Antologia

CENTRO DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO TURISMO
ACADEMIA DE SERVICIOS DE VIAJE Y TURISMO
PROGRAMA EDUCATIVO: LICENCIADO EN GESTIÓN TURÍSTICA

PLAN 2015
MATERIA: ORGANIZACIÓN DE REUNIONES
SEMESTRE: 5° HORAS/SEMANA: T-2 P-3
PREREQUISITOS: NINGUNO
PROFESORA: ARACELI GUTIÉRREZ GUZMÁN
PROFA. INVESTIGADORA TITULAR “A”
Aguascalientes, Ags. Enero 2018

ORGANIZACIÓN DE RUNIONES
PRESENTACIÓN
La presente antología es la recopilación de información fundamental y básica, extraída

de diversas fuentes bibliográficas e informativas, referente a la Organización de
Reuniones, dirigida para estudiantes de la carrera de la Licenciatura en turismo de la
Universidad Autónoma de Aguascalientes.
El contenido de la presente antología ha sido elaborada de acuerdo a los siguientes

aspectos:
1. Descripción del tipo de aprendizaje que se pretende atender: cognitivo,

afectivo o procedimental.
Esta asignatura permite al estudiante adquirir conocimientos sobre el origen,
desarrollo e importancia de los eventos y reuniones de comunicación, así como la
terminología referente a estos y la planeación práctica de eventos empresariales,
académicos y sociales.
2. Describir la capacidad del medio para generar aprendizajes significativos en

los estudiantes.
El alumno habrá adquirido los conocimientos y herramientas fundamentales que lo
capaciten en el diseño, planeación, organización y programación de reuniones y
eventos de comunicación, aplicando las técnicas más adecuadas para su óptima
realización con espíritu de servicio y trabajo en equipo, así como con una actitud
analítica, crítica y constructiva y atendiendo a la responsabilidad social, a la calidad,
humanismo y pluralidad de pensamiento.
3. Describir la relación entre el medio elegido y el programa educativo, la materia

y los contenidos que apoyara.
La asignatura se apoya en los conocimientos adquiridos en las materias de
Administración, Competencias Comunicativas, Costos, Planeación Estratégica y
Mercadotecnia aportará los elementos necesarios para la subsecuente materia de
Seminario de Grupos y Convenciones, así como la de Mezcla Promocional y
Prácticas Profesionales.
4. Beneficio o impacto del material realizado en su Departamento o Centro

Académico.
Aportará los elementos necesarios para la subsecuente materia de Seminario de
Grupos y Convenciones, así como la de Mezcla Promocional y Prácticas
Profesionales.
5. Cantidad aproximada de alumnos beneficiados.

De 20 a 40
M.D.G.T. Araceli Gutierrez Guzman 2

6. Contenido del material didáctico.

Contenidos conceptuales:
Origen, desarrollo e importancia de los eventos y reuniones de comunicación.
Terminología de eventos y reuniones
Beneficios que aportan los eventos
Contenidos procedimentales:
Análisis y planeación de un evento
Operación práctica de los eventos de comunicación

CONTENIDO TEMATICO
UNIDAD I
ORIGEN, DESARROLLO E IMPORTANCIA DE LOS EVENTOS Y REUNIONES
DE COMUNICACIÓN
Introducción ..................................................................................... 6
1.1. Antecedentes ............................................................................ 7
1.2. Concepto de los principales eventos y reuniones. .................. 15
1.2.1. Diferencia entre ferias y exhibiciones comerciales........ 22
1.2.2. Tipos de Ferias comerciales. ........................................ 22
1.2.3. Clasificación de Ferias Comerciales ............................. 23
1.2.4. Tipos de Exposiciones. ................................................. 23
1.2.5. Ferias Turísticas............................................................ 24
1.3. Importancia en la realización de eventos, reuniones, ferias y
Exposiciones. .......................................................................... 26
1.4. Beneficios que aportan los eventos. ....................................... 26
1.5. Terminología turística y técnica ............................................. 29
Bibliografía Unidad I ................................................................ 31
UNIDAD II
ANÁLISIS Y PLANEACIÓN DE UN EVENTO
2.1. Proceso Administrativo de las reuniones ................................ 32

2.1.1. Previsión ....................................................................... 34
2.1.1.1. Principio de Previsión ........................................ 34
2.1.1.2. Fijación e Importancia de objetivos ................... 34
2.1.1.3. Investigación ..................................................... 36
2.1.2. Planeación del Evento .................................................. 40
2.1.2.1. Principios de Planeación ..................................... 41
2.1.2.2. Reglas, políticas y procedimientos ...................... 42
2.1.2.2.1. Toma de Decisiones................................ 43
2.1.2.3. Operatividad de los Congresos y Convenciones .. 50
2.1.2.3.1. Ruta critica para eventos internacionales. 50
2.1.2.3.2. Ruta critica para eventos nacionales........ 52
2.1.2.4. Programa general de trabajo ............................. 53
2.1.2.5. Presupuesto ...................................................... 64
2.1.2.6. Punto de Equilibrio ............................................ 73
2.1.3. Organización ................................................................. 73
2.1.3.1. Principios de organización ................................ 74
2.1.3.2. Funciones, Reglas y técnicas ............................ 75
2.1.3.3. Unidad de organización..................................... 76
2.1.3.4. Sistemas de organización ................................. 78
2.1.3.5. Organigramas, gráficas de organización o

Carta de organización ................................................... 78

2.1.3.6. Definición de funciones y obligaciones.............. 80
2.1.3.7. Manuales e instructivos ..................................... 81
Bibliografía Unidad II ...................................................................... 82
UNIDAD III
OPERACIÓN PRÁCTICA DE LOS EVENTOS DE COMUNICACION
3.1. Integración ............................................................................. 83

3.1.1. Comunicación .............................................................. 85
3.1.1.1. Especies de comunicación ............................... 85
3.1.1.2. La comunicación escrita .................................. 87
3.1.2. Comité Organizador ...................................................... 89
3.1.2.1. Funciones del comité organizador ..................... 91
3.1.2.2. Reuniones del comité organizador ..................... 99
3.1.2.3. Delegación de acciones o funciones a individuos
o empresas externas ................................................... 100
3.2. Dirección .............................................................................. 101
3.2.1. Principios de dirección ............................................... 102
3.2.2. Autoridad .................................................................... 102
3.2.3. Tipos de autoridad .................................................... 102
3.2.4. Formas de mando ...................................................... 103
3.2.5. Delegación de autoridad y responsabilidad ................ 104
3.3. Control. ................................................................................. 105
3.3.1. Control Administrativo .................................................. 105
3.3.2. Reglas de Control ........................................................ 105
3.3.3. Clasificación de controles ............................................ 105
3.3.3.1. Medios de control personales ............................ 105
3.3.3.2. Medios de control instrumentales ........................ 106
3.3.4. Aplicación de los medios de control ............................. 106
3.3.4.1. Finanzas.............................................................. 106
3.3.4.2. Asistencia o registro de delegados ..................... 106
3.3.4.3. Programas técnicos, sociales y de
esparcimiento ........................................................ 106
3.3.2. Supervisión. ............................................................... 107
3.3.2.1. Responsabilidad de la supervisión ................ 107
Bibliografía Unidad III ................................................................... 109

UNIDAD I
ORIGEN, DESARROLLO E IMPORTANCIA DE LOS EVENTOS Y REUNIONES DE

COMUNICACION
“El segmento de Convenciones, Congresos, Viajes de Incentivo y Exposiciones

no tarda en separarse del área de turismo para convertirse en una actividad
independiente ganándose el titulo de Turismo de Convenciones”1.
Por Lic. Antonio Ezequiel Di Génova
INTRODUCCIÓN
Una reunión es ante todo una gestión táctica del área Marketing y de Relaciones
Públicas de una empresa o institución.
Un evento es una excelente oportunidad para tomar contacto directo y personalizado

con una parte de público objetivo, para afianzar lazos y vínculos y para transmitir
determinados conceptos y valores como la cordialidad, calidez en el trato, interés por
nuestros públicos, organización y profesionalismos.
Asimismo, a través de un evento se puede trabajar para perfeccionar la imagen

institucional que en la mente de los públicos se va articulando. En ocasiones un evento
representa la posibilidad de interactuar con los públicos en un plano perpendicular al
que lo hacemos habitualmente.
A su vez, un evento puede resultar una unidad funcional a los negocios existentes en
una empresa o puede representar una unidad de negocios en sí misma. La
organización de diferentes tipos de eventos, manejada profesionalmente, puede ser un
negocio muy rentable.
La decisión de realizar un evento, entraña además una serie de amenazas pues toda
vez que nos exponemos estamos sujetos a la crítica de los diferentes públicos
afectados por la acción, que evaluarán la calidad y profesionalismo de lo organizado, de
manera tal que todas las ventajas que pudieron alcanzarse a través de un evento bien
organizado, pueden licuarse a la luz de un evento con serias deficiencias organizativas.
Hay evidencia suficiente sobre empresas que han perdido clientes importantes, que han
perdido posicionamiento de imagen y consideración pública y que han tenido
repercusión negativa en los medios entre otras posibles consecuencias disfuncionales.
1
Fernando Compeán/ Convenciones… a Lápiz/ Mundo Editorial / pag. 29

1.1. ANTECEDENTES.
La creación de asociaciones y organizaciones crece básicamente de las necesidades

especificas del grupo, tal es el caso de la República Mexicana en el siglo VIII, cuando
diversas culturas se reunieron con el fin de tratar asuntos probablemente astronómicos,
así como para conmemorar la celebración del fuego nuevo en la ciudad de Xochicalco,
cuyo nombre significa lugar de las flores, ubicada en el estado de Morelos, de influencia
teotihuacana. En este lugar se levanto un monumento descubierto con el objeto de
reunir a representantes de diferentes culturas florecientes en esta época. De esto
encontramos testimonio en la pirámide de Quetzalcoatl.
La necesidad de formar organizaciones también surge en otros países, en Europa en

1560, durante el Renacimiento, se tuvo el propósito de difundir los conocimientos de la
época y al no contar con los medios para ello se creo la academia “Secretorum
Naturae” en Nápoles, posteriormente se formaron asociaciones similares en el siglo
XVIII, en Roma, Florencia, París, esto dio la pauta para que en el siglo XVIII se formara
en la ciudad de Londres la “Royal Society”.
Considerando el surgimiento de diversas asociaciones y la necesidad de comunicar sus

adelantos, formas de trabajo, determinaciones, disposiciones, etc., del 10 de marzo de
1681 al 18 de junio de 1682 se celebro el Primer Congreso Medico Internacional en la
ciudad de Roma.
La primera Convención Intergubernamental de que se tiene noticia fue en Westfalia y

duro casi cuatro años (1644-1648).
A mediados del siglo XVIII los congresos se convierten en un tipo de evento muy
común, organizándose con todas las deficiencias que ello representa al carecer de los
mecanismos para realizarlo [...]
[…] A mediados del siglo XIX se realiza el primer viaje colectivo organizado por el inglés
Thomas Cook, con motivo del Congreso Antialcohólico de Leicester, utilizando como
medio de transporte el ferrocarril, movilizó 570 personas en viaje redondo.
En Dayton, Ohio, U.S.A. Patterson inventor de la “Caja de Registro”, y con muchas

ideas de cómo entrenar a sus vendedores, organizó la primer “Escuela de
Entrenamiento” en la Historia.
En su negocio, creó un auditorio de convenciones con varios salones para reuniones.

Realizaban convenciones anuales desde 1898, a las que asistían personas de todo el
mundo, utilizaban el sistema de “Role Playing” (desempeñar un papel) […]
Para la República Mexicana no se cuenta con datos específicos sino hasta 1929, en
este año llego a la Ciudad de México el primer grupo organizado, formado por 100
individuos, el cual llevaba por nombre “Asociación de Agentes de Boletos de
Ferrocarriles Americanos”, habían sido invitados y coordinados por la entonces naciente

Asociación de Hoteles; toda la actividad promotora estuvo a cargo de la Cámara

Nacional de Comercio de la Ciudad de México. Ya desde aquella época dicha Cámara
iniciaba la promoción de visitas de grupo organizadas por la Cámara de Comercio
Americana.
En 1930, las compañías de seguros realizan sus primeras convenciones.
Durante 1935, El Rotary Club International efectuó un evento al cual asistieron 5000
participantes de todo el mundo, y debido a la falta de hoteles hubo necesidad de crear
una ciudad “Jardín Pullman” en la estación de Buenavista, con camas emergentes y
cuartos de hospital para atender la gran demanda. Este evento fue inaugurado por el
Gral. Lázaro Cárdenas, abriendo las puertas de México al Turismo Internacional.
En 1939, se celebra un encuentro de hoteleros perteneciente a la Asociación de

Hoteles Americanos y Texanos.
Es en 1946, cuando surgen los viajes de incentivos.
De 1941 a 1951, como consecuencia de la Segunda Guerra Mundial, y más tarde por
los años de la postguerra, se suspendió todo tipo de evento. Sin embargo, en 1950 son
varias las compañías que realizan convenciones en Estados Unidos de Norteamérica.
En 1952, El Rotary Club efectuó otra convención, sufriendo las mismas carencias del
primer evento, aunque con mejores resultados, debido a las experiencias anteriores.
Para 1960, las convenciones se realizan en destinos fuera de los Estados Unidos y en
1966, las compañías electrónicas, automotrices, de maquinaria agrícola, etc., inician
también sus convenciones. Para este año en México es el destino de dichas
convenciones […].
[…] Originalmente México fue la ciudad sede de las primeras exposiciones y congresos
realizados en nuestro país. Tan grande era la demanda que se tuvieron que erigir
carpas temporales, una en la colonia Roma y otra en Naucalpan a manera de recintos.
Posteriormente los médicos, con su necesidad imperiosa de tener un lugar apropiado,
recibieron el centro de Congresos del IMSS en 1961[…].
Destinos y Convenciones,
La Revista Mexicana de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones,
Año 5 Volumen 32, Julio/Agosto 2000 p 26
Para 1966, México es el destino de dichas convenciones [...]
[…] En 1969, el señor Javier Lartilleux, director general de Waggons Lits Mexicana
envío al señor Adrian Pini a la Central de Congresos de Wagons Lits Tourisme,
localizada en París, Francia, con el objeto de capacitarse en materia de congresos,
convenciones y otros eventos especiales. Dicha capacitación duró aproximadamente

medio año. En 1971 se estableció en la estructura organizacional de Wagons Lits

Mexicana, el departamento de congresos, convenciones y otros eventos especiales a
cargo del señor Adrian Pini.
Es en 1972 cuando se registra la mayor convención en la ciudad de México, asistiendo

26,000 delegados pertenecientes al famoso Club de leones Internacional, la opinión
general sobre esta convención declaro que fue un fracaso, pues no contaban con la
capacidad demandada por el turista en cuanto a hospedaje y los servicios necesarios
para un numero tan elevado de asistentes.
Sin embargo en la actualidad nuestro país cuenta con la industria hotelera moderna, la
cual dispone de amplias habitaciones, así como de diferentes tipos de salones y de una
mejor administración de servicios para todos aquellos que en forma directa dependen
de esta industria para subsistir2.
Debido a que se considero necesario que existiera una oficina de convenciones,

aparece la primera en Detroit, EE.UU., en 1980; multiplicándose cada día mas. Fuera
de ese país las encontramos en España, Suiza, Alemania, Austria, etc., y en América
Latina en ciudades como Bogotá y San Salvador.
La idea de que la Ciudad de México contara con una oficina de convenciones como una
organización constituida profesionalmente para la promoción el fomento de las
convenciones y el turismo, fue por muchos años una inquietud de diversas asociaciones
y ejecutivos de la rama turística.
El Comité de Turismo de la Cámara Americana de Comercio de la Ciudad de México,

celebró en la Hacienda de Cocoyoc, del 16 al 20 de junio de 1968, un seminario
referente a las oficinas de convenciones de ciudades norteamericanas, los cuales
expusieron sus opiniones, sugerencias y manejo de conceptos generales tales como la
importancia de que en la Ciudad de México se contara con una oficina de
convenciones.
Una vez realizado el proyecto, fue presentado ante la Cámara de Comercio de la

Ciudad de México, para el conocimiento del Presidente de la República Mexicana, Lic.
Gustavo Díaz Ordaz, quien lo aprobó, solicitando la colaboración y el apoyo del
Departamento del Distrito Federal, constituyéndose en 1969 la Oficina de Convenciones
de la Ciudad de México.
El primer domicilio oficial fue el edificio de la Confederación de Cámaras Nacionales de

Turismo, ubicado en Balderas 144. En noviembre de 1977, se trasladaron al edificio de
la Cámara Nacional de Comercio de la Ciudad de México, en Paseo de la Reforma, y
en 1976 se ubica en la calle de Emerson 316.
2
Hoy es otra historia la ciudad de México incluso es ahora considerada como un lejano 7º lugar en instalaciones adecuadas para
congresos y exposiciones.

Durante su primer año la oficina de convenciones contó con el apoyo de 11 socios

hoteleros, 6 líneas aéreas, 4 agencias de viajes, 3 empresas de servicios
especializados y 10 empresas de industria y comercio, con un total de 34 socios.
[…] Para 1975 el profesional Fernando Compeán Martínez Sotomayor está involucrado
en la organización de eventos, al iniciarse en el manejo de grupos para una prestigiada
Agencia de Viajes Mayorista., quien se integra a la Dirección de Convenciones del
Consejo Nacional de Turismo y durante cinco años se dedica a la promoción de
Congresos y Convenciones a México [...]
Fernando Compeán Martínez Sotomayor
(de Convenciones… a lápiz, contraportada)
En marzo de 1976, la Asamblea General de la Oficina de Convenciones aprobó el

cambio de nombre de esta organización y su expansión de actividades para promover
el Turismo, constituyéndose como: “Consejo de Convenciones y visitantes de la Ciudad
de México”.
En la actualidad, todas las actividades relacionadas con la normatividad, organización y

operatividad turística son realizadas por la Secretaria de Turismo.
Pablo Cruz Gómez y María de Lourdes Salva V.

(de Congresos y Convenciones pp 17- 20)
[…]
El 28 de octubre de 1977 se efectúa en conocido hotel de Guadalajara la primera
Reunión Nacional de las Oficinas de Convenciones existentes en aquel entonces en
México.
Asistieron a esta primera reunión, de cuatro que se celebraron hasta 1979, las oficinas
de Guadalajara, Monterrey, Distrito Federal y Mérida. También participaron en la
reunión representantes de Aeroméxico y Mexicana de Aviación de sus departamentos
de grupos y convenciones del Consejo Nacional de Turismo.
El propósito principal de la reunión fue establecer un criterio general de estos cuatro

organismos en cuanto a su estructura, función operación y colaboración.
Si bien el concepto general de los objetivos y metas de cada una de estas oficinas era
similar, los métodos para su logro eran muy diferentes y fue necesario establecer las
bases y criterios que de acuerdo a los lineamientos de la Asociación Internacional de
Oficinas de Convenciones y visitantes (IACVB) se podrían aprovechar.
La estructura de cada oficina era variada sin embargo, un común denominador afectaba
a todas –la falta de recursos para ejercer sus trabajos –

En aquel entonces no existía el impuesto del hospedaje que prácticamente se aplica

hoy en todos los destinos principales de México para dedicarlos a la promoción del
turismo en general.
El financiamiento de estas oficinas no variaba sustancialmente, se ejercía a través de la

Cámara de Comercio de la Ciudad con participación del Gobierno Municipal y pago de
cuotas de socios los cuales principalmente eran hoteles. Algunas contribuciones en
especie se proporcionaban por otro tipo de servidores turísticos interesados en estos
eventos.
La contribución económica, tanto de las cámaras de comercio como del gobierno

municipal constituía aproximadamente un 50% del presupuesto de las oficinas. El resto
dependía de las cuotas de los socios afiliados a la oficina de convenciones y aquí era
donde los criterios variaban. Es curioso mencionar que desde ese entonces ya se
contemplaba el cobro del 1% del costo de hospedaje propuesto por el Sr. Pedro
Brunner, Vicepresidente de Turismo de la CANACO del D.F., para aplicarse a la
promoción de Congresos y Convenciones.
En esta reunión se detecto la grave falta de recursos económicos para,

verdaderamente, ejercer las actividades promociónales para el fomento y captación de
reuniones, nacionales e internacionales. Por carencia de recursos muchas de estas
oficinas nunca tuvieron oportunidad de promover sus destinos en el extranjero y menos
afiliarse a organizaciones importantes generadoras de estos eventos.
Otro serio problema que se detecto en esta reunión fue la de estadística e información a
los socios de las oficinas de convenciones. En ninguna de las plazas representadas se
elaboraban estadísticas confiables. Simplemente no existían fuentes confiables para
integrarlas y las que podían proporcionarlas (la hotelería), por egoísmo no lo hacía
Destinos y Convenciones,
La Revista Mexicana de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones,
Año 5 Volumen 31, Mayo/Junio 2000 p.100
[…]
Las Convenciones, los Congresos, los Seminarios y los foros son eventos de
comunicación y de convivencia que en un destino geográfico y en fecha preestablecida,
reúnen a un grupo de personas que comparten un interés en común […]
Tradicionalmente, las ferias han sido el medio más usado para la comercialización de
los productos. Sus antecedentes remotos se sitúan en los bazares que en la
antigüedad se instalaban en los cruces de las rutas de las caravanas, para la venta de
distintos tipos de mercancías. Después surgieron los mercados de pueblo, donde se
reunían los comerciantes que iban a vender sus mercancías en determinados sitios y
días de la semana.

Las ferias como tales, no son más que mercados de mayor importancia que los
tradicionales mercados de pueblo. Se desarrollaron durante los siglos XI, XII y XIII,
cuando el carácter errante del comercio internacional hizo surgir la necesidad de
establecer bases fijas para éste. Su ubicación por lo tanto, dependía de las grandes
corrientes comerciales, las cuales no estaban ligadas al ámbito económico local, ya que
su clientela solía proceder de lugares muy lejanos.
La Primera Feria Mundial, prototipo de las ferias actuales, se inaugura en Londres en

1851, con el propósito de estimular los negocios de las compañías británicas en el
mercado internacional. A partir de entonces, las ferias no sólo fueron multiplicándose,
sino también especializándose. Precisamente, las ferias turísticas son fruto de esta
especialización.
En el caso del turismo han adoptado indistintamente las formas de ferias o de bolsas
turísticas. La diferencia entre ambas radica en el hecho de que las bolsas son
mercados organizados donde periódicamente se reúnen los profesionales del turismo
para vender y comprar productos y servicios turísticos, mientras que en las ferias los
tratos son establecidos sin necesidad de la presencia física de los productos.
Miguel Ángel Acerenza

(Marketing en ferias turísticas, pp11 y 12)
[…]
El Origen de las Grandes Exposiciones3
(Extracto de un libro desconocido)
Las exposiciones nacieron de las viejas ferias, comunes en todos los siglos. La primera
exposición francesa, en 1789 fue esencialmente una especie de festival popular y todas
las exposiciones sucesivas mantuvieron tales características.
Las exposiciones emanaron de una fuerte necesidad de aprovechar hasta el máximo las
riquezas naturales y sacar de ellas todo el rendimiento posible, y a la vez simbolizaban
este impulso. De una manera no igualada en periodos anteriores, sirvieron de punto de
concentración para las diferentes clases de actividades, dando siempre la preferencia a la
industria y sus últimas invenciones. También las exposiciones marcan aquellos momentos
en que el siglo XIX, apartándose un poco de la fiebre de producir donde estaba sumido,
se paraba a contemplar los progresos que había realizado.
Las exposiciones coincidieron casi simultáneamente con la industria moderna,

aparecieron al tiempo que se producía también la sustitución del trabajo artesanal por el
mecánico. A lo largo de este periodo, en muchos países se trabajaba fabrilmente para
inventar nuevas maquinas y novedosos métodos de elaboración.
3
Artículo, Revista / Destinos y Convenciones /La Revista Mexicana de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones/ Año 6
Volumen 37, Mayo/Junio 2001/ p.100

El objeto principal de éstas primeras exposiciones era el de presentar, reunidos,

productos de éste trabajo, poniendo en evidencia los modelos de nuevas invenciones, y
así, facilitar al público su comparación y adopción.
Estas exposiciones aceleraron el desarrollo de la industria en sus diferentes ramas,

estando representadas en ellas todas las esferas de la actividad humana: utensilios,
métodos y productos de las minas, de las fabricas, casas de maquinaría y granjas; todo
quedaba allí expuesto, en forma conjunta con obras de arte puras y aplicadas.
La historia de las exposiciones está dividida en dos períodos: El primero de ellos se inicia
y termina en París; de 1849. Las exposiciones de este período inicial fueron posibles por
el colapso de los gremios en 1791 y tuvieron todas ellas un carácter exclusivamente
nacional.
La Premiére Exposition de Produits de l´industrie Francaise fue inaugurada en el

