SA-M-07-PE-01

Comunicación,
Participación y
Consulta

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Anali Rojas 16.07.2021
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Anali Rojas Procedimiento
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TOTAL
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Contenido
1. Generalidades .............................................................................................................................3
1.1. Propósito ............................................................................................................................3
1.2. Alcance...............................................................................................................................3

2. Requisitos del Estándar .............................................................................................................3

2.1. PG y tú................................................................................................................................3
2.2. Planificación y análisis de riesgos ......................................................................................3
2.3. Competencia, comunicación y apoyo:................................................................................4
2.4. Operaciones .......................................................................................................................4
2.5. Medición y Seguimiento .....................................................................................................5
Se deberá evaluar regularmente la efectividad de las acciones comunicacionales
de acuerdo con los procedimientos “Evaluación del Cumplimiento” (SA-M-
13-PE-01) y de las auditorías internas. ..............................................................................5
2.6. Lecciones Aprendidas ........................................................................................................5

3. Apéndices y anexos ....................................................................................................................5

3.1. Indicadores reglamentarios legales:...................................................................................5
Toda la regulación y referencias legales necesarias están incluidas en el registro
legal y/o anexos relevantes del Sistema de Gestión..........................................................5
3.2. Apéndice.............................................................................................................................5
3.3. Anexos................................................................................................................................5

4. Referencias ..................................................................................................................................5

5. Revisión .......................................................................................................................................6

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1. Generalidades
1.1. Propósito
Este procedimiento establece los requisitos mínimos del Sistema de Gestión Integrado en Seguri-
dad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de TOTAL S.A. que se deben conocer para una adecuada
comunicación, consulta y participación, a menos que la legislación y/o las regulaciones locales im-
pongan un estándar más alto, en cuyo caso se debe seguir el estándar más alto.

Este procedimiento describe los requisitos comunicacionales, internos y externos, de TOTAL, inclu-
yendo la actualización de una matriz comunicacional. Esto apoya la comunicación efectiva al interior
de TOTAL y con las partes interesadas externas facilitando la participación y cooperación.

1.2. Alcance
Este procedimiento aplica a todas las unidades de negocios TOTAL en todas las entidades jurídicas
de TOTAL incluidas las empresas conjuntas / consorcios / asociaciones de trabajo con el control de
gestión de TOTAL.

2. Requisitos del Estándar

2.1. PG y tú
El Manager responsable deberá aprobar el plan comunicación al deberá tomar acción frente a los
resultados de la evaluación de comunicación eficaz.

2.2. Planificación y análisis de riesgos

1) La identificación, análisis y evaluación de los potenciales requisitos a comunicar deberán ser
implementados de acuerdo con las Matrices de Identificación y Evaluación de Requisitos Lega-
les Ambientales y de Seguridad y Salud en el Trabajo y con la Matriz de Riesgos y Oportunida-
des Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos y Oportunidades” (SA-M- 02). Los requi-
sitos de comunicación deben considerar la siguiente estrategia, política y procedimientos:

i. Marco de regulación global para comunicaciones TOTAL.

ii. Los requisitos comunicacionales que emanen de la Política de Seguridad, Salud

Ocupacional y Medio Ambiente de TOTAL S.A.

iii. Procedimiento “Competencias, Capacitación y Toma de Conciencia” (SA-M-06-PE-

01)

iv. Los Controles Operacionales

v. “Gestión del Cambio” (SA-M-09-PE-01)

vi. “Recursos, roles, responsabilidades y autoridades” (SA-M-01-PE-01)

vii. “Matriz de Identificación y Evaluación de Requisitos Legales y otros Requisitos”

(SA-M-03-PE-01 y SA-M-03-PE-02)

viii. “Objetivos, metas y Programas” (SA-M-04-01-PE-01)

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ix. “Monitoreo y Seguimiento” (SA-M-11-PE-01),

x. “Programa de Auditoría Interna”

xi. “Revisión por la Dirección”

xii. …así como también las capacidades individuales y aspectos culturales.

2) Los requisitos comunicacionales relevantes deberán ser enumerados en el Plan de Comunica-

ciones.

