Protocolo

Paso 2 Protocolo de comunicaciones y relaciones laborales

Autores: Lili F. Imbacuan, Nancy S. Osorio, Diego A. Bolívar, Kevin Diaz, Yuliana López

Tutor: María F. Farfán

Grupo: 155

Universidad Nacional abierta y a distancia-UNAD

06/06/2021
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Introducción.

El presente trabajo tiene como propósito afianzar las competencias comunicativas y las

relaciones interpersonales mediante el desarrollo de un protocolo de comunicaciones y plan

motivacional, aplicado a una empresa que tiene como actividad económica comercializar

productos de aseo, para lo cual la construcción del protocolo de comunicaciones y plan

motivacional para nuestro ejemplo creamos la comercializadora “SURTI ASEO S.A.S”, donde

podremos identificar su actividad económica, organigrama, productos, entre otros.

Por consiguiente, es indispensable recalcar la gran importancia de aplicar todas las

estrategias de comunicación en las organizaciones, tanto interna como externa para lograr un

mejor desempeño en sus actividades y lograr en conjunto sus objetivos propuestos en su misión y

visión, pues la buena comunicación entre colaboradores, directivos, clientes y demás garantizan

fluidez en los procesos y generan más productividad a la empresa. La comunicación

organizacional es un sistema practico y productivo para la buena efectividad, alcanzando logros y

metas de la organización como ventaja competitiva sobre el resto de las organizaciones.

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Tabla de contenido

Pagina

Portada…………………………………………………………………………………………………………………………………………..1

Introduccion……………………………………………………………………………………………………………………………………2

Tabla de contenido………………………………………………………………………………………………………………………….3

Presentacion de la empresa…………………………………………………………………………………………………………….4

Organigrama…………………………………………………………………………………………………………………………………..5

Protocolo de comunicación internas y externas………………………………………………………………………..6-7-8

Plan de incentivos y motivacional………………………………………………………………………………………………9-10

Conclusiones…………………………………………………………………………………………………………………………………11

Bibliografia…………………………………………………………………………………………………………………………………..12
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Cra. 21 ##26-12, Manizales, Caldas

Somos “SURTI ASEO S.A.S” Empresa colombiana familiar fundada en 2012, orientada a

proveer a nuestros clientes productos para el aseo y la limpieza. Somos líderes del mercado de

aseo de la región cafetera, asegurando que lleguen a todos los hogares a precios asequibles.

En los últimos años hemos incursionado en el mercado con nuestros productos tales como:

detergentes líquidos, suavizantes detergentes en barra, lavalozas, limpiadores de piso,

blanqueadores entre otros.

Con la necesidad de satisfacer al cliente, la comercializadora SURTI ASEO S. A. S. pone

a disposición de la clientela todos sus productos con la mejor calidad, pues muestra de ello se

tiene un equipo especializado los cuales cuentan con las capacitaciones adecuadas en cada una de

sus competencias, mostrando así una excelente relación entre la parte administrativa y operaria.

La empresa posee un total de 200 trabajadores manejando un protocolo de comunicaciones y plan

motivacional aplicado a un caso de estudio, es importante destacar que cada uno de estos

procesos se inspeccionan dentro del marco de una mejora continua que permitirá realizar
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producto de excelente calidad, y así posesionar la empresa dentro del grupo de comercializadora

de gran importancia de la región.

La Junta Directiva de “SURTI ASEO S.A.S” es el máximo órgano de administración de

la sociedad, y tendrá las funciones y responsabilidades establecidas en las políticas de la empresa

y en los estatutos.

ORGANIGRAMA DE LA COMERCIALIZADORA “SURTI ASEO”

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PROTOCOLO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

Objetivos

1. General: analizar el proceso de comunicación interna entre nuestros colaboradores

2. Específicos:

 Describir la comunicación interna entre los departamentos.

 Identificar las debilidades y fortalezas del proceso de comunicación

 Determinar cómo está la comunicación antes de aplicar este plan.

La meta de la empresa” SURTI ASEO S.A.S” es dar a conocer a los colaboradores de la

empresa, el orden de mando acorde al organigrama de la empresa; ya que permite saber a quién

se debe reportar ya sea algún incidente, queja o sugerencia;

 Cada empleado debe reportar en primera instancia su jefe inmediato (coordinador) y si

éste no da solución a lo requerido, se pasa a informar al área de recursos humanos.

 Cada empleado debe tener conocimiento de su manual de funciones para cumplir con

cabalidad su labor.

 Se les realiza a los colaboradores de “SURTI ASEO S.A.S” reuniones periódicamente

para obtener seguimiento detallado al cumplimiento de las obligaciones y conocer sus

falencias; con el objetivo de mejorar.

 Se promueve la integración y el compromiso de los colaboradores por medio de

capacitaciones, ya que para la comercializadora “SURTI ASEO S.A.S” una efectiva

comunicación interna es un indicador clave para medir el desempeño financiero de la

empresa.
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 Anualmente se realiza evaluaciones a los jefes inmediatos, para una mejor convivencia

laboral, ya que tienen en claro su rol de liderazgo, con el fin de mejorar el clima laboral.

 Al término de cada jornada cada jefe inmediato debe realizar los informes diarios de la

siguiente manera:

1. Coordinador de ventas: reportar las ventas realizadas para el día siguiente.

2. Coordinador de bodega: entrega los documentos de pedido, para el despacho de la

mercancía.

3. Coordinador del servicio al cliente: entrega al administrador el informe de las

ventas del día (facturas, recibos y pagos) y esta a su vez entregada al área financiera

de la empresa.