Campo Marte de París, en septiembre de 1798. Inauguro un movimiento pro-exposiciones
que iba a llevar a la realización de las obras más sobresalientes del siglo XIX. El
comienzo en París fue en realidad muy modesto. Había expuestos algunos objetos de
lujo, pero allí se dejo sentado el precedente para las exposiciones futuras al colocar en
lugar predominante los artículos de uso diario: relojes, papel para cubrir paredes, tejidos
hilados de algodón, etc.
Acudieron solamente 110 expositores a este primer certamen, pero ello no disminuyo su
importancia. El primer intento fue celebrar en un festival popular el haberse librado,
gracias a la Revolución, de los vínculos corporativos impuestos por las asociaciones
gremiales. Los festejos se centralizaron en el Campo Marte, escenario de todas las
celebridades, desde la caída de la monarquía. Fue la proclamación de la liberté du travail,
en 1791 la que dio, por primera vez a todo ciudadano, el derecho de escoger el oficio o
profesión que deseara.
El segundo período ocupa la segunda mitad del siglo XIX, y debe su pujanza al principio
de libre cambio. En esta etapa la exposición toma un nuevo carácter adquiere categoría
internacional. Las exposiciones nacionales de la industria, durante la primera mitad del
siglo, habían seguido inmediatamente a la abolición de la obligatoriedad legal de
pertenecer a un gremio. Para una exposición internacional se exigía algo más, no había
razón para traer productos de todas partes del mundo si, a la vez no existía la posibilidad
de venderlos por todo el orbe.
La exposición industrial representaba la síntesis de los ideales del siglo XIX, no

formulados todavía. Predijo la transformación que tenía que operarse, tanto en el hombre
como en la industria, en los sentimientos humanos como en los elementos que le rodean.
Las exposiciones eran parte de la marcha de la industria y ambas estaban ligadas a su
destino […]
Por Francisco Collazo
(Director General de Sistemas de Exposición, empresa que comenzó en
1975 en el área de decoración de stands)

[…]
“Participar en una Exposición en calidad de expositor, en un espacio determinado y por un
periodo de tiempo temporal, puede tener diferentes objetivos, pero siempre habrá uno
fundamental: hacer negocios”.
Primero vale la pena mencionar que las Exposiciones se pueden realizar en lugares
diseñados y construidos para llevar a cabo estos eventos. México cuenta actualmente con
36 Centros4 de Exposiciones, mismos que albergan a la gran mayoría de las exposiciones
comerciales que se realizan -579 aproximadamente al año- así como algunos Congresos
y Convenciones, aunque también se pueden adaptar lugares para que se desarrollen
éstas, principalmente hoteles.
Aunado a la determinación del gobierno de la ciudad a que se desmantelaran las
instalaciones temporales que se construyeron en el Auditorio Nacional, se creó la AMOFE
(Asociación Mexicana de Organizadores de Ferias) que posteriormente se convirtió en la
AMPROFEC (Asociación Mexicana de Profesionales en Ferias, Exposiciones y
Convenciones).
Hoy la ciudad de México cuenta con el WTC, primer Centro de Exposiciones en la capital
y el reciente Centro Banamex, ambos con instalaciones de primer mundo para llevar al
cabo Exposiciones y Congresos. A este parque se suma Expo Santa Fe, todos juntos
brindan una capacidad de más de 100,000 metros cuadrados de exhibición; los tiempos
han cambiado.
Una Exposición se desarrolla en un espacio determinado y en un espacio temporal, ese

espacio se denomina stand y normalmente sus dimensiones son de 3 x 3 metros, la
unidad básica, éste va a ser nuestro espacio por el tiempo que dure la Exposición.
Las Exposiciones son negocio en sí, quizá no las primeras ediciones de las nuevas, como
lo comentan los organizadores, pero aquellas que hacen bien su trabajo tan importantes
dividendos, incluso ya operan en México sucursales de organizadores de Ferias
internacionales, lo cual nos hace prever un futuro prometedor en esta industria.
Si bien los expositores han reducido sus espacios en las Exposiciones y sus presupuestos
han sufrido recortes, se sigue considerando a las Exposiciones como uno de los mejores
medios para tener un contacto cara a cara entre las partes y así poder escuchar que
opinan los prospectos y clientes de nuestra empresa, de nuestros productos y servicios,
así como que más podemos hacer por ellos, para en este mundo de cambios adaptarnos
más rápido a lo que el mercado requiere, lo importante es: hacer negocios”.
Las exposiciones que se celebran conjuntamente con una reunión han llegado a significar
para los organizadores un importante renglón de actividad e ingresos que debe considerar
y evaluar seriamente todo OPR […]
Juan Manuel Buendía.
(de Organización de Reuniones pp. 104)
4
Este dato es para el año 2003, actualmente no se tiene dato preciso pero ha ido en aumento.

1.2. Concepto de los principales eventos y reuniones5.
Sinónimos en cuanto a formato, organización y fines que persiguen. Son reuniones que
pueden dividirse en empresariales o institucionales. Estos eventos pueden ser
internacionales, continentales, regionales o estatales y la asistencia a ellos son de
personas que comparten una misma profesión, trabajo, actividad, gusto pasatiempo,
deporte, religión o cualquier actividad que los une e identifica.
1. Conferencia: Consiste fundamentalmente en una situación grupal en la cual un

expositor especializado pronuncia un discurso ante un auditorio, es una técnica
formal que permite únicamente la comunicación en un solo sentido.
Objetivos:
a) Presentar información de una manera formal y directa.
b) Presentar información experta con continuidad.
c) Identificar un problema o el campo general de un problema.
d) Analizar una o varias soluciones posibles de un problema.
e) Estimular al auditorio a analizar.
Integrantes. Un expositor experto.
Tiempo. Se recomienda en promedio una hora.
Ubicación. El expositor estará colocado en una plataforma de tal manera que sea
visible al auditorio.
La acústica del lugar utilizado debe ser conveniente para que cualquier persona del
auditorio escuche al expositor.
[…] Conferencista. Persona encargada de dar a conocer conocimientos a otras

personas, a través de la utilización de una técnica adecuada de comunicación que
permita la adquisición de dichos conocimientos en beneficio de quienes participan en
alguna reunión o evento.
Los conferencistas son elementos vitales en una Reunión, pueden inspirar, decaer o
educar un evento. La mayoría de ellos tienen experiencia en su rama, es cosa de
adaptarlos a las necesidades del evento.
Hay que hacer un contrato con el conferencista en relación a la información que se

requiere que diga, nombre de representación del cliente, título, teléfono, dirección,
programa, tipo de auditorio, servicios y material que ocupa el conferencista y sus
gastos.
5
Los términos que se enuncian, es la descripción de algunos autores de libros y se ha buscado esta sea la más comprensible para
el lector.

El Conferencista apropiado para las reuniones de comunicación pueden ser: miembros

de asociaciones, expertos en su rama, lideres de sus comunidades, políticos, artistas,
profesionales, miembros de las cámaras u oficinas de conferencistas o locutores
académicos, escritores, etc.
Solicitar al Conferencista en su invitación curriculum y pedir fechas de sus

compromisos.
Se pueden invitar conferencistas profesionales o hacerles profesionales de la compañía

[...]
Recomendaciones: Para la adecuada utilización de éste método se recomienda tener

claramente presente el objetivo de la reunión y la sección particular de la misma en que
se pueda emplear esta técnica.
Proporcionar una situación en que los integrantes del grupo puedan estar lo
suficientemente cómodos y efectuar la disposición de los asientos de manera que todos
los miembros puedan ver y oír claramente.
Determinar con el disertante la necesidad de equipo de amplificación, proyector y otros

medios de comunicación auxiliares.
[…]
2. Coloquio: Es una reunión que agrupa a un distinguido número de especialistas o
expertos en diversas disciplinas, quienes exponen sus conocimientos acerca de
uno o varios temas en particular6.
Reunión en que se convoca a un número limitado de personas para que debatan un

problema, sin que necesariamente haya de recaer acuerdo7.
Objetivos:
a) Ofrecer a los participantes la oportunidad de compartir y discutir sus trabajos de
investigación con un panel de distinguidos académicos de reconocida trayectoria.
b) Promover el debate sobre estándares para que los productos de investigaciones
estén en consonancia con criterios compartidos por la comunidad de
especialistas.
c) Apoyar la información y actualización de docentes y estudiantes del área de
estudios del discurso.
Integrantes: Investigadores y delegados de asociaciones, grupos e instituciones,

participantes.
3. Congreso: Se describe como una fusión de experiencias y opiniones entre un

grupo de personas, en determinada esfera o entre gente capaz de analizar un
6
Juan Manuel Buendía, Organización de reuniones, editorial trillas
7
El coloquio suele utilizarse en grupos de discusión, en exámenes, en los cuales se necesita conocer y discutir.

problema basándose en la información proporcionada por conductores

competentes. Los congresos, variantes del simposio, además de informar, resolver
problemas, planear y propiciar la toma de decisiones puede exponer también ideas
fundamentales de las nuevas investigaciones o descubrimientos ya que en realidad
es un contacto entre especialistas con frecuencia a nivel internacional.
Los congresos son planeados a menudo por una comisión que elabora el programa y
luego compromete a los expositores de más renombre que pueda conseguir.
Objetivos:
a) Analizar problemas de interés para los participantes.
b) Impartir información por parte de personas muy calificadas.
c) Plantear problemas.
d) Presentar soluciones.
e) Presentar nuevas investigaciones o descubrimientos.
Integrantes: Delegados de asociaciones, grupos, etc., calificados en determinadas

esferas. Los delegados deben ser participantes y no meros oyentes.
Tiempo: La duración del congreso puede llevarse a cabo en uno o varios días según
lo requiera la problemática a tratar.
Ubicación: Grandes auditorios, salas de actos, teatros, centros de convenciones,

etc.
Planeamiento y Desarrollo: Una comisión delegada por el organismo interesado,

elabora un programa y luego compromete a expositores de renombre para exposiciones
parciales. Planea los programas respectivos de las sesiones plenarias o de trabajo y
determina las fechas de la sesión de clausura.
Más tarde se preparan equipos y guías de conducción y orientación. Prevé la formación

de grupos pequeños para activar el interés y lograr la participación de los asistentes. El
programa esta planeado sobre la base de los intereses, necesidades y problemas de
los participantes y no de los organizadores.
En la sesión de apertura se emplea un poco de tiempo para repasar los objetivos del
congreso, los métodos, las responsabilidades de los asistentes y los papeles que
desempeñarán los asesores técnicos, los conductores de grupo y demás participantes.
El discurso inaugural debe encargársele a una persona capacitada por su conocimiento
en el tema para luego dar lugar a la lectura de una serie de trabajos, insistiendo en la
responsabilidad de los asistentes y en el papel que desempeñan asesores y técnicos.
Recomendaciones: Si el congreso es numeroso se debe tomar providencias para la

formación de grupos pequeños, a fin de alentar la expresión de las ideas de los
participantes.

Es recomendable preparar equipos de conducción en apoyo de los grupos del congreso

para lograr una mayor eficiencia.
Los participantes deben estar conscientes que al concurrir a la conferencia van a

trabajar y no a oír.
Debido a la diversidad o algunas veces a lo complejo de los temas a tratar durante las
sesiones, el asesor no debe perder de vista que existen otras dinámicas grupales que
apoyan el congreso o convención, lo cual significa que puede hacer uso de ellas, e
incluso combinarlas, valiéndose de su capacidad creadora, habilidad e imaginación.
(de Congresos y Convenciones pp. 140-144)
[…]
4. Convención: reunión o asamblea generalmente anual de agrupaciones con
intereses comunes y su conducta depende del acuerdo establecido por los
empresarios.
Objetivos:
a) Intercambio de ideas o experiencias.
b) Generación de ideas.
c) Dar a conocer el sistema o medio de trabajo.
d) Dar a conocer algún proceso, método o sistema revolucionario.
e) Oportunidad para conocer expertos en alguna materia.
f) Solución de sistemas específicos.
g) Aniversario de alguna asociación.
h) Ofrecer un nuevo producto al mercado.
5. Curso: Es la exposición y desarrollo de uno o varios temas que se basan en las

necesidades de capacitación, actualización y desarrollo de recursos humanos, en el
que se propician cambios de conducta.
Objetivos:
a) Desarrolla hábitos, actitudes, aptitudes y habilidades.
b) Proporciona instrumentos que permitan un desempeño eficiente de las
actividades.
Se recomienda un tiempo no mayor de 8 horas para una sesión. Estando integrado por
uno o varios instructores.
6. Curso - Taller: Es una modalidad didáctica que se utiliza para el desarrollo de un

tema especifico, el cual es llevado a la practica de manera flexible con el fin de
elaborar un producto tangible, evaluable, útil y aplicable.
En este tipo de actividad, su desarrollo es realizado por el coordinador general,

conductores y participantes, por lo que no se requiere que sea dirigido con la estricta
presencia de un expositor.

Los temas y contenidos a tratar en el curso taller, necesitan tener un cierto grado de
generalidad en función de la participación multidisciplinaria para la optimización de los
contenidos. A través del trabajo intensivo se llega a integrar una conclusión dónde los
participantes aportan algo.
Objetivos:
a) Proporcionar los instrumentos necesarios teóricos-prácticos que permitan a los
integrantes el desarrollo del curso taller.
b) Concientizar a los participantes sobre la importancia y función formativa.
c) Facilitar la participación activa de los integrantes propiciando experiencias de
aprendizaje acordes con la metodología propuesta.
Es recomendable que las sesiones de trabajo tengan una duración diaria no mayor de 8
horas, cubriendo turnos matutino y vespertino, o bien de 2 a 4 horas en un solo turno.
7. Debate: Reunión de varias personas (15 a 20) en asamblea general para tratar o
discutir uno o varios temas, bajo la guía y control de un presidente. Portavoces en
cada grupo expresan opiniones, de acuerdo con sus reglas de tiempo y tema de
discusión.
Objetivos:
a) Informar al grupo por medio de dos especialistas que se complementen.
b) Obtener datos de diversas fuentes.
8. Encuentro: Reunión de varias personas en la que comparten experiencias de

algún tema de investigación de su interés.
La recomendación es que este tipo de reunión sea corto y productivo, pretendiendo

que se realice al 100%. Para ello es necesario frenar a quienes intervengan en la
conversación y desvíen el tema.
Objetivos:
a) Reunir a representantes de un área para promover el desarrollo de la temaica.
b) Difundir desarrollos actuales
c) Mostrar resultados
9. Foro: Es una discusión libre y abierta sobre un asunto de interés general, permite
la libre expresión de ideas y opiniones a todos los participantes del grupo, el
coordinador del foro debe controlar la participación, un grupo muchas veces
numeroso, un secretario debe observar y anotar por orden a quienes solicitan la
palabra. Tiempo limitado para cada expositor. No divagar y exponer de manera
fluida y con objetividad.
Objetivos:
a) Compartir la investigación que realice cada uno de los participantes con el grupo.

b) Que el participante aprenda a conocer de manera más completa y profunda el

tema seleccionado.
10. Jornada: Reunión de trabajo, investigación, estudio e información para resolver un

problema planteado ante un auditorio interesado en el tema, cuyas reuniones y
resultados se publican posteriormente.
11. Mesa Redonda: Discusión por parte de un grupo seleccionado de personas y

moderada por un coordinador ante un auditorio, la discusión es de tipo
conversación, se emplea cuando se quiere dar a conocer a un auditorio los puntos
de vista divergentes o contradictorios de varios especialistas sobre un determinado
tema o problema. Los integrantes deben ser elegidos considerando que han de
sostener una posición divergente u opuesta. Los integrantes exponen sus puntos de
vista de forma alternada, el nivel de conocimiento no requiere de estudios
especializados.
Objetivos.:
a) Informar al grupo por medio de una discusión, confrontar puntos de vista.
b) Adquirir información sobre diferentes enfoques, conocer criterios diferentes.
c) Crear una atmósfera informal para comunicarse con el grupo.
12. Panel: Estudio de un tema o problema de varios integrantes que conversan

libremente entre si, exponen un tema mediante un dialogo o conversación informal
ante un auditorio, pero no exponen como oradores, en donde existe como
canalizador o un coordinador, el cual aclara los puntos discutidos.
Objetivos:
a) Elimina formalismos para que la reunión se realice de manera espontánea.
b) Se dan diferentes puntos de vista acerca de un problema determinado.
13. Seminario: Consiste en el estudio sistemático de un tema o problemática planteado

por un grupo el cual reúne información sobre un tema elegido para lograr el
conocimiento completo y específico para después ser compartido con los
compañeros. El seminario es formativo e informativo, ya que pretende que el
participante además de exponer conozca de manera más completa el tema o
problema seleccionado. Al finalizar debe haber una sesión de resumen y
evaluación.
Objetivos:
a) Investigar intensivamente un tema planificado por el grupo del seminario.
b) Compartir la investigación con el grupo.
c) Que el participante aprenda a conocer de manera más completa y profunda el
tema o problemática seleccionada.
El tiempo de las sesiones suele ser de 2 a 4 horas Hasta que la exposición quede clara
y el dialogo se desenvuelva sin presión de tiempo y pueden durar como mínimo 2 días.
El número de integrantes no debe ser menor de 5 y no más de 12.

14. Simposio: Variante del congreso, es una exposición verbal donde se exponen
ideas fundamentales de las nuevas investigaciones o descubrimientos ya que es
una reunión con especialistas de manera individual. El tema es moderado por un
moderador.
Objetivos:
a) Presentar información completa sobre tema determinado
b) Transmitir datos especializados sobre algún tema.
c) Presentar diferentes puntos de vista a un grupo mediano o demasiado grande lo
cual no permite la participación total.
d) Enfocar los subtemas parciales en forma interrumpida y coherente.
e) Descomponer un tema relativamente complejo en partes.
Integrantes:
- De 3 a 6 expositores especialistas en la problemática en cuestión a tratar.
- El tiempo de las exposiciones para cada uno de los expositores tendrá una duración
de 15 a 20 minutos, de esta manera no debe exceder la participación de los
expositores de una hora.
15. Asamblea: Sesión en la que se discute un tema preciso de interés para la

comunidad; estas pueden ser nacionales, regionales estatales, de instituciones; etc.
y cumplen muchas funciones en la vida pública.
Objetivos:
a) Informar al auditorio respecto a los problemas y actividades de la comunidad.
b) Aclarar situaciones de grupo.
Asamblea Ordinaria: tiene por objeto discutir, aprobar o modificar los inventarios,
balances y memorias preparados por los directores y los informes de los síndicos o
cualquier otro asunto incluido en la convocatoria.
Asamblea Extraordinaria: Tiene por objeto tratar asuntos excepcionales, los

cuales pueden ser convocados cuando lo juzguen necesario los directores o
accionistas que representen el porcentaje del capital.
16. Exposición es un espacio para trabajar, para mostrar productos o servicios a posibles
clientes, para brindar atención especial a nuestros clientes VIP y al mismo tiempo, dar
a conocer lo que son como empresa.
Ese espacio representará a la empresa y siempre será más económico participar en

una Exposición a donde llegarán visitantes (prospectos), que buscarlos puerta a puerta.
Aunque las empresas organizadoras se encargan de hacer la publicidad necesaria
para atraer visitantes a las Exposiciones, también es labor de los propios expositores
trabajar en esto e invitar a sus clientes VIP, ya que no lo hacen ellos, sus competidores
lo harán, todo esto en un ambiente relajado y de fiesta que nos permite concentrarnos
más en la labor de promoción y venta de bienes y servicios.

Guía Para Participar en Ferias y Exposiciones

Alejandro E. Lerma Kirchner
17. Las ferias comerciales. son eventos generalmente periódicos en lugares

específicos para la reunión de expositores, oferentes, demandantes y observadores.
Su finalidad es mostrar las cualidades y avances de productos y servicios, con la
intención de realizar toda clase de operaciones comerciales. Las ferias comerciales
pueden constituir un elemento importante de promoción dentro de la mezcla
comercial. […]
Objetivo: Poner a los interesados en contacto directo con los productos, congregados en
un determinado espacio y tiempo, ya que el producto es el centro de atención, además
son un excelente instrumento para abrir nuevos mercados, al ofrecer concentración y
transparencia de mercados selectos, presentando la mercancía en forma atractiva para
todos los sentidos.
1.2.1. Diferencia entre ferias y exhibiciones comerciales
Las ferias Las exhibiciones

Periódicas. Sin una periodicidad determinada.
Gran número de expositores Número reducido de expositores.
Organizador independiente con El organizador generalmente depende de

respecto a los expositores la agrupación de expositores.
Lugar fijo Se realizan en lugares diversos.
Integración abierta de los expositores que Registro selectivo y restrictivo de

cumplen los requisitos. expositores.

(Guía Para Participar en Ferias y Exposiciones pp. 19 – 20)
1.2.2. Tipos de Ferias Comerciales
Existen Ferias Comerciales generalizadas o de múltiples sectores y especificas por tipo

de producto, segmento de industria, mercado, técnicas, procesos y tópicos.
1.2.3. Clasificación de Ferias Comerciales.

En lo relativo al tipo de cliente o mercado al que van dirigidas, las ferias comerciales
pueden enfocarse tanto a productores como a consumidores intermedios, o al usuario
final; en ello estriba la diferencia entre ferias industriales y ferias enfocadas al
consumidor final.

Por el ámbito geográfico que abarcan: pueden ser regionales, nacionales,

internacionales.
Por la procedencia de los expositores: pueden contar sólo con expositores
provenientes de una región, de un país, bloque de países, o bien, estar abiertas a la
participación de expositores cualquiera que sea su procedencia.
Cuando las ferias acompañan a la realización de congresos, éstas se denominan ferias-

congreso.
(Guía Para Participar en Ferias y Exposiciones pp. 28 y 29)
1.2.4. Tipos de Exposiciones

Es importante que el OPR, sus colaboradores más allegados y los ejecutivos superiores
de las asociaciones o empresas tengan un claro, conciso y bien definido entendimiento de
las responsabilidades y beneficios que una exposición, programada, organizada y
promovida apropiadamente, puede representar para la asociación o empresa y para los
participantes de la reunión, así como para los expositores.
Exposiciones comerciales. Las exposiciones comerciales son, en esencia, todo tipo de

feria o exposición cuya finalidad y objetivo principal es promover o vender. En estos
eventos, los expositores fabricantes o distribuidores de productos terminados que
muestran sus ofertas a mayoristas, detallistas o al público en general.
Exposiciones industriales. Las exposiciones industriales son principalmente el tipo de

evento en el cual se exhiben bienes o servicios para la industria de la transformación. En
ellas participan diversos proveedores de la industria y la comercialización de sus
productos o servicios no es al público en general.
Exposiciones profesionales. De manera similar a las exposiciones industriales, las

exposiciones profesionales van dirigidas a un grupo específico o profesional, a quienes se
les exponen servicios, equipos o materiales que de forma directa afectan la profesión del
grupo.
Exposiciones y ferias estatales o regionales. Estas exposiciones son las que, por
motivo de un evento histórico religioso o tradicional, se celebran a nivel estatal o regional.
Tienen un carácter primordialmente popular y comercial; además, por lo general, a este
tipo de eventos se integran atractivos artísticos, deportivos o culturales y por su
popularidad se han convertido en importantes atractivos turísticos.
Exposiciones gubernamentales. Estos son organizados por diversas dependencias

gubernamentales, tanto a nivel nacional (municipal, estatal o federal) como internacional.
Las exposiciones de carácter internacional se organizan comúnmente a nivel federal y
participan en su organización distintos sectores de la industria o del comercio, tanto del
sector público como del privado. Existen exposiciones de carácter cultural, turístico,
artístico, etc.

Exposiciones, ferias y mercados mundiales. A lo largo de muchos años, las ferias o

exposiciones que se iniciaron a nivel local o regional, pero cuyo impacto fue ganando
prestigio y popularidad debido a su organización, se encontraron repentinamente en la
postura envidiable de ser el evento del año en esa especialidad, giro o actividad.
Actualmente, en Europa y Estados Unidos se conocen ampliamente los eventos que, por
la importancia de su especialización, se ven concurridos por visitantes de todo el mundo.
A su vez, por su accesibilidad, las exposiciones y las ferias se clasifican de la siguiente

manera: exposiciones privadas o exclusivas, exposiciones semiprivadas y exposiciones
abiertas o públicas.
Exposiciones privadas o exclusivas. Los organizadores de estos eventos se reservan

el derecho de admitir a aquellas personas cuyo único interés serían los productos o
servicios que se exhiben. Las exposiciones privadas se organizan al mismo tiempo que
una convención y la admisión es exclusiva para los delegados participantes o invitados
especiales.
Exposiciones semiprivadas. En estas exposiciones, el control de admisión pública se

efectúa en ciertos horarios o días durante su vigencia. Generalmente se reserva cierto
tiempo, de forma exclusiva, para la asistencia de profesionales o personas cuyo interés
radica en el tema motivo de la exposición.
Exposiciones abiertas o públicas. Las exposiciones abiertas o públicas son aquellas

que no establecen ninguna limitación de admisión. La exposición está abierta al público
durante todas las horas y días del evento. En algunas ocasiones, los organizadores
cobran una cuota simbólica por admisión, mientras que en otras la entrada es libre.
1.2.5. Ferias Turísticas

Marketing en Ferias Turísticas
Ferias turísticas internacionales. Son organizadas por entidades altamente

especializadas en este tipo de actividades. A ellas concurren compradores y vendedores
de la industria turística de todas partes del mundo, y son las que marcan las tendencias
de la industria turística internacional.
Sólo como referencia y sin que ello signifique un orden de preferencia, a continuación se
mencionan algunas de las ferias turísticas internacionales que pueden ser de interés para
los destinos y prestadores de servicios turísticos de Latinoamérica:
a) ITB (Bolsa Internacional de Turismo), en Berlín
b) FITUR (Feria Internacional de Turismo), en Madrid
c) SMTV (Salón Mundial del turismo y los Viajes), en París
d) BIT (Bolsa Internacional de Turismo), en Milán
d) WTM (Mercado Mundial de Turismo), en Londres

Ferias turísticas regionales. Este tipo de ferias son organizadas por empresas
profesionales o institucionales del ramo; acuden a ellas compradores y vendedores
interesados en la oferta de productos así como de servicios de los destinos y de las
empresas de las regiones en las cuales se llevan a cabo.
Entre las ferias regionales de mayor interés para los destinos y las empresas turísticas
latinoamericanas, se encuentran:
a) FIT (Feria Internacional de Turismo de América Latina), en Buenos Aires.
b) La Cumbre, en Miami
c) Travel Mart Latin America, que se realiza anualmente en un país diferente.
d) Bolsa Turística del Caribe, en la República Dominicana.
Ferias turísticas nacionales. Son organizadas por organismos nacionales de turismo.

