UNIVERSIDAD SANTA MARIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES

ESCUELA ADMINISTRACION Y CONTADURIA
SEDE EL PARAISO
CATEDRA: SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL
PROFESOR: LIC. JUAN JOSE GUARIATO

SISTEMA DE PROCESAMIENTO PARA

LAS TRANSACCIONES

Caracas, Mayo, 2016

INDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULOS
I. SISTEMA DE PROCESAMIENTO PARA LAS TRANSACCIONES
1.1. Concepto
1.2. Objetivos
1.3. Características
1.4. Tipo de Procesamiento de Transacciones
1.5 Secuencia de Procesamiento de Transacciones
1.6. Sistemas De Transacciones más Comunes dentro de la Empresa 1
II. PROCESAMIENTO DE PEDIDOS DE COMPRAS O DE VENTAS
2.1. Concepto
2.2. Objetivos
2.3 Tipos de Transacciones
III. SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE PEDIDOS DE COMPRAS.
3.1. Concepto
3.2 Objetivos de un Sistema de Compras
3.3. Entradas
3.4. El Proceso de Sistema de Compras
3.5. Salidas de un Sistema de Compras
IV. SISTEMA DE CUENTAS POR PAGAR.
4.1. Concepto
4.2. Objetivos de un Sistema de Cuentas Por Pagar
4.3. Características Generales
4.4. Tipos de Transacciones
4.5. Proceso de un Sistema de Cuentas Por Pagar
4.6. Salida de un Sistema de Cuentas Por Pagar
V. PROCESAMIENTO DE ÓRDENES PEDIDOS DE CLIENTES
5.1. Captura de Pedidos
5.2. Configuración de las Ventas
5.3. Planeación de Embarques
5.4. Ejecución de Embarques
5.5. Interacción con el cliente
5.6. Salidas de un Sistema de Órdenes o Pedidos
VI. CONTROL DE INVENTARIOS
6.1. Concepto
6.2. Objetivos de Sistemas de Administración de Inventarios
6.3. Transacciones del Sistema de Inventarios
6.4. Archivos que se utilizan en el Sistema de Inventarios
6.5. Proceso de un Sistema de Inventario
6.6. Salidas de Sistema de Administración de Inventarios
VII. FACTURACIÓN.
7.1 Objetivo
7.2 Procesos
VIII. CUENTAS POR COBRAR
8.1. Concepto
8.2. Objetivos de un Sistema de Cuentas Por Cobrar
8.3. Proceso de un Sistema de Cuentas Por Cobrar
8.4. Salida o Reportes de un Sistema de Cuentas Por Cobrar
IX. SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE LIBRO MAYOR
9.1 Concepto
9.2 Objetivos de un Sistema de Libro Mayor
9.3 Entradas Libro Mayor
9.4 Procesos y Programa
X. SISTEMAS DE PUNTOS DE VENTAS.
10.1. Concepto
10.2. Objetivos
10.3. Dispositivos de Puntos de Ventas
10.4. Aplicaciones de los Sistemas de Puntos de Ventas
10.5. Proceso de Puntos de Ventas
SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES

Transacción Según JAMRICH (2008), “es un intercambio entre dos partes que se registra y
guarda en un sistema de equipos de cómputo. Como por ejemplo realizar una compra de
mercancía o retirar efectivo de un cajero automático”.

Los sistemas de procesamiento de transacciones (SPT) o (TPSS, sigla en ingles).También

conocido como EDP: Proceso Electrónico de Datos; es un sistema básico de negocios que
dan servicio al nivel operativo de la organización (figura 1), el cual “recopilar, procesar,
guardar, exhibir, modificar o cancelar transacciones”, “recopila los datos de estas
transacciones y los almacena en una base de datos. Los empleados usan la información de
la base de datos para producir reportes y otras informaciones” como, estados de cuentas de
los clientes, cheques de pago, pedidos de ventas, reservaciones en hoteles, la nómina y para
escoger elementos (cliente por dirección, productos por región), estos son eventos
cotidianos. “Son datos rápidamente alterables pero muy poco variados, lo que hace que los
procedimientos para gestionarlos puedan ser descritos con precisión. Estas características
hicieron que fuera posible diseñar e implementar rutinas que se encargasen de estos
trabajos repetitivos, lo que dio lugar a este tipo de sistemas”.

Figura 1. Sistema de procesamiento de transacción

Un sistema de procesamiento de transacciones es un tipo de sistema de información que

recolecta, almacena, modifica y recupera toda la información generada por las
transacciones producidas en una organización, igualmente se puede definir como un
sistema básico de negocios que dan servicio al nivel operativo de la organización. A su vez
una transacción es un evento que genera o modifica los datos que se encuentran
eventualmente almacenados en un sistema de información.

Según KENDAL Y KENDAL Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS,

Transaction Processing Systems) son sistemas de información computarizada creados para
procesar grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de negocios,
como las nóminas y los inventarios.

Según: JAMRICH PARSONS, J. (2008), ¨es un intercambio entre dos partes que se registra
y guarda en un sistema de equipos de cómputo. Como por ejemplo realizar una compra de
mercancía o retirar efectivo de un cajero automático¨.

Según: TOBOADA GONZÁLEZ , J., y COTOS YÁÑEZ, J. M. (2005) “Son datos

rápidamente alterables pero muy poco variados, lo que hace que los procedimientos para
gestionarlos puedan ser descritos con precisión. Estas características hicieron que fuera
posible diseñar e implementar rutinas que se encargasen de estos trabajos repetitivos”.

El resultado de procesar transacciones de negocios es que los registros de la organización se

actualizan para reflejar la situación de la operación al momento de la última transacción
procesada. Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) automatizados se
componen de todos los elementos de los sistemas de información basados en computadora
(CBIS, Computer Based Information Systems) incluyendo hardware, software, bases de
datos, telecomunicaciones, personal, y los procedimientos que se emplean para procesar las
transacciones.

En la mayor parte de las organizaciones los sistemas de procesamiento de transacciones

(TPS) dan soporte a las actividades rutinarias, todos los días, que ocurren en el curso
normal de los negocios y que ayudan a una compañía a añadir valor a sus productos y
servicios. Según sea el cliente, el valor quizá signifique un precio menor, mejor servicio,
más alta calidad o exclusividad del producto. Al añadir una cantidad significativa de valor a
sus productos y servicios, las compañías aseguran el éxito organizacional posterior. Si bien
a menudo los TPS realizan actividades que se refieren al contacto con los clientes, tales
como el procesamiento y la facturación de pedidos, estos sistemas de información
desempeñan un papel esencial para proporcionar valor al cliente.

