MÍNIMOS DE AUDITORIA LEGAL

Auditoría Interna

ASOCIACION CIVIL DE LIDERAZGO E INTERCAMBIO - AIESEC EN EL

PERU
 MÍNIMOS DE AUDITORIA LEGAL
1. DEFINICION:
La Auditoría Legal es el método por el cual se realiza la revisión de todos los procesos
y documentos relacionados al área Corporativo-Societario, Laboral, Tributario,
Seguridad Social, Propiedad Intelectual, Migratorios y detección de actividades
vulnerables, desde la fecha en que la sociedad se constituyó hasta el momento mismo
en que se solicitó.

Dentro de AIESEC en Perú, tiene como fin prevenir riesgos a fin de no incurrir en
contravenciones, sanciones, infracciones y/o multas; por ende, se reconoce a la
auditoría legal como el proceso de validación de documentación e información que la
organización gestiona para su existencia, como también de los grupos de interés con
los que celebra un vínculo o acuerdo.

De todo acuerdo o vínculo celebrado, deviene una serie de documentos que, para
efectos de cobertura de riesgos, deberán cumplir con el Marco Normativo vigente en
Perú, y en armonía con las Políticas Internas de la Asociación.

2. OBJETIVO
La Auditoría Legal, tiene como objetivo la prevención y mitigación de riesgos legales,
que puedan generar como consecuencia una pérdida de recursos dinerarios o
reputacional a la organización.

3. MARCO NORMATIVO
3.1. Ley N°26497: “Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y
Estado Civil”
3.2. Ley N°27269: “Ley de firmas y certificados digitales”
3.3. Decreto Legislativo N° 1350 Ley de Migraciones.
3.4. Decreto Supremo No 015-98-PCM - Reglamento de Inscripciones del
Registro Nacional de Identificación y Estado Civil
3.5. Decreto Supremo No 052-2008-PCM que aprueba el Reglamento de la
Ley de firmas y certificados digitales.
3.6. Decreto Supremo N° 007-2017-IN: Decreto que aprueba el Reglamento
de la Ley de Migraciones.

4. CRITERIOS DE AUDITORIA LEGAL

Se define como criterios de Auditoría Legal, a todos aquellos entregables que debe
presentar una Entidad perteneciente a AIESEC en Perú (Oficina Nacional, Comité Local
y Start Ups) al equipo de Auditoría Interna, considerando que dicha información deberá
cumplir con los mínimos solicitados en el presente documento para los programas
correspondientes de OGXs y ICXs.

1
 5. DISPOSICIONES GENERALES
5.1. Los documentos que se solicitan para cada estado del EP/TRAINEE/OPT, deben
encontrarse:
o Vigentes: Que no hayan expirado o llegado a su fecha de caducidad.
o Legibles: Cualquier persona puede distinguir lo expuesto en el
documento.
o Completos: La imagen del documento digitalizado no deberá estar
recortado o cortado.
5.2. Está prohibida la inserción de firmas digitales de aquellas personas naturales
o jurídicas que se disponen a firmar un acuerdo/convenio con AIESEC en Perú,
salvo que se encuentre generada dentro de la Infraestructura Oficial de Firma
Electrónica o haya sido realizada utilizando un certificado emitido por una
Entidad de Certificación Acreditada en cooperación con una entidad de registro o
Verificación Acreditada, a menos que se tratara de la misma entidad con ambas
calidades.
5.3. Todos los documentos deben ser subidos en el espacio correspondiente a cada
perfil y para cada programa, salvo que el equipo de Auditoría Interna (de acuerdo
a lo coordinado/informado por Oficina Nacional) disponga el uso de un nuevo
espacio de trabajo para determinado programa de intercambio.
5.4. Todos los documentos deben estar en formato PDF, subidos en su respectivo
espacio de la plataforma Podio y el archivo debe tener la nomenclatura para
documentos de podio especificada en Disposiciones Generales, por ejemplo:
Documento_Nombre del EP.
5.4.1. Si en caso el CAT encuentro algún documento sin la nomenclatura correcta
el documento no será considerado y no se evaluará en el proceso de
auditoria.
5.5. Ninguna entidad debe eliminar los documentos en la plataforma de Podio desde
el día en que culmina el proceso de presentación de auditorías hasta la fecha en la
cual son presentados los resultados de auditoría legal de cada corte. Solo se
permite añadir el documento corregido en el periodo de subsanación de cada
corte sin eliminar el anterior. Para efectos de nomenclatura, deberá ser de acuerdo
al siguiente ejemplo: Subsanado_Documento_Nombre del EP.
5.5.1. Si en caso el CAT evidencie la eliminación de algún documento en la
plataforma de Podio de una entidad, se considerará como Falta Leve en el
proceso de auditoria legal.
5.6. Respecto a los documentos solicitados; relacionados al programa de IGV, se
sugiere que sea el pasante quien se encargue de subir sus documentos de auditoría
legal.
5.7. Las imágenes de WhatsApp están prohibidas en la plataforma de Podio y no se
tomarán en cuenta para el proceso de auditoria para fines de observaciones,
subsanaciones y apelaciones. Si en caso dicha evidencia sea el EP el que está
brindando información, las imágenes deben ser subidas en un documento formato
PDF.
5.8. Los correos de observación deben seguir la estructura definida en el apartado
sobre Correos de Observación1 y serán validados a criterio del Audito, es decir, las

