Fase I: Oficinas de

Calidad

Comisión Interinstitucional de Calidad Gubernamental www.hidalgo.gob.mx

 Objetivo General del curso

“Formar servidores públicos con

conocimientos, habilidades y actitudes
para implantar el Programa Oficinas de
Calidad en las Dependencias y Entidades
del Poder Ejecutivo.”
 ¿Qué es Oficinas de Calidad?
¿Q

Es un programa que esta diseñado estratégicamente

para impulsar una cultura de calidad en el servicio y
establecer una mejora continua en todas las
Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del
Estado, esta fundamentado en la metodología
Japonesa denominada 5S´s que integra cinco
conceptos fundamentales en torno a los cuales, los
servidores públicos y el mismo Gobierno pueden lograr
las condiciones adecuadas para ofrecer servicios de
calidad a la ciudadanía.
 Objetivo

General

Coadyuvar en el desarrollo de espacios seguros,

seguros
confortables y productivos, así como lograr que
las personas tengan una mayor disposición para
otorgar servicios de alta calidad a la ciudadanía.
 Objetivos
Específicos

Mejorar las condiciones del entorno de trabajo de las dependencias y

organismos del Ejecutivo Estatal.

Mejorar
M j l imagen
la i d las
de l á
áreas d trabajo
de t b j de
d las
l d
dependencias
d i y
organismos del Ejecutivo Estatal.

Crear y desarrollar una cultura de calidad en el personal de las

dependencias y organismos del Ejecutivo Estatal.

Preparar a las áreas de trabajo de las dependencias y organismos

del Ejecutivo Estatal, para iniciar un proceso de Certificación de
Calidad.
 Beneficios del Programa Oficinas de Calidad

Para el ciudadano
•Una mejor atención.
•Menor tiempo en el trámite del servicio
solicitado.
•Percibe la mejora en el servicio solicitado.
•Satisfacción del servicio y atención recibida.
 Beneficios del Programa Oficinas de Calidad

Para la Institución

•Mejora la imagen de las oficinas.

oficinas
•Reducción de costos de operación por
desperdicios.
desperdicios
•Reduce tiempos y costos por retraso en
entrega de servicios.
servicios
•Disminuye el número de accidentes.
 Beneficios del Programa Oficinas de Calidad

Para el servidor público

•Reducción
R d ió d de accidentes.
id t
•Incrementa la eficiencia.
•Desarrollar
D ll ell auto
t control.
t l
•Mejorar la disposición ante el trabajo.
Comisión interinstitucional de calidad
Comisión
Permanente

Oficina de Modernización
N
Norma,
e
organiza y
Innovación
coordina
Gubernamental

Secretaria de Implementa
Administración

Gobernador
Constitucional Secretaria de Contraloría Vigila

del Estado

Secretaria de Finanzas Vincula

Secretaria de Planeación
y Vincula
Desarrollo Regional
g
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Dependencias
2007 2008
Noviembre Diciembre Enero Febrero
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Capacitación “Formación de Consultores”

L
Levantamiento
t i t de d lla iinformación.
f ió
Integración de Equipos de trabajo.
C
Capacitación
it ió a E
Equipos
i d
de ttrabajo.
b j
Elaboración del Manual Específico de implantación
C
Capacitación
it ió a servidores
id públicos.
úbli
Metodología de 5S´s
Auditoría
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Entidades
2007 2008
Noviembre Diciembre Enero Febrero
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Capacitación “Formación de Consultores”

Levantamiento de la información.
Integración de Equipos de trabajo.
Capacitación a Equipos de trabajo
trabajo.
Elaboración del Manual Específico de implantación
Capacitación a servidores públicos.
Metodología de 5S´s
Auditoría
¿QUÉ
É SON LAS 5S´s?

Es un sistema para mantener organizada,

organizada limpia,
limpia
segura y sobre todo productiva, el área de trabajo.

El nombre de las 5S´s tiene su origen en cinco

palabras japonesas que empiezan con la letras.

