GUÍA 4 DOCUMENTOS COMERCIALES

Y TITULOS VALORES

APRENDIZ:
ANGELA VALENTINA CASTELLANOS MENJURA

INSTRUCTOR:
LILI OLMOS RUBIANO

CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL CDA-CHIA

TECNOLOGO GESTION ADMINISTRATIVA
FICHA:2142105-A
2021

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

¿Qué pasaría si no hubiese forma de probar la información de una persona como verdadera?
RTA/: Cabe destacar que existen diversas maneras de comprobar si una información es
verdadero o falso, por lo tanto todas las personas deben cuidar de sus espaldas y hablar siempre
con la verdad, en contabilidad toda la información suministrada en libros contables y los sistemas
contables debe ser correcta y verdadera ya que se puede determinar si es falsa a través de los
comprobantes que se registran es este. Si no existiera la manera de comprobar si esto es cierto o
no entonces existiera mucha información falsa con personas corruptas.
B. ¿Es pertinente tener algún medio de prueba que soporte las operaciones las personas como
son: comprar una casa, cancelar un dinero, recibir un préstamo del banco? ¿Porque?
RTA/: Es esencial que tras realizar cualquier operación, compra, venta, préstamo, entre
otros, recibir o entregar un comprobante que permita verificar frente a una futura posible
discusión, quien es el verdadero dueño del producto, o los términos y condiciones reales del
préstamo.
De no ser así, y no poseer un comprobante legal, facilita al vendedor, banco, prestamistas y/o
entre otros, el realizar estafas.
3.2 Actividades de Contextualización e identificación de Conocimientos necesarios para el
Aprendizaje.

3.2.1 Recuerde el o los documentos que le han entregado cuando usted o algún miembro de su
familia o conocido, ha realizado alguna de estas operaciones
Compra en un Realiza transacción Entra a cine a ver Come en algún
supermercado en alguna entidad cualquier película, restaurante
financiera o, al estadio.
(depósito, retiro,
etc.)

-Consignaciones.
-Comprobante de
depósito.
-Factura de venta -Factura de venta -Factura de venta
-Comprobante retiro
cuenta de ahorros

3.2.2 Dentro de su proyecto formativo, ¿qué operaciones o transacciones, considera revisten de

importancia para conservar alguna prueba que posteriormente valide y certifique dicho hecho?

Se deben conservar los documentos que certifiquen todas aquellas transacciones comerciales o
financieras y a su vez registrar la transacción en los libros, justificando el hecho económico. Entre
estos documentos están las facturas de ventas en donde justifican los ingresos y egresos en la
producción de la empresa, consignaciones, etc
3.3.1. Consulte en la bibliografía propuesta en esta Guía o en alguna otra que este a su
alcance, acerca de estos temas y responda en medio escrito el siguiente

Definición, diferencia y semejanzas entre título valor, Instrumento financiero, documentos

comerciales y soportes contables. - Desarróllelo en un cuadro comparativo

DOCUMENTO DEFINICIÓN SEMEJANZA DIFERENCIA

Es un documento De alguna u otra - Se trata a efectos
escrito que legitima forma, todos son de derecho privado
un derecho, literal y documentos de documentos
autónomo con informativos que mercantiles.
contenido crediticio, sustentan una
- Son títulos de
corporativo o de operación en la
legitimación propia.
TITULO VALOR participación y de actividad mercantil
tradición o - Atribuyen al
representativo de derecho escrito e
mercancías. incorporado en el de
carácter literal y
autónomo
Es un contrato De alguna u otra - Se puede convertir
monetario que forma, todos son en un valor líquido.
genera un activo documentos
- Alta capacidad de
para el comprador y informativos que
obtener intereses.
un pasivo financiero sustentan una
INSTRUMENTO para el vendedor operación en la - Corre el riesgo al
FINANCIERO basado en una actividad mercantil. confiar al emisor el
compra - venta activo financiero.
monetaria.
Son todos los De alguna u otra - Respaldan hechos
comprobantes por forma, todos son económicos con
escritos que dejan documentos incidencia
constancia de las informativos que patrimonial.
operaciones sustentan una
- Constituyen un
realizadas en la operación en la
medio de prueba por
actividad actividad mercantil.
escrito de la
económica.
relación comercial
establecida entre el
DOCUMENTOS comprador y el
COMERCIALES vendedor.
- Permite
individualiza r la
operación que
respalda.
 - Dan nacimiento al
proceso contable.
SOPORTES Documentos con De alguna u otra - Son diversos
CONTABLES base de registro en forma, todos son documentos que
cada una de las documentos controlan las
operaciones informativos que operaciones
comerciales de la sustentan una practicadas por la
empresa. operación en la empresa.
actividad mercantil.
- Comprueban los
asientos contables

Clasificación de los distintos documentos soporte teniendo en cuenta diferentes criterios (contables-no
contables; internos-externos; quien compra-quien vende; salida dinero-entrada dinero, sin movimiento
de dinero; etc.). Desarróllelo en una matriz.

