Dirección de Proyectos

Módulo 05:

Gestión de los Costos

Ing. Daniel Skigin, PMP, ITIL

El presente material está basado en la guia PMBOK® (A guide
to the Project Management Body of Knowledge, Sixth Edition,
año 2017) del PMI® (Project Management Institute)
 Objetivos del Módulo

▪ Describir el área de Áreas de Conocimiento

conocimientos. Integración
Alcance
▪ Conocer los conceptos mas
Cronograma

Gestión de
importantes de la gestión de
costos. Costos
Calidad
▪ Desarrollar los procesos del Recursos
área de conocimientos. Comunicaciones
▪ Describir las principales Riesgos
técnicas y documentos Adquisiciones
utilizados. Interesados
 Gestión de Costos
➢ La Gestión de los Costos del Proyecto se ocupa
principalmente del costo de los recursos
necesarios para completar las actividades del
proyecto

➢ También debería tener en cuenta el efecto de las

decisiones tomadas en el proyecto sobre los
costos recurrentes posteriores de utilizar,
mantener y dar soporte al producto, servicio o
resultado del proyecto
Costos del Ciclo de Vida del Producto

Costos de Investigación y desarrollo

Costos de Implementación y Construcción

Costos de Operación y Mantenimiento

Costos de Cierre y Desactivación

 Procesos de la Gestión de Costos

Iniciación Planificación Ejecución M. y Control Cierre

Planificar la
Gestión de Controlar los
los Costos Costos

Estimar los
Costos

Determinar el
Presupuesto

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK® Guide)
– Sexta Edición, Project Management Institute, Inc., 2017, Página 232
 Proceso: Planificar la Gestión de los Costos

Consiste en definir como se han de estimar, presupuestar,

gestionar, monitorear y controlar los costos del proyecto.

Entradas Herram. y Técnicas Salidas

1. Acta de Constitución del
Proyecto
2. Plan para la Dirección del
Proyecto
1. Juicio de expertos
• Plan de gestión del 1. Plan de Gestión de
2. Análisis de datos
cronograma Costos
3. Reuniones
• Plan de gestión de los
riesgos
3. Factores Amb. de la Emp.
4. Activos de los procesos de
la organización

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK® Guide)
– Sexta Edición, Project Management Institute, Inc., 2017, Página 235
 Planificación de la Gestión de Costos

➢ Establece las políticas, los procedimientos y la

documentación necesarias para planificar, gestionar,
ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto.
➢ Proporciona orientación e indicadores sobre como se gestionarán los gastos
del proyecto a lo largo del mismo.
➢ Los procesos a utilizar como también las técnicas y herramientas de la
gestión de costos se documentan en el plan de gestión de costos.
➢ El plan de gestión de costos es un componente del plan para la dirección del
proyecto.
 Plan Gestión de Costos
Incluye:

➢ Unidades de medida
➢ Nivel de precisión
➢ Nivel de exactitud
➢ Enlaces con los procesos de la organización
➢ Umbrales de control
➢ Reglas para la medición del desempeño (P. ej. EVM)
➢ Formatos de los informes
➢ Descripciones de los procesos
➢ Detalles adicionales
 Proceso: Estimar los Costos

Consiste en desarrollar una aproximación del costo de los

recursos necesarios para completar el trabajo del proyecto.

Entradas Herram. y Técnicas Salidas

1. Plan de Dir. del proyecto
• Plan de gestión de costos
• Plan de Gest. de calidad
• Línea base del alcance
2. Documentos del proyecto
• Reg. de Lecc. aprendidas
• Cronograma del proyecto
• Requisitos de recursos
• Registro de riesgos
3. Factores Amb. de la Emp.
4. Act. de los Proc. de la Org.
1. Juicio de expertos
1. Estimación de costos
2. Estimación análoga
2. Bases de las
3. Estimación paramétrica
estimaciones
4. Estimaciones ascendentes
3. Actualizaciones a los
5. Estim. basadas en 3 valores
documentos del
6. Análisis de datos
• Análisis de alternativas proyecto
• Registro de supuestos
• Análisis de reserva
• Costo de la calidad • Registro de lecciones
7. Sist. Inf. p/ la Dir. del Proy. aprendidas
8. Toma de decisiones • Registro de riesgos
• Votación

