1.

1 La Compra

La compra ocurre cuando intercambiamos un valor monetario por un producto

o servicio el cual satisface la necesidad del momento; es importante aclarar

que al realizar una compra se debe contar con los suficientes conocimientos

del material a comprar.

El diseñador de modas en la industria de la confección juega un papel

fundamental ya que es el que define los materiales que se utilizaran en

colección, por esta razón es importante conocer lo que se va a comprar y a

quien le va comprar, además en la decisión de compra se pueden cometer

errores que generen perdida a la empresa y el fracaso de la colección.

El diseñador deberá tener claro el tema y los elementos conceptuales y

visuales de la colección siempre tratando de ser coherente con el tema.

El diseñador cuando va a seleccionar los bienes a comprar deberá tener claro

el objetivo de la empresa, el estilo del producto y su mercado, con el fin de no

salirse de los parámetros y cumplir con un producto con calidad. Por ejemplo

si el objetivo de la empresa es satisfacer la mujer ejecutiva de 22 a 35 años, su

estilo de prendas es ejecutivo casual y su mercado está dirigido a muj er es

con un niv el me dio a lto , deberá seleccionar una tela y demás insumos que

se ajuste a este mercado que cumpla con una calidad en durabilidad y diseño.

Ejemplo el diseñador compro por disminuir costos compro materiales más

económicos que encontró en el mercado, los cuales no cumplían con el objetivo

de mercado de la empresa.

A la hora de comercializar la prenda en este mercado, el cliente final identifico

la prenda como un producto que no cumplía con la calidad del tejido esperada,

ya que la textura de esta no se ajustaba a su expectativa, sin embargo el diseño

era llamativo, en este momento la prenda está en el mercado equivocado y fue

catalogada de mala calidad, aunque realmente no es una prenda de mala

calidad, la responsabilidad fue del diseñador que no tenía claro el objetivo, el

mercado de la compañía y desarrollo un producto que no se ajustó al perfil de

cliente de la empresa, porque seguramente este tipo de producto con las

características mencionadas (costos de insumos y materiales más bajos) en

otro mercado sería un éxito ya que la necesidad del cliente final está enfocado

a otro tipo de poder adquisitivo.

Es claro y repetimos nuevamente que en la mayoría de los casos la calidad del

producto no la define el insumo si no la mala integración de este, el ajuste y

silueta de la prenda y la confección final que no son coherentes con el objetivo

de la empresa.

1.3.1 Pago y adquisición del bien necesario para llevar a cabo la colección.

El diseñador seleccionara los bienes que requiere para cumplir con la

colección, pero el deberá trabajar acorde con los acuerdos de pagos y

adquisición de la empresa; porque si no se tiene claro la operación del área de

compra puede caer problemas que generan demoras en la terminación de un

producto o perdida de dinero por contar con un alto volumen de producto en

proceso, razón por la cual se debe conocer:

a. Si la empresa cuanta con un crédito o el pago es de contado.

b. Si la compra es a crédito cuanto es lo mínimo y lo máximo que se

puede utilizar de ese crédito.

c. Se debe conocer la variabilidad del precio del bien e insumo según el

volumen de compra.

Según lo expuesto anteriormente vemos la importancia del diseñador de

modas en la compra, así no se encargue del desembolso de dinero, se observa

la responsabilidad que este tiene desde el inicio del desarrollo de la colección

la cual no solo se basa en la parte creativa sino también en la parte

administrativa de los recursos a utilizar.

1.3.2 Consejo para la compra de materia prima o insumos.

a) Si compramos día a día, debemos asegurar que contamos con

proveedores que hacen entregas habituales o tienen suficientes

existencias en sus instalaciones. (Stock de los insumos o es un lote

único). Finalmente debemos conocer la capacidad del bien que está

dispuesto a vender.

b) Contar con existencia de artículos básicos en la producción (Hilo

 blanco y negro, agujas, aceite para las maquinas, etc.), y tener ficha

técnica de estos.

c) Si usted es nuevo en los negocios, busque como mínimo tres

proveedores por insumo, y tenga en cuenta el precio y una calidad que

se ajuste a la colección

d) Defina claramente los tiempos de entrega de cada bien con el fin de

no presentar faltantes al momento de producir.

e) Diseñar el plan de consumo de los insumos para no incurrir en costos

innecesarios en almacenamiento. Ejemplo primero en entrar – primero

en utilizarse.

f) Diseñar un cronograma de compras basado en un calendario que

permita concretar o establecer el día y la hora que se hará la

compra, teniendo en cuenta siempre el tema y objetivos de lo que se

busca: esto con el fin de ser eficaces en cuanto a aprovechamiento del

tiempo laboral.

g) Finalmente los insumos deberán guardarse en un lugar seguro que no

genere deterioro de estos para no incurrir en gastos innecesarios.

1.3.3 La función de una compra.

La compra como término creado para definir la negociación que existe entre el
cliente y el proveedor, entre sus funciones más importantes se deben de tener

en cuenta las siguientes:

a. Proveer de materiales al proceso sin interrupción.

b. Evaluar los proveedores con los que se cuenta en la actualidad y definir

cuales cumplen las expectativas de compras de la empresa.

(Evaluación soportada en indicadores de Calidad, cumplimiento y

precio).

c. Realizar una evolución de nuevos proveedores por medio de un

formato que permita identificar sus fortalezas y debilidades.

d. Establecer políticas de compra y un control de calidad que permita

pasar o devolver el bien adquirido según las especificaciones básicas

de calidad.

e. Mantener un control en el inventario que no sobre pase la inversión

presupuestada.

f. Realizar la compra al menor costo.

g. Promover la buena relación con el proveedor para que esta genere valor

cuando se cuenten con promociones, nuevos productos y descuentos.

Es importante hacer una evaluación del proveedor al momento de definir a

quien le vamos a comprar, por esta razón se explica un posible formato de

evaluación.
a. Lo primero que se deberá solicitar al proveedor son los documentos

que lo legalizan como una empresa constituida.

b. Se deberán registran las empresas a evaluar en la parte superior de la

tabla, los contactos, el tipo de producto y la fecha.

c. Se deberá tener en cuenta el criterio de evaluación y el ítem, para poder

analizar el cumplimiento de cada proveedor con la necesidad y

expectativa de la empresa.

d. Después pasamos a evaluar cada ítem y le asignamos una puntuación la

cual se ajuste a la variable de valoración con respecto al proveedor.

e. Finalmente sumamos la puntuación y definimos en que rango se

encuentra la empresa evaluada para definir si ingresa o continúa

siendo proveedor de la empresa.

f. Por ejemplo, si observamos la Tabla 1.2 definiríamos que la empresa

001 continua siendo proveedor sin ninguna restricción, la empresa 002

continua siendo proveedor con restricciones, y la empresa 003

definitivamente no continua siendo proveedor su calificación final es

menor o igual a 25.

 FORMATO EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE
PROVEEDORES

Fecha: Responsable
:

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Código de OO1 O OO3

Proveedor O
2

Los proveedores deberán cumplir con unos requisitos Nombre de Julio Rojas Rosa Lopez Jose Rosas
contacto Paz Montes Perez
mínimos para poder entrar a participar en la evaluación
Producto o Cremallera Cremallera
servicio s s
de la empresa.
Fecha de 10/10/20 11/10/2012 12/10/20
(Empresa legalmente constituida, referencias comerciales y Evaluación 12 12
financieras)

CRITERIO ÍTEM EVALUADO PUNTAJE CALIFICACI CALIFICACI CALIFICACI

ASIGNADO ÓN ÓN ÓN
Cumple con los
requerimientos Completamente 10 10 0
técnicos del bien = 10

Parcialmente = 1
No cumple = 0
Porcentaje de no calidad
de los productos a causa
del material de El 0% = 4 4 4 4
nuestro proveedor.
CALIDAD
Producto / servicio Del 0,1% al 3% =
1
Mayor al 3,1% =
0
El 0% = 4 4 0 4

Porcentaje de pedidos
rechazados en la primera Del 0,1% al 3% =
inspección 1
Mayor al 3,1% =
0
Cuenta con certificación
internacional de Calidad SI = 2 2 0 2
NO = 0
TIEMPO DE
ENTREGA El 0% = 2 2 2 2
Producto / servicio
Porcentaje de incumplimiento
en la Del 0,1% al 3% =
entrega del pedido 1
Mayor al 3,1% =
0
Cuenta con entrega día a
STOCK DE BIEN día o stock en sus
CONSUMIDO instalaciones de SI = 2 2 0 2
bienes de consumo
NO = 0
GARANTÍA De 120 en adelante 3 3 3 3
De 61 a 120 días 2
De 1 a 60 días 1
No ofrece garantía 0
CONDICION DE Crédito más de 30 días 2 2 2 2
PAGO
Crédito de 15 a 30 días 1
De contado 0
PRECIO Esta en el rango de costo 2 2 2 2
bajo
Esta en el rango de costo 1
medio
Esta en el rango de coto 0
alto
TIEMPO DE
ENTREGA Menor a 14 días 2 2 2 2
Producto / servicio
De 15 a 30 días 1
Mayor a 31 días 0
INFORMACIÓ
NY
SERVICIO EN Excelente 2 2 2 2
LA
GESTION DE
VENTA
Buena 1
Mala 0
Promedio del
puntaje Calificación 35 27 25
de las referencias
Calificación Calificación Final Observación:
numérica
Pasa la evaluación y
Mayor o igual a 30 cumple con
los requerimientos

