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UNIDAD V

ESTRUCTURA Y DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

5.1 Definiciones:
PROCESO DE ESTRUCTURA DISEÑO
ORGANIZACIÓN ORGANIZACIONAL ORGANIZACIONAL

Procedimiento por el Marco formal de la Desarrollo

cual se crea la organización de modificación de la
estructura de una acuerdo con el cual las estructura de una
organización tareas se dividen, organización
agrupan y coordinan.

Un proceso que
implica tomar
decisiones acerca
de seis
elementos
claves.
Especialización del trabajo.
Departamentalización.
Cadena de mando.
Amplitud del control.
Centralización y
descentralización.
Formalización
5.1.1 Especialización del trabajo: Grado en el cual las tareas de una organización
están divididas en trabajos separados, es decir, la división del trabajo. Logrando
el aprovechamiento en la forma mas eficiente las habilidades de los empleados,
5.1.2 Departamentalización: Base sobre la cual los empleados se agrupan para el
logro de metas organizacionales.
5.1.2.1 Departamentalización funcional: Agrupamiento de trabajos de acuerdo con las
funciones por realizar.

GERENTE

Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de

Ingenieria Contabilidad Manufactura Recursos Humanos Compras

5.1.2.2 Departamentalización por productos: Operación que consiste en agrupar las

actividades de acuerdo con las líneas de productos.

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NIKE

Sector de Sector de Sector de

calzados deportivos Ropa deportiva accesorios deportivos

5.1.2.3 Departamentalización geográfica: procedimiento de agrupar las actividades

tomando como base el territorio o la geografía.

Vicepresidente
de ventas

Director de ventas Director de ventas Director de ventas Director de ventas

región oeste región sur región norte región este

5.1.2.4 Departamentalización por procesos: Forma de agrupar las actividades tomando

como base el flujo de los productos o de los clientes.

Superitendente
de planta

Gerente del Gerente del Gerente del Gerente del Gerente del Gerente del
Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento
de corte planificación ensamblado barnizado de acabado inspección
y corte y lijado y embarque

5.1.2.5 Departamentalización por clientes. Forma de agrupar las actividades tomando

como base a los clientes que los empleados atienden en común.

Director de
Ventas

Gerente de Gerente de Gerente de

Cuentas minoristas Cuentas mayoristas Cuentas del gobierno

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5.1.3 Cadena de mando: Línea ininterrumpida de autoridad que se extiende desde los
niveles más altos de la organización hasta los niveles más bajos y aclara quien
debe rendir cuentas a quien.
5.1.3.1 Autoridad: Derechos inherentes a una posición administrativa por los cuales la
persona puede dar ordenes y esperar que estas sean obedecidas.
5.1.3.2 Responsabilidad: Obligación o expectativa de lograr un rendimiento
determinado
5.1.3.3 Unidad de mando: Principio de administración según el cual un subordinado
debe tener un superior y solo uno, ante quien será directamente responsable.

5.1.4 Amplitud de control: Número de subordinados que un gerente puede

supervisar con eficacia y eficiencia.

5.1.5 Centralización y descentralización:

5.1.5.1 Centralización: Grado en el cual la toma de decisiones está concentrada en los
altos niveles de la organización
5.1.5.2 Descentralización: Transferencia de la autoridad de toma de decisiones a
niveles más bajos dentro de una organización.
º
5.1.6 Formalización Grado en que las actividades de una organización están
estandarizadas y medida en la cual el comportamiento de los empleados se guía
con una serie de reglas y procedimientos.

5.2. Enfoque de Contingencias para el Diseño Organizacional.

5.2.1 Organización mecanicista: Estructura organizacional que se caracteriza por alta

especialización, Departamentalización extensiva, escasa amplitud de control, alta
formalización una red de información limitada y poca participación de los
empleados de nivel bajo en la toma de decisiones.
5.2.2 Organización orgánica: Estructura organizacional altamente adaptativa y
flexible, con poca especialización del trabajo, formalización mínima y poca
supervisión directa de los empleados.

