Sistema de Cuentas Por Cobrar: PREVDA Actividad A.1.2 Resultado 1: Desarrollo Organizacional

Sistema
de Cuentas por Cobrar
PREVDA Actividad A.1.2 Resultado 1: Desarrollo Organizacional
Consultoría a corto plazo – abril 2009

LIC. OSKAR ARROYO D.

CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala

1. Alcance y Control ........................................................................................................ 2
2. Políticas y Procedimientos ........................................................................................... 2
a) Cuentas por Cobrar por Cuotas Ordinarias y Aportaciones .................................. 2
b) Cuentas por Cobrar a Donantes contra Liquidación de Gastos ............................. 3
c) Cuentas por Cobrar a Instituciones por Co‐ejecución de Proyectos ..................... 3
d) Anticipos a Funcionarios para la Realización de Actividades ................................ 4
e) Anticipos a Instituciones Miembros del CEPREDENAC .......................................... 6
f) Políticas Generales del Sistema ............................................................................. 7
3. Glosario de Términos .................................................................................................... 8
a) Cuentas por Cobrar por Cuotas Ordinarias y Aportaciones .................................. 8
b) Cuentas por Cobrar a Cooperantes contra Liquidación de Gastos ........................ 8
c) Cuentas por Cobrar a Instituciones por Co‐ejecución de Proyectos ..................... 8
d) Anticipos a Funcionarios para la Realización de Actividades ................................ 8
e) Anticipos a Instituciones Miembros de CEPREDENAC ........................................... 8
4. Diagramas de Flujos ...................................................................................................... 9
a) Simbología Utilizada ............................................................................................... 9
b) Cuentas por Cobrar por Aportaciones ................................................................. 10
c) Cuentas por Cobrar contra Liquidación de Gastos (Donaciones) ....................... 12
d) Cuentas por Cobrar Co‐ejecución, Concesión del Anticipo y Registro ................ 14
e) Cuentas por Cobrar Co‐ejecución, Solicitud de Liquidación y Registro Contable
de la Liquidación .................................................................................................. 16
f) Cuentas por Cobrar a Funcionarios ..................................................................... 18
g) Cuentas por Cobrar a Funcionarios – Liquidación de Anticipos .......................... 20
h) Cuentas por Cobrar a Funcionarios – Liquidación Extemporánea de Anticipos . 22
i) Cuentas por Cobrar Funcionarios / Liquidación Extemporánea Después del
Requerimiento de Pago (Descuento) ................................................................... 24
j) Cuentas por Cobrar a Instituciones ..................................................................... 26
k) Cuentas por Cobrar a Instituciones – Requerimiento de Liquidación y Registro
Contable de la Liquidación ................................................................................... 28
l) Cuentas por Cobrar a Proyectos (Préstamos entre Proyectos) ........................... 30
m) Cuentas por Cobrar a Proyectos (Préstamos entre Proyectos) ‐ Recuperación del
Anticipo ................................................................................................................ 32

1
1. Alcance y Control
En este Manual se describen los siguientes procedimientos:
a.- Cuentas por Cobrar por Cuotas Ordinarias y Aportaciones

1. Origen
2. Procedimientos de Cobro
3. Flujograma de Procedimientos
b.- Cuentas por Cobrar a Donantes contra Liquidación de Gastos

1. Origen
c.- Cuentas por Cobrar a Donantes contra Liquidación de Gastos

1. Origen
d.- Anticipos a Funcionarios para la Realización de Actividades y Viáticos

1. Origen
e.- Anticipos a Instituciones Relacionadas con CEPREDENAC

1. Origen
f.- f) Políticas Generales
2. Políticas y Procedimientos
a) Cuentas por Cobrar por Cuotas Ordinarias y Aportaciones
• En los primeros 10 días hábiles del mes de enero de cada año el Contador (a)
General deberá elaborar las facturas (Anexo 1) y una carta de solicitud de pago
de la cuota por parte de la institución designada por el país miembro, esta carta
deberá ser elaborada en papel membretado del CEPREDENAC (Anexo 2). Las
cartas de solicitud de pago de la cuota deben de emitirse en original y dos
copias, la original para la institución del país miembro y las copias para archivo.
• Transcurridos los 3 meses que tienen los países miembros del CEPREDENAC
para hacer efectivo el pago de la cuota ordinaria, en los primeros 5 días
hábiles del mes de abril de cada año, el (la) Contador (a) General deberá
elaborar un requerimiento de cobro a las instituciones de los países miembros
que aún no hayan efectuado el pago de la cuota, con el objetivo de recordar a
la institución designada el pago adeudado. (Anexo 3).

2
• La carta de requerimiento de cobro debe ser revisada por el Técnico (a)
Financiero (a), autorizada por el Director (a) Financiero (a) y firmada por el
Secretario (a) Ejecutivo (a) del CEPREDENAC.
• Al momento en que la entidad del país miembro realiza el pago de la cuota

correspondiente, se deberá seguir el proceso indicado en el Sistema de
Ingresos (Sección 4 Diagramas de Flujos, Inciso d), Ingresos Ordinarios
(Cancelación de la Cuota)).
• El Contador (a) General deberá rebajar el saldo de la cuenta por cobrar en los
registros contables.
• Mensualmente el personal de la Dirección Financiera Contable deberá realizar

una reunión de trabajo con el objetivo de establecer y tomar las acciones
necesarias que permitan la recuperación de las cuentas por cobrar. Entre las
acciones se podrán considerar la elaboración de requerimientos de cobro y los
mismos deberán ser enviados a la institución con atención a los funcionarios
encargados de gestionar el pago de la cuota, hasta lograr el cobro de la misma.
b) Cuentas por Cobrar a Donantes contra Liquidación de Gastos
• Al momento de realizar los gastos para la ejecución del proyecto que está bajo
esta modalidad, el Contador (a) General deberá preparar y trasladar los
estados financieros del proyecto, a el Técnico (a) Financiero (a). El Técnico
(a) Financiero (a) deberá preparar la solicitud de desembolso (de conformidad
con lo estipulado en los términos del convenio), cuando se haya ejecutado por
lo menos el 50% de los fondos disponibles (Anexo 4), utilizando el formato
requerido por la entidad donante, juntamente con la documentación que
ampara dichos gastos, para su revisión y aprobación.
• La solicitud de desembolso preparada por el Técnico (a) Financiero (a), deberá

ser revisada por el Director (a) Financiero (a) y autorizada en su orden, por las
firmas de los funcionarios autorizados ante la entidad donante, y por la firma
del Secretario Ejecutivo.
• La solicitud de desembolso autorizada deberá ser enviada a la entidad

donante, con el fin de realizar el trámite necesario para la obtención de los
fondos.
c) Cuentas por Cobrar a Instituciones por Co-ejecución de Proyectos
• El Contador (a) General (a) deberá verificar en el convenio firmado entre el

CEPREDENAC y la Institución Co-ejecutora, la forma y el plazo de liquidación
del anticipo.
• Cuando se realice un anticipo a una entidad Co-ejecutora de algún Proyecto,

se deberá registrar una cuenta por cobrar a esa institución. El traslado de
fondos deberá realizarse en la moneda que utilice la entidad Co-ejecutora.

3
• Al realizar la liquidación de los anticipos por parte de la entidad Co-ejecutora,
deberá adjuntar los documentos de soporte que amparan los desembolsos, el
Contador (a) General deberá revisar esta documentación observando que la
naturaleza de los gastos se encuentre contemplado en el presupuesto
aprobado.
• Si todos los gastos presentados están contemplados en el presupuesto, el

Contador (a) General deberá elaborar la partida de diario registrando el gasto y
regularizando la cuenta por cobrar en los registros contables.
• Se establece un plazo de 15 días hábiles posteriores al trimestre de ejecución,

para que las Instituciones Co-ejecutoras realicen la liquidación de todos los
gastos realizados durante el trimestre. (Anexo 6).
• Si transcurridos 15 días hábiles posteriores al trimestre de ejecución se

determina que el Co-ejecutor no ha realizado las liquidaciones respectivas, el
Contador (a) General deberá elaborar un requerimiento de cobro, este
requerimiento deberá ser revisado por el Técnico (a) Financiero (a) y aprobado
por el Director (a) Financiero (a). (Anexo 5)
• No se concederán anticipos a alguna entidad que tenga pendiente de liquidar

un anticipo otorgado previamente.
d) Anticipos a Funcionarios para la Realización de Actividades
• El CEPREDENAC otorga a sus funcionarios y empleados anticipos para la

realización de las siguientes actividades: 1) Viajes y 2)Talleres
• Para que se pueda conceder un anticipo, el funcionario deberá presentar la

siguiente documentación:
a) Para Viajes
• Formulario de solicitud de anticipo de viáticos
• Invitación del evento o agenda
• Itinerario
b) Para Talleres
• Invitación al taller o plan de actividad
• Suscribir el formulario de compromiso de liquidación (Anexo del
formulario)
• Autorización del jefe inmediato
• Presupuesto de gastos
• Listado de participantes
• Agenda propuesta para el taller
• Previo a entregar los fondos por medio de cheque o transferencia, se debe

identificar a un responsable del país que ejecutará el evento, para que cumpla
con los requisitos de la liquidación de los gastos de acuerdo con los

4
procedimientos del CEPREDENAC. De lo anterior se debe dejar constancia
por escrito.
• Para todos los casos se otorga hasta un máximo del 80% del presupuesto de
gastos, y posterior a la finalización del viaje o taller el funcionario debe liquidar
los gastos realizados para establecer si existe saldo a favor del funcionario o
del CEPREDENAC.
• Si resultare saldo a favor del funcionario o empleado por un monto igual o

menor a US$ 20.00 o su equivalente en moneda local, será cancelado con
fondos de caja chica.
• Si el saldo es a favor del CEPREDENAC y el funcionario no cancela dicho

saldo en el momento de la liquidación, permanecerá la cuenta por cobrar al
funcionario por el saldo adeudado.
• Las cuentas por cobrar a favor del CEPREDENAC mayores a 2 años, se

registrarán como cuentas incobrables en el período que hayan cumplido
dicho plazo, esto con el visto bueno del Director (a) Financiero (a) y del
Secretario Ejecutivo.
• Las solicitudes de anticipos deberán realizarse siguiendo el siguiente

procedimiento:
1) El funcionario llena el formulario de solicitud de anticipos de viáticos y la

traslada a el Administrador (a), adjuntando la documentación de soporte
necesaria.
2) El Administrador (a) traslada la solicitud a el Técnico (a) Financiero (a) para su

revisión y aprobación.
3) El Técnico (a) Financiero (a) traslada la solicitud a el Secretario Ejecutivo para

autorización.
4) Continúa el proceso de emisión de cheque establecido en el Sistema de caja y

bancos (Sección e) Emisión, Custodia y Archivo de Cheques ).
• Al momento de la emisión del cheque el Contador (a) General deberá elaborar

la póliza de diario para el registro de la cuenta por cobrar al funcionario.
• Al concluir la actividad o el viaje, el funcionario deberá realizar la liquidación del

anticipo recibido en los siguientes 5 días hábiles.
• Mensualmente el departamento financiero deberá realizar una reunión de

trabajo, con el fin de verificar la recuperación de las cuentas por cobrar a
funcionarios y empleados, a Instituciones miembros del CEPREDENAC y a
entidades Co-ejecutoras de proyectos.
Entre las acciones que se establecen para la recuperación de las cuentas por
cobrar, se regula que el Contador (a) General con la aprobación del Director (a)
Financiero (a), deberá elaborar un requerimiento de liquidación de anticipos y

5
el mismo será entregado al funcionario, así mismo se trasladará una copia al
Administrador (a) para su conocimiento. (Anexo 5)
• Si transcurren 3 días desde la emisión del requerimiento de liquidación de

anticipos sin que el funcionario realice dicha liquidación, se deberá descontar el
monto del anticipo en el próximo pago de honorarios del funcionario, para esto
el Contador (a) General deberá emitir un memorando, el cual deberá ser
aprobado por el Técnico (a) Financiero (a), y contar con el visto bueno del
Director (a) Financiero (a) y la firma del Secretario Ejecutivo. El memorando
será trasladado al funcionario para su conocimiento.
• Al realizar el descuento del monto del anticipo no liquidado, el Contador (a)

General deberá elaborar la partida de diario necesaria para el registro de la
liquidación del anticipo.
• Cuando el funcionario presenta la liquidación de anticipos recibidos (Anexo 6),

el Contador (a) General deberá revisar la documentación que ampara dicha
liquidación tomando en cuenta la naturaleza del taller o seminario en la que el
funcionario participó, así mismo que cumpla con los requisitos establecidos
en el Sistema de Compras (Sección g) Políticas Generales)) y deberá inicial
el proceso de emisión del cheque voucher de reintegro del monto descontado,
en los próximos 5 días hábiles. Si los documentos no cumplen con los
requisitos deberán ser devueltos al funcionario para su corrección.
• Con la emisión del cheque, el Contador (a) General deberá elaborar la póliza
de diario correspondiente y trasladarla al Técnico (a) Financiero (a) para su
revisión y aprobación.
• Se deberá establecer si existe algún saldo por cobrar al funcionario por la

liquidación realizada o si por el contrario se origina una cuenta por pagar a
favor del funcionario.
• No se otorgarán anticipos a funcionarios y empleados que tengan pendiente

la liquidación de anticipos otorgados previamente.
e) Anticipos a Instituciones Miembros del CEPREDENAC
• Todo anticipo que se otorgue a instituciones relacionadas con el

CEPREDENAC debe ser registrado como una cuenta por cobrar en contra de
dicha Institución.
• Se debe establecer en el convenio de co-ejecución la forma y el plazo para la

liquidación de dichos anticipos. El Contador (a) General deberá establecer los
plazos y las formas para la liquidación de estos anticipos.
• Se establece un plazo de 15 días hábiles posteriores al trimestre de ejecución,

para que las Instituciones miembros del CEPREDENAC realicen la liquidación
de todos los gastos realizados durante el trimestre.
• La Institución que haya recibido fondos para la adquisición de bienes (activos

fijos) debe enviar a las oficinas de la Secretaría Ejecutiva del CEPREDENAC

6
en los 15 días hábiles siguientes a la adquisición de dichos activos, un acta en
la cual se haga constar que dicho activo fijo ha sido registrado en la
contabilidad de la entidad. (Aplica únicamente cuando el bien pasará a
propiedad de la institución miembro del CEPREDENAC)
• Si transcurrido el plazo (15 días hábiles) y la entidad no realiza ninguna

liquidación del anticipo, el Contador (a) General debe elaborar un requerimiento
para la liquidación del anticipo, este requerimiento deberá ser revisado por el
Técnico (a) Financiero (a) y aprobado por el Director (a) Financiero (a). (Anexo
5)
• Al momento en que la Institución miembro del CEPREDENAC realiza la

liquidación del anticipo, el Contador (a) General debe revisar la documentación
de soporte presentado verificando que cumpla con los requisitos establecidos
en el Sistema de Compras (Sección g), Políticas Generales). Si los
documentos no cumplen con los requisitos deben ser devueltos a la institución
para su corrección.
• No se otorgarán anticipos de fondos del programa regular u otros proyectos

administrados por el CEPREDENAC, a alguna institución miembro que tenga
pendiente la liquidación de anticipos otorgados previamente.
f) Políticas Generales del Sistema
• Sin excepción todas las cuentas por cobrar no deben exceder de un período
de antigüedad superior a los 30 días.
• Mensualmente se deben elaborar integraciones contables para todas las

cuentas por cobrar a favor del CEPREDENAC, esta integración deberá ser
elaborada por el (la) Auxiliar contable y revisada por el Contador (a) General.
(Anexo 7 y 8) esta integración deberá contener los siguientes campos:
9 Nombre del funcionario o de la institución

9 Fecha de otorgamiento del anticipo
9 Motivo del anticipo
9 Monto del anticipo
9 Días de atraso en la liquidación
• La integración de cuentas por cobrar debe servir de soporte para el saldo de

cuentas por cobrar mostrado en los estados financieros de la entidad o del
proyecto al que pertenece la cuenta.
El Técnico (a) Financiero (a) mensualmente debe verificar la integración contable y

compararlo con el saldo mostrado en los estados financieros. Para los saldos
mayores a 30 días se deben establecer los procedimientos de cobro necesarios para
la recuperación de dichos saldos. Los procedimientos a ser aplicados deben ser
discutidos en reunión mensual del Departamento Financiero Contable.

7
3. Glosario de Términos
a) Cuentas por Cobrar por Cuotas Ordinarias y Aportaciones. Estas cuentas se

originan por cuotas ordinarias y aportaciones de los países miembros del
CEPREDENAC que están pendientes de cobro.
b) Cuentas por Cobrar a Cooperantes contra Liquidación de Gastos. Esta

cuenta se origina al momento de suscribir convenios con Cooperantes en que se
establece que las donaciones serán otorgadas contra liquidación de gastos por
parte del CEPREDENAC.
c) Cuentas por Cobrar a Instituciones por Co-ejecución de Proyectos. Esta

cuenta surge al momento en que el CEPREDENAC realiza anticipos para la
ejecución a los proyectos, estos anticipos son otorgados a entidades co-
ejecutoras con las que se tiene firmados convenios de ejecución. Al momento
en que se otorga el anticipo se registra la cuenta por cobrar y cuando la entidad
co-ejecutora liquida la totalidad o parte del anticipo se rebaja la cuenta por cobrar.
d) Anticipos a Funcionarios para la Realización de Actividades. Esta cuenta se

origina al momento en que se conceden anticipos a los funcionarios del
CEPREDENAC para la realización de actividades, tales como talleres, reuniones
del Consejo de Representantes, etc. Las mismas deben ser liquidadas 5 días
después de que el funcionario retorne al país o de finalizada la actividad.
e) Anticipos a Instituciones Miembros de CEPREDENAC. Para la ejecución de

proyectos, el CEPREDENAC otorga anticipos a las entidades de prevención
designadas por los países miembros con el fin de que se realicen las actividades
necesarias para el cumplimiento de los fines del proyecto, por lo que al momento
de otorgar el anticipo se debe registrar una cuenta por cobrar a la institución
beneficiaria de los fondos, al momento de que dicha entidad liquida estos
anticipos se rebaja de la cuenta por cobrar total o parcialmente.

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4. Diagramas de Flujos
a) Simbología Utilizada
Símbolo Descripción
Inicio / Final
Determina el inicio o final de una operación.
Proceso
Se utiliza para describir una actividad, un
proceso o verificación realizados.
Almacenamiento / Archivo
Almacenamiento en archivos especiales de
documentos o en el sistema de cómputo.
Documento
Todo documento preimpreso o impreso
Decisión
Indica una decisión sobre una actividad
o proceso.