Seiri Selección
Seiton Organizar
Seiso Limpiar
Seiketsu Estadarización
Shitsuke Disciplina
Croquis de ubicación.

Para llevar a cabo la implantación de la metodología

de las 5S´s, el titular administrativo de cada
Dirección General, debe elaborar siguiendo las
especificaciones de tipografía incluidas en el manual
de estandarización
estandari ación para las 5s5s`ss un
n croquis
croq is de todas
las áreas físicas que integran esta, definiendo a un
responsable de cada área física.
física

La finalidad de hacer esta actividad, es facilitar la

implantación y evaluación de la metodología de las
5S´s, y establecer responsabilidades.
 6a 6a 5 4 3 2

5 1 2 2

9 10 6
7

3 3 3 7 11 12
8 8
Selección.

El propósito de la selección es
retirar de los lugares de trabajo
todos los elementos que no son
necesarios para las actividades
cotidianas.
cotidianas

Los elementos necesarios se deben

mantener cerca de la acción,
mientras que los innecesarios se
deben retirar del sitio o eliminar.
 PROGRAMA DE SELECCIÓN

DEPENDENCIA:
Dirección General:
Fecha de elaboración:
Actividades
Identificar y Identificar Definir el destino Selección de
Área de trabajo Elaborar plan de Elaborar el
Fechas seleccionar objetos de los objetos objetos Verificación.
selección. innecesarios.
informe final.
objetos. innecesarios. necesarios.
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
Equipo de Mejora Equipo de Mejora Unidad
Responsable de la actividad Servidores Públicos Servidores Públicos Servidores Públicos Servidores Públicos
Continua Continua Administrativa

Elaboró Revisó Aprobó

Equipo de Mejora Continua Unidad Administrativa Director General

Ejecución de las fases de selección.-

I Para
I.- P l información
la i f ió (documentos).
(d t )

Se debe consultar y observar lo establecido en la Ley

de Archivos del Estado de Hidalgo que define la
organización,
g conservación y custodia de los
documentos públicos gubernamentales.

Importante: Localizar al Enlace Normativo de Archivos

Archivos.
II.- Para los objetos.

Fase 1 Identificar y seleccionar objetos.

En cada área de trabajo, se debe de seleccionar los objetos que

pertenecen a ésta,
ésta de acuerdo a los siguientes criterios:

•Mobiliario,
•Papelería,
P l í
•Objetos personales,
•Equipo de cómputo,
•Herramientas de oficina,
•Personificador,
•Insumos informáticos; y
•Herramientas industriales.

Lo anterior debe sujetarse a los lineamientos establecidos en la

Guía de imagen Institucional.
Fase 2 Identificar objetos innecesarios.

Una vez realizada la primera fase en el área de trabajo, se debe

proseguir
p osegu a la a identificación
de t cac ó de objetos innecesarios,
ecesa os, es decdecir,,
aquellos que no son necesarios para ejecutar las actividades del
servidor público; y llenar el Anexo B.

Fase 3 Definir el destino de los objetos innecesarios.

En esta fase, el servidor público debe decidir cuál es el destino

que se le da a los objetos
q j que no son necesarios;; así mismo,, debe
q
registrar en el campo “Destino” del Anexo B.
 FASE I: OFICINAS DE CALIDAD

PROCESO DE CAMBIO (SELECCIÓN Y CLASIFICACIÓN) EQUIPOS, HERRAMIENTOS Y ELEMENTOS

INNECESARIOS

DEPENDENCIA:
DIRECCIÓN GENERAL:
ÁREA:
Fecha de elaboración:
TIEMPO DE
DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO CANTIDAD JUSTIFICACIÓN DESTINO * VERIFICACIÓN
EJECUCIÓN
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E

*Nota: Este apartado debe complementase cuando en el campo de justificaciòn los objetos son clasificados como innecesarios.

Elaboró Aprobó

Responsable del Área Titular Administrativo

Fase 4 Selección de objetos necesarios.