5.2.1 Organización Mecanicista 5.2.2. Organización Orgánica

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• Alta especialización • Equipos multidisciplinarios

• Departamentalización rígida • Equipos multijerárquicos
• Claridad en la cadena de • Libre flujo de información
mando • Gran amplitud de control
• Escasa amplitud de control • Descentralización
• Centralización • Baja formalización.
• Alta formalización
5.2.3. Factores claves de contingencia que influyen en la decisión de la estructura.
5.2.3.1 Estrategia y estructura: La estructura y la estrategia están estrechamente
relacionados entre sí , es decir, la estructura debe adaptarse a la estrategia.
Tienden a centrarse en tres dimensiones estratégicas:
a) Innovación. ( Orgánica)
b) Minimización de costos( Mecanicista)
c) Imitación(ambos)

5.2.3.2 Tamaño y estructura: El tamaño de una organización influye apreciablemente

en su estructura. Ej las organizaciones grandes tienden a mostrar mayor
especialización, Departamentalización, reglas y reglamentos, es decir, ya es
bastante mecanicista,
5.2.3.3 Tecnología y estructura: Las estructuras organizacionales se adaptan a sus
respectivas tecnologías, es decir, cuanto mas rutinaria es la tecnología cuanto
mas estandarizada pueda ser la estructura es decir, mecanicistas. Y que las
organizaciones con tecnologías no rutinarias sean orgánicas.
5.2.3.4 Incertidumbre ambiental y estructura: el grado de incertidumbre ambiental
que corresponde a varios arreglos estructurales. Es decir, cuanto mayor sea la
incertidumbre, tanto más necesario será la flexibilidad que le ofrece un diseño
orgánico, en cambio en un ambiente estable, los diseños mecanicistas tienden a
resultar más eficaces.
5.3 Organización que aprende: Organización que ha desarrollado la capacidad de
adaptarse y cambiar continuamente porque todos sus miembros asumen un rol
activo en las tareas de identificar y resolver las cuestiones relacionadas con el
trabajo.

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5.4 Los organigramas: Un organigrama es la representación gráfica simplificada,

total o parcial de la estructura formal que ha adopta una organización.
Mediante esta representación se pretende alcanzar dos objetivos:
a) De información
b) De análisis.

También son llamados organigramas, diagramas, cartas o graficas de organización.

Es la gráfica que representa la estructura formal de autoridad y de la división
especializada del trabajo de una organización, por niveles jerárquicos. Constituye el
instrumento idóneo para plasmar la disposición interna y formal de toda una parte
(áreas o unidades administrativas) de la organización, en las que se muestran las
relaciones que guardan entre si los órganos que las componen.
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución
o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones
que guardan entre si los órganos que la componen. (Benjamín Franklin)
Organigrama es la representación gráfica que explica las relaciones funcionales entre
los componentes de un departamento de la empresa (Gary dessler ,1994; Organización y
administración) este aspecto nos permite interrelacionar las funciones de cada individuo
en la institución.
Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de una empresa u
organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran,
sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría (Fleitman jack, Mc Graw- Hill,
2000; negocios exitosos)

El organigrama es una forma de esqueleto que nos muestra la escala jerárquica de la

organización además de la consiguiente autoridad que fluye en forma descendente y la
responsabilidad que fluye en forma ascendente en los niveles administrativos de la
empresa.

Finalidad de los Organigramas

a) Establece la división de funciones y niveles jerárquicos.
b) Fija las líneas de autoridad y responsabilidad.
c) Señala las líneas de comunicación.

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d) Permite identificar a los jefes de cada área y/o unidad organizacional.

e) Señala las relaciones entre áreas y unidades organizacionales.
f) Un área organizacional puede estar conformada por una o más unidades
organizacionales.

