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PROCEDIMIENTO
GESTION DEL CAMBIO EN
CONTRATOS

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Nombre Fecha/ Nombre Fecha/ Nombre Fecha/

Firma
Firma Firma

Joel Jara L. Nathalie Rimmelin G. Macarena Herrera S.

Carola Aguirre Y. Ignacio Hernandez S. Carlos Sepúlveda V.

COMPAÑÍA MINERA DEL PACÍFICO

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1. OBJETIVO
El presente procedimiento tiene por objeto regular las actividades, roles y responsabilidades de las
diferentes áreas que participan en el proceso de cambio de un contrato en CMP, con el objetivo de
no tener incidentes a las personas, a los activos ni a los procesos productivos, desarrollando la
integración de una nueva empresa en un plazo de 15 a 30 días máximo, desde adjudicado el servicio.

2. ALCANCE
Aplica a todo contrato marco que impacta a las operaciones de la empresa. Las ordenes de compra
que pudiesen ser intensivos en personas y/o equipos también les aplicará. Ordenes de servicio de
bajo impacto, la gestión del cambio será liderado por el área o administradora, bajo los mismos
conceptos aquí señalados.

3. RESPONSABILIDADES
La principal responsabilidad en la gestión del cambio radica en el área que requiere el servicio y en
la empresa adjudicada. Quien gatilla las acciones es el área de contratos y quien cautela el proceso
es el área de gestión de riesgos de la GSSO.

A continuación los principales pasos de validación del proceso de cambio

Gestión del Cambio Responsable

Documentos contractuales y habilitación en sistema de acreditación Contratos
Informar a las áreas del inicio de proceso de cambio Contratos
Reunión coordinación inicial y seguimientos Suptcia GR y SIC con todos
Validación Control laboral (Enrolamiento trabajadores), jornadas Suptcia RRLL - EECC
Validación de recursos críticos de la EECC Area - EECC
Validación de personal críticos de la EECC Area - EECC
Validación de compromisos socioambientales GS - EECC
Planificación de entrega de servicios de CMP Suptcia SS a las personas - EECC
Validación GRP EECC Suptcia GR - EECC
Acreditación empresa GSSO - EECC
Acreditación personas GSSO - EECC
Carpeta de arranque Suptcia GR - EECC - Area

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4. ACTIVIDADES A EJECUTAR

Superintendencia de Contratos

N° Actividad Tiempo (días) Responsable

1 Enviar Carta de Adjudicación con Nro de Contrato y Cláusulas más Día 1 Gestor de contrato
importantes y EPFs.-

2 Habilitar a la empresa Contratista y Subcontratista en sistema de Día 1 Gestor de contrato

acreditación para que pueda ser acreditada

3 Informar a todas las áreas del presente procedimiento de la Día 1 Gestor de contrato
creación de un nuevo contrato u orden de compra

4 Informar a areas responsables de CMP, sobre requerimientos Día 2 Gestor de contrato

necesarios para la ejecución del servicio ( Movilización ,
Alimentación , Salas de Cambio , etc)

5 Desarrollar reunión de inicio para presentar la empresa al área Máx día 7 Gestor de contrato
administradora del contrato y a las áreas habilitadoras. Contactos
CMP y EECC.- Compartir ppt. Aportes de las partes

6 Participar reuniones de seguimiento gestión del cambio Día 7, 14, 21 y 28 Gestor de contrato

7 Preparación y emisión del documento contractual (antes se trabaja Máximo día 60 Gestor de contrato
con la carta de adjudicación)

Superintendencia de Gestión de Riesgos

N° Actividad Tiempo (días) Responsable

1 Liderar gestión del cambio para nuevo servicio (junto a operador de Previo a Ejecución SI GR
contrato y EECC). Reunión KickOFF (con plan GRP). Incluye
seguimiento.

2 Verificación de documentos de la carpeta de arranque: carta aviso Previo a Ejecución SI GR

inicio de actividades.
Ejecutar el derecho a saber Mina, Planta, Transporte, Embarque.

