PODCAST – PMO

A. Realizar una lectura detallada de la Guía Práctico para la Implementación de una

PMO de Luiz Corzo Valdez.

B. Identificar los aspectos relacionados con la implementación de una PMO, y que

pudieran ser útiles para enriquecer su propuesta.

c. Presentar una propuesta que contemple los siguientes aspectos: 

1. Situación actual de la organización.

2. ¿Por qué resulta oportuno formalizar una Oficina de Administración de Proyectos
(PMO)?
3. ¿Qué tipo de PMO recomienda y cuál sería su alcance general?
4. ¿Cuál es el lugar más apropiado dentro de la estructura de la organización para
ubicar la PMO?
5. ¿Cómo impactará la implementación de una PMO el despliegue estratégico de
una organización?
6. ¿Cómo cree que debe articularse las responsabilidades de la PMO con respecto a la
gobernanza corporativa?
7. ¿Qué recursos se requerirán para implementar una PMO?
Podcast:
Buenas tardes compañeros, con referencia al foro de esta semana sobre una
propuesta de PMO para la empresa que trabajo.
primero expondré un poco la organización actual que tiene.
La empresa tiene a la cabeza un Gerente General, el cual dirige y supervisa a
4 gerencias: Gerencia de Finanzas, Gerencia de Operaciones, Gerencia de
Responsabilidad Social y Gerencia de Proyectos. A su vez la Gerencia de
Proyectos se divide en 3 Unidades: Unidad de Ejecución de Proyectos, Unidad
de Estudios e Ingeniería y Unidad de torres eólicas. Las gerencias interactúan
entre si, la gerencia de proyectos solicita apoyo y prestación de servicios de
personal a las otras gerencias, con el fin de formar equipos de trabajo para
encarar los proyectos bajo su mando. Actualmente no se cuenta con una
Oficina de Administración de Proyectos, por lo que podría decir que es una
organización tipo matricial balanceada.
En base a lo expuesto, considero que sería oportuno formalizar una PMO en
la empresa, ya que se cuenta con varios proyectos en ejecución y estudio,
mismos que requieren contar con una buena administración para asegurar su
éxito, la PMO se encargaría de ayudar a gestionar el conocimiento y las
herramientas necesarias para poder llevar a cabo su administración de la
mejor manera, minimizando los riesgos inherentes a los mismos.
Como mencionan en la literatura de la materia una PMO es un programa que
debe ir madurando y ganando peso en la empresa de a poco, por lo cual
recomendaría iniciar con una PMO de control, misma que ejercería las
siguientes funciones: control y apoyo a los directores de proyectos en el ciclo
de vida de cada uno, uniformizar los formatos de presentación, brindar
nuevas ideas de herramientas y procedimientos, presentar iniciativos de
cambios que ayuden al desempeño de los proyectos, implementar y
gestionar la base de datos de lecciones aprendidas y sobre todo desarrollar
competencias profesionales en los trabajadores acerca la administración y
cultura de proyectos. Considero que inicialmente la PMO podría depender de
la Gerencia de Proyectos con el fin que la misma apoye y colabore al gerente
con la gestión y administración de los mismos y capacite al personal sobre las
bases y fundamentos de una buena administración de proyectos y conforme
vaya madurando y desarrollando esta podría volverse una PMO de fuente y
depender de gerencia general con el fin de lograr que los proyectos den
resultado de tal manera que complementen los objetivos empresariales.
Como principal beneficio de la implementación de la PMO en la empresa, se
lograría conseguir un grado de madurez en la gestión de proyectos,
consolidando una cultura de administración de proyectos, lo cual fomenta
las capacidades y permite a las empresas implementar satisfactoriamente sus
estrategias. Por otro lado es importante que a la larga la PMO por el
conocimiento que maneja participe en la formulación de estrategias de la
empresa.
Se recomienda que al momento de implementar la PMO el gerente de la
empresa debe dejar claramente expuesto la estructura de gobernanza así
como también las funciones entre la PMO y los trabajadores
correspondientes. En este caso el gerente general debe sentarse con la
gerencia de proyectos y la PMO y exponer estos puntos, así como también el
flujo de comunicación y mando.
Es importante realizar evaluaciones a la PMO para ver si la misma está dando
los resultados esperados y ver de analizar cómo se la podría potenciar de
mayor manera, esto se haría tomando en cuenta las opiniones de los
directores de proyecto, del personal y de los clientes que se vieron afectados
con la implementación del PMO.
Para finalizar, considero que el recurso más importante para tener una PMO
eficiente que fomente la cultura y valore la gestión de proyectos organizativa,
es el personal capacitado. Los empleados calificados son la espina dorsal en
las organizaciones de éxito y muchas veces el fracaso de buenas estrategias a
causa de no tener un buen recurso humano en los cargos correctos, por lo
cual el personal asignado a la PMO debe ser analizados cuidadosamente.

