ELABORACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO

1. Actividad de Aprendizaje (Taller)

CODIGO:PG-F-01
PROCEDIMIENTO GESTION
VERSION:1
REVISADO: APROBADO: FECHA:23/12/2021

1. Objetivo

Establecer una metodología para la atención oportuna de la gestión del cambio por medio de su identificación, diagnóstico y planeación, con el fin
de generar las acciones necesarias que permitan la integridad y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión de OPERADORES DE
TRANSPORTE RUBI SAS.

2. Alcance
El procedimiento de gestión de cambio aplica para los cambios documentales, tecnológicos, gestión de la información, ambientales, de la
gestión de seguridad y salud en el trabajo, que se generen por necesidad o solicitud y que afecten al Sistema integrado de gestión o los procesos
operativos enmarcados en las Normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 45001:2018, la Resolución 1565:2014, Decreto 1072 libro 2, parte 2,
Titulo 4, capítulo 6 y GTC ISO 45001:2018 para OPERADORES DE TRANSPORTE RUBI SAS

3. Responsabilidad y Autoridad
 Todos los trabajadores en compañía del COPASST: Hacer el reporte oportuno cada vez que se vea a la necesidad de ejecutar un cambio
al Sistema de Gestión mediante los formatos establecidos; Asistir a la capacitación con el fin de conocer el cambio, sus controles y los
riesgos asociados al mismo.

 Gerente y personal administrativo: Hacer el reporte oportuno cada vez que se vea a la necesidad de ejecutar un cambio al Sistema de

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 Gestión mediante los formatos establecidos. Capacitar y comunicar la información pertinente a los trabajadores antes de introducir el cambio
e informar para quienes va dirigido el mismo.

 Responsables del Sistema integrado de gestión:

 Efectuar los controles establecidos por el SIG antes de realizar el cambio.
 Equipo HSEQ: Hacer la recepción de los cambios
 Evaluar los riesgos
 Generar medidas de control y verificar su cumplimiento
 Aprobar el cambio
 Registrar los cambios realizados en la base de datos
 Hacer seguimiento a la eficacia, igual que a los cambios realizados.
 Verificar que se capacita y comunica la información pertinente antes de introducir el cambio a los trabajadores para quienes va
dirigido el mismo.

4. Definiciones
5. Cambio: Es la práctica formal que atiende, tramita y asegura los cambios en un producto, proceso, sistema en el ámbito de los servicios, que
se introduce e implementa de forma controlada y coordinada, con el fin de minimizar la probabilidad de interrupción, alteraciones no
autorizadas y errores mediante el análisis, la implementación y el seguimiento de todos los cambios solicitados.
6. Evaluación del riesgo: Proceso para determinar el nivel de riesgo asociado al nivel de probabilidad de que dicho riesgo se concrete y al nivel de

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 severidad de las consecuencias de esa concreción.
7. Control de cambios: Es un proceso que garantiza que los cambios sean identificados, planeados, documentados, validados (donde sea
relevante), aprobados, verificados y trazables. Es una decisión de la entidad identificar qué cambios son lo suficientemente significativos como
para activar un control de cambios en el contexto de su organización y el grado de control, teniendo en cuenta los elementos de su Sistema de
Gestión de Calidad: personal clave, instalaciones, pruebas, materiales, métodos, especificaciones, requisitos del cliente, entidades relevantes,
legales, equipos, software, procesos y sistemas de apoyo, etc.
8. Mayor impacto: Cambio que se espera tenga un impacto en la calidad del producto o servicio directamente. Ejemplo: cambios imprevistos o
urgentes.