Documento Contable o no Interno o externo Salida o entrada de

soporte contable dinero
Recibo de caja Contable Interno Entrada
Recibo de caja Contable Interno Salida y entrada
menor
Comprobante de Contable Interno Salida
egreso
Factura de venta Contable Interno Entrada
Comprobante diario Contable Interno Salida y entrada

Nóminas Contable Interno Salida

Pedidos No Contable Interno N/A
Notas Crédito Contable Interno Salida
Notas de Contable Interno Salida y entrada
Contabilidad
Orden de Compra No Contable Interno N/A
Informes de No Contable Interno N/A
recepción de
almacén
Consignaciones Contable Externo Salida
bancarias
Notas Bancarias Contable Externo Salida
Pagarés Contable Externo Salida y entrada
 Letras de cambio Contable Externo Salida y entrada
Remisiones No Contable Externo N/A
Facturas de compra Contable Externo Salida
Tarjeta Kardex Contable Interno Salida y entrada
Cheque Contable Externo Salida y entrada

3.3.2 Consulte y lea la siguiente normatividad de manera individual para posteriormente por
GAES socializar cada uno de los temas acorde a la distribución que realice su instructor. Para esta
presentación puede utilizar estrategias didácticas como mapas mentales, mapas conceptuales,
cuadros sinópticos, cuadros comparativos, rejillas de conceptos, PNI, etc. Seleccione mínimo tres
didácticas para el desarrollo de todos los sub-ítems (son 4) que se presentan:

3.3.2.1. Código de comercio

Libro Tercero-Titulo III –Capítulo I-Generalidades

Libro Tercero-Titulo III –Capitulo II-Títulos Nominativos.

Libro Tercero-Titulo III –Capitulo III-Títulos a la Orden.

Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección

I- Letra de CambioSubsección I

Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección II-Pagare

Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección III- ChequeSubsección I

Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección IV-Bonos.

Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección V- Certificados de

Depósito y Bono de Prenda

Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección VII-Facturas Cambiarias.
3.3.2.2. Estatuto tributario

Artículos 615, 616-1, 616-2, 616-3, 617, 618, 618-2, 619, 652, 652-1, 653 y 657.
 3.3.2.3. Decreto 2649 de 1993

Artículos 56, 123 y 124

3.3.2.4 Normatividad Varias:

Ley 1231 del 2008

Se unifica la factura como título valor como mecanismo de financiación para el micro, pequeño y
mediano empresario, y se dictan otras disposiciones
 Resolución 8934 del 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

3.3.3 Indague acerca de la estructura (modelos y/o formatos, secciones y/o partes, requisitos mínimos.
etc.) y el procedimiento para su correcto diligenciamiento (paso a paso operativo) de los siguientes temas
y realice un instructivo explicativo por cada uno de ellos.

Recibo de Caja, extracto bancario.

Recibo de Caja. El recibo de caja menor es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se
archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.

Diligenciamiento recibo de caja

-Como a todo documento comercial se debe poner primero la fecha, la ciudad y el número
del recibo
-Quien es la persona que entrega el ingreso
-La dirección de la persona que entrega el ingreso
-Se coloca la cantidad de dinero que ingresa
-El porqué de esa entrega de dinero
-Si la entrega es en cheque se procede a colocar el número del cheque girado
Extracto bancario
Es un papel, que se llama extracto, que nos envía nuestro banco periódicamente al
titular o titulares de cuentas corrientes, donde se recogen las operaciones (movimientos)
que hemos realizado y el saldo que tenemos.

Comprobante de ingreso y Comprobante de Egreso.

Comprobante de pago o de egreso

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso es un soporte de contabilidad
que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor
control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el título valor se

entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y

resumida, expresando de manera clara las transacciones que diariamente se realizan en

una empresa.

Diligenciamiento de el comprobante de egreso:

Se coloca la fecha cuando se elabora el documento

Se coloca un duplicado del cheque se giró para hacer el pago por cualquier concepto
Se coloca el concepto por el cual se gira el dinero y la cantidad girada

Luego el número del cheque si fue en cheque, porque también puede ser en efectivo,
pero la mayoría de la empresa por seguridad lo realiza por cheque.
Se coloca firma del beneficiario

Por último, se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo aprobó y lo contabilizo.

Comprobantes de consignación bancaria y comprobante de retiro.

Chequeras.

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que
lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del
cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa
que consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo
y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo exijan.
Notas créditos y Notas Débitos

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura

o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su
contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se
prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Diligenciamiento de la nota crédito:

Colocar como en todo documento contable la fecha de elaboración

Colocar al cliente a quien va dirigido la nota crédito

El concepto por el cual se le envía la nota crédito

Y por último se coloca quien lo reviso, lo elaboro, lo autorizo y lo contabilizo

 Nota Débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un

mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses
causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

Diligenciamiento de la nota débito:

Como en todo documento contable se procede a coloca la fecha en el cual se elaboró el

documento
Se coloca el nombre a quien va dirigido la nota débito

Luego se procede a colocar el concepto por el cual se envía la nota débito

Se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo autorizo y lo contabilizo

Facturas de Venta y Factura de Compra.

