Proyecto de grupo “Guía 4”

UNIVERSIDAD EAN

FACULTAD DE INGENIERÍA

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

GERENCIA DE PROYECTOS

GUÍA 4

“MONITOREO, GESTIÓN DEL CAMBIO Y CIERRE DEL PROYECTO”

AUTORES

WILMER FERNEY RUBIO MONROY

RENEE ALEJANDRO LÓPEZ MOLINA

LUIS MIGUEL DE LA HOZ GÓMEZ

TUTOR

CESAR DANIEL ANDRÉS BERNAL LÓPEZ

BOGOTÁ, D.C. 24 NOVIEMBRE DE 2019

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TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVOS..............................................................................................................................................2

General...................................................................................................................................................3
Específicos..............................................................................................................................................3
CONTEXTUALIZACIÓN Y SÍNTESIS.................................................................................................4

GUÍA 4.......................................................................................................................................................6

“MONITOREO, GESTIÓN DEL CAMBIO Y CIERRE DEL PROYECTO”....................................6

Actividad 3 Cierre de la fase o el proyecto...........................................................................................6

3.1 Informe final proyecto.............................................................................................................6
CONCLUSIONES...................................................................................................................................11

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS...................................................................................................12

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OBJETIVOS

General

Comprender los procesos de monitoreo del proyecto, el control integrado de cambios y la gestión

ágil de proyecto. Mediante casos de estudio y ejercicios, que proveen lecciones aprendidas de casos de

éxito. De la misma manera, aplicar los procesos de cierre de la guía del PMBoK ® Sexta edición, en la

finalización del “proyecto de grupo”. Para poder obtener la retroalimentación de los patrocinadores del

“proyecto de grupo”.

Específicos

 Comprender el monitoreo de las comunicaciones, los riesgos y el involucramiento de los

interesados, mediante un análisis en el entorno empresarial, para aprender lecciones en el monitoreo de

proyectos.

 Interpretar los conceptos para controlar los cambios en el proyecto, mediante un caso de

estudio del PMI®, para aprender lecciones de casos de éxito.

 Desarrollar el cierre del “proyecto de grupo” mediante la elaboración de actividades descritas

en la guía del PMBoK® sexta edición, para integrar la información y entregar al patrocinador del

proyecto.

 Comunicar los conceptos básicos en la gestión de proyectos ágiles, iterativos, adaptativos e

híbridos, para comprender las adaptaciones sobre el ciclo de vida, mediante una comparación de los

conceptos consignados en la guía del PMBoK® sexta edición y el entorno empresarial, registrado en

video.

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CONTEXTUALIZACIÓN Y SÍNTESIS

Las actividades que se trabajaran en la presente guía desarrollan los temas del monitoreo de las

comunicaciones, el riesgo y el involucramiento de los interesados del proyecto. Así mismo, incorpora

habilidades y herramientas en el cierre del proyecto. Para finalizar, refuerza los conocimientos aprendidos

sobre entornos adaptativos y gestión ágil de proyectos.

10.3 Monitorear las comunicaciones implica revisar el flujo de información en el proyecto, evalúa

si la información ha colaborado a los objetivos del proyecto y si se ha desarrollado las suficientes

comunicaciones, según las necesidades.

11.7 Monitorear los riesgos permite tomar decisiones fundamentales en la realidad durante la

ejecución del proyecto. En el proceso se evalúan las respuestas a los riesgos, los riesgos actuales y

posibles nuevos riesgos. El monitoreo de los riesgos es la razón de ser de las reuniones periódicas de

seguimiento, en ellas se gestiona la incertidumbre del proyecto.

El proyecto surge de necesidades estratégicas en la organización, estas necesidades se traducen en

requisitos solicitados por los interesados, es de vital importancia para el éxito del proyecto y la

satisfacción de los interesados, 13.3 Monitorear el involucramiento de los interesados permite visualizar

que tanto se compromete los interesados y que novel de satisfacción presentan en cada una de las fases

del proyecto.

Todas las acciones que modifique las líneas bases del proyecto deben primero ser aprobadas en el

proceso 4.6 realizar el control integrado de cambios, este permite adaptar el proyectó a las variaciones al

respecto y documentar los cambios.

Antes de comenzar el proceso de 4.7 Cerrar el proyecto fase, se debe 5.5 Validar el alcance para

verificar que los entregables cumplen con las necesidades de los interesados. En el cierre del proyecto se

entregan los productos y/o servicio resultado de la ejecución del proyecto, también se entrega un informe

final donde se evidencia los resultados finales del proyecto. Un proyecto termina con la aceptación formal

del cliente.
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La gestión ágil de proyectos, es una metodología de gestión que se enfoca en responder a

entornos de alta incertidumbre, donde el alcance no se puede planificar al detalle en el inicio del proyecto,

so no que se planifica por medio de iteraciones a lo largo del proyecto. Todos los grupos de proceso del

proyecto se involucran en cada interacción, Estas prácticas son utilizadas con frecuencia en la industria

tecnológica y fueron incluidas en la guía del PMBoK® sexta edición, en el apéndice x3. Entornos de

proyectos ágiles, iterativos, adaptativos e híbridos.

La guía cuenta con las siguientes actividades individuales y grupales:

Grupales:

(4.3) Cierre de la fase o proyecto

Individuales:

(4.1) Monitoreo de las comunicaciones, los riesgos y el involucramiento de los interesados del

proyecto.

(4.2) Gestión del cambio en el proyecto.

(4.4) Gestión ágil de proyectos.