1 En las Disposiciones Generales se encuentra la estructura del correo de observación para Auditoria Legal.
2
 observaciones (sustentos) que se presenten, no aseguran la aprobación
automática del perfil evaluado.
5.9. Las observaciones que se presenten, deben ser consignadas y descritas por correo
electrónico. No se considerará ninguna observación en la herramienta legal ni en
Podio sino se envió previamente la comunicación al correo: audit.peru@aiesec.net
5.10. No será considerado ningún tipo de documento adjunto en formato .doc, .ppy, .zip,
.rar o enlace a Google Drive en la plataforma de Podio, correos de observación o
subsanación.
5.11. Los documentos que se adjunten como pruebas de comunicación por medio un
email/ correo electrónico recibido o enviado, y se consideren como prueba de
cumplimiento de algún mínimo legal (o en su defecto en que se intentó cumplirlo),
se deberá seguir el siguiente procedimiento: 1) ingresar al correo recibido o
enviado, 2) seleccionar la opción “Imprimir todo”, 3) en la sección “Destino”, hacer
click en “Cambiar...”, 4) seleccionar “Guardar PDF”, 5) editar el nombre según la
nomenclatura específica para cada documento.
5.12. En caso la Oficina Nacional (MC Perú), delegue el delivery2 de un pasante y la
subida de documentos respectiva, la Oficina Nacional deberá notificar al equipo
de Auditoría Interna y a la entidad que corresponda como máximo hasta el día 15
o último día de cada mes. Caso contrario, la Oficina Nacional será el responsable
final del orden en la presentación de documentos del pasante, siendo que el
resultado de la evaluación de dicho perfil se promediará con el resultado de las
auditorías que corresponden a la Oficina Nacional para ese periodo.
5.13. En caso de observaciones cuyo argumento sea un factor externo a la entidad y
no se garantice la subsanación de las mismas de manera certera dentro del
periodo de calificación de cada corte, solamente se calificará con 0.75 del
porcentaje total que corresponde a dicho documento hasta su regulación. Se
considerará al documento como “Documento observado” y deberá ser
regularizado como máximo hasta el DDL de subsanaciones pendientes
correspondientes al mes de la observación.
5.13.1. Para casos especiales, en caso se requiera una extensión del plazo para
regularizar los “Documentos Observados” se deberá consultar al equipo
de auditoria con el fin de acordar un DDL pertinente. La decisión final
será acorde al criterio del CAT.
5.13.2. Si en caso no se regularice los documentos en el tiempo acordado se
procederá a sancionar la calificación del criterio del mes que se acorde
el DDL (inciso 5.13.1)
5.14. Todo documento que contenga espacios para completar deberá contener toda
la información solicitada de manera correcta y completa, es decir, los datos que
solicita el documento deben estar expresos. Ejemplo: Cuando se solicita
nombres completos, se deberán colocar todos los nombres y apellidos que
figuren en su DNI o ID del EP.
5.15. El equipo de auditoría interna también realizará la auditoría física de la
teneduría de Convenios en físico, solicitando el file u objeto donde se
almacenen los documentos de manera aleatoria y sin distinción de jerarquía