Objetivos de los sistemas de procesamiento de transacciones

El objetivo principal es, aumentar la productividad en tareas de tipo administrativo y

capturar los datos relativos a las transacciones realizadas por la empresa con el fin de
controlar las actividades del negocio, sin embargo, también podemos nombrar los
siguientes objetivos:

• Asegurar la integridad y exactitud de datos e información

• Elaborar documentos e informes oportunos

• Obtener una mayor ventaja competitiva

• Mantener alto grado de exactitud de la información

Características de los sistemas de procesamiento de transacciones

Respuesta rápida: En este tipo de sistemas resulta crítico que exista un rendimiento elevado
con tiempos de respuesta cortos. Una empresa no puede permitirse tener clientes esperando
por una respuesta del SPT; el tiempo total transcurrido desde que se inicia la transacción
hasta que se produce la salida correspondiente debe ser del orden de unos pocos segundos o
menos.

Fiabilidad: Muchas organizaciones basan su fiabilidad en los SPT; un fallo en un SPT

afectará negativamente a las operaciones o incluso parará totalmente el negocio. Para que
un SPT sea efectivo, su tasa de fallos debe ser muy baja. En caso de fallo de un SPT, debe
existir algún mecanismo que permita una recuperación rápida y precisa del sistema. Esto
convierte en esencial la existencia procedimientos de copia de seguridad y de recuperación
ante fallos correctamente diseñados.

Inflexibilidad: Un SPT requiere que todas las transacciones sean procesadas exactamente
de la misma forma, independientemente del usuario, el cliente o la hora del día. Si los SPT
fuesen flexibles, habría entonces demasiadas posibilidades de ejecutar operaciones no
estándar. Por ejemplo, una aerolínea comercial necesita aceptar de forma consistente
reservas de vuelos realizadas por un gran número de agencias de viaje distintas; aceptar
distintos datos de transacción de cada agencia de viajes supondría un problema.

Procesamiento controlado: El procesamiento en un SPT debe apoyar las operaciones de la

organización. Por ejemplo, si una organización establece roles y responsabilidades para
determinados empleados, el SPT debe entonces mantener y reforzar este requisito. 3
Propiedades ACID: Una primera

Propiedades de los sistemas transaccionales

• Automatizan tareas operativas en una organización, permitiendo ahorrar en

personal.

• Suelen dirigirse especialmente al área de ventas, finanzas, marketing,

administración y recursos humanos.

• Suelen ser los primeros sistemas de información que se implementan en una

organización.
• Sus cálculos y procesos suelen ser simples.

• Se suelen utilizar para cargar grandes bases de datos.

• Los beneficios de este tipo de sistemas en una organización son rápidamente

visibles.

• Estos sistemas son optimizados para almacenar grandes volúmenes de datos, pero
no para analizar los mismos.

Propiedades para que la información sea valida

Para asegurar la integridad de la información de la base de datos es que debe ser

completamente procesada la transacción. Según “GOMEZ DE SILVA y ANIA BRISEÑO”
(2008) Existe también una teoría del procesamiento de transacciones (test ACID), que
incluyen acciones a seguir para garantizar que el trabajo del usuario no interfiera con el
otro. Las transacciones deben observar cuatro propiedades para asegurar que la información
de una base de datos sea válida:

• Atomicidad: que la transacción se debe ejecutar totalmente o no ejecutarse en

absoluto.

• Conservación de la coherencia: una ejecución correcta de la transacción debe llevar

a la base de datos de un estado coherente a otro estado coherente (válido)

• Aislamiento: Una transacción no debe hacer visibles sus actualizaciones de la base

de datos a otras transacciones sino hasta que haya sido confirmada (terminada por
completo).

• Durabilidad: una vez que una transacción cambie a la base de datos y los cambios
sean confirmados, éstos nunca deben perderse por fallas subsecuentes.

Sistemas de transacciones más comunes dentro de una empresa

Sistemas de ventas y marketing: son los que realizan transacciones referentes a

administración de ventas, investigación de mercados, productos nuevos, sistema de
comisiones por venta, fijación de precios.

• Sistemas de manufactura y producción: sistemas por los cuales se realiza

programación, compras, sistemas de ingeniería, control de calidad, control de máquina.

• Sistemas de finanzas y contabilidad: por los cuales se realizan presupuestos,

facturación, contabilidad de costos, cuentas por cobrar y pagar.

• Sistemas de recursos Humanos: a través de esto se registra el personal, se realiza la

nómina, el expediente de los empleados.
Las tareas de procesamiento de datos son: (STAIR & REYNOLDS, 2000)

Edición de datos: Proceso de verificar los datos para comprobar su validez e integridad.

Corrección de datos: Proceso de reintroducir los datos mal capturados al usar teclado o
escáner, localizados durante la edición de datos.

Manipulación de datos: proceso de realizar cálculos y otras transformaciones de los datos

relacionados con transacciones de negocios.

Almacenamiento de datos: Proceso de actualizar una o más bases de datos con nuevas
transacciones.

ACTIVIDADES DE PROCESAMIENTO DE DATOS

Actividades del procesamiento de transacciones.

A la vez que cuentan con características comunes, todos los sistemas de procesamiento de
transacciones desarrollan un grupo de actividades básicas de procesamiento de datos
comunes. Los TPS capturan y procesan datos que describen transacciones de negocios
fundamentales. Estos datos se usan para actualizar las bases de datos y elaborar una serie
de informes para uso de personas tanto dentro como fuera de la empresa. Los datos de
negocio pasan a través de un ciclo de procesamiento de transacciones que consta de
recopilación, edición, corrección, Manipulación y almacenamiento de los datos, y
elaboración de Documentos.
Paquetes de software de contabilidad

Los paquetes contables son softwares, los cuales ayudan a los contadores a facilitar y a
agilizar todo el proceso contable; registran todas las operaciones en las que cualquier
empresa incurre a la hora de desarrollar su objeto social, además desarrollan diferentes
reportes en donde muestran la situación resumida de los datos ingresados, estos reportes
son balances generales, estados de resultados, inventarios, libros auxiliares, entre otros.