Están orientadas a la promoción y venta de la oferta turística de un país en particular,
aunque no excluyen la posibilidad de que otros países o destinos turísticos puedan
exponer allí la oferta.
Las ferias turísticas nacionales más consolidadas en el continente americano son:
a) Pow Wow, organizada anualmente en Estados Unidos de América.
b) Tianguis Turístico, en México
c) Brasil Travel Market, organizado anualmente en Brasil
d) EPOTUR, en Costa Rica.
e) Perú Travel Mart, en Perú
f) Vitrina Turística de Colombia, organizado anualmente.
Ferias de organizaciones turísticas. En este grupo se ubican las otras ferias que tienen
lugar en ocasión de la celebración de los congresos anuales de las organizaciones
turísticas, entre ellas se encuentran:
a) ASTA, organizada anualmente por la Asociación Americana de Agentes de viajes.
b) COTAL, Confederación de Organizaciones Turísticas de América Latina (anual).
A este grupo pertenecen todas aquéllas ferias organizadas por las asociaciones de
agencias de viajes y turismo de los países de Latinoamérica y el Caribe.
Ferias turísticas especializadas. Aunque a las ferias turísticas concurren compradores y

vendedores interesados en viajes de negocios e incentivos, existen ya, desde hace varios
años, ferias especializadas en negocios, entre las que destacan:
a) IBTM (Feria Europea de Viajes de Negocios e Incentivos), en Ginebra.
b) ITME (Feria de Viajes de Negocios e Incentivos), en Chicago.
c) SITE, organizada anualmente por la Asociación de Ejecutivos de Viajes e
Incentivos en diferentes países.
Con respecto a este tipo de ferias, es interesante destacar que en los últimos años se han
comenzado a organizar ferias especializadas con temática específicas, como son los
casos de las ferias de ecoturismo y ferias de turismo de aventura.
(de Marketing en Ferias Turísticas pp. 22 – 27)

1.3. Importancia en la realización de eventos, reuniones, ferias y exposiciones.
La asignación y selección del título para una reunión es de suma importancia, ya que
así se pueden establecer correctamente el manejo y características del evento.
Los participantes en los eventos, tanto ponentes como delegados, conocen de
antemano por el título del evento, las reglas de su participación en él. Pueden preparar
con anticipación ponencias y conferencias y estar listos par las discusiones abiertas que
surjan en la reunión.
Vale la pena mencionar que uno de los grandes errores cometidos al dar titulo a
una reunión es llamarla internacional, cuando en realidad no lo es. Ciertos
organizadores insisten en llamar internacional a una reunión por la presencia de algún
invitado extranjero, pero la asistencia de los delegados es meramente nacional.
Una reunión es Internacional o Mundial cuando la participación y presencia de los

delegados así lo manifiesta; en otras palabras, se espera la presencia de
delegaciones constituidas por una o más personas procedentes de diversos países,
sean ponentes o conferencistas. La presencia de un exponente extranjero no justifica la
internacionalización de una reunión8.
(de Organización de Reuniones pp. 118)
1.4. Beneficios que Aportan los Eventos.
[…] El segmento de Congresos y Convenciones va en considerable aumento. Hoteles,

recintos, prestadores de servicios, gobiernos estatales y federales están poniendo
especial atención en este segmento especializado, es por ello que la calidad es cada
vez más importante.
Considerando que el futuro del turismo de México no está en atraer más turistas con
bajo nivel de compra, sino más visitante con alto nivel de compra. Promoviendo más
Viajes de Incentivo, Convenciones Corporativas y Congresos de Asociaciones a nuestro
país. Ya que se contempla que México podría en 5 años, triplicar las divisas que por
este concepto genera el turismo a nuestro país y llegar a la cifra de 24 mil millones de
dólares cada año, en lugar de los 8 mil millones de dólares que se recibe hoy por el
mismo número de visitantes.
Además son el elemento más importante en la difusión de una cultura universalizada,

ya que permite el intercambio de costumbres y tradiciones, las cuales representan una
fuerte motivación para la práctica de esta actividad.
8
El calificativo de internacional a un evento, sólo se le da cuando se tiene la presencia de participantes, tanto ponentes como
delegados, procedentes de diversos países. La presencia de un ponente extranjero no justifica la internacionalización en el título de
una reunión.

En la práctica el Producto Turístico es un producto compuesto que puede ser analizado

en función de los componentes básicos que lo integran, estos son Atractivos,
Localidades y Acceso […]
En México, la industria de reuniones representa grandes beneficios, entre ellos, ayuda a

desestacionalizar la afluencia turística, permite dar a conocer los destinos turísticos del
país, así como genera empleos y derrama económica.
Los Beneficios que aportan las convenciones se clasifican en:

Beneficios Económicos.
Los beneficios económicos que las convenciones originan, son superiores a los que
reporta el turismo en general, ya que en una convención, se requiere mucho mas mano
de obra calificada, generando así más empleos.
El gasto que realizan los convencionistas origina un incremento en el ingreso de los
prestadores de servicios, empresas, comercios, etc., y como consecuencia fortalece el
mercado interno.
Entre mayor sea el número de asistentes al evento, mayores serán los beneficios
económicos que obtenga la ciudad sede.
La inversión que exige un lugar para la realización de este tipo de eventos, es mayor a
la que demanda un centro turístico para el turismo extranjero tradicional, aunque a la
larga resulta redituable.
Beneficios Técnicos
El contenido del programa de una convención es 50% técnico y 50% social.
La ciudad sede o el país donde se lleva a cabo el evento se ve beneficiado en gran
medida ya que son tratados los aspectos más importantes en el campo de la técnica e
industria por expertos, los cuales transmiten sus experiencias y conocimientos para el
desarrollo de un sistema o método de trabajo, solución a problemas, intercambio de
ideas y las experiencias que solo a través de una larga experiencia o constante estudio
podría obtener la ciudad.
Beneficios Sociales
El programa social de la convención es un medio a través del cual se incrementan las
relaciones humanas empezando por el hecho de que casi todos ellos llevan un fin
común que los identifica, propiciando su acercamiento. El hecho de que un país sea
nombrado sede de un evento internacional de cierta magnitud representa, reafirma y
asegura las relaciones humanas entre los países participantes.
Beneficios Culturales
Los eventos son apropiados para el intercambio cultural, por una parte los participantes
adquieren una mayor altura en base al programa de trabajo que se realiza; y por otra, a
la cultura propia de los participantes, manifestada durante el programa social.
Desde luego que todo esto resulta en beneficio del país sede ya que entre los
participantes se encuentran ciudadanos de ese país, los cuales a su vez hacen
copartícipe a otros de los valores culturales adquiridos.
La ciudad sede se ve favorecida en gran medida por estos beneficios. Desde luego que
las convenciones internacionales son las que originan mayores beneficios debido al
gran número de personas que asiste.
(de Congresos y Convenciones pp. 31y 32)

1.5. Terminología Turística y Técnica9
Apuntador láser para presentaciones, perfecto para usarlo en oficinas, aulas e incluso
en auditorios grandes, ya que el láser puede alcanzar hasta 200 m. Tiene un diseño
compacto con elegante acabado en plástico color blanco.
Hotel Sede: Hotel principal en el destino, seleccionad0 por sus instalaciones t otras
ventajas, para efectuar la mayoría de las actividades de la reunión. Normalmente en
ese hotel se alojan los integrantes del comité organizador y el área de registro, y se
efectúan algunas de las sesiones de trabajo, excepto cuando se utiliza un centro de
convenciones en la sede.
Plano de Montaje. Diagrama que indica a los responsables del hotel o centro de
convenciones del tipo de montaje en las salas de trabajo o sesiones sociales para la
colocación de mesas, sillas, presídium, etc.
Pizarrón. Útil ilustrativo y portátil, empleado frecuentemente para sesiones de trabajo

con gis y borrador.
Pódium. Útil que puede proporcionar el hotel o centro de convenciones, integrado por
micrófono y lámpara, para usarse en conferencias.
Presídium. Espacio designado en una sala para cierto número de personas que
ocuparán sus puestos designados previamente. El presídium se coloca en una
plataforma sobre el nivel del piso, para una mejor visión del auditorio; además, se
adapta con mesas y paños, sillas, micrófonos, rótulos de identificación, pódium, etc. De
la misma manera, el fondo del presídium normalmente se decora con el nombre del
evento que se realiza.
Proyectores incluyen todas las entradas para conectar equipos de videoconferencia y

algunos tienen la función de división de pantalla, permitiendo a los usuarios ver a las
personas y el contenido al mismo tiempo en una imagen más amplia.
Rotafolio. Útil ilustrativo y portátil, empleado en sesiones de trabajo, el cual consiste en

hojas de papel en las que se marca o ilustra con marcadores de tinta o agua, sus hojas
se pueden desprender.
Señalamientos. Serie de rótulos indicativos e informativos en diversas áreas del hotel o

centro de convenciones para dirigir a los participantes a lugares específicos, como la
oficina del comité organizador, el área de registro, el servicio médico, las relaciones
públicas, las salas de trabajo, etc.
Tablero. Útil que proporciona un hotel o centro de convenciones, en el cual se indica

con letras de plástico la celebración de sesiones de trabajo o de oficina.
9
Estos son sólo algunos de los que se desconoce su significado o función

Teleconferencias Proyección de conferencias a través de sistemas de circuito cerrado

de televisión de una sala a otras, desde el lugar donde realiza el evento o, en
ocasiones, desde una sede a diversos puntos de concentración en otros destinos. El
avance tecnológico en esta materia y el envío de satélites al espacio por empresas
comerciales, hacen posible la celebración de teleconferencias en el ámbito internacional
[…].
(de Organización de Reuniones pp. 119 - 122)
Videoconferencia es una comunicación que se establece a través de una red de

telecomunicaciones y que implica la transmisión de sonido e imagen. Es decir: dos
personas que mantienen una videoconferencia pueden escucharse y mirarse
mutuamente a través de una pantalla.

BIBLIOGRAFIA
UNIDAD I
Buendía Juan Manuel, Organización de Reuniones, Ed. Trillas, 2013
Compeán Fernando, Convenciones a Lápiz, Artículos publicados inéditos y notas,

mundo editorial, s.a. de c.v., 2002
Cruz Gómez Pablo y Salva V. María de Lourdes, Congresos y Convenciones,

Editorial Diana Técnico, 1989
Destinos y Convenciones, La Revista Mexicana de Convenciones, Incentivos,

Congresos y Exposiciones, Año 5 Volumen 32, Julio/Agosto 2000 / Año 7 Volumen 42,
Marzo/Abril 2002
Lerma Kirchner Alejandro E., Guía Para Participar en Ferias y Exposiciones, Grupo
Editorial Iberoamericana, 1994
Acerenza Miguel Ángel, Marketing en ferias turísticas, Editorial trillas, Febrero 2005

UNIDAD II
ANÁLISIS Y PLANEACIÓN DE UN EVENTO
“La columna vertebral de cualquier evento es la planeación. No hay personal ni

dinero que pueda sustituir la falta de planeación. Cualquier cosa que se escape a
esto se convierte en improvisación y raya en la irresponsabilidad10”
2.1. Proceso Administrativo de las Reuniones

Organización de Reuniones
Juan Manuel Buendía
La realización de todo tipo de reunión (grande o pequeña, numerosa o escasa, de

asociación o empresarial) debe obedecer al más estricto orden cronológico de acciones
por parte del OPR.
El Licenciado Agustín Reyes Ponce, distinguido catedrático de la Universidad

Autónoma de México, formula la siguiente definición de administración: “administración
en general, es la técnica de la coordinación”. Con base en el concepto mencionado, se
puede manifestar: la administración de reuniones es la técnica de coordinación de
recursos humanos, materiales y financieros para lograr los objetivos establecidos con
máxima eficiencia y mínimo costo.
Cabe mencionar que el proceso administrativo, la administración en términos generales,

existe sólo cuando se establece un organismo social al que se delegan determinadas
funciones y responsabilidades al que se dirige y controla. De no existir dicho organismo,
no habría un proceso administrativo, pero al haber la necesidad de administrar, aparece
la necesidad de contar con un OPR.
Etapas del Proceso Administrativo de las Reuniones
El Catedrático, Lyndall Urwick, al igual que otros estudiosos en la materia de

administración, admite la distinción de dos aspectos que la administración manifiesta en
general. La diferencia de estas etapas da lugar a las siguientes preguntas: ¿cómo
deben ser las relaciones en un organismo social? Y ¿cómo son, de hecho, estas
relaciones?
Urwick separa esas dos etapas y las clasifica como mecánica y dinámica; asimismo,
cabe referirse a ellas como etapa teórica y etapa práctica, o como etapa estructural y
etapa operativa.
Cualquier clasificación, se reconoce en el proceso administrativo ya que estas dos
etapas influyen en las acciones o elementos que lo constituyen; además, en ambos
casos, el OPR debe estar consciente de la importancia que ejerce cada una.
10
Fernando Compeán/ Mundo Editorial/ Convenciones… a Lápiz/ pag 25

Elementos del Proceso Administrativo de Reuniones
Todo proceso administrativo es una continua cadena de acciones, en la cual cada

eslabón, parte, acto o etapa debe estar unida indisolublemente a los demás.
Desde el punto de vista conceptual, es conveniente y lógico separar aquellas acciones

que predominan en un momento dado, y cuyos resultados hacen posible la acción
consecuente, dentro de un orden cronológico de actividades.
Distinguidos maestros en administración han expresado sus opiniones acerca de la

integración de los diversos elementos en el proceso administrativo que debe seguirse, en
forma ordenada y de acuerdo con una secuencia de acciones vinculadas.
Para el proceso administrativo de las reuniones se considera y acepta como válido lo

manifestado por Koontz y O’Donnell en su desglose y que se propone a continuación:
Proceso Administrativo
de Reuniones
Se divide en dos etapas
Etapa Mecánica Etapa Dinámica:

(Teórica o estructural) (Práctica u operativa)
Prevención: ¿Qué se Integración: ¿Con

puede hacer? qué y con quién se va
Planeación: ¡Qué se a hacer?
va a hacer Dirección: Verifica
Organización: ¿Cómo que se haga.
se va a hacer Control: ¿Cómo se
hizo?
Se unen de manera
indisoluble para crear una
cadena continua de
acciones
Cadena del proceso administrativo de reuniones

2.1.1. PREVISIÓN. (Análisis11)
El término previsión implica la idea de anticipación de acontecimientos y situaciones

futuras, sin lo cual sería imposible hacer planes y actuar.
[…] Asimismo, la previsión requiere, de manera indispensable ciertas premisas sobre las
cuales se puede actuar:
a) Fijar los objetivos o fines que se persiguen en la celebración de una reunión.

b) Investigar todos los factores al alcance del pasado, presente y futuro, internos y
externos, positivos o negativos, que ayuden a efectuar la reunión.
c) Analizar y comparar las diversas alternativas de acción (opciones) que
proporcionan las investigaciones y estudios realizados, de modo que se evalúen
cada una objetivamente para determinar las que ofrecen los menores riesgos y
mayores ventajas.
De acuerdo con lo anterior, se puede formular la definición siguiente: Previsión es el

elemento de la administración de reuniones que con base en objetivos y metas
establecidas previamente, resultado del análisis y la investigación, determina el curso de
acción óptimo por seguir.
2.1.1.1. Principio de Previsión.
El principio más común es el siguiente: las previsiones administrativas nunca alcanzan

una certeza completa, ya que, por el número de elementos internos y externos y la
intervención de decisiones humanas, siempre existe el factor riesgo.
Por lo antes mencionado, para disminuir el factor de riesgo, las previsiones deben
basarse en hechos, más que en opiniones subjetivas. Las previsiones serán más seguras
cuando más se puedan apreciar, cualitativa y cuantitativamente, todos los factores que
intervienen.
2.1.1.2. Fijación e Importancia de Objetivos

[…]
La Importancia de Fijar Objetivos en una Convención
Los resultados de no fijar bien los objetivos ocasionan cuantiosas pérdidas económicas
para los organizadores (quienes en forma directa o indirecta se la traspasan a los
miembros de la asociación), lo cual obviamente causa un malestar y descontento
general entre la membresía. Además, esta forma de organizar una reunión, provoca
11
Inicia el primer paso de los tres pasos a seguir para organizar cualquier evento, según Fernando Compeán en su libro
Convenciones … a lápiz, así también la etapa repreparación según Alicia Richero

que en posteriores ocasiones, el socio se abstenga de asistir, pues para él la reunión

fue simplemente un desperdicio de tiempo [...]12
La palabra objetivo implica aquello hacia lo cual se dirigen las acciones; suele conocerse
también con el nombre de meta.
Por grande o pequeña que resulte una reunión, sea de una asociación o empresa, local
nacional o internacional, todas tienen una razón, motivo, causa o justificación por la cual
se celebran. La carencia de un objetivo, como en cualquier acción humana, sería
equivalente a una nave sin destino o ruta que navegar.
La fijación de objetivos debe ser clara y definitiva; a su vez los objetivos dan su razón de
ser a una reunión, pues establecen los lineamientos y parámetros que regirán las
acciones a seguir y servirán de base para el proceso administrativo consecuente,
asimismo influirán de modo determinante en acciones significativas, como la selección de
sede, de programa, de presupuesto, etc. […]
Los objetivos se pueden manifestar como individuales o colectivos, generales o

particulares, básicos o colaterales, de corto o largo plazo, naturales, subjetivos o
arbitrarios, etc. 13
Objetivos Generales
Se entienden todos aquellos que están por encima de otros y que abarcan de forma más
amplia los intereses fundamentales de la asociación o empresa.
Cabe aseverar que los objetivos generales de una reunión se hallan dentro de uno solo o
combinación de varios o todos los que a continuación se indican:
a) Educativo: Mantiene los requerimientos profesionales o políticas de las asociaciones

o empresas, mediante la reunión de un programa de actualización y/o capacitación
continuo.
b) Informativo: Mantiene a través de la reunión, una continua comunicación actualizada
de técnicas, conceptos, procesos, desarrollos, productos y servicios que afecten de
forma general o particular la profesión o el trabajo del individuo y los intereses de la
asociación o empresa.
c) Motivacional: Mantiene mediante la reunión de un estado mental positivo hacia la
empresa o asociación por parte de los trabajadores, ejecutivos o asociados.
Reconocer con estímulos las acciones sobresalientes de los individuos cuya labor ha
contribuido al bienestar de la empresa o asociaciones.14
12
Articulo Especial /Destinos y Convenciones, /La Revista Mexicana de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones, /Año
6 Volumen 36, Marzo/Abril 2001 p.94
13
Para efecto de la organización de eventos sólo se hará referencia a los objetivos generales y particulares.
14
La determinación de los objetivos generales suele ser responsabilidad del consejo de administración de la empresa o del Consejo
Directivo de la Asociación.

Objetivos Particulares.
Sin restar la importancia de los objetivos generales, cabe señalar la trascendencia de los
objetivos particulares que, subordinados a aquellos, no dejan de ser significativos. Al
respecto, vale la pena mencionar que los intereses de los objetivos generales de una
reunión varían según el punto de vista del organizador de la reunión y el de los asistentes.
El conocimiento de dichas diferencias por pequeñas o mínimas que parezcan, es de

singular relevancia, pues su omisión o desconocimiento puede ser un factor primordial en
los resultados finales de la reunión en el logro de los objetivos y en la satisfacción de los
interesados.
Los intereses particulares, tanto de la asociación o empresa como de los asociados o

empleados y ejecutivos asistentes a una reunión, se manifiestan de diversas formas. A
continuación, y sólo como ejemplo, se señalan algunos objetivos particulares que se
pueden considerar en cada caso. Desde ningún punto de vista, tales objetivos particulares
son exclusivos o limitativos. Cada asociación o empresa, así como cada asociado o
empleado asistente, deberán fijar los suyos.
Ejemplos de objetivos particulares:
Para la Asociación Para el Asociado

Imagen Educación y Capacitación
Ingresos Interrelaciones profesionales
Prestigio Foro de Exposición
Para la Empresa Para el Empleado

Cumplimiento con las leyes. Capacitación y mejoramiento Personal
Introducción de nuevos productos Ampliación de elementos de Ventas
Relaciones Industriales y Públicas Ascenso y reconocimiento personal
2.1.3. Investigación
La fijación de objetivos determina el fin o meta que se persigue. Una acción inmediata es
la investigación de todos los factores positivos o negativos, pasados presentes o futuros,
internos o externos, que influirán o afectarán la consecución de las acciones del proceso
administrativo de la reunión.
La investigación tiene como fin determinar los medios y condiciones idóneas para
satisfacer y alcanzar los objetivos fijados de la reunión. Durante el proceso de
investigación se eliminarán o modificarán aquellos factores que dificulten la obtención de
las metas establecidas.

Para efectos de la realización de reuniones, la investigación puede dividirse en dos etapas

importantes:
1. Historia, análisis y evaluación de reuniones previas.

2. Investigación de factores presentes y futuros, internos y externos, cuya influencia
afectarán la reunión.
1) Historia, Análisis y Evaluación de Eventos
Para la realización de una reunión exitosa se requiere de un profundo y adecuado análisis

y evaluación de reuniones celebradas previamente por la asociación o empresa.
La información adquirida de estas investigaciones mostrará, importantes conceptos y

criterios que, en cierto caso, permitirán establecer reglas y parámetros dentro de los
cuales se deberá regir la conducta de las asociaciones del evento por celebrar.
Las fuentes de información para realizar dichas investigaciones pueden ser las siguientes:
a) Los registros contables, estadísticos y administrativos que mantengan la asociación

o empresa acerca de reuniones celebradas en el pasado.
b) La memoria o historia que como costumbre mantienen algunas empresas y
asociaciones acerca de la realización de sus eventos y reuniones.
c) Las encuestas o entrevistas con ejecutivos y organizadores de las reuniones
celebradas, en las cuales tuvieron intervención.
[…] Resultados Anticipados
La apropiada investigación, análisis y evaluación de reuniones celebradas en el pasado

debe mostrar una información importante, de la que se anticipa lo siguiente:
A. Tipo de sede
¿Se manifiesta alguna predilección por cierto tipo de sede?
¿En qué se basa?
¿Qué posible riesgo se corre al proponer otro tipo de sede?
B. Fechas de la reunión
¿Se manifiesta alguna predilección en cuanto a fechas, temporadas, meses del año,
días de la semana, etc.?
¿Cuáles pueden ser las razones?
Son válidas las razones?
¿Qué posible riesgo se corre al proponer otras fechas?
C. Asistencia
¿Qué promedio de asistencia ha habido en las últimas reuniones?

¿Qué porcentaje del total de la membresía total representa (en caso de una
asociación)?
¿Se puede manifestar alguna correlación entre la asistencia y la sede, el programa, los
costos de registro, las fechas, la promoción, etc.?
D. Objetivos
¿Cuáles han sido los objetivos de las reuniones anteriores?
¿Se llegaron a lograr?
¿Se elaboraron los programas de las reuniones en cuanto a los objetivos?
E. Programas
¿Qué tipos se ofrecieron?
¿Se reunieron y satisficieron los deseos e intereses de los asistentes y organizadores?
¿Cumplieron su compromiso los exponentes y conferenciantes invitados?
¿Se ofreció un balance adecuado de las sesiones de trabajo con los programas de
carácter social y de esparcimiento?
F. Promoción
¿De qué tipo fue?
¿Cuándo se inició?
¿Qué medios se emplearon?
¿Qué presupuesto se le asignó?
¿Qué resultados se obtuvieron?
G. Registro
¿Cómo se manifiesta en cuanto a tiempo?
¿Cuántos registros previos hubo?
¿Cómo fue el costo, en qué porcentaje varió con eventos previos y cómo afectó el
aumento a la asistencia?
Las respuestas a dichas preguntas se pueden y deben obtener de la etapa de

investigación de eventos celebrados previamente. Desde ningún punto de vista, son
exclusivas o limitativas, pues se puede obtener y valorar más información.
2) Investigación y Análisis de Factores Presentes y Futuros.
Una vez realizada la investigación, el análisis y la evaluación del pasado, se inician la

investigación, el análisis y la evaluación del presente y futuro.
El pasado ha mostrado conceptos importantes en cuanto a ciertos lineamientos,

parámetros y condiciones sui generis de reuniones pretéritas, mientras que otras no
tienen fundamento, sólo son tradicionalistas y por el bien de la reunión se pueden
considerar alternables.