2Llámese delivery a la responsabilidad de la entidad en la logística y experiencia del EP durante el desarrollo de su

pasantía en Perú.
3
 organizacional. Es importante indicar que las entidades locales y la nacional
deberán cumplir con la teneduría de documentos no sólo de ICX, sino también
de OGX. El TL del equipo de auditoría informará vía correo electrónico los
procesos y procedimientos a seguir.
5.16. Con el fin de mitigar riesgos legales no se aceptarán convenios inválidos.
5.17. Si hay EPs que tienen fee gratuito (0 soles) o costo cero, el convenio especial por
ser fee gratuito deberá ser adjuntando perfil de Podio del EP. Este convenio
deberá ser autorizado por el Legal Manager por ser costo cero. En correo de
observación se deberá adjuntar la solicitud del convenio especial a la Legal
Manager.
5.17.1. En caso se tratase de un EP que formo parte de una junta directiva de una
entidad de AIESEC en Perú, aceptará como justificación de voucher
adjuntando el documento de aprobación de su cargo en conformidad del
OD Manager para juntas directivas, al perfil de Podio del EP.
5.17.2. En caso se trate de fee gratuito por otros motivos (eventos como YSF o
RnR), se aceptará como justificación de voucher adjuntando la conformidad
del Vicepresidente Nacional de Finanzas y Legalidad al perfil de Podio del
EP.
5.17.3. De no cumplir con los incisos 5.17.1. y 5.17.2. se calificará con 0 al voucher.

6. AUDITORIA LEGAL PARA LOS PROGRAMAS DE SALISDA (OGXS):

6.1 Estado de APPROVED [APD]
El equipo de Auditoría Interna considera que el EP siga el siguiente flujo para esta
etapa: Llenado y firma de Convenio de Intercambio previa realización de
contribución económica correspondiente, a fin de garantizar la conformidad con el
contenido de las cláusulas y términos que rigen el programa en cuestión.
Finalmente, hacer seguimiento al envío de imágenes del Convenio, DNI y
Comprobante de pago a la entidad de AIESEC en Perú que correspondiera (en el caso
de los convenios deberá; la entidad nacional, local o Start UP, es obligatorio
mantener en custodia un juego firmado en original físico).

En caso la gestión de firmas del convenio se vea demorada, provisionalmente se

puede presentar como evidencia de la lectura de las condiciones del producto, la
conformidad por correo electrónico por parte del EP. En esta conformidad vía
correo electrónico deberá figurar la fecha de respuesta (que debe ser antecesora y/o
igual a la de la fecha de contribución realizada). Dicho correo electrónico deberá ser
el medio de comunicación formal aceptado por el EP y consignado en la parte
correspondiente dentro del Convenio de Intercambio. Bajo ningún motivo esta
alternativa provisional se puede convertir en permanente; es decir, se debe
regularizar la firma del EP en el Convenio de acuerdo a lo plazos que otorgue el
equipo de Auditoría Interna. Al ser una medida provisional, este documento no se
calificará con 100% y en caso no se regularice se considerará con Falta Leve.

En caso el equipo de auditoria considere necesario, podrá solicitar en vez de la

conformidad vía electrónica, una Declaración Jurada debidamente completada y
firmada por el EP comprometiéndose a suscribir el contrato.

4
6.1.1. Convenio de Intercambio (45%)
6.1.1.1. Queda prohibido generar convenios con menores de 18 años, en
caso se presente ello, se calificará con 0% (desaprobado) al EP.
Además, el caso será reportado a Case Solving para tomar las
medidas necesarias.
6.1.1.2. El plazo máximo para la realización del proyecto no deberá
exceder de un (1) año desde la firma del convenio según está
estipulado en el cuerpo de dicho documento. Salvo que, por
motivos de fuerza mayor no pueda ser realizado dentro del plazo
indicado, se deberá evaluar el caso y de corresponder firmar una
Adenda (otorgada por el o la Legal Manager) al plazo en cuestión
y realizar el proceso indicado por Oficina Nacional para éste caso.
6.1.1.3. Solo se acepta la versión final y actualizada acorde al monto de
contribución del intercambio y todos los espacios deben estar
completados con la información requerida completa (Ejemplo:
Los datos del EP deben estar completos de acuerdo al DNI). De no
cumplirse este inciso se sancionará con una falta leve al
documento.
6.1.1.4. El convenio deberá contener en cada página la firma del EP lo más
parecida posible a su DNI Original, esto para asegurar la
conformidad por parte del EP con todo lo estipulado en dicho
acuerdo.
6.1.1.4.1. En caso la firma difiera de la consignada en el DNI de manera
considerable, se solicitará consignar la huella digital en cada
página, o presentar el documento nuevamente firmado.
6.1.1.4.2. En caso el documento se encuentre observado por motivo de
firmas, se evaluará con 0.25 del peso del convenio solo si se
presenta un argumento sólido dentro del correo de
observaciones que garantice la subsanación del documento,
caso contrario se considerará 0.
6.1.1.4.3. En caso el documento de identidad se encuentre en trámite
de renovación o duplicado por pérdida, deterioro o robo y
por ende no pueda validarse la firma, si el convenio cumple
con todos los requisitos restantes, se calificará con 0.75. Esta
subsanación pendiente pasará a la base de seguimiento
interna del equipo de auditoría, y solo podrá ser
regularizada una vez que se presente el documento de
identidad regularizado o la FICHA RENIEC (si presenta
documento nacional de identidad - DNI) del EP o copia
legalizada del DOI (si presenta documento distinto al DNI)
con no más de 30 días desde la legalización. Para cualquiera
de las dos últimas opciones, será necesario que las imágenes
de los documentos sean claras, nítidas y subidas a podio.
6.1.1.5. En caso se detecte una infracción o enmendadura al convenio,
aludiendo el adulterio de este (alguna de sus cláusulas o incisos),
realizado por el EP o por parte de algún miembro de AIESEC en

