TEMA DE EXPOSICIÓN NUMERO 1: OBLIGACIONES FORMALES TRIBUTARIAS

1. ¿qué es la obligación tributaria?

la obligación tributaria es toda aquella obligación que surge como consecuencia de la necesidad de
pagar tributos para el sostenimiento de los gastos del estado.
como consecuencia de la obligatoriedad del pago de los tributos surgen obligaciones entre los
contribuyentes y la administración. esto quiere decir que hay una relación entre el obligado tributario
y la administración, y, por lo tanto, el estado es competente para reclamar el pago de tributos. el
objetivo del pago de los tributos, es que el contribuyente, de acuerdo con su capacidad económica,
sufrague los gastos necesarios para el mantenimiento de las estructuras e instituciones del estado.
2. ¿como se clasifican las obligaciones tributarias?
las obligaciones tributarias pueden clasificarse:
obligaciones tributarias materiales
obligaciones tributarias formales
3. ¿cuales son las obligaciones tributarias materiales o sustanciales?
tambien llamada obligacion sustancial
la obligación sustancial es la obligación material de satisfacer el pago del tributo impuesto por el ente
facultado para ello.
la constitución señala que es deber de todo ciudadano contribuir con la financiación del estado, que
se hace pagando impuestos, y el deber de pagar el impuesto es lo que se conoce como la obligación
sustancial, primordial o primaria.
la obligación tributaria sustancial la debe cumplir el sujeto pasivo económico, es decir, quien tiene la
obligación económica de pagar el dinero del tributo.
4. ¿que es una obligacion formal?
las obligaciones tributarias formales hacen referencia al procedimiento que se debe seguir para
cumplir con la obligación sustancial de pagar el tributo.
la sustancia es el pago efectivo del impuesto, y la forma, es el modo en que paga ese impuesto, para
lo cual el estado fija determinados procedimientos.
frente a los impuestos, una persona natural o jurídica debe cumplir con una serie de obligaciones
que se han clasificado en obligaciones formales a fin de materializar el pago del impuesto.
aunque toda persona tiene la obligación de contribuir con las finanzas del estado, no todas las
personas deben cumplir obligaciones tributarias como tal.
una obligación formal es aquel proceso, procedimiento o diligencia que la persona debe realizar ante
el estado para cumplir con determinadas obligaciones.
en efecto, presentar una declaración tributaria es una obligación formal por excelencia, pues es el
mecanismo mediante el cual se formaliza el cumplimiento de la obligación suprema de tributar,
conocida como obligación sustancial.
entre las obligaciones formales tenemos:
•declarar
•inscribirse en el rut
•expedir factura
•reportar información exógena
•atender requerimientos de la administración tributaria
•inscribirse en el régimen común o simplificado
cualquiera de esas obligaciones formales no implica un pago efectivo de impuestos, pues este hace
parte de la obligación sustancial, y en algunos casos se dan las dos al tiempo: declarar y pagar.
las obligaciones formales son las que permiten el cumplimiento de las obligaciones sustanciales, que
son pagar el iva, el impuesto de renta, el impuesto al consumo, etc.
el pago del impuesto no es posible sin el cumplimiento de las obligaciones formales, y por eso se
imponen sanciones por incumplir obligaciones formales, aunque el contribuyente haya cumplido con
su obligación sustancial de pagar el tributo.
5. ¿cual es la diferencia entre la obligacion tributaria formal y la obligacion tributaria
material?
la diferencia entre la obligación sustancial y formal, es que la primera hace referencia al pago
efectivo del tributo, en tanto la segundo hace referencia a la forma en cómo y cuándo paga ese
impuesto.

6. ¿cuáles son los elementos de la obligacion tributaria?

sujeto activo: es aquel a quien la ley faculta para administrar y percibir los tributos, en su beneficio o
en beneficios de otros entes. a nivel nacional el sujeto activo es el estado representado por el
ministro de hacienda y más concretamente por la dirección de impuestos y aduanas nacionales (en
relación con los impuestos administrados por esta entidad conocida como dian). a nivel
departamental será el departamento y a nivel municipal el respectivo municipio.
sujeto pasivo: se trata de las personas naturales o jurídicas obligadas al pago de los tributos
siempre que se realice el hecho generador de esta obligación tributaria sustancial (pagar el
impuesto) y deben cumplir las obligaciones formales o accesorias, entre otras: declarar, informar sus
operaciones, conservar información y facturar. los sujetos pasivos cumplen sus obligaciones en
forma personal o por intermedio de sus representantes legales.
Hecho generador: Se trata de la manifestación externa del hecho imponible. Supone que al
realizarse un ingreso se va a producir o se produjo una venta; que al venderse, importarse o
exportarse un bien se va a producir un consumo; que al registrarse un acto notarial se va a dar un
cambio de activos.
La obligación tributaria nace de un hecho económico al que la ley le atribuye una consecuencia.
Este acto es el HECHO GENERADOR definido por el Modelo de Código tributario para América
Latina (Art. 37) en la siguiente forma: “El hecho generador es el presupuesto establecido por la ley
para tipificar el tributo y cuya realización origina el nacimiento de la obligación tributaria”.
Hecho imponible:Es el hecho económico considerado por la ley sustancial como elemento fáctico
de la obligación tributaria. Su verificación imputable a determinado sujeto causa el nacimiento de la
obligación; en otras palabras, el hecho imponible se refiere a la materialización del hecho generador
previsto en las normas.

