo antes posible en
trabajo) el primer paso es liberar a la función de la prioridad que tenga
mente de tener que memorizar esta acción en tu universo de
cosas que no debe, y esto comienza “asuntos pendientes” (luego
recopilando los asuntos pendientes veremos cómo otorgar estas
fuera de ella, de la mente. prioridades). También has de
recopilar todo aquello que aunque
Existen muchas maneras de ahora no lo puedas/quieras
recopilar, y cada uno de nosotros gestionar, te pudiera ser interesante
hemos de elegir la que más nos en el futuro.
guste y con la que más cómodos Nunca, insisto, nunca confíes
nos sintamos. En este curso te daré en tu mente, porque es muy mala
varias opciones, no te preocupes. gestora de información (tanto de
Las condiciones que ha de tener el guardarla como de administrarla).
sistema que elijas las marca la Además, el desasosiego que
sencillez y sobre todo la produce confiar a la mente ese tipo
confiabilidad. de tareas te va a alejar de la paz y
A modo de ejemplo: de nada tranquilidad necesarias para poder
sirve que anotes que tienes que afrontar con la máxima
comprar huevos en un bonito concentración las tareas que
cuaderno si cuando vas al realizas en cada momento
supermercado no llevas ese (incluyendo las de ocio).
cuaderno, o si al llegar al Por tanto, has de recopilar
supermercado no miras el cuaderno. todo en algún sistema que tengas la
Para podernos hacer una idea certeza que vas a revisar con
de qué sistema (o sistemas) de frecuencia. Cuantas menos
recolección/recopilación pueden ser herramientas tengas para recopilar y
adecuados para ti, vamos a dejar más sencillo sea el sistema, mejor.
claro qué es lo que tenemos que Te lo recordaré en muchas
recopilar. ocasiones a lo largo del curso, pero

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has de simplificar tu vida todo lo que
puedas, se enemigo de las
duplicidades.
Personalmente para apuntar
las tareas que van surgiendo, o que
me van encomendando, suelo usar
mi hoja de ruta (la que has aprendido
hacer anteriormente). En la parte de
la izquierda, donde sin orden de
importancia anoté las tareas a
realizar, añado las que vayan
surgiendo, y si me quedo sin espacio
uso la parte de atrás. Solo en caso
de que lo que surge sea más
importante/urgente que lo que ya
tengo establecido en mi hoja de ruta
lo añadiré directamente a mis tareas
diarias de mi hoja de ruta; en caso
contrario, que es lo más habitual, lo
dejo para procesarlo posteriormente
(Ver apartado “Procesar”).
No siempre se tiene la hoja de
ruta a mano; Ej. Vas andando
relajadamente por un bosque, cosa
que te recomiendo, y te surge una
idea maravillosa que has de realizar
al día siguiente en tu trabajo (en mi
caso, al menos, esto es bastante
frecuente). No se te ocurra confiar en
la mente para que se acuerde. Es
posible que no te devuelva la idea en
el momento adecuado, o lo que es
peor, que no te la devuelva jamás.
¿Qué hago yo en esas ocasiones? Si
la idea es muy breve me envío un
correo electrónico a mí mismo (a
través del teléfono), porque tengo la
completa certeza de que voy a
revisar mi bandeja de correo
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electrónico. En el asunto del correo
suelo escribir la tarea. Si se trata de
una idea compleja la grabo en una
nota de voz (también con el
teléfono), y me la envío por correo a
mí mismo. En el caso del correo
electrónico lo puedes diseñar de tal
manera que vaya directamente a una
carpeta especial, pero solo es
opcional. Es decir, en mi día a día
laboral mi bandeja de entrada suele
ser la propia Hoja de Ruta, pero
fuera de eso, la siguiente bandeja de
entrada que tengo es la del propio
correo electrónico. Por cierto, es útil
configurar el correo de tal manera
que los correos que mandes a ti
mismo te lleguen a una bandeja
especial, tu propia bandeja de
entrada. Esto es útil, como verás,
para su posterior procesamiento.
Puedes utilizar otros
sistemas, pero has de tener siempre
presente que el sistema que uses ha
de ser totalmente confiable. Si tu
cerebro tiene la certeza de que vas a
acceder a la información (que vas a
ir de forma inexorable a tu bandeja
de entrada), se va a desentender de
esa información y te va a dejar vivir
tranquilo sin el molesto “run run” que
acompaña a este proceso; si el
cerebro tiene dudas al respecto, no
se va a deshacer de la idea, y no nos
te va a dejar en paz. Yo lo he sufrido,
y ahora lo disfruto en mis propias
carnes. El cerebro aprende rápido, y
como sabe que yo miro siempre mis
sistemas de recopilación me deja
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tranquilo. De verdad, esa sensación ruta y mi correo electrónico. Luego

¡merece tanto la pena! veremos qué hacemos con los
Por lo tanto yo tengo dos elementos que caen ahí.
sistemas para recopilar: mi hoja de

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