Ahora la etapa del presente y futuro dictará ciertas condiciones, las que conjugadas con
las características de la organización que realiza el evento y con la información obtenida
de las reuniones del pasado, ofrecerán las opciones óptimas para realizar la reunión.
La investigación de factores presentes y futuros, se debe efectuar en dos etapas

distintivas, las cuales se indican a continuación:
A. Factores Internos.
Los factores internos son aquellos elementos que, por política o decisión internas de la
asociación o empresa, influirán en el proceso administrativo de la reunión por celebrarse.
Se deben considerar factores internos, todas aquellas tendencias o predilecciones que los
participantes y asistentes a dichas reuniones han mostrado a lo largo de su participación
en reuniones anteriores.
Se pueden estimar factores internos, sujetos a investigación, análisis y evaluación, los

siguientes:
a) Cambios de las políticas acerca de las reuniones que manifieste la asociación o
empresa, así como nuevas reglas, limitaciones, presupuestos, etc.
b) Determinación tanto de objetivos generales y particulares, programas por parte de los
delegados asistentes a la reunión y nuevas políticas en cuanto a eventos sociales,
deportivos o de esparcimiento.
c) Presupuestos y políticas referentes a cuotas de inscripciones, registros, patrocinios,
cortesías, etc., y políticas sobre invitados especiales, prensa, conferenciantes,
familiares, acompañantes, etc.
B. Factores Externos.
Los factores externos son todos aquellos recursos materiales y servicios que, fuera de la
capacidad y control internos de la asociación o empresa, se deberán tener en cuenta
debido a que influirán en el proceso administrativo de la reunión.
Los factores externos más importantes, en la investigación, análisis y evaluación para

obtener las opciones óptimas que determinen las acciones por seguir en las etapas de
planeación y organización del proceso administrativo de reuniones.
Los siguientes son opciones propuestas:15
1. Sede: infraestructura, centro de convenciones, recursos de apoyo profesional,

atractivos turísticos, culturales y folklóricos.
2. Hospedaje: Que el hotel cumpla con los requerimientos mínimos de la reunión

(disponibilidad de cuartos, servicios de apoyo, tarifas, cortesías, gratificaciones,
descuentos, políticas de depósito, cancelaciones, garantías, etc.)
15
Los factores externos que se indican han sido resumidas las cuestiones que se plantean en el libro a propuestas y
no son únicos ni limitativos, la lista se puede ampliar, de acuerdo a la magnitud del evento.

3. Vías de comunicación: Diferentes vías de comunicación, tarifas vigentes, horario y

frecuencia de vuelos, descuentos y otros medios de comunicación existentes.
4. Condiciones meteorológicas. El clima es un factor que puede afectar el éxito o

fracaso de la reunión por lo que se deben tomar previsiones.
5. Infraestructura Turística y de Apoyo. Si existe cantidad y calidad en cuanto a los

restaurantes, centros nocturnos, centros comerciales, los espectáculos artísticos, los
eventos folklóricos, transportación terrestre y las agencias de viajes locales.
6. Infraestructura de apoyo técnico-profesional: Disponibilidad de recursos humanos

profesionales, como edecanes, secretarias, traductores, intérpretes, etc.
a) Material y Equipo necesario como: maquinas de escribir fotocopiadoras
audiovisuales, sistemas de traducción e interpretación, imprenta, materiales para
el montaje de exposiciones, etc.
7. Fechas de la reunión. Si coinciden las fechas de la reunión con otro evento que
opaque la realización del nuestro, se deberán tomar en cuenta las dificultades para
obtener las ventajas en cuanto a hospedaje, transportación y condiciones
meteorológicas.
2.1.2. PLANEACIÓN DEL EVENTO

Eventos, Guía Práctica para su Planeación y Ejecución
Alicia Fichero, Editorial Trillas
Planear con Tiempo. Cuidadosa Toma De Decisiones

La planeación de un evento supone una serie de etapas que siguen un orden lógico y
cronológico. A la etapa preliminar de planeación general sigue el evento o reunión
durante el cual deben considerarse simultáneamente aspectos de ejecución y
administración. Puede tenerse en cuenta, además, una etapa posterior y optativa de
seguimiento del evento, la que servirá para evaluar la actividad realizada y, al mismo
tiempo, acumular experiencias y conocimientos para la realización de actividades
futuras.
[…]
El éxito de cualquier actividad depende de las personas y de las circunstancias, pero
puede afirmarse que éste se logra cuando se determina, antes de comenzar, a dónde
se quiere ir y por qué […]
El primer paso de un buen proceso de planeación consiste en seleccionar una meta útil.
De esta manera, se identifican los resultados específicos que se desean obtener, al
mismo tiempo que se seleccionan las herramientas y los métodos así como las
actividades para alcanzarlos. A su vez, en el curso de las actividades, se eliminan

aquellas que se desvían del camino trazado y se cambian los métodos cuando se
considera que no son efectivos.
Componentes del Éxito

Los componentes principales para el éxito de un evento son dos: la Institución
patrocinadora y el coordinador.
La Institución Patrocinadora
La institución patrocinadora es la responsable de ofrecer el evento. Existen diferentes
tipos de patrocinadores que pueden ser un individuo o una organización. Hay
instituciones patrocinadoras que realizan eventos para su propio personal, en general,
con fines de capacitación. A veces incluyen otros participantes que no son empleados
pero que están relacionados con la institución por vínculos comerciales. Pueden citarse
como ejemplos aquellas empresas comerciales que capacitan a su personal y que
extienden la invitación a vendedores, distribuidores, etc.[…]
[…]
Además las instituciones patrocinadoras sin fines de lucro son aquellas para las cuales
verdaderamente el evento es una actividad de la propia programación[…]
La Dirección o Coordinación del Evento

[…]
En realidad, la dirección de un evento supone el conocimiento de varias técnicas y
procesos que deben combinarse adecuadamente para asegurar el éxito de la reunión.
El coordinador deberá además contar con una cultura muy amplia que le permita
relacionarse positivamente con personas de diferentes nacionalidades, niveles sociales,
etc.; deberá poseer conocimientos de psicología de grupos, rapidez en la Resolución de
imprevistos, celeridad en la toma de decisiones, facilidad de expresión, manejo de
idiomas; cualidades de orden y discreción. […]
(de Eventos, Guía Práctica para su Organización y Ejecución, pp 15 – 18)
2.1.2.1. Principios de Planeación

En todo proceso de planeación existen tres principios que se deben tener en cuenta, de
acuerdo con las necesidades de cada caso:
a) Principios de Precisión: Toda planeación debe ser precisa y detallada, pues regirá
acciones concretas.
b) Principios de Flexibilidad: Toda planeación debe dejar un margen de flexibilidad
sujeto a cambios imprevistos y fuera de control.
c) Principio de Unidad: Se debe diseñar una planeación para cada acción y coordinar
todas entre sí.

2.1.2.2. Reglas, Políticas y Procedimientos.
Los objetivos generales de la reunión, así como los específicos según los intereses de la
institución organizadora del evento y de los delegados participantes, que han sido
expuestos en la etapa de previsión.
La alta gerencia de una empresa o la directiva de una asociación determinarán, para el

caso de la reunión por celebrar, las reglas que estime necesarias de acuerdo con las
situaciones y condiciones del momento. Asimismo, estos cuerpos ejecutivos pueden, si
desean, manifestar las políticas y procedimientos que habrán de regir durante la reunión.
Reglas.
Las reglas son dictámenes superiores que se establecen, los cuales no están sujetos a
discusión, cambio o alteración, como las siguientes:
a) Si las esposas, familiares y/o acompañantes quedan excluidos o no de las sesiones
de trabajo durante la reunión.
b) Si la prensa nacional será invitada o no con motivo de la celebración de la reunión.
c) Si el costo de los eventos sociales programados durante la reunión será cubierto o
no mediante la venta de boletos a los delegados participantes.
Los cuerpos ejecutivos pueden, manifestar las políticas, procedimientos, programas y
presupuesto que habrán de regir durante la reunión.
Políticas.
Las políticas son aquellos principios generales que sirven para orientar la reunión, así
como para formular, interpretar y suplir las normas concretas, en esencia, son el objetivo
de acción.
Las políticas constituyen uno de los medios básicos para delegar autoridad. Con base en
ello, existen diversas recomendaciones para la ejecución de las políticas:
a) Se deben establecer claramente, estas políticas, de preferencia por escrito.
b) Se deben difundir en todos los niveles donde serán aplicadas.
c) Se deben coordinar e interpretar adecuadamente.
d) Se deben revisar y modificar periódicamente.
Procedimientos.
Los procedimientos señalan la secuencia cronológica más eficaz para obtener los mejores
resultados en cada función concreta; en esencia, son la división funcional de cada acto
por realizar. Para el desarrollo efectivo de esta acción, se recomienda lo siguiente:
a) Los procedimientos se deben fijar por escrito y de preferencia gráficamente.
b) Los procedimientos se deben revisar periódicamente para eliminar tanto la rutina
(defecto) como la súper especialización (exceso).
c) Se debe evitar la duplicación innecesaria.

2.1.2.2.1. Toma de Decisiones preliminar

Se comenzará con una lista de puntos variados que deberán tenerse en cuenta y que se
irán controlando a medida que se avanza en la preparación de la reunión.
[…]
Control Observaciones
Elección del tema del evento o reunión.
Definición de metas y objetivos generales y

específicos
Decisión sobre aspectos temáticos
Los participantes: determinación del tipo de
participantes y del número de éstos.
Determinación del método de selección de los
participantes.
Los ponentes: selección de posible fecha de
realización y duración del evento.
El Programa, Columna Vertebral
Selección de posible fecha de realización y
duración del evento.
Preparación de los costos estimados
El lugar: selección del lugar del evento.
Elección de los copatrocinadores.
Designación de un coordinador general y de su
contraparte
Elección del tema del evento o reunión

El tema del evento puede estar fijado con mucha antelación o surgir oportunamente por el
avance de nuevos descubrimientos y tecnologías, por la necesidad de resolver problemas
inmediatos o de planificar programaciones futuras.
La acogida del público al evento depende muchas veces de la importancia del tema
tratado y de su actualidad; otras, del nivel con que se tratará el mismo (en profundidad
superficialmente o de base, en forma más especifica o en forma más general) […]
Definición de metas y objetivos generales y específicos

Metas y objetivos son dos palabras clave para quienes han trabajado con la planeación
estratégica.
[…]
Una vez elegido el tema deberán definirse claramente los objetivos, es decir, fijar que se
pretende alcanzar o lograr mediante cada actividad que se lleve a cabo. No debe

olvidarse que los objetivos deben estar definidos en términos mensurables, que permitan
una verdadera apreciación del logro obtenido.
Se establecerán entonces los objetivos específicos a alcanzar. Éstos se aplican tanto a la

etapa de planeación como al programa en sí. […]

La duración del evento, el número de participantes o la profundidad con que se quiera
examinar y discutir el tema, determinarán su curso, su subdivisión en partes o la
especificación en unidades de análisis más detallado.
El calendario de los temas a tratar deberá hacerse con tiempo ya que el mismo está
estrechamente vinculado con la selección de oradores.
Los participantes: determinación del tipo de participantes y del número de éstos

La base y sustancia de una reunión la constituyen los participantes, sin ellos no se daría
este hecho social. De su nivel, preparación e intereses resultarán intercambios de ideas
más o menos sustánciales o de mayor o menor relevancia. Es importante pues, asegurar
la participación de representantes de nivel y peso en el área tratada.
El tipo de participantes y la cantidad de éstos dependerán de:

El objetivo del evento.
Las razones de política institucional.
Los recursos financieros con que se cuenta.
La especialidad del tema.
El número de participantes depende del tipo de evento que se planifica. Un congreso

puede tener hasta doscientos o trescientos participantes, mientras que una reunión de
evaluación de un programa puede reducirse a apenas media docena de personas. Como
se señaló, muchas veces el número de participantes está estrechamente vinculado a la
financiación del evento, otras a su especialidad o aun a la difusión que se le pretenda dar.
Un tipo especial de participantes pueden ser los observadores. […]
Determinación del método de selección de los participantes

Este punto está estrechamente vinculado con el anterior, ya que es muy común que el
método de selección responda a razones de política institucional. Otras veces se
considera el nivel de las calificaciones profesionales de los participantes o el prestigio de
la institución representada. Este aspecto es muy delicado y deberá considerarse que si
bien la política institucional es importante, tanto más lo es el nivel técnico y de preparación
de quienes asisten al evento […]
Los ponentes: selección de posibles oradores y consulta a los mismos

Es bien sabido que los ponentes o conferencistas tienen un papel fundamental en toda
reunión. El ser conocidos o desconocidos como oradores o estudiosos del tema influye en
la concurrencia o en el clima de la reunión. Puede afirmarse que la participación de
determinadas personalidades es clave para asegurar el éxito del evento.

La elección de los posibles oradores debe hacerse escrupulosa y cuidadosamente. Se

deben conocer los antecedentes profesionales y carismáticos de los candidatos. Para ello
deberá solicitarse el currículo vital u hoja de vida de los ponentes. Un orador con
conocimientos profundos del tema y con amplia experiencia garantizará el nivel de
desarrollo del evento.
Estos posibles oradores deben ser consultados con anticipación para conocer su interés
en participar así como su disponibilidad de tiempo.
Es importante tener una lista de oradores alternos con sus respectivas hojas de vida y
datos para su ubicación en caso de que los primeros seleccionados no puedan aceptar
este compromiso.
[…]
El Programa, Columna Vertebral16
Nuestra primera acción es pensar en el programa de actividades y horarios del evento. El
programa seguramente sufrirá cambios en el transcurso del tiempo, pero es la columna
vertebral de la planeación, sin un programa tentativo jamás pondremos los pies en la
tierra. El programa es pensar en lo que ocurrirá con los participantes o invitados, desde
que salen de su casa, hasta que regresan a ella y lo que ocurre en ese lapso de tiempo.
Es hora de definir qué elementos necesitamos para la realización del programa[…]

Fernando Compeán Martínez Sotomayor.
(de Convenciones… a lápiz pp. 13)
Selección de posible fecha de realización y duración del evento

La selección de la fecha depende también de razones institucionales, como por ejemplo
de su coordinación con otro tipo de actividades o porque el evento constituye el inicio o la
culminación de una actividad programada en el tiempo.
La duración depende de los temas seleccionados, de su especificidad, complejidad y, en

la mayoría de las veces, de los recursos financieros con que se cuenta.
Cuanto más largo sea el evento, mayor será la oportunidad de establecer relaciones más
estrechas y profundas entre los participantes, intercambiar ideas más profusamente,
ahondar en el tema estudiado. Sin embargo, no debe pasarse por alto que también será
mayor la cantidad de problemas interpersonales que pueden suscitarse.

Todo evento supone un costo. Éste variará considerablemente en función de la duración,
el número de participantes, los invitados (oradores), el lugar y el tipo de reunión (nacional
o internacional).
16
Programa del Evento: Éste incluye las actividades que habrán de llevarse a cabo durante los días determinados para la
realización del evento. Este programa se basa en un programa general de trabajo.

Estos costos son sólo los estimados, ya que los presupuestos varían frecuentemente por
diferentes causas como pueden ser nuevas aportaciones, reducción de aportaciones,
diferencias en el tipo de cambio y temporada turística (alta o baja) del país donde se lleva
a cabo la reunión.
El Lugar: selección del lugar del evento

El lugar donde se lleva a cabo la reunión proporciona el entorno físico que puede facilitar
o inhibir las actividades programadas. Cada día es más común la realización de eventos
en lugares especiales tales como centros de conferencias equipados para brindar
mayores comodidades y facilidades tanto para quienes participan como para quienes
organizan. No debe olvidarse que la posibilidad de concentración mental y física es un
aspecto muy importante.
Se debe considerar dos aspectos en cuanto al lugar del evento:

1. El lugar geográfico (país, ciudad) y
2. El lugar físico o las instalaciones donde se llevará a cabo (centro de convenciones,
hoteles, instituciones educativas).
En relación con el segundo aspecto deberán tomarse en cuenta:

La facilidad de acceso al lugar e instalaciones.
La comodidad.
Los servicios.
El equipo.
Los costos (traslados, hospedaje).
Elección de los copatrocinadores

El copatrocinio de una reunión implica la colaboración de dos o más instituciones para
hacer efectiva esta actividad. Generalmente existe un interés común de instituciones o
gobiernos en el tema tratado; otras veces el copatrocinio responde a razones de prestigio,
ubicación geográfica, disponibilidades locativas o financieras.
El copatrocinio debe ser fijado de antemano y los compromisos entre las partes deben
estar claramente establecidos. En especial deben detallarse cuidadosamente las
responsabilidades de cada una.
En estos casos se recomienda la nominación de un representante por cada institución,

quienes trabajando coordinadamente podrán hacer efectiva la planeación
correspondiente.
Designación de un coordinador general

Si la responsabilidad de organización de un evento recae sobre una empresa
especializada en esta actividad, dicha empresa contará con personal especializado: el
coordinador o planificador de eventos.

Cuando el organizador del evento es una institución no lucrativa, es recomendable la

designación de un coordinador. Esta designación depende de las autoridades
institucionales (junta directiva, director, secretario general, etc.).
El coordinador debe ser una persona estrechamente vinculada a la institución, con

conocimiento del tema de la reunión, pero al mismo tiempo deberá contar con otras
cualidades o características que lo conviertan en “un profesional en el manejo y
administración de eventos”.
(de Eventos, Guía Práctica para su Organización y Ejecución, pp 21 y 29)
El Perfil del OCC “La primera regla del OCC es nunca dar nada por hecho”
Primero aclararé el aspecto de semántica para que nos quede claro de lo que
hablamos. En los Estados Unidos a la persona que organiza eventos de tipo juntas de
trabajo se le denomina “Meeting Planner” (por MPI), al que organiza Incentivos se le
denomina “Incentive Planner” (por SITE), Al que organiza congresos de asociaciones
se le denomina “Convention Manager” (por ASAE), al que organiza exposiciones se
le denomina “Exhibition Manager” (por IAEM) y en Europa al que se dedica a
organizar Congresos se le denomina “Profesional Congreso Organizar”. También, En
Europa, donde a nivel continental se celebran el mayor numero de reuniones, ha
surgido durante las últimas décadas, un nuevo profesional: El organizador profesional
de reuniones (profesional congress organizer, PCO), con lo que se ha creado la
necesidad de constituir la prestigiada International Association of Profesional Congress
Organizers (IAPCO)17. Las características del mercado de México, especialmente por
su tamaño reducido, obligan a los profesionales a ser multiespecializados, no
importando que organicen Congresos, Convenciones o Viajes de Incentivo, por ello en
México se les denomina en forma más amplia Organizador de Congresos o
Convenciones (OCC). Están excluidos los organizadores de exposiciones.
Pues bien este individuo debe tener características de personalidad y habilidades que le
permitan desarrollarse como profesional y ejercer la actividad dignamente:
1. Resistente al estrés por largos periodo de tiempo.- El estrés al que se somete
es muy extenuante, ya que siempre trabaja bajo presión, aún en las mejores
circunstancias.
2. Previsor.- Lo que puede pasar en el futuro es su única guía para avanzar con
seguridad, antes de dar el primer paso.
3. Metódico.- Con tantos pequeños detalles, ayuda tener buena memoria, pero sobre
todo llevar un sistema ordenado que no permita omisiones y errores.
4. Pesimista y Optimista.-Esperar lo peor para siempre tener cursos alternos y por
otro lado, debe confiar en que la gente hará su trabajo.
5. Creativo.- Un evento perfecto es cuando sale todo como se planeó, si se le agrega
la originalidad y la grata sorpresa se convierte en inolvidable.
17
Organización de Reuniones, Convenciones, Congresos, Seminarios, Juan Manuel Buendía, Editorial Trillas, 2009

6. Conocedor.- Aunque todos empezamos inexpertos, el camino más corto a

convertirse en un buen OCC es aprender de todo y conocer de todo, manteniendo
interés en todas las áreas de la organización.
7. Un poco gourmet.- Es muy común que el OCC seleccione los menús o buffets, por
lo tanto más vale que tenga conocimientos de gastronomía (y en el próximo futuro
también de nutrición).
8. Un poco sommelier.- En México se bebe cada vez más vino de mesa en los
banquetes, así que conviene saber que se lleva y que no, así como conocer los
vinos paladeándolos.
9. Mucho de Agente de Viajes.- La logística exige los tiempos y movimientos de
mucha gente, por lo cual hay que conocer las mejores alternativas, los lugares más
adecuados: vuelos, hoteles, restaurantes, excursiones, actividades, etc.
10. Mucho de hotelero.- Para ser razonable y obtener el máximo potencial del hotel u
hoteles debemos saber cómo funciona la oferta y la demanda, así como su
operación.
11. Poco de “banquetero”.- Este es el nombre que se le da al organizador de
banquetes fuera del hotel y muchas veces nos vemos obligados a utilizar estos
servicios, por lo cual ayuda conocer la lógica de este profesional de los banquetes.
12. Paciente e impaciente.- Quisiéramos que todo ocurriera tan rápido como el
pensamiento, pero la realidad es que la raza humana toma sus tiempos; por otro
lado no podemos quedarnos impávidos cuando vemos que no ocurre lo que debe
ocurrir y entramos en acción, sirviendo copas o haciendo lo necesario.
13. Administrador.- Todo evento infiere gastar recursos, cuidar el presupuesto y rendir
buenas cuentas.
14. Afable.- Los amargados que no disfrutan lo que hacen simplemente no tienen
futuro en esta actividad. El goce debe reflejarse en el OCC.
15. Honesto y firme.- Obviamente la ética es obligada, pero decirle al cliente lo que no
se puede hacer, lo que es riesgoso y lo que sabemos saldrá mal es una obligación
primaria.
16. Curioso y preguntón.- Sobre todo en los viajes de inspección, debemos tener un
espectro amplio para conocer el potencial y poder utilizarlo.
17. Meticuloso.- Difiere de lo metódico en el sentido de lo detallista, aquí nos referimos
a tomar en cuenta cada pequeño detalle sin omitir ninguno.
18. Incrédulo.- El clásico “no hay problema” debe tomarse como luz roja, debe
preguntar cómo lo va a hacer y no quedarse en el “qué se va a hacer”.
19. Que sepa delegar.- tantas ocasiones, tanta responsabilidad debe compartirse con
un equipo que sea igualmente responsable, de otra manera sería humanamente
imposible.
20. Constante.- Siempre sentirse y cumplir al 100%, desde que empieza y hasta que
acaba.
21. Servicial.- Aunque hasta el último, este punto es el más importante de todos,
especialmente en este mundo tan competido. ¡Si se puede, hazlo! Siempre infiere
trabajo.
Fernando Compeán Martínez Sotomayor.
(de Convenciones… a lápiz pp. 33 y 34)

Promoción y contacto con los participantes
El coordinador designado deberá dirigir y supervisar todas las actividades preparatorias,

durante y después del evento. Deberá incluir entre sus tareas, la redacción y el control
de la preparación de cartas, documentos, material bibliográfico, documentos de análisis
o discusión, folletos de informaciones generales, agenda y plan de la reunión.
Carta de invitación y documentos de referencia
La carta de invitación o carta explicativa constituye el primer avance de la realización

del evento. Debe estar redactada en forma clara y precisa, señalando los objetivos de la
reunión, el temario tentativo, el lugar y la fecha propuestos, al tiempo que se indica la
posibilidad de modificaciones. Sobre la base de las respuestas a esta carta se podrá
realizar entonces una planeación más definitiva. Naturalmente, las cartas de invitación
variarán de acuerdo con los destinatarios ya que pueden participar en el evento
distintos tipos de concurrentes: los participantes, los observadores, los invitados
especiales y los ponentes.
Para estos últimos se deberá enviar cartas especiales las que, además de extender la
invitación correspondiente, incluirán indicaciones en cuanto al enfoque del tema (si
corresponde), los puntos principales a tratar, la extensión, etc.
Otras veces se solicitan documentos que servirán como referencia, de estudio o de

base para las discusiones o intercambio de ideas; deberán aclararse también mediante
una carta, las expectativas de los organizadores en cuanto al enfoque, temas tratados o
extensión del trabajo.
Los materiales elaborados para consulta o referencia pueden servir de base a la

discusión y análisis durante las sesiones, reuniones plenarias o grupos de trabajo.
Deben elaborarse con suficiente tiempo para distribuirse anticipadamente a los
participantes o para su distribución durante el evento. Es muy útil que estos
documentos lleven un distintivo, numeración corrida, o nombre del evento para su
pronta localización.
Folleto de informaciones generales, agenda del evento y plan de realización
Los coordinadores deberán preparar anticipadamente un folleto de informaciones

generales en el que se proporcionen datos de utilidad para los participantes sobre la
inscripción, asistencia, alojamiento y condiciones del lugar (clima, moneda, etc) donde
se realizará el evento.
Otra tarea del coordinador es preparar con la debida anticipación la agenda del evento,
la que deberá contener los detalles de las actividades que se llevarán a cabo durante el
transcurso de la reunión. Por último, se deberá preparar un plan de realización donde
se indiquen el lugar y la fecha, el nombre de los patrocinadores, los antecedentes y

objetivos de la reunión, el temario que se tratará, los procedimientos de trabajo y el

financiamiento de la reunión.
Alicia Richero.
(de Eventos, Guía Practica para su Planeación y Ejecución pp. 33 - 36)
2.1.2.3. Operatividad de los Congresos y Convenciones
Eventos Internacionales
[…] cabe destacar algunas consideraciones cuando el evento es internacional:
Acatar el reglamento de la Secretaría de turismo.

