Cuenca, 16 de marzo de 2008

Señorita

CPA. Laura Macas T.

AUDITORA GENERAL DE LA

FIRMA DE AUDITORIA LAUDO (o algo así je je)

Presente

De mi consideración:

El motivo de la presente es para hacer conocer el reporte de Planificación, expresado en:

1. ANTECEDENTES
La auditoría financiera de la Casa Comercial “MIYAO” S.A. se realizo de acuerdo a la carta
compromiso No. 10, firmada el 22 de enero de 2008, y con Ordenes de Trabajo No. 01-02-
03-04-05-06-07 del 25 de enero de 2008.
2. MOTIVO DE LA AUDITORIA.
La auditoría Financiera a la Casa Comercial “MIYAO” S.A. se realizó de conformidad con el
Plan Anual de Actividades, aprobado por la Junta General de Accionistas de la Casa
Comercial “MIYAO” S.A. al 31 de diciembre de 2007, y, de conformidad con las Ordenes de
Trabajo No. 01-02-03-04-05-06-07 del 25 de enero de 2008; emitidas y suscritas por
Auditor General.
3. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
 Dictaminar los Estados Financieros sobre su racionabilidad los mismos que son de
responsabilidad de la Administración de la Empresa de conformidad con la Norma
Ecuatorianas de Auditoria y con los Principios de Contabilidad de General
Aceptación vigentes en el Ecuador.
 Verificar el cumplimiento de leyes, reglamentos, normas y de mas normas
vigentes en el país.
 Formular recomendaciones orientadas a mejorar la estructura de control interno
para facilitar y fortalecer el mejoramiento de la gestión tendientes a que las
operaciones sean eficientes, eficaces y efectivas.
4. ALCANCE
La auditoria de los Estados Financieros comprenderá
 Evaluación de Sistemas de Control Interno
 Evaluación de los Principios de Contabilidad de General Aceptación.
 Definición y aplicación de pruebas sustantivas y analíticas, sobre todas las cuentas
que conforman los Estados Financieros del ejercicio económico del año 2007.
 Elaboración de informe a través del cual formularemos conclusiones y
recomendaciones.
 5. CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA

5.1- INFORMACIÓN GENERAL

La Casa Comercial “MIYAO” tiene una estructura como la que se visualiza en el Anexo 1
(Estructura Organizativa), laboran 50 personas de los cuales 26 don obreros.

Ademas la empresa dispone del Estatuto debidamente aprobado con escritura de

constitucion aprobado el 22 de enero de 2000.

Reglamento referido a:

Reglamento Interno de Contratación de Personal

Reglamento Interno de Bodega

Reglamento Interno del Departamento de Contabilidad

Reglamento Interno de Pagos

Reglamento Interno de Adquisiciones

Reglamento Interno de Ventas y descuentos

Manual de Funciones

5.2- OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Ofrecer el mejor servicio creciendo tanto como lo demande el mercado, expandiéndose y

abriendo tantos almacenes como fuere necesario, sin desviarse de su ideal de calidad y
excelencia en los servicios que ofrece.

Nuestro compromiso es ser la excelencia en servicios y productos que llene las diferentes
expectativas de nuestros clientes. Una expectativa que será asesorada por nuestro
personal amable y capacitado.

5.3.- ESTRUCTURA ORGANICA: La Casa Comercial “MIYAO” S.A. esta conformada por:

NIVEL INSTITUCIONAL (EJECUTIVO)