Causación: Se refiere el momento específico en que surge o se configura la obligación respecto de

cada una de las operaciones materia del impuesto.
Base gravable: Es el valor monetario o unidad de medida del hecho imponible sobre el cual se
aplica la tarifa del impuesto para establecer el valor de la obligación tributaria.
Tarifa: Una vez conocida la base imponible se le aplica la tarifa, la cual se define como “una
magnitud establecida en la Ley, que, aplicada a la base gravable, sirve para determinar la cuantía del
tributo”. La tarifa en sentido estricto comprende los tipos de gravámenes, mediante los cuales se
expresa la cuantificación de la deuda tributaria.
Periodo gravable: El periodo gravable es el lapso temporal en el sujeto pasivo o responsable debe
declarar y pagar el impuesto creado, como puede ser anual en el caso de impuesto a la renta;
bimestral o cuatrimestral en el caso del impuesto a las ventas, etc.
Por ejemplo, el sujeto pasivo del Iva no puede declarar a la Dian el Iva que realice en cada venta,
sino que se acumulan por un periodo de tiempo para luego presentar la declaración por ese periodo
de tiempo acumulado.

7. ¿cuáles son las facultades de fiscalizacion de la dian para asegurar el cumplimiento de las
obligaciones formales tributarias?
ahora bien, con el propósito de asegurar el cumplimiento tanto de las obligaciones formales como de
las sustanciales, la administración tributaria ha sido revestida de amplias facultades de fiscalización
(ver el artículo 684 del et), tales como:
•verificar la exactitud de las declaraciones u otros informes cuando lo considere necesario.
•adelantar las investigaciones que estime convenientes para establecer la ocurrencia de hechos
generadores de obligaciones tributarias no declarados.
•citar o requerir al contribuyente o a terceros para que rindan informes o contesten interrogatorios.
•exigir del contribuyente o de terceros la presentación de documentos que registren sus operaciones
cuando unos u otros estén obligados a llevar libros registrados.
•ordenar la exhibición y examen parcial de los libros, comprobantes y documentos, tanto del
contribuyente como de terceros, legalmente obligados a llevar contabilidad.
•efectuar todas las diligencias necesarias para la correcta y oportuna determinación de los
impuestos, facilitando al contribuyente la aclaración de toda duda u omisión que conduzca a una
correcta determinación.
cabe señalar que, sin perjuicio de las facultades de supervisión de las entidades de vigilancia y
control de los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, para fines fiscales la dian cuenta con
plenas facultades de revisión y verificación de los estados financieros, sus elementos, sus sistemas
de reconocimiento y medición y sus soportes, los cuales han servido como base para la
determinación de los tributos.
así mismo, en desarrollo de las facultades de fiscalización, la dian podrá solicitar la transmisión
electrónica de la contabilidad, de los estados financieros y demás documentos e informes, de
conformidad con las especificaciones técnicas, informáticas y de seguridad de la información que
establezca el director general de la dirección de impuestos y aduanas nacionales.
los datos electrónicos suministrados constituirán prueba en desarrollo de las acciones de
investigación, determinación y discusión en los procesos de investigación y control de las
obligaciones sustanciales y formales.
resumen: la obligacion tributaria nace en el momento en que el estado exige el pago de un
tributo.
el estado colombiano está facultado por la ley para establecer impuestos sobre las utilidades
generadas en la realización de actividades, y el contribuyente está en el deber de aportar según
su capacidad de pago.
en materia tributaria es usual hablar de las obligaciones formales y de las obligaciones
sustanciales que deben cumplir los contribuyentes. las primeras están orientadas a los
procedimientos que deben seguirse para cumplir con las segundas, que se relacionan con el
pago del tributo.
de esta manera, el artículo 1 del estatuto tributario –et– establece que la obligación tributaria
sustancial se origina cuando se cumplen los presupuestos contenidos en la normativa que dan
lugar a la generación del impuesto y del respectivo pago de este.
por lo anterior, una de las características de la obligación tributaria sustancial es que esta nace de
la ley cuando se realiza el hecho generador del impuesto y, por tanto, bajo un marco jurídico el
sujeto activo queda facultado para exigirle al sujeto pasivo el pago de la obligación tributaria.
por su parte, la obligación formal permite verificar el pago de los tributos e identificar a los
contribuyentes que se encuentran obligados a realizar el pago, así como su cuantía. en otras
palabras, es a partir de las obligaciones de tipo formal que se suministran ciertos elementos a la
administración tributaria para que pueda investigar, determinar y recaudar los tributos, y así se
pueda cumplir con las obligaciones sustanciales.

TEMA DE EXPOSICION NUMERO 02: EL RUT

8. ¿qué es el rut?
el rut, administrado por dian, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los
sujetos de obligaciones administradas por la dian, así como aquellos que por disposición legal deban
hacerlo o por decisión de la dian conforme con las normas legales y reglamentarias vigentes.
9. ¿qué es el número de identificación tributaria (nit)?
el nit, es asignado por la dian y permite la individualización inequívoca de los inscritos, para todos los
efectos, en materia tributaria, aduanera y de control cambiario y, en especial, para el cumplimiento
de las obligaciones de la misma naturaleza.
10. cuáles son los beneficios del rut?
el rut permite contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos
obligados a inscribirse, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio
que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, así
como la simplificación de trámites y reducción de costos.
la información registrada en el rut se podrá compartir con otras entidades del estado, previo convenio
con la dian, para efectos de su gestión y control con la consecuente simplificación de trámites.
11. ¿para qué sirve el rut?
contar con el rut le permite:
que terceros con quienes usted sostenga una relación comercial, laboral o económica identifiquen su
actividad económica registrada en el rut.
acreditar e identificar la actividad económica ante terceros con quienes sostenga una relación
comercial, laboral o económica en general.
identificar y reconocer sus obligaciones tributarias aduaneras y cambiarias (tac) frente al estado
colombiano.
realizar los trámites relacionados con el cumplimiento de las obligaciones tac a través de los
servicios en línea y presenciales que le ofrece la dian.
finalmente, define cada una de las responsabilidades de índole tributaria y aduanera a las cuales
está sujeto, permitiéndole a la entidad ejercer un mejor control sobre el cumplimiento de estas y
adicionalmente comunicarse oportunamente sobre el vencimiento de las obligaciones.