3 Capacitar a la EECC en como se acreditan personas y bienes que Día 1 Jefe Protección
deben ingresar a la empresa. Industrial

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4 Ejecutar el derecho a saber en los procesos Mina, Planta, Previo a inicio de SI GR

Transporte, Embarque. ejecución

5 Capacita en el uso de herramientas GRP a responsables Previo a inicio de SI GR

ejecutores del contrato de la EECC. ejecución

6 Verificación de ODI Al momento de SI GR

ingresar servicio

7 Verificación CV de personal prevención de riesgos. Previo a inicio de SI GR

ejecución

8 Establecer programa VCT orientado a EECC. 2 primeros meses SI GR

de ejecución

Superintendencia de Operaciones

N° Actividad Tiempo (días) Responsable

1 Participación de reunión de inicio, coordinar con administrador de Máx día 8 Adm. Contrato
EECC reuniones en terreno.

2 Seguimiento con áreas responsables de CMP, respecto a Máx día 8 Adm. Contrato
Movilización , Alimentación , Salas de Cambio.-

3 Definir personal crítico disponible del contrato saliente Máx día 8 Adm. Contrato

4 Validar para cargos críticos CV y Competencias técnicas del Máx día 10 Adm. Contrato
servicio.

5 Validar equipos críticos en terreno. Máx día 10 Adm. Contrato

6 Envío a EE.CC , Mapa de procesos de la unidad que requiere el Máx día 15 Adm. Contrato
servicio , para posterior revisión y aprobación de Mapas de
procesos , Matriz de Riesgos y formularios del GRP (a futuro digital)

7 Seguimiento de acreditación del contrato Día 7, 14,21 y 28 Adm. Contrato

8 Solicitud Información a EE.CC , para la emisión y habilitación de Max Día 15 Adm. Contrato
células EE.CC

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Superintendencia Servicios a las personas

N° Actividad Tiempo Responsable

(días)

1 Coordinar con la EECC entrante los requerimientos específicos de 7 días Jefe (a) habitabilidad
habitabilidad: cantidad de salas de cambio, baños, comedores,
disponibilidad de casas de cambio, aforos una vez recibido el input de
área contratos.

2 Coordinar con la EECC entrante servicios de transporte, recorridos, 7 días Jefe (a) Transportación
espacios disponibles para nuevos usuarios, logística rutas

3 Coordinar con la EECC entrante la alimentación comprometida en el 1 día Jefe (a) alimentación
caso Planta de Pellets; avisando a la EECC del servicio de alimentación
del aumento colaciones, almuerzos, cenas según turno empresa
entrante o nuevos comensales por aumento dotación contratos.

Superintendencia Relaciones Laborales

N° Actividad Tiempo Responsable

(días)

1 Enrolamiento en plataforma Empleado Central ( Herramienta de gestión 1 semana R. Arancibia

y carga de trabajadores) p/ ingreso

2 Asegurar jornadas de trabajo nuevo contrato 1 semana R. Arancibia

p/ ingreso

Acreditación

EMPRESAS CONTRATISTAS

1 Carta de Aviso Inicio de Actividades (formato SERNAGEOMIN), con V°B° o correo electrónico de recepción por parte del
Departamento de Prevención de Riesgos de cada faena de CMP (aplica solamente para faenas mineras).

2 Certificado de afiliación a Organismo Administrador del Seguro de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales
(Mutualidad).

3 Certificado de Inscripción en la Dirección del Trabajo (sólo para Empresas de Servicios Transitorios).

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4 Autorización de Jornada Excepcional Vigente (Cuando corresponda)

5 Carta de Adjudicación emitida por la unidad de Contratos,Fotocopia simple Contrato Comercial, Orden de Servicio u
Orden de trabajo con CMP.

6 Declaración de generación de Sustancias Peligrosas, aplique o no su uso;

De acuerdo a lo señalado en el Art. 4 y 25 del D.S. N° 148 de junio de 2003.