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b) Cuentas por Cobrar por Aportaciones
Departamento: Financiero Contable
Responsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable
Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2
Responsable Flujograma Descripción
Inicio 1) Se genera para el CEPREDENAC el derecho de cobro a los

Contador (a) General países miembros en concepto de cuotas ordinarias, cuotas
extraordinarias y otras aprtaciones.
Contador (a) General Factura y 2) El (la) Contador (a) General elabora factura y una carta de
Requerimiento de solicitud del pago de la cuota por parte de la institución
cobro designada por el país miembro (Anexo 1 y 2).
Comunicación 3) El (la) Contador (a) General deberá mantener adecuada

Contador (a) General con enlaces comunicación con el personal del enlace en los diferentes
países con el fin de determinar las fechas de pagos de las
cuotas ordinarias de los países miembros del CEPREDENAC.
4) Si transcurridos los 3 meses que tienen los miembros del

Contador (a) General Nuevo requerimiento CEPREDENAC para hacer el pago de la cuota ordinaria, el (la)
de cobro
Contador (a) General deberá elabora requerimientos de cobro
(Anexo 3) y enviarlas por lo menos una vez al mes, hasta
realizar el cobro de la cuota.
Información de 5) El personal de enlace en los países miembros informa a la

Personal de Enlace fechas de pago contadora sobre la fecha de pago de las cuotas de los países.
Se realizan
operaciones indicadas 6) Realiza los procesos indicados en el manual de ingresos
en manual de Ingresos (Sección 4 Diagramas de Flujos, inciso d) Ingresos Ordinarios,
Contador (a) General Cancelación de la Cuota).
Elaboración de
7) Posteriormente, el (la) Contador (a) General deberá rebajar el
Póliza de diario.
Contador (a) General saldo de la cuenta por cobrar en los registros contables.
Traslado para su
Contador (a) General revisión 8) Se traslada la partida de diario elaborada a el (la) Técnico (a)
Financiero (a) para su revisión y aprobación.
No
Técnico (a) Financiero (a) 9) El (la) Técnico (a) Financiero (a) revisa la partida de diario, si no
Revisión y cumple con los procedimientos establecidos, deberá ser
aprobación devuelta al (la) Contador (a) para su corrección. Si el
documento es correcto continúa el proceso.
Si

10
Departamento: Financiero Contable
Contador (a) General Contabilización de 10) Se contabilizan la partida de diario elaborada.

pólizas de diario
Archivo
Contador (a) General 11) Se archiva la partida de diario.
12) Finaliza el proceso.

Fin
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes

11
c) Cuentas por Cobrar contra Liquidación de Gastos (Donaciones)
Departamento: Contabilidad
Inicio
1) Este proceso se inicia al momento en que se tengan los
documentos que amparan los gastos realizados por las distintas
actividades, las que serán cubiertas por la entidad donante.
Contador (a) General Recopilación de 2) El (la) Contador (a) General deberá recopilar todos los
documentos de documentos que soportan los gastos realizados.
gastos
3) Elaboración de integración de gastos (Anexo 6)

Contador (a) General Integración de
gastos
Contador (a) General Traslado para 4) Se traslada la integración de los gastos a el (la) Director (a)
revisión Financiero (a) para su revisión y aprobación.
No
Director (a) Financiero (a) 5)
Revisión y Revisa y aprueba la integración de gastos, si no cumple con
Aprobación ciertos requisitos será devuelta a el (la) Contador (a) General para
su corrección. Si la integración es correcta, continúa el proceso.
Si
6) El (la) Contador (a) General elabora la partida de diario para el

Contador (a) General Elaboración de registro de la cuenta por cobrar a la entidad donante, adjuntando
partida de ciario como soporte la integración elaborada.
Requerimiento
Contador (a) General dirigido al 7) Elabora un requerimiento de cobro dirigido a la Entidad Donante
donante en donde se indica el monto de los gastos cubiertos por
CEPREDENAC, las cuales deberá de cubrir la entidad donante.
(Anexo 4)
Contador (a) General 8) Se envía el documento a través de correo físico a la Entidad

Se envía el
Donante, solicitando el reintegro de los desembolsos realizados.
documento

12

2
Entidad Donante Se recibe el 9) La Entidad Donante recibe el requerimiento e informa sobre la

documento fecha y forma de pago.
Entidad Donante 10) La entidad donante realiza el pago de los gastos ya sea mediante
El donante realiza la emisión de cheque voucher o a través de transferencia
el pago bancaria.
Se realizan los
Contador (a) General procesos según 11) Deberá realizar los registros de acuerdo a los procesos indicados
manual de en el manual de Ingresos (Sección 4 Diagramas de Flujos, inciso
ingresos o) Donaciones contra Liquidación de Gastos (Proceso de
Liquidación y Requerimiento de Cobro)).
Elaboración de
Contador (a) General Póliza de Diario 12) El (la) Contador (a) General después de realizar los procesos
anteriores, deberá registrar el cobro del saldo por cobrar
adeudado, en el sistema de contabilidad.
Traslado
Contador (a) General 13) Se traslada la partida de diario elaborada a el (la) Técnico (a)
No
Técnico (a) Financiero (a) Revisión y 14) Revisa la partida de diario, si no cumple con los procedimientos
aprobación establecidos, deberá ser devuelta a el (la) Contador (a) General
para su corrección. Si el documento es correcto continúa el
proceso.
Si
Contador (a) General

Contabilización de 15) Se contabiliza la partida de diario elaborada.
pólizas de diario
Contador (a) General Archivo 16) Se archiva la partida de diario.

Fin

13
d) Cuentas por Cobrar Co-ejecución, Concesión del Anticipo y Registro
1) Este proceso surge cuando CEPREDENAC firma convenios de

Inicio
co-ejecución con otras instituciones a los cuales se les da
anticipos por la ejecución de los proyectos.
Co-ejecutor 2)
Solicitud de
La entidad co-ejecutora del proyecto solicita al CEPREDENAC
anticipos
anticipos para desarrollar el proyecto, esto deberá ser mediante
una carta firmada por el funcionario responsable.
Contador (a) General 3) La carta es recibida por el (la) Contador (a) General y verifica los
convenios con el objetivo de determinar los montos y plazos
Se verifica para la entrega de los anticipos.
solicitud
Contador (a) General Traslado 4) Después de verificar que es procedente la realización del
anticipo, se traslada a el (la) Director (a) Financiero (a) para que
se proceda al trámite del anticipo.
5) El (la) Director (a) Financiero (a), deberá establecer las

Se imprime disponibilidades de efectivo del proyecto en las cuentas
Director (a) Financiero (a) estado de bancarias, mediante la impresión de un estado de cuenta
cuenta bancario a la fecha.
6) El (la) Director (a) Financiero (a) dará instrucciones a el (la)

Contador (a) General para que proceda a solicitar la emisión de
cheque voucher y/o transferencia al Co-ejecutor del proyecto.
Se informa a
Director (a) Financiero (a) Este aviso deberá hacerse por medio de correspondencia
Contadora
electrónica, indicando la fecha y el monto del anticipo. La
correspondencia elaborada deberá ser impresa como evidencia
del proceso realizado.
7) El (la) Contador (a) General deberá solicitar la emisión del

Contador (a) General Solicitud de cheque o transferencia según sea el caso, para lo cual deberá
cheque seguir los pasos establecidos en el manual de Caja y Bancos
(Sección e), Emisión, Custodia y Archivo de Cheques Voucher,
Sección f) Transferencias Bancarias).
Auxiliar Contable Emisión de 8) Se emite el cheque voucher o se realiza la transferencia

cheque o correspondiente.
transferencia

14
Contador (a) General 9) Elaborar la partida de diario para el registro del desembolso y de
Partida de Diario la cuenta por cobrar al Co-ejecutor.
Traslado Financiero (a) para su revisión y aprobación.
Técnico (a) Financiero (a) No 11) Revisa la partida de diario, si dicho registro no cumple con los
procedimientos establecidos, deberá ser devuelta a el (la)
Revisión y
Contador (a) General para su corrección. Si el documento es
aprobación
correcto continúa el proceso.
Si
Contador (a) General 12) Se contabiliza la partida de diario elaborada.