12. quiénes están obligados a inscribirse en el rut?

las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la
renta y complementario de ganancias ocasionales, y demás impuestos administrados por la dian.
los patrimonios autónomos, en aquellos casos que por disposiciones especiales deban contar con un
nit individual; tenga en cuenta que: las sociedades fiduciarias que administren patrimonios
autónomos constituidos para desarrollar operaciones de comercio exterior, en desarrollo y
cumplimiento de la regulación aduanera, deberán realizar la inscripción en el rut de dichos
patrimonios autónomos para la obtención del nit, que los identifique de manera individual.
los inversionistas extranjeros obligados a cumplir deberes formales;
las sucursales en el país de personas jurídicas o entidades extranjeras;
las personas naturales que actúan en calidad de representantes legales, mandatarios, delegados,
apoderados y representantes en general que deban suscribir declaraciones, presentar información y
cumplir otros deberes a nombre del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante,
informante o inversionista extranjero, en materia tributaria, aduanera o cambiaria. así mismo, deben
cumplir con esta inscripción los revisores fiscales y contadores, que deban suscribir declaraciones
por disposición legal;
las personas y entidades no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio y las personas
naturales no responsables del impuesto nacional al consumo de restaurantes y bares;
los responsables del impuesto sobre las ventas iva y no responsables del impuesto sobre las ventas
iva;
las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la
expedición de nit cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura, o como
consecuencia del desarrollo de una actividad económica no gravada;
los responsables y no responsables del impuesto nacional al consumo;
los responsables del impuesto nacional a la gasolina y al acpm;
los agentes retenedores;
los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros;
los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros;
los obligados a declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal colombiana en
efectivo;
la dian podrá requerir la inscripción de otros sujetos diferentes de los enunciados en los literales
anteriores, para efectos del control de las obligaciones sustanciales y formales que administra.
los inversionistas no residentes ni domiciliados en colombia titulares de inversiones de capital del
exterior de portafolio, independientemente de la modalidad o vehículo utilizado para efectuar la
inversión;
las personas que decidan acogerse voluntariamente al impuesto unificado simple.
13. ¿qué costo tiene la inscripción en el rut?
la inscripción en el rut no tiene ningún costo, el trámite es completamente gratuito, así como el
formulario requerido para ello.
14. ¿en qué momento debo inscribirme en el rut?
la inscripción en el rut deberá efectuarse en forma previa al inicio de la actividad económica, al
cumplimiento de obligaciones administradas por la dian, y en general, a la realización de operaciones
en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.
las personas naturales que en el correspondiente año gravable adquieran la calidad de declarantes
del impuesto sobre la renta y complementarios, acorde con lo establecido en los artículos 592, 593 y
594-1 del estatuto tributario, tendrán plazo para inscribirse en el rut hasta la fecha de vencimiento
prevista para presentar la respectiva declaración. lo anterior, sin perjuicio de la obligación de
registrarse por una situación diferente.
15. ¿cómo me inscribo en el rut?
dentro de la página de la dian encontrará herramientas como son cartillas (cartilla de inscripción en el
rut para personas naturales y/o personas jurídicas, actualice el rut en línea con y sin firma
electrónica, consultas rut y radica la solicitud de actualización de rut con verificación en línea con y
sin firma electrónica).
el trámite de inscripción, actualización y solicitud de cancelación en el rut se podrá realizar de forma
presencial:
directamente por el interesado o por quien ejerza la representación legal, acreditando la calidad
correspondiente;
a través de apoderado debidamente acreditado, el cual no requiere tener la calidad de abogado.
de forma electrónica a través de la página web de la dian, se podrán formalizar los siguientes
trámites:
inscripción en el rut para las personas naturales no responsables del iva que no realicen actividades
mercantiles, previa verificación de información que realizará el sistema.
actualización del rut para las personas naturales y para las personas jurídicas por sus representantes
legales con firma electrónica, previa verificación de información que realizará el sistema.
la radicación de las solicitudes de actualización del rut sujetas a verificación y la radicación de la
solicitud de cancelación del rut, con firma electrónica, para aquellos inscritos a quienes la dian, le ha
asignado tal mecanismo.
16. ¿qué vigencia tiene la inscripción en el rut?
sin perjuicio de las actualizaciones a que haya lugar, la inscripción en el rut, tendrá vigencia
indefinida y, en consecuencia, no se exigirá su renovación.
17. ¿cuáles son las sanciones relativas al incumplimiento en la obligación de inscribirse en el
rut y obtención del nit?
sanción por no inscribirse en el rut antes del inicio de la actividad, por parte de quien esté
obligado a hacerlo: se impondrá la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por
el término de 1 mes, por cada mes o fracción de mes de retraso en la inscripción, o una multa
equivalente a 1 uvt por cada día de retraso en la inscripción, para quienes no tengan
establecimiento, sede, local, negocio u oficina.
sanción por no exhibir en lugar visible al público la certificación de la inscripción en el rut,
por parte del no responsable del iva: se impondrá la clausura del establecimiento, sede, local,
negocio u oficina, por el término de 3 días.
sanción por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la
actualización, por parte de las personas o entidades inscritas en el rut: se impondrá una multa
equivalente a 1 uvt por cada día de retraso en la actualización de la información. cuando la
desactualización del rut se refiera a la dirección o a la actividad económica del obligado, la sanción
será de 1 uvt por cada día de retraso en la actualización de la información.
se impondrá una multa equivalente a 100 uvt, por informar datos falsos, incompletos o equivocados,
por parte del inscrito o del obligado a inscribirse en el rut.