La factura es un documento mercantil y un comprobante fiscal, que cuando está

correctamente llenado, permite deducir algunos impuestos; esto lo diferencia de los
recibos o notas. La factura debe reflejar toda la información de una operación de
compraventa, entrega de un producto o prestación de un servicio, fecha en que se
realiza, cantidad a pagar, y el impuesto que genera.

Diligenciamiento de Venta y Factura de Compra

1.- Número de Factura: Es el número consecutivo de cada factura que emitimos.

Generalmente este número ya se encuentra impreso en nuestro block de facturas, o lo

genera automáticamente el programa o aplicación que utilizamos para generar nuestras
facturas.
2.- Fecha: Es la fecha en que emitimos nuestra factura.
3.- Datos del Cliente: Aquí debemos incluir todos los datos de nuestro cliente: Nombre o
razón social, Identificación fiscal (RFC), Dirección física, teléfono y correo electrónico.
4.- Fecha inicial: es la fecha en que se comenzará a prestar un servicio, o en que se
entregará el producto.
5.- Pedido: Aquí indicaremos el tipo de pedido que se nos hace.

6.- Condiciones de pago: Aquí indicaremos si el pago es en efectivo, a crédito o débito,

cheque, etc.
7.- El siguiente bloque es una tabla donde indicaremos lo siguiente: a.- Cantidad de
productos que se solicitan.
b.- Descripción del producto, indicación del número de modelo o número de catálogo, y
en algunos, como los productos electrónicos o electrodomésticos al menudeo, indicando
el número de serie.
c.- Precio unitario, o sea, el precio de uno de los productos descritos. Este precio no
debe incluir ningún impuesto.
d.- Precio total, donde indicaremos el total producto del monto de los productos,
multiplicado por la cantidad de productos solicitados. Si sólo es un producto, pondremos
el mismo monto del precio unitario.
Llenaremos un renglón por cada producto solicitado. Si es necesario, aquí agregaremos
la descripción de gastos de transporte y su monto.
8.- Subtotal: donde indicaremos la suma de los totales de cada producto.

9.- IVA: Aquí va el monto del impuesto (16%) calculado a partir del subtotal que se
encuentra arriba.
10.- Total: Aquí se escribirá la suma del subtotal con el impuesto, lo que dará el total
neto de la factura.
11.- Importe con letra: En esta zona escribiremos con letra la cifra que hemos escrito en
el cuadro de Total que se encuentra a un lado.
12.- Firma de conformidad: En donde firmará el cliente, lo cual tiene dos efectos: por un
lado, la aceptación de que los productos enumerados y la cantidad es lo que ha
solicitado, y por el otro, en el caso de pagos a crédito o contra entrega, la aceptación del
pagaré que se encuentra en el texto que está a la izquierda.
Cheques, pagares, letras de cambio.

Es un título valor por medio del cual una persona llamada «girador», ordena a un banco
llamado «girado» que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero
llamado «beneficiario».
 Diligenciamiento de un cheque.

1.- FECHA: Puedes colocar la fecha como más te guste, ya sea completa o con
diagonales, el objetivo es que sea clara.
2.- NOMBRE DEL BENEFICIARIO: Es el nombre del librado, es decir, la persona a
quien se le girará el cheque a su favor. No olvides colocar el nombre completo.
3.- MONTO: Coloca el monto con números, no olvides colocar “.00” si no hay

centavos002E

4.- MONTO EN LETRA: Coloca el monto que otorgarás con letra, no olvides finalizar con
00/100 que se refiere a los centavos, y “M.N.” que se refiere a “moneda nacional.”
5.- FIRMA DEL LIBRADOR: Finalmente, coloca tu firma.

Pagare.
El pagaré es un título valor de contenido crediticio, en el que una persona llamada
otorgante asume el compromiso de pagar una suma de dinero a otra persona llamada
beneficiaria, en una fecha determinada.
 Diligenciamiento de un pagare.

El valor o monto del pago.

La fecha en que se debe pagar.

Los intereses si los hay.

Nombre del beneficiario (a quien se paga)

Lugar en que se pagará.

Firma del otorgante (quien se compromete a pagar)

Letra de cambio
La letra de cambio es un título valor que presta mérito ejecutivo, en el que se extiende la
orden de pagar al aceptante o girado de la letra (deudor), un determinado valor en plazo
determinado en favor del beneficiario o girador.

Diligenciamiento de una letra de cambio.

Nombre del girador

Firma del girador

Nombre del girado

Número de la letra
Fecha en que se elabora la letra de cambio.

Lugar donde se debe pagar.

Valor de la deuda en letras.

Valor de la deuda en números

Fecha en que se debe pagar la letra.

Tarjeta de Kardex

El Kardex es un formato que se usa para mantener un registro de las salidas y entradas
de inventario en una empresa, con el fin de conocer tanto el costo y las existencias en
cualquier momento, sin tener que recurrir a realizar un inventario físico.