Por último el servidor público, debe de clasificar los objetos que

son necesarios de acuerdo a los criterios establecidos en la fase 1
de este punto.

Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la selección, el

Equipo de Mejora Continua, debe verificar que se haya cumplido
con lo establecido. De no ser así, debe levantar un acta y notificar
a la Unidad Administrativa, con la finalidad de tomar las acciones
necesarias p
para su implantación.
p

Elaborar el informe final.- Por último el Titular

Administrativo de la Dependencia
p o Entidad,
elaborara el informe final apoyado de los equipos
de trabajo con el propósito de tener un esquema
general de la implantación de la selección en el
área de trabajo y registrar dicho informe en el
Sistema Electrónico de Evaluación.
Beneficios de la Selección:

• Nos ayuda a encontrar fácilmente documentos u objetos de

trabajo, economizando tiempos y movimientos.
• Facilita regresar a su lugar los objetos o documentos que
hemos utilizado.
utilizado
• Ayuda a identificar cuando falta algo.
• Da una mejor apariencia.

Una vez realizada la selección siguiendo estos pasos, sé esta en

condiciones
di i de
d empezar a crear procesos, estándares
tá d o normas
para mantener la clasificación, orden y limpieza.
Organizar

Permite ordenar los elementos que

hemos seleccionado como necesarios
d modo
de d que se puedan
d encontrar
t con
facilidad.

Una vez que hemos eliminado los

elementos innecesarios, se define el
lugar
g donde se deben ubicar aquellosq
que necesitamos con frecuencia,
identificándolos para eliminar el tiempo
de búsqueda y facilitar su retorno al sitio
una vez utilizados.
 PROGRAMA DE ORGANIZACIÓN

DEPENDENCIA:
Dirección General:
Fecha de elaboración:
Actividades
Definir la Identificar y asignar un Mantener el
Área de trabajo Elaborar plan de lugar para los objetos de
Colocar objetos de
Elaborar el
Fechas frecuencia de uso acuerdo a la frecuencia
acuerdo a los criterios control de los Verificación.
organización. de los objetos determinados. objetos.
informe final.
de uso.

P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 13 14
E
Equipo de Mejora Equipo de Mejora Unidad
Responsable de la actividad Continua
Servidores Públicos Servidores Públicos Servidores Públicos Servidores Públicos
Continua Administrativa

Elaboró Revisó Aprobó

Equipo de Mejora Continua Unidad Administrativa Director General

Ej
Ejecución
ió de
d las
l fases
f d organización.-
de i ió

I.- Para la información (documentos).

Se debe consultar el documento “Lineamientos Generales para la

organización,
g conservación y custodia de los Archivos Públicos del
Gobierno del Estado de Hidalgo”.

Importante: Localizar al Enlace Normativo de Archivos

Archivos.
II - Para los objetos
II.-

Fase 1 Definir la frecuencia de uso de los objetos

Durante esta fase, el servidor público debe determinar con que

frecuencia se utilizan los objetos de acuerdo a los siguientes
criterios:
it i
Colocar en Colocar
área de archivo junto a la
muerto persona
Es posible A cada
que se use momento

Archivo,
papeleras,
l
Algunas mobiliario y Colocar
Colocar en equipo, Varias
bodega o veces al cerca de la
materiales, veces al
archivo año herramientas, persona
etc.
día

Algunas Varias
veces al veces por
mes semana
C l
Colocar en
áreas comunes Colocar cercano
al área de
trabajo
Fase 2 Identificar y asignar un lugar para los objetos de
acuerdo a la frecuencia de uso

Una vez definida la frecuencia de uso de los objetos, el servidor

público debe asignar el lugar para su ubicación física, de manera
que permita la fácil y rápida localización.
localización

Fase 2
Fase 3 Colocar objetos de acuerdo a los criterios
determinados

El servidor público debe acomodar las cosas en los lugares

determinados para su ubicación de tal forma que se facilite el
colocar etiquetas visibles que permitan la localización de los
objetos de manera rápida y sencilla.
Fase 4 Mantener el control de los objetos.