TEMA DE EXPOSICION NUMERO 03: INFORMACION EXOGENA

18. ¿qué es la información exógena?
la información exógena corresponde a la integralidad de datos que deben presentar las personas
naturales y jurídicas ante la dian, con respecto a sus transacciones y operaciones que involucren
terceros.
la información exógena es un conjunto de datos sobre las operaciones realizadas con clientes o
usuarios (denominados terceros), que las personas naturales y jurídicas deberán presentar ante la
dian de manera mensual o anual. esta información debe ser presentada en formato xml por lo que es
conocida como presentación de medios magnéticos. es indispensable que la elaboración de la
información exógena se realice correcta y minuciosamente ya que es de vital importancia para que
las autoridades tributarias puedan ejercer el control adecuado, evitando cuantiosas sanciones.
19. ¿a quién le corresponde presentar información exógena?
en días pasados, la dirección de impuestos y aduanas nacionales -dian expidió la resolución no. 098
de 2020 “por la cual se establece el grupo de obligados a suministrar información tributaria a la
unidad administrativa especial dirección de impuestos y aduanas nacionales - dian, por el año
gravable 2021, se señala el contenido, características técnicas para la presentación y se fijan los
plazos para la entrega”.
así, dentro de los sujetos obligados a presentar información exógena por el año gravable 2021,
encontramos:
 las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica
para el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos, con organismos internacionales.
 las entidades vigiladas por la superintendencia financiera de colombia, las cooperativas de
ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares
del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados que
realicen actividades financieras.
 las bolsas de valores y los comisionistas de bolsa.
 las personas naturales y sus asimiladas que durante el año gravable 2020 o en el año
gravable 2021, hayan obtenido ingresos brutos superiores a quinientos millones de pesos
($500.000.000); y la suma de los ingresos brutos obtenidos por rentas capital y/o rentas no
laborales durante el año gravable 2021 superen los cien millones de pesos ($100.000.000).
 las personas jurídicas y sus asimiladas y demás entidades públicas y privadas que en el año
gravable 2020 o en el año gravable 2021 hayan obtenido ingresos brutos superiores a cien
millones de pesos ($100.000.000).
así mismo, las personas naturales y sus asimiladas, las personas jurídicas y sus asimiladas y demás
entidades públicas y privadas, deberán suministrar los apellidos y nombres o razón social,
identificación y dirección de cada una de las personas o entidades que les hubieren practicado
retención en la fuente en el año gravable, con indicación del concepto, valor acumulado del pago o
abono en cuenta, de las transacciones sobre las cuales le practicaron la retención, y el valor de la
retención que le practicaron, según el concepto que corresponda.
adicionalmente, las personas naturales y sus asimiladas, las personas jurídicas y sus asimiladas y,
demás entidades públicas y privadas, deberán suministrar apellidos y nombres o razón social,
identificación y país de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades, nacionales o
extranjeras, de quienes se devengaron ingresos, indicando el valor total de los ingresos devengados
y el valor de las devoluciones, rebajas y descuentos.
20. ¿cuándo debo presentar la información exógena?
ante los recientes cambios del calendario, es necesario que te mantengas actualizado. las fechas
para presentar los medios magnéticos se encuentran distribuidas según el último dígito del rut del
responsable, y se dividen en dos grandes grupos, personas naturales y jurídicas por un lado, y
grandes contribuyentes por el otro.
para conocer la fecha exacta en la que debes presentar la información exógena, te invitamos a que
consultes aquí la resolución 00027 del 25 de marzo de 2020,
21. ¿cómo debo presentar la información exógena?
la información exógena debe ser cargada al sistema muisca de la dian en un archivo de excel de
formato *.xml, lo que también es conocido como medios magnéticos.
los archivos xml
actualmente la información exógena debe ser entregada en archivos xml o formato xml, un lenguaje
informático que se basa en texto plano, es decir, que es información conformada solo por caracteres
y que no cuenta con un formato especial que requiera ser interpretado para leerse. aunque en
algunos casos pueden ser procesados, estos datos son vírgenes porque no contienen información
complementaria como por ejemplo formas o tamaños.
por lo cual, los datos originales deben ser “traducidos” para que puedan ser leídos y procesados por
múltiples sistemas informáticos, procedimiento que se puede lograr a través de programas
informáticos que utilizan etiquetas estandarizadas para clasificar la información y convertirla en
22. ¿cuales son las sanciones en caso de no presentar los medios magnéticos o la
información exógena?
según el artículo 289 de la ley de reforma tributaria 1819 de 2016 que modificó artículo 651 del et, la
sanción vigente para las personas o entidades que incumplan con la norma de presentar los medios
magnéticos o la información exógena, que lo hagan fuera de los plazos o que suministren
información inconsistente, es una multa que no supera las 15 000 unidades de valor tributario, que
actualmente está en $35.607 cada uno, fijando la cifra de acuerdo con las siguientes pautas:
se suma el 5 % del valor del total respecto a la información exigida que no se suministró.
se suma el 4 % del valor del total respecto a la información que se suministró con errores.
se suma el 3 % del valor total respecto a la información que se suministró luego de que se venciera
el plazo.archivos xml.
tema numero 4: obligación formal de declarar