Para poder diligenciar un Kardex de manera correcta es indispensable conocer los

sistemas de inventarios y métodos de valuación.
Diligenciamiento de la tarjeta kardex.
Fecha del movimiento.

Detalle.

Cantidad, valor unitario y valor total de la entrada.

Cantidad, valor unitario y valor total de la salida.

Cantidad, valor unitario y valor total del saldo.

Cotización y pedidos

Una cotización que muchas veces es confundida con presupuesto es un documento que
no puede ser editable para quien la recibe, que informa del costo de un servicio o
producto además da una imagen de seriedad por parte de quién la emite que es el
vendedor o proveedor, además puede ser una carta de presentación para el cliente. Una
cotización por lo general tiene una vigencia, puede ser de una semana, 15 días o un
mes. Depende mucho de la empresa o servicio que estés cotizando.

Diligenciamiento de una cotización.

Nombre del cliente

Nombre del vendedor, empresa

Fecha de expedición

Lugar de expedición

Cantidad de productos, horas o servicios (si aplica)

Descripción del producto/s o servicio/s

Costo total (mencionar si se incluye I.V.A)

Tiempos de entrega o realización del servicio

Datos de contacto del proveedor o vendedor

Zona territorial en donde se ofrecen los servicios, se venden o envían los productos.
Forma de pago

Vigencia de la cotización

Pedido.

Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra

a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación. Deberán
extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió
(comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
 Diligenciamiento de un Pedido

membrete
nombre del documento: pedido

número consecutivo

nombre del cliente: persona natural o jurídica a quien se envía la cotización y el pedido.
Este contiene razón social o nombres completos, dirección completa, teléfono, página
web, etc.
fecha de pedido

forma de entrega o pedido

nombre del vendedor

forma de pago

descripción del producto: cantidad, referencia, valor unitario, valor total, debo coincidir
con la descripción del producto de la cotización.
firmas: del cliente o comprador y del vendedor.

Orden de compra, Remisiones.

Una orden de compra es un documento emitido por el comprador para solicitar
mercancía al vendedor. Este documento debe contar con la cantidad detallada de
productos que se desea comprar, tipo de mercancía, precio, condiciones de pago y
forma de entrega. Una vez emitido, el vendedor deberá conservar el documento original
y el comprador un duplicado.

Diligenciamiento de una orden de compra.

Datos de contacto y dirección del emisor de la orden de compra (comprador)

Datos de contacto y dirección del proveedor

Fecha y lugar de emisión del pedido

Nombre, cantidad, precio y descripción de los productos que se van a comprar

Términos de pago (modo de pago) y de entrega del pedido (cuándo y cómo se recibirá el

producto)

Costo total del pedido y costos de envío

Firma autorizada.

Remisiones.

Una nota de remisión es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una relación
de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las partes hace
entrega de artículos o productos a la otra. Es importante destacar que no tiene el mismo
valor que una factura, si no que actúa como un comprobante de que los artículos han
sido entregados por una parte y recibidos por la otra. Es un documento que sirve para
realizar verificaciones y no posee valor tributario alguno. De hecho, sólo puede tener
validez cuando la parte que recibe la mercadería firma en conformidad dicha nota que
extiende la parte que entrega.

Diligenciamiento de la remisión:
Se procede a colocar la fecha de elaboración.

Se coloca el nombre del comprador y la dirección y la ciudad donde se encuentra la

empresa
Se coloca la persona encargada de transportar la mercancía y la placa del vehículo
donde se lleva la mercancía
Se procede a explicar detalladamente la mercancía enviada

Al final se coloca quien despacha la mercancía

Acciones, CDT.

Una acción es un título emitido por una entidad, como parte alícuota de su capital social,
con objeto de captar recursos, sin asumir la obligación, en principio, de su retribución y/o
reembolso. Los títulos generalmente darán al tenedor, como partícipe en la propiedad de
la empresa, el derecho de voto en la junta de accionistas de la compañía, así como a
participar en las distribuciones de fondos que se acuerden por razón de reparto de
dividendos, reservas, amortizaciones de capital y disoluciones. Cuando los derechos y
obligaciones (tanto políticos como económicos) del emisor o del tenedor se configuran
de forma diferente, se tratarán de acciones distintas a las ordinarias: privilegiadas,
preferentes, sin voto, etc. La posibilidad, condiciones y características de emisión de
estas variantes de acciones estará a lo dispuesto en el ordenamiento mercantil de la
jurisdicción correspondiente, así como en los estatutos de la sociedad. Son libremente
transmisibles, con mayor o menor formalismo, dependiendo si están materializadas en
títulos al portador, nominativos, escritura pública o anotaciones en cuenta, esta última es
la más utilizada para aquellas con cotización en bolsa.
Los principales elementos de la acción:
Es el título valor en que se incorporan los derechos de participación de los socios.
Representa una parte del capital social o patrimonial (el capital que pertenece a los
propietarios) de una empresa.
Confiere ciertos derechos fundamentales a su poseedor: participación en la
administración a través del voto, participación en las utilidades y en la liquidación, así
como prioridad para mantener su proporción cuando se emiten nuevas acciones.
Es indivisible, es decir, que cuando una única acción pertenece a varias personas éstas
deberán designar un representante común.
CDT.

