“Decenio de la igualdad de Oportunidades para Mujeres y Hombres”

“Año del Bicentenario del Perú: 200 años de Independencia”

INFORME Nº -2021-IN-SALUDPOL-GG-OA-UCONyCP

PARA : SHIRLEY INDIRA ORTIZ GARCIA

Jefa de la Oficina de Administración de SALUDPOL

DE : GREGORIA YOJANY LLACSAHUANGA NUÑEZ

Jefa de la Unidad de Contabilidad y Control Previo

ASUNTO : Estado de situación del archivo de la Unidad de Contabilidad y

Control Previo

FECHA : Pueblo Libre, 15 de noviembre de 2021

Tengo el agrado de dirigirme a usted, para saludarla cordialmente e informar sobre el

estado del archivo de la Unidad de Contabilidad y Control Previo

I. ANTECEDENTES

En el presente año 2021, se realizó tres cambios intempestivos de ambiente para la

oficina de la Unidad de Contabilidad y Control Previo, durante las Gestión del Lic. Javier
Marín y CPC Judith Huiman. En octubre del presente año, se realizó un tercer cambio de
ambientes entre la Unidad de Contabilidad y Control Previo y la Unidad de Tesorería,
dependientes de la Dirección de Administración. Cabe tener presente que no hubo una
entrega oficial del archivo de la documentación contable y de control previo; así mismo,
estos cambios se realizaron por autorización y comunicación verbal.

La Unidad de Contabilidad y Control Previo antes del cambio de ambiente, contaba con
un espacio y/o ambiente destinado al archivo de los documentos en custodia y
responsabilidad de nuestra Unidad Contable y Control Previo, a la fecha el ambiente
pertenece al área de Gestión de Trámite y Unidad de Contabilidad no tiene un ambiente
adecuado para su archivo.

II. ANALISIS:

El ambiente destinado para el archivo de los documentos en custodia y responsabilidad

de nuestra Unidad Contable y Control Previo, que por naturaleza de las funciones se
requiere de un archivo adecuado y ordenado, después del cambio realizado de
ambientes para el funcionamiento de la Unidad de Contabilidad y Control Previo y
Unidad de Tesorería se ha visto afectado, debido a que en la fecha solo se dispone de
un pequeño ambiente ubicado en el área de Gestión de Tramite y Archivo; siendo este
ambiente reducido, las cajas que contienen documentos importantes en custodia y los
archivadores se encuentran aglomerado y/o amontonados.

A la fecha, el pequeño ambiente y/o espacio ubicado en el área de Gestión de tramite y

archivo es insuficiente; existen documentos que están en cajas apiladas y archivadores
sueltos en el piso, aglomerado debido al reducido espacio, falta de anaqueles para el
adecuado orden y manipuleo de los archivos; por lo cual teniendo en cuenta que la
adecuada conservación de los documentos contable y control previo archivados y/o
resguardados de responsabilidad de la Unidad de Contabilidad y Control Previo, es
necesario y urgente contar con un ambiente y estantes para el adecuado archivo.

Habiéndose, recorrido las instalaciones en la sede, se verificó que no se cuenta con un

espacio y/o ambiente disponible para la ubicación de un archivo contable y control previo
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para la adecuada conservación y custodia de la documentación bajo nuestra

responsabilidad de la Unidad de Contabilidad y Control Previo.

Por tal motivo, se sugiere que se implemente un ambiente con estantes suficientes para
el adecuado archivo de la Unidad.

IV. CONCLUSIÓN:

La UCONyCP, con el cambio de ambientes con la Unidad de Tesorería quedo

sin ambiente para el archivo de la documentación contable y control previo; es
decir no se tiene un ambiente adecuado para la custodia de su archivo para la
documentación Contable y de Control Previo.

En verificación del recorrido en la sede no se cuenta con espacio disponible para

el archivo de la UCONyCP.

Se realice con urgencia disponer o acondicionar un espacio adecuado para

archivo de la documentación contable y control previo de la Unidad.

V. RECOMENDACIONES

Se recomienda remitir el presente informe a la Gerencia General para su

conocimiento y fines.

Es todo cuanto informo para conocimiento y fines.

Atentamente,

Proveído N°          -2021-IN-SALUDPOL- OA
 
                             
Lima,
 
Visto y aceptado el Informe N° ……….-2021-IN-SALUDPOL-
GG-OA-UCONyCP, que antecede por la Jefa de la Oficina de
Administración - SALUDPOL, derívese el mismo a la
Gerencia General para conocimientos y afines. 
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GYLLN/dvbc