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK® Guide)
– Sexta Edición, Project Management Institute, Inc., 2017, Página 240
 Estimación de Costos

Consiste en desarrollar una estimación aproximada

de los recursos monetarios necesarios para
desarrollar las actividades del proyecto

Paquete de
Actividades Recursos Costos
Trabajo (EDT)
 Tipos de Costos

➢ Fijos: tienden a mantenerse constantes ante el cambio en el nivel de

actividad
➢ Variables: tienden a cambiar con el nivel de actividad

➢ Directos: relacionados directamente con el proyecto

➢ Indirectos: no relacionados directamente con el proyecto, por ejemplo
gastos corporativos
 Recursos a Considerar

➢Personal
➢Equipos
➢Materiales, consumibles
➢Facilidades
➢Dinero (flujo de caja, contrataciones)
➢Gastos indirectos
 Métodos de Estimación
➢ Análoga (descendente, top-down): Se basa en proyecto similares anteriores. En general
es poco exacta y requiere menor tiempo que otras técnicas
➢ Paramétrica: Utiliza una relación estadística entre datos históricos.
➢ Ascendente (Bottom-up): Considera cada componente individualmente y por sumas
sucesivas se obtienen los valores de entregables superiores (WBS). Resulta un método
relativamente exacto aunque demanda mayor cantidad de tiempo que otras técnicas
➢ Por tres valores: Considera la incertidumbre y el riesgo, utiliza 3 valores para establecer
un rango aproximado de costo de la actividad.

Ce=Costo esperado, Cm=Costo mas probable, Co=Costos Optimista, Cp=Costo pesimista

En Distribución Triangular: Ce=(Co+Cm+Cp)/3

En Distribución Beta: Ce=(Co+4 Cm+Cp)/6
 Causas de Dificultades de las Estimaciones

➢ Vaga interpretación del alcance de los trabajos

➢ Alcance pobremente definido
➢ Necesidad de cerrar contratos aunque sin toda la información necesaria
➢ Plazos demasiado optimistas
➢ Presión por aceptar imposiciones
➢ Supuestos sobre asignación de recursos que luego no participan del proyecto
➢ Uso de técnicas de estimación inapropiadas
➢ Subestimación de los riesgos
➢ Omisión de costos indirectos
 Proceso: Determinar el Presupuesto

Consiste en sumar los costos estimados de las actividades

individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea
base de costos autorizada.

Entradas Herram. y Técnicas Salidas

1. Plan para la Dir. del Proyecto
• Plan de Gest. de costos 1. Juicio de expertos 1. Línea base de costos
• Plan de Gest. De recursos
• Línea base del alcance 2. Costos agregados 2. Requisitos de
2. Documentos del proyecto 3. Análisis de datos financiamiento del
• Base de las estimaciones proyecto
• Estimaciones de costos • Análisis de reserva
• Cronograma del proyecto 4. Revisión de información 3. Actualizaciones a los
• Registro de riesgos
histórica documentos del proyecto
3. Documentos de negocio
• Caso de negocio 5. Conciliación del límite • Estimaciones de costos
• Plan de gestión de beneficios
de financiamiento • Cronograma del Proy.
4. Acuerdos
5. Factores Amb. de la Empresa 6. Financiamiento • Registro de riesgos
6. Activ. de los Proc. de la Organiz.

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK® Guide)
– Sexta Edición, Project Management Institute, Inc., 2017, Página 248
 Determinación del Presupuesto
➢ Consiste en sumar los costos estimados de las
actividades individuales o paquetes de trabajo
con el objetivo de establecer la línea base de
costos autorizada.

