Costos e ingresos relevantes en la toma de decisiones a corto plazo

En todos los aspectos de la vida nos tenemos que enfrentar todos los días a una toma de
decisiones ya sean grandes o pequeños problemas que tengamos que solucionar. La
toma de decisiones es un eslabón significativo dentro de la vida empresarial y por este
factor se distinguen a las personas que tienen dotes de organizar y tomar decisiones. La
 buena toma de decisiones
decisio nes permite vivir mejor. Nos
No s otorga algo de control
contro l sobre nuestras
vidas. De hecho, muchas de las frustraciones que sufrimos con nosotros mismos se
deben a no poder usar la propia mente para entender el problema de decisión, y el coraje
 para actuar en consecuencia. Una mala decisión puede obligarnos a tomar otra mala
decisión, como dijo Harry Truman: "Toda mala decisión que tomo va seguida de otra
mala decisión".

El sistema de gestión de calidad mejora la información que se obtiene y mejora los

origines para su obtención, se pueden hacer estudios y análisis de futuro, mejorando la
información a corto plazo.

Toma de decisiones gerenciales

La toma de decisiones ya sea a corto o largo plazo, puede definirse en término simple,
como el proceso de selección entre uno o más opciones alternativas de acción. En la
mayoría de los casos con propietarios ausentes (es decir accionistas), a la gerencia se le
delega la responsabilidad de tomar todas las decisiones económicas importantes, ya sea
de producción, mercadeos y financieras, las cuales generan eventualmente ganancias o
 pérdidas para la compañía. La toma de decisiones gerenciales es un complejo proceso
de solución de problemas, la cual deben agotarse una serie de etapas sucesivas según se
indica a continuación:

1. Detección e identificación del problema.

2. Busque de un modelo existente aplicable a un problema o el desarrollo de un nuevo
modelo.
3. Definición general de alternativas a la luz de un problema y un modelo escogido
4. Determinación de los datos cuantitativos y cualitativos que son relevantes en el
 problema y análisis de aquellos datos relativos a las alternativas.
5. Selección e implantación de una solución óptima que sea consistente con las metas de
la gerencia
6. Evaluación después de la decisión mediante retroalimentación que suministre a la
gerencia un medio para determinar la efectividad del curso de acción escogido en la
solución del problema.

En el proceso de toma de decisiones gerenciales, el contador gerencial juega un papel

decisivo, aunque no realiza ni implementa la decisión final (etapa 5) que es prerrogativa
de la gerencia, sin embargo es el responsable de suministrar la información necesaria en
cada una de las etapas del proceso para la solución de un problema.

A continuación detallaremos cada una de las etapas:

 

Etapa 1 EL contador gerencial debe diseñar y luego poner en funcionamiento un

sistema de información y control que sea capaz de detectar e identificar los problemas.

Etapa 2. El contador gerencial que se ha familiarizado con las característica del

 problema, debe determinar si
s i un modelo existente, como u
uno
no de hacer o comprar.

Etapa 3. Debe buscar diferentes alternativas a la solución del problema, explicando las
opciones para cada una de ellas.

Etapa4. Es aquí donde se demuestra el tipo de información obtenida por el contador.

Para llegar a la mejor solución en la toma de decisiones.

Etapa 5. Es aquí donde el contador gerencial en un informe incluye los 4 puntos

anteriores. En un formato adecuado, para facilitar a la gerencia la toma de decisiones y
que esta sea la más optima.

Etapa 6. El contador gerencial analiza la decisión tomada por la gerencia, y le aplica 3

 puntos importantes, 1 desarrollar
desar rollar un conjunto de estándares,
es tándares, 2 los datos del desempeño
d esempeño
real deben estar disponibles sobre una base periódica de manera que pueda hacerse una
comparación progresiva con los estándares., 3 evaluar los beneficios que tendrá la
compañías por las decisiones tomadas.

La toma de decisiones mediante los hechos nos conducen a aplicar el principio de

aproximación que se basa en los datos e información asegurando de que estos sean
 precisos y confiables, ya que
q ue con unos datos precisos, es posible aplicar unos métodos
de evaluación adecuados para tomar decisiones adecuadas.