5
 Perú, ésta se considerará como falta moderada (para el miembro
en cuestión) y corresponde la desaprobación del convenio con 0%
6.1.1.6. En caso el equipo auditor detecte alguna imperfección (hoja rota o
superpuestas) en las escrituras o espacios a llenar del convenio se
considerará el documento invalidado.

6.1.2. Documento Nacional de Identidad – DNI (15%)

6.1.2.1. Se deben subir ambas caras del documento a la plataforma y perfil
correspondiente.
6.1.2.2. En caso el documento de identidad se encuentre en trámite de
renovación o duplicado por pérdida, deterioro o robo, se deberá
presentar en el correo de observaciones una comunicación del EP
(correo autorizado para comunicaciones formales, el cual figura en el
convenio) indicando la situación por la que no puede presentar las
imágenes de su DNI que cumplan con nuestros lineamientos internos.
Como sustento, deberá adjuntar a la comunicación el ticket que emite el
RENIEC cuando se encuentra en trámite dicho documento. El auditor
deberá validar en la siguiente página el estatus del trámite del DNI del
EP: https://serviciosportal.reniec.gob.pe/cetdnipi/inicio.htm y subir la
imagen al perfil de podio que se encuentra auditando. También se puede
presentar la FICHA RENIEC donde se pueden validar los datos del EP en
vez del ticket que emite el RENIEC para trámites de renovación o
emisión. En caso se presente un documento de identidad que no sea
DNI, será validado de acuerdo a los lineamientos descritos en los incisos
6.2.1.2 y 7.2.1.
6.1.2.3. Se validará nuevamente la firma del EP en el Convenio una vez que se
regularicen las imágenes del DNI (o el documento que
correspondiera) de acuerdo a los incisos pertenecientes al desglose
6.1.1.
6.1.2.4. En caso el documento se encuentre observado, se sancionará
calificando con un peso de hasta 0.50 del documento, solo si se
presenta un argumento sólido dentro del correo de observaciones que
garantice la subsanación del documento, caso contrario se considerará
0% como calificación final del documento.

6.1.3. Comprobante de Contribución (voucher/comprobante de

pago) – (10%)

6.1.3.1. El comprobante de contribución debe presentar de manera legible la

fecha, monto del depósito y número de operación.
6.1.3.2. Debe tener consignado o en su defecto se deberá consignar el nombre
completo del EP y su número de DNI.
6.1.3.3. Para las transferencias por Internet se auditará como comprobante de
contribución si se adjunta como documento (formato PDF) los
siguientes casos:

6
 • Se aceptará la captura de pantalla de la transferencia, donde se
identifique la captura de pantalla el correo del EP (correo
autorizado para comunicaciones formales) y nombre del EP
como mínimo. En caso la captura de la transferencia no
contenga la fecha de operación, se deberá especificar dentro
del correo del EP este dato.
• Se aceptará que el EP pueda imprimir la captura de pantalla de
la transferencia, luego el EP deberá enviar un correo donde
coloque su nombre completo y número de DNI. En caso en la
impresión de la transferencia no contenga la fecha de la
operación, deberá ser consignado también este dato en el
correo.
6.1.3.4. Para los pagos efectuados por plataformas online (Ejemplo: VISANET,
CULQI, PAYPAL); no se auditará comprobantes de pago, este
porcentaje será parte del convenio.

