48.

¿Se verifica que se lleve un registro de utilización del equipo diario, sistemas en línea y
batch, de tal manera que se pueda medir la eficiencia del uso del equipo?

SI NO

49. ¿Se tiene un inventario actualizado del total de los equipos, de su localización?

SI NO

50. ¿Cómo se controlan los procesos en línea?

____________________________________________________________________________

51. ¿Se tienen seguros sobre todos los equipos? SI NO

¿Con qué compañía?

____________________________________________________________________________

Solicitar pólizas de seguros y verificar tipo de seguro y montos.

52. ¿Cómo se controlan las llaves de acceso (password)?

____________________________________________________________________________

Se debe verificar que el instructivo de operación contenga los siguientes:

 Diagramas.
 Mensajes y su explicación.
 Parámetros y su explicación.
 Fórmulas de verificación.
 Observaciones e instrucciones en caso de error.
 Calendario de proceso y de entrega de resultados.

CONTROL DE SALIDA

Se ofrece el siguiente cuestionario en relación con el control de salida:

1. ¿Se tienen copias de los archivos magnéticos en otros locales?

SI NO

2. ¿Dónde se encuentran esos locales?

____________________________________________________________________________

3. ¿Qué seguridad física se tiene en esos locales?

____________________________________________________________________________

4. ¿Qué confidencialidad se tiene en esos locales?

____________________________________________________________________________

5. ¿Quién entrega los documentos de salida de los procesos en lotes (batch)?

____________________________________________________________________________

6. ¿En qué forma se entregan?

____________________________________________________________________________

7. ¿Qué documentos?
Sistema Documentos A quién se entregan Periodicidad Observaciones

8. ¿Qué controles se tienen?

Sistema Control Observaciones Comentarios

9. ¿Se tiene un responsable (usuario) de la información de cada sistema en línea y en lotes

(batch)?

SI NO

10. ¿Cómo se atienden solicitudes de información a otros usuarios del mismo sistema?

____________________________________________________________________________

11. ¿Se destruye la información no utilizada, o bien qué se hace con ella?

Destruye ( ) Vende ( ) Tira ( ) Otro ( )

CONTROL DE ASIGNACIÓN DE TRABAJO

Esta parte se relaciona con la dirección de las operaciones de la computadora en términos de

la eficiencia y satisfacción del usuario. Esta sección debe ser com parada con la opinión del
usuario. La función clave del personal de cargas de máquina está relacionada con el logro
eficiente y efectivo de varios aspectos:

 Satisfacer las necesidades de tiempo del usuario.

 Ser compatible con los programas de recepción y transcripción de datos.
 Permitir niveles efectivos de utilización de los equipos y sistemas de operación.
 Volver la utilización de los equipos en línea.
 Entregar a tiempo y correctamente los procesos en lotes (batch).

La experiencia muestra que los mejores resultados se logran en organizaciones que utilizan
sistemas formales de programación de actividades, los cua les intentan balancear los factores y
medir resultados.

Se deberán evaluar los procedimientos de programación de cargas de máquina para

determinar si se ha considerado atenuar los picos de los procesos generados por cierres
mensuales, o bien los picos de los sistemas en línea, y poder balancear las cargas de trabajo
de lotes (batch) y línea, dando prioridad a los procesos en línea, o contar con equipos que
permitan en forma independiente cumplir con las necesidades de procesos en línea, con su
comunicación, y con procesos en lote.

En relación con los programas de trabajo proponemos el siguiente cuestionario:

1. Opera la sala de máquinas sobre la base de programas de trabajo?

SI NO

2. Indique los periodos que abarcan los programas de trabajo.

____________________________________________________________________________

3. Indique el puesto o departamento responsable de la elaboración de los programas de

trabajo.

____________________________________________________________________________

4. ¿Se cambian frecuentemente los programas de trabajo?

SI NO

5. ¿Cuál es la causa principal?

____________________________________________________________________________

6. ¿Se comunica oportunamente a los usuarios las modificaciones a los progra mas de trabajo?

SI NO

¿Cómo se comunican?

____________________________________________________________________________

7. Dentro del programa de trabajo de la máquina, ¿se tienen previstas:

 Demandas inesperadas? ( )
 Fallas de la máquina? ( )
 Soporte de los usuarios? ( )
 Mantenimiento preventivo? ( )
 Otras? (especifique). ( )

____________________________________________________________________________

8. ¿Con qué frecuencia se asigna la computadora, en su totalidad o en un gran porcentaje,

para una sola aplicación (la de mayor utilización)?

____________________________________________________________________________

9. Especifique los elementos que sirven como base para programar las cargas de máquina.

____________________________________________________________________________

Se deberá procurar que la distribución física del equipo sea funcional, que la programación de
las cargas de máquina satisfaga en forma eficaz al usuario. Asimismo, se tendrá cuidado con
los controles que se tengan para la utilización de equipo y que el mantenimiento satisfaga las
necesidades.