23. ¿cuáles son las declaraciones tributarias que los contribuyentes deben de declarar?
1. declaración anual del impuesto sobre la renta y complementarios, cuando de conformidad con las
normas vigentes, están obligados a declarar.
2. declaración bimestral del impuesto sobre las ventas, para los responsables de este impuesto que
pertenezca al régimen común.
3. declaración mensual de retenciones en la fuente, para los agentes retenedores del impuesto sobre
la renta y complementarios, de ventas y de timbre nacional.
la administración haciendo uso de las amplias facultades de fiscalización que le otorga el artículo 684
del e.t., puede proferir emplazamiento para declarar, al contribuyente que incumpla con la obligación
de presentar una declaración tributaria estando obligado a ello. (art. 715 del e.t.).
24. ¿cuales son los limites para estar obligado a declarar renta en el año 2021?
todas las personas naturales que cumplan con las siguientes condiciones deben declarar el impuesto
sobre la renta 2021:
 que el patrimonio bruto al término del año gravable 2020 sea igual o superior a $160.232.000
 que los ingresos totales del respectivo ejercicio gravable sean iguales o superiores a
$49.850.000
 que los consumos mediante tarjeta de crédito sean iguales o superiores a $49.850.000
 que el valor total de las compras y consumos sean igual o superior a $49.850.000
  que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras
sean igual o superior a $49.850.000
la declaración de renta es un resumen de la vida financiera de una persona, ya sea natural o jurídica,
en el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año anterior. en esta
declaración se deben relacionar el valor de los bienes y las deudas del declarante, los ingresos que
se obtuvieron (salarios, intereses, herencias), así como también algunos gastos e ingresos que se
encuentran exentos o excluidos que son permitidos por ley.
25. ¿que es la declaracion bimestral del impuesto a las ventas?
todo responsable del régimen común debe presentar la declaración de iva según el periodo que le
corresponda.
el artículo 600 del estatuto tributario contempla dos periodos de iva; uno bimestral y otro
cuatrimestral:
bimestral: contribuyentes con ingresos en el año anterior iguales o superiores a 92.000 uvt
($3.275.844.000 para 2020) y contribuyentes que produzcan y comercialicen bienes exentos (artículo
477 et) y quienes comercialicen o presten servicios exentos con derecho a devolución (artículo 481
del et)
cuatrimestral: contribuyentes con ingresos en el año anterior menores a 92.000 uvt ($3.275.844.000
para 2020).
no se debe presentar la declaración de iva cuando en el periodo respectivo no se hayan efectuado
operaciones gravadas ni que den lugar a impuestos descontables, o ajustes a los impuestos
descontables como devoluciones, es decir que no se debe presentar una declaración en ceros
debido a la ausencia de operaciones generadores de iva o de descuentos.
26. ¿quiénes deben presentar la declaración de retención en la fuente?
toda persona o empresa que tenga la calidad de agente de retención en la fuente debe presentar la
respectiva declaración en la cual se deben relacionar todas las retenciones en la fuente que se
hayan practicado a título de impuesto a la renta e impuesto a las ventas.
toda empresa o persona jurídica es agente de retención y por consiguiente siempre debe presentar
la declaración de retención mensualmente.
respecto a las personas naturales, solo aquellas que tienen la calidad de agentes de retención están
obligadas a presentar dicha declaración.
para saber cuáles son las personas naturales que son agentes de retención, consulte el siguiente
documento.
TEMA NUMERO 05: OBLIGACION FORMAL DE FACTURAR

27. ¿quiénes deben de expedir factura?

desde el punto de vista comercial, toda persona que ejerza de forma profesional el comercio debe
expedir factura, y tributariamente la obligación de facturar o expedir factura está expresamente
señalada en el artículo 615 del estatuto tributario:
«obligación de expedir factura. para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la
calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o
enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento
equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen,
independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos
administrados por la dirección general de impuestos nacionales.
para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por
ésta.
parágrafo. la boleta de ingreso a las salas de exhibición cinematográfica constituye el documento
equivalente a la factura.
parágrafo 2o. quienes tengan la calidad de agentes de retención del impuesto sobre las ventas,
deberán expedir un certificado bimestral que cumpla los requisitos de que trata el artículo 381 del
estatuto tributario. a solicitud del beneficiario del pago, el agente de retención expedirá un certificado
por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado
bimestral.
en los demás aspectos se aplicarán las previsiones de los parágrafos 1o. y 2o. del artículo 381 del
estatuto tributario.
por regla general toda persona o empresa que venda bienes o preste servicios debe expedir factura,
a excepción de las personas y empresas que por expresa disposición legal no están obligados a
expedir factura.
es importante precisar que todo responsable del impuesto a las ventas (antiguo régimen común),
está obligado a expedir factura, sea persona natural o persona jurídica.
como la regla general es que todos deben expedir factura, es más sencillo determinar quiénes no
están obligados a facturar, así que consulte el siguiente artículo.
28. ¿que es la facturacion electronica?
la factura electrónica es un tipo de comprobante de pago que cuenta con las mismas características
y efectos legales de una factura impresa pero que se recibe en formato electrónico. es decir, es un
documento virtual en el que se reflejan las transacciones de ventas de bienes y/o servicios a una
persona o razón social y que es operado a través de sistemas computacionales y/o soluciones
informáticas. de esta manera el proceso es mucho más sencillo, rápido y eficiente.
la emisión de factura electrónica en colombia es una obligación por parte de los grandes
contribuyentes debido a su gran flujo de facturas, con el fin de facilitar la declaración y pago de
impuestos como el iva, que están reflejados directamente en la factura física y que ahora podrán ser
registradas a través del sistema de factura electrónica.
la facturación electrónica se ha convertido en una operación fundamental para el desarrollo
tecnológico de las operaciones comerciales en colombia, mejorando las condiciones de
productividad, competitividad, manejo y ahorro en los procesos administrativos y de logística y la
eficiencia en las declaraciones de impuestos.
cabe destacar que la factura electrónica es diferente a la factura digital. la electrónica se caracteriza
por tener ciertos elementos como firma electrónica, el cufe y formato xml, que garantizan los tres
principios de este documento, a saber, la autenticidad, la integridad y la disponibilidad. mientras que
la factura digital es solo una representación gráfica que por lo general está en un documento en pdf.
29. ¿que beneficios brinda la factura electrónica?
 automatiza y minimiza procesos manuales
 devoluciones y declaraciones automáticas
 reduce costos frente al papel
 optimiza la búsqueda de documentos
 fomenta la desmaterialización de documentos de negocio
 potencializa el factoring electrónico
 mejora la relación con clientes y proveedores
 es muy segura, difícilmente falsificable
 facilita el intercambio de documentos