Enviar las invitaciones con mucho más tiempo de anticipación del planeado para un
evento de tipo nacional.
Contar con personal capacitado en varios idiomas para que funjan como
traductores o interpretes.
Conocer los factores políticos que imparten en la sede seleccionada con objeto de
facilitar la obtención de la visa, acceso a la prensa nacional e internacional, así
como los medios adecuados de transmisión.
Considerar que un evento de esta magnitud requiere de más presupuesto.
Informar previamente a los oradores, los idiomas en que se va a traducir su escrito
o documento.
Considerar el cambio de moneda, visado, permisos de entrada, pasaportes válidos,
permisos de salidas y vacunas obligatorias.
Dar a conocer a las autoridades de migración y/o al ministerio de asuntos
exteriores del país sede, para la tramitación de permisos de importación temporal y
de franquicia para exhibiciones, materiales y equipo para el evento.
Conocer en forma anticipada la biografía de los oradores, así como sus costumbres
y preferencias.
2.1.2.3.1. Ruta crítica para eventos internacionales.
La ruta crítica es aquella que nos permite visualizar el camino más corto para lograr las
metas deseadas.
A continuación se sugieren una serie de pasos para la organización de un evento:

1. De dos años y medio a tres antes del evento:
a) Selección de la sede.
b) Contacto con la sede.
c) Inspección del lugar sede.
d) Probable fecha del evento.
e) Cotización de tarifas de los servicios que se requieren.
2. Dos años antes del evento:
a) Determinación de fondos con que se cuenta.

b) Selección de expositores.
c) Envío de invitaciones a los expositores.
3. Año y medio antes del evento:
a) Recepción de contestaciones de los expositores.
b) Selección de recursos materiales.
4. Un año antes del evento:
a) Agenda provisional.
b) Recepción de ponencias.
c) Registro, redacción y traducción de documentos y ponencias.
d) Número y tipo de habitaciones.
e) Fecha de entrada y salida.
f) Selección de servicios que ofrece la sede.
g) Verificación de políticas. De la sede en cuanto a:
o Contratación
o Cancelación.
o Depósito.
o Capacidad de los salones.
o Horas de servicio.
h) Contratación fuera del lugar sede.
i) Promoción y publicidad.
j) Número de salones y capacidad.
k) Exhibiciones.
l) Selección de menú.
m)Contratación del personal y equipo extra.
n) Transportación.
5. Nueve meses antes del evento:
a) Confirmación de la sede.
b) Impresión de documentos.
c) Elaboración de las sesiones de trabajo.
d) Envío de documentos, programas y promoción a expositores.
e) Envío de invitaciones y programas a participantes.
f) Bloqueo de habitaciones.
g) Llenado de la forma detallada del evento.
h) Agenda final.
6. Seis meses antes del evento:
a) recepción de contestaciones de participantes.
b) conocer las formas de registro de la sede.
c) verificar cambios de última hora.
7. De tres meses a un mes antes del evento:
a) Contrato y entrega de la forma detallada del evento.
b) Verificación de que todos los servicios de la sede tengan conocimiento del evento.
c) Actualizar todos los detalles de la agenda y de los participantes.

2.1.2.3.2. Ruta crítica para eventos nacionales
1. Diez meses antes del evento:

a) Selección de la sede.
b) Contacto con la sede.
c) Inspección del lugar sede.
d) Probable fecha del evento.
e) Cotización de tarifas.
2. Ocho meses antes del evento:
a) Determinación de fondos con que se cuenta.
b) Selección de exponentes.
c) Envío de invitaciones a los expositores.
3. Seis meses antes del evento:
a) Recepción de contestaciones de los expositores.
b) Selección de recursos materiales.
4. Cuatro meses antes del evento:
a) Agenda provisional.
b) Recepción de ponencias.
c) Registro, redacción y traducción de documentos y/o ponencias.
d) Número y tipo de habitaciones.
e) Fecha de entrada y salida.
f) Selección de servicios que ofrece la sede.
g) Verificación de políticas de la sede en cuanto a:
o Contratación.
o Cancelación.
o Depósitos.
o Capacidad de los salones.
o Horas de servicio.
h) Contratación fuera del lugar sede.
i) Promoción y publicidad.
j) Exhibiciones.
k) Selección del menú.
l) Contratación del personal y equipo extra.
m)Transportación.
5. Dos meses antes del evento:
a) Confirmación de la sede.
b) Impresión de documentos y/o ponencias.
c) Elaboración de las sesiones de trabajo.
d) Envío de documentos, programas y promoción a expositores.
e) Envío de invitaciones y programas a participantes.
f) Bloqueo de habitaciones.
g) Llenado de la forma detallada del evento.
h) Agenda final.
6. Un mes antes del evento:
a) recepción de contestaciones de participantes.
b) conocer las formas de registro de la sede.

c) verificar cambios de última hora.

7. De tres meses a un mes antes del evento:
a) Contrato y entrega de la forma detallada del evento.
b) Verificación de que todos los servicios de la sede tengan conocimiento del evento.
c) Actualizar todos los detalles de la agenda y de los participantes.

[…]
2.1.2.4. Programa General de Trabajo (Acciones)
Los programas son aquellos planes que establecen objetivos, secuencias de acciones y
tiempo para realizarlos.
Es responsabilidad directa del OPR18 (OCC) elaborar el programa general de trabajo,
(otros lo titulan acciones, pero para efectos de este texto se llamará de trabajo).
Se recomienda que en la elaboración de dicho programa, recurra a sus más cercanos

colaboradores para su enriquecimiento, en este programa se deberá verter, en forma de
borrador, toda acción posible que de alguna manera se manifiesta en mayor o menor
grado y que influirá o afectará la reunión.
Las revisiones al “primer borrador” del programa y los consecuentes cambios y
alteraciones a éste agruparán de forma lógica diversas acciones que, por sus
características y objetivos, deben estar vinculadas. Dichas revisiones, las que fuesen
necesarias, acarrearan la duplicidad de funciones o el olvido de algunas.
Una vez realizadas las revisiones que según el criterio del OPR sean necesarias y
suficiente, las acciones se agruparán bajo una serie de subtítulos que permitan identificar
a aquellas en el logro de un objetivo especifico; por ejemplo: muchas acciones dentro del
plan general de trabajo se agruparán bajo subtítulos, como programa técnico-científico,
programa social, de promoción, de hospedaje, de registro, etc.
Sujetas a la magnitud del evento, al número de asistentes anticipados, a la cantidad de

colaboradores, a los recursos económicos y al conocimiento y profesionalismo del comité
organizador19, la realización y cumplimiento de las acciones agrupadas bajo diversos
títulos serán ejecutadas por los subcomités correspondientes. En otros casos, una sola
persona o un grupo de ellas tendrá la responsabilidad de efectuar diversas acciones
agrupadas bajo un mismo subtitulo.
Es importante que en dicha etapa se agrupen y ubiquen de modo congruente las acciones
por desarrollar y que se hagan cronológicamente, en cuanto al seguimiento por aplicar y
al calendario por ejercer; sin embargo, a veces una acción se podrá ejercer sólo hasta
que otra se haya realizado. Como ejemplo cabe señalar que quién esta a cargo de
18
Organizador Profesional de Reuniones, se denomina así a la persona profesional que organiza eventos en Europa, donde a nivel
continental se celebra el mayor número de reuniones.
19
Tema que se estudia en lo que se refiere a integración

promoción, para cuyos efectos los impresos del evento son primordiales, no podrá realizar
la distribución y difusión mientras estos materiales no le sean entregados; a su vez, el
encargado de impresos no podrá efectuar su trabajo mientras el comité responsable de la
aprobación de los textos, formatos, etc., no dé su autorización. Como se precia, existe
una serie relacionada de acciones en las que algunas no se podrán ejercer mientras otras
no se cumplan.
La relación de las acciones, su agrupamiento y secuencia se deben plasmar en hojas de

trabajo extensas, las cuales se subdividirán en meses, semanas o días, a fin de
programar la fecha en que cierta acción deba iniciarse y aquella para la cual ha de
terminarse. La subdivisión de meses, semana o días estará sujeta al tiempo en que se
efectuará, facilita el seguimiento y supervisión que el OPR deberá efectuar a lo largo del
proceso administrativo de la reunión. El señalamiento gráfico de las diversas acciones y
sus tiempos de inicio y cumplimiento sirven también para indicar acciones y fechas
críticas, las cuales deben vigilarse y prever las acciones alternas que en un momento
dado se pueden aplicar para resolver una eventual crisis.
A continuación y sólo como ejemplo, se presenta un programa general de trabajo de una

supuesta reunión por celebrar. En este se podrán apreciar la secuencia de acciones y su
agrupamiento; asimismo, la calendarización que a cada una se ha asignado [...]

PROGRAMA GENERAL DE TRABAJO20
Acciones
Responsable Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre
Elección del tema del evento o reunión.
Definición de metas y objetivos generales y
específicos
Los participantes: determinación del tipo de

participantes y del número de éstos.
Determinación del método de selección de los
participantes.
Los ponentes: selección de posible fecha de
realización y duración del evento.
Selección de posible fecha de realización y
duración del evento.
El lugar: selección del lugar del evento.

Elección de los copatrocinadores.
Designación de un coordinador general y de su

contraparte
Oficial
Propuesta y aprobación de invitados oficiales
Propuesta y aprobación de condiciones de
invitación
Elaboración y envío de invitaciones
Seguimiento a invitaciones
20
Este es un ejemplo de un Programa General de Trabajo, las acciones enunciadas no son limitativas pueden variar de acuerdo al tipo y magnitud de evento

Acciones
Verificación de protocolo y requerimientos
especiales (seguridad)
Coordinación y supervisión
Elaboración de diplomas de reconocimiento
Análisis y Evaluación. Recomendaciones
Programas
Programa técnico-científico
Temáticas propuesta y selección
Proposición y selección de ponentes
Condiciones de invitados
Disponibilidad de Ponentes y selección
Disponibilidad de ponentes, confirmación
Primera invitación formal a ponentes
Integración y calendarización de programas
Elaboración de reconocimientos o diplomas
Determinación y Contratación de servicio de
apoyo
Integración al programa general
Reunión con los ponentes, modificaciones
Entrega de reconocimientos
Relaciones publicas
Propuesta y aprobación del programa de RP
Calendarización y elaboración de presupuesto.
Aprobación del mismo
Acciones de acuerdo a calendario
Análisis y evaluación. Recomendaciones

Acciones
Alimentos y Bebidas
Propuesta y aprobación de :
Menús
Bebidas
Elaboración de presupuestos para el evento
Estudio y aprobación de financiamiento
Estudio y aprobación de patrocinadores
Seguimiento a prospectos patrocinadores
Confirmación y agradecimiento a patrocinadores
Elaboración de menús y reconocimientos
Elaboración de planos de montaje e instructivos
Asignación de mesas VIP´s y protocolo
Supervisión y verificación de montajes
Coordinación y supervisión de alimentos
Reconocimientos, patrocinadores, invitados
especiales
Exhibición y Eventos
Propuesta y aprobación de eventos
Propuesta y aprobación de tipos de eventos
Propuesta y aprobación de fechas y horas
Propuesta y aprobación de :
Menús
Bebidas
Propuesta y aprobación de lugares
Variedad o entretenimiento
Decoración y/o ambientación
Elaboración de presupuestos para el evento
Estudio y aprobación de financiamiento
Estudio y aprobación de patrocinadores

Acciones
Seguimiento a prospectos patrocinadores
Confirmación y agradecimiento a patrocinadores
Reservación de salones, menús, bebidas,
variedad, entretenimiento, decoración
Elaboración de menús y reconocimientos
Elaboración de planos de montaje e instructivos
Asignación de mesas VIP´s y protocolo
Supervisión y verificación de montajes
Ensayos artísticos y presentaciones
Coordinación y supervisión del evento
Reconocimientos, patrocinadores, invitados
especiales
Registro
Análisis y estudio de los sistemas de registro
Consideraciones de incentivos para prerregistros
Elaboración de formas borrador para registros
Selección, aprobación e impresión de formas.
Determinación, selección y tipo de montaje en el
lugar de registro
Reservación y solicitud de equipamiento
Análisis y estudio de recursos humanos
Reunión y capacitación del personal de apoyo
Solicitud y contratación de materiales y equipo
Verificación de la entrega de los materiales de
registro
Integración de Kit
Verificación de la entrega de equipos y
materiales restantes
Instalación del área de registro

Acciones
Supervisión y control de registro
Supervisión y control de la caja de registro de
última hora
Hospedaje
Visita a hoteles, obtención de la totalidad de
información
Propuesta y aprobación de hoteles
Elaboración de la carta-convenio
Celebración de contrato, estableciendo bases de
anticipo, penalidades, cortesías, control de
cuentas, etc.
Transportación
Transporte Aéreo
Estudio y análisis de requerimientos
Investigación de líneas en servicio, frecuencias,
horarios, tipo de avión y costo.
Reservaciones y bloqueos
Traslados
Estudio de requerimientos de traslados
Investigación de empresas, tipos de vehículos y
costos
Supervisión y control de los servicios
Transporte terrestre masivo
Estudio de requerimientos de traslados
Investigación de empresas, tipos de vehículos y
costos

Acciones
Elaboración de la guía del transporte
Supervisión y control de los servicios
Promoción
Publicidad de medios internos
Propuesta y aprobación de medios internos
disponibles
Recomendación de pauta publicitaria
Presupuesto
Publicidad de medios externos
Propuestas y aprobación de medios externos
Diseño publicitario
Propuestas y aprobación de bocetos artísticos
para publicidad
Viajes promociónales
Propuesta y aprobación del programa de viajes
promociónales
Elaboración y aprobación del presupuesto
Calendarización de viajes
Ejecución de viajes
Impresos promociónales
Determinación y aprobación del número y
cantidad de impresos promociónales por
elaborar. Presupuesto estimado
Elaboración, presentación y aprobación de

bocetos preliminares. Entrega a la imprenta
Entrega de imprenta y entrega a comités

Acciones
Aceptación y firma de conformidad de los
comités
Servicios Generales y Logística

Ordenes de trabajo y compromiso de entrega de
logo de la reunión, mantas de bienvenida,
pancartas y avisos diversos,
Señalamientos,
Ambientación y decoración de las salas de
trabajo,
Ambientación y decoración para eventos
sociales,
Ambientación y decoración del presidium y de la
sala de sesiones plenarias
Seguimiento, supervisión y control de los
trabajos.
Elaboración de calendario, inspección, revisión y
entregas
Supervisión y control general
Equipos y materiales diversos
Elaboración y ordenes de contrato
Seguimiento y garantía de la entrega de
materiales
Recibimiento de materiales y equipos. Firma de
conformidad
Control de Inventario
Distribución de materiales y equipos
Devolución de materiales y equipos
Equipos técnicos especiales

Acciones
Determinación y aprobación de necesidades
Estudio de empresas proveedoras.
Presupuestos
Propuestas y aprobación
Contratación de servicios
Seguimiento al cumplimiento de los servicios
Instalación y pruebas de servicios
Supervisión y control de servicios
Finanzas
Investigación y estudio de eventos anteriores.
Evaluación
Proyecto económico de el evento proyectado
Estudio comparativo
Revisión de gastos por ejercicios de comités
Revisión de ingresos por cuotas, patrocinios,
donaciones especiales, etc.
Elaboración del posible flujo de caja
Calendarización de ingresos y egresos
mensualmente
Estudio y aprobación de requerimientos y
fuentes de financiamiento
Aprobación del presupuesto general y partidas
de acuerdo a las acciones por ejercer
Preparación de instructivo o manual de
procedimientos presupuestales. Formas de
control
Reunión con jefes de comités.
Entrega del instructivo o manuales y formas
Reuniones mensuales de análisis y control

Acciones
Supervisión y control de presupuestos
Supervisión y Control
Determinar acciones en las que se ejercerán
Elaboración de procedimientos y formas
Determinación de su ejercicio
Reportes
Análisis y Evaluación
Recopilación de informes
Estudios, análisis y evaluación
Elaboración de la memoria del evento
Entrega de memoria

[…]
2.1.2.5. Presupuesto
Deberá realizarse un presupuesto tentativo de los distintos costos de actividades del

evento. En éste se considerarán diferentes categorías de gastos:
Hospedaje y comida. Lo importante de este costo es fijar la calidad y nivel del servicio
que se desea contratar. Una vez establecidos se elegirán las opciones más favorables a
la capacidad financiera de la institución organizadora. Lo importante es mantener los
compromisos en el nivel fijado. En cuanto al hospedaje, en caso de dificultades de
reservación deberán buscarse opciones del mismo costo y calidad; lo mismo puede
decirse para los servicios de comidas en el caso de ser contratados.
Servicios de comida suplementarios. Éstos incluyen el café de los descansos a media
mañana y media tarde; cóctel o cenas de bienvenida o despedida de los participantes.
El primero de los rubros es casi ineludible. Los descansos y el café son actividades que
forman parte de la programación. No sucede lo mismo con el cóctel o las cenas. El costo
para estos rubros es generalmente bastante alto, por lo que deberá consultarse sobre la
política que se desee seguir respecto a los mismos. Muchas veces, y siempre en función
de la disponibilidad financiera, se suprimen o sustituyen por actividades menos
costosas.
Pasajes (aéreos y terrestres) y gastos de viaje. Para el cálculo de este rubro es
conveniente tener contactos con una agencia de viajes de reconocido prestigio y
seriedad. Con la misma se puede llegar a acuerdos en cuanto a los servicios, los que
generalmente pueden redundar en sustanciosos descuentos. Lo importante es que los
cálculos de los costos estimados sean lo más aproximado posible de manera que no
resulten sorpresas desagradables por sobregiros en este rubro.
Impresión y duplicación. Para este rubro deben calcularse la cantidad aproximada de
fotocopias y reproducciones que serán necesarias. Para ello habrá que realizar
estimaciones en función de documentos a fotocopiar así como de otros materiales
impresos. Deberá considerarse la posibilidad de alquiler de una fotocopiadora en caso
de no contar con este servicio al alcance inmediato. También deberá considerarse si en
el presupuesto del evento se incluirá la edición y publicación de los documentos
emanados del mismo.
Comunicaciones. De las comunicaciones telefónicas, por fax o por correo electrónico,
los costos de envíos postales de toda la documentación preparatoria del evento así
como la resultante del mismo deberán ser calculados dentro de este rubro. También
pueden incluirse los gastos que puedan demandar el envío por carga aérea de la
documentación emanada de la reunión hacía el país de origen de la institución
organizadora, o a los participantes que puedan vivir en el extranjero, hecho que se da
con frecuencia.
Materiales de Oficina. Estos materiales incluyen gastos de papelería tales como
carpetas, folletos, desplegables, logotipos, programas, útiles de escritorio, lapiceros,

etc., que se utilizan en las diferentes actividades tanto en la preparación como durante el
evento.
Alquiler de Audiovisuales y Contratación de técnicos. El empleo de proyectores de
[…] equipo multimedia21, equipos de sonido y equipos para traducción simultanea,
deben ser considerados como gastos. Asimismo, muchos de estos equipos,
especialmente los de amplificación y traducción, necesitan la presencia de técnicos para
su manejo. Deberá considerarse también el costo hora/servicio de estos técnicos si son
considerados como indispensables en la programación.
Honorarios de los oradores y ponentes. En muchos casos, los ponentes y oradores
no cobren por sus conferencias y charlas. Sin embargo, cada vez es más común que
existan honorarios para estas personas. El costo de los mismos varía
considerablemente, en especial si se trata de personas que vienen del extranjero o si
son oradores o especialistas de muy alto nivel y alta cotización.
Invitados Especiales, VIP. Muchas veces hay personas invitadas especialmente, si
bien pueden no participar durante todo el evento, las horas o días en que permanecen
generan gastos que deben ser cubiertos por los organizadores. Deberá preverse un
rubro especial para estos invitados realizando un cálculo en función del tiempo que
estarán presentes.
Imprevistos. Es indispensable contar con una suma para imprevistos que pueden ser
desde un problema de aumento en el costo de pasajes hasta un accidente de
importancia. No está de más contar con estos fondos auxiliares.
Impuestos. Es cada vez más frecuente encontrarse con sorpresas en relación con el
recargo por impuestos, especialmente en los rubros de hoteles, comidas y aduanas. Es
imperioso averiguar con anticipación que rubros llevan impuestos y a cuánto ascienden
los mismos
Alicia Richero.
(de Eventos, Guía Practica para su Planeación y Ejecución pp. 30 - 33)
[…]
El presupuesto es la formulación de planes para un periodo determinado y a futuro, dado
en términos contables. Determina con la máxima exactitud posible, el capital o inversión
requerida para realizar la reunión y debe considerar la recuperación de ésta mediante los
diversos recursos disponibles.
La elaboración de un presupuesto está vinculada directamente con el Plan General de

Trabajo. Debe abarcar toda clase de acción que se manifieste en forma directa o
indirecta, tangible o intangible, en una valoración contable […].
21
Equipo que se utiliza actualmente en conferencias y congresos.

[…]
Presupuestos para Reuniones.
Consideraciones Generales.
A lo largo de los años se han manifestado dos políticas en lo que respecta a los
presupuestos para reuniones: las reuniones sujetas a presupuesto y los presupuestos
sujetos a una reunión.
A. Reuniones Sujetas a Presupuestos.
Este tipo de concepto presupuestario es realizado frecuentemente por el tipo de reuniones

empresariales. El gasto o inversión que las reuniones empresariales efectúan durante un
año es absorbido por la empresa en la mayoría de los casos. Para éstos efectos, al inicio
de su ejercicio fiscal, la empresa presupuesta la partida correspondiente a la inversión
destinada a las reuniones en el ejercicio fiscal del año próximo.
Las condiciones generales de la empresa, su situación económica y el tipo de reuniones

que celebrará, determinarán el presupuesto para cada reunión, De acuerdo con ello, el
programa general de trabajo se somete al presupuesto establecido. Esta política
presupuestaria es ejercida también por ciertas asociaciones y organismos similares, con
base en sus experiencias del pasado.
B. Presupuestos Sujetos a Una Reunión.
Este tipo de conceptos presupuestarios es el que más se aplica en la mayoría de las

reuniones organizadas por asociaciones y organismos similares.
El programa general de trabajo señalará en su cuantificación el presupuesto requerido

para ejercerlo. Obviamente, las modificaciones al programa se pueden aplicar en diversos
renglones para adecuar un programa más realista, según las circunstancias de la reunión.
Por su parte, el tipo de reunión así como sus programas y acciones por efectuar,
determinarán el presupuesto necesario para ejercerlo.
En la elaboración de dicho presupuesto se estimarán de manera realista las posibilidades

de recuperación que mediante patrocinios, cuotas de inscripción y otros medios de
ingresos se generen.
Elaboración de presupuestos.
Toda acción que muestre una valoración contable se debe incluir en el presupuesto. Por
norma general, los presupuestos se dividen en dos renglones principales: egresos e
ingresos.

A. Egresos.
También conocidos como gastos, inversiones, etc., Los egresos deben representar toda
valoración contable que satisface el logro de los servicios y elementos materiales en
función directa de la reunión.
Los diversos renglones y cuantificación de los recursos para el logro de las metas que se
indican detalladamente en el plan general de trabajo proporcionarán la totalidad de
egresos estimados que exige la reunión.
Por otra parte. Los egresos se pueden catalogar como fijos y variables:
Egresos fijos: Son todos aquellos que se realizan de forma determinante, sin verse
afectados por el número de delegados participantes en la reunión. Dicho de otro modo,
son gastos que necesariamente se ejercerán, predeterminados e inalterables, por
ejemplo:
a) Gastos de promoción (en su gran mayoría),
b) Honorarios, transporte, alojamiento para invitados, ponentes, conferenciantes, etc.
c) Contrataciones para entretenimiento como orquestas, variedades, etc.
Egresos variables: Son aquellos condicionados al número final de asistentes a la

reunión; en otras palabras, la totalidad de estos egresos depende del número de
asistentes, por ejemplo:
a) Inversión para los materiales de distribución; portafolios, gafetes, programas, etc.
b) Contratación de unidades de transporte local para traslados de los delegados
participantes a los diversos lugares que el programa de actividades requiera.
c) Contratación y garantía (normalmente de 48 horas) para los servicios de alimentos y
similares.
B. Ingresos.
Los ingresos deben representar toda valoración contable para el beneficio económico,
vinculado directamente con la realización de la reunión.
Para efectos de una reunión, sus ingresos se pueden generar de diversas formas:
1. Cuotas de inscripción o registro. Son probablemente, el medio más significativo de

recuperación económica de la reunión. En ciertos casos, pueden representar hasta el
100% de los egresos ejercidos. Las políticas y tradiciones que se den a este respecto
se deben tener en cuenta, mientras que la estimación y valoración ha de manejarse
con sumo cuidado, pues un exceso en su fijación puede restar asistencia.
2. Cuotas de acompañantes. Constituyen un medio adicional de ingresos que puede ser
muy importante para cubrir ciertos rasgos.

Un estudio detallado de lo que representa la presencia de un acompañante, en cuanto

a egresos o inversión, se debe considerar para establecer una cuota correspondiente
del acompañante.
3. Cuotas especiales. Son aquellas que por las características especiales de la reunión,
se pueden cobrar a los delegados participantes. La aplicación de estas cuotas
especiales se debe analizar cuidadosamente, ya que un gran exceso de ingresos
puede restar la asistencia o generar descontento general en la reunión. Como cuotas
especiales se deben estimar las siguientes:
4. Subsidios o contribuciones. Se pueden obtener donaciones en efectivo o materiales
de organizaciones públicas o privadas, cuyo uso represente una disminución en los
ingresos presupuestados para la reunión. En la mayoría de los casos, dichas
contribuciones se manifiestan mediante elementos materiales, como portafolios,
bolígrafos, impresos, carteles, memorias, programas, anuncios, etc.
a) Venta de boletos para eventos sociales, especiales, etc.;
b) Registro de competencias deportivas, torneos de golf, de tenis, etc.
c) Venta de reproducciones de ponencias, trabajos, estudios, memorias, impresos,
casetes grabados, etc.;
d) Venta de boletos para rifas, sorteos, premiaciones, etc.
5. Patrocinios. En ocasiones una organización pública o privada asume la
responsabilidad directa, total o parcial del plan general de trabajo y/o programa de la
reunión; por ejemplo: eventos de carácter social, cenas-baile, comidas, desayunos, etc.
6. Exposiciones. Un reconocido y aceptado medio de recuperación económica para una
reunión es sin duda la realización de exposiciones […].
[…]
Negociaciones.
Las negociaciones del OPR o de las personas responsables de ciertas acciones que se
indican en el programa general de trabajo son importantes y valiosas en cuanto a la
elaboración del presupuesto.
La habilidad para negociar no es una capacidad común en la mayoría de las personas; sin
embargo, debe ser una característica innata en un OPR.
Un negocio, para serlo, debe beneficiar a ambas partes; así, no se puede comprar un
Rolls Royce a precio de Volkswagen; si se obtiene, algo andará mal. Apretar las tuercas
puede, aparentemente, dar resultado, pero en un momento dado se manifestará en la
carencia de servicio o calidad.
Las negociaciones que se pueden hacer deben regirse por las reglas siguientes:
Todo es negociable.
Todo debe ponerse por escrito; contratos, acuerdos o confirmaciones.
No avergonzarse de preguntar.
No abusar

Conocer de antemano el potencial económico que represente la reunión.
Argumentos válidos de negociación.