CONTROL DE MEDIOS DE ALMACENAMIENTO MASIVO

Los dispositivos de almacenamiento representan, para cualquier centro de cómputo, archivos

extremadamente importantes, cuya pérdida parcial o total podría tener repercusiones muy
serias, no sólo en la unidad de informática, sino en la dependencia en la cual se presta servicio.
Una dirección de informática bien administrada debe tener perfectamente protegidos estos
dispositivos de almacenamiento, además de mantener registros sistemáticos de la utilización
de estos archivos, de modo que sirvan de base a los programas de limpieza (borrado de
información), principalmente en el caso de las cintas.

Además, se deben tener perfectamente identificados físicamente los archivos para reducir la
posibilidad de utilización errónea o destrucción de la información.

Un manejo adecuado de estos dispositivos permitirá una operación más eficiente y segura,
mejorando además los tiempos de proceso. El siguiente cuestionario puede ser extensivo a
todo tipo de almacenamiento magnético; como ejemplo de formato para el análisis de archivos,
véase figura 5.2.

1. Los locales asignados a almacenamientos magnéticos tienen:

Aire acondicionado. ( )
Protección contra el fuego ( )
(señalar qué tipo de protección).
Cerradura especial. ( )
Otro. ( )

2. ¿Tienen el almacén de archivos protección automática contra el fuego?

SI NO
(Señalar qué tipo.)

____________________________________________________________________________

3. ¿Qué información mínima contiene el inventario de la cintoteca y la discoteca?

Número de serie o carrete. ( )

Nombre o clave del usuario. ( )
Nombre del archivo lógico. ( )
Nombre del sistema que lo genera. ( )
Fecha de generación del archivo. ( )
Fecha de expiración del archivo. ( )
Número de volumen ( )
Otras. ( )

4. ¿Se verifican con frecuencia la validez de los inventarios de los archivos magnéticos?

SI NO

5. En caso de existir discrepancia entre archivos y su contenido, ¿se resuelven y explican

satisfactoriamente las discrepancias?

SI NO

6. ¿Qué tan frecuentes son estas discrepancias?

____________________________________________________________________________

7. ¿Se tienen procedimientos que permitan la reconstrucción de un archivo en cinta o disco, el

cual fue inadvertidamente destruido?

SI NO

8. ¿Se tienen identificados los archivos con información confidencial y se cuenta con claves de
acceso?

SI NO

¿Cómo?

____________________________________________________________________________

9. ¿Existe un control estricto de las copias de estos archivos? SI NO

10. ¿Qué medio se utiliza para almacenarlos?:

Mueble con cerradura. ( )

Bóveda. ( )
Otro (especifique). ( )
____________________________________________________________________________

10. Éste almacén está situado:

En el mismo edificio de la dirección de informática. ( )

En otro lugar. ( )
Ambos. ( )

12. ¿Se borran los archivos de los dispositivos de almacenamiento, cuando se desechan
éstos?

SI NO

¿Cuáles?

____________________________________________________________________________
13. ¿Se certifica la destrucción o baja de los archivos defectuosos?

SI NO

14. ¿Se registran como parte del inventario los nuevos elementos magnéticos que se reciben
en la biblioteca?

SI NO

15. ¿Se tiene un responsable, por turno, de los archivos magnéticos?

SI NO

16. ¿Se realizan auditorías periódicas a los medios de almacenamiento?

SI NO

¿Con qué periodicidad?

____________________________________________________________________________

17. ¿Qué medidas se toman en el caso de extravío de algún dispositivo de almacenamiento?

____________________________________________________________________________

18. ¿Se restringe el acceso a los lugares asignados para guardar los dispositivos de
almacenamiento, a cargo de personal autorizado?

SI NO

19. ¿Se tiene relación del personal autorizado para firmar la salida de archivos confidenciales?

SI NO

20. ¿Existe un procedimiento para registrar los archivos que se prestan y la fecha en que se
devolverán?

SI NO

21. ¿Se lleva control sobre los archivos prestados por la instalación?

SI NO

22. En caso de préstamo, ¿con qué información se documentan?

FORMATO PARA PRÉSTAMO

Nombre de la institución a quien se hace el préstamo.

Fecha de recepción ( )
Fecha en que se debe devolver Archivos que contiene ( )
Formatos ( )
Cifras de control ( )
Código de grabación ( )
Nombre del responsable que los prestó. ( )
Otros ( )

23. Indique qué procedimiento se sigue en el reemplazo de las cintas que contienen los
archivos maestros.

____________________________________________________________________________

24. El cintotecario controla la cinta maestra anterior previendo su uso incorrecto o su

eliminación prematura?