Contabiliza la
póliza de diario

Archivo 13) Se archiva la partida de diario.

Fin

15
e) Cuentas por Cobrar Co-ejecución, Solicitud de Liquidación y Registro
Contable de la Liquidación
1) En el convenio de co-ejecución se establece los plazos para que

Inicio la entidad co-ejecutora del proyecto liquide los anticipos
recibidos.
Requerimiento
Contador (a) General de liquidación 2) Transcurrido el plazo indicado en el convenio de co-ejecución, el
(la) Contador (a) General procederá a elaborar un requerimiento
de liquidación de anticipos (Anexo 5).
Contador (a) General Traslado 3) Se traslada el requerimiento de liquidación de anticipos a el (la)

Técnico (a) Financiero (a) para su revisión y aprobación.
Revisión y No
Técnico (a) Financiero (a) aprobación 4)
Revisa y aprueba el requerimiento, si no cumple con ciertos
requisitos será devuelto a el (la) Contador (a) General para su
corrección. Si el requerimiento es correcto, continúa el proceso.
Si
Contador (a) General Envió a entidad 5) Se envía el documento a la entidad co-ejecutora solicitando el
co-ejecutora reintegro de los desembolsos realizados, el envió deberá ser por
correo electrónico (deberá ser impreso para dejar constancia del
procedimiento realizado).
Envía
Entidad co-ejecutora documentación 6) La entidad co-ejecutora envía la documentación que soporta los
gastos realizados por la co-ejecución del proyecto.
7) El (la) Contador (a) General verifica la razonabilidad de los

documentos recibidos de acuerdo al renglón presupuestario, y
Contador (a) General Verificación que cumplan con los requisitos establecidos en el manual de
Compras (Sección g) Políticas Generales). Así mismo verificará
el monto total de la documentación con el fin de determinar el
monto por liquidar.
Contador (a) General No 8) Si los documentos no cumplen con los requisitos anteriores, el
Cumplen con (la) Contador (a) General devolverá dicha documentación al co-
requisitos ejecutor para que complete la documentación pendiente. Si la
documentación que recibió cumple con los requisitos, el proceso
continúa.
Si

16
9) El (la) Contador (a) General deberá de elaborar la partida de

Elaboración póliza
diario registrando los gastos amparados con la documentación
de diario
Contador (a) General recibida del co-ejecutor, tomando en cuenta la naturaleza de los
gastos. Así mismo deberá rebajar la cuenta por cobrar por el
monto de la documentación recibida.
Traslado 10) Trasladará la partida de diario elaborada a el (la) Técnico (a)

Contador (a) General Financiero (a) para su revisión y aprobación.
Técnico (a) Financiero (a) 11) El (la) Técnico (a) Financiero (a) verificará la partida de diario,
Revisión y No así como la documentación de soporte de la misma. Si
aprobación presenta deficiencias será devuelta a el (la) Contador (a)
General para su corrección. Si la partida de diario es correcta,
continúa el proceso.
Si
Contador (a) General Contabilización de 12) Se contabiliza la partida de diario elaborada.

partida de diario
Contador (a) General Archivo 13) Se archiva la partida contable.

Fin

17
f) Cuentas por Cobrar a Funcionarios
Funcionario CEPREDENAC Inicio 1) El funcionario del CEPREDENAC solicita anticipo de viáticos

para el cumplimiento de sus funciones.
Funcionario CEPREDENAC Solicitud El Funcionario deberá llenar una solicitud de anticipos indicando
2) monto y motivo del anticipo.
Funcionario CEPREDENAC Traslado 3) Traslada la solicitud de anticipo a el (la) Administrador (a).
Administrador (a) 4) El (la) Administrador (a) revisa y aprueba (Se deberá tomar en
No cuenta el manual de Viáticos), si la solicitud es incorrecta deberá
Revisión ser devuelta para su corrección. Si la solicitud fue correctamente
elaborada, continúa el proceso.
Si
Administrador (a) 5) Traslada el documento a la Dirección Financiera Contable para
Traslado el trámite del cheque voucher.
Técnico (a) Financiero (a) Solicitud de 6) Se recibe el documente revisado y aprobado por el
emisión de Departamento de Administración y se procede a la emisión del
cheque cheque voucher, tomando en cuenta los lineamientos indicados
en el manual de Caja y Bancos (Sección e) Emisión, Custodia y
Archivo de Cheques Voucher).
Contador (a) General Emisión de 7) Se emite el cheque voucher.

Asistente Contable cheque

18
Contador (a) General Partida de Diario 8) Deberá elaborar la partida de diario para el registro del
desembolso y de la cuenta por cobrar al Funcionario.
Emisión de
Contador (a) General cheque 9) Se traslada la partida de diario a el (la) Técnico (a) Financiero (a)
para su revisión y aprobación.
10) Revisa la partida de diario, si no cumple con los procedimientos

Técnico (a) Financiero (a) No establecidos, deberá ser devuelta a el (la) Contador (a) General
para su corrección. Si el documento es correcto continúa el
Revisión
proceso.
Si
Contabilización
Archivo
12) Se archiva la partida de diario.
Fin 13) Finaliza el proceso.