7 Autorización del Ministerio de Transporte para el traslado particular de personal (Solo si aplica).

8 Carta presentación Reglamento Interno de Orden, Higiene y SSO a la Inspección del Trabajo.

TRABAJADORES DE LAS EMPRESAS CONTRATISTAS

1 Contrato de trabajo y anexos. Indicando faena o faenas donde se prestará el servicio y el periodo de duración de la prestación

3 Obligación de Informar (ODI) por parte de la Contratista respecto de su personal directo e indirecto (Subcontratista). El
registro debe indicar los riesgos asociados al cargo y los datos tales como nombre completo, C.I. y Cargo tanto del trabajador
como el relator. Ley 16.644, Art.21 y 22 DS.Nº40 y Nº50.

4 Obligación de Informar (ODI) por parte de la Subcontratista respecto de su personal. El registro debe indicar los riesgos
asociados al cargo y los datos tales como nombre completo, C.I. y Cargo tanto del trabajador como el relator. Ley 16.644, Art.21
y 22 DS.Nº40 y Nº50.

5 Acta entrega de Elementos de Protección Personal (E.P.P.), con antigüedad de 1 año como máximo y de acuerdo a
funciones del cargo (con fecha, detalle y firma del trabajador).

7 Finiquito de trabajo o carta de aviso empleador anterior (solo si aplica).

8 Foto (Formato Jpg.)

9 Examen Pre ocupacional y/u Ocupacional vigente, en consideración de funciones del cargo definidas en contrato de trabajo,
debe incluir examen de Alcohol y Drogas (Marihuana, Cocaína, Benzodiacepinas y Anfetaminas).

10 Recepción por parte del trabajador del Reglamento Interno de la empresa, en conformidad al título III del libro primero de
la ley 18.620 (Cod. Laboral) y al D.S. Nº40 Art 14.

11 Certificado Antecedentes para fines especiales con antigüedad no mayor a un mes, aprobado por la Gerencia de Personas y
Sustentabilidad cuando este presente observaciones.

12 Fotocopia a color de cédula de identidad.

13 Fotocopia a color u original del registro de Experto en Prevención de Riesgos de Accidentes del Trabajo y Enfermedad
Profesional – MINSAL y/o Certificado de Licencia del SERNAGEOMIN de Experto categoría A, B o C.

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14 Visa de extranjería o visa de trabajo, Extranjeros.

15 Fotocopia a color de Pasaporte. (Extranjeros) de tapa principal, de hoja que contenga los datos de identificación, de hoja de
visada de la última salida de país y última entrada a nuestro país.

16 Contrato de trabajo suscrito ante notario (extranjero)

17 Examen de Altura Física y/o Test de esfuerzo (si aplica)

18 Licencia de Guardia de Seguridad de OS10 Vigente (si aplica)

19 Credencial para la manipulación de explosivos aprobada por la entidad fiscalizadora. (si aplica)

20 Examen de Salud para manipulación de alimentos

VEHÍCULOS Y EQUIPOS MÓVILES AUTOPROPULSADOS

1 Vehículos y Equipos que circulan fuera de faena

Permiso de Circulación y revisión técnica vigente.

2 Vehículos y Equipos cautivos en faena

Documentos que acredite propiedad.

3 EMPRESAS QUE REQUIERAN LUGARES DE ALMACENAMIENTO DE

EXPLOSIVOS

Certificado de autorización de polvorines emitido por la autoridad correspondiente Incluyendo aquellas que estén fuera de las
faenas de CAP Minería.

CONDUCTORES

1 Fotocopia a color de licencia de conductor.

2 Hoja de Vida del Conductor (En caso de existir anotaciones se debe solicitar aprobación a CAP Minería – Unidad de
Prevención de Riesgos)

Examen Psicosensotécnico (Vigencia 4 años vehículos livianos y 1 año vehículos pesados Art. 42 Decreto Supremo N° 132,
Reglamento de Seguridad Minera del Ministerio de Minería).

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