Organización de los

Archivos de Gestión
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
 Es el listado de series, subseries y tipos
documentales producidos o recibidos por las
oficinas, en el que se asigna el tiempo de
retención de los documentos, tanto en el archivo
de gestión como en el Archivo Central e Histórico.
 Es el instrumento de CLASIFICACIÓN y
organización de los documentos en cada oficina.
 Hace parte del Sistema de Gestión de Calidad.
 DEFINICIONES DE LA TRD
 Serie: Grupo de Documentos correspondientes a un mismo asunto,
generados en desarrollo de una función especifica por una oficina en
marco de los objetivos y fines de la universidad Ejemplo: Contratos Historias
Laborales, Órdenes de pago, Proyectos de Inversión, Resoluciones, Decretos, Licencias
de Funcionamiento, Constancias y Certificaciones, Actas, etc.

 Subserie: Es un asunto específico que por sus características forma

parte de la Serie.

 Tipo documental: son los documentos individuales, que sirven de

soporte al asunto respectivo. Se integran en la serie o subserie y se
organizan cronológicamente.
 La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un
solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un
expediente.
 GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Y DE TELECOMUNICACIONES Y GESTIÓN CÓDIGO: U-FT-11.005.001
DOCUMENTAL) VERSIÓN: 1.0
FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

NIVEL / SEDE
FACULTAD/CENTRO/INSTITUTO
Superior jerárquico
Fecha última actualización: DD/MM/AAAA

Convenciones DF: C: CONSERVACIÓN S: SELECCIÓN E: ELIMINACIÓN O: OTROS SOPORTES

Oficina Productora: NOMBRE DE LA OFICINA EN MAYUSCULAS FIJAS Acta de Aprobación No. 00 del Comité de Archivo XXXX del DÍA 00 MES 00 AÑO 20oo
RETENCION EN AÑOS ORIGINAL DISPOSICIÓN FINAL
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
A RCH GESTION A RCH CENTRA L O COPIA C S E O

(firma) (firma)
Secretario de Sede Jefe de Archivo o Secretario de Sede de Presencia Nacional
 IMPORTANCIA DE LAS TRD

 Conservar solo los documentos requeridos para la gestión.

 Racionalizar la producción documental.

 Regular las transferencias documentales.

 Facilitar el manejo de la información.

 Establecer un lenguaje archivístico y formular criterios

comunes en el manejo de los documentos.
 GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGIA INFORMATICA Y TELECOMUNICACIONES Y Código: U-FT.11.005.001
GESTIÓN DOCUMENTAL)
Versión: 1.0
FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

SEDE MEDELLIN
FACULTAD DE ARQUITECTURA

DECANATURA

Fecha última actualización: 18/04/2013

Convenciones DF: C: CONSERVACIÓN S: SELECCIÓN E: ELIMINACIÓN O: OTROS SOPORTES
Oficina Productora: SECRETARIA DE FACULTAD A cta de Aprobación No. 1 Comité de Archivo del DÍA 8 MES 05AÑO 2013

RETENCION EN AÑOS ORIGINAL Disposición Final

CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
O COPIA
A R C H GEST ION A R C H C EN T R A L CT S E O
Finalizada su retención en el Archivo Central, se conserva
ACTAS CONSEJO DE FACULTAD toda la serie, conformada por documentos originales que
2 10 Original x
Acta registran la memoria institucional.Por esta razón se
soporte transfiere al Archivo Histórico.
ACUERDOS CONSEJO DE FACULTAD Finalizada su retención en el Archivo Central se conserva
Acuerdo toda la serie, conformada por documentos originales que
2 10 Original x
registran la memoria institucional, por ésta razón se
transfiere al Archivo histórico.
ASUNTOS DE PERSONAL DOCENTE
CONCURSO DOCENTE
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, de
Convocatoria
la serie se selecciona una muestra para conservación
lista de elegibles
2 3 Copia x permanente en el Archivo Histórico.
Resolución de Elegibles
Resolución de Nombramiento
NOVEDADES
Resolución del Consejo de Facultad
ASUNTOS ESTUDIANTILES Finalizado el trámite en la facultad, inmediatamente se
Solicitud remite a Registro y Matricula para continuar el proceso, los
Respuesta documentos se llevan a la Historia Académica del
2 0 Original x estudiante , la decisión tomada queda en las Actas del
Consejo de Facultad.los demás soportes que queden se
guardan en el archivo de gestión por dos años y luego se
procede a su eliminación.
ORGANIZACIÓN FÍSICA ARCHIVO GESTIÓN