19
g) Cuentas por Cobrar a Funcionarios – Liquidación de Anticipos
Funcionario Inicio 1) Cuando el funcionario regrese del viaje o culmine la actividad

tiene 5 días hábiles para la liquidación de los anticipos.
Documentos
Funcionario 2) El Funcionario entrega la liquidación y los documentos que
amparan los desembolsos realizados (Anexo 6).
3) El (la) Contador (a) General verifica que los documentos

recibidos y la naturaleza de los gastos sean acordes al renglón
Verificación de
Contador (a) General presupuestario, y cumplan con los requisitos establecidos en el
documentación
manual de Compras (Sección g), Políticas Generales). Así
mismo verificará el monto total de la documentación con el fin de
determinar el monto por liquidar.
No
Contador (a) General Cumplen 4)
con Si los documentos no cumplen con los requisitos anteriores, el
requisitos (la) Contador (a) General devolverá dicha documentación al
funcionario para que complete la documentación pendiente. Si la
documentación cumple con los requisitos, el proceso continúa.
Si
Partida de
Contador (a) General Diario 5) El (la) Contador (a) General deberá de elaborar la partida de
recibida del funcionario, tomando en cuenta la naturaleza de los
mismos. Así mismo deberá rebajar la cuenta por cobrar por el
Traslado
Contador (a) General 6) Trasladará la partida de diario elaborada a el (la) Técnico (a)
No
Verificación
Técnico (a) Financiero (a) 7) El (la) Técnico (a) Financiero (a) verificará la partida de diario asi
como la documentación de soporte de la misma. Si tiene
deficiencia será devuelta a el (la) Contador (a) General para su
corrección. Si la partida de diario es correcta, continúa el
Si proceso.

20
Contador (a) General Contabilización 8) Se contabiliza la partida de diario elaborada.

Fin

21
h) Cuentas por Cobrar a Funcionarios – Liquidación Extemporánea de
Anticipos
Contador (a) General 1) Al transcurrir el plazo de 5 días hábiles que tienen los
Inicio Funcionarios para presentar la luidación de los anticipos
concedidos sin que esto ocurra, se inicia este proceso.
Contador (a) General Requerimiento 2) El (la) Contador (a) General elabora un requerimiento de
de liquidación liquidación de viáticos y la traslada al Funcionario que no ha
realizado la liquidación (Anexo 5).
Traslado
Contador (a) General 3) Traslada una copia de dicho requerimiento al departamento de
Administración para que sea archivado en el expediente del
Funcionario.
Archivo
Administrador (a) / Asistente 4)
Se archiva el documento en el expediente del funcionario para
dejar un registro de los atrasos en la liquidación de los anticipos.
Liquidación
Funcionario 5) El funcionario liquida los anticipos recibidos .
6) El (la) Contador (a) General verifica que los documentos

Contador (a) General recibidos así como la naturaleza de los gastos sean acorde al
Verificación de
renglón presupuestario y cumplan con los requisitos establecidos
documentos
en el manual Compras (Sección g), Políticas Generales). Así
mismo verificará el monto total de la documentación con el fin de
determinar el monto por liquidar.
Contador (a) General No 7) Si los documentos no cumplen con los requisitos anteriores, el
Cumplen (la) Contador (a) General devolverá dicha documentación al
con funcionario para que complete la documentación pendiente. Si la
requisitos documentación recibida cumple con los requisitos, continúa el
proceso.
Si

22
Contador (a) General 8) El (la) Contador (a) General deberá de elaborar la partida de
Partida de Diario recibida del funcionario, tomando en cuenta la naturaleza de los
mismos. Así mismo deberá rebajar la cuenta por cobrar por el
No 10) El (la) Técnico (a) Financiero (a) verificará la partida de diario,

Técnico (a) Financiero (a) así como la documentación de soporte de la misma. Si tiene
deficiencias será devuelta a el (la) Contador (a) General para su
Revisión
proceso.
Si

Contabilización

Archivo

23
i) Cuentas por Cobrar Funcionarios / Liquidación Extemporánea Después del
Requerimiento de Pago (Descuento)
Contador (a) General Inicio 1) Transcurridos 3 días después de que se envió la solicitud de
liquidación de anticipos al Funcionario y no realiza la liquidación,
se inicia con este proceso.
Contador (a) General 2) Se elabora un Memorando en el cual se hace constar que el

Memorando Funcionario no liquidó oportunamente los anticipos que le fueron
concedidos, por lo que para el monto parcial o total no liquidado
será descontado de su próximo pago de honorarios.
Traslado
Contador (a) General 3) Traslada dicho documento a el (la) Técnico (a) Financiero (a)
No 4) Revisa y aprueba dicho documento, si no cumple con los

Técnico (a) Financiero (a) requisitos establecidos deberá ser devuelta a el (la) Contador (a)
Revisión
General para su corrección. Si cumple con los requisitos
establecidos, el proceso continúa.
Si
Contador (a) General 5) Imprime 3 copias del documento, las cuales se distribuyen así:
Impresión 1 Funcionario
2 Administración
3 Contabilidad
Contador (a) General 6) Llegada la fecha del pago de los honorarios del funcionario, se
Descuento
deberá descontar de dicho pago el monto no liquidado en su
oportunidad.
Contador (a) General / Asistente 7) Se elabora el cheque voucher respectivo por el pago de
Elaboración de
honorarios, al que se deberá adjuntar una copia del Memorando
cheque
para respaldar el descuento.

24
8) El (la) Contador (a) General deberá de elaborar la partida de

Elaboración de diario cancelando el anticipo al Funcionario.
póliza de diario
Contador (a) General Traslado 9) Trasladará la partida de diario a el (la) Técnico (a) Financiero (a)
Técnico (a) Financiero (a) 10) El (la) Técnico (a) Financiero (a) verificará la partida de diario,
así como la documentación de soporte de la misma. Si la partida
Revisión de diario tiene deficiencias será devuelta a el (la) Contador (a)
General para su corrección. Si la partida de diario es correcta,
continúa el proceso.
Contabilización
Archivo
Fin

25
j) Cuentas por Cobrar a Instituciones
Departamento: Departamento financiero Contable / Departamento Administrativo

1) Este proceso surge cuando CEPREDENAC otorga

Inicio financiamiento a instituciones de países miembros para la
ejecución de proyectos.
Institución Ejecutora 2) La institución del proyecto solicita al CEPREDENAC anticipos

Solicitud de para desarrollar el proyecto, esto deberá ser mediante una carta
anticipos firmada por el funcionario responsable.
Administración 3) La carta es recibida por la administración del CEPREDENAC y

se verificarán los convenios con el objetivo de determinar los
Se verifica montos y plazos para la entrega de los anticipos.
convenio
Administración Se verifica 4) Después de verificar que es procedente la realización del

solicitud anticipo, se traslada a la Dirección Financiera Contable para que
se proceda al trámite del anticipo.