Estos paquetes permiten un mejor desarrollo de la labor contable, con mayor rapidez y
organización a la hora de presentar informes.

En la actualidad hay varios paquetes como, Helisa, Siigo, Novasoft, COI entre otros, que
ofrecen las ventajas ya mencionadas.

Helisa.- Es un software administrativo de gestión que inició en 1988, con la iniciativa de

crear una herramientas para la pc, su objetivo iba enfocado a las pymes, con el plan de
mejorar y agilizar el proceso contable.

Posee varias herramientas que ayudan con toda la parte contable. A continuación se hará
una lista de los productos que ofrece este programa:

• Administrador

• Administrador de inventario

• Gestión de ventas

• Gestión de compras

• Nómina y administración del recurso humano

• Administración de propiedad horizontal

• Puntos de venta POS

• BIABLE (Inteligencia d Negocios)

• HELISA (versión personal)

• HELISA D.O.S

Novasoft.- Fue lanzado al mercado en el mes de enero del 2008. Este programa como otros
funciona por módulos, además que se enfoca a unas áreas específicas de la compañía, que
son: áreas administrativas, financieras, y de recursos humanos.

El programa está conformado por algunas de las siguientes aplicaciones:

• Contabilidad

• Cuentas por pagar

• Cuentas por cobrar

• Inventarios

• Tesorería

• Facturación

• Activos fijos

• Nómina

• Compras

• Ordenes de producción

• Cartera financiera

• Tele mercadeo.

II Sistema de cuentas por cobrar

Concepto

Seguimiento de cuentas por cobrar es una parte esencial de la gestión de flujo de caja de
su empresa. Sin un flujo de efectivo constante, muchas pequeñas empresas tienden a pedir
prestado más y más dinero para satisfacer sus necesidades de capital de trabajo.
Eventualmente se ponga al día. La falta de capital de trabajo es la principal razón las
pequeñas empresas fracasan.

Objetivo

• Permite formular los requisitos para la concesión de créditos de clientes y el valor

máximo que se debe establecer.

• Contribuye a establecer políticas de cobro para el departamento de cuentas por cobrar.

• Genera formatos para el control de las actividades del departamento de cuentas por
cobrar.

• Por medio de su uso se puede aplicar un control interno para mejorar el funcionamiento
del departamento de cuentas por cobrar.

El sistema de cuentas por cobrar es único en cuanto a que cada proceso se realiza
independientemente de los demás. Se presenta esta situación porque cada proceso tiene su
propio iniciador. Los procesos son los siguientes:

Procesos del sistema de cuentas por cobrar.

1. Añadir nuevas cuentas por cobrar. Se añaden registros al archivo de cuentas por
cobrar inmediatamente después de la facturación. El iniciador pedidos facturados ocurre a
diario.

2. Eliminar cuentas por cobrar pagadas. Así mismo se eliminan registros del archivo de
cuentas por cobrar para reflejar los pagos de clientes.

3. Prepara estados de cuenta. Cada mes se usa el archivo de cuentas por cobrar para
preparar estados de cuentas. Un estado de cuenta es un recordatorio de que se debe dinero
por una o más facturas. Es práctica común dar al cliente treinta días para pagar una factura.
La cuenta por cobrar se considera vigente hasta que han transcurrido 30 días después de la
fecha de facturación. Luego la cuenta por cobrar se considera vencida.

Un estado de cuenta contiene una sola línea por cada factura pendiente: una factura que
todavía no se ha pagado. El estado de cuenta que entregan las tarjetas de créditos lista todas
las facturas pendientes (compras no pagadas)

4. Proporcionar datos de libro mayor. También cada mes, el sistema de cuentas por
cobrar proporciona datos contables de cuentas por cobrar al sistema de libro mayor. Estos
datos aparecen como un activo en el Estado de Situación (Balance General).
 En este punto ya se han realizado todas las actividades relacionadas con los pedidos de los
clientes, y a continuación se necesita responder a las señales de punto de reordena del
sistema de inventarios y conseguir existencias de reabastecimiento.

Entradas

 Pedidos Facturados.

 Documentos de Pago.

 Pagos en Cheques, Efectivo ó Transferencias.

 Cuentas por Cobrar por Zona.

 Condiciones de pago.

Procesos

 Recepción de Pago.

 Análisis de Cuentas

 Solicitudes de Prorroga

 Registro de planilla de ingreso diario.

 Elaboración de Depósitos.

 Preparación de datos de Libro Mayor

Salidas

 Copias de Depósito Efectuado.

 Otorgación de Prorrogas

 Estados de Cuentas actualizados.

 Actualización del archivo de cuentas por cobrar y cuentas por cobrar pagadas.

 Actualización del Libro mayor.

 Actualización del Archivo de Clientes.

III.- El sistema de Información contable para las compras.

Los tres sistemas que colaboran para ordenar, recibir y pagar existencias de
reabastecimiento son compras, recepción y cuentas por pagar.
Compras
El departamento de compras consiste en varios empleados que se encargan de seleccionar a
los proveedores que suministrarán la existencia de reabastecimiento, y de negociar aspectos
tales como precios y fechas de entrega.
El sistema de compras tiene como iniciador el sistema de inventarios cuando se llega al
punto de reorden. Este sistema comprende los siguientes cuatro subsistemas:
1. Seleccionar proveedores. El comprador decide cuales proveedores deberán considerarse
para suministrar las existencias de reabastecimiento, empleando datos del archivo de
proveedores y posiblemente otras fuentes. El archivo de proveedores mantiene datos que
describen las transacciones previas con la organización en términos de calidad de los
materiales, precios y capacidad para cumplir con las fechas de entrega prometidas.
2. Obtener compromisos verbales. Cuando el comprador determina cuales proveedores
son los mejores prospectos, se pone en contacto con ellos por teléfono o quizá empleando
una red de comunicación de datos con la finalidad de llegar a un acuerdo.

3. Preparar órdenes de compra. El comprador inicia en esta parte la preparación de la

orden de compra.