Junta General de Accionistas Eco. Xavier Sarmiento Torres

Ing. Com. Ana María Alvarado Vera

Ing. Com. Marcelo Garcia Moreno

CPA. Andrés Marín Galindo

 Gerente General Econ. Juan Pablo Sarmiento

Director Financiero Econ. Fernanda Segovia Mera

Director de R.R.H.H. Psicol. Daniela Vásquez Solano

Director de Producción Tecn. Tomas Rendón Fares

Director de Ventas Ing. Com. Santiago Pérez Ochoa

NIVEL ASESOR

Auditoría Interna CPA. Eduardo Ilesas Mora

Asesoría Jurídica Dr. José Luis Sánchez

NIVEL INTERMEDIO

Gerente de Presupuestos Ing. Com. Pablo Calle

Gerente de Contabilidad C.P.A. Andrea Figueroa

Gerente de Tesorería C.P.A. Gabriela Cuenca

Gerente R.R.H.H. Ing. Com. Ivonne Contreras

Gerente de Supervisión Ing. Com. Jorge Mora

Gerente de Mantenimiento Técnico Héctor Clavijo Rojas

Gerente de Control de Producción Gabriel Calle

Gerente de Control de Inventarios Juan Pérez M

Gerente de Control de Calidad Freddy Larriva

Gerente de Publicidad Bolívar Dávila

Gerente de Ventas Blanca Parra

Gerente de Servicios al Cliente René Córdova

NIVEL OPERACIONAL

Supervisor de producción Mateo Reyes López

Supervisor de Ventas Héctor Zapata Barros

5.4- PRINCIPALES POLITICAS DE LA EMPRESA

POLITICAS CONTABLES: Registrar diariamente los movimientos y transacciones realizadas

dentro de la empresa los cuales deben estar respaldados con documentos respectivos para cada
transacción; igualmente debe tener la legalización respectiva con la firma de responsabilidad de
quien lo elabora, supervisa y autoriza.

POLITICAS DE CRÉDITO: Esta política establece pagos tanto al contado como a crédito
máximo de 60 días plazo.

Ventas al Contado: A todos los clientes que su monto de compra no supere los $500,00.

Ventas a Crédito: Se establece para los clientes que ya cuenten con la confianza necesaria
de por lo menos 5 meses de compra y pagos puntuales.

POLITICAS INTERNAS PARA EL PERSONAL: El personal que labora en la empresa se

compromete al uso de uniforme que se les asignara para cada área de trabajo. (Personal
administrativo, de ventas, de servicio y trabajadores del área de bodega).

6. PRINCIPALES ACTIVIDADES
Desde nuestros inicios, el concepto central que henos manejado en nuestros almacenes es
el de idealizar una cada de venta de prendas de vestir de muy alta calidad para todo tipo
de ocasión al igual que lencería para los gustos más exigentes.
Fomentando un fuerte sentido de familia con nuestros clientes, logrando así brindar un
servicio con la mayor experiencia y seriedad.
Este concepto inicial que se ha planteado la Casa Comercial “MIYAO” S.A. se lo mantiene
aunque en los últimos meses se ha incorporado la comercialización de bisutería
importada desde Brasil.

7. PRINCIPALES INSTALACIONES
Cuenta con un área de ventas muy amplia, un edificio de 3 pisos donde funciona la Casa
Comercial y un piso subterráneo destinado para el almacenamiento de la mercadería.

8. FUNCIONARIOS PRINCIPALES
Junta General de Accionistas Eco. Xavier Sarmiento Torres
Ing. Com. Ana María Alvarado Vera
Ing. Com. Marcelo García Moreno
CPA. Andrés Marín Galindo
Gerente General Econ. Juan Pablo Sarmiento
Director Financiero Econ. Fernanda Segovia Mera
Director de R.R.H.H. Psicol. Daniela Vásquez Solano
Director de Producción Tecn. Tomas Rendón Fares
Director de Ventas Ing. Com. Santiago Pérez Ochoa

9. GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION FINANCIERA

 La empresa ha presentado los estados financieros correspondientes al 31 de diciembre;
sin embargo es obligación de la empresa presentar Estados Financieros Trimestrales. De la
revisión se advierte que el proceso de preparación de los Estados Financiero es acorde a
las normas vigentes.

10. SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE, PRESUPUESTOS Y SISTEMA COMPUTARIZADO

La información presentada en los Estados Financieros correspondientes al 31 de diciembre
de 2007, es fruto de datos reales que diariamente se recopila en la actividad de la
empresa; esta información es elaborada y registrada en el Sistema de Software “Wincost F
– 512” creada exclusivamente para nuestra compañía con los requerimientos exigidos por
la Superintendencia de Compañías, el Servicio de Rentas Internas y demás normas
vigentes en el Ecuador.

11. PUNTOS DE INTERES PARA AUDITORÍA FINANCIERA

 Falta de gestión para recuperar cartera vencida.
 No se inicia con saldos correctos del año 2006 al año 2007.
 Se ha cambiado el Método de Depreciación de los Activos Fijos.
 La rotación de cuenta por pagar es muy alta.

Atentamente

Laura Isabel Macas Tapia

AUDITORA SUPERVISORA
CARTA DE CONTROL INTERNO

Cuenca, 15 de abril de 2008

Señor

Juan Pablo Sarmiento

GERENTE GENERAL DE LA

CASA COMERCIAL “MIYAO” S.A.

Presente

De mi consideración:

Como parte de la auditoría financiera realizada a la Casa Comercial “MIYAO” S.A., por el
periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2007; sobre los cuales emitiremos
nuestro informe, consideramos la estructura de control interno a efecto de determinar nuestros
procedimientos de auditoría en la extensión requerida por las Normas Ecuatorianas de Auditoría,
Normas Generalmente Aceptadas y Normas Internacionales de Auditoría. Bajo estas normas el
objeto de evaluación fue establecer un Nivel de Confianza en los procedimientos de control
interno aplicado en el proceso de Auditoría Financiera.

Nuestro estudio y evaluación de Control Interno nos permitió además determinar la

naturaleza oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría necesarias para expresar
nuestra opinión sobre la Auditoría Financiera materia de nuestra auditoria y tenía por objeto
detectar todas las debilidades que pudiesen existir en el Control Interno, pues fue realizado a base
de pruebas selectivas de los reglamentos de contabilidad y la respectiva documentación
sustentatoría; sin embargo esta evaluación reveló ciertas condiciones reportables que pueden
afectar a las operaciones de registro, proceso, resumen y los procedimientos para reportar
información financiera uniforme con las afirmaciones de la empresa en los Estados Financieros.

Las principales condiciones reportables que se detalla a continuación se encuentran

descritas en los comentarios, conclusiones y recomendación, una adecuada implantación de estas
últimas permitirá mejorar las actividades administrativas y financiera de la Casa Comercial
“MIYAO” S.A.

Atentamente

CPA. Laura Macas T.

AUDITOR GENERAL
 ……….

TITULO: Registro correcto de vehículos ocupados dentro de las actividades empresariales.

De la revisión del registro y control de los vehículos que posee la empresa como parte del activo
fijo de la misma, datos corroborados por los documento que se encuentran en el archivo del
departamento de Presupuestos, se verificó que existen 2 vehículos que son registrados como
activos utilizados dentro de la actividad empresarial pero sin embargo no lo son. Además los
gastos desembolsados para su mantenimiento, depreciación y pago de seguros son atribuidos
como parte de los gastos administrativos de la empresa.

Los vehículos en cuestión y que no se lo ha podido observar dentro de la empresa son:

Un automóvil marca “CHEVROLET CORSA”, color Plata, AÑO 2007 valuado en USD $ 13.250,00

Una camioneta marca “CHEVROLET SILVERADO”, color Verde, AÑO 2006 valuado en USD
$16.200,00

Situación presentada debido a que los responsables de su registro, auxiliar contable # 2;

supervisión, Contador General; pero sobre todo autorización, Director Financiero; lo han realizado
sin considerar las políticas internas de la empres y las disposiciones de la Junta General de
Accionistas.

Según las Normas Ecuatorianas de Contabilidad # 12 – 13 afirma que para un activo ser reconocido
como parte de la propiedad planta y equipo de la empresa deben:

“Ser retenidos por la empresa para ser usados en la producción o abastecimiento de bienes o
servicios, para rentar o para propósito administrativos”.