Se imprime disponibilidades de efectivo del proyecto en las cuentas
Director (a) Financiero (a) estado de bancarias, mediante la impresión de un estado de cuenta
cuenta bancario a la fecha.
6) El (la) Director (a) Financiero (a) Contable dará instrucciones a

el (la) Contador (a) General para que proceda a solicitar la
Director (a) Financiero (a) Contable Se informa a emisión de cheque voucher y/o transferencia a la Institución
Contadora ejecutora del proyecto, este aviso deberá ser por medio de
correspondencia electrónicá (la correspondencia elaborada
deberá ser impresa como evidencia del proceso realizado),
indicando las condiciones del desembolso.
Solicitud de 7) El (la) Contador (a) General deberá solicitar la emisión del

Contador (a) General emisión de cheque o transferencia según sea el caso, para lo cual deberá
cheque seguir los pasos establecidos en el manual de Caja y Bancos
(Sección e), Emisión, Custodia y Archivo de Cheques Voucher,
Sección f), Transferencias Bancarias).
Asistente Contable / Contador (a) General Emisión de 8) Se emite el cheque o se realiza la transferencia correspondiente
cheque o (tomando en cuenta procesos de emisión de cheques /
transferencia transferencias

26
Departamento: Dirección Financiera Contable / Departamento Administrativo
Contador (a) General 9) Deberá elaborar la partida de diario para el registro del
Partida de diario desembolso y el registro de la cuenta por cobrar a la Institución.
Contador (a) General Se informa a 10) Se traslada la partida de diario elaborada a el (la) Técnico (a)
Contadora Financiero (a) para su revisión y aprobación.
Técnico (a) Financiero (a) 11) Revisa la partida de diario, si dicho registro no cumple con los
Revisión y Contador (a) General para su corrección. Si el documento es
aprobación correcto continúa el proceso.
Contador (a) General Contabiliza la 12) Se contabiliza la partida de diario elaborada.

póliza de diario

Fin

27
k) Cuentas por Cobrar a Instituciones – Requerimiento de Liquidación y
Registro Contable de la Liquidación
1) En el convenio de ejecución se establece los plazos en que la

Fin entidad co-ejecutora del proyecto deberá liquidar los anticipos
recibidos.
Requerimiento
Contador (a) General de liquidación 2) Transcurrido el plazo indicado en el Convenio de Ejecución, la
Contador (a) General procederá a elaborar un requerimiento de
liquidación de anticipos (Anexo 5).
Contador (a) General Traslado 3) Se traslada el requerimiento de liquidación de anticipos a el (la)

Director (a) Financiero (a) para su revisión y aprobación.
No
Revisión y
Director (a) Financiero (a) aprobación 4)
Revisa y aprueba el requerimiento, si no cumple con los
requisitos será devuelto a el (la) Contador (a) General para su
corrección. Si el requerimiento es correcto, continua el proceso.
Si
Contador (a) General Envió a entidad 5) Se envía el documento a la institución co-ejecutora solicitando el
ejecutora reintegro de los desembolsos realizados, el envió deberá ser por
correspondencia electrónica (deberá ser impreso para dejar
constancia del procedimiento realizado).
Institución Ejecutora Envía 6) La Institución ejecutora envía la documentación que ampara los
documentación gastos realizados por la ejecución del proyecto.
Contador (a) General 7) El (la) Contador (a) General verifica que los documentos
Verificación recibidos así como la naturaleza de los gastos sea acorde al
renglón presupuestario y cumplan con los requisitos
establecidos en el manual de Compras (Sección g), Políticas
Generales). Así mismo verificará el monto total de la
documentación con el fin de determinar el monto por liquidar.
Contador (a) General No 8) Si se establece que los documentos no cumplen con los
Cumplen requisitos anteriores, el (la) Contador (a) General devolverá
con dicha documentación al co-ejecutor para que complete la
requisitos documentación pendiente, si por el contrario la documentación
que se recibió cumple con los requisitos el proceso continúa.
Si
10

28
10
Si
9)
El (la) Contador (a) General deberá de elaborar la partida de
Partida de diario
Contador (a) General recibida de la institución ejecutora, tomando en cuenta la
naturaleza de los mismos. Así mismo deberá rebajar la cuenta
por cobrar por el monto de la documentación recibida.
Traslado
11) El (la) Técnico (a) Financiero (a), verificará la partida de diario

Técnico (a) Financiero (a) Revisión y así como la documentación de soporte de la misma. Si tiene
aprobación deficiencias será devuelta a el (la) Contador (a) General para su
proceso.
Contabilización de
póliza de diario

Archivo

29
l) Cuentas por Cobrar a Proyectos (Préstamos entre Proyectos)
1) Este proceso se inicia al momento en que la administración

Inicio
debe de realizar pagos o desembolsos, sin embargo aún no ha
recibido los fondos para la realización de los gastos por parte de
la entidad donante.
Coordinador del Proyecto Solicitud 2) El Coordinador del proyecto deberá elaborar una carta dirigida a
la administración del CEPREDENAC para solicitar un préstamo
temporal para cubrir sus compromisos.
No
Administrador (a) 3)
Verificación El (la) Administrador (a) verificará las razones expuestas por el
(la) Coordinador (a) del proyecto para la solicitud del préstamo,
después de este análisis dará tramite o no a la solicitud.
Si
Traslado 4) Después de verificar que es procedente la realización del

anticipo, se traslada a la Dirección Financiera Contable para que
Administrador (a) se proceda al trámite del anticipo.

Impresión estados
disponibilidades de efectivo de cada uno de los proyecto en las
de cuenta de
Director (a) Financiero (a) cuentas bancarias, mediante la impresión de un estado de
proyectos
cuenta bancario a la fecha. Se concederá el anticipo por medio
de las cuentas bancarias del proyecto que tenga mayores
disponibilidades.
6) El (la) Director (a) Financiero (a) dará instrucciones a el (la)

Contador (a) General para que proceda a solicitar la emisión de
Traslado cheque y/o transferencia al proyecto solicitante, este aviso
Director (a) Financiero (a) deberá ser por medio de correspondencia electrónica, indicando
las condiciones. La correspondencia deberá ser impresa como
evidencia del trbajo realizado.
Solicitud de
Contador (a) General 7) El (la) Contador (a) General deberá solicitar la emisión del
emisión de
cheque o realizar transferencia según sea el caso, para lo cual
cheque
deberá seguir los pasos establecidos en el manual de Caja y
Bancos (Sección e), Emisión, Custodia y Archivo de Cheques
Voucher, Sección f), Transferencias Bancarias).
Emisión de
Auxiliar Contable / Contador (a) General cheque o 8) Se emite el cheque o se realiza la transferencia correspondiente.
realización de
Transferencia
11

30
11
Contador (a) General Elaboración de 9) Deberá elaborar la partida de diario para el registro del
partida de diario desembolso y el registro de la cuenta por cobrar al proyecto.
Traslado
Técnico (a) Financiero (a) No 11) Revisa la partida de diario, si dicho registro no cumple con los
Revisión
Contador (a) General para su corrección. Si el documento es
correcto continúa el proceso.
Si
Contabilización

Archivo

Fin

31
m) Cuentas por Cobrar a Proyectos (Préstamos entre Proyectos) -
Recuperación del Anticipo
1) Al momento en que ingresan a las cuentas del proyecto