30. ¿quienes están obligados facturar de forma electrónica?
según la resolución 000042 del 05 de mayo del 2020 las personas que estan obligadas a facturar de
forma electrónica son las siguientes:
 los responsables del impuesto sobre las ventas - iva.
 los responsables del impuesto nacional al consumo.
 todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones
liberales, enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera.
 los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores
finales.
 los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas - iva.
 los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación.
 las entidades del estado del orden nacional, territorial y las entidades prestadoras de servicios
públicos.
 instituciones educativas.
 personas jurídicas que desarrollen actividades de seguros y títulos de capitalización.
 personas naturales que desarrollan la función notarial.
 personas naturales cuyos ingresos brutos en el año anterior o en el año en curso sean iguales
o superiores a (3.500 u.t.) e inferiores a (12.000 u.t.)

31. ¿cuáles son las caracterisitcas de la factura electronica?

la emisión de la factura electrónica es un mecanismo que ya ha sido aplicado en otros países. en

colombia tiene las siguientes particularidades:
 utiliza el formato electrónico de generación xml estándar establecido por la dian.
 lleva la numeración consecutiva autorizada por la dian.
 cumple los requisitos del 617 et y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso.
 incluye la forma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio
de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la dian.
 incluye el código único de factura electrónica cufe.
el objetivo principal de la aplicación de la factura electrónica en colombia no es el control fiscal o la
evasión de impuestos, sino la evaluación del comportamiento adquisitivo y de consumo de los
colombianos en tiempo real.
TEMA NUMERO 06: OBLIGACION FORMAL DE CERTIFICAR
32. ¿Cuáles son los certificados que debe de expedir un agente de retención?
los certificados de retenciones son documentos que permiten soportar todas aquellas retenciones
practicadas en un determinado periodo de tiempo.
los certificados que debe expedir un agente de retención son cuatro 4:
•certificado del impuesto sobre la renta y complementario
•certificado del gravamen a los movimientos financieros
•certificado del impuesto sobre las ventas
•certificado del impuesto de timbre
33. ¿Cuáles son los plazos para expedir los certificados?
"artículos 1.6.1.13.2.40. obligación de expedir certificados por parte del agente retenedor del
impuesto sobre la renta y complementarios y del gravamen a los movimientos financieros -GMF. los
agentes retenedores del impuesto sobre la renta y complementarios y los del gravamen a los
movimientos financieros -GMF, deberán expedir a más tardar el treinta y uno (31) de marzo de 2021,
los siguientes certificados por el año gravable 2020:
•los certificados de ingresos y retenciones por concepto de pagos originados en la relación laboral o
legal y reglamentaria a que se refiere el artículo 378 del estatuto tributario.
•los certificados de retenciones en la fuente por conceptos distintos a pagos originados en la relación
laboral o legal y reglamentaria, a que se refiere el artículo 381 del estatuto tributario y del gravamen
a los movimientos financieros -GMF.
34. ¿Qué es el certificado de ingresos y retenciones?
art. 378. por concepto de salarios.
los agentes de retención en la fuente deberán expedir anualmente a los asalariados, un certificado
de ingresos y retenciones correspondiente al año gravable inmediatamente anterior, según el
formato que prescriba la dirección general de impuestos nacionales. (hoy UAE dirección de
impuestos y aduanas nacionales.)
certificado de ingreso y retenciones
el formulario 220 también llamado certificado de ingresos y retenciones por rentas de trabajo y de
pensiones es el documento en el cual el empleador, contratante o agente retenedor debe reportar los
pagos que realizo y las retenciones en la fuente que le practico al sujeto pasivo.
el certificado de ingresos y retenciones es generado exclusivamente para certificar los ingresos y las
retenciones que han sido efectuadas por concepto de retenciones de rentas de trabajo o ingresos,
que, en la mayoría de los casos, se podrá relacionar directamente con personas que se encuentren
con alguna vinculación laboral.
35. ¿que debe de contener el certificado de ingresos y retenciones?
el certificado de ingresos y retenciones debe contener los siguientes datos:
a. el formulario debidamente diligenciado.
b. año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
c. apellidos y nombres del asalariado.
d. cédula o nit del asalariado.
e. apellidos y nombre o razón social del agente retenedor.
f. cédula o nit del agente retenedor.
g. dirección del agente retenedor.
h. valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de los
mismos y monto de las retenciones practicadas.
i. firma del pagador o agente retenedor, quien certificará que los datos consignados son verdaderos,
que no existe ningún otro pago o compensación a favor del trabajador por el período a que se refiere
el certificado y que los pagos y retenciones enunciados se han realizado de conformidad con las
normas pertinentes”.
36. ¿Qué es el certificado por otros conceptos?
cuando se trate de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, o legal
y reglamentaria, los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones
que contendrá:
a. año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
b. apellidos y nombre o razón social y nit del retenedor.
c.dirección del agente retenedor.
d. apellidos y nombre o razón social y nit de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.
e. monto total y concepto del pago sujeto a retención.
f. concepto y cuantía de la retención efectuada.
g. la firma del pagador o agente retenedor.
a solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor expedirá un certificado por
cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado anual.
para el caso de los asalariados no declarantes, se debe adicionar la siguiente información:
a. “monto de otros ingresos recibidos durante el respectivo año gravable, que provengan de fuentes
diferentes a la relación laboral, o legal y reglamentaria, y cuantía de la retención en la fuente
practicada por tales conceptos.
b. relación del patrimonio bruto poseído en el último día del año o período gravable, con indicación
de su valor, así como el monto de las deudas vigentes a tal fecha.
c. manifestación del asalariado en la cual conste que por el año gravable de que trata el certificado,
cumple con los requisitos establecidos por las normas pertinentes para ser un asalariado no
declarante. dicha manifestación se entenderá realizada con la firma del asalariado”.
37. ¿ que es el certificado de retención a titulo de renta?
según el artículo 1.6.1.13.2.42 del decreto 1625 de 2016, aquellos sujetos que practicaron
retenciones de iva, deberán emitir los certificados de retenciones practicadas teniendo en cuenta la
periodicidad de presentación y pago del iva.
es decir, si el pago de la retención practicada se efectúa de manera bimestral, una vez presentada la
declaración y efectuado el pago, tendrá un plazo de 15 días calendario para presentar la obligación.
es importante tener en cuenta que en los casos en los que sean autorretendores, las retenciones
asumidas en los certificados deben tener la fecha de la declaración y pago de las retenciones
practicadas.
de igual manera se hace indispensable recalcar la obligatoriedad de emitir de estos certificados
antes del 31 de marzo de 2021, ya que, al no hacerse en los periodos establecidos, se podrán
generar sanciones.
el artículo 667 del estatuto tributario establece que la sanción aplica al 5% del valor de los pagos de
las retenciones que se dejaron de certificar.

