Karen Roxanna Trinidad Rivas

201404471

Ensayo mitos y realidades de la transformación digital

Hasta hace unos meses en Guatemala y otras partes del mundo la transformación
digital se veía muy lejana, pero siempre como una posibilidad latente. Tanto las
organizaciones como las personas se negaban a cambiar sus procesos ambiguos,
tales como; trabajar las bases de datos en una plataforma CRM, realizar procesos
contables en Excel o sistema SAP, implementar facturas electrónicas, realizar
ventas por internet, crear su página web o bien tener presencia en redes sociales.
Las personas se negaban, incluso a utilizar un teléfono inteligente, tomar pedidos
por whatsapp, utilizar redes sociales y páginas web para ver las ofertas de los
distintos comercios. Existía y aún persiste cierta inseguridad en realizar una
compra por internet, ya que no tienen la seguridad de que su pedido sea tomado
en cuenta y llegue en el día acordado, en el caso de los archivos, podrían borrarse
de un momento a otro por un error en el sistema. Sin embargo, al aparecer la
pandemia covid-19 el mundo entero se vio obligado a dar ese gran salto
tecnológico para sobrevivir, vender sus artículos y no irse a la quiebra, realizar
operaciones de forma segura y a distancia, pero ¿Cómo lo han logrado?, ¿qué
competencias laborales deben tener las personas?

La transformación digital es un viaje

La transformación digital es un viaje, el cual debe realizarse por estaciones, paso

a paso, si se realizar a la carrera lo seguro es que se fracase y se pierdan muchos
recursos valiosos, sin embargo es importante acelerar el paso para tener ventaja
competitiva y en este tiempo estar a la brecha. Ya que por la situación que se vive
actualmente a causa de la pandemia es sumamente importante que se brinden los
servicios a distancia y se manejen los procesos de forma electrónica.

En la mayoría de las empresas las adaptaciones tecnológicas son lideradas por el

personal de sistemas o bien únicamente compran un programa (CRM, SAP) y
obligan al personal a utilizarlo sin haberles brindado una capacitación previa, el
sistema no cuenta con los campos necesarios para su eficiente uso, entonces, se
provoca una complicación en el diario vivir del colaborador, cuando el objetivo era
beneficiar y eficientar sus tareas. Por esa razón es importante que este tipo de
proyectos sean liderados por el personal administrativo-economico-contable,
deben realizar un minucioso análisis de que procesos realizan, que campos,
funciones, espacios, y tareas requieren. Es decir que el sistema debe estar
enfocado y adaptarse a las personas (usuarios y clientes), no las personas al
sistema, y es el error que la mayoría está cometiendo. La transformación es
realizada por las personas.
Karen Roxanna Trinidad Rivas
201404471
Las reuniones han pasado de ser presenciales a digitales, lo cual es positivo,
anteriormente se tenía un cupo limitado por el espacio físico, ahora se pueden
albergar más de 400 personas en una reunión e interactuar con todas desde la
comodidad de su casa, oficina o cualquier otro lugar. En el caso de los centros
educativos, la modalidad de clases virtuales les representa ahorro, ya que no
utilizan sus recursos como; instalaciones, gastos de agua, luz, teléfono.

Las empresas se enfrentan a presiones internas, las cuales son cambiar sus
procesos, anteriormente el contador realizaba el control y registros en documentos
físicos, las facturas eran emitidas a mano o bien impresas pero se entrega al
cliente un documento físico, los pedidos eran realizados cara a cara, las visitas a
clientes o conferencias se realizaban personalmente. Ahora el personal debe
adaptarse y ser capacitado para utilizar herramientas electrónicas. También, se
enfrentan a presiones externas, por ejemplo, si la competencia es un super
mercado, recibiendo los pedidos por medio de teléfono y página web, las entregas
las realizan por medio de drones, entonces las empresas con ese giro de negocio
deben buscar igualar esa ventaja competitiva, innovar los servicios prestados al
cliente.

Las competencias del talento humano han cambiado, deben tener tendencia
tecnológica, ser flexibles y adaptables al cambio, utilizar todas las herramientas
tecnológicas, estar dispuestos a ser capacitados e incluso investigar por su cuenta
para brindar un valor agregado a la empresa y estar en sintonía, innovar
constantemente.

Conclusión

Debido a las circunstancias las empresas se vieron obligadas a dar el gran salto a
la era digital, muchas de ellas se reusaban a realizar el cambio debido a que
existía inseguridad en la función de las distintas plataformas y a su vez lo veían
como un gasto innecesario, sin embargo, en su mayoría están obligando a los
usuarios a adaptarse a los cambios, lo correcto es indagar en las necesidades
tanto de los trabajadores como de los clientes, para adaptar los sistemas de
información a las personas, deben capacitarlos, ya que muchas personas son de
generaciones en las cuales la tecnología era muy escasa, por ejemplo en los
bancos ya no brindan estados de cuenta físicos, el usuario debe descargarlo de la
página web, y muchos de ellos son personas de edad mayor que no tienen
conocimientos tecnológicos, para solucionar este problema deben capacitar al
usuario y mostrarle paso a paso el sistema.
Karen Roxanna Trinidad Rivas
201404471
Las personas deben ser flexibles al cambio, ver las herramientas digitales como
un reto-beneficio no como un problema.

Las empresas que han logrado tener éxito en la adaptación de la tecnología son
aquellas que paso a paso realizan el cambio, capacitan al personal, y
constantemente evalúan el funcionamiento del sistema, indagan si al usuario le es
funcional o bien necesita que se realicen cambios para eficientar su trabajo. Cada
día deben buscar como innovar, mejorar los procedimientos para tener una
ventaja competitiva y en este tiempo, segura para atender a sus clientes.

En internet se encuentran variedad de cursos y tutoriales gratis, para que las

personas aprendan a utilizar desde cero las herramientas que se están utilizando
actualmente. Es importante que se capaciten por su cuenta, ya que la tecnología
está avanzando y lo que hoy se sabe mañana será antiguo.