5.4.1 Tipos de Organigramas

Según Enrique B. Franklin, autor del libro “Organización de empresas “, los organigramas
pueden clasificarse en cuatro grandes grupos: 1) por su naturaleza, 2) por su ámbito, 3)
por su contenido y 4) por su presentación.

1. Por Su Naturaleza
o Micro administrativo: corresponden a una sola organización, y pueden referirse
a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.
(Enrique B. Franklin, 2004; Organización de empresas).
o Macro administrativos: Involucran a más de una organización (Enrique B.
Franklin, 2004; Organización de empresas).
o Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el termino
mesoadministravo corresponde a una convención utilizada normalmente en el
sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado (Enrique B.
Franklin, 2004; Organización de empresas).

2. Por Su Ámbito: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

o Generales: Contienen información representativa de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector
público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en
tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u
oficina (Enrique B. Franklin, 2004; Organización de empresas como se muestra
en la Figura 1.

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Figura 1. Organigrama General

Direccion
general

Dirección
Dirección Dirección

Depto. Depto. Depto. Depto. Depto. Depto. Depto.

Fuente: Organización de empresas de Enrique B. Franklin [2]

o Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la

organización (Enrique B. Franklin, 2004; Organización de empresas),
como se muestra en la Figura 2.

Figura 2. Organigrama Específico

Gerenci
a

Depto. Depto. Depto.

Oficin Oficin Oficin Oficin Oficina Oficina

a. a. a. a.

Fuente: Organización de empresas de Enrique B. Franklin [2]

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3. POR SU CONTENIDO
Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

§ Integrales: son representaciones graficas de todas las unidades administrativas

de la organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar

que los organigramas generales e integrales son equivalentes.

§ Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de

las unidades y sus interrelaciones .Este tipo de organigrama es de gran utilidad

para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.

§ De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el

número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También

se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

4. Por Su Presentación o Disposición Gráfica

Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
o Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular,
en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma
escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los
manuales de organización recomiendan su empleo (Enrique B. Franklin, 2004;
Organización de empresas).

FIGURA N°3

Fuente: Organización de empresas de Enrique B. Franklin [2]

59
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o Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el

extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto
que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente
(Enrique B. Franklin, 2004; Organización de empresas).

FIGURA N °4

Fuente: Organización de empresas de Enrique B. Franklin [2]

o Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para

ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de
organizaciones con un gran número de unidades en la base (Enrique B. Franklin, 2004;
Organización de empresas).

FIGURA N°5
Direcció
n
general

Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección

ADirecció B C D E
n
A
Dirección
Depto. Depto. A Depto. A Depto. A
AA Depto. A
Dirección
A
Depto. B Depto. B Depto. B Depto. B Depto. B

Depto. Depto. C Depto. C Depto. C Depto. C

Depto. D Depto. D Depto. D Depto. D

Fuente: Organización de empresas de Enrique B. Franklin [2] Depto. E

60
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o Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor

jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de
los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro
hacia los extremos, y el ultimo circulo, oséa el más extenso, indica el menor nivel
de jerarquía se ubican sobre un mismo circulo y las relaciones jerárquicas están
indicadas por las líneas que unen las figuras ( Rafael de Zuani Elio , 2003;
Introducción a la Administración de Organizaciones)

fIGURA N°6

Depto. B.

Sección 2 Sección 3

Dirección

Depto. A. Depto. C.

Sección 1 Sección 4

Fuente: Introducción a la Administración de Organizaciones de Elio Rafael de Zuani

Elaboración de los organigramas

La elaboración de un organigrama puede obedecer a las siguientes relaciones.

§ La representación de una organización nueva

§ La representación de una organización existente
§ Modificación de la organización existente con miras a efectuar ajustes básicos,de
alcance medio o globales.