Es muy importante que se establezcan métodos que permitan

ubicar los elementos de manera sencilla y rápida, pero esto no
serviría de algo si no se implementan controles para devolverlos
nuevamente al sitio correspondiente.
correspondiente
Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la organización,
el Equipo de Mejora Continua, debe verificar que se haya
cumplido con lo establecido.
establecido De no ser así,
así debe levantar un
acta y notificar a la Unidad Administrativa, con la finalidad de
tomar las acciones necesarias para su implantación.

Una forma de verificar esta actividad, es a través de las

evaluaciones mensuales que realiza los equipos de
inspectores.

Elaborar el informe final.- Por último el Titular Administrativo

de la Dependencia o Entidad, elaborara el informe final apoyado
de los equipos de trabajo con el propósito de tener un esquema
general de la implantación
g p de la organización
g en el área de
trabajo y registrar dicho informe en el Sistema Electrónico de
Evaluación.
Beneficios de la Organización:

• Aumenta la vida útil del equipo e instalaciones.

• Disminuye la probabilidad de contraer enfermedades.
• Disminuye
y los accidentes.
• Mejor aspecto.

Organizar
O i es una estrategia
t t i que agudiza
di ell sentido
tid de
d orden
d a
través de la marcación y utilización de ayudas visuales. Estas
ayudas sirven para estandarizar acciones y evitar despilfarros de
tiempo, dinero, materiales y lo más importante, eliminar riesgos
potenciales de accidentes del personal.
Limpiar

La limpieza implica no únicamente

mantener los equipos dentro de una
estética agradable permanentemente.

Exige que realicemos un trabajo creativo

de identificación de las fuentes de
suciedad y contaminación para tomar
acciones de raíz para su eliminación, de lo
contrario sería imposible mantener limpio
contrario,
y en buen estado el área de trabajo.

Se trata de
S d evitar
i que lal suciedad
i d d y ell
polvo se acumulen en el lugar de trabajo.
 PROGRAMA DE LIMPIEZA

DEPENDENCIA:
Dirección General:
Fecha de elaboración:
Actividades
Identificar los
materiales
Elaborar Designar Establecer
Área de trabajo Elaborar plan necesarios y Elaborar el
Fechas adecuados para la
programa anual responsables de métodos de Verificación
de Limpieza de limpieza cada acción prevención
informe final
limpieza del área de
trabajo
P 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
E
P 1 2 3 4 5 6 7 8 9 14 15
E
Equipo de Mejora Servidores Servidores Servidores Servidores Equipo de Mejora Unidad
Responsable de la actividad Continua Públicos Públicos Públicos Públicos Continua Administrativa

Elaboró Revisó Aprobó

Equipo de Mejora Continua Unidad Administrativa Director General

Ejecución de las fases de limpieza.-

Fase 1 Identificar
F Id tifi l
los materiales
t i l necesarios
i y adecuados
d d
para la limpieza del área de trabajo

En esta fase, el Equipo de Mejora Continua y servidores públicos,

deben determinar los materiales necesarios para llevar a cabo la
limpieza
p del área de trabajo,
j así como la ubicación física p
para los
mismos.

Fase 2 Elaborar programa anual de limpieza

El Equipo
E i d Mejora
de M j C ti
Continua d b elaborar
debe l b un programa en
formato abierto en el cual se indique la frecuencia y tiempo medio
establecido para esta labor de limpieza en el área de trabajo.
Fase 3 Designar responsables de cada acción

Es necesario que el Director General divida y asigne las

responsabilidades de las labores de limpieza a cada persona.
Como evento motivacional ayuda a comprometer a la dirección y
operarios en el proceso de implantación seguro de las 5S´s.