6.1.4. Boleta por Concepto de Contribución (30%)

6.1.4.1. Se auditará el envío por email de este documento (escaneado o
fotografía) al EP, por lo que debe figurar el nombre o el email (correo
de contacto autorizado y que se estipula en el convenio) del EP
dentro del correo enviado. Copiar en dicho correo, el buzón de
audit.peru@aiesec.net
6.1.4.2. Se auditará que la boleta esté colgada en el espacio de podio del EP
con la nomenclatura correcta.
6.1.4.3. Para los pagos efectuados mediante transferencias interbancaria, la
fecha de solicitud de boleta deberá realizarse con la fecha en que el
dinero ingresó a la cuenta de la Entidad. (Validar horarios de
liquidación de pagos de acuerdo a CIRCULAR NRO. 005-2001-EF/90
- ANEXO 2 del BCR).

Ejemplo: Toda transferencia que haya sido instruida hasta antes de

las 1:00PM, llegará ese mismo día en el transcurso de la tarde a la
cuenta de la Entidad Local (de lunes a viernes). Si la transferencia ha
sido instruida pasada la 1:00PM, el dinero llegará a su cuenta al día
hábil siguiente (si hoy es lunes, llegará el martes; y si hoy es viernes,
llegará el lunes siempre que sea día hábil).

6.2. Estado de REALIZED (RE)

6.2.1. Pasaporte o DNI (25%)
6.2.1.1. Se deberán subir ambas caras a podio. En el caso de pasaporte si en la
misma cara están contenidos los datos relacionados a la identificación
del EP y su firma, puede adjuntarse solo ésta cara.
6.2.1.2. Aplicable según sea el caso. Tener en cuenta que actualmente
contamos con los siguientes acuerdos internacionales suscritos (*) en
los que se indica que, para hacer turismo, hay países a los que los
peruanos pueden viajar solo con su DNI:

7
 • Bolivia, Colombia y Ecuador. Gracias a acuerdos de la
Comunidad Andina de Naciones (CAN) que permiten viajar
entre el Perú y estos países sin necesidad de visa ni
pasaporte.
• Argentina, Brasil, Chile, Paraguay, Uruguay y Venezuela.
Gracias a acuerdos bilaterales que exoneran de usar
Pasaporte en viajes de turismo.
Sin embargo, si el país destino lo requiere, será obligatoria la
presentación del pasaporte.
6.2.1.3. Para efectos de validación de autenticidad del documento, pueden
utilizar el siguiente enlace: https://sel.migraciones.gob.pe/servmig-
valreg/VerificarPAS En caso el documento a auditar sea pasaporte,
el auditor deberá adjuntar la imagen de la validación en el link antes
mencionado, al perfil de podio que se encuentra auditando.

6.2.2. Pasajes aéreos o terrestres (50%)

6.2.2.1. Los documentos presentados deben tener consignados los datos del
EP y el itinerario de viaje (escalas internacionales de manera
obligatoria y nacionales de preferencia).
6.2.2.2. El EP debe contar tanto con el pasaje de salida como de regreso a
Perú. Si solo presentara uno de los documentos, se calificará con
peso 0.50 de encontrarse conforme el documento subido.
6.2.2.3. En caso el EP no cuente con un pasaje de salida/reingreso al país de
origen, se debe adjuntar el argumento sustentando dicha razón. Si la
prueba no es lo suficientemente sólida, no se tomará en
consideración la observación. Se habilita la siguiente opción en caso
no contar con los pasajes: Pueden presentar la cara completa de la
página del pasaporte donde se encuentra el sello de migraciones por
la salida del país de origen o ingreso al país destino en caso no
cuenten con el pasaje de salida del país de origen y viceversa en caso
de no contar con el pasaje de reingreso al país de origen.
6.2.2.4. Solo se considera un pasaje de viaje internacional (ida), en caso se
trate del programa de GT.
6.2.2.5. Toda vez que un EP no presente su pasaje de regreso (o la opción
habilitada en el inciso 6.2.2.3), deberá presentar una carta de
deslindamiento de responsabilidades para con AIESEC en Perú,
exceptuando el caso del inciso 6.2.2.4. Dicha carta podrán
encontrarla en la siguiente ruta:
https://drive.google.com/drive/folders/1CC4LPDHfbJItDLM-
7M6f12rsSEqCpHTd?usp=sharing