Por consiguiente, debe ser resultado de un proceso integral o parcial de reorganización

administrativa y debe tomar en cuenta algunos elementos como los que se detallan a
continuación:

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§ Tipo de organigrama a elaborar. El organigrama elegido permite visualizar el

criterio con que se ha procedido a la desagregación; por ejemplo, aplicando un
criterio funcional o agrupación de segmentos de trabajo, procesos.
§ Procedimiento para la elaboración y/o actualización de organigramas. Lo que
conlleva autorizaciones internas para realizar el estudio, integración del equipo
de trabajo, determinación del programa de trabajo y capacitación.
§ Clasificación, registro y análisis de información. Los datos a recoger deben
proporcionar información sobre unidades, relaciones, funciones, procesos,
recursos humanos y presupuestarios, normativa que rige el funcionamiento, tipo
de servicios que se brindan ya sean administrativos financieros, de apoyo o
sustantivos, etc. Para ello valorar las fuentes de información y los métodos para
recogerlos.
§ Registro de datos. Deberán quedar registrados de tal manera que permitan su
tabulación y análisis.
§ Análisis de datos. La información recogida debe ser sometida a un
procedimiento de análisis e interpretación. Analizada, interpretada y confirmada
toda la información, se está en condiciones de proceder con la elaboración del
organigrama.
§ Difusión interna y externa por los medios que se consideren convenientes.

Normas para el diseño

- Líneas de conexión
Son las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura
orgánica, las cuales se representan por medio de líneas.

Relación principal de autoridad (relación lineal)

Esta implica una relación de subordinación entre los responsables de las unidades y
sus subalternos.

• Deberá utilizar un trazo sensiblemente más grueso para las líneas que
interconectan las figuras rectangulares, que el utilizado para trazar estas
últimas.

Requisitos que deben cumplir los organigramas

Deben ser claros y no tener número excesivo de niveles jerárquicos y unidades

organizacionales. Representar, en lo posible, hasta el último nivel de supervisión.

62
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Deben contener nombres de unidades organizacionales con preferencia de los nombres

de puestos.

• Procurar la simplicidad en su interpretación

• Deben utilizarse cuadros de diferentes tamaños para representar los niveles
jerárquicos.

Figuras: Para el diseño y especialización de los organigramas es importante considerar

algunos aspectos básicos, para que pueda adquirir un entendimiento general en su
elaboración e interpretación.

La forma más usual de esquematización, se adecua al organigrama de forma vertical, por

ser más fácil de composición y determinación funcional. Entonces se tomaran en cuenta
los siguientes aspectos normativos de un diseño.

Tamaño y contenido de los entegramas

Para elaborar y diseñar un organigrama, es importante adecuar y determinar el tamaño

de los entegramas, cuya determinación permite lograr un esquema estético y
equilibrado en su presentación. La determinación y tamaño se adecua a la siguiente
relación:

Tamaño y contenido de los entegramas

2x1 4x1 1/2

H5x2
3x1

5x2 1/2 1/2

Fuente: Organización y métodos/Mercado

Estos entegramas se introducen generalmente informaciones que quiere el director

ejecutivo de la organización.

Usualmente se considera dos tipos de información:

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• El titulo de los cargos o funciones

• Codificación presupuestaria, centro de costos y número de personas que se
manejan.

Simplicidad de los organigramas

Los organigramas deben diseñarse en forma sencilla y comprensible para los ejecutivos
de la organización en este aspecto se recomienda evitar:

v Entrecruzamiento de líneas
v Utilización de varios colores
v Sombreado de los rectángulos
v Información ajena a la estructura
v Utilización de otros símbolos que no sean los rectángulos y líneas.

Equilibrio de los organigramas.

el diseño de los organigramas por lo general debe estar distribuido de tal forma que
muestra el diagrama simétrico y equilibrio.

Esto significa de forma alguna tergiversar la realidad de la organización con el propósito

de obtener un diagrama que reseña estas conclusiones.