Todo esto hace que los datos sean accesibles para cualquiera que los necesite,
ahorrándose así tiempo en resolver los problemas y ahonda en el conocimiento de las
necesidades de los procesos de la organización, permitiendo lograr más fácilmente los
objetivos de la organización.

El análisis de los datos y la información utilizando métodos válidos

Ha de emplearse una buena metodología y procedimiento para analizar la información,
y toma de decisiones.

Tomar decisiones y realizar acciones basadas en el análisis de los hechos, equilibradas

con la experiencia y la intuición. Es primordial a la hora de tomar decisiones analizar 
los hechos fríamente, apoyándose en experiencias pasadas para realizar predicciones y
tomar las decisiones más acertadas. Las decisiones, han de ser tomadas de modo que los
datos y experiencias pasadas, no han de entrar en contradicción con las futuras
decisiones.

Las cinco características más importantes en la toma de decisiones son

 

Efectos futuros: Tiene que ver con la medida en que los compromisos relacionados con
la decisión afectarán el futuro. Una decisión que tiene una influencia a largo plazo,
 puede ser considerada una
u na decisión
decisi ón de alto nivel, mientras que una decisión
decisió n con efectos
a corto plazo puede ser tomada a un nivel muy inferior.  

Reversibilidad: Se refiere a la velocidad con que una decisión puede revertirse y la

dificultad que implica hacer este cambio. Si revertir es difícil, se recomienda tomar la
decisión a un nivel alto; pero si revertir es fácil, se requiere tomar la decisión a un nivel
 bajo 

Impacto: Esta característica se refiere a la medida en que otras áreas o actividades se

ven afectadas. Si el impacto es extensivo, es indicado tomar la decisión a un nivel alto;
un impacto único se asocia con una decisión tomada a un nivel bajo.  

Calidad: Este factor se refiere a las relaciones laborales, valores éticos, consideraciones
legales, principios básicos de conducta, imagen de la compañía, etc. Si muchos de estos
factores están involucrados, se requiere tomar la decisión a un nivel alto; si solo algunos
factores son relevantes, se recomienda tomar la decisión a un nivel bajo.  

Periodicidad: Este elemento responde a la pregunta de si una decisión se toma

frecuente o excepcionalmente. Una decisión excepcional es una decisión de alto nivel,
mientras que una decisión que se toma frecuentemente es una decisión de nivel bajo.  

Pasos en el proceso de la toma de decisiones

Determinar la necesidad de una decisión: El proceso de toma de decisiones comienza

con el reconocimiento de la necesidad de tomar una decisión, el mismo lo genera un
 problema o una disparidad
disparid ad entre cierto estado deseado
d eseado y la condición real
r eal del momento.

Identificar los criterios de decisión: Una vez determinada la necesidad de tomar una
decisión, se deben identificar los criterios que sean importantes para la misma. Vamos a
considerar un ejemplo.

Asignar peso a los criterios: Los criterios enumerados en el paso previo no tienen
mayor importancia. Es necesario ponderar cada uno de ellos y priorizar su importancia
en la decisión. 

Desarrollar todas las alternativas: Es la base de la toma de decisiones y no es más

que desplegar las alternativas. El tomador de la decisión tiene que confeccionar una lista
de todas las alternativas posibles y que podrían utilizarse para resolver el proble ma.
 

Evaluar las alternativas: Una vez identificadas las alternativas, el analista de las
decisiones tiene que evaluar de manera crítica cada una de ellas. Las ventajas y
desventajas de cada alternativa resultan evidentes cuando son comparadas.

Seleccionar la mejor alternativa (Toma de decisiones): Una vez seleccionada la

mejor alternativa se llega al final del proceso de la toma de decisiones, en el proceso
racional. Esta selección es bastante simple. El tomador de decisiones tiene que escoger 
la alternativa que tuvo la calificación más alta en el paso número cinco. La toma de
decisiones debe ser totalmente objetiva y lógica a la hora de tomarlas, tiene que tener 
una meta clara y todas las acciones en el proceso de toma de decisiones llevan de
manera consistente a la selección de aquellas alternativas que maximizarán la meta  

Tipos De Decisiones
Decisión Programada: Son programadas en la medida que son repetitivas y rutinarias,
así mismo en la medida que se ha desarrollado un método definitivo para poder 
manejarlas. Al estar el problema bien estructurado, el mando no tiene necesidad de
 pasar por el trabajo y gasto de realizar un proceso completo de decisión.