Fase 4 Establecer métodos de prevención que eviten que

se ensucie el área

El Equipo de Mejora Continua y servidores públicos deben

implementar métodos de limpieza que ayuden a obtener un
estándar de la forma como deben estar los equipos
permanentemente. Las acciones de limpieza deben ayudarnos a
mantener el estándar alcanzado el día de la jornada inicial.
Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la
limpieza, el Equipo de Mejora Continua, debe
verificar que se haya cumplido con lo establecido. De
no ser así, debe levantar un acta y notificar a la
Unidad Administrativa,
Administrativa con la finalidad de tomar las
acciones necesarias para su implantación.

Elaborar el informe final.- Por último el Titular

Administrativo de la Dependencia o Entidad,
elaborara el informe final apoyado de los equipos de
trabajo con el propósito de tener un esquema general
d la
de l implantación
i l t ió de d lal limpieza
li i en ell área
á d
de
trabajo y registrar dicho informe en el Sistema
Electrónico de Evaluación.
Evaluación
Beneficios de la Limpieza:

• Aumenta la vida útil del equipo e

instalaciones.
• Disminuye la probabilidad de contraer
enfermedades.
• Disminuye accidentes.
• Mejora el aspecto.
• Ayuda
y a evitar mayores
y daños a la
ecología.

La limpieza
L li i d b implementarse
debe i l t siguiendo
i i d una serie i de
d pasos
que ayuden a crear el hábito de mantener el sitio de trabajo en
correctas condiciones.

El proceso de implementarse se debe apoyar en un fuerte

programa
p g de entrenamiento y suministro de los elementos
necesarios para su realización, como también del tiempo
requerido para su ejecución.
Estandarizar

Es lograr que las prácticas y las

actividades se ejecuten
consistente y regularmente para
asegurar que la selección,
organización y limpieza,
limpieza sean
mantenidas en las áreas de
trabajo.
 PROGRAMA DE ESTANDARIZACIÓN

DEPENDENCIA:
Dirección General:
Fecha de elaboración:
Actividades
Solicitar Llenado formato Elaborar el
Formar un Proporcionar
Área de trabajo Elaborar plan de
Revisar los
evidencia de la “Evaluación del Analizar los
Fechas Estandarización
grupo de programas de
ejecución de Subsistema
medidas Verificación informe
inspectores actividades resultados preventivas
dicho plan 5´ss” final

P 1 2 3 4 5 7 8 Bimestral Bimestral 9 10 15 16
E
P 1 2 3 4 5 7 8 Bimestral Bimestral 9 10 15 16
E
P 1 2 3 4 5 7 8 Bimestral Bimestral 9 10 15 16
E
P 1 2 3 4 5 7 8 Bimestral Bimestral 9 10 15 16
E
P 1 2 3 4 5 7 8 Bimestral Bimestral 9 10 15 16
E
P 1 2 3 4 5 7 8 Bimestral Bimestral 9 10 15 16
E
P 1 2 3 4 5 7 8 Bimestral Bimestral 9 10 15 16
E
P 1 2 3 4 5 7 8 Bimestral Bimestral 9 10 15 16
E
P 1 2 3 4 5 7 8 Bimestral Bimestral 9 10 15 16
E
P 1 2 3 4 5 7 8 Bimestral Bimestral 9 10 15 16
E
Equipo de Mejora Servidores Servidores Servidores Servidores Servidores Servidores Equipo de Mejora Unidad
Responsable de la actividad Continua Continua
Públicos Públicos Públicos Públicos Públicos Públicos Administrativa

El b ó
Elaboró R i ó
Revisó A t i ó
Autorizó

Equipo de Mejora Continua Unidad Administrativa Director General

Fase 1 Formar un grupo de inspectores

El Titular de la unidad administrativa de la Dependencia o

Entidad, debe asegurar que se integren los equipos de
Inspectores de Calidad que se van a encargar de vigilar que se
lleve a cabo la selección,
selección organización y limpieza en las áreas de
trabajo.

