GUÍA ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS

De acuerdo con la información suministrada y a la que investiguen por diferentes

mecanismos para complementar el tema de “Ordenación de documentos” deben
realizar la siguiente actividad con el fin de consolidar su conocimiento.
1. Establezca la diferencia de los siguientes conceptos:
a. Organizar
• Disponer, Establecer, Reformar.
b. Clasificar
• Ordenar por clases, Repartir.
c. Ordenar
• Arreglar, Clasificar, Disponer en series.
2. De acuerdo con la cartilla de ordenación documental: ¿Hasta dónde llega la
clasificación?
• La clasificación llega hasta la agrupación de series documentales mas
pequeñas. Y el final del proceso de clasificación es la formación de series
(o subseries).
3. Describa el proceso de ordenación
• Es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos.
Que determina cual va primero y cuales van después, sin embargo, la
ordenación no solo es una disposición física coherente de documentos sino
también el testimonio de la gestión de tramites. En el proceso archivístico
se contribuye el primer y segundo lugar que son: organización
administrativa y conocimiento histórico institucional. La ordenación nos
facilita el acceso a la información gracias a la ubicación de documentos.
4. Con sus palabras describa el principio de orden original
• Cuando queremos producir un documento debemos tener en cuenta las
etapas por las que va a pasar el trámite así podemos organizar el tiempo en
que pueda salir el documento requerido ya que si tiene varias etapas ese se
reproduce uno tras otro en un cierto límite de tiempo.
5. ¿Qué es el principio de procedencia?
• Es lo más importante de la archivística. Es el que asegura que no se deben
mezclar los documentos de diferentes productores, lo cual es la base de
 todo el trabajo archivístico. Es importante también respetar el orden original
dado a los documentos.
6. ¿Qué es un manual de procedimientos y para qué sirve?
• Es un documento del sistema interno, el cual se crea para tener una
información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas
las instrucciones. Sirve para una capacitación, para que los empleados
sepan sus funciones, para la mejora de toma de decisiones, para la mejora
de comunicación, para mejorar la satisfacción del personal.
7. ¿Qué es un sistema de ordenación y para qué sirve?
• es una tarea en la que se relacionan unos documentos con otros de
acuerdo a un criterio establecido previamente, que puede ser la fecha,
nombres, números.
8. Explique los diferentes sistemas de ordenación
a. Alfabéticos
• Tiene como principio universal el uso del alfabeto. Tiene una serie de
criterios para determinar el lugar que le corresponde a cada carpeta de
acuerdo con el alfabeto.
i. Onomásticos
• Se utiliza para series documentales compuesta por expedientes que
permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las
Historias Laborales, Las Historias Clínicas, Los Expedientes académicos de
alumnos.
ii. Toponímicos o geográficos
• Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres o lugares,
país, departamento, municipio, localidad, barrio etc.
iii. Temáticos
• Se ordena por series y subseries documentales por el asunto o tema de su
contenido. Ej.
• Estadísticas.
• Informes.
• Informes a organismos de control.
• Informes de gestión.
• Informes estadísticos.

b. Numéricos
 • Representan el ordenamiento basado en números; estos se usan para
rotulas las guías sud guías carpetas e índice.
i. Cronológicos
• La ordenación la determina la fecha de los documentos (año, mes y día), de
mayor a menor, del mas antiguo al mas reciente. Dentro de cada año por
meses y dentro de estos por días. Ordenación alfabética.
ii. Simples
c. Alfanuméricos
• Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y
numérico cronológico.
i. Mixtos
• Combina los signos alfabéticos y numéricos.
9. ¿Qué es una serie documental? Realice un ejemplo.
• Son series formadas por unidades documentales simples (tipo
documentales) donde cada una es independiente de las otras unidades
documentales simples de la misma serie.
SERIE DOCUMENTAL SIMPLE SERIE DOCUMENTAL
COMPUESTA
RESOLUCION N°3
INVITAC 4

CDP 3
RESOLUCION N°2
PROPUES 2
RESOLUCION N °1
DE 2012 ESTUDIOS
PREVIOS 1

UN SOLO TIPO DOCUMENTAL

VARIOS TIPOS
DOCUMENTALES
10.¿Qué es una subserie documental? Realice un ejemplo.
• Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie.
Identificadas de formas separada de esta por su contenido y sus
características definidas.
• Ejemplo.
• Sub fondo.
• Sección: Dirección del talento humano.
• Sección: Dirección de contratación.
• Sección: Dirección de servicios administrativos.
• Sección: Dirección financiera.
11.¿Qué es un expediente?
• Es un conjunto de documentos que conforma un procedimiento, ya sea
judicial, administrativo o policial.
12.¿Qué es foliación?, ¿Para qué sirve?, ¿Cómo se hace?
• Es una acción administrativa u operación que consiste en numerar o
enumerar correlativamente cada una de las hojas, fojas o folios, de todo
documento archivístico o unidad documental recibida y/o generada por una
institución o entidad.
• La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo
HB o B. o el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso
de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada.