Proyecto BI Adventure Works

Entrevistas iniciales

Ejecutivos
Estoy muy emocionado con esta iniciativa. Durante mucho tiempo he sentido
que hay información empresarial valiosa enterrada en nuestros sistemas de
TI, pero cada vez que le pregunto a mi alta dirección sobre detalles
específicos, ¡obtengo respuestas inconsistentes o ninguna respuesta!

Las principales áreas del negocio que quiero beneficiarme de este proyecto
serán los equipos de ventas y marketing. A largo plazo, sería bueno intentar
mejorar la eficiencia en la fabricación también, pero por ahora quiero
Keith Sánchez centrarme en impulsar el crecimiento de las ventas, particularmente en
Director ejecutivo nuestro canal de revendedores.

Lo principal que personalmente me gustaría lograr es una visión coherente de

cómo se está desempeñando el negocio en términos de ingresos por ventas y
rentabilidad. Tanto para nuestras ventas de revendedor como para nuestras
ventas por Internet, necesito poder ver de un vistazo los ingresos y las
ganancias para el año hasta la fecha, y cómo nuestro margen de ganancia se
compara con nuestro objetivo, que es un promedio de 30 a 40%. No quiero
tener que pasar horas analizando y reconciliando los datos, y no quiero tener
que aprender a usar un sistema completamente nuevo, ¡recién me he
acostumbrado a SharePoint! Solo me gustaría poder ver las métricas
comerciales clave de un vistazo. Sin embargo, quiero que mi equipo de
administración pueda profundizar en los detalles si veo algo que pueda ser
motivo de preocupación.

Contamos con dos canales de venta; venta directa a través de nuestro sitio de Internet y
una red internacional de revendedores. Los canales se gestionan de forma independiente
debido a las claras diferencias en los dos modelos de venta. Del lado del revendedor,
tenemos varios representantes de ventas que administran las cuentas de ventas del
revendedor. Cada representante de ventas es responsable de las ventas del revendedor
en una región de ventas en particular, que a su vez se divide en territorios. Mi prioridad
clave es maximizar los ingresos por ventas en ambos canales de ventas y, para ello,
necesito poder ver las cifras de rendimiento de las ventas mensuales e identificar las
áreas en las que debemos mejorar. Para las ventas por Internet, necesito poder obtener Brian Welcker
ingresos por ventas según el país donde vive el cliente. Para las ventas de revendedores, Vicepresidente de
quiero ver las ventas del gerente de ventas regional y sus representantes de ventas. ventas

Además de los representantes de ventas, el equipo de marketing compila informes de

ventas anuales en tablas dinámicas de Excel que desglosan las ventas por trimestre y mes,
categoría de producto y ubicación geográfica. Estos son extremadamente útiles y me
gustaría que fueran más regulares, pero la compilación de los datos lleva mucho tiempo.
Además, para ser honesto, soy más una persona visual: me gustaría poder explorar los
datos visualmente e intentar detectar tendencias y oportunidades clave.
 En el departamento de finanzas, somos responsables de mantener las cuentas
financieras de la empresa. Trabajo en estrecha colaboración con el director ejecutivo y
el vicepresidente de ventas para garantizar que estamos maximizando los ingresos y la
rentabilidad en nuestros canales de ventas directos y de revendedores.

Utilizamos un paquete de software de contabilidad financiera para mantener las

Laura Norman cuentas de la empresa, y esto nos proporciona la mayoría de las capacidades de
Director financiero
generación de informes que necesitamos actualmente. Mi asistente David exporta
informes de gestión del sistema de cuentas a Excel cada mes, que envía a los altos
directivos por correo electrónico. Por el momento, esto no es una carga demasiado
grande, pero si la empresa crece significativamente en el futuro, es posible que
deseemos encontrar una manera de automatizar estos informes.

En el pasado, hemos hablado de hacer algunos modelos financieros predicativos

basados en nuestros datos financieros históricos, pero en este momento
probablemente no haya suficientes datos para ser útiles. Quizás dentro de un año, la
solución de BI que está creando podría ampliarse para incluir datos de contabilidad
financiera, pero por ahora no es esencial.