5.5. Manuales Administrativos1

Los manuales administrativos son indispensables en las organizaciones debido a la
complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que se les
asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopción de tecnología
avanzada para atender adecuadamente la dinámica organizacional.
Estas circunstancias ayudan a usar instrumentos que apoyen la atención del quehacer
cotidiano, ya que en ellos se ordenan los elementos fundamentales para hacer más
eficiente la comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativas.
Así mismo se abordan los aspectos metodológicos básicos para su diseño, elaboración,
presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización permanentes.

1
Benjamin Franklin

64
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No se pretende abarcar todas las posibilidades existentes para su formulación, sino

aportar elementos de juicio que sean verdaderamente útiles a toda persona o instancia
encargada de realizar y aplicar un manual administrativo.

Concepto de Manual Administrativo

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente
tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura,
objetivos, políticas, sistemas procedimientos, elementos de calidad, etc.)Como las
instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.
Los manuales administrativos son instrumentos que contienen información sistemática
sobre historia, objetivos, políticas, funciones, estructura y especificación de puestos y/o
procedimientos de una institución administrativa, y que conocidas por el personal
sirven para normar su actuación y coadyuvar al cumplimiento de los fines de la misma.
(Benjamín Franklin)
5.5.1. Tipos de Manuales
a) Manual de Organizaciones y Funciones
El manual de funciones es un elemento de la organización administrativa que permite
asignar funciones generales y específica a cada cargo de la estructura en el manual de
funciones se especifican las funciones básicas y específicas ,con los cargos descriptivos
en el organigrama, además de la autoridad y responsabilidad que tiene como también
delimita el campo de acción de cada uno de ellos .sirve también como orientación para
un trabajador nuevo ,en dicho manual debe estar la descripción de cargo y la asignación
de funciones para cada uno de los puestos de la organización formal.
El manual de funciones es complemento escrito del organigrama y junto con el forma
parte del manual de organización .de cada puesto de trabajo incluye:
§ Objeto: Finalidad del sector de la organización.
§ Puesto: La descripción del cargo y sus misiones y funciones basicas.
§ Responsabilidad: La descripción de las tareas por las cuales responde el sector.
§ Autoridad: Quienes dependen de él y de quien depende el sector.
§ Información: Que información debe generar y recibir al sector y con qué grado
de detalle y periodicidad llevar a cabo la comunicación.
§ El manual de funciones es un elemento de la organización que permite asignar
funciones generales y también específicas a cada cargo de la estructura.

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§ El manual de funciones es la realización del ordenamiento de las funciones de

cada unidad, con el propósito fundamental de hacer conocer de forma sencilla el
sistema de organización administrativa.
§ El manual de funciones sirve de texto de consulta para los empleados de la
organización.
§ El principal objetivo del manual de función es dotar información y orientación a
los miembros de la organización a cerca de la función general como específica
Que deben asumir. (Guido Jines Mercado, 1993.Organizacion y métodos).

¿Por qué es importante?

- Proporciona informacion a los funcionarios y servidores sobre sus funciones
especificas, su dependencia y coordinacion para el cumplimiento de sus funciones.
- Facilita el proceso de induccion del personal y permite la orientacion de las
funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, asi como aplicar
programas de capacitacion
- Determinar las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los cargos
dentro de la estructura organica de cada dependencia

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b) Manual de procedimientos
Proceso
Conjunto o secuencia de procedimientos con la misión y naturaleza de la unidad
administrativa u orgánica.
Conceptos y objetivos
Los manuales de procedimientos son documentos que registran y transmiten, sin
distorsiones la información básica referente al funcionamiento de las unidades
administrativas; además facilitan la actuación de los elementos humanos que
colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones.
Estos manuales son elementos administrativos que apoyan la realización del
quehacer institucional cotidiano. En ellos se consignan, en forma metódica, las
operaciones que deben seguirse para ejecución de las funciones de toda una
organización o varias unidades administrativas, dependiendo del ámbito de
aplicación de los manuales (Benjamín Franklin-Guillermo Gómez Ceja)

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