Así pues, los fondos depositados en un CDT solo se pueden retirar una vez vence la
duración establecida, mientras que los intereses pueden pagarse al vencimiento o en
pagos periódicos durante la vigencia de la inversión. La tasa de interés que ofrecen los
CDTs está determinada por el monto, el plazo y las condiciones del mercado al
momento de constituirlo. Normalmente a mayor monto y plazo, la tasa de interés es
mayor. Los rendimientos generados por los intereses están sujetos a retención en la
fuente del 7% deducible de su declaración de renta.

Los CDT no se pueden redimir o cobrar antes de su vencimiento, aunque como se trata
de un título valor, se pueden negociar en el Mercado Secundario de Valores antes de su
fecha de vencimiento y transferir por endoso. Es decir, que el dueño del CDT, si necesita
la liquidez antes del vencimiento puede vender el título a otra persona endosándolo y

pagando una prima por ello, siendo el nuevo beneficiario quien lo cobre al vencimiento.

Tipos de CDTs

A modo general se puede decir que existen dos tipos de CDT:

Los CDTs a tasa variable, que tendrán una remuneración que depende de diferentes
factores como bien la DTF. Por ejemplo, Con este se pueden abrir los Certificados de
depósitos a Términos desde la página web desde la aplicación del BBVA, móvil con un
monto de 500000 de pesos colombianos, por un plazo de 2 y 12 meses, los intereses los
podrás pagar en forma mensual, cada dos o tres meses.
Los CDTs a tasa fija, que durante toda la vigencia del título se aplicará la misma tasa
que se pacte en el momento de la constitución y que depende del plazo y del monto de
la inversión. Está dirigido a los clientes que desean ahorrar e invertir su dinero a corto
plazo, entre 18 a 36 meses y con un monto de un millón de pesos, el rendimiento en
este CDT oscilara entre 4,70 % hasta el 5, 15%.

Requisitos para constituir un

CDT Persona Natural

Asalariado: certificado de ingresos y retenciones y declaración de renta o carta de no

declarante.

Independiente: declaración de renta o carta de no declarante, extractos bancarios de los

tres últimos meses.
Pensionado: certificado de ingresos y retenciones, declaración de renta o carta de no
declarante, certificación de la pensión.
Todos: copia del registro civil de nacimiento para menores de siete años. Copia de la
Tarjeta de identidad, para mayores de siete años y menores 18 años, ampliada al 150%.
Copia de la cédula de ciudadanía para colombianos mayores de 18 años, ampliada al
150% con firma y huella. Si es apoderado copia del poder. Copia del documento de
identificación Cédula de extranjería o Pasaporte Ampliada al 150%, con firma y huella,
para extranjeros.
Persona Jurídica

Formato de vinculación: de la persona jurídica firmado por el representante legal.

Fotocopia del documento de identificación ampliado al 150% con firma y huella del
representante legal y/o de los autorizados y de los accionistas o propietarios con
participación superior al 5% (personas naturales).
Fotocopia del RUT.

Certificado de existencia y representación legal original, expedido por la cámara de

comercio o autoridad competente con fecha de expedición no mayor a 60 días.
Copias de los Estados financieros fiscales (balance y Estado de Resultados) del último

cierre. Si lleva menos de un año anexar balance del último trimestre o balance de

iniciación.

Copia de la declaración de renta del último año fiscal.

Resoluciones, certificaciones que acrediten exenciones en Retención en la Fuente o

GMF (Si aplica).
La carta con las condiciones de apertura donde se indica las condiciones de manejo del
título.
Copia del acta de Autorización de los socios para realizar negocios superiores al tope
establecido en la cámara de comercio (si se requiere).
Swaps, forwards, repos.

Swaps

Es un producto derivado financiero y se trata de un contrato de intercambio de flujos

financieros entre dos partes, que son generalmente bancos o instituciones financieras.
Los swaps fueron introducidos por primera vez en 1981 cuando IBM y el Banco Mundial
hicieron un acuerdo swap; Los swaps pueden ser utilizados para cubrir ciertos riesgos
como el riesgo de tasa de interés, o para especular sobre los cambios en la dirección
esperada de los precios subyacentes.
Existen muchos tipos de swaps, pero los cinco más importantes son swaps de tasas de
interés, swaps de monedas, swaps de créditos, swaps de productos básicos y swaps de
acciones.
Swaps de tasas de interés: conocido en inglés como "plain vanilla interest rate swap",
intercambia los intereses de un préstamo o depósito hipotético a tasa variable contra
intereses a tasa fija.
Swaps de monedas: "Cross currency swap", con el que se intercambian tasas de
interés a mediano o largo plazo denominadas en dos monedas diferentes.
Swaps de créditos: intercambia una protección sobre el riesgo de crédito de un emisor
de obligaciones contra pagos periódicos y regulares a lo largo de la duración del swap.
Swap de productos básicos o materias primas: intercambia un precio fijo,
determinado al momento de la conclusión del contrato contra un precio variable, en
general calculado como el promedio de un índice sobre un periodo futuro.