6.2.3. VISA (25%)

6.2.3.1. Aplicable según sea el caso. La imagen permite validar con facilidad
los datos del EP, el país que otorga la VISA y la vigencia de la misma.
6.2.3.2. El plazo de vigencia debe calzar con el plazo de la experiencia o más.
Caso contrario, si la visa será renovable, el equipo de Auditoría

8
 pasará este perfil a una base de seguimiento para que, llegado el
momento se valide la prórroga de la visa correspondiente.
6.2.3.3. Sugerimos se realice la validación en el siguiente link para validar
plazos y tipos de visa exigidos por los diferentes países:
http://www.rree.gob.pe/documents/paises_que_no_exigen_visa_a_
p eruanos.pdf

7. AUDITORIA LEGAL PARA LOS PROGRAMAS DE ENTRADA (ICXS):

7.1. Estado de OPEN [OPEN]:
Para que una entidad pueda abrir oportunidades en el portal de EXPA será
necesario contar previamente con 1.- El Convenio Firmado por el
representante del OPT (y carta de Aval en caso corresponda) y representante
de la Asociación colgado en el espacio de auditoría correspondiente en Podio,
2.- Contar con el V°B° del TL de CAT, Consultor Financiero y Legal o Auditor
Legal asignado a la entidad manifestado en el perfil de Podio a auditar, como
comentario (“APROBADO”).
7.1.1. Se sugiere que sea el MCVP IGV/ IGET/ICX/ OPERATIONES quien
solicite vía correo electrónico la relación de perfiles que desean sean
revisados, caso contrario esto puede ser solicitado por la entidad local
vía correo electrónico al buzón de audit.peru@aiesec.net
7.1.2. Se podrán abrir las oportunidades en EXPA si y solo si se cuenta con la
firma del representante del OPT siempre que se envíe un correo de OBS
indicando que se regularizará la firma del representante legal de la
Asociación y la fecha tentativa de regularización.
7.1.3. El Auditor validará en el Convenio los proyectos por los que se está
suscribiendo el Convenio, como también la cantidad de voluntarios
asignadas a cada uno para llevar un Control Interno.
7.1.4. En caso se renueven oportunidades con OPT antiguos se deben aplicar
los nuevos requerimientos expuestos en los mínimos vigentes.

7.2. Estado de APROVED [APD]:

El equipo de Auditoría Interna sugiere que el flujo a seguir sea el siguiente:
Validar las condiciones de la oportunidad para determinar (en el ANEXO N°01
- https://bit.ly/Anexo01-CAT ) que documento de validación de cargo hay que
solicitar al OPT, solicitar también el DOI del representante que firmará, y
paralelamente solicitar el Convenio a través del flujo regular con la Legal
Manager. Una vez que cuenten con todos los documentos (Doc. De Validación
de Cargo, DOI, y Convenio Firmado), colgarlos en el espacio de auditoría
correspondiente en Podio. Para los OPT que sean entidades educativas, previa
coordinación y evaluación del TL podrán utilizar como documento de
validación de cargo la información de la página:
http://escale.minedu.gob.pe/web/inicio/padron- de-iiee

