Guía de aprendizaje para el programa de formación

Curso virtual

Ensayo Importancia de los Archivos

Nidia Hasbleidy Castro Barbosa

Servicio Nacional De Aprendizaje Sena

Ficha: 2316350

Año 2021
INTRODUCCIÓN

El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde debo

plasmar terminología archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo
como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y
aplicación en medio actual.

ARGUMENTACION

El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y científica

de la humanidad además representa la conservación de los documentos
y consulta de la información, actualmente el archivo es funcional y de fácil
manejo para su consulta ya que los medios tecnológicos facilitan aun más su
modo de información.
 Ensayo Importancia de los Archivos

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una
herramienta de control de la población y de la riqueza. Los archivos,
principalmente, tienen tres funciones importantes que son recoger, conservar y
servir.

En su evolución la información puede estar contenida en documentos sobre

papel o cualquier otro soporte: medios legibles o por sistema operativo, los
archivos son parte esencial de los recursos de información, en su
documentación se evidencia, en forma original, el desarrollo histórico de su
misión, funciones y actividades. Su importancia parte del valor que tiene para:
la administración, investigación, comunidad, desarrollo económico, social,
científico y tecnológico, los archivos recopilan, conservan y difunden
información registrada, generada o recibida por una entidad grupo o persona
en función de las actividades que ésta realiza.

archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus

tareas, para sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir
con frecuencia a los documentos que ha realizado o recibido, verificar
pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a
trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos
de las personas.

Cualidades de los archivos

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a
la organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos
de competitividad al contar con herramientas sustentables de la
información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Son
características de los documentos que componen un archivo:

Económicos:
Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.

Simples:
Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Funcionales:
Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente.

Exactos:
La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos:
Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para
no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
Los archivos se clasifican según su uso y organización

Según su uso

Archivo activo
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia
de la información fecha, creación u modificación. Son considerados importantes

Archivo semiactivo

Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se

realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información
importante pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.

Archivo histórico o permanente

Contiene la información vital y va conformando su historia. Se denomina

archivo inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene información que
puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país.

Por su organización

Otra de las variables que definen la clasificación del archivo es

la organización que la empresa elija y el manejo de la información que,
de ser centralizada, o descentralizada o descentralizada concontrol central.

Centralizada
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin
mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos estos
archivos son resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los
mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.

Descentralizada

Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su

propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos
podrá organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que cree y
modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación de estos.

Descentralizado con control central

Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación
está centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica
que cada correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia
despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por
encontrarse en el archivo central.

Según su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de
sus etapas, las cuales se explicarán a continuación:

Archivo de gestión:
Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta
administrativa por toda la organización.

Archivo central:
Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes
archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.

Archivo histórico:
Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo
de conservación permanente.

Categorización de los archivos:

Se clasifican en: 

A. Archivo general de la nación

B. Archivo general del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la

actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los
archivos, igual han tenido que adaptarse

A modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, valoración y

selección, preservación, y acceso y su uso. Sin dejar atrás el más importante
de los documentos de archivo son los que están plasmados como evidencia
histórica y son tratados con suma delicadeza para conservar su preservación.