Fin solicitante los fondos por parte de la entidad donante,
inmediatamente se deberá de cancelar el préstamo otorgado.
Requerimiento
Director (a) Financiero (a) de liquidación 2) Al momento en que la entidad donante informe sobre el envió o
aporte al proyecto, se deberá de seguir el procedimiento
establecido en el manual de ingresos.
Traslado
Contador (a) General 3) Se deberá de imprimir un estado de cuenta bancario para
determinar el monto recibido de la entidad donante.
Revisión y No 4) El (la) Director (a) Financiero (a) deberá de informar a el (la)

Director (a) Financiero (a) aprobación Contador (a) General para que se proceda a emitir el cheque al
proyecto que anteriormente había concedido el préstamo.
Si
Solicitud de
emisión de 5) El (la) Contador (a) General deberá de solicitar la emisión del
Contador (a) General cheque cheque para el pago del préstamo, tomando de base el manual
Caja y Bancos.
Partida de diario
Contador (a) General 6) El (la) Contador (a) General deberá elaborar la partida de diario
cancelando el préstamo otorgado y registrando el ingreso en el
otro proyecto.
No 8) El (la) Técnico (a) Financiero (a) verificará la partida de diario,

Revisión y
Técnico (a) Financiero (a) así como los montos consignados. Si la póliza tiene deficiencias
aprobación
será devuelta a el (la) Contador (a) General para su corrección y
si por el contrario la partida de diario es correcta, continúa el
proceso.
Si
12

32
12
Si
Contador (a) General Contabiliza la 9) Se contabiliza la partida de diario elaborada.

póliza de diario

Archivo

33

Sistema de Cuentas Por Cobrar: PREVDA Actividad A.1.2 Resultado 1: Desarrollo Organizacional

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Sistema de Cuentas Por Cobrar: PREVDA Actividad A.1.2 Resultado 1: Desarrollo Organizacional

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Sistema

En este Manual se describen los siguientes procedimientos:

a.- Cuentas por Cobrar por Cuotas Ordinarias y Aportaciones

b.- Cuentas por Cobrar a Donantes contra Liquidación de Gastos

c.- Cuentas por Cobrar a Donantes contra Liquidación de Gastos

d.- Anticipos a Funcionarios para la Realización de Actividades y Viáticos

e.- Anticipos a Instituciones Relacionadas con CEPREDENAC

f.- f) Políticas Generales

a) Cuentas por Cobrar por Cuotas Ordinarias y Aportaciones

• Al momento en que la entidad del país miembro realiza el pago de la cuota

• Mensualmente el personal de la Dirección Financiera Contable deberá realizar

b) Cuentas por Cobrar a Donantes contra Liquidación de Gastos

• La solicitud de desembolso preparada por el Técnico (a) Financiero (a), deberá

• La solicitud de desembolso autorizada deberá ser enviada a la entidad

c) Cuentas por Cobrar a Instituciones por Co-ejecución de Proyectos

• El Contador (a) General (a) deberá verificar en el convenio firmado entre el

• Cuando se realice un anticipo a una entidad Co-ejecutora de algún Proyecto,

• Si todos los gastos presentados están contemplados en el presupuesto, el

• Se establece un plazo de 15 días hábiles posteriores al trimestre de ejecución,

• Si transcurridos 15 días hábiles posteriores al trimestre de ejecución se

• No se concederán anticipos a alguna entidad que tenga pendiente de liquidar

d) Anticipos a Funcionarios para la Realización de Actividades

• El CEPREDENAC otorga a sus funcionarios y empleados anticipos para la

• Para que se pueda conceder un anticipo, el funcionario deberá presentar la

• Previo a entregar los fondos por medio de cheque o transferencia, se debe

• Si resultare saldo a favor del funcionario o empleado por un monto igual o

• Si el saldo es a favor del CEPREDENAC y el funcionario no cancela dicho

• Las cuentas por cobrar a favor del CEPREDENAC mayores a 2 años, se

• Las solicitudes de anticipos deberán realizarse siguiendo el siguiente

1) El funcionario llena el formulario de solicitud de anticipos de viáticos y la

2) El Administrador (a) traslada la solicitud a el Técnico (a) Financiero (a) para su

3) El Técnico (a) Financiero (a) traslada la solicitud a el Secretario Ejecutivo para

4) Continúa el proceso de emisión de cheque establecido en el Sistema de caja y

• Al momento de la emisión del cheque el Contador (a) General deberá elaborar

• Al concluir la actividad o el viaje, el funcionario deberá realizar la liquidación del

• Mensualmente el departamento financiero deberá realizar una reunión de

• Si transcurren 3 días desde la emisión del requerimiento de liquidación de

• Al realizar el descuento del monto del anticipo no liquidado, el Contador (a)

• Cuando el funcionario presenta la liquidación de anticipos recibidos (Anexo 6),

• Se deberá establecer si existe algún saldo por cobrar al funcionario por la

• No se otorgarán anticipos a funcionarios y empleados que tengan pendiente

e) Anticipos a Instituciones Miembros del CEPREDENAC

• Todo anticipo que se otorgue a instituciones relacionadas con el

• Se debe establecer en el convenio de co-ejecución la forma y el plazo para la

• Se establece un plazo de 15 días hábiles posteriores al trimestre de ejecución,

• La Institución que haya recibido fondos para la adquisición de bienes (activos

• Si transcurrido el plazo (15 días hábiles) y la entidad no realiza ninguna

• Al momento en que la Institución miembro del CEPREDENAC realiza la

• No se otorgarán anticipos de fondos del programa regular u otros proyectos

f) Políticas Generales del Sistema

• Mensualmente se deben elaborar integraciones contables para todas las

9 Nombre del funcionario o de la institución

• La integración de cuentas por cobrar debe servir de soporte para el saldo de

El Técnico (a) Financiero (a) mensualmente debe verificar la integración contable y

a) Cuentas por Cobrar por Cuotas Ordinarias y Aportaciones. Estas cuentas se

b) Cuentas por Cobrar a Cooperantes contra Liquidación de Gastos. Esta

c) Cuentas por Cobrar a Instituciones por Co-ejecución de Proyectos. Esta

d) Anticipos a Funcionarios para la Realización de Actividades. Esta cuenta se

e) Anticipos a Instituciones Miembros de CEPREDENAC. Para la ejecución de

Responsable Flujograma Descripción

Inicio 1) Se genera para el CEPREDENAC el derecho de cobro a los

Comunicación 3) El (la) Contador (a) General deberá mantener adecuada

4) Si transcurridos los 3 meses que tienen los miembros del

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