 El colaborador debe portar su uniforme y portar su equipo de seguridad para cumplir sus

labores.

 El personal de servicio al cliente debe reportar al área de calidad las quejas y sugerencia

de los clientes, como canal de retroalimentación para la continua mejora de nuestros

productos.

 El personal de bodega y control de calidad deben trabajan en equipo para el reporte de

vencimientos de los productos.

 El personal de bodega debe estar pendiente de las fechas de vencimiento, rotación de los

productos, almacenamiento y cuidado del producto.

 El personal de servicio al cliente debe mantener la mercancía en óptimas condiciones para

la venta.

 Al terminar la jornada el colaborador debe dejar su área de trabajo limpio y ordenado.

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Comunicación externa:

Objetivos

General: posicionar dentro del sector de surtidoras de implementos de aseo como la mejor

opción.

Específicos:

 Reforzar la alianza estratégica con nuestros proveedores

 Impulsar las marcas que distribuimos.

La meta de la empresa “SURTI ASEO S.A.S” es proyectar una buena imagen empresarial

y dar a conocer los productos y servicios a sus consumidores, distribuidores, y proveedores; entre

otros; el director general de la comercializadora “SURTI ASEO S.A.S” es el encargado de

definir la estrategia de la política de comunicación; asumiendo la imagen y el prestigio de la

empresa.

 Cada empleado de acuerdo con su función tiene un mensaje de presentación ante el

cliente (protocolo de saludo y atención al cliente)

 El objetivo de la empresa “SURTI ASEO” es satisfacer las necesidades de sus clientes, es

por eso por lo que cuenta con una página web para dar a conocer sus productos y servicios

al igual que conocer sus sugerencias.

 Si un medio de comunicación solicita información relacionada con los productos y

servicios de la organización, se debe realizar un acompañamiento permanente desde el

Área de Comunicaciones, quien se encargará de buscar la mejor fuente de información y

la manera de suministrarla
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 La comercializadora “SURTI ASEO S.A.S” cuenta con varios canales de información y

publicidad como lo son (revista, folletos, radio y prensa) la cual nos permite crecer

logrando la visión de la empresa.

 Los ajustes técnicos del sitio en Internet están a cargo del Área de Sistemas de “SURTI

ASEO S.A.S”

 “SURTI ASEO S.A.S” realiza periódicamente veedurías para conocer más a la

competencia, permitiendo estar a la vanguardia en sus precios y calidad.

 “SURTI ASEO S.A.S” realiza periódicamente llamadas telefónicas, tanto a distribuidores

como consumidores, siendo este uno de los canales más importantes de la

comercializadora siendo el contacto directo generando mayor productividad en ventas.

 “SURTI ASEO S.A.S” ofrece muestras y material de obsequios para dar a conocer los

productos y garantizar la calidad, con el fin de ganar posicionamiento de sus productos.

PLAN DE INCENTIVOS Y MOTIVACIONAL

Para la comercializadora “SURTI ASEO S.A.S” es muy importante que sus

colaboradores estén estimulados a través de incentivos con el fin de enfocarlos a lograr el

desempeño para así lograr el objetivo.

 Al conocer las capacidades y habilidades del personal, se le brinda que se desempeñe en

el área adecuada dependiendo de su perfil.

 Se le reconoce una comisión cuando se cumple las metas exigidas por la

comercializadora, por el cumplimiento y el logro de los objetivos propuestos.

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 Al empleado que demuestre destreza en algún campo laboral, se le brindara capacitación

dándole la posibilidad de crecer y ser un líder; estimulando su compromiso con la

empresa.

 “SURTI ASEO S.A.S” brinda espacios para que los colaboradores puedan ser

escuchados, demostrándoles que su opinión es importante en la empresa.

 “SURTI ASEO S.A.S” elogia y reconoce en público a sus colaboradores por su

desempeño, logro y una buena labor.

 Se le brinda al empleado la posibilidad de estudiar ya sea con tiempo o con ayuda

financiera.

 Se le asegura al colaborador buenas condiciones y clima de trabajo como lo es (salario,

sillas cómodas, ventilación y luz adecuada y baños públicos limpios).

 La comercializadora “SURTI ASEO S.A.S” cuenta con un plan de actividades para sus

colaboradores como son:

-Eventos deportivos

-Celebración del día de la familia

-Incentivo de cumpleaños (reconocimiento, detalle)

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Conclusiones

La comunicación organizacional es un sistema practico y productivo para la buena

efectividad, alcanzando logros y metas de la organización como ventaja competitiva sobre el

resto de las organizaciones.

El éxito de una organización depende del compromiso y de la comunicación de sus

colaboradores y directivos porque es la forma en que planean, dan soluciones, toman decisiones y

garantizan fluidez en los procesos y generan más productividad a la empresa.

Con la creación de la empresa “SURTI ASEO S.A.S” se logró aplicar las competencias

comunicativas y las relaciones interpersonales que se pueden manejar en cualquier tipo de

organizaciones. Mediante el desarrollo de un protocolo de comunicaciones y plan motivacional se

puede seguir una ruta eficiente para que haya un buen clima laboral y que cada integrante de ella

se sienta cómoda y a gusto con su trabajo, pues de esto depende el éxito de una organización.
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Bibliografia

Castro, A. (2014). Comunicación organizacional: técnicas y estrategias. Barranquilla [Colombia]:

Universidad del Norte. Retrieved from

https://elibronet.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/69924?page=1

Torres, S. (26,11,2018). Comunicación y las Relaciones Laborales. [Archivo de video].

Recuperado de http://hdl.handle.net/10596/22281