Decisión no Programada: "La reestructuración de una organización" o "cerrar una

división no rentable", son ejemplos de decisiones no programadas, También "la
creación de una estrategia de mercado para un nuevo producto".

De acuerdo con el control que se tenga sobre la ocurrencia de los costos:

Costos controlables: son aquellos costos sobre los cuales la gerencia tiene control, lo
que implica que puede decidir si los mismos se realizan o no. ejemplo la mayoría de los
costos y gastos de una empresa
Costos incontrolables: Son aquellos en que la gerencia no tiene autoridad sobre los
mismos, es decir, no está en capacidad de decidir sobre la ocurrencia o no de los
mismos. Ejemplo Depreciación, algunos salarios etc.

De acuerdo con su comportamiento:

Costos variables: Son aquellos que cambia o Fluctúan en relación directa con una
actividad o volumen dado. Ejemplo Materia prima, comisiones etc.
Costos fijos: Son los que permanecen constantes durante un periodo determinado sin
importar si cambia el volumen. , los salarios, depreciación, alquiler etc.
Semivariables o semifijos: Son aquellos que están integrado por una parte fija una parte
variable Ejemplo: La mayoría de los servicios públicos. Agua, comunicación, Energía
etc.

Los costos irrelevantes son aquellos que permanecen inmutables sin importar el curso
de acción elegido, es decir son aquellos que no se afectan por las acciones de la
gerencia, también se conocen como costos hundidos, costos sumergidos o costos
 pasados que resultan irrevocables como el caso de la depreciación de un eq equipo.
uipo.
Por General tanto los ingresos como los costos relevantes se toman en cuenta al tomar 
una decisión en la selección de dos o más alternativa si posen los siguientes atributos:
a)  El costo o el Ingreso debe ser aquel que se incurrirá o se ganara respectivamente
en el futuro
 

 
 b) El costo o el Ingreso debe ser aquel
aq uel que diferirá cuan
cuando
do se comparan las
alternativas.

De acuerdo con el cambio originado por un aumento de una actividad:

Costos Diferenciales: A los costos relevantes también se le conoce como costos

diferenciales y representan los aumentos o disminuciones del costo total o el cambio
experimentado en cualquier elemento del costo generado por un aumento de las
actividades o en las operaciones de la empresa. Estos costos son importantes en el
 proceso de toma de decisiones, porque son los que mostraran los cambios o
movimientos sufridos en las utilidades de la empresa, por ejemplo ante un compromiso
de un pedido especial, un cambio en la composición de una línea de producto, un
cambio en los niveles de inventarios. Etc.
Cuando se analiza una decisión, la clave está en los efectos diferenciales de cada opción
en las utilidades de la Compañía. Los costos diferenciales pueden ser: Increméntales o
Decrementales.
Costos Increméntales: Son aquellos en que se incurren cuando las variaciones de los
costos son ocasionadas por un aumento en las actividades u operaciones de la empresa.
También se como el aumento que experimentan los costos al pasar de una alternativa a
otra. Un ejemplo típico de costos increméntales son los costos incurrido por la
introducción de una nueva línea de producto o un nuevo servicio los ya existentes. Con
frecuencia los costos diferenciales y los variables son los mismos.
Es necesario tomar en cuenta que en el caso de una actividad adicional que implique
que la empresa trabaje más allá del rango relevante (mas producción o servicios), los
costos variables se incrementaran pero también los costos fijos totales sufrirán cierto
incremento por la causa ya conocida, en este caso el diferencial de los costos fijos deben
incluirse en el análisis de la toma de decisiones junto al diferencial de los costos
variables.
Costo Decrementales: Cuando los costos diferenciales son generados por 
disminuciones o reducciones en el volumen de operaciones o de actividades
experimentada por una empresa, reciben el nombre de Costos Decrementales. Por 
ejemplo al eliminarse una línea de productos. También son costos decrementales la
disminución que experimentan los costos al pasar de una alternativa a otra
Costos Sumergidos: son aquellos que independientemente del curso de acción que se
elija no se ven alterado, es decir, permanecen inmutable antes cualquier cambio. Este
concepto tiene estrecha relación con los costos históricos o pasados los cuales no se
toman en cuenta en la toma de decisiones. Un ejemplo de ello es la depreciación de la
maquinaria o cualquier costo fijo comprometido.
Si se trata de evaluar la alternativa de vender cierto volumen de artículos con capacidad
ociosa a precio inferior al normal, es irrelevante tomar dicha depreciación. Como se ve
los costos sumergidos, históricos y comprometidos tiene cierta relación.