Otra salida son los registros de órdenes de compra que se agregan al archivo de órdenes
de compras pendientes. Este archivo permite tener cierto control sobre las órdenes de
compra que se pierden en el correo o los embarques que no cumplen con lo prometido. Si
este archivo se guarda en la computadora, se puede examinar cada registro a diario y avisar
a los compradores apropiados si hay órdenes de compras pendientes: órdenes de compras
que deberían haberse surtido pero que no se surtieron. Los compradores pueden
comunicarse con los proveedores para determinar las razones por los que no se surtieron los
pedidos.

4. Cerrar órdenes de compra. Es necesario eliminar registros del archivo de órdenes de

compras pendiente cuando se surten los pedidos. Esta señal proviene del sistema de
recepción de órdenes de compras surtidas. Los registros de órdenes de compra  eliminados
se archivan en el archivo Histórico de órdenes de Compra. De todos los subsistemas,
compras es el que ha sido más difícil de computarizar, debido a que la actividad humana es
muy importante, ya que todas las actividades giran alrededor de las negociaciones entre
compradores y proveedores.

El sistema de Recepción.

El sistema de recepción tiene la función de actualizar la información de la organización

de manera tal que refleje el recibimiento de las existencias de reabastecimiento de los
proveedores.
1.Procesar recepciones: El personal de recepción abre las cajas e inspecciona visualmente
el contenido para detectar imperfecciones, contar los artículos y retirar los documentos del
empaque, estas son las facturas del proveedor que vienen dentro como registro del
contenido, el empleado encargado debe procesar la recepción. El propósito de esta
inspección es que el proveedor haya enviado la mercancía ordenada.

2.Notificar a otros sistemas: Los datos de los artículos recibidos se envían al sistema de

inventarios, para informar los números de artículos y las cantidades que utilizarán para el
archivo de inventarios, y a compras surtidas para cerrar las órdenes de compras pendientes.

IV. Sistema de cuentas por pagar

Es un sistema que realiza actividades de procesamiento, que reúne los datos que
describen las operaciones de la empresa, los transforma en información y los pone a
disposición de usuarios internos o externos de la compañía. Los datos se recaban del
sistema físico y del entorno y se introducen en la base de datos. El software de
procesamiento de datos transforma los datos en información para la gerencia y para los
individuos u organizaciones del entorno. Es importante recalcar que éste es el único
subsistema que debe satisfacer necesidades de información de todos los elementos  del
entorno de la empresa a excepción de los competidores.
El responsable de mantener los saldos al día, podrá emitir los cheques, tanto para pago a
proveedores que se hayan alimentado como resultado de entradas por compra o bien a
través de captura de creación de pasivos o solicitud de cheque, directamente en este
sistema.

Para esto se cuenta con un módulo de requerimientos de efectivo, que permitirá

seleccionar todas las facturas y pagos según su fecha de vencimiento. Sin embargo, el
responsable podrá eliminar o agregar documentos a pagar en función de criterios que la
empresa establezca.

El Sistema de Cuentas por Pagar permite el registro directo de facturas, o si se tiene

el Sistema de Inventarios ENIAC, dichas facturas se agregarán de manera automática.
Asimismo, el sistema acepta facturas generadas por otros medios, en formato de texto
(ASCII).

Con base en los saldos actualizados, se pueden emitir diversos reportes, incluyendo:

 Antigüedades de saldos
 Estados de cuenta
 Reporte de pagos futuros
 Reporte de plazos medios de pago

Se cuenta también con un módulo para la conciliación bancaria, que puede trabajar con
un estado de cuenta existente, o con uno recién capturado. Si se dispone de todos los
documentos por pagar en este sistema, es posible emitir un reporte de proveedores en orden
descendente, muy útil para la emisión de la declaración informativa anual de proveedores.

Como resultado de la emisión de cheques, o de la aplicación de movimientos de cargo o

de abono a los documentos controlados en el sistema, se genera un archivo de pólizas que
puede ser importado por el Sistema de Contabilidad ENIAC.

El módulo de Cuentas por Pagar administra toda la información relacionada con los
proveedores de una compañía, los documentos pendientes de pago y la forma de cancelar
estas deudas. Da opción a integrarse con el Módulos de Compras para jalar lar ordenes, El
módulo asegura un flujo confiable de las obligaciones por pagar, documentos que generan
estados de cuentas, para luego integrarlos con el módulo de tesorería.

Características Generales:

 Administra el Estado de Cuenta Corriente de los Proveedores.

 Provisión de documentos facturas, boletas, recibos por honorarios, créditos, etc.

 Control de detracciones

 Control de Letras de cambio y efectos por Pagar

  Manejo Liquidaciones de Fondo Fijo, Cuentas a Rendir y reembolsos de gastos.

 Aplicación de Documentos de Crédito y Débito del Proveedor

 Permite registrar documentos de crédito que aumentan la Cuenta por Pagar a

proveedores, y documentos de débito para aplicar pagos a los documentos por
pagar pendientes y cancelarlos.

 Acepta manejo de documentos de pago integrados con Control Bancario como

cheques y transferencias electrónicas de fondos.

 Cancelación de documentos diversos.

 Presenta una serie de reportes que permiten controlar el manejo de las cuentas
por pagar de la empresa, desde varias perspectivas, estados de Cuentas por
proveedor, Saldos por Cuenta, General de Cuentas, Proyección por
Vencimiento, Análisis de Vencimiento, Análisis de Antigüedad

 Se integra con los sistemas de Compras, Tesorería y Contabilidad (debe

adquirir estos sistemas).

Cómo establecer un sistema de cuentas por pagar.

Una buena administración financiera es crucial para el éxito de su negocio. Parte

esencial de una buena administración financiera consiste en tener control de las facturas
pendientes: sus cuentas por pagar. El elemento de cuentas por pagar abarca todas las
compras que su compañía hace, entre estas, las de materiales, equipos, suministros de
oficina, servicios públicos, teléfonos, préstamos y costos de transporte.