ACTAS DE CONSEJO
ACUERDOS
ASUNTOS DE PERSONAL DOCENTE
CONCURSO DE PERSONAL DOCENTE
NOVEDADES
1 ASUNTOS ESTUDIANTILES

2
2014
2013
3 2012
 ORGANIZACIÓN FÍSICA

 Con base en las TRD se reúnen los documentos que

conforman las Serie Documental.
 La ordenación de las Series y Subseries debe
hacerse en orden alfabético, los Tipos Documentales
se organizarán cronológica o alfabéticamente.
 Los muebles donde se conservan los Archivos de
Gestión deben ser identificados alfabéticamente
acorde con las series establecidas para la oficina
PASOS APLICACIÓN TRD
 IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
 Series: En mayúscula, negrita y
SERIE
centrada.

 Subserie: En mayúscula y al SUBSERIE

extremo superior derecho.
SECRETARÍA DE FACULTAD

ACTAS Consejo de Facultad RESOLUCIONES 2012

INFORMES
RESOLUCIONES RESOLUCIONES

Informes de Gestión 2013

Informes de Gestión 2012

INFORMES
ACTAS de Consejo de Facultad 2013
ACTAS de Consejo de Facultad 2012
ACTAS

01
 Formatos utilizados en los
Archivos de Gestión

Formato único de Inventario documental (FUI)

Utilizado para las transferencias, eliminaciones , archivos de gestión
Central e histórico , en el se refleja por unidad documental(carpeta) la
información requerida

Formato de préstamo y control documental

Utilizado para registrar los préstamos realizados o las consultas
que se lleven a cabo de los documentos producidos.

Formato de Comunicaciones Oficiales.

Utilizado para registrar las comunicaciones recibidas o despachadas de
las dependencias de la universidad
 GESTIÓN DE INFORMACIÓN
CÓDIGO: U-FT-11.005.002

FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

VERSIÓN: 1.0

FONDO UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

CONSECUTIVO TRANSFERENCIAS O ELIMINACIONES

DD MM AAAA T000
Subfondo/Sección: <Sede ____/Facultad de ___________>
Objeto del Inventario: <T, E, S, AG, AC, AH>
FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACION UBICACIÓN
No.de SERIE, SUBSERIE, ASUNTO O UNIDAD No. de
OFICINA PRODUCTORA No. OBSERVACIONES
orden DOCUMENTAL Inicial Final No. Caja Otro folios Depósito Módulo Lado Estante Entrepaño
Carpeta

Total folios 0

Convenciones:
ELABORÓ DD/MM/AAAA
T: Transferencia

E: Eliminación
REVISÓ DD/MM/AAAA
S: Selección

AG: Archivo de Gestión

APROBÓ DD/MM/AAAA
AC: Archivo Central

AH: Archivo Histórico

 GESTIÓN DE INFORMACIÓN Código: M-FT-
11.005.023

CONTROL INTERNO PRESTAMO DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

Versión: 3.0

DATOS DEL SOLICITANTE DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO DEVOLUCIÓN

FECHA DD/MM/AAAA NOMBRE DEPENDENCIA SERIE - SUBSERIE -Tipo Docum ental FOLIOS No. CARPETAS RECIBE FECHA DD/MM/AAAA
 MACROPROCESO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN Código: M-FT-11.005.022

FORMATO: CONTROL DE CONSULTAS Versión: 1.0

LOGR O D E
DOCUMENTO A A T E N C IÓ N A L US UA R IO
OB JET IV O
FECHA CLASE DE USUARIO NOMBRE DEL USUARIO OBSERVACIONES
CONSULTAR
SI NO B UE N O R E G ULA R M A LO
 MACROPROCESO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN Código: M-FT-11.005.020

FORMATO ÚNICO DE REGISTRO DE COMUNICACIONES

Versión: 0.0
OFICIALES
Fecha y Fecha y
Hora de Hora de
Recibido REMITENTE Descripción del Documento DESTINATARIO Ruta Nombre de quien recibe Entrega
 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
LISTA DE VERIFICACIÓN Y CHEQUEO

Nombre de la Oficina Productora:

Nombre del responsable del Archivo de Gestión:

Fecha:

Diligenciado por:

Cumple
Procedimientos y actividades
SI NO
Aplica la Tabla de Retención Documental vigente

Clasifica los documentos por Serie y Subserie

Rotula las unidades de almacenamiento

Organiza los documentos en orden cronológico

Organiza los expedientes según el principio de orden natural

Depura las unidades documentales

Folia adecuadamente las unidades documentales

Aplica medidas de conservación preventiva a la documentación

Rotula e identifica los expedientes

Organiza y depura los Archivos Facilitativo y de Apoyo

Realiza la Transferencia Documental según la norma y el
Cronograma establecido por el Archivo Central
Realiza las Eliminaciones acorde con la TRD

Elabora Inventario del Archivo de Gestión

Conoce el Acto administrativo de creación de su dependencia

Conoce y aplica el Formato de préstamo y consulta de la sección

de Archivo y Correspondencia

Asiste a las capacitaciones programadas por el archivo Central

La oficina cuenta con espacio adecuado para la disposición

del archivo de gestión

Firma responsable del Archivo de Gestión: _________________________________________________

 TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Son los traslados internos de los archivos de
gestión al central y finalmente al histórico. Este
proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital
de los documentos, con la periodicidad que
establezcan las TRD en cada entidad y de acuerdo
con los cronogramas establecidos por la Unidad de
archivo de la sede .
REQUISITOS PARA
LAS TRANSFERENCIAS

Preparación física de los documentos:

 Limpieza de la documentación
 Eliminación de material metálico
 Identificación del material afectado por biodeterioro.
 Revisión y Foliación
 Unidades de conservación y realmacenamiento
 Inventario de la documentación que esta siendo
remitida a la unidad de archivo.
 FOLIACIÓN
 Folio: Hoja.
 Foliar: Acción de numerar hojas.
 Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su
cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de
ordenación que consiste en numerar
correlativamente todos los folios de cada unidad
documental”
 Folio recto: Primera cara de un folio, cuya
numeración se aplica solamente a esta.
 Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no
se le escribe número.

 Orden consecutivo
 Esquina superior derecha
 En lápiz
 Expedientes consecutivos
 Eliminación Documental
• ELIMINACIÓN actividad
resultante de la disposición
final señalada en las TVD o
TRD, avaladas por el comité
de Archivo mediante
levantamiento de acta, estos
documentos pierden todo
valor legal, fiscal
administrativo y testimonial
 Procedimiento de Eliminación
 Seleccionar las series y subseries que deberán ser eliminadas en el
archivo de Gestión.

 Constatar con la TRD que la documentación haya cumplido su tiempo

de retención en el Archivo de Gestión.

 Registrar en el Formato Único de Inventario Documental (FUID) las

series que van a ser eliminadas, diligenciando correctamente cada
uno de los espacios, con la firma del jefe de la respectiva oficina.

 Enviar copia del Formato Único de Inventario Documental (FUID) a la

Unidad de Archivo de Sede.

 Esperar notificación de aprobación de eliminación por la Unidad de

Archivo de Sede. Una vez ésta llegue proceder a la eliminación.

 De ser necesario, solicitar acompañamiento por parte del Archivo

Central para la verificación de la documentación a ser eliminada.
 Reducir
volumen de
documentos

Disponibilidad
en tiempo real Aprovechamie
de documentos nto de TICs.
electrónicos.

PGD
Apoyar la
transparencia,
Cumplimient
eficacia,
o de
eficiencia y
normatividad
modelo
legal vigente.
integrado de
gestión.
Administrar la
información.
 CUADRO DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL-CCD
A partir del análisis de la información compilada que ha
obtenido de las fuentes documentales. Se puede construir la
propuesta del Cuadro de Clasificación, en términos básicos
podría definirse el CCD como “la herramienta que nos permite
codificar e identificar cada oficina con sus respectivas series,
subseries y tipologías documentales”, para todas las
dependencias que se reconstruyeron en el fondo acumulado a
organizar.
 CUADRO DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL-CCD
DEFINICIÓN:
Sistema de clasificación elaborado a partir del conocimiento
de las funciones y procedimientos de una Entidad y en el cual
se refleja la conformación orgánico-funcional de un fondo. No
debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base
especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las
funciones y procedimientos de una Entidad.
 CUADRO DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL-CCD
UTILIDAD DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN:
El fondo acumulado esta compuesto por todos aquellos
documentos que se produjeron a lo largo de su vida
institucional y la ejecución de las funciones propias asignadas a
cada una de las dependencias. La aplicación del Cuadro de
Clasificación, consiste en que los documentos de cada
dependencia de acuerdo a sus funciones se separan y se
agrupan a través de la serie a la que pertenecen la cual fue
definida con anterioridad en el CCD.
 CUADRO DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL-CCD
ELEMENTOS DE TODO CUADRO:
A partir de una clasificación lógica, que permita conocer el
fondo, sus mutuas relaciones y sus subdivisiones, se diagrama un
formato para el Cuadro de Clasificación Documental.