Fase 2 Realizar un programa anual de revisiones

El titular de la Unidad Administrativa debe contener las fechas en

las cuales se van a llevar a cabo la inspección del área, las
cuales se realizan de manera mensual.
Fase 3 Revisar los programas de actividades declaradas en
las etapas de: Selección, Organización y Limpieza

Una vez establecido el Programa Anual de Revisiones, el equipo

de inspectores de calidad procede a llevar a cabo estás, de
acuerdo a cada una de las etapas previas que se tienen en el
programa de las actividades que se requieren para realizar la
selección, organización y limpieza.

Fase 4 Solicitar evidencia de la ejecución de dicho plan.

El cronograma de las actividades esta acompañado con un

formato que nos permite corroborar que las actividades se están
desempeñando.
Fase 5 Llenado formato “Evaluación de las 5S´s”

El equipo de Inspectores de Calidad llena este formato en la

evaluación mensual de cada una de las 3 S’s (Selección, Orden
y Limpieza)
Li i ) por área.
á A
Anexo 3
3.

Fase 6 Analizar los resultados

Hay que utilizar los resultados de las revisiones para evaluar

cuantitativamente el nivel de implantación de las 5 S’s y el grado
de cumplimiento alcanzado en el elemento específico que se esta
evaluando.
F
Fase 7 Proporcionar
P i medidas
did preventivas
ti

La mejor manera de mantener los resultados obtenidos, es

tomando medidas preventivas en cada una de las primeras tres
“S`s”.

Para ello, el titular de la unidad administrativa debe tomar las

medidas preventivas que a su juicio creas necesarias, mismas
que deben ser difundidas a todo el personal del área de trabajo
para su correcta aplicación.
Verificación.
Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la
estandarización, el Equipo de Mejora Continua, debe verificar
que se haya cumplido con lo establecido. De no ser así, debe
levantar un acta y notificar a la Unidad Administrativa,
Administrativa con la
finalidad de tomar las acciones necesarias para su implantación.

Elaborar el informe final.- Por último el Titular Administrativo

de la Dependencia o Entidad, elaborara el informe final apoyado
de los equipos de trabajo con el propósito de tener un esquema
general de la implantación del proceso de estandarización en el
área de trabajo y registrar dicho informe en el Sistema
El t ó i de
Electrónico d Evaluación.
E l ió
Beneficios

• Se guarda el conocimiento producido durante años

• Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de
conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente
• Los operarios aprenden a conocer con profundidad el equipo
y elementos de trabajo
• Se evitan errores de limpieza que puedan conducir a
accidentes
id t o riesgos
i llaborales
b l iinnecesarios.
i
Disciplina
sc p a

Es hacer un hábito de las

actividades de las 5 S’ss
S
manteniendo correctamente los
procesos a través del compromiso
de todos.
todos
 PROGRAMA DE DISCIPLINA

DEPENDENCIA:
Dirección General:

Actividades
Área de trabajo Elaborar Programa Elaborar el informe
Fechas Difusión Involucramiento Verificación
de Disciplina final

P 1 2 3 Permanente 4 5
E
P 1 2 3 Permanente 4 5
E
P 1 2 3 Permanente 4 5
E
P 1 2 3 P
Permanente
t 4 5
E
P 1 2 3 Permanente 4 5
E
P 1 2 3 Permanente 4 5
E
P 1 2 3 Permanente 4 5
E
P 1 2 3 Permanente 4 5
E
P 1 2 3 Permanente 4 5
E
P 1 2 3 Permanente 4 5
E
Director General, Titular de la Director General, Titular de la
Responsable de la actividad Equipo de Mejora Continua Unidad Admva. y Equipo de Unidad Admva. y Equipo de Equipo de Mejora Continua Unidad Administrativa
Mejora Continua Mejora Continua

Elaboró Revisó Autorizó

Equipo de Mejora Continua Unidad Administrativa Director General

Fase 1. Difusión

El Titular Administrativo y las Unidades Administrativas de la

Dependencia o Entidad con apoyo de los equipos de Mejora
Continua, son responsables de fomentar la práctica de la
metodología de las 55´ss y del Programa Oficinas de Calidad, de
acuerdo a lo establecido en el Manual de Operación de dicho
programa.