De acuerdo con el tipo de sacrificio en que se ha incurrido:

Costos desembolsables: Son aquellos que implican una salida de efectivo, por tanto
son registrados en la contabilidad. Estos costos más tarde se convierten en históricos y
 pueden ser o no relevante en la toma de decisiones y son los costos que registra la
contabilidad.
 

 Costo de oportunidad

Es el costo que se origina al tomar una determinación que provoca la renuncia de otro
tipo de alternativa que pudiera ser considerada al llevar a cabo la decisión, esto es así
 porque cuando se toma una decisión para empeñarse en determinada alternativa, se
abandonan los beneficios de otras opciones. En este caso el costo de oportunidad son los
 beneficios perdidos
perdido s al descartar la siguiente
siguien te mejor alternativa.
Una definición más compresible es: Un costo de oportunidad son los beneficios
sacrificados al tener que rechazar la siguiente mejor alternativa. Y el objetivo final es
establecer cuál es la ventaja de una alternativa sobre otra.
Debido a que los costos de oportunidad no son costos incurrido por la empresa no se
incluyen en los registros contables. Sin embargo, constituyen costos relevantes para
 propósito de toma de decisiones y deben ser tomados en cuenta al evaluar una
alternativa propuesta. Ejemplo Una compañía está considerando una inversión de $
200,000.00 para adquirir un equipo nuevo que incrementará su capacidad productiva. El
costo de oportunidad es la utilidad sacrificada por no invertir los $200,000.00 en la
 próxima mejor alternativa, que consiste en que la empresa pudo haber invertido los
$200,000 en una compañía de bienes raíces y recibir un rendimiento anual de
$30,000.00, de manera que el costo de oportunidad en este caso de $30,000.00
Al considerar los costos de la alternativa de la inversión en el equipo (mejor opción) se
debe tomarse en cuenta el costo de oportunidad en el análisis, de esta manera:

Como se ve cuando se incluye el costo de oportunidad en la información se nota cual es

la ventaja en término de réditos $ de una alternativa sobre la otra.
Ejemplo Núm. 2. Una empresa tiene actualmente el 50% de la capacidad de su almacén
ociosa y un fabricante le solicita alquilar dicha capacidad en $120,000.00 anuales. Al
mismo tiempo, se le presenta la oportunidad de participar en un nuevo mercado, para lo
cual necesitaría ocupar el área ociosa del almacén. Por esa razón, al efectuar el análisis
 para determinar si conviene o no expandirse, se deben considerar como parte de los
costos de expansión los $120,000.00 que dejara de ganar por no alquilar el almacén.

Existen tres modelos de informe generalmente utilizados.

1. Utilizando el formato del costo total, el que los costos e ingresos relevantes e
irrelevantes se presenten para cada alternativa.
2. Utilizando el formato del costo diferencial, el que los costos e ingresos relevantes se
 presenten para cada opción.
3. Utilizando el formato del costo de oportunidad, el que los costos e ingresos relevantes
más los costos de oportunidad se presentan para un curso único de acción.
Cada uno de los tres modelos suministrará a la gerencia (quien toma las decisiones)
elementos para las mismas soluciones al problema. Sin embargo el contador gerencial
escogerá él más apropiado dependiendo del tipo de problema al que se le esté buscando
solución y que transmita información de la manera más comprensible.