A continuación, y sólo como ejemplo, se exponen algunos de los argumentos válidos que
se pueden esgrimir como base de negociaciones:
a) La publicidad y difusión que el destino, hotel, línea aérea, centro de convenciones u

otro tipo de establecimiento recibirá de acuerdo con la promoción del evento, como
cartas, boletines, publicidad impresa, publicidad en radio, carteles, etc.
b) La asignación oficial del hotel o línea aérea y el prestigio que esto representa.
c) El número de eventos sociales que se programarán (cenas, comidas, cenas-baile,
recepciones, etc.) y la derrama económica que esto representa.
d) El alto consumo de bares y restaurantes que los convencionistas asistentes ejercen
en este tipo de eventos.
e) Las contrataciones independientes que las empresas o proveedores participantes en
el evento realizarán (suites de hospitalidad, cenas, recepciones, etc.).
f) Las compras al comercio local, arrendamientos de automóviles, etc.
g) Consumos en restaurantes, clubes nocturnos, teatros y establecimientos similares
por los delegados participantes en la reunión.
Peticiones de negociaciones
En seguida, sólo como ejemplo, se enumeran algunas peticiones que se pueden negociar
y que, según la habilidad del negociador, son factibles de obtener justamente:
a) Cuartos de cortesía, con base en la totalidad de cuartos pagados.

b) Mantas de bienvenida y atención especial (mostrador independiente) para el registro
de los delegados participantes.
c) Coctel, recepción o evento social por parte del hotel, cámara de comercio,
asociación de comerciantes, autoridades municipales o conjuntamente.
d) Apoyos promociónales, como impresos tipo shells que ahorran costos
promociónales y otros impresos informativos (mapas, guías, carteles, etc.).
e) Tarifas de transportación preferenciales o descontadas, reservaciones grupales,
atención especial en el aeropuerto, mostrador para convencionistas, etc.
f) Acceso gratuito a las salas de trabajo, exposiciones, etc.
g) Descuentos especiales en restaurantes, clubes nocturnos, renta de automóviles, etc.
h) Patrocinios en especie.
i) Apoyos publicitarios internos y externos.
Con quién se puede negociar

A continuación cabe señalar las empresas con las que se pueden efectuar las
negociaciones mencionadas:
a) Hotel sede seleccionado y los de apoyo.
b) Línea aérea que vuela al destino seleccionado.

c) Autoridades oficiales de la sede: oficina de turismo, municipalidad, estado, etc.

d) Organismos privados de la comunidad, como Cámara de Comercio, etc.
e) Empresas proveedoras de los diversos servicios contratados: arrendadoras de
automóviles, transportistas generales, etc.
f) Instituciones bancarias: tarjetas de crédito, etc.
Reconocimiento y crédito a colaboradores

Cualquier colaboración, contribución, descuento o negociación que se logre debe
manifestarse y reconocerse públicamente. Por lo general, esto se ejerce en el programa
oficial, en el que se mencionan las empresas colaboradoras en el evento.
Cuotas de Registro o Inscripción a Reuniones

Como se ha mencionado, la cuota de registro o inscripción a una reunión puede
representar hasta el 100% de los ingresos para cubrir los gastos de la reunión. En otros
casos se requiere que esos ingresos no sólo cubran los gastos de la reunión, sino que
además quede un remanente para los gastos administrativos de la asociación u
organismo organizador. Por ello, es importante estudiar las cuotas de registro o
inscripción, pues un error en su cálculo puede afectar severamente la economía del
organizador […].
[…]
La cuota de reunión o registro es el pago que efectúa una persona asistente a la reunión,
para recibir a cambio una serie de beneficios y servicios materiales, sociales o
profesionales. Los servicios que reciba un delegado participante a cambio de una cuota
de inscripción, estarán sujetos a una serie de consideraciones, las cuales serán definidas
desde su inicio por los organizadores de la reunión.
La variedad de beneficios que recibe una persona inscrita a una reunión es tan amplia y
diversa que no se puede formular un criterio general. Los factores que intervienen para
determinar que tanto se da y por qué son diversos.
En términos generales, cabe manifestar que los criterios aplicables a cuotas de registro o
inscripción se han catalogado de la manera siguiente, sin que esto represente una norma
general:
a) Cuota de inscripción con todo incluido. Ésta abarca todo gasto posible del
convencionista, como transporte aéreo, traslados, hotel, eventos sociales, sesiones
técnico-científicas, eventos deportivos, culturales o turísticos, etc. A excepción de los
gastos de carácter personal: lavandería, consumos de bar, llamadas de larga
distancia, etc.
b) Cuotas de Inscripción limitadas. Que incluyen sólo materiales y sesiones de
trabajo, con posiblemente uno o dos eventos de carácter social. Se excluyen de la

cuota; el costo de transporte aéreo, el hospedaje, los gastos personales, los viajes
de reunión previa y posterior, etc.
c) Cuotas extra limitadas. So las que normalmente se ejercen cuando la reunión se
celebra en una ciudad en la que se espera una gran participación local, que no
requerirá transporte, hospedaje, alimentos, etc. Estas cuotas sólo incluyen el
derecho de asistir a las sesiones de trabajo y posiblemente algunos elementos
materiales, pero en la gran mayoría no abarcan ni esto.
d) Cuotas especiales. Son aquellas que se aplican a los acompañantes, visitantes
locales, expositores, etc.
Consideraciones generales acerca de cuotas de inscripción o registro.
Como esta acción es una de las más importantes, pues su determinación acertada se
reflejará en los buenos resultados económicos de la reunión, en seguida se señalaran
algunos errores graves y económicamente importantes en cuanto a presupuestos y
cuotas de inscripción o registro:
a) Carencia y desconocimiento total del proceso administrativo de reuniones.

b) Descuido y ligereza en el estudio de reuniones previas durante la etapa de previsión.
c) Cálculos exageradamente optimistas, sin fundamento, del número anticipado de
asistencia a la reunión.
d) Optimismo infundado y carente de confirmación en cuanto al logro de patrocinios,
subsidios y colaboración de organismos oficiales o privados.
e) Dispendio excesivo en los programas de la reunión, especialmente en los de
carácter social, así como en la atención exagerada a invitados.
f) Mantener cuotas tradicionales que no se han ajustado a la realidad actual.
g) Temor al cambio de cuotas tradicionales por las apegadas a la realidad, debido a
sus posibles efectos en la asistencia.
h) Carencia de negociaciones fructuosas con proveedores de servicios y materiales.
i) Desconocimiento de posibles organizaciones públicas o privadas que contribuyan de
alguna forma a disminuir gastos directos.
j) Temor a implantar acciones redituables (como rifas, sorteos, etc.) que contribuyan al
logro de recuperaciones económicas.
k) Olvido de gastos menores: propinas, IVA, servicio, garantías mínimas, factor
inflacionario, intereses, etc.
Consideraciones especificas acerca de las cuotas de inscripción o registro.
[…] Consideraciones especificas que el OPR tiene obligación de atender y evaluar al

elaborar y determinar el presupuesto y las cuotas de inscripción o registro:

a) Reglas de la asociación o empresa que consideran conceptos concretos de los

presupuestos y cuotas de inscripción o registro.
b) Contingencias que se deben tener en cuenta durante la elaboración del presupuesto.
c) Mínimo o máximo que el delegado participante debe recibir en lo que respecta a
materiales o servicios durante la reunión.
d) Porcentaje de los costos generales de la reunión que deben abarcar los ingresos por
concepto de cuotas de inscripción o registro.
Una vez que tales consideraciones especificas u otras hayan sido atendidas, se deberá
proceder a lo siguiente:
a) Analizar y comparar el presupuesto de egresos con el de otros eventos celebrados

en el pasado.
b) Estudiar y comparar las cuotas de registro de los eventos realizados con las de los
actuales.
c) Analizar y pronosticar, hasta donde sea posible, la asistencia real de la reunión.
Determinación de cuotas de inscripción o registro
Una vez consideradas, estudiadas y establecidas las políticas que regirán las cuotas de
inscripción, se deberá determinar la cuota de inscripción que de manera real ha de
establecerse para efectos de la reunión, y que de modo adecuado abarca sus gastos y
cualquier contingencia anticipada.
La formula más simplificada aplicada a esta acción es la siguiente:
EV +EF + C = CR
DE
Donde:
EV= egresos variables
EF= egresos fijos
C= contingencias22
DE= delegados efectivos (participantes reales)
CR= cuotas de registro
Al aplicar dicha fórmula se deben considerar con cuidado los siguientes puntos:
a) Considerar de manera real el número de delegados que pagarán sus cuotas de

registro correspondientes.
22
Es un porcentaje aproximado (es recomendable un 10% de la suma de egresos fijos y variables) para posibles gastos e
Imprevistos y así no incrementar demasiado la cuota de registro.

b) Determinar si en el renglón de egresos se han estimado los patrocinios, cortesías y

contribuciones comprometidas y confirmadas por escrito.
c) Establecer de forma similar las cuotas correspondientes para los acompañantes,
estudiantes, visitantes, expositores, etc.
d) No olvidar las posibles contingencias para que sean cubiertas por concepto de
cuotas de registro.
2.1.2.6. Punto de equilibrio.
Es aquel en que los ingresos compensan los egresos; en otras palabras gráficamente
manifestado, es el punto en el que los egresos fijos y variables cruzan la línea de los
ingresos.
Dicho punto muestra el balance sin pérdidas o ganancias; además, debe servir como
parámetro o guía, establece el mínimo de asistencia por cuota de inscripción para cubrir
los gastos de la reunión.
Fórmula para obtener el punto de equilibrio23:
PE= EF
CR – EV
Donde:
P E = Punto de Equilibrio
EF = Egresos Fijos
CR ó PVU = Cuota de Recuperación o Precio de Venta Unitario
EV = Egresos Variables
2.1.3. ORGANIZACIÓN.
[…]
En el proceso administrativo de reuniones, la organización se puede definir como la
estructuración de acciones y funciones, la asignación de jerarquías y el establecimiento
de puestos para lograr los objetivos determinados previamente, con la máxima eficiencia y
ahorro de recursos humanos, materiales y económicos.
La organización se relaciona estrechamente con la forma de celebrar la reunión. En esta

etapa de trabajo, el OPR debe limitarse al modo de hacer las cosas (organización) y no
extenderse o prolongar su campo a la etapa de integración, o sea, con qué y con quiénes.
23
Esta formula se obtiene con los datos que se tienen de la cuota de registro

Durante esta etapa de trabajo se presenta una tentación, que consiste en abarcar
funciones de integración, como reclutamiento de personal, selección, etc.
La organización es la etapa final del aspecto teórico, mecánico o estructural del proceso
administrativo de reuniones. Cuando esta etapa se termina, se inicia la etapa práctica,
dinámica u operativa de dicho proceso.
2.1.3.1. Principios de Organización
En todo proceso de organización existen principios que se deben considerar, de acuerdo

con las necesidades de cada caso.
Principio de especialización.
La división limitada y concreta de acciones por desarrollar rinde mayor eficiencia y
destreza.
Con respecto a tal principio se deben tener en cuenta las observaciones siguientes:
a) La especialización es útil cuando se tiene un conocimiento general del campo del
que forma parte dicha especialización y de la vinculación de sus acciones con otras
para lograr los objetivos.
b) La especialización esta limitada a la capacidad de la naturaleza humana; si esta no
se reconoce, se podrán desperdiciar talentos o se emplearán en actividades de
poca o relativa importancia.
Principio de unidad de mando.

Para cada función debe existir un solo jefe.
Para establecer orden y eficiencia, es imperativo delegar la unidad de mando. Ningún

subordinado podrá cumplir su trabajo si sobre una misma acción recibe instrucciones de
dos o más personas.
Dicho principio no contradice otros conceptos de organización en los que una persona o
grupo tiene varios jefes, pues teóricamente, estos últimos atienden materias o funciones
distintas.
Principio de equilibrio de autoridad – responsabilidad.

Para cada nivel jerárquico se establece y precisa el grado de responsabilidad de sus
acciones y, al mismo tiempo, la autoridad correspondiente.
Ejercer autoridad sin responsabilidad trastorna gravemente la organización, además de

ser riesgoso delegar responsabilidad sin la autoridad correspondiente.

La autoridad se ejerce de arriba hacía abajo, mientras que la responsabilidad va en línea

ascendente.
Principio de equilibrio de dirección – control.

En cada grado de delegación se deben establecer los controles adecuados para asegurar
la unidad de mando y de acciones.
La delegación de acciones (responsabilidades y autoridad) depende de una serie de

aspectos, como capacidad de la persona, naturaleza de acción o función, etc.; por tanto,
los planes generales, el control final y el concentrado de resultados se deben reservar
siempre para quien delega.
La autoridad se delega mientras que la responsabilidad se comparte; por ende, para cada
nivel jerárquico deben existir los controles de dirección, a fin de corregir errores, orientar
acciones y, en último caso, limitar la responsabilidad o reubicar al responsable.
2.1.3.2. Funciones, Reglas y Técnicas
Durante la etapa de planeación se establecen claramente los objetivos y el plan general

de trabajo de la reunión por celebrar. El estudio minucioso de dichos objetivos y planes
incluirá una serie de acciones primarias. Con la separación, clasificación y agrupación de
acciones se inicia la primera etapa de la división de funciones.
La división, clasificación y agrupación de funciones, al realizar una reunión, están sujetas

en cada caso a una serie de factores, como los siguientes:
a) Importancia numérica de los asistentes a la reunión. La división de funciones para

una reunión de 100 personas no requerirá tanta especialización como la de una
reunión de 1000 o más personas.
b) Programa general de trabajo, técnico, social y de acompañantes, por ejemplo: que
tan extremo o limitado, qué tanta responsabilidad asume el comité organizador, etc.
c) Recursos humanos disponibles, por ejemplo: con cuánta gente se cuenta, qué
experiencia tiene, etc.
d) Recursos económicos, por ejemplo: qué disponibilidad económica existe para la
contratación externa, temporal o a largo, mediano o corto plazo, de materiales o
recursos humanos.
Las consideraciones mencionadas son sólo algunas de las que influirán de modo
determinante en la división de funciones.

Reglas sobre la división de funciones
Existen innumerables sistemas de reglas para realizar una división de funciones; sin
embargo, como las reuniones son diferentes una de otra, cada organizador u OPR deberá
aplicar sus mejores criterios y conocimientos para elegir la regla que mejor convenga.
En seguida se señalan algunas consideraciones de gran utilidad para aplicarlas según la

acción:
a) Escribir todas las funciones y acciones que el plan general de trabajo contiene en
relación ala a reunión.
b) Considerar cualquier otra acción o función que probablemente no se incluya en el
plan general de trabajo.
c) Ampliar dicha lista, de modo que se abarque las funciones y acciones en los niveles
inferiores.
d) Integrar de acuerdo a sus características, acciones y funciones en grupos. Cuando
la función o acción lo amerite.
e) Definir las funciones de forma sencilla, como hospedaje, recepción, relaciones
públicas, promoción, registro, etc.
2.1.3.3. Unidad de Organización.
Las unidades de organización se forman de acuerdo con las funciones que se

desarrollarán en cada línea básica. En la constitución de dichas funciones se deben
aplicar tres criterios prácticos fundamentales:
El trabajo que se debe realizar
Las personas específicas de que se debe disponer.
Los lugares en que dicho trabajo se debe ejercer.
La nomenclatura de unidades de organización suele ser uniforme en cada organización,

aun cuando para la realización de reuniones probablemente sólo se requieren uno o dos
niveles jerárquicos, la que prevalece es la siguiente: división, departamento, sección,
grupo-subgrupo y unidad-subunidad.
En el ámbito de las reuniones, especialmente en aquellas organizadas por asociaciones e

instituciones similares, la terminología de comité de honor, comité ejecutivo, comité
organizador y los subsecuentes subcomités se usa comúnmente para la delegación de
diversas funciones.
Sujetas al tipo de evento y a lo extenso que la organización lo requiera, las unidades de

organización y sus títulos quedan a criterio del OPR.

2.1.3.4. Sistemas de organización.
Los sistemas de organización son medios técnicos con los que se efectúa la organización.
Se expresan en las cartas o graficas de organización y se complementan con los
manuales e instructivos de sus funciones.
Organización lineal o militar

La autoridad y la responsabilidad correlativa se transmiten íntegramente por una sola
línea para cada persona o grupo, de quién da las ordenes a quién las recibe.
Ventajas Desventajas
La organización lineal o militar es sencilla y clara Carece de flexibilidad
No hay conflicto de autoridad, ni fuga de Se presta a la arbitrariedad
responsabilidad La organización descansa en
Se facilita la rapidez de acción. los hombres y no en la
Se crea una firme disciplina, porque cada jefe institución
adquiere toda su autoridad. No estimula la especialización
Es más fácil y útil en la realización de reuniones
Organización Funcional o de Taylor

Esta es una división de la organización basada en funciones, actividades o especialidades
de la autoridad correspondiente.
Ventajas Desventajas
Implica mayor capacidad de especialidad Hay una definición de áreas de
de los jefes y por lo tanto mayor eficiencia responsabilidad y autoridad en
Conlleva la simplificación de trabajos acciones comunes a varias personas
complejos Implica frecuente duplicidad de mando
Contempla una adaptación rápida en el Existen fugas de responsabilidad
cambio de procesos.
Organización Lineal y Staff

La organización y staff permiten aprovechar las ventajas de los dos sistemas anteriores.
De la organización lineal conserva la autoridad y responsabilidad, transmitida
íntegramente por un jefe para cada función. De la organización funcional proporciona
asesoría y servicio de técnicos o cuerpos especiales para cada función.
Dicho sistema de organización lineal es el que emplean las empresas y asociaciones

profesionales hoy en día. A su vez la organización lineal se integra en gran parte por los
recursos humanos de la empresa o asociación o por personal contratado temporalmente.

Por otra parte el staff se compone de la contratación de profesionales en diversos

campos de acción, como agentes de viajes, técnicos en audiovisuales, coordinadores de
transporte terrestre, etc.
Vale la pena mencionar que la intervención de dichos cuerpos de asesores o staff sirven
cuando éstos llevan a cabo ciertas funciones en representación de los jefes de línea.
La integración de un sistema de organización con ejecutivos o secciones de staff se

fundamenta en las razones siguientes:
a) Los jefes de línea no tienen la preparación técnica o profesional específica que

requiere la acción de la cuál son responsables.
b) Aun cuando los jefes de línea tuviesen dichos conocimientos, por limitaciones de
tiempo y/o ejercicio de otras actividades, no les es permitido concentrar sus
esfuerzos para dedicarse a la acción encomendada.
c) Por razones de simplificación y uniformidad, conviene integrar a asesores
especialistas al sistema de organización de la reunión.
Con todos los beneficios aparentes que el sistema de organización lineal staff tiene, no se
puede pasar por alto algunas desventajas, como:
a) Se confunden los campos de autoridad lineal y del staff.

b) Los jefes de línea tratan de nulificar a los de staff, al considerarlos intrusos y
teóricos.
c) El personal de staff estima que el de línea es incompetente y limitado de visión.
d) Las recomendaciones del ejecutivo staff a veces son mal interpretadas por los de
línea.
2.1.3.5. Organigramas, Gráficas de Organización o Carta de Organización.
El organigrama permite interpretar el sistema de organización en hojas o cartulinas que

indican gráficamente como esta constituida la organización. Puede ser tan amplio y
aplicable como se considere necesario, o sólo demostrar de forma gráfica los tres o cuatro
niveles jerárquicos de mayor importancia.
Utilidad de los organigramas
El organigrama muestra claramente lo que sigue:

División de funciones o acciones
Niveles jerárquicos
Líneas de autoridad y responsabilidad
Canales formales de comunicación

La naturaleza lineal o el staff del departamento.

Los responsables de cada sección, comité o subcomité.
La relación que existe entre las diversas secciones, puestos, etc.
ORGANIGRAMA24
COORDINADOR
GENERAL
FINANZAS
PROMOCION ALIMENTOS Y LOGISTICA EXHIBICIÓN Y

PROGRAMA TRANSPORTE
BEBIDAS EVENTOS
Requisitos de organigramas
a) Deben ser claros y limitados al número de cuadros necesarios.
b) Deben incluir esencialmente los puestos de responsabilidad directa para la
realización de la reunión, ya sean de carácter administrativo u operativo. El comité
de honor se incluye a menudo como parte del organigrama, pero se sugiere que
esta gráfica se inicie con el presidente del comité organizador y se limite a los
comités, subcomités y unidades directamente responsables de acciones
específicas.
c) Deben contener nombres de funciones, no necesariamente de personas. Si ha de
aparecer el nombre de la persona, deberá ser en segundo término y en tamaño
más reducido del que menciona la función.
d) Deben representar el número más limitado de los elementos de la organización.
Siempre existe la tendencia a que al usar diferentes colores y dibujos de líneas, se
trata de presentar en un organigrama otras funciones que suelen hacer confusas
dichas cartas gráficas.[…]
24
Ejemplo de un organigrama en base a algunas de las funciones que se llevan a cabo en la organización de un evento

[…]
Niveles Jerárquicos
La administración (es decir, hacer por medio de otros) representa la obligación de delegar
autoridad y responsabilidad. El grado de autoridad y responsabilidad que se delega en
cada nivel determina el nivel de jerarquía de cada puesto.
Cada reunión, por su naturaleza, sus objetivos y las metas propuestas definirá la
importancia de las diversas acciones que se deban desarrollar, lo cual determinará tanto
la delegación de autoridad y responsabilidad, como el nivel jerárquico correspondiente.
Centralización y Descentralización
Aquí cabe señalar que no estamos de acuerdo con la total centralización o

descentralización en la organización de reuniones. La problemática de este tema es el
grado en que se debe o no centralizar la autoridad y las responsabilidades.
La administración centralizada delega poco y conserva el máximo control en los altos

niveles, de manera que se reserva a éstos el mayor número de decisiones.
La administración descentralizada delega el mayor número de decisiones y conserva sólo

los controles necesarios en los altos niveles.
En lo que respecta a la realización de reuniones, el grado en que conviene centralizar o

descentralizar depende de varios factores, entre los cuales se pueden considerar los
siguientes:
Las características de la reunión.

La inversión económica que representa la reunión.
La confianza y el reconocimiento profesional de las personas que ejercerán las
acciones cuya inversión es significativa.
Los controles de supervisión que se pueden establecer.
2.1.3.6. Definición de Funciones y Obligaciones.
En cada cuadro que aparezca en el organigrama, general o individual de sección se debe

incluir una definición precisa, clara e inequívoca para cada puesto y nivel jerárquico. Dicha
definición por escrito debe delinear claramente las funciones, obligaciones y autoridades
que esa unidad o por parte del equipo se responsabiliza a cumplir.
Es responsabilidad del OPR analizar los puestos, y en cada caso su función, obligación y
autoridad, además, describir y especificar el puesto.

En la descripción del puesto se distingue lo siguiente: a) el encabezado o titulo que debe

tener, b) la descripción general del puesto y c) la descripción especifica del puesto.
Las especificaciones del puesto deben contener: a) La habilidad, b) el esfuerzo, c) la

responsabilidad y d) las condiciones de trabajo.
2.1.3.7. Manuales e instructivos
Siempre es recomendable elaborar manuales o instructivos de las responsabilidades,

obligaciones y autoridad que el personal ejerce en cada puesto. En términos generales,
dicho trabajo debe definirlo el OPR, y su elaboración física puede ser compartida con la
persona que en la etapa de integración ocupará determinado puesto.