El equipo de marketing es el principal responsable de impulsar las ventas por Internet. Por lo
general, realizamos entre seis y ocho campañas de marketing por año. Para ayudarnos a
planificar estas campañas, debemos analizar las ventas pasadas para tratar de encontrar
tendencias o correlaciones entre la aceptación de promociones anteriores (como cupones o
descuentos), los datos demográficos de los clientes y las ventas. Podemos hacer esto hasta cierto
punto conectándonos a los datos de ventas de Internet en Excel y creando tablas dinámicas, pero
los especialistas en marketing de mi equipo me dicen que podrían hacer un análisis más
sofisticado si pudieran construir sus propios modelos analíticos a partir de los datos de ventas.
David Bradley
El sitio de Internet rastrea las promociones asociadas a cada pedido, y nuestra primera prioridad Gerente de marketing
es medir la efectividad de cada promoción y tratar de identificar las características de los clientes
que nos ayudarán a orientar nuestras campañas de marketing de manera más efectiva. A más
largo plazo, también me gustaría que pudiéramos analizar los costos de la campaña y
compararlos con los presupuestos. Manejar mejor los costos de marketing beneficiaría
enormemente a la empresa, pero en este momento no tenemos ningún dato. Un miembro de mi
equipo ha comenzado a trabajar en una solución de seguimiento de campañas, pero pasará
aproximadamente un año antes de que brinde información útil.

Cada parte del negocio tiene sus propias aplicaciones y bases de datos; por ejemplo, el departamento
de finanzas tiene un sistema de contabilidad, el equipo de ventas de comercio electrónico tiene una
base de datos para ventas directas a través de nuestro sitio de comercio electrónico y nuestro equipo
de ventas de revendedores tiene un pedido. sistema de procesamiento para nuestro canal de
revendedores. Hay una gran cantidad de informes no administrados, particularmente en el
departamento de marketing, donde varias personas son usuarios avanzados de Excel.

Jean Trenary Hemos estandarizado el uso de SharePoint Server para toda la colaboración basada en documentos, y
Gerente de muchos de los informes basados en hojas de cálculo se distribuyen de esa manera, por lo que la
Servicios de mayoría de nuestros usuarios están acostumbrados a consumir información a través de SharePoint.
Información Además, el asistente de finanzas envía informes de gestión financiera estándar a los altos directivos
por correo electrónico.
 Finanzas

Actualmente, creo informes financieros todos los meses con Excel y los
envío al equipo de alta dirección. También subo los informes a SharePoint
porque algunos gerentes prefieren verlos de esa manera.

Para ser honesto, los informes son bastante fáciles de generar desde
nuestro sistema de cuentas y no me ocupan demasiado tiempo.

David Barber
Asistente del CFO

En términos de análisis e informes financieros, el equipo de finanzas incluye una

serie de contadores y analistas profesionales que dominan Excel y que crean
regularmente tablas dinámicas a partir de datos en el sistema de cuentas para que
podamos ver cómo se está desempeñando el negocio en una serie de áreas. .

Un punto importante es que el año fiscal de nuestra empresa va de julio a junio, y

algunos informes se basan en el año calendario, pero la mayoría se basa en el año
fiscal.
Wendy Khan
Gerente de finanzas
Tenemos algunas personas en el equipo con experiencia en modelado OLAP en SQL
Server 2008, por lo que, si necesitamos hacer un análisis más detallado, tenemos
las habilidades necesarias. Sin embargo, el paquete de cuentas nos brinda lo que
necesitamos en este momento.

Ventas

Soy uno de los tres gerentes de ventas regionales y administro un equipo de

representantes de ventas para la región de América del Norte. Nuestro
vicepresidente de ventas me ha encomendado la tarea de aumentar los
ingresos por ventas en todos los territorios de ventas, y mi trabajo consiste
principalmente en revisar el desempeño de los miembros de mi equipo y
tratar de identificar formas de ayudarlos a generar más ventas. Cada región Stephen Jiang
se divide en países, que luego se desglosan en territorios de ventas. A Gerente de ventas
continuación, se asigna un representante de ventas a cada territorio. para Norteamérica

Para cada región, el gerente de ventas deberá poder ver los ingresos por
ventas de cada país y territorio. También necesitarán ver por separado las
ventas de cada vendedor. En la mayoría de los casos, esto será lo mismo que
ver por territorio, pero los vendedores van y vienen y, a veces, los
cambiamos entre territorios.

