3.1.

6 PASOS PARA EL ANÁLISIS DE PUESTOS

Paso I: Determinar el uso de la información resultante del análisis de puestos. Se empieza

por identificar el uso que se le dará a la información, ya que eso determinará el tipo de
datos que se reúnan y la técnica que se utilice para hacerlo.

Paso II: Reunir información sobre los antecedentes. A continuación, es necesario revisar

la información disponible sobre los antecedentes, como es el caso de los organigramas,
diagramas de proceso y descripciones del puesto. Los organigramas muestran la forma
en que el puesto en cuestión se relaciona con otros y cuál es su lugar en la organización.
El organigrama debe identificar el título de cada plaza y, por medio de líneas que las
conectan, debe mostrar quien debe reportar a quién y con quién se espera que la persona
que ocupa el puesto se comunique.
Una tabla de proceso ofrece una comprensión más detallada del flujo de trabajo que la
que se puede tener con un organigrama. En su forma más simple, un diagrama de
proceso muestra el flujo de insumos y productos del puesto estudiado.

Paso III: Seleccionar las posiciones representativas para analizarlas. El siguiente paso es

seleccionar varias posiciones representativas que serán analizadas. Esto es necesario
cuando hay muchos puestos similares por analizar y cuando toma demasiado tiempo el
análisis de, por ejemplo, las posiciones de todos los trabajadores de ensamblaje.

Paso IV: Reunir información del análisis del puesto. El siguiente paso es analizar
realmente el puesto obteniendo los datos sobre las actividades del mismo, las conductas
requeridas de los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.
Paso V: Revisar la información con los participantes. El análisis de puestos ofrece
información sobre la naturaleza y funciones del puesto, esta información debe ser
verificada con el trabajador que lo desempeña y el superior inmediato del mismo. El
verificar la información ayudará a determinar si ésta es correcta, si está completa y si es
fácil de entender para todos los involucrados. Este paso de "revisión" puede ayudar a
obtener la aceptación del ocupante del puesto con relación a los datos del análisis que se
obtuvieron, al darle la oportunidad de modificar la descripción de las actividades que
realiza.
Paso VI: Desarrollar una descripción y especificación del puesto. En la mayoría de los
casos, una descripción y especificación de un puesto son dos resultados concretos del
análisis de la posición; es común que se desarrollen posteriormente. La descripción del
puesto es una declaración por escrito que detalla las actividades y responsabilidades
inherentes al puesto, así como las características importantes del mismo tales como las
condiciones de trabajo y los riesgos de seguridad. La especificación depuesto resume las
cualidades personales, características, capacidades y antecedentes requeridos para
realizar el trabajo, y podría ser un documento separado o en el mismo documento que la
descripción del puesto.
 Paso 1 – identifique para que usará la información, pues ello determinará qué datos bebe
obtener y cómo hacerlo. Otras técnicas de análisis de los puestos no producen
información cualitativa para las descripciones de los puestos.

• Paso 2 – repase la información básica importante, como organigramas, gráficas de

procesos y descripciones de puesto. Los organigramas muestran la división del trabajo en
toda la organización, como se relaciona el puesto en cuestión con otros puestos y donde
encaja el puesto en la organización entera. Las gráficas de procesos ofrecen un
panorama más detallado del flujo de trabajo que el que se obtiene en el organigrama. Una
gráfica de proceso muestra el flujo de los insumos y el de los productos desde el puesto
que se analiza. Por último la existencia de la descripción del puesto, si hubiera una,
proporcionará el punto de partida para elaborar una descripción del puesto revisada.

• Paso 3 – seleccione los puestos representativos que analizará. Esto se hace cuando es
preciso analizar muchos puestos similares y ello requiere mucho tiempo.

• Paso 4 – analice el puesto de hecho, reúna datos acerca de las actividades laborales,
las conductas requeridas de los empleados, las condiciones laborales, las características
y las capacidades humanas necesarias para desempeñar el trabajo.