BIBLIOGRAFIA
UNIDAD II

Richero Alicia, Eventos, Guía Práctica para su Planeación y Ejecución, Editorial Trillas,
1999.
Pablo Cruz Gómez y María de Lourdes Salva V. Congresos y Convenciones, Editorial

Diana, 1989

UNIDAD III
OPERACIÓN PRÁCTICA DE LOS EVENTOS DE COMUNICACION
“Los detalles finos en eventos son aquellos que rebasan las necesidades básicas
de cualquier planeación, es entrar al universo de los miles de detalles con
sensibilidad y buen gusto… y llevarlos al cabo25”
3.1. Integración
La integración es la primera etapa dinámica, practica u operativa que responde a la

pregunta con quién o con qué del proceso administrativo de reuniones. A su vez, la
selección o contratación de los recursos humanos y materiales, internos o externos, que
ejercerán las acciones, con sus debidas responsabilidades y obligaciones que, con base
en el plan general de trabajo, se manifestaron y se consolidaron en la etapa de
planeación, en áreas especificas de responsabilidad y funciones, mediante la elaboración
de organigramas y funciogramas26.
La calidad de los elementos que se integran para formar parte del equipo de trabajo, con
base en su capacidad, profesionalismos, conocimientos, sentido de responsabilidad,
capacitación y entrenamiento, determinará el éxito o fracaso de la reunión.
En la mayoría de las instituciones que organizan dichos eventos, sean empresas o

asociaciones, la selección de los elementos integrados para formar parte del comité
organizador, en sus diversos niveles, la determina la alta gerencia o directiva de la
asociación. Una función importante del OPR es valuar las cualidades y la capacidad de
cada integrante propuesto, así ejercer su voz y voto cuando exista desacuerdo por
presiones políticas, recomendaciones familiares o imposiciones directas para influir en
cualquier nivel.
Cuando el OPR ha sido contratado, comisionado o responsabilizado para realizar el

proceso administrativo de una reunión, éste no puede correr riesgo de someterse a
influencias y políticas improcedentes que afecten el éxito de la reunión. Por tanto, la
selección de su equipo se debe basar en los conocimientos, capacidad, experiencia y
profesionalismo comprobados de cada colaborador
25
Fernando Compeán/ Mundo Editorial/ Convenciones… a Lápiz/ pag 49
26
También llamado fluxograma

Consideraciones Generales.
Sujetos al tipo de reunión, magnitud, destino, duración, tipo de evento y programas que lo
integren se determinarán el tamaño y la extensión del comité organizador.
En muchos casos, un comité o subcomité puede atender diversas acciones cuyas

interacciones son similares, mientras que en otras ocasiones la importancia de ciertas
acciones requerirá de la atención exclusiva de un solo comité. De la misma manera, una
acción, según su complejidad, puede ser llevada a cabo por diversos subcomités, los
cuales atenderán funciones específicas de una acción en general.
La experiencia de varios años demuestra que pocas organizaciones o instituciones,

públicas o privadas cuentan internamente con los recursos humanos y materiales para
satisfacer todas las necesidades y requerimientos de un evento. Tal situación ha creado la
especialidad profesional en diversos campos de acción vinculados directamente con la
realización de reuniones, los cuales pueden ser contratados de forma externa.
Consideraciones Específicas.
Grave error cometen personas bien intencionadas que, por su posición ejecutiva en una
empresa o asociación, desean ejercer su influencia al tratar de ingresar a familiares,
amigos o recomendados en los comités de trabajo de una reunión. En la mayoría de los
casos, esta acción obedece sólo al interés de darles algo que hacer, entretenerles o que
se diviertan a costa del éxito de la reunión.
Cabe reconocer que en varias ocasiones ha sido valiosa la contribución de esposas, hijos
o amigos, quienes en la mayoría de los casos contribuyen, sin remuneración económica,
con su tiempo y esfuerzo a la realización del evento; sin embargo, el influyentismo, el
paternalismo y el “amiguismo” impiden al OPR ejercer sus funciones ejecutivas. A última
hora y ante presiones, el trabajo se puede abandonar sin la menor reocupación. Otras
veces, ciertas acciones prestigiosas las efectuarán dichas personas, quienes no tienen la
capacidad o profesionalismo para hacerlo; en estos casos, el OPR deberá recurrir a su
diplomacia para aplicar su mejor criterio por el bien general de la reunión y sus resultados.


[…]
1.1.1. Comunicación
La comunicación se ha definido como un proceso por virtud del cual nuestros

conocimientos, tendencias y sentimientos son conocidos y aceptados por otros
Toda comunicación contiene ciertos elementos indispensables que se agrupan de la

manera siguiente:
a) Fuente de comunicación: persona o grupo que origina la comunicación.

b) Receptor de comunicación: persona o grupo al cual se dirige y recibe la
comunicación.
c) Canal de comunicación: medio por el cual se transmite la comunicación al receptor y
viceversa.
d) Contenido de comunicación: lo que quiere comunicar, con un contenido integro fiel,
la fuente al receptor.
e) Respuesta a la comunicación: toda comunicación implica una reacción o respuesta
(con ciertas excepciones).
3.1.1.1. Especies de comunicación
La comunicación puede ser: a) formal o informal, b) individual o colectiva, c) imperativa,

inductiva o informativa, d) oral, escrita o gráfica, e) vertical y horizontal, y f) descendente o
ascendente.
Formal o informal. La comunicación formal lleva un contenido deseado u ordenado a

través del canal indicado, mientras que la comunicación informal no lo requiere
necesariamente, pues puede ser de carácter sentimental o emocional. En este caso no se
usan canales de comunicación precisos.
Individual o colectiva. De acuerdo con el receptor, la comunicación puede ser individual

o colectiva. En el segundo caso, normalmente se eliminan el nombre o nombres de los
individuos y se les agrupa según sus funciones o actividades.
Imperativa, inductiva o informativa. De acuerdo con lo obligatorio de la respuesta o

acción a una comunicación, ésta última se divide en tres tipos. La primera exige una
respuesta precisa (acción, omisión, cambio, etc.); la segunda espera algún tipo de acción,
sin imponerla obligatoriamente, y la tercera es simplemente informativa, sin señalar o
condicionar una acción, por lo menos de inmediato.
Oral, escrita o gráfica. La importancia de seleccionar estos canales puede ser menos
apreciada; así, puede ocurrir que para diversos tipos de comunicación, se utilicen los tres

canales. La oral puede ser el canal empleado para la comunicación informal, pero no es
necesariamente recomendable para acciones con un proceso largo y complicado; además
se ejerce en casos de acción inmediata y de importancia relativa.
En casos específicos y con posible diversidad de interpretación, el apoyo que el canal

gráfico proporciona al escrito es altamente recomendable, por ejemplo: un instructivo de
hotel en lo que respecta al montaje de un salón de conferencias. Asimismo, se
recomienda la petición por escrito, acompañada de un diagrama.
Vertical y horizontal. La selección a este respecto estará sujeta al tipo de línea de

mando que muestre el organigrama del comité organizador. En ciertos casos se puede
manifestar en ambas direcciones.
Descendente o ascendente. Cuando la comunicación es vertical se subdivide en

descendente o ascendente para un entendimiento mejor. La comunicación descendente
se expresa a través de: políticas, reglas, instrucciones, órdenes e informaciones.
De la misma manera, la comunicación vertical-ascendente se manifiesta por medio de

reportes, informes, sugerencias, quejas, entrevistas y encuestas.
En el nivel horizontal, las comunicaciones se realizan mediante juntas, comités, consejos,

mesas redondas, etc.
Frecuencia de Comunicación
Como se indicó en líneas anteriores la comunicación es esencial para lograr los objetivos
de una reunión. Cada nivel jerárquico, cada sección, cada comité y las personas que lo
encabezan deben estar y mantenerse informados y comunicados continuamente de las
acciones y desarrollo de éstas en la organización de una reunión.
Sin restarle importancia a la comunicación, cabe advertir el riesgo de su mal uso cuando
no se definen claramente sus procesos. Existe una tendencia mal aplicada; la de
comunicador de todo a todos. Además del desperdicio de materiales y tiempo que ello
implica, se desvirtúa la importancia de las acciones de ciertos grupos; asimismo, existe la
tendencia a celebrar reuniones o juntas en las que participan personas cuya contribución
e intereses en la agenda de la reunión es mínima e innecesaria, lo que también causa
desperdicio de tiempo.
En cada nivel jerárquico se debe ejercer el medio de comunicación más indicado, de

manera que se establezcan la frecuencia y los canales más adecuados en cada caso.
Cada nivel mostrará la frecuencia y tipo de comunicación.

3.1.1.2. La Comunicación Escrita
La comunicación escrita tiene el mismo proceso que la comunicación verbal. Para que
se produzca la comunicación es necesario que existan tres elementos: emisor, el que
emite el mensaje; canal, que es el medio por el cual hacemos llegar el mensaje, y
receptor, el que recibe el mensaje y lo interpreta descodificando el código.
Para que la comunicación escrita sea eficaz debemos tener en cuenta las siguientes
reglas que vamos a desarrollar.
Eficacia
Para que un texto sea eficiente tiene que responder a cuatro requisitos:
 Claridad: las palabras que utilicemos deberán ser sencillas, claras, evitando
palabras demasiado cultas, rebuscadas o excesivamente técnicas.
Recuerde que lo que usted pretende es que el emisor comprenda su mensaje
 Concreción: sea concreto. No le dé vueltas al texto intentando disfrazar lo que de
verdad quiere transmitir. Utilice frases cortas. Son más fáciles de leer y de recordar
 Concisión: encuentre la palabra justa, el término exacto que mejor se adapte a la
idea que pretende transmitir. No pierda su tiempo ni el de los más utilizando frases
inútiles que, en lugar de enriquecer el texto, complican la interpretación del mensaje
que realmente quiere transmitir.
 Brevedad: sea breve, piense que los ejecutivos no tienen tiempo que perder
leyendo y leyendo todo lo que les llega a su mesa de despacho.
[…]
Cortesía
 No escatime cortesía en los escritos, no evite los tratamientos, y utilícelos
correctamente. Procure comenzar sus escritos con frases amables y cuide que la
despedida sea igualmente cortés.
Normas
 La presentación debe ser limpia y ordenada.
 Respetar las normas de ortografía, gramática y estilo.
 Utilizar la papelería de la empresa, con su nombre y logotipo.
Clasificación de los escritos
La correspondencia puede ser:

 Interna o externa: Dependiendo si es un escrito para dentro de la empresa o dirigido
al exterior.
 Ascendente, horizontal o lateral y descendente: Cuando van dirigidas a personas de
rango superior, de igual categoría o inferior, respectivamente.

 Individual o colectiva: Si se remite a una sola persona o a un grupo.

 Actual o histórica: En función del tiempo y de la actualidad de la comunicación.
Tipos de Escritos
La carta comercial
La carta comercial debe tener las siguientes características:
 Será directa, concisa y breve.
 No es necesario que la prosa sea brillante, pero si eficaz.
 Cuidar la gramática y la ortografía.
 El documento tiene que presentar armonía.
 El papel deberá ser calidad.
 En la parte superior, preferentemente en el ángulo izquierdo del papel, aparecerá el
membrete de la empresa.
 El logotipo puede ir en la parte superior, centrado. También puede aparecer en la
parte inferior o junto a los datos de identificación de la empresa.
 El tamaño utilizado de papel será el de cuartilla, folio, holandesa o A-4.
 Las cartas comerciales sólo se escribirán por una cara del papel.
 Si es necesario utilizar más de una hoja, se numerarán a partir de la segunda,
poniendo el número correspondiente en la esquina superior derecha o en la esquina
inferior derecha.
 Los márgenes serán más grandes en el lado izquierdo que en el derecho. También
serán mayores los espacios en blanco de la parte superior que los de la inferior.
 En la parte superior derecha se ponen los datos del destinatario: nombre de la
empresa, dirección y nombre de la persona a la que va dirigida la carta.
 En la actualidad no es necesario dejar espacios avanzados con relación a las
siguientes líneas cuando comencemos después de un punto y aparte. El margen es
igual para todos los párrafos.
 La separación entre párrafos puede ser igual o mayor que aquella que se usa entre
líneas.
Encabezamiento:
 Los encabezamientos van en consonancia a la confianza que se tenga con el
destinatario. Existen diversas formas de encabezamiento, todas ellas válidas,
siempre que se utilicen correctamente:
 Recuerde que el tratamiento de “señorita” ya no es válido ni correcto.
 Si la carta va dirigida a una personalidad, deberá emplear el tratamiento
correspondiente.
 Igualmente sucede con los poseedores de títulos nobiliarios cuando el tono
institucional de la carta hiciera relevante este detalle.

Despedida y firma:
 Al finalizar el texto, y antes de firmarlo, se escribe una frase de despedida seguida de
una coma o de nada, pero nunca se pondrá un punto.
 La despedida irá en consonancia con el encabezamiento. No parece lógico
despedirse con: “Un fuerte abrazo” de alguien a quien hemos tratado al principio
como “Distinguido Señor”.
 Cuando los datos del remitente se hayan incluido en el encabezamiento, al final
simplemente aparecerá la rúbrica del mismo.
 Si los datos del remitente no se hubieran incluido en el encabezamiento, se pueden
escribir a ordenador el nombre, apellidos y cargo, debajo de la rúbrica, que deberá
escribirse a mano.
El sobre:
 El papel del sobre deberá ser de la misma calidad que el de la carta.
 En las cartas comerciales se pueden utilizar sobres de ventanilla.
 El modelo más común en la correspondencia comercial es el llamado sobre
americano.
 Se pueden poner etiquetas adhesivas con el nombre y la dirección.
 Las etiquetas o el nombre y dirección a máquina u ordenador se colocará en la parte
izquierda del sobre.
 El tratamiento precederá al nombre del destinatario.
[…]
[…] Internet (correo electrónico)

 Se denomina “netiquette” al manual de los buenos modales en Internet.
 NO llame a las personas por su nombre si no las conoce, utilice el tratamiento de
señor o señora, don o doña.
 Procure editar bien los mensajes, antes de enviarlos compruebe a quien van
destinados.
 Intente no utilizar mayúsculas, en los mail equivale a “gritar”.
Pilar Benito Sacristán
Guía de Estilo, Protocolo y Etiqueta en la Empresa
pp. 39 - 47
[…]
3.1.2. Comité Organizador
En la etapa de organización y con base en el plan general de trabajo, se determinaron el

organigrama y funciograma operativo que la reunión exige, en cuya formulación se
tuvieron en cuenta las múltiples acciones de trabajo y se asimilaron aquellas que por su
naturaleza o similitud coincidían. Así mismo, cabe mencionar que dicho organigrama
establece las jerarquías, vías de comunicación y áreas de responsabilidad, autoridad y
obligación, todas divididas y subdivididas de acuerdo con el tipo y magnitud del evento.

Resulta atinado reiterar que el comité organizador es un organismo de trabajo y de

acción; es el comité el que ejecutará, accionará y pondrá en movimiento el plan de acción
elaborado con anticipación. Como se podrá observar gráficamente dicho comité
organizador esta constituido por diversos niveles de jerarquía, de manera que el
presidente es el más alto responsable de la reunión. A su vez en la mayoría de los casos,
el coordinador es apoyado por dos ejecutivos o personas cuyos títulos varían de reunión,
pero cuyas funciones normalmente se concentran en áreas importantes: finanzas y
operaciones.
La integración y calidad de las personas seleccionadas para ocupar los puestos

importantes, es posiblemente, la decisión más significativa que en dicha etapa se realice.
Las personas responsables de sus áreas específicas deben estar conscientes de los
objetivos y metas que la reunión anticipa lograr y, con base en esos logros, coordinar sus
acciones de forma positiva y constructiva, sin que sus responsabilidades sean motivo de
obstáculos y barreras.
Presidencia. La presidencia es ocupada generalmente por el más alto ejecutivo de una

empresa o asociación27, con amplios conocimientos administrativos y vasta experiencia
en la organización de este tipo de eventos. Atiende las decisiones acerca de la integración
de su equipo de trabajo.
Vicepresidente ejecutivo. Llamado también coordinador general ejecutivo, el

vicepresidente ejecutivo es y debe ser, para efectos de este texto, el OPR. Es un individuo
cuya amplia experiencia, conocimientos y profesionalismo comprobado forman parte
integral de la asociación o empresa; éste es contratado externamente y temporalmente
para ejercer las funciones que exige el puesto. En él recae la seria responsabilidad del
proceso administrativo de reuniones, de modo que se informa directamente de su
contratación al presidente y al comité organizador del evento.
Vicepresidente de Finanzas. Llamado también tesorero, contralor, etc., el vicepresidente

de finanzas es y debe ser una persona con amplios conocimientos en finanzas, y de
preferencia contador público titulado; sin embargo, dicha persona además de sus
conocimientos en control financiero, ingresos, egresos, etc., debe tener el criterio y
flexibilidad para coordinar su talento y profesionalismo con otros miembros del comité
organizador, quienes recurrirán a él para su apoyo.
Presidente de Comité. Llamado también gerente o vicepresidente, el presidente de

comité es una persona cuya capacidad, conocimiento y experiencia le permiten ejercer,
con el mayor éxito, las responsabilidades que asume cada comité. Hasta donde es
posible, la integración de esos comités debe ser prerrogativa del OPR. En la selección del
presidente de comité se debe tener en cuenta la experiencia, los conocimientos, la
27
O Institución educativa, que corresponderá al Profesor que imparta la materia

disponibilidad, la capacidad y el tipo de responsabilidad, y no designarlo por presiones

políticas, familiares o de otra índole.
Gerentes de subcomité. Llamado también vicepresidente o jefe, el gerente del

subcomité es el encargado de atender áreas específicas, pero interrelacionadas, las
cuales se encuentran enmarcadas dentro del funciograma del comité correspondiente. La
designación de las personas que ocupen los puestos de estos subcomités debe ser
exclusiva de los responsables de cada comité.
Observación: al integrar y consolidar el comité organizador, se podrá observar que, sujeta

al tipo y magnitud de la reunión, la integración de los recursos humanos que se requieren
tendrá una limitación por la disponibilidad de recursos humanos o por carecer de los
conocimientos y especialidad tanto profesional como material.
3.1.2.1. Funciones del Comité Organizador
(Comentar un poco sobre las funciones de los diferentes comités de manera general y
que pueden integrar el comité organizador)
El Comité Organizador se divide en los siguientes comités28:
1. Coordinador general
Es el responsable de integrar y autorizar a los representantes de todos los comités a
través del cual organizará, planeará y supervisará todas las actividades para realizar un
evento.
2. Comité de finanzas
Responsable del aspecto económico, ya que determina cuánto y cómo debe gastarse,
sin perder de vista las siguientes consideraciones:
Que fondos tiene a su disposición.
Qué gastos son más prioritarios que otros, para su respectiva canalización.
Si es posible o no realizar el evento con los recursos disponibles.
Este último punto lo determinan los gastos que se han de realizar en:
Viajes (por avión, tren, barco, autobús, auto, etc.)
Alojamiento
Alimentos y bebidas (servicio de café)
Locales para la conferencia y facilidades (decoración, montaje, accesorios y equipo)
Prestadores de servicios adicionales (secretarias edecanes, personal técnico,
personal de intendencia, gratificaciones, etc.)
28
Esta división puede variar dependiendo de la magnitud del evento, por lo que estos no son una regla, ni una limitante para la
organización de un evento.

Propinas
Presidentes
Oradores
Autores
Delegados
Interpretes y traductores
Personal del comité organizador (horas extras)
Material de oficina
Medios de comunicación (teléfono)
Imprenta y publicaciones
Actividades sociales
Cortesías y gastos varios
Para determinar los gastos prioritarios y adicionales, el comité de finanzas debe

conocer o planear previamente el costo de productos y servicios, la política sobre la
aceptación de cheques y reembolsos, así como establecer las fechas de pago y los
responsables de efectuar dicho pago.
3. Comité de programa técnico

Es el responsable de planear y coordinar todas las actividades del evento.
Debe partir del objetivo del evento: ¿Qué pretende el congreso o convención?
Contestado lo anterior se definen los temas o asuntos a tratar y, como consecuencia,

se obtiene una idea objetiva del tiempo total y parcial para cada tema o sesión.
Lo anterior permite elaborar un cronograma de tiempos y espacios con mucha

antelación, así como seleccionar los recursos necesarios, los cuales se dividen en
humanos y materiales.
Recursos humanos
Estos se refieren a las personas que participarán en el evento, como son: oradores,
delegados, interpretes, traductores, suplentes, invitados, presidentes, etc.
Recursos materiales
Se refiere a los auxiliares concretos, observables y manejables, como son: grabadoras,
proyectores, micrófonos, etc.29.
Una vez establecidas las necesidades prioritarias se cuenta con la suficiente
información para iniciar la agenda de trabajo del congreso o convención.
[…]
29
Únicamente se enuncian algunos de los auxiliares mencionados en el texto, ya que no todos se utilizan en la actualidad

[…]
4. Comité ejecutivo
Está integrado por los presidentes de todos los comités. Su función principal es la de
seleccionar la sede del evento y subsede si es necesario.
Para facilitar dicha selección es recomendable contar con un catálogo de hoteles y

centros de convención, así como considerar la membrecía participante y sus
necesidades. Esto significa contar con los elementos necesarios para la localización
geográfica, como son:
Clima.
Tipo de alojamiento.
Número de salones.
Sitios recreativos.
Alimentos.
Festividades del lugar sede.
Fechas
Sitios con lugares deportivos.
Medios de comunicación.
Paisajes…
Otro aspecto es el tipo de convención. Conocer el objetivo del evento para determinar
su tipo, el cual puede ser:
Exhibición.
Social.
Educativo.
Servicio.
Trabajo…
5. Comité de promoción
Este comité tiene a su cargo la campaña de publicidad del evento, incluye el diseño y la
elaboración del material de promoción tales como:
Programas.
Folletos.
Anuncios
Papelería especial.
Logotipos y carteles.
Mapas.
Guías.
Informes…

5ª. Comité de prensa y difusión.

Es recomendable que este comité cuente con un área que maneje las relaciones
públicas cuando se ha determinado que el evento tiene publicidad en la prensa, radio y
TV.
La prensa y difusión implican los siguientes aspectos:

Promover el evento para lograr la máxima asistencia.
Facilitar a los medios de difusión el plan de la conferencia, asunto, fecha, lugar,
nombre de los participantes y datos biográficos antes del evento.
Tener por escrito todos los detalles de las sesiones de trabajo y sociales.
Contar con un salón especial de entrevistas para los medios de difusión con el objeto
de coordinar el trabajo.
Proporcionar copia de los discursos cuando sea autorizado.
Coordinar las entrevistas entre la prensa y los participantes.
Contar con un fotógrafo oficial, disponible en el transcurso del evento.
Hacer responsable a relaciones públicas de nombrar un representante que tome
notas durante el evento, con el objeto de contestar preguntas a los medios de
comunicación.
Redactar los informes para la prensa con las normas que existan para ello.
Nombrar una persona con autoridad que apruebe las notas redactadas, antes de
informar a la prensa.
Facilitar el trabajo de los medios de comunicación.
Mantener relaciones armónicas con los medios de comunicación.
Dirigir la publicidad a los hombres de negocios, de turismo cultural y de tipo
vacacional…
Este comité debe conocer y coordinar los siguientes aspectos:

Los programas para la promoción y publicidad de los eventos de congresos y
convenciones se inician con la ayuda, ya sea de las agencias de publicidad o de las
negociaciones de relaciones públicas, para esto debe existir un responsable que se
encargue de llevar a cabo todos los programas de promoción y publicidad
sometiéndolos a consideración de los mandos superiores y personal relacionado, en
particular con el coordinador de congresos y convenciones.
El responsable de promoción y publicidad debe tener amplios conocimientos sobre

relaciones publicas y humanas, pues esta persona juega un papel muy importante en
los congresos y convenciones, ya que es muy necesario que estos eventos se auxilien
de la promoción y publicidad para darse a conocer. Con el objeto de tener una visión
general iniciaremos por definir el concepto de promoción.
Promoción es el conjunto de personas y objetos que al ponerse en acción determinan

factores de fomento a las diversas etapas del desarrollo de un evento, ya sea

incrementando la afluencia de las personas o estimulando el incremento de la industria

empresarial de la que se trate.
La promoción y la publicidad están ligadas entre sí, ya que la publicidad, es el conjunto

de medios empleados para divulgar noticias o anuncios de carácter comercial para
atraer posibles compradores, realizándola las autoridades por medio de fondos
públicos o por particulares, con cargo a sus presupuestos; siendo así, podemos decir
que para llevar un control óptimo y tener un buen éxito el responsable de dicha
promoción y publicidad debe realizar las siguientes funciones:
Estudiar cuidadosamente las campañas publicitarias.

Tener un plan de publicidad para no caer en el error de cambiar los medios
publicitarios.
Asegurarse de que la promoción sea real.
Estar al tanto de las campañas promociónales por parte de la competencia, revisando
diariamente los anuncios de la misma.
Estudiar las gráficas de las distintas temporadas de años anteriores de otras
empresas para definir las políticas a seguir en las promociones del hotel y el centro
de convenciones.
Llevar a cabo la publicidad por correspondencia seleccionada minuciosamente para
las personas del medio turístico.
Tomar en cuenta la opinión del cliente sobre los diferentes tipos de anuncios.
Normalizar la promoción de los diferentes servicios que ofrece el hotel y el centro de
convenciones para elevar su venta.
[…]
[…]
5b. Comité de registro
Se encarga del registro de los participantes al arribar a la sede, también es
responsable de vigilar lo relativo a:
Procedimiento de registro.
Entrega de gafetes, escritorios, mesas sillas, etc.
Control de registro adicional.
Entrega de informes o programas de última hora.
Coordinar la existencia de recursos materiales y equipo.
Conocer toda la información respecto al evento y medios de comunicación con que se
cuenta.
Otorgar facilidades para el usos de equipo extra
Controlar los locales de la conferencia.
[…]

[…]
6. Comité de transporte
Este comité se debe responsabilizar de todo lo relacionado con la transportación a
todos los eventos, así como manejar toda la información relacionada con los viajes.
En forma previa se deben realizar los arreglos correspondientes a través de agencias

de viajes o medios de transporte en forma directa.
Aspectos a considerar:
Informar previamente a los participantes de la transportación.
Dar a conocer de qué manera se sufragarán los gastos de transporte.
Conocer e informar sobre la política de seguros de viaje.
Informar del traslado de material y equipo, así como las políticas a seguir.
Planear y coordinar el arrendamiento de transporte local (autobuses, automóviles y
transporte público).
Registrar cuidadosamente las reservaciones de viajes, proporcionando al
intermediario un duplicado de la lista, la cual debe ser actualizada con frecuencia.
[…]
7. Comité de alojamiento
Es el responsable de seleccionar y asignar el alojamiento a los integrantes del evento.
Consideraciones importantes que se deben tomar en cuenta:

Coordinar con el comité de finanzas para conocer el presupuesto con que se cuenta.
Seleccionar las habitaciones en función de la categoría de participantes y la
disponibilidad de alojamiento.
Contar con habitaciones de reserva.
Supervisar que las habitaciones:
o Proporciones comodidad.
o Tengan servicio de baño
o Estén aseadas.
o Dispongan de mesa de trabajo.
o Tengan instrucciones para casos de emergencia.
o Cuenten con energía eléctrica, calefacción, aire acondicionado.
8. Comité de alimentos y bebidas

Es el responsable de organizar y supervisar los alimentos y las bebidas durante el
evento, es conveniente que en forma previa se realicen las reservaciones en la sede
con pensión completa para todos los participantes.
Sugerencias:
Asegurar que los horarios de las comidas sean flexibles.
Seleccionar el menú.
Organizar las comidas en horarios apropiados.
Llevar un control de las comidas, se recomienda el uso de boletos o cupones.
Determinar el tipo de servicio que se requiera (buffet, carta, etc.).
Conocer las costumbres alimenticias de los participantes.
Controlar el consumo de bebidas en caso de que se proporciones.
Informar a todos los participantes, así como a la sede, del procedimiento a seguir
sobre el consumo de bebidas.
Informar por escrito a la sede de los gastos que no serán sufragados por la
organización.
9. Comité de festejos (Eventos)30.