3) El Plan de Comunicaciones (SA-M-07-01-PE-01) definirá como mínimo:

• Quién comunica

• Qué se comunica

• Cuándo se comunica

• A quién se comunica

• Cada cuánto se comunica (frecuencia)

• Y en qué formato (medios de comunicación)

• Es necesario conservar registros de acuerdo con el procedimiento “Control de Do-

cumentos y Registros” (SA-M-05-PE-01).

4) Se deberá establecer, implementar y mantener un proceso de consulta y participación de

trabajadores de todos los niveles y funciones necesarios. El Comité de Seguridad y Salud
en el Trabajo (CSST) será un canal relevante para la consulta y participación.

2.3. Competencia, comunicación y apoyo:

1) El plan comunicacional deberá ser actualizado de acuerdo con el procedimiento “Control de Do-
cumentos y Registros” (SA-M-05-PE-01).

2.4. Operaciones
Todas las actividades comunicacionales, internas y externas

1) Deberán desarrollarse de acuerdo con el Plan de Comunicaciones.

2) Todas las comunicaciones deberán ser confiables y consistentes con el Sistema de Gestión de
Información de HSE de TOTAL S.A.

3) Todos los colaboradores de TOTAL Perú y personas relevantes que trabajen en nombre de TOTAL
Perú deberán ser informados de su representante de HSE y de la manera en que participará en
dichas comunicaciones.

4) Colaboradores, personas que trabajen en nombre de TOTAL y externos relevantes deberán par-
ticipar, ser consultados y entregar retroalimentación de acuerdo a lo requerido en la “Matriz de Ries-
gos y Oportunidades” (SA-M-02-02-PE-01), “No conformidades y Acciones Correctivas” (SA-M-14-
PE-01), “Política de HSE de TOTAL Perú S.A.” (SA-A-01-PE-01) y “Gestión del Cambio” (SA-M-09-
PE-01).

5) Sumado a los requisitos básicos anteriores se deberá promover activamente la consulta y partici-
pación a través de comité paritario (CSST), charlas de 5 minutos, SOT, Charlas informativas, Charlas

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de Concientización, Boletines con información relevante de HSE y Comunicaciones a través del

correo electrónico.

2.5. Medición y Seguimiento

Se deberá evaluar regularmente la efectividad de las acciones comunicacionales de acuerdo con
los procedimientos “Evaluación del Cumplimiento” (SA-M-13-PE-01) y de las auditorías internas.

2.6. Lecciones Aprendidas

1) El Plan de Comunicaciones deberá ser actualizado de acuerdo con el procedimiento “Control de
documentos y registros” (SA-M-05-PE-01).

2) Las acciones comunicacionales deberán ser revisadas en base a los resultados de la efectividad
evaluada de acuerdo con el procedimiento “No conformidades y acciones correctivas” (SA-M-14-
PE-01).

3. Apéndices y anexos
3.1. Indicadores reglamentarios legales:
Toda la regulación y referencias legales necesarias están incluidas en el registro legal y/o anexos
relevantes del Sistema de Gestión.

3.2. Apéndice
Verificar el cumplimiento del presente procedimiento.

3.3. Anexos
1) SA-M-07-01-PE-01; Plan de Comunicaciones

4. Referencias
1. SA-A-01-PE-01, Política de HSE/SA
2. SA-M-02-02-PE-01 Matriz de Riesgos y Oportunidades
3. SA-M-03-PE-01 Matriz de Identificación y Evaluación de Requisitos Legales de Seguridad
y Salud en el Trabajo.
4. SA-M-03-PE-02 Matriz de Identificación y Evaluación de Requisitos Legales Ambientales
5. SA-M-04-01-PE-01, Objetivos, Metas y Programas.
6. SA-M-05-PE-01, Control de Documentos y Registros
7. SA-M-06-PE-01, Competencias, Capacitación y Toma de Conciencia
8. SA-M-09, Gestión del Cambio.
9. SA-M-11-PE-01, Medición y Seguimiento
10. Programa de Auditoría Interna
11. SA-M-12-PE-01, Evaluación del Cumplimiento
12. SA-M-14-PE-01, No conformidades y acciones correctivas.
13. Revisión de la Dirección.

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5. Revisión
Rev. Descripción Fecha
Primera versión de lanzamiento del Sistema de Gestión
A 17/06/2021
PG HSE/SA

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