Pasa la evaluación si no
hay otra opción con un
mayor puntaje, se
establecerán compromisos
De 26 a 29 de mejora y se reevaluara
y hará seguimiento
constante.
No cumple con los
requerimientos para
Menor o igual a 25 continuar en la empresa Firma de Verificación:
como proveedor.
Tabla 1.2 Evaluación de nuevo proveedor.
FORMATO EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Fecha: Responsabl
e:
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES EMPRESA PAQUITA EL BOTON LOS INSUMOS
SAS LTDA SAS

Los proveedores deberán cumplir con unos requisitos mínimos Nombre de Mary Sara Orozco Carlos
contacto Díaz Paz Franco
para poder entrar a participar en la evaluación de la
Producto o Boton Botone Botone
empresa. servicio es s s

(Empresa legalmente constituida, referencias comerciales y Fecha de 10/10/2 11/10/20 12/10/20

financieras) Evaluación 012 12 12

CRITERIO ÍTEM EVALUADO PUNTAJE CALIFICACI CALIFICACI CALIFICACI

ASIGNADO ÓN ÓN ÓN

Cumple con los

requerimientos técnicos Completamente 10 10 10
del bien =1

CALIDAD
Producto / servicio Parcialmente
=1
No cumple =
0
Cuenta con certificación
internacional de Calidad SI = 4 4 4 4
NO = 0
SI = 4 4 4 4
Se pueden personalizar
los
 VALOR materiales No = 1
AGREGADO
No aplica = 0
Fabricante =3 3 3 3
Parcialmente
PRODUCTO Distribuidor - Fabricante fabricante =2

Distribuidor
=1
TIEMPO DE
ENTREGA El 0% = 2 2 2 0
Producto / servicio

Se ajusta al tiempo de
entrega esperado por la Del 0,1% al
empresa 3% = 1
Mayor al
3,1% = 0

Tabla 1.2.1 Evaluación de nuevo proveedor.

 Cuenta con entrega día a
STOCK DE día o stock en sus
BIEN instalaciones de bienes SI = 2 2 2 0
CONSUMI de consumo
DO
NO = 0
GARANTÍA De 120 en adelante 3 3 0 3
De 61 a 120 días 2
De 1 a 60 días 1
No ofrece garantía 0
CONDICION DE Crédito más de 30 días 2 2 2 0
PAGO
Crédito de 15 a 30 días 1
De contado 0

PRECIO Esta en el rango de costo 2 2 2 2

bajo

Esta en el rango de costo 1

medio

Esta en el rango de coto 0

alto
REFERENCIA Confirmación positiva 2 2 2 2
S
(tres (3) Confirmación buena 1
empresas)
Confirmación aceptable 0
INFORMACIÓN
Y
SERVICIO EN Excelente 2 2 2 2
LA GESTION DE
VENTA
Buena 1
Mala 0
Promedio del
puntaje Calificación 36 33 30
de las referencias
Calificación Calificación Final Observación:
numérica
Pasa la evaluación y cumple
Mayor o igual a 33 con los requerimientos

Pasa la evaluación si no hay

otra opción con un mayor
puntaje, se establecerán
compromisos de mejora y se
De 30 a 32 reevaluara y hará seguimiento
constante.
 No cumple con los requerimientos
para continuar en la empresa
Menor o igual a 29 como proveedor. Firma de
Verificación:
1.3.4 Indicadores que miden la efectividad de la compra.

Es importante tener en cuenta que lo que no se mide no se controla, por tal

razón el área de compras deberá establecer indicadores que permitan hacer

seguimiento y evaluar la gestión de compras en la cual el diseñador de modas

tiene gran responsabilidad y de alguna manera puede alterar negativamente la

medición si su gestión no fue acorde con los requerimientos de la compañía.

Estos indicadores son los siguientes:

%Porcentaje de pedidos rechazados = (Pedidos rechazados / Total productos)

X100

%PR= (PR/TP) x 100

%Porcentaje de Producto en proceso por faltante = (Cantidad de producto

proceso / Total unidades programadas) X 100.