38. ¿Qué debe de contener el certificado de retención a titulo de renta?

el artículo 7 del decreto 380 de 1996, hace una enunciación de la información a incluir en el
certificado a expedir por el agente retenedor de iva, tal como se indica a continuación:
“el certificado de retención por el impuesto sobre las ventas deber contener:
a. fecha de expedición del certificado;
b. periodo bimestral y ciudad donde se practicó la retención;
c. apellidos y nombre o razón social y nit del retenedor;
d. dirección del agente retenedor;
e. apellidos y nombre o razón social y nit de la persona o entidad a quien se le practicó la retención;
f. monto total y concepto de la operación (venta de bienes gravados o prestación de servicios), sin
incluir iva;
g. monto del iva generado en la operación;
h. porcentaje aplicado y cuantía de la retención efectuada;
i. firma del agente retenedor y su identificación”
para el caso de los autorretenedores, y en situaciones de retenciones asumidas en los certificados,
debe constar de manera expresa la fecha de la declaración y el pago de las retenciones efectuadas
(ver el artículo 23 del decreto 522 del 2003). por otra parte, aunque el artículo 7 del decreto 380 de
1996, establece que el certificado debe indicar el periodo bimestral en el que se practicó la retención,
el artículo 45 del decreto 2243 del 2015 señala lo siguiente:
“los agentes de retención del impuesto sobre las ventas deberán expedir por las retenciones
practicadas, un certificado dentro de los quince (15) días calendario siguientes al bimestre,
cuatrimestre o año en que se practicó la retención”.
39. ¿que son los certificados por parte del agente retenedor del impuesto de timbre?
de acuerdo con el artículo 539-2 del et, el certificado de retención debe contener la siguiente
información:
“la descripción del documento o acto sometido al impuesto, con indicación de su fecha y cuantía.
los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria de las personas o
entidades que intervienen en el documento o acto.
el valor pagado, incluido el impuesto y las sanciones e intereses, cuando fuere el caso.”
así, el artículo 44 del decreto 2243 del 2015, establece que “deberá expedirse a más tardar el último
día del mes siguiente a aquel en el cual se causó el impuesto de timbre nacional y debió efectuarse
la retención”.
40. en caso de expedir otros certificados ¿Cuáles son y que debe de contener?
la normatividad estableció que los certificados de retenciones practicadas por conceptos adicionales
al de rentas de trabajo según el artículo 381 del estatuto tributario, deberá contener la siguiente
información:
 año y ciudad donde se practicó la retención
 apellidos, nombres o razón social y nit de quien efectúa la retención
 dirección de quien practica la retención
 apellidos, nombres o razón social y nit a quien le practican la retención
 valor total de la retención y concepto del pago sujeto a la retención
 concepto y valor total de la retención efectuada
 firma de quien practicó la retención
es importante el cumplimiento de estos requisitos ya que determinará la validez del documento.
teniendo en cuenta lo anterior, dentro de los certificados de retención más comunes encontramos
40. ¿Cuál es la sanción por no expedir certificados?
art. 667. sanción por no expedir certificados.
* -modificado- los agentes retenedores que, dentro del plazo establecido por el gobierno nacional, no
cumplan con la obligación de expedir los certificados de retención en la fuente, incluido el certificado
de ingresos y retenciones, incurrirán en una multa equivalente al cinco por ciento (5%) del valor de
los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos. la misma sanción será
aplicable a las entidades que no expidan el certificado de la parte no gravable de los rendimientos
financieros pagados a los ahorradores.
cuando la sanción a que se refiere el presente artículo se imponga mediante resolución
independiente, previamente, se dará traslado de cargos a la persona o entidad sancionada, quien
tendrá un término de un (1) mes para responder.
la sanción a que se refiere este artículo se reducirá al treinta por ciento (30%) de la suma
inicialmente propuesta, si la omisión es subsanada antes de que se notifique la resolución sanción; o
al setenta por ciento (70%) de tal suma, si la omisión es subsanada dentro de los dos meses
siguientes a la fecha en que se notifique la sanción. para tal efecto, en uno y otro caso, se deberá
presentar, ante la oficina que está conociendo de la investigación, un memorial de aceptación de la
sanción reducida, en el cual se acredite que la omisión fue subsanada, así como el pago o acuerdo
de pago de la misma