“Es probable que fluyan hacia la empresa beneficios económicos futuros asociados con el activo”.

Lo comentado afectó a que los gastos administrativos por depreciación, mantenimiento y pago de
seguros correspondiente al periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2007;
hayan sido alterados por la existencia de rubros más altos en el registro de estos gastos.

CONCLUSIÓN: El Director Financiero, Contador General y Auxiliar Contable #2; encargados de la

autorización, registro y control, respectivamente de los Activos Fijos de la Empresa, no han
considerado la aplicación de las Normas Ecuatorianas de Auditoría # 12 – 13, referente a las
condiciones a considerar para que un bien sea considerado como parte del Activo Fijo de la
Empresa.
RECOMENDACIÓN # 1: Al Contador General

Para realizar el registro de un activo como parte de la empresa debe verificar las funciones que va
a tener el mismo dentro de la empresa. Igualmente considerar estas especificaciones para el
registro de los gastos de mantenimiento, depreciación y pago de seguros.

RECOMENDACIÓN # 2: Al Director Financiero

Para realizar las autorizaciones de adquisición, registro y control de Activos Fijos, considere las
Normas Ecuatorianas de Contabilidad # 12 – 13; independientemente de peticiones especiales
realizadas por el Gerente de la Empresa.
TITULO: Respaldo de los gastos que se efectúan mediante la cuenta de Caja Chica

De acuerdo a la revisión de la reposición de los fondos de Caja Chica del Departamento de Ventas
de la Casa Comercial “MIYAO” S.A. , que se encuentran en los archivos del departamento de
tesorería y del departamento de contabilidad se verifico que algunos de los gastos que se
realizaron con los fondos de caja chica no se encuentran respaldados por los comprobantes
autorizados de manera que la persona del departamento de contabilidad encargada de la
reposición no lo puede efectuar cuando no existen los comprobantes requeridos.

Por ejemplo:

Los gastos por refrigerios del personal que labora en la entrega de mercaderías, los gastos por
copias, no están respaldados por ninguna clase de documentos.

Situación presentada debido a que el personal que realiza estos gastos no exige ningún tipo de
respaldo que sustente tales gastos lo cual dificulta tanto al responsable del fondo de caja chica en
solicitar la reposición y al contador General poder realizar la reposición de los fondos de caja chica.

Como política del departamento de contabilidad para realizar la reposición de los fondos de caja
chica, los gastos deben estar justificados ya sea por factura, notas de venta o recibos.

Lo comentado anteriormente afectó a que el Contador General no pueda elaborar la reposición de

los fondos de caja chica del departamento de ventas, ya que no se contó con la documentación
requerida.

CONCLUSION:

El responsable de los fondos de caja chica del departamento de ventas no ha exigido los
comprobantes necesarios para realizar la entrega de efectivo al personal que lo requiere por lo
que dificulta la solicitud de reposición de los fondos de caja chica.
RECOMENDACIÓN # 3

Al responsable de los fondos de caja chica del Departamento de Ventas.

Para entregar dinero al personal del departamento de ventas se debe solicitar ya sea facturas,
notas de venta o recibos, y cuando no se cfuente con esta documentación debe emitir un recibo
en el cual el empleado se responsabiliza de los fondos recibidos.

RECOMENDACIÓN # 4

Al personal del Departamento de Ventas

En cuanto al consumo de refrigerios, gastos en copias; se debe solicitar en el lugar donde se realice
la adquisición de los mismos, ya sea una nota de venta o factura del consumo, pudiendo ser de
manera mensual o semanal, lo que facilitará la reposicion de los fondos.
TITULO: Salvaguardar correctamente la seguridad del Efectivo de la Empresa, al momento de
realizar depósitos.