Establecer un sistema de cuentas por pagar ayudará a estar al tanto de estos gastos, a
verificar que se pague la cantidad correcta y a simplificar el pago de las cuentas. Mientras
que los negocios más pequeños pueden subsistir usando un sistema manual sencillo,
muchos propietarios de negocios encuentran que un software contable es la mejor forma de
llevar control de su negocio.
Un buen sistema de cuentas por pagar requiere estos pasos esenciales para evitar errores
comunes de contabilidad:

 Emitir una orden de compra y hacer la compra. Las órdenes de compra son el
primer paso en un sistema de cuentas por pagar. Cuando se decide comprar equipos
 o suministros, deberá crear una orden de compra en la que se autorice la compra y
que incluya los precios. Aunque no todos los proveedores exigen órdenes de
compra, estas son una forma excelente de asegurar los precios especiales o
negociados, así como de detallar lo que está comprando.
 Registrar los gastos y pagos subsiguientes en un diario de desembolso en efectivo.
El siguiente elemento de un sistema de cuentas por pagar es el diario de desembolso
en efectivo. En éste, se registran todas las compras, todos los cheques extendidos y
otros pagos.
 Cotejar las facturas con la orden de compra y registrar la compra en cuentas por
pagar. Mantener un libro mayor aparte por cada proveedor, y registrar todas las
compras de manera que pueda determinar fácilmente el monto adeudado a un
proveedor en particular.

Independientemente de cómo se manejen las cuentas por pagar, se deben conservar sus
órdenes de compra, facturas y recibos por si surgieran disputas o auditorías fiscales.
Mantener un buen control de las cuentas por pagar permitirá apreciar mejor la situación
financiera de la compañía, y ayudará a manejar el flujo de caja más eficientemente.

Esquema del sistema de cuentas por pagar

1. Preparar registros de cuentas por pagar al proveedor. Se añaden registros al archivo
de Cuentas por pagar cuando se recibe el flujo de daos Obligaciones incurridas del sistema
de compras. Podría pasar un tiempo considerable antes de que se reciba la mercancía.

2. Efectuar pagos a proveedores. Las facturas de proveedores y Estado de cuenta de

proveedores se introducen en el archivo de facturas y estados, donde se conservan hasta que
se efectúa el pago. Se efectúa el pago cuando se satisfacen las tres condiciones antes
mencionadas. Se usan datos del pago de archivo de cuentas por pagar y los datos de
facturas del archivo de facturas y estados para efectuar los pagos a proveedores

3. Eliminar cuentas por pagar pagadas. Cuando se efectúa un pago a un proveedor, el

registro correspondiente se elimina del archivo de cuentas por pagar y se añade al archivo
de cuentas por pagar pagadas.

4. Proporcionar datos al libro mayor. El sistema de cuentas por pagar alimenta datos al
sistema de contabilidad general. Las cuentas por pagar aparecen como un pasivo en el
Estado de Situación (Balance General).
Acerca de estos anuncios

Tipos de transacciones que se realizan en el informe de registro de cuentas por pagar. Estas
varían de acuerdo a las necesidades y características de cada organización.

Permutativas: Hechos contables que no afectan el capital de la empresa, constituyen

cambios de valores en el patrimonio, existen otros hechos permútatelos, tales como la
adquisición de bienes a crédito; por ejemplo, la adquisición de equipos de oficina; este
hecho origina un aumento del activo.

Modificativas: hechos contables que afectan en alguna forma el capital de la empresa. Estos
hechos pueden ser de dos tipos: modificativos propios o de origen operacional y
modificativos impropios, originados por el dueño del patrimonio provienen de las
operaciones regulares realizadas a diario por la empresa, ejemplo: las deudas generadas por
concepto de compras a crédito
Mixta: Están representadas por todas aquellas operaciones que originan una permutación de
valores y un incremento o disminución de capital, es decir, transacciones que son
permutativas y modificativas a la vez; por ejemplo, una venta de mercancía al contado. Esta
operación origina un hecho permútatelo: disminuye el activo "mercancías" y aumenta en el
activo "caja“.

V.- Sistemas de Libro- Mayor

Libro Mayor (Concepto)
Toda transacción monetaria que ocurra dentro de la organización tiene que registrarse de
forma adecuada. El pago de la factura de un proveedor, la recepción del pago de un cliente
y el pago a un empleado son ejemplos de transacciones monetarias. La intención de un
sistema de libro mayor general es permitir la elaboración de estados financieros y la captura
de datos de forma automática. La aplicación del libro mayor produce una relación detallada
de todas las transacciones y actividades de negocio. Se pueden elaborar informes,
incluyendo estados de resultados, balances generales y relaciones del libro mayor. Los
informes producidos por la aplicación del libro mayor servirán a los gerentes de
contabilidad y finanzas para supervisar la rentabilidad de la organización y para controlar
los flujos de efectivo.
En contabilidad, el libro mayor es un registro en el que cada página se destina para cada
una de las cuentas contables de una empresa. Cada página va dividida y consta de 5
columnas: la primera columna es para la fecha, la segunda es para el concepto, la tercera es
la del DEBE, la cuarta es la del HABER y la última columna es la del Saldo. El libro es
utilizado para llevar un estricto manejo de los ingresos y egresos diarios que obtenga la
empresa.
Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que
moviliza la empresa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean
válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.
Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el
propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. Representada por una T.
Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se
registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor.
 El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta
fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos
registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data,
siendo éste el cometido del Mayor.

Objetivo del Libro Mayor

Mostrar los movimientos y saldos de cada una de las cuentas que intervinieron en el
registro de las operaciones financieras.

Entradas Libro Mayor

Entendiendo los tipos de transacciones. Escoger la opción de Transacción/Libro Mayor
cuando se necesite registrar cualquier operación que surja en el día en el sistema.
Usar el sistema del Libro Mayor para el registro de todas las transacciones contables, entre
su trabajo de día a día como una transacción del Libro Mayor. Por ejemplo, una transacción
normal podría ser: que entre al sistema efectivo a la cuenta de bancos o caja, o alguna
cuenta por cobrar fue saldada, al igual cuando vendes al contado eso te genera un reporte de
lo que entra a tu cuenta en bancos, aunque el sistema como tal está encargado de saber que
cuenta entra en el libro mayor.