El siguiente corresponde a un ejemplo que ilustra la forma en

que se debe diligenciar cada campo del formato del CCD,
para cada una de las Dependencias identificadas en el Fondo
Acumulado.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL-CCD
 CUADRO DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL-CCD
Encabezamiento: Con datos comunes a todos los asientos del
formato
- Fondo Documental: Corresponde a los datos de la entidad.
- Sección Documental: nombre de la dependencia o unidad
administrativa de superior jerarquía
- Subsección Doc: nombre de la unidad administrativa que
produce y conserva la documentación tramitada en el
ejercicio de sus funciones
 CUADRO DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL-CCD
Encolumnado: Con la incorporación de todas las series,
subseries documentales y tipos documentales de cada
dependencia nos dará un conocimiento claro y rápido de los
documentos que produce cada gestión administrativa.

Codificación de Unidades Administrativas: La codificación de

oficinas se desarrolla basándose en el código asignado
mediante norma interna de la institución a cada una de las
unidades según corresponda, adaptándose el siguiente
esquema por código y oficina.
CODIFICACIÓN DE SERIES
DOCUMENTALES
• La codificación de series y subseries documentales
se estructura de acuerdo a la definición del
numero de series que se generen en cada
dependencia. Existiendo un numero propio para
cada serie, en el caso de existir subseries
documentales se identifican con un punto después
del código de la serie.
Existen dos división en la codificación de las series:
• Series Generales: Se refieren a documentos
administrativos que son comunes en todas las
dependencias, también conocidos como
documentos Facilitativos, ya sea por información,
consulta o tramite. Su codificación es igual en
todas las dependencias del fondo acumulado.
Utilizando los primeros dígitos del sistema de
clasificación general.

• Series Especificas: Los documentos característicos

de cada oficina, con base en sus funciones
especificas. La codificación de cada una de estas
series es propia de la oficina. Se asigna un espacio
No... números propios en cada Unidad
Administrativa.
• Denominación de Series: Las series y subseries
documentales deben reflejar los documentos
generados o recibidos en razón a las funciones
asignadas a cada dependencia, de acuerdo con
su competencia, para su definición los siguientes
son elementos a tomar en consideración: ( La
oficina productora, El destinatario, La legislación, El
tramite administrativo, Los documentos que
componen la serie simples o compuestos, La
ordenación de esos documentos y su contenido).
• Años Extremos: al describir series y/o subseries
documentales se debe anotar. Las fechas
inclusivas o fechas topes: Fecha de inicio y término
de la serie, Fechas aislada. Va entre paréntesis
(1940) 1940 – 2000 y Fechas de algunas que dar a
conocer 1950 –1978 (Falta 1966 – 1971) etc.
Notas
• Si se han creado series y agrupado diferentes tipos
documentales o se considera que alguna
denominación puede producir dudas o conflictos
de interpretación, “el Cuadro de Clasificación
llevara incorporadas cuantas anotaciones sean
necesarias.”
Ley 594 de 2000
 Ejercicio Aplicable
Caso N° 1 – EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO
ORGANIZADO
Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A.,
quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La
más relevante es la falta de un archivo organizado y grandes
fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la
empresa. Para que él pueda realizar sus funciones y
desempeñarse de manera correcta, debe realizar la
organización documental, aplicando los criterios archivísticos
para la organización de archivos de gestión e implementación
el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo
de la información documental, permitiendo el fácil acceso a la
información. El tiempo estimado en demostrar resultados es dos
meses, pues la empresa será auditada y todos los empleados esperan
encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta
para lograr mejorías frente a las diferentes problemáticas.
Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?
3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como
gestionarlo?
4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos
electrónicos de archivo. ¿Cómo debe ser archivados esos
documentos?
5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la
información?
6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia
del uso de las TRD?
7. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?
8. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el
desempeño de la empresa?