Forwards.

Un contrato forward no es más que el compromiso entre dos partes de comprar o vender
un activo a un precio fijado en una fecha determinada, es decir, es un instrumento
financiero derivado, dado que su existencia depende directamente del valor de otro
activo. Sabemos que esto suena complejo, por esto vamos a tratar de explicarlo con un
ejemplo:
Imagine que usted y su familia planean irse a manhattan de vacaciones, pero en el
momento no cuentan con el dinero necesario, así que deciden realizar el viaje en 6
meses, no obstante, en este momento las condiciones del mercado se encuentran a su
favor, dado que los dólares están “baratos”, entonces su viaje (tiquetes, estadía y otros
gastos) saldría mucho más económico de lo que pensó, usted no quiere perder esta
oportunidad, dado que no tiene la certeza que en los próximos 6 meses las condiciones
sean iguales; así que decide hablar con su asesor, este le explica que puede realizar un
contrato forward, con el cual aseguraría el precio del dólar; el contrato contaría con las
siguientes características:
Número de contratos: 1 Contrato forward
Capital: $ 8.000.000 (Para nuestro ejemplo) Plazo: 6 meses
Precio del dólar hoy en día: $ 2.724 Precio del dólar negociado: $ 2.751
Usted decide aceptarlo, pues piensa que lo más probable es que el precio del dólar suba
en los próximos 6 meses; si su decisión es correcta y el precio del dólar en el plazo
establecido es mayor que el precio pactado en el contrato forward, usted y su familia
habrán ahorrado dinero; por el contrario, si el precio del dólar merma, significa que
hubiese sido mejor comprar los dólares más baratos en el mercado, es decir, que se
representa como una pérdida de dinero. Observemos los resultados de los escenarios
para nuestro ejemplo:
Para el escenario en que el dólar sube de precio, con las condiciones del contrato usted
obtendría un ahorro de 560.000 pesos, por otra parte, si el dólar sigue bajando de precio
usted incurriría en una pérdida de -160.000 pesos. La principal ventaja de esta
herramienta es que le permite tener las reglas del juego claras; es decir, elimina la
zozobra frente el precio de un activo, por lo cual los presupuestos son más acertados.
Modalidad de cumplimiento

Por lo general los forwards pueden cumplirse de dos formas:

Cumplimiento físico: como su nombre lo indica, al terminar el contrato se entrega la

divisa. Para esta modalidad, se debe cumplir estrictamente con la normatividad
cambiaria vigente para derivados.
Cumplimiento financiero: la liquidación y el cumplimiento se realizan mediante el
mecanismo de neteo, es decir, se entrega la diferencia entre el valor de la tasa pactada
y la tasa de referencia acordada entre las partes.
¿A quién va dirigido?

A personas y empresas que deseen protegerse de riesgos financieros.

Personas naturales o jurídicas que deban hacer pagos futuros con monedas extranjeras.
A especuladores del mercado, los cuales ganan dinero si el precio se comporta a su
favor (infórmese aquí).
Otras características
Es beneficioso para las dos partes en el inicio del contrato pues no es necesario que
hagan algún tipo de desembolso.
Este mecanismo se puede implementar para una amplia variedad de monedas

extranjeras “Divisas”.

Se pueden realizar contratos desde 3 días hasta 3 años.

Los precios negociados se determinan con base a el comportamiento del mercado de

divisas y de las tasas de interés.
Recuerde, este producto financiero está diseñado para generar tranquilidad al asegurar
el valor de la tasa de cambio a un tiempo determinado, no es recomendable utilizarlo
para especular en el mercado a no ser que tenga plena claridad sobre los riesgos que
asume.
 Repo.

Un repo es una operación de recompra en la que una entidad financiera vende a un

inversor un activo con el compromiso de comprarlo en una fecha determinada a un
precio determinado. Esta operación también se conoce como reporto, ‘Repurchase
Agreement’ o ‘Sale and Repurchase Agreement’.
Las operaciones de repo se suelen realizar con títulos de deuda fija, especialmente con
títulos de deuda pública como letras, bonos y obligaciones del estado. El pacto de
recompra se realiza a un tipo de interés determinado, por lo que el inversor recibirá su
dinero más un beneficio. Los tipos de interés ofrecidos dependerán de los tipos de
interés de la deuda pública.
En este tipo de operaciones el inversor está proporcionando un préstamo a la entidad
financiera, solo que garantizado con un título de deuda pública. Normalmente se trata de
una forma de obtener liquidez a corto plazo para los bancos. También es un instrumento
de política monetaria de los bancos centrales.
En cierto modo se parece a actuar como si fuéramos una casa de empeño o a un
contrato de prenda. El cliente necesita dinero y le concedemos un préstamo
quedándonos algo que le pertenece. Sólo que en vez de quedarnos una joya nos
quedamos con un activo de deuda pública. A diferencia de una casa de empeño, existe
un pacto de recompra que el banco cumplirá.
Los repos existen desde la primera mitad del siglo XX, aunque no se popularizaron hasta
los años 70 y 80 con la informatización de la inversión. Hoy en día los repos son
habituales en los mercados y muy utilizados por firmas para obtener liquidez con la que
financiar otro tipo de operaciones; En la misma operación una de las partes la llamará

repo y la otra parte la llamará repo inverso.