Procesos y Programas del Libro Mayor

 Procesos
 Se registra el comprobante de apertura en la columna Saldos anteriores.
 Se registran las operaciones mensuales en las columnas correspondientes al
movimiento.
 Se determinan los nuevos saldos de cada cuenta, éstos a su vez constituyen los
saldos anteriores del mes siguiente.
Al finalizar el periodo contable, en la columna Movimiento se registra el comprobante de
ajustes para obtener el saldo real de las cuentas, que servirá de base para la elaboración de
los estados financieros.
 Al finalizar el ciclo contable, se registra el comprobante de cierre, para cancelar en el
libro Mayor los saldos de las cuentas nominales o de resultados y obtener los valores
correspondientes al Balance General.
Programas
No hay un programa específico para un libro mayor puede ser cualquier programa o sistema
con que la empresa trabaje o se acomode mejor, desde el básico programa que es la
herramienta Excel entre otras que han salido al mercado con el transcurrir del tiempo por
ejemplo: Galac Software, Datapro Software, Profit Plus Software etc.
Salidas Libro Mayor
Entendiendo los tipos de transacciones. Escoja la opción de Transacción/Libro Mayor
cuando necesite registrar cualquiera de la siguiente manera que son transacciones normales.
Usando el libro mayor para el registro de todas las operaciones diarias en cuanto a lo que se
refiere de salidas como tal no puede ser muy generalizada porque las partidas que entran a
un sistema no son las mismas partidas que salen ejemplo: una transacción de salida la más
común podría ser la venta de algún producto, mercancía o bien.

Análisis Grupal de Entradas y Salidas del Libro Mayor

A su vez hay que tener en cuenta que hay partidas que entran y salen al sistema
adaptándonos al principio de partida doble que nos habla que toda cuenta o partida que
entra a un sistema o programa debería tener su contrapartida aquí unos ejemplos:
En el momento de realizar una Venta se está realizando una salida pero a su vez entra
dinero a la cuenta de bancos ahí es cuando hablamos de partida doble.
En el momento de una Compra de Mercancía existe la salida de dinero de la cuenta o
partida bancos lo cual llamamos gastos y la entrada a la cuenta inventario que crece ahí
hablamos de partida doble.
Así como muchas otras operaciones que se realizan en el sistema que entran y salen.
Representación gráfica de la secuencia de del proceso de Libro-Mayor

VI. Sistema para el procesamiento de entrada de órdenes de pedido.

Procesamiento de órdenes de pedido

Está representado por el número de actividades incluidas en el ciclo del pedido del cliente,
específicamente incluyen la preparación, la transmisión, la entrada, el surtido y el informe
sobre el estado del pedido.
Objetivos
Un objetivo del sistema de procesamiento de pedidos es capturar y procesar datos sin
errores. Incluso antes de la introducción de la tecnología de la computación, los empleados
inspeccionaban de manera visual todos los documentos e informes que se introducían al
TPS o que éste producía. Asegurar la integridad y la exactitud de los datos y la
información.
Otro objetivo de un sistema de procesamiento de entrada de ordenes es asegurar que todos
los datos y la información que se almacenan en las bases de datos computarizadas sean
exactos, actuales e idóneos. Al aumentar el volumen de los datos procesados y
almacenados, se hace más difícil para las personas y las máquinas revisar todos los datos de
entrada, pero hacerlo es esencial pues los datos y la información que produce el TPS a
menudo los utilizan por otros sistemas de información en la organización

Procesamiento de Órdenes

El sistema de captura de pedidos introduce los datos básicos necesarios para procesar el
pedido de un cliente. Los pedidos pueden llegar a través del correo o mediante un sistema
de pedidos por teléfono a un grupo de vendedores, llegar a través de transacciones de
intercambio electrónico de datos (EDI, Electronic Data Interchange) directamente de la
computadora de un cliente o de una red de área amplia (WAN), o el cliente lo puede
ordenar en forma directa por Internet mediante una forma de captura de datos en el sitio de
la Web.

Tipos de transacciones
Preparación del pedido.
Se refiere a las actividades de recopilar información necesaria sobre los productos y
servicios deseados, así como la requisición formal de los productos que se vayan a comprar.
Puede incluir:

 Un vendedor apropiado.
 Llenar un formato de pedido.
 Determinar la disponibilidad de existencia.
 Comunicar por teléfono la información de un pedido al empleado.
 Esta actividad se ha beneficiado mucho de la tecnología electrónica ya que la tecnología
está eliminando la necesidad de llenar manualmente los formularios de pedidos. A
continuación se muestra como es el ciclo del proceso sistemático de entradas de ordenes de
pedido.

Transmisión del pedido

Incluye transferir la solicitud del pedido, desde su punto de origen hasta donde puede
manejarse su entrada. Cabe destacar que la transmisión del pedido puede hacerse de dos
formas: manual y electrónica.
Las transferencias electrónicas de información en sus diversas formas, como telefónica
de intercambio electrónico de datos, y comunicación por satélites son las más rápidas.
Entrada del Pedido.
Entrada del pedido: se refiere a las muchas tareas que tiene lugar antes de efectuar el
levantamiento real del pedido, estas incluyen:
  Comprobación de la precisión de la información del pedido.
 Comprobación de la disponibilidad de los artículos solicitados.
 Preparación de la documentación de órdenes atrasadas, o de cancelaciones.
 Comprobación del estado de crédito del cliente.
 Transcripción de la información.
 Facturación.

Esta etapa se ha beneficiado mucho de la tecnología, ya que ahora existen los códigos de
barra, lectores ópticos y computadoras han incrementado sustancialmente la productividad
de esta actividad.

Imagen de entrada de una Orden en el sistema.

Surtido del pedido.

Se representa por las actividades físicas requeridas para:

 Adquirir los artículos.

 Empacar los artículos para el envío.
 Programar el envío para su entrega.
 Preparar la documentación para el envío.
Informe sobre el estado de pedido
Informe sobre el estado del pedido: esta etapa se asegura de que se le suministre un buen
servicio al cliente, manteniéndolo informado de cualquier retraso en el procesamiento del
pedido de entrega.
 Esta actividad final del procesamiento del pedido asegura que se suministre un buen
servicio al cliente, manteniéndolo informado de cualquier retraso en el procesamiento del
pedio o en su entrega, esto incluye:

 Rastreo y localización del pedido en todo el ciclo.