RESUMEN DE LA EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS
los certificados que se deben expedir son 4:
1) y 2) el certificado de impuesto sobre la renta y complementario y el certificado al gravamen de
los movimientos financieros a su vez se subdividen en dos certificados que pueden expedir
•el certificado de ingreso y retenciones por pagos laborales
•los certificados de retención por pagos diferentes a los laborales
fecha de expedición: deben expedirse a mas tardar el 31 de marzo
3)certificado sobre el impuesto a las ventas
este debe expedir el certificado dentro de los 15 días calendarios siguientes al bimestre en que se
practicó la retención según el art 615
4)certificado del impuesto de timbre
debe expedirse por cada causación y pago del gravamen, a mas tardar el ultimo día del mes
siguiente a aquel en que se causo y efectuó la retención.
TEMA DE EXPOSICION NUMERO 07: LIBROS DE CONTABILIDAD
cuáles libros de contabilidad existen.
la ley dispone que todo comerciante debe llevar unos libros donde debe registrar los hechos
económicos según las normas y principios que gobiernan la contabilidad.
pero en colombia no existe una ley que de forma expresa señale cuáles son los libros de contabilidad
que un comerciante o empresa debe llevar.
el código de comercio a partir del artículo 48 trata sobre los libros de contabilidad señala algunos
aspectos sobre los libros, pero sin especificarlos ni definirlos, por lo que ha sido la doctrina la que se
ha encargado de definir qué libros de contabilidad se deben llevar, separando entre libros principales
y libros auxiliares.
libros de contabilidad principales.
los siguientes son clasificados como libros de contabilidad principales.
 libro mayor y balance
 libros de inventarios y balances
 libro diario
 libro de accionistas
 libro de actas
 libros de contabilidad auxiliares.
los libros de contabilidad auxiliares más utilizados son los siguientes:
 libro de bancos
 libro de clientes o cartera
 libro de caja
pero se insiste en que la norma no los específica claramente cuáles son obligatorios y cuáles no, y
sobre ello resulta pertinente transcribir los apartes de la sentencia 13597 del 3 de diciembre de 2003
de la sección cuarta del consejo de estado con ponencia del magistrado juan ángel palacio:
«pero tal como lo ha sostenido la sala en repetidas ocasiones, ni la ley comercial ni la tributaria han
determinado cuáles son los libros obligatorios de contabilidad que debe llevar los comerciantes,
entendiendo por tales “las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades
que la ley considera mercantiles” (código de comercio artículo 10). »
libros de contabilidad: las personas obligadas a llevar contabilidad, deben registrar en la cámara
de comercio los libros de contabilidad que por ley son obligatorios, y aquellos que considere
necesarios:
libro mayor y balances: es el resumen del movimiento mensual de las cuentas, sirve para extraer
de allí los balances generales y de prueba u los estados de resultados.
libro de inventarios y balances: corresponde al libro que de acuerdo al artículo 52 del código de
comercio, todo comerciante al iniciar el negocio y por lo menos una vez al año debe elaborar un
inventario y un balance que le permitan conocer la situación del negocio, del cumplimiento de esta
obligación deberá dejar constancia en este libro.
libro diario: este libro permite detallar los comprobantes diarios en forma cronológica con el fin de
obtener los datos resumidos para registrar el libro mayor y balances.
libros auxiliares: no requieren registro y se llevan en forma permanente y detallada por cada cuenta
contable, son ejemplo de ellos el libro de caja, el libro de bancos, el libro de cuentas por cobrar entre
otros.
otros libros de contabilidad: libros de actas de asamblea general de socios y libro de registro de
socios o accionistas.
quiénes más están obligados a llevar contabilidad?
 adicionalmente, están obligados a llevar contabilidad:
 decreto 2500 de 1986 y artículo 364 del e.t.: todas las entidades sin ánimo de lucro –esal–,
con excepción de las entidades de derecho público y las juntas de defensa civil.
 decreto 4400 de 2004: todos los contribuyentes del régimen tributario especial.
 ley 190 de 1995 – artículo 45: todos los servidores públicos sean personas jurídicas o
personas naturales que cumplan los requisitos señalados en esta ley.
 ley 743 de 2002 – artículo 72, literal g y decreto 2350 de 2003 – artículo 27: las
organizaciones de acción comunal
 decreto 1878 de 2008: las empresas comerciales que se encuentren en las condiciones
previstas en el numeral 3 del artículo 2° de la ley 590 de 2000 (micro, pequeñas y medianas
empresas)