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GUÍA 4

“MONITOREO, GESTIÓN DEL CAMBIO Y CIERRE DEL PROYECTO”

Actividad 3 Cierre de la fase o el proyecto.

3.1 Informe final proyecto

INFORME FINAL DE TERMINACIÓN DEL PROYECTO

1. DATOS BASICOS

 Nombre de la organización: Universidad del Quindío.

 Título del Proyecto: "Obras De Urbanismo Complementarias Y Movilidad En El

Campus De La Universidad Del Quindío"

 Interesados en el Proyecto: Universidad del Quindío, Gobernación del Quindío,

Comunidad Universitaria y circundante.

 Fecha de Inicio del Proyecto: 15 de Octubre de 2019.

 Fecha de Terminación del Proyecto: 15 de Junio de 2020.

 Fecha de Informe: 20 de Junio de 2020.

2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

 El proyecto resalta el protagonismo de la comunidad estudiantil, adecuando los

espacios de movilidad integrados por andenes y parqueaderos de bicicletas, motos

y automóviles, de igual forma se construyó un Boulevard donde se disponen

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espacios para impulsar el comercio entre estudiantes, también se remodeló la

portería No. 2 para mejorar la estética de la universidad.

3. OBJETIVOS DEL ALCANCE, COSTOS Y CRONOGRAMA

 Las obras de movilidad y urbanismo se realizarán desde el segundo mes hasta el

quinto y tendrán un presupuesto de $1.369.519.284,46.

 El parqueadero de motos se realizará desde el segundo mes hasta el sexto y tendrá

un presupuesto de $996.715.983,40.

 La Portería No. 2 se realizará desde el sexto mes hasta el octavo y tendrá un

presupuesto de $237.698.288,81.

Obras de Movilidad y Urbanismo

Parqueadero de motos

Boulevard

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Portería No. 2

Cumplimiento de Alcance: La evaluación del alcance se determinó mediante la

terminación de las obras que se contrataron y adicionaron, como se puede

evidenciar en el registro fotográfico (Imágenes de referencia, el proyecto se

encuentra en ejecución) los sitios a intervenir se encuentran finalizados y

aceptados por interventoría.

Cumplimiento de Calidad: Los materiales, equipos y procesos constructivos

cumplen con la normatividad y estándares de calidad requeridos por el ente

contratante, además se encuentran aprobados por la firma interventora.

Cumplimiento de Costos: En la ejecución del contrato se presentó la situación de

mayores y menores cantidades de obra, esto pues se adicionó un tramo de vía

inicialmente no previsto, de esta manera, se realizó una adición al contrato por

$450.000.000 la cual fue aprobada por el ente contratante y ejecutada debidamente

por la forma contratista.

Cumplimiento de Cronograma: Se solicitaron cambios, los cuales reposan en las

actas correspondientes por el impacto que representa para la comunidad la

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ejecución de las obras, por lo que el contratista se acogió a los tiempos

establecidos por la Universidad y realizó las obras en el tiempo establecido.

4. VALIDACION Y BENEFICIOS DEL PRODUCTO FINAL

 Los sitios intervenidos cumplieron a cabalidad con los requerimientos establecidos

por la universidad, se cumplieron los parámetros de calidad, costos y cronograma,

significando para la universidad la pavimentación de dos parqueaderos que

sumados cuentan con 135 espacios para automóviles, 296 para motocicletas, 72

para bicicletas, se realizó además la remodelación de andenes generando

movilidad para personas de visibilidad y movilidad reducida, se adecuó también el

boulevard el cual servirá como lugar de esparcimiento para la comunidad y se

dispondrán además 2 estructuras para el comercio y esparcimiento estudiantil. Los

beneficios a la comunidad resaltan la importancia de la comunidad universitaria

para la institución y gobernación.

5. INCIDENTES EN PROYECTO

 Tomando en cuenta que se siguieron las normativas vigentes en seguridad y salud

en el trabajo se permite informar que no se presentaron incidentes en la ejecución

del proyecto.

Armenia, 16 de junio de 2020

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SEÑORES
Universidad del Quindío
Gobernación del Quindío
Comunidad universitaria

ASUNTO: Transferencia de resultados desarrollados en contrato de obra 029 de 2019

Por medio del presente me permito realizar entrega oficial de documentación y transferencia de

resultados desarrollados en contrato de obra 029 de 2019 el cual tiene por objeto: "Obras De

Urbanismo Complementarias Y Movilidad En El Campus De La Universidad Del Quindío", el

cual fue desarrollado por el contratista Consorcio Babilonia dentro del cronograma, presupuesto

y calidad establecidos dando cumplimiento al alcance y generando así espacios para uso y

aprovechamiento de la comunidad universitaria en general.

Agradezco la atención prestada,

_________________________________
RENEE LOPEZ MOLINA
Director de Proyecto

CONCLUSIONES

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 Un correcto monitoreo y control implica el aumento de las probabilidades de éxito del

proyecto, pues se cuida con que la ejecución se lleve de manera correcta.

 Aunque puede generar conflictos pasar de la planificación a la ejecución, estos se

pueden superar con las cualidades justas de liderazgo del gerente de proyectos.

 Es importante la trazabilidad que se le da a la gestión de cambios para tener

registradas decisiones tomadas en el transcurso de la ejecución.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

CertCampus. (2018). 4.7 Cerrar el proyecto o fase PMBOK 6. Recuperado de https://goo.gl/TyvQ8a

PMI® (2017). Guía del PMBOK® sexta edición. Proceso 4.7 Cerrar el proyecto o fase del libro. Página

121 a 127.

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