SI NO
25. ¿La operación de reemplazo es controlada por el cintotecario?

SI NO

26. ¿Se utiliza la política de conservación de archivos hijo-padre-abuelo?

SI NO

27. En los procesos que manejan archivos en línea, ¿existen procedimientos para recuperación
de archivos?

SI NO

28. ¿Estos procedimientos los conocen los operadores?

SI NO

¿Cómo los consigue?

____________________________________________________________________________

29. ¿Con qué periodicidad se revisan estos procedimientos?

Mensual. ( )
Anual. ( )
Semestral. ( )
Otra. ( )

30. ¿Existe un responsable en caso de falla?

SI NO

31. Explique qué políticas se siguen para la obtención de archivos de respaldo.

____________________________________________________________________________

32. ¿Existe un procedimiento para el manejo de la información de la cintoteca?

SI NO

33. ¿Lo conoce y lo sigue el cintotecario?

SI NO

34. ¿Se distribuyen en forma periódica entre los jefes de sistemas informes de archivos para
que liberen los dispositivos de almacenamiento?

SI NO

¿Con qué frecuencia?

____________________________________________________________________________

El objetivo del cuestionario es evaluar la como se administran los dispositivos de

almacenamiento básico de la dirección. Al señalar archivos magnéticos nos referimos a cintas,
discos, disquetes, CD, DVD y cualquier otro medio de almacenamiento masivo de información.

CONTROL DE MANTENIMIENTO

Existen básicamente tres tipos de contrato de mantenimiento. El contrato de mantenimiento

total, que incluye el mantenimiento correctivo y preventivo, el cual a su vez puede dividirse en
aquel que incluye las partes dentro del contra to y el que no las incluye. El contrato que incluye
refacciones es propiamente como un seguro, ya que en caso de descompostura el proveedor
debe proporcionar las partes sin costo alguno. Este tipo de contrato es normalmente el más
caro, pero se deja al proveedor la responsabilidad total del mantenimiento a excepción de
daños por negligencia en la utilización de los equipos. (Este tipo de mantenimiento
normalmente se emplea en equipos grandes.)

El segundo tipo de mantenimiento es "por llamada", en el cual se llama al proveedor en caso de

descompostura y éste cobra de acuerdo a una tarifa y al tiempo que se requiera para
componerla (casi todos los proveedores incluyen en la cotización de compostura el tiempo de
traslado de su oficina a donde se encuentre el equipo y viceversa). Este tipo de mantenimiento
no incluye refacciones.

El tercer tipo de mantenimiento es el que se conoce como "en banco", y es aquel en el cual el
cliente lleva a las oficinas del proveedor el equipo, y éste hace una cotización de acuerdo con
el tiempo necesario para su compostura, más las refacciones (este tipo de mantenimiento
puede ser el adecuado para computadoras personales).

Al evaluar el mantenimiento debemos primero analizar cuál de los tres ti pos es el que más nos
conviene, y en segundo lugar pedir los contratos y revisar con detalle que las cláusulas estén
perfectamente definidas, que no exista subjetividad y que haya penalización en caso de
incumplimiento, para evitar contra tos que sean parciales hacia el proveedor.

Para poder exigir el cumplimiento del contrato se debe tener un estricto control sobre las fallas,
la frecuencia y el tiempo de reparación.

Para evaluar el control que se tiene sobre el mantenimiento y las fallas se pueden utilizar los
siguientes cuestionarios:

1. Especifique el tipo de contrato de mantenimiento que se tiene (solicitar copia del contrato).

____________________________________________________________________________

2. ¿Existe un programa de mantenimiento preventivo para cada dispositivo del sistema de

cómputo?

SI NO

3. ¿Se lleva a cabo tal programa? SI NO

4. ¿Existen tiempos de respuesta y de compostura estipulados en los contratos?

SI NO

5. Si los tiempos de reparación son superiores a los estipulados en el contrato, ¿qué acciones
correctivas se toman para ajustarlos a lo convenido?

____________________________________________________________________________

6. Solicite el plan de mantenimiento preventivo, que debe ser proporcionado por el proveedor.

7. ¿Existe algún tipo de mantenimiento preventivo que pueda dar el operador autorizado por el
proveedor?

SI NO

¿Cuál?

____________________________________________________________________________

¿Cómo se notifican las fallas?

____________________________________________________________________________

¿Cómo se les da seguimiento?

____________________________________________________________________________
CONTROL DE FALLAS

1. ¿Se mantienen registros actualizados de las fallas de los dispositivos del sistema de y
servicios auxiliares (aire acondicionado, sistema de energía ininterrumpida, etcétera)?
SI
NO

(Solicitar los registros de los últimos seis meses).