➢ La línea base de costo resulta fundamental para el monitoreo y control del

desempeño del proyecto
➢ El presupuesto de un proyecto contempla todos los fondos autorizados para
ejecutar el proyecto
➢ La línea base de costos no incluye las reservas de gestión
 Análisis de Reservas

Reservas de Contingencia: asignaciones de presupuesto destinadas a cubrir

riesgos identificados para los que se desarrollan respuesta de mitigación o
contingencia. Son parte de la línea base del proyecto

Reservas de Gestión: asignaciones de presupuesto para hacer frente a

situaciones no previstas que pueden afectar al proyecto. No son parte de la
línea base del proyecto
 Conformación del Presupuesto

Reserva de
Gestión del
Proyecto

Reserva de
contingencias Presupuesto
del Proyecto
Reserva para
contingencia de Cuentas de Línea base
las actividades de Costos
Control
Estimación
Estimación de costos
de costos de los
de las Paquetes
actividades de Trabajo
 Línea Base de Costos
➢ Es un presupuesto distribuido en el tiempo .
➢ Se usa como base para medir, supervisar y controlar el rendimiento de los
costos en el proyecto
➢ Se desarrolla sumando los costos presupuestados y aprobados por cada
período de tiempo.
➢ Su representación grafica se la conoce como Curva “S”
➢ La línea base de costos en un componente del plan para la dirección del
proyecto
➢ Algunos proyectos, especialmente los de gran magnitud, pueden tener
múltiples LBC para medir diferentes aspectos de los costos y recursos
utilizados.
Línea Base de Costo, Gastos y Requisitos de Financiamiento

Costo (valores acumulados)

Línea Base
de Costos

Requisitos de
Financiamiento
Gastos

Tiempo
 Proceso: Controlar los Costos

Proceso por el cual se monitorea el estado del proyecto

para actualizar los costos del proyecto y gestionar cambios a
la línea base de costos.

Entradas Herram. y Técnicas Salidas

1. Juicio de expertos 1. Inf. de desempeño del trabajo
1. Plan de Dir. del proyecto 2. Pronósticos de costos
• Plan de gestión de los costos
2. Análisis de datos
3. Solicitudes de cambio
• Línea base de costos • Análisis del valor 4. Actualizaciones al PDP
• LB para la Med. del desempeño ganado • Plan de gestión de los costos
2. Documentos del Proy. • Análisis de variación • Línea base de costos
• Registro de lecciones • LB para la Med. del Desemp.
• Análisis de tendencias 5. Actualizaciones a los
aprendidas
• Análisis de reservas documentos del proyecto
3. Req. de financiamiento • Registro de supuestos
3. Índice de Desemp. del
del proyecto • Base de las estimaciones
trabajo por completar • Estimaciones de costos
4. Datos de Des. del trabajo
4. Sistema de Inf. para la • Reg. de lecciones aprendidas
5. Act. de los Proc. de la Org. • Registro de riesgos
dirección de proyectos

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK® Guide)
– Sexta Edición, Project Management Institute, Inc., 2017, Página 257
 Control del Presupuesto
Consiste en el seguimiento del estado del proyecto para actualizar costos y
gestionar los cambios a la línea base de costos

Incluye:
➢ Influir sobre los factores que producen cambios en la LBC
➢ Asegurarse de que los cambios solicitados sean acordados
➢ Gestionar los cambios reales cuando y a medida que se produzcan.
➢ Asegurar que los posibles sobrecostos no excedan los fondos autorizados por periodo,
por componente de la EDT, por actividad y para el proyecto en su totalidad
➢ Informar los cambios aprobados a los interesados pertinentes.
➢ Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre utilización de costos
o recursos.
➢ Mantener los sobrecostos dentro de límites aceptables
 Método del Valor Ganado
En inglés: Earned Value Management (EVM)

Es un método para medir el rendimiento

de un proyecto respecto de lo planificado
(línea base), en alcance, plazo y costo.
Evaluación de Proyectos del Modo Tradicional

$ 4,000
PV (Valor planeado)
AC (Costo incurrido) PV
$ 3,000

AC
$ 2,000

$ 1,000

1 2 3 4 5 6 7 8 9
Tiempo (meses)

Qué podemos afirmar de nuestro proyecto ?

Qué NO podemos decir ?
 EVM: los 3 pilares

▪ PV (valor planeado): Presupuesto asignado en la planificación

del trabajo.