• Paso 5 - repase la información con las personas que ocupan el puesto. La información
se debe verificar con el trabajador que desempeña el trabajo y con su supervisor
inmediato. Esto servirá para conformar que los datos de la información son correctos y
están completos.

• Paso 6 – prepare una descripción y una especificación del puesto. Por lo general la
descripción y especificación del puesto son dos resultados concretos del análisis del
puesto.
Las principales etapas del análisis de puestos son las siguientes:

Recolección de la información
Descripción del puesto
Especificación del puesto

1.    Recopilación de información para el análisis de puestos

Previo reconocimiento de los puestos, se procede a la recopilación de la información
mediante las siguientes técnicas: La observación directa o indirecta de la actividad,
aplicación de cuestionarios, la entrevista al ocupante del puesto y al supervisor,
la medición de los tiempos y movimientos, evaluación de las cargas de trabajo, etc.
En esta etapa que es la primera del proceso de análisis de puestos es necesario tener en
cuenta la información que se ha de recabar y la técnica de recopilación de información a
emplear:

a.    Información relevante a recaudar en el análisis de puestos

Las áreas responsables del análisis de puestos son las oficinas de normalización,
nacionalización, organización, recursos humanos, etc. En ella se deben capacitar a los
especialistas que se encargaran de la recopilación de la información y se debe remarcar
el énfasis que deben poner en los datos siguientes que se consideran importantes:

•    Actividades del trabajo y los procesos operativos o administrativos

•    Nivel de responsabilidad que tiene el cargo
•    Movimientos de materiales y corporales, así como el nivel de esfuerzo requerido o
desplegado
•    Maquinas, herramientas, equipos que se utilizan en el trabajo
•    Conocimientos que se requieren o que se debe aplicar
•    Habilidades específicas requeridas para el desempeño del cargo
•    Nivel de desempeño requerido en el trabajo, es decir el estándar mínimo esperado
•    Análisis de las condiciones de trabajo y los riesgos existentes
•    Normas de seguridad y equipos de protección personal que se requieren
•    Medición de tiempos y de los movimientos en el trabajo
•    Contexto del puesto y relaciones con otras áreas
•    Condiciones físicas de trabajo o de esfuerzo adicional o especial requerido
•    Requisitos académicos, técnicos y de personalidad para el puesto
•    Ubicación del puesto dentro de la estructura de la organización y su denominación

b.    Técnicas de recolección de información

La información y el análisis del puesto de trabajo se pueden realizar empleando las
siguientes técnicas:

Entrevista: Ya sea a las personas que ocupan el puesto, a los supervisores y colaterales
(proveedores o clientes internos), estas pueden ser individual o colectiva.
La observación del puesto: Ya sea en forma directa para observar como lo hace, con que
maquinas o herramientas, el esfuerzo o talento que despliega, el tiempo que le demanda,
etc. También puede ser en forma indirecta mediante filmaciones, fotos o cámaras
instaladas. Es más recomendable para trabajos operativos o manuales.
Cuestionarios: Se diseñan cuestionarios con las preguntas necesarias y pertinentes, para
entregar a los trabajadores para que lo llenen o para preguntarles durante la entrevista.
Pueden ser estructurados o abiertos, este último es más recomendable y se puede
combinar con la entrevista.
Diario o bitácora del empleado: Es un registro donde se anotan todas las ocurrencias del
trabajo y en base a ello se determinan las actividades más importantes desarrolladas.
También puede ser una descripción de la secuencia de actividades que realiza cada cierto
tiempo, lo cual ayuda a entender el trabajo.
Medición de tiempos, movimientos y esfuerzo: Se efectúa mediciones de los movimientos
que realiza, el tiempo que emplea y el esfuerzo que despliega, para determinar el nivel de
concentración, la fatiga y los riesgos inherentes.
2.    Análisis y descripción del cargo o puesto
Esta etapa tiene 2 fases: la primera que es el análisis de la información recopilada que en
esencia viene a ser el análisis de puestos y luego la segunda que es la trascripción de
este en una información más elaborada y estandarizada.