%PPF= (CPF/QP) x 100

%Porcentaje de no calidad de cada pedido = (Unidades defectuosas / Cantidad

de pedidos) X 100

%NC= (UD/QP) X 100

%Porcentaje de producto en inventario = (Unidades en stock / Cantidad

inicial) X 100.

%PI= (US/Q) X 100

%Porcentaje de cumplimiento en la entrega del pedido = (Días real/ Días

pronosticados) X 100.

%CEP= (DR/DP) X 100

Ejemplo.

La empresa Confecciones LA MEJOR LTDA. representa en la tabla 1.4 el

seguimiento que ha hecho a sus proveedores, esta información es necesaria

para tomar decisiones de mejora como no continuar trabajando con un

proveedor que no cumple con la calidad del insumo, permite evitar que se

incremente los inventarios y evidencia las compras que están generando

perdida o son compras con un interés personal adicional por parte del

diseñador, por razones como las anteriores es importante medir la operación

para analizar el comportamiento de la compra de nuestros materiales.

ENERO 31 DE 2012 PROVEEDORES DE TELAS
DETALLE FORMULA PORVEEDOR 1 PORVEEDOR 2 PORVEEDOR 3 PORVEEDOR 4
Porcentaje de materia PR 2 U 0 U 0 U 1 U
ni n n ni
prima o insumos d i i d.
rechazados antes . d d
de ser utilizados . .
TP 12 U 9 U 15 U 15 U
ni n n ni
d i i d.
. d d
. .
%PR= (PRƒTP) x 100 17% 0% 0% 7%
Porcentaje de no UD 12 m 0 m 4 m 7 mt
calidad t. t. t .
.
en un pedido por un QP 800 m 460 m 500 m 750 mt
insumo o materia t. t. t .
.
prima defectuosa
%NC= (UDƒTCP) X 2% 0% 1% 1%
100
Porcentaje de materia US 150 m 30 m 0 m 120 m
prima t. t t t.
. .
o insumos en
Q 800 m 460 m 500 m 750 m
inventario t. t t t.
. .
%PI= (USƒTC) X 100 19% 7% 0% 16%
Porcentaje de DR 14 U 12 U 17 U 18 U
cumplimiento en la ni n n ni
d i i d.
entrega del pedido . d d
 . .
DP 15 U 15 U 15 U 15 U
ni n n ni
d i i d.
. d d
. .
%CEP= (DPƒDR) X 107% 125% 88% 83%
100
Unidades de producto en proceso generadas por las novedades presentes con la Producto = PR Unidades en
tela rechazado stock = US
Porcentaje CPF 10 U Total Productos (rollos de Cantidad =
ni tela) = TP inicial Q
d
.
de producto QP 1000 U Unidades = UD Días real =
ni defectuosas D
d R
.
en proceso %PPF= (CPFƒQP) x 1% Cantidad de = QP Días =
100 pedido propuesto D
P
Tabla 1.3 Análisis y seguimiento de control de indicadores
A continuación se plantea en la empresa una tabla que permite la ponderación

para la calificación del proveedor según su participación porcentual por cada

variable medida; por ejemplo el 17% se califica como alto riesgo y tiene una

valoración según el indicador a medir de 16 puntos en el indicador %PR,

siempre se debe calificar de mayor a menor y al final sumar el puntaje total el

cual evidencia el riesgo del proveedor si supera su competencia en

calificación.

TABLA DE CALIFICACION
PONDERACI
DETALLE ON
B A R I E
Porcentaje de materia
prima
o insumos rechazados 9 1 1 1 0
antes 0 1 2
de ser utilizados
Porcentaje de no calidad
en un pedido por un 1 1 1 1 0
insumo 3 4 5 6
o materia prima
defectuosa
Porcentaje de materia
prima
o insumos en inventario 1 2 3 4 0

Porcentaje de
cumplimiento
en la entrega del pedido 5 6 7 8 0

E Excelent
e
B Bueno
A Aceptabl
e
R Regular
I Insuficie
nte
Tabla 1.4 Tabla de calificación de proveedor
Calificación de seguimiento a proveedor.
PROVEEDOR
DETALLE PROVEEDOR PROVEEDO PROVEEDO PROVEEDOR
1 R2 R3 4
Porcentaje de materia
prima o insumos 12 0 0 11
rechazados antes
de ser utilizados
Porcentaje de no calidad
en un pedido por un 16 0 15 15
insumo o materia prima
defectuosa
Porcentaje de materia
prima o insumos en 4 2 0 3
inventario
Porcentaje de
cumplimiento en la 6 5 7 8
entrega del pedido
TOT 3 7 2 3
AL 8 2 7