▪ EV (valor ganado): Presupuesto asignado al trabajo

efectivamente realizado.

▪ AC (costo real): Costo efectivamente incurrido en el trabajo

realizado.
EVM: Ej. Desarrollo de Software (1/3)

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6

$100
A. Análisis 100% $90
$200
B. Diseño 80% $230
$300
C. Programación 10% $20
$200
D. Testing

PV = $400 Presupuesto
EV = $290 del proyecto
AC = $340 BAC = $800
 EVM: Principales indicadores

▪ CV (variación de costo) EV – AC + es bueno

▪ SV (variación de cronograma) EV – PV + es bueno

▪ CPI (índice de rendimiento de costo) EV / AC >1 es bueno

▪ SPI (índice de rend. de cronograma) EV / PV >1 es bueno

EVM: Ej. Desarrollo de Software (2/3)
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6
$100
A. Análisis 100% $90
$200
B. Diseño 80% $230
$300
C. Programación 10% $20
$200
D. Testing

CV = - $ 50 PV = $400 Presupuesto
SV = -$ 110 del proyecto
CPI = 0,85
EV = $290
SPI = 0,72 AC = $340 BAC = $800
 EVM: Proyecciones
EAC: Cuánto estimamos que terminará costando el proyecto?

Escenario 1: La estimación inicial fue incorrecta por lo que debemos

estimar nuevamente.
EAC = AC + nueva estimación

Escenario 2: Estimamos continuar con el mismo rendimiento que hasta

ahora.
EAC = BAC / CPI

Escenario 3: Las variaciones registradas hasta el momento son atípicas y el

funcionamiento del proyecto se normalizará.
EAC = AC + (BAC – EV)
EVM: Ej. Desarrollo de Software (3/3)
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6
$100
A. Análisis 100% $90
$200
B. Diseño 80% $230
$300
C. Programación 10% $20
$200
D. Testing

CV = - $ 50 PV = $400 Presupuesto
SV = -$ 110 EAC$ = $ 940 del proyecto
CPI = 0,85 EACDur= 8,3 meses
EV = $290
SPI = 0,72 AC = $340 BAC = $800
 EVM: Ejemplo

El proyecto consiste en pintar una cerca cuadrada de 100 metros de lado.

De acuerdo a lo planificado el trabajo comenzará el lunes, y se pintará un lado por día.
Para pintar cada lado se utilizaran 6 litros de pintura y el costo por litro es de $ 4.
El martes a la noche están pintados 2 lados y medio y se hay gastado $ 70.

Para el martes a la noche calcular:

1. Cual es la performance del proyecto (SPI, CPI, SV y CV) ?

2. Cual es la estimación del costo final del proyecto suponiendo se el trabajo seguirá
al mismo ritmo que hasta ahora ?
 EVM: Ejemplo (Cont.)
Respuesta

PV = $ 48 (se planificó pintar un lado por día)

EV = $ 60 (hasta este punto se debería haber gastado esta cantidad)
AC = $ 70 (el costo real hasta ahora)

SV = EV – PV = 60 – 48 = $ 12
CV = EV – AC = 60 – 70 = -$ 10
SPI = EV / PV = 60 / 48 = 1.25 (bueno!)
CPI = EV / AC = 60 / 70 = 0.85 (malo!)

BAC = $24 x 4 = $ 96 (lo presupuestado para el proyecto)

EAC = BAC / CPI = 96 / 0.85 = 112.94
 Bibliografía

▪ A guide of Project Management Body of Knowledge (PMBOK) 6ta. Edición. PMI, 2017
▪ Project Management – A systems approach to planning, scheduling and controling.
Harold Kerzner, 2013
▪ Fundamentos de la Dirección de Proyectos. Jorge Gadze y Germán Guido Lavalle, 2006
▪ Administración de Proyecto, el ABC para un Director de Proyectos Exitoso. Pablo Lledó,
2013
▪ PMP – Project Management Professional Exam – Study Guide. Kim Heldman, 2013
▪ PM Crach Course. Rita Mulcahy, 2006
▪ Los Hábitos de un Director de Proyectos Eficaz. José Barato, 2013