Del análisis realizado al procedimiento seguido para realizar los depósitos diarios del efectivo que
ingresa como Cobro a Clientes de la Casa Comercial “MIYAO” S.A., se determinó que no existe
ninguna medida de seguridad que proteja el efectivo a depositarse en la cuenta corriente de la
empresa; y la seguridad del mensajero que es el encargado de realizar los depósitos en el Banco
del Pichincha situado en la Avenida Solano, su transporte es una bicicleta; lo cual pone en riesgo
tanto su seguridad como la del efectivo de la empresa.

Esta situación se presenta debido a que el Director Financiero de la Casa Comercial “MIYAO” S.A.,
no se ha tomado las medidas de seguridad pertinentes de manera que se pone en riesgo la
protección del efectivo de la empresa y la seguridad del personal encargado de realizar los
depósitos diarios.

Por lo comentado afecto a que en el 16 de marzo de 2007 se sufra un atraco al mensajero; por
fortuna no se produjo una situación negativa, y a pesar de haberse presentado este incoveniente
el Director Financiero no ha establecido medidas que solucionen esta situación.

CONCLUSIÓN:

El Director Financiero no se ha percatado de la inseguridad con la que la empresa realiza los

depósitos diarios, ya que el mensajero es el encargado de realizar esta operación, movilizándose
en una bicicleta.

RECOMENDACIÓN # 5

Al Director Financiero

Se recomienda que se realicen los depósitos utilizando otros mecanismos que salvaguarden la
seguridad de los bienes y del personal de la empresa. Se puede contratar un automóvil blindado
del Banco que se encargue de recoger el efectivo desde la misma empresa, así como se puede
proporcionar un medio de transporte mas adecuado para que el mismo mensajero realice los
depósitos.

RECOMENDACIÓN # 6

Al Gerente General
Se recomienda que implemente las medidas necesarias para que esta situación no se de, y como
se recomienda al Director Financiero el utilizar otras medidas para la seguridad de la empresa.

TITULO: Recuperacion de Cartera Vencida y Cobro de Intereses

De la revisión de los comprobante de ingreso de Bancos por cobro o clientes se ha determinado

que la recuperación de cartera vencida no se realizara en las fechas de vencimientos establecidos,
lo que ocasiona el cobro de intereses, los cuales no se cobran de acuerdo a lo determinado. Si no
por lo que disponga el Director Financiero, ya que los clientes se entrevistaron con el mismo, para
que no se les cobre los intereses.

Por ejemplo: CUADRO pag 15

Situación presentada debido a que el Director Financiero de la empresa dispone la exoneración de

cobro de intereses a los clientes antes citados debido a que dialogan y se acuerda el no cobrar
intereses a pesar que esta establecido que se debe realizar el cobro de estos intereses.

Además dentro del reglamento interno de la empresa se ha establecido que se cobrará un

porcentaje de interés a partir de la fecha en la que el cliente haya incurrido en retrazo de la
cancelación de la obligación mantenida con la empresa por motivo de adquisición de la
mercadería que la empresa comercializa.

Lo comentado afecto a una rotación tardia de Cartera Vencida, lo cual provoca falta de liquidez de
la empresa para realizar adquisiciones y pago de obligaciones a proveedores durante el periodo
2007, además provocó que no se logre el cobro de intereses a ciertos clientes que retrazaron su
pago.

CONCLUSION:

Debido a decisiones del Director Financiero se dejó de cobrar intereses por retrazo en la fecha de
pago de facturas vencidas de ciertos clientes los mismos que respaldados por esta situación no
realizaron sus pagos en el tiempo requerido. Esto como es obvio afecto a que la liquidez de la
empresa se vea sometida a una baja en el pago a tiempo de obligaciones con proveedores.

RECOMENDACIÓN # 7

Al Director Financiero

Se recomienda que se respete la normativa interna vigente dentro de la compañía, así como que
se debe realizar los cobros de interés por retrazo a los clientes que no se lo realizaba.

RECOMENDACIÓN # 8

Al Contador General
En conjunto con el Director Financiero se debe poner de acuerdo para que toda la normativa
vigente se cumpla a cabalidad de manera que no se realicen transacciones ni situaciones que
afecten a la integridad financiera y económica de la empresa.