Tipos de repos
Los repos pueden ser de varios tipos. Los podemos distinguir por:
Duración: la duración de un contrato de repo puede ser desde un día a varios meses.
Por ejemplo, hay entidades financieras que los ofrecen a un día, a tres días, a una
semana, a dos semanas, a un mes, dos meses, tres, seis y nueve meses.
Bilaterales: en los repos bilaterales el banco o entidad financiera que ofrece el repo es
el custodio de este. Sólo se admite por los clientes cuando el banco es extremadamente
sólido y de alta confianza.
Trilaterales: en este caso, una tercera parte neutral custodia el repo y suelen ser los
más habituales hoy en día.
Con otros activos: se realiza el contrato de recompra, pero en vez de realizarse con
títulos de deuda fija se realiza con otros activos, por ejemplo, acciones. También existen
repos que se realizan con hipotecas u otro tipo de obligaciones como préstamos.
El tipo de interés y el margen de un repo
Es superior cuanto mayor es el plazo del repo.

Es inferior cuanto mayor es la calidad crediticia de las garantías (colateral).

Es inferior cuando las garantías se entregan al prestamista.

Es superior cuando el tipo de interés de otras alternativas son mayores.

El margen del repo está influenciado por factores similares. El margen del
repo es:

Es superior cuanto mayor es el plazo del repo.

Es inferior cuanto mayor es la calidad crediticia de las garantías (colateral).

Es inferior cuanto mayor es la calidad crediticia del prestatario.

Es inferior cuando el colateral tiene una elevada demanda o poca oferta.

 I. Notas de Contabilidad y Comprobantes de Contabilidad o de Diario

La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para

hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes
externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.
Una factura no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro
documento diferente. Por ejemplo, cuando ser realiza compra de bienes, el único
documento válido es la factura, o en su defecto un documento equivalente a la factura
en el caso que la operación se realice con una persona no obligada a facturar.
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:
Nombre o razón social de la empresa que lo emite.

Nombre, número y fecha del comprobante.

Descripción del contenido del documento.

Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los

comprobantes.
Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

Este Sería El Formato De Nota Contable:

 Comprobantes de Contabilidad
La información que se lleva a los estados financieros debe estar respaldada en
documentos numerados consecutivamente, los cuales indican toda la información
pertinente de cada transacción; estos documentos son los que conocemos como
comprobantes de contabilidad.
Comprobante de ingresos
En este se depositan las transacciones relativas a operaciones que involucran ingresos
a caja, y por tanto sus soportes serán los recibos de caja y su contrapartida habitual a la
hora de realizar el registro, ya sean préstamos, aportes de capital, anticipo de clientes,
deudores, etc.
Comprobante de egresos
“El comprobante de egresos relaciona las operaciones que involucran erogaciones del
efectivo y sus equivalentes”
El comprobante de egresos relaciona las operaciones que involucran erogaciones del

efectivo y sus equivalentes; los soportes que pueden estar involucrados en estas

operaciones son los comprobantes de egresos y de pagos, contratos, pagarés, letras,

etc. Adicionalmente, la contrapartida del registro contable puede ser gasto, salarios,

compras, adquisición de activos fijos, obligaciones bancarias, anticipos a contratistas,

etc.