9. Menor Impacto: No se espera que tenga un impacto en la calidad del producto o servicio directamente.
10. Partes interesadas: Una parte interesada es cualquier organización, grupo o individuo que pueda afectar o ser afectado por las actividades de
una empresa u organización de referencia.
11. Sistema de Gestión Integrado: Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por objetivo orientar y fortalecer la gestión,
dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los Subsistemas que lo componen (Gestión de Calidad, Gestión Ambiental,
Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, otros acogidos por la Entidad).
12. Validación: Es una confirmación, a través de la provisión de evidencia objetiva, de que los requisitos para uso o aplicación específica prevista
se han cumplido. La evidencia objetiva necesaria para una validación es el resultado de una prueba u otra forma de determinación, como realizar
cálculos alternativos o revisando documentos. La palabra “validada” se utiliza para designar el estado correspondiente. El uso de las
condiciones para la validación puede ser reales o simuladas.

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13. Descripción de las actividades, de acuerdo con la secuencia de las operaciones
Etapa Responsable Documento Descripción de la etapa

1. INICIO Inicio del procedimiento

Identificar la necesidad del cambio que pueda afectar

Todos los al Sistema de Integrado de Gestión o Sistema de
trabajadores Gestión de seguridad y salud en el trabajo derivados
de:
- Introducción de nuevos procesos
- Cambios de métodos de trabajo
- Ejecución de nuevos proyectos
- Identificación de nueva legislación o
modificaciones
- Cambios de tecnología
2. No.
- Evento catastrófico, recuperación post
contingencias
- Cambios de infraestructura, instalaciones,
equipos y adecuaciones de centros de trabajo,
personal, clave, ensayos, protocolos,
especificaciones y requisitos del cliente

Generar el requerimiento que contemple el propósito,

justificación del cambio y comunicar a los
responsables.

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 Diagnóstico del cambio

Todos los
PG-F-03
trabajadores
Realizar un diagnóstico en el cual se evalúa la
factibilidad técnica, operativa y financiera, así como la
3.
identificación de riesgos, partes interesadas y las
1 necesidades de comunicación del cambio.

5
 1 Formato
HSEQ-F-38
de solicitud de
elaboración o
modificación
de Generar un plan de acción para llevar a cabo el cambio
documentos. de una manera controlada, coordinada y oportuna.

Formato Para el caso de cambios contemplados en el Sistema

Planear el cambio Todos los HSEQ-F-38 integrado de Gestión se deben tener en cuenta los
4.
trabajadores de control de siguientes registros:
cambios.
- Cambio documental: Formato HSEQ-F-39 de
HSEQ-F-39 seguimiento de los cambios.
Formato de
seguimiento a
los cambios

6
 ¿Hay que N
implementar
controles? Identificar la necesidad de implementar controles para
Todos los
5. la realización de cambios.
trabajadores
SI

Efectuar controles

HSEQ-F-38
HSEQ-F-39
Implementar controles para reducir o eliminar los
6. Formato de riesgos asociados al cambio y puedan legar a afectar a
HSEQ y gerente seguimiento a la organización de acuerdo al diagnóstico realizado.
2
los cambios

7
 2 Establecer las actividades necesarias para llevar a cabo
1
el cambio, acciones para mitigar los riesgos
Proceso
identificados y efectuar la capacitación y
involucrado en la
7. comunicaciones respectivas a las partes interesadas
Gestión del
Capacitación y difusión destacando los cambios implementados y las
cambio
responsabilidades que se deriva del cambio.

Todos los Implementar los cambios que han sido informados para
8. Implementar el cambio trabajadores continuar con el proceso.

Realizar seguimiento a la ejecución del plan de

cambio, verificar su implementación y comunicación a
Líder del proceso
Efectuar seguimiento al las partes interesadas.
9 Responsable del
cambio sistema de gestión
Hacer seguimiento a la eficacia del cambio, así como a
las medidas de control implementadas.

10. FIN Fin del procedimiento

14. Anexos.
PG-F-03 GESTION DEL CAMBIO

HSEQ-F-38 SOLICITUD DE ELABORACION O MODIFICACION DE DOCUMENTOS

HSEQ-F-39 FORMATO PARA SEGUIMIENTO DE LOS CAMBIOS