Muchas gracias.
Respuesta 1:
Hola Dayana, muchas gracias por tu aporte y en definitiva una PMO
ayudaría mucho a la empresa para enfrentar de mejor manera la
gestión de sus proyectos, con respecto a los recursos
metodológicos para llevar a cabo la transición de capacitación
propondría lo siguiente:
- Primero realizar un análisis a la empresa en términos de
gestión de proyectos, programas y portafolios con el fin de
identificar en qué grado de madurez actual se encuentra, para
lo cual se me ocurre hacer encuestas diagnostico a los
trabajadores.
- Luego de identificar la madurez y seleccionar el tipo de PMO,
considero aplicar una metodología ágil con el fin de
implementar las funciones escalonadamente y realizando
cambios parciales, con el fin de no provocar un rechazo
inmediato por parte de los trabajadores.
- Luego en base a lo anterior, empezar a armar el organigrama
de la PMO, definiendo la cantidad de personal, los cargos y
manuales de funciones de cada trabajador de la PMO.
- Después desarrollar capacitaciones y reuniones entre la PMO
y los directores de proyecto para entablar los lineamientos y
poder empezar a usar las herramientas de gestión, logrando
tener una metodología clara que sea consensuada entre los
directores y la PMO.
- Finalmente, considero que teniendo las plantillas y las
herramientas consensuadas entre los interesados se tiene que
hacer el seguimiento, llenado y control a las mismas, para lo
cual la PMO apoyaría a los trabajadores para con el fin que no
sea sinónimo de más trabajo para ellos.
Quedo atenta a cualquier cosa, saludos cordiales.

- Como tercer paso dentro de la implementación seria

definir la visión, misión, objetivos, factores de éxito, métricas
de la PMO con el fin de poder tener indicadores para hacerle
el seguimiento y las evaluaciones correspondientes.

Aporte 1 - Dayana:
Buenos días Dayana, me pareció muy interesante y completo tu
aporte sobre la implementación de una PMO en tu empresa, ya que
no había analizado como una PMO también se adapta,
complementa y brinda mejoras a una consultoría de carácter social.
Me parece que el lugar donde la piensas implementar es muy
acertado ya que desde ahí el PMO podrá guiar y bridar un enfoque
de administración de proyectos correcto que ayude a manejar con
éxito los mismos aparte de guiar para la correcta toma de
decisiones.

Hola Jessi,
Me pareció muy acertada y completa tu propuesta de PMO y
concuerdo contigo que para iniciar vendría muy bien el tipo de
torre de control para la empresa por la madurez que tiene
actualmente, se podría analizar que la misma con el tiempo se
convierta en una de fuente con un alto desempeño ya que según
algunos estudios realizados las organizaciones que llegan a ser
efectivas son aquellas que cuentan con PMO confiadas,
autocriticas, con empleados capacitados, apoyo financiero ya que
mejoran cada proyecto sacando conclusiones de sus errores,
generando una mejora continua de los procesos internos, con el fin
de respaldar el éxito de la gestión de los proyectos y programas y
sus resultados empresariales.