Project Management Office

(PMO)

Caso Práctico Clase 4: Enunciado

ALUMNO: FRANCISCO SEBASTIÁN CARBALLEIRA

SEBASTIAN Firmado
digitalmente
CARBALLEI por SEBASTIAN
RA CARBALLEIRA
FRANCISCO -
FRANCISC 32707366D
O- Fecha:
2021.11.10
32707366D 00:22:27 +01'00'

© Instituto Europeo de Posgrado

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 Caso Práctico Clase 4: Enunciado
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Enunciado

Trabajas en el Departamento de Organización de la empresa Servicios SV S.L. En los

últimos años, debido a la crisis económica esta empresa decidió orientar su negocio
principal hacia el desarrollo de proyectos informáticos que actualmente supone el 70%
de su actividad proporcionando unos beneficios económicos de casi un millón de euros.

Este cambio ha provocado que la Alta Dirección se plantee un cambio estructural en el

cual se incluiría una nueva unidad organizativa, una Oficina de Gestión de Proyectos.
Has sido seleccionado como Jefe de Proyecto de su implantación.

ACTIVIDAD EMPRESARIAL

La empresa proporciona servicios de consultoría integral e implantaciones de

soluciones tecnológicas desarrolladas por la propia empresa. Esto significa que ejecuta
proyectos cuyo alcance es el rediseño de procesos hasta la implantación de aplicaciones
informáticas hechas por el equipo de desarrollo. Los principales clientes que tiene son
entidades bancarias y empresas del sector industrial.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Los empleados están organizados en Departamentos Funcionales. Existe un departamento

de RRHH y Administración, y tres áreas técnicas: Programación, Organización y Procesos.

MADUREZ ORGANIZATIVA

La empresa actualmente tiene definido un proceso de Gestión de Proyectos que no

sigue ninguna norma internacional. Esta metodología propia tiene 3 entr egables:
cronograma del proyecto, informe de seguimiento e informe final.

Cuestiones

1 ¿Qué fases y actividades compondrían el plan de Implantación de la Oficina de

Gestión de Proyectos?
 Fase 1. Estrategia. Se define el dominio de la PMO mediante las siguientes
tareas:
o Definir la misión (razón de ser/motivo de la PMO) y visión (imagen
futura que se pretende conseguir de la empresa).
o Definir los objetivos principales que se quieren obtener con su
implementación. Se debe seguir para ello la metodología SMART
(específicos, medibles, realizables, realistas y definidos en el
tiempo).
 Fase 2. Análisis. Definir la situación actual de la organización mediante una
evaluación de madurez según la metodología OPM3.
 Fase 3. Desarrollo. Se define y configura la PMO que se implantará. Las
tareas a ejecutar son:
o Definir la estructura de la PMO (tipología, organigrama jerárquico,
organización - modelo de gobierno, personal técnico de la
OPM….etc).
o Definir metodología, estándares y norma (modelo PMI).
o Definir la infraestructura (localización y medios materiales de la
PMO) y herramientas tecnológicas.
o Plan para la gestión del cambio.
o Plan para la capacitación de los miembros de la PMO y directores de
proyecto.
 Fase 4. Implantación. Implantar las ideas definidas en la fase de desarrollo.
Las tareas a ejecutar son:
o Proyecto piloto. Prueba piloto del funcionamiento de la PMO, su
integración e iteración con proyectos “ficticios” con distintos
alcances. Identificar incidencias y ejecutar modificaciones.
o Despliegue general. Implantación definitiva de la PMO dentro de la
organización, habilitada para ejecutar sus funciones dentro de los
proyectos existentes.
 o Aseguramiento de la calidad. Asegurar el cumplimiento de la
metodología, normas y estándares en la operativa de dirección de
proyectos, así como monitorizar el propio rendimiento de la PMO.
2 Una de las primeras tareas a ejecutar es definir el concepto de “proyecto” dentro
de la organización, ¿qué definición establecerías? ¿Qué clasificación de
proyectos desarrollarías?
Definiría como proyecto a un esfuerzo con una temporalidad determinada, principio y
fin, unos objetivos determinados (entregables) y con unos recursos materiales y
humanos asignados. Además para considerar que un trabajo sea considerado como
proyecto, éste debe tener asignado al menos un director de proyecto y un acta de
inicio donde se defina un alcance mínimo y su aceptación por parte del cliente (todo
trabajo tratado como proyecto de la organización deben seguir una metodología,
normas y estándares y se debe facturar por ello).
Debido al tipo de proyectos con los que trabajo la organización clasificar los proyectos
según tipología (agile management o waterfull) y según su tamaño (nº de recursos
humanos y materiales asignados). Según su clasificación cada proyecto deberá seguir
una metodología de ejecución determinada por la PMO.
3 ¿Qué actividades planificarías para intentar lograr el éxito del proyecto?
Cada fase de las descritas en la pregunta numero 1 lleva consigo una serie de actividades para
poder realizar la implantación del modelo de PMO deseado.
Sin embargo debido al contexto de la organización; una empresa que dedicada el 70% de su
actividad al desarrollo de proyectos informáticos con un modelo organizacional funcional en
departamentos debemos prestar especial atención en los conflictos que ello puede provocar:
- Departamentos apoderados que manejan sus propios recursos e imponen sus
metodologías de trabajo. Pueden ver a la PMO como una amenaza a su operativa.
- Personal con años de experiencia en el desarrollo de proyectos pero sin
conocimientos en la dirección de proyectos y los estándares internacionales. Pueden
ver a la PMO como una amenaza que ponga en peligro su propio puesto de trabajo.

Por ello es importante realizar actividades de sensibilización hacia el personal de la empresa,

respaldadas por la alta dirección y los directores de los distintos departamentos funcionales.
Estas actividades de sensibilización se realizarán de forma gradual pre y post implementación
de la PMO. Además se deberá aportar al trabajador formación en función de sus
responsabilidades y funciones de lo que es una PMO y su importancia en la dirección y
desarrollo de proyectos por parte de la empresa.

Por ultimo incidir en desconocimiento de la organización de los estándares del PMI de

dirección de proyectos, por ellos será necesario ejecutar extensos planes de capacitación
tanto para los miembros de la PMO como directores de proyectos y miembros de su equipo de
trabajo.

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