Proveedor en riesgo: PROVEEDOR 1

Tabla 1.4.1 Análisis de proveedor en riesgo

1.3.5 La orden de compra.

Cuando el diseñador de modas en la empresa de confección identifique los

materiales a utilizar en la colección, deberá ser muy claro en las

especificaciones que requieren los materiales e insumos para evitar errores en

la compra,(devoluciones, demoras por correcciones); toda la información que

emita el diseñador deberá ser registrada en la orden de compra, documento en

el cual la empresa pronuncia el pedido de insumos y materiales diligenciando

el código del artículo, la descripción , la unidad de medida, la cantidad por

unidad, el costo unitario y total y datos básicos del proveedor. Por lo general la
orden de compra deberá tener como mínimo una copia con la que se queda el

comprador y la original que se entrega al vendedor, lo cual permite a las dos

partes contar con una garantía que respalda cualquier movimiento en la

operación de compras. Además contablemente al comprador este documente le

sirve para soportar los costos que se han adquirido durante un periodo para una

colección, y para el vendedor el documento de compra le sirve para emitir al

comprador la factura cuando los insumos y materiales sean entregados. Por

ejemplo cuando hablamos de la tela debemos especificar el tipo de tejido, la

referencia con la que se codifica en la empresa del vendedor, si se compra por

kilos, por metros, su composición etc.; en el caso del hilo se deberá tener en

cuenta el calibre del hilo, el color y su referencia.

Veamos entonces una orden de compra.

EMPRESA
NIT.
1000000000
DIRECCION Y
TELEFONO
Consecutivo:

Proveedor: Textiles SAS. Fecha: 20ƒ09ƒ2012

Dirección: Calle 20W No. 15−25 Teléfono: 2312525
Unidad Precio
Referenc Color Descripció de Cantid Unitari Valor
ia n medida ad o Total
20001 Azul 20 Popelina Mt. 200 $ $
Lycra 8.000,0 1.600.00
0 0
20055 Coral 05 Popelina Mt. 300 $ $
Lycra 7.500,0 2.250.00
0 0

Total $
3.850.000

Nombre de quien entrega: Recibe:

Grafico 1. 1 Orden de Compra.
1.3.6 Planificación de una compra

La planificación de una compra se genera cuando se conoce lo que la

empresa necesita comprar, cuanto hay que comprar y para cuando hay que

abastecer el inventario, teniendo claro los recursos que necesitamos para

invertir durante el período a trabajar.

Actividades para realizar la planificación de compra.

 Definición del requerimiento: Al definir el insumo o el material a

adquirir se debe tener en cuenta como primera medida que este se

ajuste al objetivo de venta o producto que se fabrica en la compañía,

no siempre el insumo o material más económico del mercado es la

mejor decisión de compra.

Actividades a desarrollar para definir la compra de un insumo o material:

Validar existencias

Analizar la rotación y movimiento del insumo o material en base a datos

históricos, cuanto se compró, en qué periodo fue su consumo más alto.

Reunión de responsable, Compras, Diseño y el Área financiera en caso de

existir los tres departamentos.

 Cómo se va a efectuar la compra: Se debe definir el mecanismo de

la compra o su paso a paso en la cadena de abastecimiento, para esto

se debe concluir las siguientes actividades:

Se debe definir si se comprara de contado a crédito o se licitara la compra

(subasta).

Una lista con características que debe contar los materiales a

comprar. El tiempo que se va a gastar la programación y entrega de

la compra.

 Validación de presupuesto de compras: Se debe desarrollar una

reunión que justifique el porqué de una compra, cuando esta

requiere una inversión significativa.

 Plan de compras: Se realiza un plan de compras que comprenda las

diferentes tareas de seguimiento y sus responsables para que la

ejecución de la compra no sufra tropiezos. Es un informe que

pronostica y presupuesta las compras que se desarrollaran en un

periodo determinado y el tiempo en el cual se debe realizar la

compra. Un plan de compras contiene características y descripción

del bien, Código o referencia del bien según el mercado, cantidad

del bien y fecha de la compra.

¿Por qué planificar las compras?

 Análisis de oferta y precios competitivos.

 Compras a tiempo.

 Distribución de carga operativa basado en una programación de

abastecimiento durante tiempos establecidos.