Soy anticuado y me gustan los informes impresos. Idealmente, me gustaría

que mis resultados de ventas me enviaran por correo electrónico cada mes
como un documento de Word que pueda imprimir; pero también puedo
ocuparme de imprimirlo directamente desde un sitio web si es necesario.
 Márketing

Sariya Harnpadoungsataya
Especialista en marketing
Cada año, extraemos datos de ventas de los sistemas de ventas por Internet a Excel
y creamos tablas dinámicas. Se necesita mucho tiempo para escribir las consultas
Transact-SQL que necesitamos para obtener los datos correctos, y Excel no parece
ser capaz de hacer frente al volumen de datos y se vuelve muy lento. Hay mucha
memoria en mi estación de trabajo, así que no estoy seguro de cuál es el problema.
Si pudiéramos reducir el tiempo que lleva, podríamos hacer este tipo de análisis con
más regularidad.
Sin embargo, después de haber importado los datos, podemos desglosar las ventas
por trimestre y mes. Nuestros productos están agrupados en categorías y
subcategorías, por lo que también dividimos los datos de esa manera. Analizamos
las ventas por país del cliente, estado o provincia y ciudad, pero también hay otra
información demográfica en los perfiles de los clientes, como el número de
automóviles que posee, la distancia de viaje, etc., sería bueno poder incluirlos.
factores en nuestro análisis también.

Cuando analizamos los resultados de ventas, he notado que los datos a veces
pueden ser inconsistentes. A veces, los detalles de un producto en particular de la
base de datos de ventas por Internet no coinciden con la información del mismo
producto en la base de datos de ventas del revendedor. Esto no es un problema
cuando analizamos promociones que son específicas de un solo canal, pero puede
causar confusión cuando tenemos una promoción en varios canales.

También he notado que los detalles del cliente a menudo pueden estar mal escritos
o simplemente ser inconsistentes porque cada cliente ingresa sus propios detalles y
pueden usar términos diferentes para lo mismo. Por ejemplo, algunos clientes
pueden ingresar a su país como "Estados Unidos" y otros pueden ingresar "EE. UU.";
Ambos significan lo mismo, pero dificulta el desglose correcto de las ventas por país.
 Hemos estandarizado nuestros servidores de base de datos en SQL Server 2014,
TI además del sistema de contabilidad que almacena sus datos en un almacén de
datos patentado. Los datos de las cuentas se pueden exportar automáticamente
en formato de texto delimitado por comas, que es la forma en que el equipo de
finanzas está obteniendo actualmente los datos en Excel.

Generalmente, el equipo de finanzas es autosuficiente cuando se trata de usar

François Ajenstat
Administrador de base
de datos
datos para análisis e informes. Los especialistas en marketing pueden
administrar actividades básicas de importación de datos, como importar datos
de vistas en una base de datos de SQL Server a Excel y crear tablas dinámicas y
gráficos, pero necesitan ayuda con informes que requieren incluso consultas
complejas de Transact-SQL. Afortunadamente, la consolidación de nuestros
servidores de bases de datos y la estandarización en SQL Server 2014 nos ha
hecho más eficientes, por lo que tenemos capacidad adicional dentro del
equipo de administración de bases de datos para respaldar esto.

Hemos invertido en una infraestructura de SharePoint para toda la empresa,

que estamos en proceso de actualizar a SharePoint Server 2013. También
estamos implementando Office 2013 en Windows 8 como una actualización de
nuestro escritorio estándar para trabajadores de la información. Nuestros
usuarios están acostumbrados a encontrar lo que necesitan en SharePoint, por
lo que realmente me gustaría evitar cualquier solución de informes que
requiera su propia interfaz web; que introducirá un nuevo conjunto de
requisitos de seguridad y probablemente provocará un aumento en las
llamadas de soporte de TI. Peter Connelly
Administrador de red
Actualmente, el equipo de marketing comparte libros de Excel que contienen
datos analíticos en SharePoint y los usuarios ven estos libros con Excel Services.
Esto funciona bien, pero ocasionalmente un libro de trabajo en particular se
volverá extremadamente popular y será difícil administrar los aspectos de
rendimiento y seguridad. Por un lado, quiero que los usuarios vean SharePoint
como una fuente única de información compartida, pero por otro lado, me
gustaría que el equipo de administración de la base de datos pudiera tomar
algunas de las hojas de cálculo más utilizadas bajo un control centralizado.