Gestión societaria

1. Recibo solicitud de actas de junta por parte de contabilidad, ya sea para servir una
compañía de deudor solidario o autorizar al gerente a firmar créditos por valores mayores
a los permitidos según certificado de existencia
2. Alguna autorización a la gerencia para negociaciones
3. Anualmente convocatoria de reunión de asamblea de socios general ordinaria para
aprobar, en su caso, la gestión social, las cuentas anuales del ejercicio anterior y decidir
sobre la aplicación del resultado en el futuro próximo de la entidad.
4. Solicitud de actas de junta para ceder acciones

Gestión jurídica

1. Si en 30 días no se logra avance con recaudo de cartera se envía abogados externos para
verificar patrimonio del deudor para responder y envíen poder para dar inicio a demanda
ejecutiva o declarativa.
2. Los cuales inician con un radicado de demanda y con base a este semanalmente van
dando infirme del estado y avance del mismo
3. Se reciben pre notificaciones de apertura a procesos laborales y se cita al abogado externo
que la manejara para socializar los documentos que necesite para su contestación
4. El abogado externo nos envía poder que debemos firmar para que pueda representarnos
5. Se reciben notificaciones de demandas laborales y estas son reenviadas al abogado
externo que iniciara su gestión ante los despachos judiciales
6. Abogados externos rinden informe semanal sobre procesos en gestión

De los procesos actuales nos reunimos semanalmente con el fin de rendir avances de los procesos
en su poder. Y a los cuales se ha llegado a la conclusión de cierre de algunos casos que se han
conciliado y de otros interponer demanda.

De los casos laborales se han cerrado por pago de lo decretado en despacho judicial o por
conciliación. Los que siguen abierto es por que no se ha dirimido el motivo del litigio, estando en
gestión ante el despacho correspondiente.

 Afectación a pólizas
a. Se recibe informe de daños del departamento logístico u operaciones
b. Se recibe del cliente queja por daño con tasación para el pago de los mismos.
c. Se procede a iniciar reclamación ante la aseguradora
d. La aseguradora responde con un radicado
e. La aseguradora asigna un ajustador para verificar cumplimiento de garantía y
poder autorizar pago de daños
f. La asegura responde con liquidación de indemnización de daños
g. Se procede a recoger firma por parte del representante y aportar numero de
cuenta para que gestionen el pago del siniestro
h. Se paga el siniestro con el descuento del deducible

Gestión contractual
 1. El cliente envía su modelo de contrato y reviso condiciones y clausulas, se hacen
comentarios y sugerencias
2. Al cliente se le envía una oferta comercial y se le envía con base a oferta modelo de
contrato, este diligencia sus datos y firma o hace objeciones o comentarios
3. Los contratos firmados por las partes son divulgados a las partes interesadas dentro del
proceso
4. Si un contrato exige unas pólizas de cumplimiento, prestaciones etc se solicita cotización al
corredor y se pasa a revisión de comercial y financiera para que den su VoBo
5. Si una póliza esta vencida y el contrato se renovó se solicita renovación a las corredoras

Gestión documental

1. Después que se firma un contrato se crea una carpeta si es cliente nuevo de lo contrario
solo se incluye el contrato en la carpeta para archivo
2. En la carpeta adicional al contrato con el cliente o proveedor debe incluirse las pólizas y
anexos que pagan parte del mismo archivo.

Gestión de cartera de difícil cobro

1. Departamento de Cartera me entrega clientes de difícil recaudo

2. Inicio cobro prejuridico enviando correos electrónicos y haciendo llamadas telefónicas al
deudor
3. De obtener disposición del deudor para pagar procedo a realizar un acuerdo de
transacción con las condiciones pactadas
4. De no obtener mas que el silencio proceso a enviar a abogados externos previa
autorización de la gerencia y verificación del monto adeudado.