9
7.2.1. Convenio (50%)
7.2.1.1. El Convenio debe ser la última versión actualizada brindada por el
MC (Oficina Nacional). Para OPT’s que no están constituidos con ruc
jurídico o no son entidades educativas, es decir, donde el
representante es una persona natural (con o sin negocio), de
acuerdo a evaluación por Legal Manager, deberá de manera
adicional adjuntarse una carta de aval.
7.2.1.2. En el caso se utilicen Adendas, deberán ir acompañas del convenio
de la oportunidad que se hace referencia.
7.2.1.3. Se deben subir todas las páginas del Convenio en un solo archivo en
formato PDF en el espacio de Podio correspondiente. Se aceptará el
documento que se encuentre con la nomenclatura correcta y se
aplicará sanción de no respetar la nomenclatura.
7.2.1.4. El convenio debe contener la firma del representante legal (o la
persona que haga sus veces) en todas las páginas del convenio, de
preferencia en la parte lateral izquierda. La firma deberá ser lo más
parecida posible a la de su Documento Original de Identidad (DNI,
Carné de Extranjería o Pasaporte).
7.2.1.5. No se pueden abrir oportunidades si es que el convenio no ha sido
previamente firmado en todas sus páginas por el representante legal
(o la persona que haga sus veces).
7.2.1.6. En el convenio debe notarse la fecha de firma en que se da la alianza.
7.2.1.7. El convenio debe contener la cuenta bancaria de la entidad, en caso
exista alguna contribución financiera.
7.2.1.8. El documento debe estar completo. En otras palabras, deben figurar
todas las cláusulas; por lo tanto, al momento de escanear el
documento completo, no se debe cortar ninguna parte del Convenio.
7.2.1.9. Todos los espacios del convenio deben estar completados con la
información que se requiere.
7.2.1.10. El Convenio debe encontrarse vigente, esto significa, la
alianza todavía rija en base a la cláusula del plazo y la fecha de firma
al momento del APD del pasante o voluntario hasta la fecha de
finalización de la experiencia (Finished).
7.2.1.11. Toda alianza con INABIF debe tener la hoja de acuerdo temporal
hasta que se gestione por completo el Convenio Nacional, los casos
particulares los manejará ECB con MC.
7.2.1.12. En caso se detecte que la cantidad de APD’s en este convenio,
supera el número de oportunidades por las que se firmó el
Convenio, se desaprobará el perfil auditado con 0%
automáticamente y se reportará a ECB.
7.2.1.13. En caso se detecte una infracción al convenio (alguna de sus
cláusulas o incisos) por parte de AIESEC, esta es considerada como
falta moderada y corresponde la desaprobación del convenio con
0%.
7.2.1.14. Cartas declaratorias: Solo tendrán vigencia máxima de tres meses,
en caso se solicite alguna carta con mayor duración, se deberá

10
 adjuntar un correo de solicitud a la Oficina Nacional (MCVP CX o
quien haga sus veces, Finanzas y Legalidad, y Legal Manager) con
copia al correo del equipo de Auditoría Interna
(audit.peru@aiesec.net), además de especificarlo en el correo de
observación y en la herramienta para la evaluación en auditorías.
7.2.1.15. Adendas: Deben contener el número específico de EPs, recalcar el
proyecto, el monto de contribución (en caso aplicará), firma del
representante legal (o la persona que hace sus veces) y extensión
de vigencia del Convenio sobre el que se está realizando la adenda.
7.2.1.16. En el caso de los Convenios de PD o aquellos que involucren un
monto ascendente a 1 UIT como contribución, se sugiere que se
realice la toma de firmas a través de Notaría. Previamente se
deberá coordinar que parte y/o en qué porcentaje asumirá los
gastos notariales. El acuerdo al que lleguen deberá estar explícito
como cláusula en el Convenio.

7.2.2. Documento Original de Identidad de Representante de OPT (25%)

7.2.2.1. Se deben subir ambas caras del documento original de identidad del
representante que firmará (DNI, CE, Pasaporte) en el espacio de
Podio donde se carga el Convenio.
7.2.2.2. El documento debe encontrarse vigente y las imágenes deberán ser
claras para poder validar la información y firma.
7.2.2.3. Si de acuerdo a lo dispuesto por la Oficina Nacional (Legal Manager),
es necesario que la suscripción del Convenio cuente con avales, se
deberá adjuntar la imagen del DNI del aval (o avales) para certificar
que la firmase encuentra conforme.

7.2.3. Documento de validación de cargo de representante de OPT (25%)

7.2.3.1. En caso de que el OPT cuente con RUC de persona jurídica o esté por
una persona natural (con o sin negocio), se deberá adjuntar el
documento de validación de cargo según el ANEXO N°01. El
documento que se presentará dependerá del programa (IGV o IGE),
nro. de voluntarios/pasantes por los que se está suscribiendo el
Convenio, si es un Convenio remunerado o no.
(https://drive.google.com/drive/folders/1CC4LPDHfbJItDLM-
7M6f12rsSEqCpHTd?usp=sharing)
7.2.3.2. En caso de que el OPT sea un Colegio o entidad de educación
regulada por MINEDU, presentar el registro del Director o persona
que firma y hace sus veces o el documento donde conste que cuenta
oficialmente con dicho cargo o el oficio de comunicación de UGEL
afirmando que tiene conocimiento de nombramiento del director.
En el caso de directores o representantes de entidades educativas,
deberán colocar también su sello en la última página.

De manera opcional para los OPT que sean entidades educativas,

previa coordinación y evaluación del TL podrán utilizar como

11
 documento de validación de cargo la información de la página:
http://escale.minedu.gob.pe/web/inicio/padron-de-iiee

7.2.3.3. En caso de OPT’s que no estén constituidos jurídicamente con RUC

de empresa, sino con RUC de persona natural, o sólo persona natural
será necesario presentar la carta de aval correspondiente de
acuerdo a las condiciones brindadas por la Legal Manager.