 Comunicación con los clientes sobre donde puede estar el pedido dentro del ciclo y
cuando puede ser entregado.
Factores que afecta el tiempo de procesamiento de pedidos.
La selección del hardware y de los sistemas de procesamiento de los pedidos, representa
solo una parte de las consideraciones del diseño.
Prioridades del procesamiento: a lo pedido de alta prioridad pueden darle procesamiento
preferente, en tanto que los pedidos de baja prioridad pueden guardarse para procesamiento
posterior.
Procesamiento paralelo versus secuencial: es cuando un gerente de venta revisa una
copia, mientras en otro lado se realiza las actividades de transcripción y comprobación del
crédito, para reducir el tiempo del procesamiento.
Acumulación de pedidos: es reunir los pedidos de múltiples clientes en grupos para
realizar un procesamiento del pedido.
Tamaño del lote: Surge cuando el pedido del cliente es demasiado grande por lo tanto
pueden prepararse y enviarse pequeños lotes de pedido total. Consolidación del embarque:
estos pueden retenerse para crear un tamaño de envío económico, ya que esto reduce los
costos de transporte.
Salida de un sistema de órdenes de pago
La salida de las órdenes o Pedidos sellaban a cabo luego de la elaboración de los
albaranes que se convierte en facturas para ese proceso de salida existen tres asistentes:
1. Asistente de conversión de presupuestos en pedidos, en albaranes o en facturas.
2. Asistente para convertir pedidos en albaranes o en facturas.
3. Asistente para convertir albaranes en facturas.

Representación gráfica de la secuencia del proceso de ordenes integrado con cuentas

por cobrar y administración del inventario:
VII. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
Un sistema de inventario es un conjunto de políticas y controles que supervisan los niveles
de inventario y establece cuales son los niveles que debe mantenerse, cuando hay que
ordenar un pedido y de qué tamaño deben hacerse. Una forma práctica de establecer un
sistema de inventario es llevar la cuenta de cada artículo que sale del almacén y colocar una
orden por más existencias cuando los inventarios lleguen a un nivel predeterminado.
La administración de inventarios, tiene dos aspectos que se contraponen: Por una parte,
se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se
destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se
podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario
suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de
producción y venta funcionen sin obstáculos.

Ambos aspectos del objeto son conflictivos, ya que reduciendo el inventario se minimiza
la inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de las operaciones de
la empresa. Si se tienen grandes cantidades de inventario, se disminuyen las probabilidades
de no poder satisfacer la demanda y de interrumpir las operaciones de producción y venta,
pero también se aumenta la inversión.

El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser

instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir
rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso
de producción.

El hecho de controlar el inventario de manera eficaz tiene sus ventajas y desventajas. La

ventaja principal es que la empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor
rapidez. Y como desventajas se pueden mencionar:

Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento).

Objetivos
- Inventario suficiente y minimizar la inversión de existencias.
- Conocer el volumen óptimo y el punto de pedido.
- Equilibrar la oferta y demanda.
- Protección contra fluctuaciones en el abastecimiento de materia prima.
- Mejorar el servicio al cliente.
Sistema de Inventario Periódico: Los saldos de la cuenta inventario permanecen sin
cambios ya que las entradas se registran en la cuenta compras. Consiste fundamentalmente
en contar y valorar las existencias de mercancías en una fecha determinada para su control
y conocimiento.
Se puede realizar trimestralmente, semestralmente o anualmente. Este sistema es
usado generalmente en empresas pequeñas, teniendo como desventaja que no se puede
conocer la cantidad del inventario sin antes efectuar una toma física. Además, este sistema
tampoco permite conocer en una fecha cualquiera cual es el costo de venta del producto,
pues para ello también se necesita de una toma física y el registro de los asientos de cierre
de manera de poder determinar el costo de los productos vendidos.
Las características más importantes son:
Las cuentas utilizadas son compras, gastos de importación, fletes en compras, por
los aumentos y descuentos, bonificaciones, descuentos y rebajas en compras, devoluciones
en compras, por las disminuciones.
El monto de las ventas se lleva al día a precios de ventas, pero no así el costo de lo
que se ha vendido. El costo es determinado al final del período contable y es necesario
conocer el inventario inicial y el inventario final (a través de una toma física).
• Sistema de Inventario Continuo o Perpetuo: Consiste en el registro y control
permanente, constante y sistemático de los artículos comprados o terminados, de los
artículos vendidos, etc., es decir, el registro contable en la cuenta de inventario de todas las
generaciones que signifiquen aumento o disminución de las existencias físicas, así como
cualquier modificación en el costo unitario de las mismas.
Este sistema tiene las siguientes características:
La cuenta de compras, gastos de importación y fletes en compras, no se utilizan, ya
que se le cargan directamente a la cuenta de inventario de mercancías (aquellas cuentas que
signifiquen incrementos en unidades y precios). En relación con cuentas llamadas
devoluciones en compras, descuentos, rebajas y bonificaciones en compras tampoco se
utilizan, ya que le abonamos directamente a la cuenta de inventario de mercancías (aquellas
que significan disminuciones en unidades y precios).
El costo de venta se lleva en forma continua, ya que al momento de vender, se
determina y registra este costo (cargándole a la cuenta) y su contrapartida es un crédito a la
cuenta de inventarios de mercancías; No se necesita un conteo físico de las existencias para
efectuar el asiento de cierre. Sin embargo, el conteo físico se realiza como una medida de
control interno para comprobar la efectividad del sistema y en caso de ser necesario
medidas correctivas, se realizan los ajustes correspondientes.
Las devoluciones en ventas, también afectan a la cuenta de inventario de mercancía,
ya que al producirse esta, se va a cargar a la cuenta de inventario de mercancía el monto
correspondiente de la devolución, con crédito a la cuenta de costo de ventas.
¿Cuál es el objetivo general de diseñar, desarrollar e implementar un Sistema de
Información?
Que este sistema permita llevar el registro de artículos tanto el control de las entradas y
salidas de los mismos, así como todas aquellas actividades requeridas inherentes al manejo
de inventarios ya sean internos y/o de productos para la venta o compras, materias primas,
productos terminados etc.
El uso de un software para el control de inventarios es una herramienta que facilitará el
proceso en las actividades de los usuarios de los almacenes de una organización, otorgando
beneficios a los encargados del manejo de este tipo de bienes, quienes otorgan atención y
servicio de abastecimiento de mercancía tanto de artículos de oficina, equipo de
computación, materiales diversos, de limpieza, entre otros los cuales contarán con un
servicio de atención más rápida, eficiente, oportuna para cubrir los pedidos.
Importancia del sistema de inventarios
El control de inventario es crucial para asegurar el control de calidad en muchas
industrias manufactureras. Sin un buen control de inventarios sería posible que las
empresas perdieran mercancía y materias primas en la producción. Esto podría detener las
operaciones de una empresa. Un sistema de control de inventarios alerta al personal y a los
supervisores cuando se han agotado las existencias en almacén. Asegura que la producción
no se vea comprometida y que las ventas continúen.
También ayuda a detectar robo y otras anomalías dentro de la empresa. Un buen sistema
de control de inventarios te mostrarán las cantidades de producto vendido, existencias en
almacén y cantidad en producción. Si las cantidades no cuadran, algo anda mal.