Comprobante de consignaciones y traslados

Da cuenta de los ingresos de recursos a bancos; adicionalmente registra los traslados
entre diferentes cuentas. La contrapartida de la operación puede ser cualquier
subcuenta del efectivo y sus equivalentes, como caja, bancos, deudores, etc.
Comprobante de ventas o facturación
Este comprobante se utiliza para la causación y reconocimiento de las operaciones de
venta, tanto de contado como a crédito; su soporte relacionado es la factura de venta y
el registro se realiza con contrapartida en deudores, y las respectivas cuentas de
impuestos aplicables.
Comprobante de cuentas por pagar o comprobante de compras
En este se causan las compras que realice el ente económico, ya sea a crédito o de
contado; como soporte de tal comprobante, suelen relacionarse las facturas de
proveedores.
Comprobante de nómina
Comprobante que se diligencia como respaldo de los valores a cancelar a los
trabajadores por concepto de salarios y gastos laborales, como los aportes parafiscales,
la seguridad social, los descuentos a los empleados, etc.… Este comprobante está
respaldado en la planilla de nómina, y las contrapartidas contables generalmente
utilizadas son las que representan cada componente de la liquidación: gasto de auxilio
de transporte, cuentas por cobrar, fondos, seguridad social, etc.
Comprobante de notas de contabilidad
“El comprobante de contabilidad se utiliza para contabilizar las devoluciones o
descuentos de ventas o compras, las notas bancarias y las provisiones para inventarios,
cartera, etc.”
El comprobante de contabilidad se utiliza para contabilizar las devoluciones o
descuentos de ventas o compras, las notas bancarias y las provisiones para inventarios,
cartera, etc.; su comprobante contable son las notas débito, crédito o notas bancarias.
Comprobante de ajustes y reclasificaciones
Se utiliza para registrar ajustes que no necesariamente representan flujo real de efectivo
y sus equivalentes, como depreciación, amortizaciones, agotamiento, etc., al igual que
las reclasificaciones y asientos de corrección de errores. Este comprobante debe
soportarse en notas de contabilidad.
Comprobante de cierre
Se elabora al final del ejercicio contable, que en Colombia para efectos de control y
fiscalización es cada 31 de diciembre; en este se cierran las cuentas de resultados
contra la cuenta temporal de ganancias y pérdidas, el comprobante de contabilidad sirve
para registrar transacciones. En ocasiones, las empresas pueden tener su propio
formato. En ese caso solo deberá completarlo con la información que le pidan. Si la
empresa que contrató sus servicios no tiene un formato estándar, usted puede hacer su
propio comprobante. Estos son los elementos que no pueden faltar:
Requisitos para diligenciar el comprobante de contabilidad

Fecha: debe especificar el día, mes y año en que se presenta el comprobante.

Origen: esta es la información acerca de quién genera el comprobante. Debe incluir su

nombre, número de cédula y datos de contacto, como teléfono, dirección física y correo
electrónico.
Descripción del producto o servicio: en esta parte se describe el objeto de la transacción.
Es decir, los servicios que prestó, los trabajos que hizo y la fecha en la que ejecutó el
contrato.
Cuantía de las operaciones para su reconocimiento: aquí señala cuánto le pagó la
empresa por sus servicios. Debe aclarar si el pago es parcial o total.
3.3.4. Con las actividades realizadas hasta este momento junto a otras consultas que
complemente
alrededor del tema, desarrolle la matriz propuesta acerca de los documentos vistos que
responda a:

3.3.4.

SOPORTE CUANDO EMISO R CUENTA NORMATIVIDA

CONTABILIDA SE Y RECEPT S D
D EMPLE A OR CONTA
Y/O BL ES
INSTRUMENT
O PARA EL
EMISOR
FINANCIERO
Y PARA
EL
RECEPT
OR
Recibo de caja En venta o Vende 11051 Decreto 2649
prestación dor/
de un compra
servicio dor
Comprobante de En una compra Vendedor/comp 2140 Decreto 2649
pago ra
Comprobant En una Compra 4175 Decreto 2649
e de devolución de dor/
devolución mercancías vendedo
r
Consignación Deposito en Empresa / 8115 Decreto 2649
cuanta entidad
corriente o de financiera
ahorros
Factura En venta o Vendedor 1340 Decreto 2649
de prestación /comprador
comprav de un
enta servicio
Remisión Remisión Vendedor 14 Decreto 2649
de /comprador
mercancí
a
Extracto bancario Movimientos Banco / 1110 Decreto 2649
de una cuenta
cuanta de habiente
ahorros o
una
corriente.
Factura de venta En venta Vendedor 1315 Decreto 2649
/comprador
Presupuesto Planeación Empresa/ 1255 Decreto 2649
de ingresos empresa
y gastos
de la empresa
Nomina Pagos de Empleador/trab 5105 Decreto 2649
salarios ajador
Recibo de caja Documento Persona 1105 Decreto 2649
menor interno natural/
de la empresa, empresa
para gastos
menores
Nota debito Devolución, empresa 1310 Decreto 2649
valor
facturado
Nota crédito Devolución por comprador 1110 Decreto 2649
parte de un
cliente
Nota contable Nota interna e empresa 1596 Decreto 2649

Letra de cambio Venta crédito Vendedor/ 2335 Decreto 2649

empresa
Cheque Compra Vendedor 4210 Decreto 2649
de /comprador
mercan
cía
 Pagare Venta crédito no Vendedor/empr 211505 Decreto 2649
negociable es

3.3.5. Su instructor presentará de manera didáctica los temas ya indagados y desarrollados

por
usted en los ítems anteriores para profundizar, aclarar y resolver sus inquietudes y
deficiencias,
Este atento a su intervención, tome notas, participe por medio de aportes y preguntas en lo
posible.

3.3.6. Elabore un informe escrito acerca “El Archivo y la conservación de documentos en el

área
financiera y contable de las empresas” que contenga:

a. Los archivos administrativos, definición, clases y características.

b. Selección de los documentos de archivo
c. Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en las áreas
financieras y contables de las empresas.
d. Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la tecnología, el internet,
las redes sociales, los correos electrónicos y al exceso de información disponible.