El siguiente ejemplo se ilustrara los tres modelos citados anteriormente:

La Compañía Muebles Dominicanos S.A. opera a máxima capacidad. Durante el año
2001fabricó un total de 100,000 juego de muebles de sala. El costo por unidad es de
$9,000.
 

 
Durante dicho año se produjo una baja significativa en los pedidos de los clientes hasta
el punto que solo vendió 50,000 Juego de mueble a su precio regular de 12,500.00 cada
uno y 20,000 a un precio significativamente reducido de $8,000.00 la unidad, con muy
 poca o ningunas probabilidades de ventas de los 30,000 restantes en el transcurso del
 próximo año, como no quiere llevarla al inventario de Artículos de terminados, la
Compañía estudia la siguiente alternativa.

1.  Vender los muebles a un precio de desecho de $2,000.00 por unidad y un costo
de colocación de $500.00 por unidad.
2. modificar los muebles para venderlos a $4,000.00 la unidad y costos de
remodelación de $2,200.00,

TRABAJO EN GRUPO.

  Que papel importante juega el contador en la toma de decisiones, y que etapas

son importantes.
  Explique las características para la toma de decisiones.
  Que tipos de costos se deben tener en cuenta y por que.
  Mediante un organigrama demuestre que pasos necesita dar para la toma
decisiones en una empresa.
  Realice el ejercicio propuesto. y recomiende desde su punto de vista cual seria
la decisión mas acertada en el caso.
 

 
El Primer tipo de reporte muestra los costos e ingreso relevantes e irrelevantes para cada
 propuesta con el siguiente
siguie nte formato de presentación:
present ación:

Obsérvese que el costo de $ 9,000.00, que es un costo sumergido e irrelevante no se

omite en ninguna de las opciones o alternativas considerada en este modelo, debido a
que en un modelo de costo total los costos irrelevantes deben aparecer en el análisis. Si
se utiliza un modelo de costo total y un costo irrelevante se omite por desconocimiento
u olvido en una o más alternativa, es muy probable que la gerencia tome una decisión
incorrecta, por tanto el contador gerencial debe tener mucho cuidado cuando usa este
modelo.

 Nótese que en el formato del costo

co sto diferencial, el costo sumergido
s umergido de $9,000.00 n
noo
aparece en el análisis de ninguna de las dos alternativas, hasta cierto punto este modelo
es superior al formato de costo total. En el formato de costo total hubo una perdida de
$7,500.00 asociada con la alternativa de desechar y una perdida de $7,200.00 asociada
con la alternativa de remodelar.

Si la gerencia no comprende plenamente que los $9,000.00 de costos sumergidos que

aparecen en ambos análisis representan un costo irrelevante puede rechazar ambas
opciones. Una decisión así no estaría de acuerdo con los mejore intereses de la
Compañía Muebles Dominicanos S.A., si ambas alternativas, de desechar y remodelar 
se rechazan, la Compañía perdería 270, 000,000.00 ($9,000.00 x 30,000.00) unidades.
Al aceptar la alternativa de desechar, como se indica en el modelo de costo diferencial,
la compañía puede amortiguar sus perdidas en $4, 500,000.00 (1,500.00 x 30,000
unidades) O si se acepta la alternativa de remodelar como se muestra en el modelo de
costo diferencial, la compañía también puede amortigua sus pérdidas en $5,400,000.00 (
$1,800.00 x 30,000 unidades), por tanto se recomienda un formato de costo
diferencial.

De los tres modelos

(especialmente cuando seeldispone
formato de costo
de varias de oportunidad
alternativas) porque eles él de
costo más eficiente
oportunidad
de un proyecto esta en función del ingreso Incrementar sacrificado sobre otros
 proyectos. En este modelo se supone que la gerencia algún grado de conocimiento en
contabilidad gerencial, de manera que comprende a cabalidad los conceptos análogos de
relevancia versus irrelevancias y de ingresos sacrificados( es decir costos de
oportunidad)