Para ello, los responsables deben:

• Fomentar el conocimiento en las 5 S`s; por medio de cursos de

capacitación
• Realizar propaganda del programa por medio de folletos, folletos
pláticas, anuncios en internet u otros medios que se designen.
Fase 2. Involucramiento

Así también, el titular de la unidad administrativa de la

Dependencia o Entidad con apoyo de los equipos de Mejora
Continua, deben:
• Crear programas d
C de motivación.
ti ió
• Participación de todo el personal que integra el área.

Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la disciplina, el

Equipo
q p de Mejora j Continua,, debe verificar q
que se haya
y cumplido
p
con lo establecido. De no ser así, debe levantar un acta y
notificar a la Unidad Administrativa, con la finalidad de tomar las
acciones necesarias para su implantación.
implantación
 Elaborar el informe final.- Por último el Titular Administrativo
de la Dependencia o Entidad, elaborara el informe final apoyado
de los equipos de trabajo con el propósito de tener un esquema
general de la implantación del proceso de limpieza en el área de
trabajo y registrar dicho informe en el Sistema Electrónico de
Evaluación.
Evaluación

Beneficios

• Se evitan reprimendas y sanciones

sanciones,
• Mejora nuestra eficacia,
• El personal es más apreciado por los jefes y compañeros, y
• M j
Mejora nuestra
t iimagen.
 FASE I: OFICINAS DE CALIDAD

EVALUACIÓN MENSUAL 5 S´s

SECRETARIA
ÁREA
RESPONSABLE

OBJETIVO DE LA EVALUACIÓN: VERIFICAR EL GRADO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE LAS 5´S EN LOS LUGARES DE TRABAJO.

EVALUACIÓN PUNTUACIÓN
5´s No. % Avance
Aplica en Aplica QUÉ VERIFICAR 0 1
1 Oficina 1 Existencia de materiales o artículos innecesarios.
0 1
2 Escritorios 1 Existencia de objetos personales en exceso e innecesarios.
0 1
3 Archiveros, credenzas, estantes, etc. 1 Existencia de materiales y artículos innecesarios y personales.
0 1
4 Equipo de cómputo 1 Existencia de carpetas, archivos y/o documentos innecesarios.
0 1
5 Baños y pasillos 0 Existencia de artículos inservibles, obsoletos e innecesarios.
0 0
Sala de juntas, aulas de capacitación, almacenes ó
6 0 Existencia de Artículos inservibles
inservibles, obsoletos o innecesarios
innecesarios.
talleres. 0 0
4 SUBTOTAL 0 1 0.00%
Observaciones:
 Existencia de un lugar
g ppara cada cosa y cada cosa en su lugar.
g Existencia de
7 Oficina.
Ofi i 1 señalización e identificadores de personal actualizados. 0 1
Existencia de un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Orden de los
8 Escritorios. 1 Objetos. 0 1
9 Archiveros. 1 Información identificada en carpetas, folders, organizadores, etc.
0 1
10 Equipo de cómputo. 1 Información identificada en carpetas, documentos, etc.
0 1
11 Credenzas y estantes. 1 Orden de los objetos
0 1
12 Salas, Aulas, Almacenes y Talleres. 1 Se regresan los objetos a su lugar original o en cualquier lugar.
0 1
6 SUBTOTAL 0 1 0.00%
Observaciones:

Suciedad y polvo en escritorio, basura en el piso; y cestos de basura

13 Oficina. 1
insuficientes. 0 1
14 Equipo de cómputo. 1 Suciedad y polvo en equipo de cómputo y de oficina.
0 1
Suciedad y polvo sobre credenzas y estantes, libros, carpetas y objetos
15 Credenzas y Estantes. 1
contenidos. 0 1
Limpieza de lavabo, mingitorio, piso. Papeles en el cesto de basura. Basura,
16 Baños y pasillos. 1
objetos
j sobre el ppiso de los ppasillos. 0 1
17 Salas, Aulas, Almacenes y Talleres. 1 Limpieza de pisos, paredes, vidrios, etc.
0 1
5 SUBTOTAL 0 1 0.00%
Observaciones:
 Es crear el hábito de conservar lo que se ha logrado en la práctica de las tres primeras "S´s".
Su puntuación es el promedio de las tres primeras "S´s". 0 1 0.00%