Las funciones de este comité, como todas, son muy importantes, ya que tienen a su
cargo las actividades artísticas y/o recreativas durante los diferentes eventos sociales
de convención, como son: comidas, banquetes, cenas, etc.
Es importante considerar los siguientes aspectos:

Diversiones especiales en el programa general.
Eventos sociales en general, incluyendo variedad y orquesta.
Montaje de mesas para banquetes.
Número de comensales.
Puntualidad en el servicio.
Boletos de admisión.
Paseos por la ciudad.
Actividades deportivas.
Actividades del programa para acompañantes.
10. Comité de ornato y rotulación (Logística)31

Este comité debe elaborar los letreros necesarios para todo tipo de evento social o de
trabajo, supervisar y coordinar la decoración de los salones y salas, así como vigilar el
desarrollo de por lo menos los siguientes puntos:
Decoración del salón principal y sus anexos.
Decoración para banquetes y eventos sociales.
Cortesías para los participantes e invitados.
Almacenamiento de material decorativo.
Colocación de letreros en lugares estratégicos.
Fijación de avisos y cambios de última hora.
Material extra existente en caso de imprevistos.
30
En la organización de Eventos de comunicación, éste comité es nombrado Comité de Eventos ya que coordina actividades
culturales y sociales
31
Actualmente se le conoce a este comité con el término de logística, por ser éste quien se encarga del aprovisionamiento de
material y equipo para los demás comités, así como de las funciones que se señalan en el apartado.

10ª. Comité de exhibiciones32

Es el encargado de seleccionar y proveer los espacios necesarios para las
exhibiciones, dar información a quien se interese por dichos espacios, hacer el arreglo
para arrendamientos, así como preparar el material descriptivo sobre la exhibición.
Para el desarrollo de sus actividades este comité debe tomar en cuenta, las siguientes
consideraciones:
Diseñar un folleto o tríptico que contenga información sobre precios de alquiler,

disponibilidad de espacios y diagramas de distribución del área de exposición, con el
apoyo del comité de promoción.
Enviar en forma previa la información a los posibles exhibidores. Verificar la
disponibilidad de servicios que requiere el área de exhibición, por ejemplo:
o Contactos eléctricos.
o Teléfono.
o Plomería.
o Rotulación
Determinar por cuenta de quien correrán los gastos.
Verificar el soporte y medidas del área en relación al tipo de material que se va a
mostrar.
Anticipar el tiempo para el montaje.
10b. Comité de servicios generales

El propósito fundamental de este comité es el de hacer los arreglos correspondientes
a los servicios que se necesitan durante las sesiones de trabajo y eventos sociales,
verificando:
Servicios de edecanes.
Fechas y horarios de las reuniones.
Reservación de los salones.
Montaje de los salones.
Funcionamiento de sonido y equipo electrónico.
Disponibilidad de plataforma, andamios, tablones, etc.
Número apropiado de mesas y sillas.
Mecanografía de documentos.
Organización del personal. Técnico especializado.
Organización de todos los materiales.
Reproducción de documentos.
Grabaciones de discursos.
Alquiler de materiales.
32
Las responsabilidades y funciones de este comité pueden fusionarse con las del comité anterior al igual que el
comité de servicios generales.


3.1.2.2. Reuniones del comité organizador
En sus funciones ejecutivas, el OPR debe de programar en fechas predeterminadas sus

reuniones generales, a las cuales habrán de asistir de preferencia los ejecutivos del
primer, segundo y tercer niveles jerárquicos del organigrama operativo de la reunión.
La presencia del presidente, del vicepresidente ejecutivo y del vicepresidente de finanzas

es altamente recomendable en dichas reuniones; de igual forma, los presidentes de cada
comité deben elaborar una estricta orden del día, así como minutas e informes del
progreso.
A continuación se exponen las recomendaciones siguientes:
a) Elaborar un calendario de reuniones que incluya el lugar, la fecha, el día y la hora de

inicio y fin de las reuniones.
b) Lo mencionado en el inciso anterior se debe imprimir y distribuir a todos aquellos
que estén presentes en dichas reuniones.
c) Las reuniones deben ser estrictamente de trabajo y no deben mezclarse acciones
sociales, como comidas, cocteles, etc. En estas reuniones, el servicio de café o
refrescos debe estar disponible.
d) En cada reunión debe considerarse la disponibilidad de papel, lápices, ceniceros,
vasos, agua, pizarrón, gis, y otros materiales similares.
e) Debe prevenirse la presencia de invitados o personas ajenas a los asuntos que se
tratarán. Si en algún caso excepcional una persona ha sido invitada para hacer
algún tipo de presentación, ésta se debe efectuar al principio de la reunión, y el
invitado excusarse al término de su exposición, para continuar con los asuntos del
comité sin la presencia de personas ajenas.
f) En toda reunión, la presencia de una secretaría es altamente recomendable;
asimismo, se recomienda usar una grabadora, con la cual después se elabore la
minuta correspondiente.
g) Las reuniones de otros niveles jerárquicos pueden y deben programarse por los
superiores inmediatos.
[…]

[…]
3.1.2.3. Delegación de Acciones o Funciones a Individuos o Empresas Externas
Consideraciones
Ninguna empresa o asociación es totalmente autosuficiente para no considerar en alguna

etapa la necesidad de contratar a particulares o a empresas para el desarrollo y ejecución
de actividades específicas que por su naturaleza requieren en tipo especial de
entrenamiento, capacidad, profesionalismo, conocimientos, etc.
Como se menciono en líneas anteriores, el OPR, o en su ausencia el comité organizador,

detectará a su debido tiempo las limitaciones de los recursos humanos y materiales con
que se cuenta.
La necesidad de recurrir externamente a los servicios profesionales en las diversas ramas

que a continuación se indican, se determinarán de acuerdo a las condiciones siguientes:
a) Tipo de evento: internacional, nacional, local o regional.

b) Programa de la reunión: técnico-científico, de ventas, etc.
c) Magnitud del evento: número de asistente, procedencia, etc.
d) Recursos económicos: qué tan amplios o limitados son para la contratación de
servicios profesionales.
De acuerdo con lo mencionado, a continuación se enumera una serie de servicios

profesionales que en alguna etapa se podrán considerar, de modo que se amplíen las
funciones que en cada caso puedan ejercer dichas empresas o individuos. Lo que en
seguida se indica no sugiere limitante alguna.[...]
[…]
Servicios profesionales de recursos humanos
La contratación externa de servicios profesionales de recursos humanos para la atención
de múltiples funciones y actividades ante, durante y después de la reunión, es una de las
menos consideradas por los comités organizadores.
La contratación de profesionales en las áreas de secretarias, intérpretes, traductores,

edecanes de registro y edecanes de sala, se cree, erróneamente, puede ser atendida por
personal de la oficina, amistades o parientes. Las experiencias son tristes cuando
prevalecen tales criterios.
Vale la pena mencionar que no todo tipo de reunión requiere los servicios profesionales
antes mencionados, ya que algunas veces el personal propio de la empresa o asociación
y aun familiares de miembros del comité organizador pueden realizar adecuadamente

estas acciones. Sin embargo no se debe correr el riesgo cuando el tipo de evento requiere
el trabajo de profesionales en dichas áreas.
De acuerdo con el tipo de reunión, sus características y requisitos, el número de

delegados participantes, los recursos humanos disponibles y la capacidad para cumplir
los compromisos, se determinará la necesidad de contratar los servicios de recursos
humanos, que por lo general abarcan las actividades siguientes:
Edecanes (registro, recepción, sala, presídium, sala de prensa, sala de VIP).

Secretarias
Traductores.
Intérpretes.
Supervisores.
Coordinadores de transporte
Mensajería.
Almacenistas.
Servicios técnicos profesionales

Se duda que la asociación o empresa mantenga el inventario de equipos técnicos y
profesionales que hoy en día exigen una reunión y sus conferencias técnico-científicas.
Algunas empresas y hasta ciertas asociaciones mantendrán diversos tipos de equipo que
se podrá usar en el transcurso de la reunión, pero la gran mayoría lo tendrán que
contratar externamente, tanto el equipo como los operarios. […]
3.2. Dirección33
[…] Koontz y O´Donnell definen la dirección como la función ejecutiva de guiar y vigilar a
los subordinados; sin embargo, nosotros la definimos como la función ejecutiva que se
ejerce mediante la delegación de autoridad y responsabilidad, por medio de eficaces
canales de supervisión tanto permanente como ágil para realizar de modo efectivo lo
planeado.
[…] La dirección se logra siguiendo una serie de lineamientos como son:

1. Que las diversas actividades se realicen de acuerdo a lo planeado.
2. Fijar cuidadosamente las adecuadas áreas de responsabilidad.
3. Establecer una inteligente coordinación entre las actividades humanas y los elementos
materiales, teniendo como especial objetivo alcanzar las óptimas relaciones con el
personal.
33
Capitulo sexto del texto de Organización de Reuniones de Juan Manuel Buendía

4. Crear y utilizar debidamente los controles de mando: financieros y administrativos.

5. Estar capacitado para tomar óptimas decisiones con base en adecuadas asesorías y
en abundantes, precisos y oportunos elementos de juicio, a fin de poder dictar las
órdenes respectivas a través de una eficiente dirección […]
3.2.1. Principios de Dirección:
Principio de la coordinación de intereses. Coordinar con astucia y efectividad los

legítimos intereses de los departamentos, comités, secciones y hasta los personales, sin
que éstos se supriman y se pierdan, y, continúen subordinados al final general establecido
previamente, es un principio básico de la dirección.
Principio de las vías jerárquicas. El estricto apego al seguimiento de los niveles y

canales jerárquicos establecidos debe ser inviolable. En caso de situaciones
extraordinarias que fuercen un salto de estas jerarquías, la acción se debe notificar y
explicar a los jefes intermedios, quienes por circunstancias excepcionales fueron
sobrepasados.
Principio de resolución de conflictos. La resolución de conflictos, sin alterar la

disciplina y con el mínimo disgusto de las partes en conflicto, es importante. Conflictos sin
resolución causan incertidumbre y constituyen un obstáculo en la coordinación.
Principio de aprovechamiento de conflictos. La experiencia adquirida en las

resoluciones de conflictos se debe aprovechar para aplicarla en otros casos similares y
para rectificar otras áreas de acción de las cuales surjan conflictos de la misma
naturaleza.
3.2.2. Autoridad.
Varios autores definen a la autoridad como la facultad o derecho de ser obedecidos por
todos.
Desde el punto de vista práctico, se puede decir que autoridad es la facultad de tomar
decisiones que sean obligatorias; en otras palabras, quien decide es quien tiene la
autoridad.
3.2.3. Tipos de Autoridad
Autoridad Formal. La autoridad formal es la que ejerce un jefe superior sobre otras
personas o subordinados. Constituye una cadena que recae, en última instancia, en la
persona física o moral de quien se deriva toda autoridad; a su vez, esta última es de dos
tipos: lineal uy funcional

Autoridad Operativa. La autoridad operativa es aquella que no se ejerce directamente

sobre las personas, sino para determinar o decidir ciertas acciones, por ejemplo:
autoridad para reservar habitaciones, para ordenar impresiones, para contratar
autobuses, etc. Esta autoridad se ejerce sobre actos y no sobre personas
necesariamente, aun cuando las acciones pueden ser realizadas por personas.
Autoridad técnica. La autoridad técnica es la que se tiene en razón del prestigio,

capacidad, experiencia y conocimientos teóricos y prácticos que una persona posee. Es la
autoridad de profesionales técnicos, expertos, etc., así como la que ejercerá un OPR en
sus funciones.
Autoridad personal. La autoridad personal es la adquirida por ciertos individuos en razón

de sus cualidades morales, sociales, psicológicas, etc. Es la autoridad surgida del
liderazgo, de modo que quien tiene cualidades especiales asume tomas de decisión y
ordena, asimismo delega y coordina acciones sin haber recibido una autoridad formal.
3.2.4. Formas de mando
Órdenes. Las órdenes constituyen el ejercicio de la autoridad que transmite un superior a

un inferior para actuar en una situación particular.
En las órdenes se debe tener en cuenta lo siguiente:
Planear la orden.
Verificar si la persona a quien va dirigida es la adecuada.
Determinar si es el momento más oportuno para darla.
Establecer la forma más apropiada para darla.
Trasmitir la orden
Darla con claridad.
Proporcionarla con decisión y objetividad.
Darla con palabras que motiven a la acción.
Prestarle importancia.
Otorgarla con seguridad y no con incertidumbre.
Darla con explicación a quien la recibe.
Revisar el cumplimiento de la orden

Solicitar un informe del cumplimiento de la orden.
Verificar personalmente el cumplimiento de la orden.
Analizar y evaluar la orden.

Instrucciones. Las instrucciones difieren de las órdenes, pues no se refieren a una

situación particular, sino a normas o procedimientos generales para ser aplicados en
circunstancias similares. Las instrucciones se deben transmitir por escrito, normalmente
por medio de circulares, boletines, instructivos de trabajo, etc.
3.2.5. Delegación de Autoridad y Responsabilidad.

[…]
Diversos estudios en la materia han demostrado que la autoridad se delega, mientras que
la responsabilidad se comparte. En la práctica, ambas se comparten, pues el delegante
de la autoridad siempre deberá tener la facultad de remover al delegado cuando éste sea
incapaz de asumir adecuadamente su responsabilidad.
Beneficios de la delegación:
La delegación conlleva los beneficios siguientes:

Elimina la atención de detalles, permite concentrarse en acciones de mayor
importancia y se aprovecha de manera eficaz el tiempo limitado que el OPR debe
dedicar a aquellas acciones cuya importancia y decisión recaen directamente en él.
Aumenta la eficiencia administrativa debido a la mayor utilización del tiempo
disponible, y permite la atención conjunta y simultánea de diversos asuntos.
Estimula y favorece la especialización, pues delegar la ejecución concreta de
acciones, probablemente especializadas, da una experiencia definida en el área de
responsabilidad (por ejemplo: comité de transporte terrestre).
Las decisiones que se tomen suelen apegarse más a la realidad por el simple hecho
de estar involucrado totalmente en esa función, sin tener que atender otras con
características diversas.
Desventajas:
La delegación conlleva las desventajas siguientes:

Puede hacer perder el control, especialmente si se fragmenta en exceso donde los
controles de supervisión se tornan inutilizables.
Puede hacer perder la unidad de mando, ya que delegar en exceso tiende a
complicar el control de mando de las acciones.
Puede originar la falta de uniformidad y coordinación en el desarrollo y ejecución de
acciones, especialmente en aquellas que por su naturaleza se vinculan.

3.3. Control34
[…] Se puede definir como la recolección, análisis, evaluación y comparación de datos

para el logro de las metas y objetivos preestablecidos.
El control permite medir o valorar los resultados de las diversas acciones ejercidas en el
proceso administrativo de reuniones. Por otra parte, establecerá la referencia más
importante para la realización de reuniones futuras.
El control detectará, si se ejerce a su debido tiempo, fallas, logros o las metas

establecidas previamente que se pueden corregir sobre la marcha; de igual manera, el
control se ejerce sobre acciones diversas y no es limitativo de las que tienen sólo un
interés económico.
1.3.1. Control Administrativo
Su función es de carácter administrativo y esta vinculada con el principio de delegar

responsabilidad y autoridad; así, a mayor delegación, mayor control.
[…]
[…]
1.3.2. Reglas de Control.
a) Determinar cuidadosamente que acciones de la reunión amerita el control y qué

medios se aplican.
b) Establecer el sistema operativo y las formas de recolección y concentración de los
datos.
c) Integrar el equipo evaluador para la interpretación y valoración de acciones.
d) Aprovechar los resultados para tomar medidas de corrección inmediatas, o sólo
como registro informativo para reuniones ulteriores.
3.3.3. Clasificación de Controles.
Una vez determinada la naturaleza y función de la acción por controlar, el medio de

control más indicado se puede clasificar como personal o como instrumental.
3.3.3.1. Medios de control personales.
La supervisión, la revisión de operaciones y las inspecciones se consideran medios de

control personal. En la mayoría de los casos, diversas medidas correctivas e inmediatas
se pueden aplicar en este tipo de control.
34
Capitulo séptimo del texto de Organización de Reuniones de Juan Manuel Buendía

3.3.3.2. Medios de control instrumentales.
La mayoría de las veces, los medios de control instrumentales se aplican a través de

formas, cuestionarios o encuestas y sirven para estudiar aspectos comparativos y para
usarlos en lo futuro.
3.3.4. Aplicación de los Medios de Control
La aplicación de los medios de control en las reuniones dependerá de la experiencia,

continuidad y éxito que la asociación o empresa haya tenido en la realización de sus
eventos en el pasado. La experiencia demuestra que la aplicación de controles se ejerce
primordialmente en las áreas que siguen: finanzas, asistencia o registro de delegados,
programas técnicos, sociales y de esparcimiento, etc.
3.3.4.1. Finanzas
Por la importancia que representan las finanzas en toda clase de reuniones, es altamente
recomendable que en ellas se ejerzan sistemas de control adecuados.
3.3.4.2. Asistencia o registro de delegados
Directamente vinculado a las finanzas, el control de asistencia o registro de delegados es

muy importante. Una valiosa información se puede obtener del sistema del control que se
establezca en esta acción como un factor determinante en reuniones futuras. Del control
aplicado a esta acción se puede obtener información valiosa, como la siguiente:
Registros anticipados y de última hora.

Registros con base en distribución geográfica.
Aprovechamiento de promoción de registros.
Registro de acompañantes, familiares, etc.
3.3.4.3. Programas técnicos, sociales y de esparcimiento
Como la programación de reuniones, en sus diversos aspectos, es la esencia real de la

reunión, el control de esta acción se puede establecer de antemano; las opiniones que en
este sentido se expresen son subjetivas, y en la valoración se debe tener en cuenta dicho
factor.


3.4. Supervisión
La supervisión se define como: ver que las cosas se hagan de la forma en que se
ordenaron, es decir, es la vigilancia de lo ordenado.
Importancia.
La supervisión permite verificar realmente el cumplimiento de las acciones de trabajo en
cuanto a la calidad, fecha, hora, lugar, cantidad y condiciones de lo ordenado.
Las fallas de la naturaleza humana, y por ende de todas las acciones que un individuo
ejerza, requieren, en el más alto sentido profesional, de la supervisión. Al no hacer una
supervisión adecuada, se corre el riesgo de un incumplimiento que malogre el éxito de
una acción programada en una reunión, por ejemplo: supervisar y verificar el
funcionamiento de un proyector de cine, antes de la presentación de una película
producida a un alto costo.
Desafortunadamente los pequeños detalles, por su insignificancia, pueden crear

situaciones muy desagradables en un momento determinado. De ahí la importancia de la
supervisión que se debe ejercer en todas las acciones programadas para una reunión.
3.4.1. Responsabilidades de la supervisión
La supervisión se debe ejercer en cada nivel de mando que tenga bajo su responsabilidad
de una acción. Conscientes de lo limitado de los recursos humanos al organizar una
reunión, los ejecutivos o jefes de comités responsables de sus acciones deben ejercer las
funciones de supervisión. Esto no impide o limita una acción, por lo que se recomienda
que niveles superiores ejerzan funciones de supervisión y verificación sobre los inferiores.
Ello tiende a mantener en guardia a los niveles inferiores en cuanto a sus actividades de
supervisón.
La confianza que durante la etapa de integración se deposita en la selección de

colaboradores para ejercer con responsabilidad y profesionalismo sus funciones
designadas, debería ser garantía suficiente para el cumplimiento y seguridad de las
obligaciones y compromisos contraídos; sin embargo, debido a que la naturaleza humana,
carece de perfección, se requiere efectuar esta importante función.
La lista de comprobación como medio eficaz de supervisión
La experiencia ha demostrado que un eficaz medio de supervisión es la elaboración

anticipada de la lista de comprobación para una serie de acciones que, por su
complejidad y número de detalles se podrían olvidar. Confiar en la memoria de las
personas o en la de uno mismo para no olvidar múltiples detalles relacionados con una o

varias acciones en una reunión es peligroso y nada recomendable. La capacidad humana

para memorizar tiene límites.
La elaboración de la lista de comprobación durante la etapa de organización, su revisión y

su ampliación garantizarán, hasta donde sea humanamente posible, el cumplimiento fiel
de lo ordenado.

BIBLIOGRAFIA
UNIDAD III

Cruz Gómez Pablo y Salva V. María de Lourdes, Congresos y Convenciones,

Editorial Diana Técnico, 1989
Destinos y Convenciones, La Revista Mexicana de Convenciones, Incentivos,

Congresos y Exposiciones, Año 5 Volumen 32, Julio/Agosto 2000
Richero Alicia, Eventos, Guía Práctica para su Planeación y Ejecución, Editorial Trillas,
1999.
Guía de estilo, protocolo y etiqueta en la empresa, Pilar Benito Sacristán, Editorial

CISS PRAXIS, Valencia, 2000.

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CENTRO DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA EDUCATIVO: LICENCIADO EN GESTIÓN TURÍSTICA

Aguascalientes, Ags. Enero 2018

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El contenido de la presente antología ha sido elaborada de acuerdo a los siguientes

1. Descripción del tipo de aprendizaje que se pretende atender: cognitivo,

2. Describir la capacidad del medio para generar aprendizajes significativos en

3. Describir la relación entre el medio elegido y el programa educativo, la materia

4. Beneficio o impacto del material realizado en su Departamento o Centro

5. Cantidad aproximada de alumnos beneficiados.

M.D.G.T. Araceli Gutierrez Guzman 2

6. Contenido del material didáctico.

M.D.G.T. Araceli Gutierrez Guzman 3

2.1. Proceso Administrativo de las reuniones ................................ 32

M.D.G.T. Araceli Gutierrez Guzman 4

Carta de organización ................................................... 78

3.1. Integración ............................................................................. 83

M.D.G.T. Araceli Gutierrez Guzman 5

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M.D.G.T. Araceli Gutierrez Guzman 7

Asociación de Hoteles; toda la actividad promotora estuvo a cargo de la Cámara

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En 1939, se celebra un encuentro de hoteleros perteneciente a la Asociación de

Es en 1946, cuando surgen los viajes de incentivos.

Para 1966, México es el destino de dichas convenciones [...]

M.D.G.T. Araceli Gutierrez Guzman 8

medio año. En 1971 se estableció en la estructura organizacional de Wagons Lits

Es en 1972 cuando se registra la mayor convención en la ciudad de México, asistiendo

Debido a que se considero necesario que existiera una oficina de convenciones,

El Comité de Turismo de la Cámara Americana de Comercio de la Ciudad de México,

Una vez realizado el proyecto, fue presentado ante la Cámara de Comercio de la

El primer domicilio oficial fue el edificio de la Confederación de Cámaras Nacionales de

M.D.G.T. Araceli Gutierrez Guzman 9

Durante su primer año la oficina de convenciones contó con el apoyo de 11 socios

En marzo de 1976, la Asamblea General de la Oficina de Convenciones aprobó el

En la actualidad, todas las actividades relacionadas con la normatividad, organización y

Pablo Cruz Gómez y María de Lourdes Salva V.

El propósito principal de la reunión fue establecer un criterio general de estos cuatro

M.D.G.T. Araceli Gutierrez Guzman 10

En aquel entonces no existía el impuesto del hospedaje que prácticamente se aplica

El financiamiento de estas oficinas no variaba sustancialmente, se ejercía a través de la

La contribución económica, tanto de las cámaras de comercio como del gobierno

En esta reunión se detecto la grave falta de recursos económicos para,

M.D.G.T. Araceli Gutierrez Guzman 11

La Primera Feria Mundial, prototipo de las ferias actuales, se inaugura en Londres en

Miguel Ángel Acerenza

Las exposiciones coincidieron casi simultáneamente con la industria moderna,

M.D.G.T. Araceli Gutierrez Guzman 12

El objeto principal de éstas primeras exposiciones era el de presentar, reunidos,

Estas exposiciones aceleraron el desarrollo de la industria en sus diferentes ramas,

La Premiére Exposition de Produits de l´industrie Francaise fue inaugurada en el

La exposición industrial representaba la síntesis de los ideales del siglo XIX, no

M.D.G.T. Araceli Gutierrez Guzman 13