7.3. Estado de RELIZED [RE]:

7.3.1. Pasaporte, Carné de Extranjeria o DOI*
7.3.1.1. Para todos los efectos, el documento que se presente deberá
encontrarse vigente, nítido y completo.
7.3.1.2. Aplicable según sea el caso. Se deben subir ambas caras. Se validará
la originalidad del Carné de extranjería a través del siguiente link (el
auditor legal deberá subir a podio el print de la validación):
https://sel.migraciones.gob.pe/servmig-valreg/VerificarCE

7.3.1.3. Tener en cuenta que actualmente contamos con los siguientes

acuerdos internacionales suscritos (*) en los que se indica que, para
hacer turismo, hay países con los que solo se puede viajar con DOI
del país:
• Bolivia, Colombia y Ecuador. Gracias a acuerdos de la
Comunidad Andina de Naciones (CAN) que permiten viajar
entre el Perú y estos países sin necesidad de visa ni
pasaporte.
• Argentina, Brasil, Chile, Paraguay, Uruguay y Venezuela.
Gracias a acuerdos bilaterales que exoneran de usar
Pasaporte en viajes de turismo.
7.3.1.4. Sin embargo, si el país destino lo requiere, será obligatoria la
presentación del pasaporte.

7.3.2. Visa (15%)

7.3.2.1. Aplicable según sea el caso. En el documento se debe notar
claramente los datos del voluntario/pasante, el país que otorga la
VISA, la vigencia de la misma y los datos del voluntario/pasante.

7.3.3. Carta de Invitación (15%)

7.3.3.1. Debe ser la versión actual manejada y enviada por la oficina nacional
tanto para IGE, IGT como IGV.
7.3.3.2. Debe consignar los datos del pasante/voluntario, y demás datos
correctamente llenados.

12
7.3.4. Hoja de declaración (Memodeal) (25%)
7.3.4.1. Se debe subir el documento completo; en otras palabras, debe subir
las hojas completas.
7.3.4.2. Deben de estar todas las hojas firmadas por el pasante/voluntario, y
dicha firma debe ser lo más parecida posible al documento de
identidad presentado.
7.3.4.3. Todos los datos deben estar completos, no deben quedar espacios de
datos sin llenar. (Ejemplo: Los datos del trainee deben estar
completos de acuerdo al DOI).
7.3.4.4. Debe ser la última versión vigente enviada por la oficina nacional.

7.3.5. Pasajes aéreos o terretres (20%)

7.3.5.1. Debe de figurar la fecha de ida y regreso en los pasajes. En caso el
pasante/voluntario esté viajando en calidad de turista, el intervalo
de tiempo entre sus pasajes de entrada y salida del país no deberán
sobrepasar el plazo máximo de 90 días, salvo que cuente con VISA o
un documento en el que la entidad supervisora emita y consigne la
aceptación de la prórroga de su periodo de estadía en calidad de
turista.
7.3.5.1.1. Se en caso no contará con los pasajes de entrada al país, se
aceptará la siguiente opción: Pueden presentar la cara
completa de la página del pasaporte donde se encuentra el
sello de migraciones por la entrada al país destino.
7.3.5.2. En caso el pasante/voluntario no presente su pasaje de salida del
país, deberá presentar una declaración jurada en la que se
compromete con abandonar el país en un plazo no mayor al máximo
aceptado en calidad de turista, y en la que se deslinda de
responsabilidades a AIESEC en Perú de no cumplir con lo indicado.
Dicha carta deberá ser legalizada notarialmente (opcional).
7.3.5.3. Deben notarse los datos del pasante/voluntario en los pasajes
presentados y el itinerario del viaje (en caso de viaje internacional)
7.3.5.4. En caso de oportunidades de GT que tengan duración de seis (6)
meses a un (1) año, se evaluará solo el pasaje de ida (ingreso) al país
destino.

7.3.6. Documento de Oportunidad (10%)

7.3.6.1. Es el convenio de acuerdo del OPT con el pasante sobre JD’s,
remuneraciones, entre otros (Ejemplo: El Contrato de Trabajo que
firma con la empresa).
7.3.6.2. Es el convenio de prácticas profesionales.
7.3.6.3. Documento de oportunidad solo es auditable para IGT.
7.3.6.4. Este documento debe ser firmado por ambas partes (OPT y
PASANTE).

13