15 SUBTOTAL
Observaciones:

23 Gafete. 1 Uso del gafete.

0 1
24 No Fumar 1 Respeto en área de no fumar.
0 1
24 Comisión de Seguridad e Higiene. 1 Que exista la Comisión.
0 1
3 SUBTOTAL 0 1 0.00%
Observaciones:

GRAN TOTAL 0 00% 100.00%

0.00% 100 00% 0.00%
0 00%

Aplicó la evaluación Responsable del Área

Nombre y firma Nombre y firma

OBSERVACIONES GENERALES.

OFICINAS EN GENERAL

Las personas que laboren en las oficinas, son responsables de

mantener
t ell aseo, la
l limpieza
li i y ell orden
d ded ésta.
é t

El Servidor Público al inicio de la jornada debe realizar una

limpieza y ordenamiento de las superficies de la oficina, esto es,
escritorios, cajones, y en general todo aquello que se encuentre a
la vista. Al finalizar la jjornada ordenar todo lo utilizado durante el
día de tal forma de dejar despejada la oficina.

Elementos tales como tazas, cucharas, paños, y todos aquellos

artículos que no pertenecen a la oficina deben ser lavados una
vez que se utilicen y almacenados en el lugar destinado para esto.
Conclusiones.

La metodología
g de las 5S´s, es una herramienta q que se considera
como una filosofía y una de forma de vida en el trabajo, es sólo
un elemento del Programa Oficinas de Calidad que se
implementa en marco de la Agenda de Modernización e
Innovación del Gobernador (AMIGO) y que contribuye al
cumplimiento de los objetivos planteados en el eje estratégico de
GOBIERNO CON SERVICIOS DE CALIDAD.CALIDAD

En la actualidad practicar las 5S´s se ha vuelto algo casi

indispensable para cualquier oficina gubernamental,
gubernamental así entonces
se puede dar inicio a la implantación de Sistemas de Gestión de
la Calidad. Estos 5 elementos representan un punto de partida
para cualquier
l i organización
i ió que busca
b ser reconocida
id como un
prestador de servicios responsable y apto, con un estatus de
clase mundial.

¡Gracias por ser parte de este gran esfuerzo!

 OFICINA DE MODERNIZACIÓN
Ó E
INNOVACIÓN GUBERNAMENTAL
Lic. Víctor Manuel Santillán Meneses
Titular
victorsm@hidalgo.gob.mx
SECRETARIA DE ADMINISTRACIÓN:
Ó SECRETARIA DE CONTRALORIA
Lic. Manuel Sánchez Olvera. Lic. Eugenio Imaz Gispert.
Secretario Secretario
s administracion@hidalgo gob mx
s.administracion@hidalgo.gob.mx eugenioig sc@hidalgo gob mx
eugenioig_sc@hidalgo.gob.mx

Lic. Leyza Aída Fernández Vega

Lic Ing José Juan Domínguez Tapia
Ing. Lic Yahara González Hernández
Lic.
Directora de Innovación y Calidad Vinculación Institucional
Director General de Patrimonio
Gubernamental yaharagh@hidalgo.gob.mx
Inmobiliario y Archivo
leyzafv@hidalgo.gob.mx
josejuandt@hidalgo.gob.mx Ext.4155
Ext 6195
Ext.6195

Lic. Carlos Aguilar Martínez

Líder de Calidad
carlosam@hidalgo.gob.mx
Ext.4530

Comisión Interinstitucional de Calidad Gubernamental www.hidalgo.gob.mx