a.    Análisis del puesto: Con la información recopilada, se efectúa l estudio de todos los
aspectos inherentes al cargo, tales como estudio de las tareas, nivel de atribuciones,
responsabilidades asumidas, autoridad ejercida y dependencia jerárquica, áreas de
coordinación, condiciones de salubridad y seguridad, esfuerzo requerido, etc.
b.    Descripción del puesto: Es la descripción literal de la información obtenida por medio
del análisis. Esta etapa consiste en redactar y describir los aspectos más relevantes del
cargo, tales como: denominación, nivel, ubicación, autoridad, dependencia, coordinación,
tareas desarrolladas, etc. Esta fase tiene dos partes: una es la descripción genérica y la
otra es la descripción especifica cómo se explica en las líneas siguientes:
I.    Descripción general del puesto: Se describe brevemente lo siguiente: donde se ubica
el puesto, la actividad genérica que realiza y la forma como contribuye a los objetivos de
la organización. Es una explicación de conjunto de las actividades del puesto,
considerando este como un todo.
II.    Descripción especifica del puesto: Es la información detallada de todos los aspectos
del puesto y considera lo siguiente:
Denominación del puesto: Se indica el nombre del puesto.
Ubicación estructural del puesto: Es la ubicación del puesto dentro de la estructura
organizacional, puede ser geográfica o departamental.
Nivel o grupo ocupacional del puesto: Indica el grupo ocupacional al que pertenece, si es
un trabajo profesional de nivel universitario o técnico o si es un trabajo manual calificado o
no calificado.
Supervisión: Señala sobre quienes ejerce autoridad y control.
Subordinación: Indica de quien depende o a quien reporta.
Comunicaciones colaterales: Precisa con que entidades tiene nexos y coordina sus
actividades.
Responsabilidades: Se precisa que responsabilidades implícitas y explicitas tiene el
puesto: por ejemplo, por supervisión, por materiales  y equipos, por métodos y tecnología,
por dinero, títulos, documento o valores, por información confidencial, por seguridad de
terceros y otros.
Descripción detallada de tareas: Responsabilidades, atribuciones y funciones; se describe
todas las actividades más importantes que realiza diariamente, al mes, semestralmente o
anualmente.
3.    Especificación del puesto
La especificación del puesto de trabajo indica o señala los requisitos y calificaciones
académicas, técnicas y de personalidad exigidos para el cumplimiento satisfactorio de las
tareas. Comprende el nivel de estudios o conocimientos, las competencias técnicas,
cognitivas o personales, tiempo de experiencia, sexo, etc.

En base a esto se determinan los perfiles profesionales y técnicos requeridos en la

organización. Estos requisitos emanan de forma directa del análisis y descripción del
puesto. La especificación del puesto viene a ser la explicación escrita de los
requerimientos humanos necesarios para cubrir el puesto y desempeñarse
satisfactoriamente, es decir con solvencia y seguridad.

A continuación se indica la información esencial que se debe consignar en la

especificación de puestos.

Información básica de la especificación del puesto

La información que se consigna en la identificación del puesto debe permitir tener una
clara idea respecto a los requisitos que debe poseer la persona que ocupara el puesto,
para desempeñarse de acuerdo a las exigencias de la organización, estos datos son:
Nivel de estudios requerido: Se indica el nivel mínimo de estudios, sean primarios,
secundarios, técnicos o universitarios que demande.
Cursos de especialización o calificación técnica: Se especificaran aquellos cursos de
especialización adicionales que faciliten sus tareas.
Experiencia previa y entrenamiento: Se indicara el tiempo mínimo de trabajo en trabajos
idénticos o similares que le permita ejercer satisfactoriamente sus funciones.
Habilidades específicas o características de personalidad particulares: Son las aptitudes
intelectuales específicas, habilidades adquiridas o cualidades personales que se
requieren.
Cualidades físicas: Son las características físicas que se requieren para facilitar su
trabajo, como estatura, peso, contextura, etc.
Sexo: Puede ser hombre o mujer dependiendo de la tarea del público a atender, de la
atención que va a desplegar o de la característica sexual de la persona, etc.