Figura 5.2 Análisis de archivos

FUNCIÓN

NOMBRE DEL ARCHIVO ______________________________________________________________________

TIPO DE ARCHIVO ___________________________________________________________________________
DESCRIPCIÓN_______________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
LOCALIZACIÓN _____________________________________________________________________________
VOLUMEN DE ARCHIVOS _____________________________________________________________________
VOLUMEN DE ACTUALIZACIÓN _________________________________ FRECUENCIA ___________________
EN VIGOR DESDE ____________________________________________________________________________
CLASIFICADO POR ___________________________________________________________________________
DOCUMENTOS O INFORMES A QUE DA ORIGEN __________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
OTROS ____________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________

USUARIO USO FRECUENCIA

CONTENIDO DEL ARCHIVO

FECHA RECOPILÓ REVISÓ PÁGINA DE

2. ¿Es posible identificar por medio de estos registros los problemas más recurrentes o las
fallas mayores que afectan en forma determinante el funcionamiento de la sala de máquinas?

SI NO

¿Cómo se identifican?

____________________________________________________________________________

3. Tiempo de respuesta promedio que se ha tenido con el contrato de mantenimiento (tiempo

de respuesta es el periodo entre la notificación o aviso de la existencia de un problema y la
llegada del personal técnico que realizó las reparaciones del equipo).
____________________________________________________________________________

4. ¿Cuáles son las actitudes de los ingenieros de servicio que mantienen sus equipos?

____________________________________________________________________________

5. ¿Cuál considera que es la competencia técnica de los ingenieros de servicio que dan
mantenimiento a sus equipos? ¿Por qué?

____________________________________________________________________________

6. ¿Cuál es el tiempo promedio que toma investigar y resolver el problema?

____________________________________________________________________________

7. ¿Cuál es la disponibilidad de refacciones necesarias para dar mantenimiento a sus equipos?

____________________________________________________________________________

8. ¿Cuál es la efectividad del proveedor para resolver sus problemas de mantenimiento?

____________________________________________________________________________

9. ¿Cuáles son las medidas de mantenimiento preventivo realizadas al dar servicio a su

equipo?

____________________________________________________________________________

10. ¿Cuál es en general la calidad de los servicios ofrecidos bajo su "Contrato de

mantenimiento"?

____________________________________________________________________________

Evaluación del mantenimiento

Cuando se evalúa la capacidad de los equipos, no se debe olvidar que la capacidad bruta
disponible se deberá disminuir por las actividades de mantenimiento preventivo, fallas internas
y externas no previstas, y mantenimiento e instalación de nuevos sistemas.

El enfoque de esta sección se orienta a evaluar, mediante los controles que se tengan en la
dirección, la utilización del sistema de cómputo. Un con trol adecuado permitirá sustentar
sólidamente cualquier solicitud de expansión de la configuración presente. Se debe tener
control de las fallas y del mantenimiento no sólo del equipo central, sino del total de los
equipos, incluyendo computadoras personales, impresoras, equipo de comunicación y
periféricos.

El siguiente cuestionario sirve para evaluar el mantenimiento:

1. Indique los registros que se llevan de la utilización del sistema de cómputo (especificando la
periodicidad).

Tiempo de prueba de programas. ( )

Tiempo dedicado a producción. ( )
Tiempo dedicado a mantenimiento correctivo del sistema operativo. ( )
Tiempo dedicado a mantenimiento preventivo. ( )
Tiempo de falla de los dispositivos del sistema de cómputo. ( )
Tiempo de use Tiempo de uso de cada unidad de cinta. ( )
Tiempo ocioso. ( )
Tiempo de uso de impresora. ( )
Tiempo de reproceso. ( )
Tiempo de la computadora utilizado en demostraciones. ( )
Tiempo de falla por servicios auxiliares. ( )
2. Anote los siguientes datos:

Tiempo promedio de operaciones por día. ______________________________________ hrs.

Tiempo promedio de respuesta para programas de producción. _____________________ hrs.

Número promedio al día que se consideran como horas de producción.

____________________________________________________________________________

Número promedio de trabajos en cola de espera de ejecución en horas pico.

____________________________________________________________________________

Número promedio de trabajos en cola de espera de impresión en horas pico.

____________________________________________________________________________

Número promedio de trabajos de ejecución en horas pico.

____________________________________________________________________________

3. Evalúe la relación de uso de impresoras respecto a la mezcla de trabajo. Determine si se

debe:

 Incrementar el número de impresoras. ( )

 Restaurar las cargas de trabajo. ( )
 Utilizar otro tipo de salidas (diferentes a impresoras). ( )
 Utilizar impresora de mayor velocidad. ( )
 ¿Es excesivo el volumen de impresión?, SI NO

En caso de contestar sí, señale las causas:

Reportes muy largos. ( )

Reportes no utilizados. ( )
Procesos en lote que deben estar en línea. ( )
Otros (especificar cuáles). ( )

________________________________________________________________________