INGENIERIA Y SERVICIOS S.A. E.S.P Versión: 1.

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FACTURACIÓN Y RECAUDO POR SERVICIO DE Emitido a:
GAS DOMICILIARIO Todos los procesos.

Código: CG-VF-PR01 Página 1 de 4

Elaborado por: FABIO SANGREGORIO SALINAS Aprobado por: FABIO SANTOS

Firma: Firma:
Fecha de Elaboración: Enero 2013 Fecha de Aprobación: Enero 2013

1. OBJETIVO

Contar con un procedimiento organizado y confiable para generar las facturas correspondientes al de
consumo de gas por los usuarios y mantener actualizada y sistematizada la cartera de los usuarios.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el Proceso de Auxiliares de Facturación y Recaudo, emisión y entrega de
facturas y el recaudo por diferentes canales de pago.

3. DEFINICIONES

 Factura De Servicios Públicos: Es la factura de venta que la empresa emite al SUSCRIPTOR y/o
usuario, por causa del consumo y demás servicios prestados.

 4g: Sistema contable usado por INS.

 Bpm: Sistema de gestión documental de INS.

 Medidor: Dispositivo para la determinación de una cantidad de gas consumida durante un

periodo determinado.

 Suscriptor: Persona natural o jurídica con la cual se ha celebrado un contrato de Condiciones

Uniformes de Servicios Públicos o la persona que es solidariamente responsable de las
obligaciones y derechos que emergen de las condiciones uniformes del servicio público

 Desviación: variación positiva o negativa que se presenta en el consumo del usuario

 Recaudo: Es la acción por la cual se realizan los ingresos de la empresa a las diferentes cuentas
bancarias.

 Palm: Dispositivo móvil para toma de información de lecturas a los usuarios.

 Publicación De Tarifas: anuncio en un diario de circulación oficial en la región donde se presta el

servicio, para informar al usuario el valor del servicio. A su vez se realiza el reporte de esta
información en la página del SUI.
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Fecha de Elaboración: Enero 2013 Fecha de Aprobación: Enero 2013

4. CONDICIONES GENERALES

El presente procedimiento es responsabilidad de la oficina de Auxiliares de Facturación de INS S.A. E.S.P

La oficina de Auxiliares de Facturación de INS. S.A. E.S.P. se encargará de efectuar y dar solución al
trámite de Auxiliares de Facturación e impresión de facturas de los usuarios para el respectivo pago,
informando en la empresa su labor y archivando en el historial de actividades.

La oficina de Auxiliares de Facturación, desarrollará y realizará el proceso de acuerdo con el calendario

correspondiente a cada municipio donde se presta el servicio. Los pagos realizados por los usuarios se
deben descargar diariamente para un mayor control de la información de los usuarios dentro de una fecha
límite de pago.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ITEM DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO

Verificación de datos en el sistema 4gl
(rutas y medidores), actualización de
Archivos Palm
1 archivos Palm en el aplicativo "BPM- Auxiliares de Facturación
BPM
centro de servicios móviles" para toma de
lecturas
Se realiza toma de lecturas de acuerdo a
2 recorrido establecido por las rutas en cada Técnico de O&M Archivos palm
municipio
Verificación de consumos producto de la
Formato de
3 toma de lecturas para reporte de casos Auxiliares de Facturación
Visita( preimpreso)
críticos (Desviaciones).
Formato de
4 Desviaciones de consumo en campo Técnico de O&M
Visita( preimpreso)
Ajuste de lecturas en el sistema 4gl
5 producto de la revisión de casos críticos Auxiliares de Facturación 4g
de las desviaciones
Cargue de Tarifas y componentes
Auxiliares de Auxiliares
6 tarifarios en el sistema 4GL para cada Publicación de tarifas
de Facturación
Mercado
Pre-liquidación de facturas en el sistema
4gl (verificación de Consumos liquidados, Auxiliares de Auxiliares Publicación de tarifas
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subsidios, conceptos de financiación, de Facturación Preliquidacion 4g
estratos, fechas, tarifas)
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Aprobación de Liquidación de facturas Publicación de tarifas

correspondientes al ciclo de cada Auxiliar de Auxiliares de Preliquidación 4g
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mercado (Generación de Facturas, B1, Facturación- bpm Factura (formato
Informe de liquidación). preimpreso)
Auxiliar Administrativo
Factura (formato
9 Impresión de Facturas y reparto municipio
preimpreso)
Técnico de O&M
Diariamente se revisan los movimientos Movimientos bancarios
10 bancarios y se cruza con la planilla de Auxiliares de Facturación (documento externo)
recaudo Plantilla de recaudo
Los pagos que no coincidan se cruzan
con los acuerdos de pago realizados en
cartera, y los faltantes por cruzar se Auxiliares de facturación Movimientos bancarios
11
remiten a contabilidad para revisión de Auxiliar Contable Plantilla de recaudo
anticipos, los demás quedan en
pendientes por conciliar.
Se realiza archivo plano y se sube a l
12 sistema 4G para aplicar a las facturas Auxiliares de facturación Archivo plano 4g
correspondiente
Archivo de
Las facturas que no tienen pago
suspensiones 4G
vencimiento de facturas se reportan como Auxiliares de Facturación
12 Formato de
suspensiones al para realización en Técnicos de O&M
suspensiones( preimpre
campo
so)
Cargue en el BPM de suspensiones y formatos de
Auxiliares Administrativos
13 reconexiones y aplicación al sistema 4gl suspensión(preimpreso)
Auxiliares de Facturación
para cobro actividades bpm
Ajustes de facturas por solicitud de
4g- solicitud de
14 usuarios a causa de errores en toma de Auxiliares de Facturación
usuario(preimpreso)
lecturas

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Palm para toma de lecturas

Publicación de Tarifas
Extractos y movimientos Bancarios
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Facturas del servicio de gas domiciliario

Formatos de Visita Técnica
Solicitud de usuario
Plantilla de recaudo (sistema 4G)

7. HISTORIAL DE REVISIONES

Versión Fecha Revisado Aprobado Modificación

0 08/01/2013 Coordinador SGI Gerente Versión Inicial
Cambio el nombre y algunas
1 17/01/2014 Coordinador SGI Gerente
actividades