VIII. Punto de venta

Los puntos de venta vienen a automatizar el proceso de salida y cobro de la mercancía

en las tiendas departamentales, comercios, restaurantes y otras instituciones. La
implementación de los sistemas de punto de venta no son un lujo, sino una necesidad
primordial para agilizar los procesos en los que está relacionado la salida de la mercancía
en estos tipos de establecimientos.

¿Qué es un punto de venta?

Es un sistema compuesto por software y hardware, creado especialmente para agilizar los
procesos relacionados con ventas y atención al público.
Cuáles son los componentes de un punto de venta
Software de Punto de Venta
 Este es el sistema encargado de realizar todo el proceso de venta desde la captura de los
productos en su base de datos, lectura de la información mediante dispositivos externos,
emisión de comprobantes de compra, emisión de reportes mensuales entre muchas
funciones más.
Escaneres
Es el dispositivo encargado de interpretar la información codificada en un código de
barra y transformarla en información que la computadora pueda procesar.
Impresora de Recibos
Es uno de los componentes indispensables para un punto de venta, es el encargado de
emitir los comprobantes de ventas, boucher y reportes como los son corte de caja y más.
Monitor Touch-Screen
Dispositivo que permite al usuario interactuar visualmente con la computadora y el
software en tiempo real, siguiendo procesos necesarios para completar una venta o
introducir información al sistema. Los Monitores con TouchScreen facilitan el uso de un
punto de venta al reemplazar el tradicional ratón o “Mouse” de computadora por
sensibilidad directa en la pantalla.
Lectores Banda Magnética
Las tarjetas de banda magnéticas son muy utilizadas hoy en día por bancos, tiendas
departamentales, clubes y más. Este accesorio sirve para convertir la información
codificada en la banda magnética y así transformarla en información útil para el sistema y
afectar una base de datos en común como para descontar el monto de la compra en un
supermercado, agregar saldo a tarjetas, entre otra aplicaciones mas.
Gabinete CPU
Es una de las partes centrales pues en este va integrado el sistema operativo, y el sistema
punto de venta a utilizar en las ventas. Es compuesto por la tarjeta madre, disco duro,
memoria, unidad de cd, opcionalmente algún otro accesorio como lo son las tarjetas de red.
Terminal Punto de Venta
Es equipo diseñado especialmente para el proceso de ventas o atención al cliente, entre
sus componentes podemos mencionar. Monitor Touchscreen, CPU con sistema operativo,
software de punto de venta, Impresora de recibos, escaner y en algunos casos pueden diferir
el contenido agregándole teclados, lectoras de tarjetas magnéticas, torreta, bascula. El
beneficio de las terminales punto de venta radica en que todos los componentes están
perfectamente ensamblados todo en uno y ocupa un espacio reducido.
Sistema de Punto de Venta Armables
Son aquellos en los cuales el cliente arma a su total preferencia las características de este
mismo. Puede utilizar una computadora normal para que haga la función del punto de venta
adicionando además, cajón de dinero, scanner, lectora de tarjetas magnéticas y algunos
casos según las necesidades del cliente monitor TouchScreen. Representa una ventaja al
cliente la adquisición de estos tipos de punto de venta pues su costo es más bajo aunque su
gran inconveniente es el gran espacio que ocupa.
Terminal Punto de Venta (en inglés POS terminal o point of sale terminal). Este sistema
es el encargado de realizar todo el proceso de venta desde la captura de los productos en su
base de datos, lectura de la información mediante dispositivos externos, emisión de
comprobantes de compra/venta de bienes, productos y servicios, emisión de reportes
mensuales, estadísticas, entre muchas funciones más.
Actualmente existen muchas razones por las que un sistema de Punto de venta es
indispensable para negocios detallistas o ventas al mayoreo o menudeo. Una de las razones
es que ayuda a los dueños a administrar y automatizar inventarios, transacciones, ofertas
(como descuento, cupones y promociones especiales) y mejora la eficiencia de los
empleados, permitiéndoles pasar más tiempo interactuando con los clientes.
Por otro lado, este tipo de sistemas provee reportes importantes tales como las
estadísticas detalladas de ventas por fecha, vendedor, horario, análisis de productos más
vendidos, más rentables, inventarios, etc. y permite al propietario tener control cuando él no
está, delegar con responsabilidad, asignar o restringir privilegios a sus empleados,
monitorear actividad, entre otros.
Una solución integral de Punto de Venta se conforma de varios componentes,
básicamente de hardware, sistema operativo (plataforma) y software administrativo.

El software administrativo puede ser:

A medida: Es un desarrollo especial para una única empresa. Suelen ser más costosos y
las modificaciones siempre van ligadas a la disponibilidad de la empresa que desarrollo ese
sistema.
 Comerciales: Suelen estar diseñados para giros específicos de negocios y pocas veces
admiten modificaciones a la medida. Suelen ser mucho más baratos. Este tipo de sistemas
predefinidos cuentan con múltiples opciones de configuración en función de las
necesidades de un cliente concreto.
Específicos: Algunas empresas fabricantes de TPV desarrollan un software específico
para un tipo de negocio en concreto. Este software puede ir junto con un sistema operativo
propio del fabricante embebido en la propia memoria del terminal (no tienen discos duros
ni trabajan con sistemas operativos como los PC) o bien instalados en el disco duro del
terminal, como cualquier otro PC. Este tipo software cuenta con múltiples opciones de
configuración en función de las necesidades de un cliente concreto, siempre que trabaje
dentro de este sector en concreto.
Hardware
Los tipos de TPV actual son:
Compacto: Se trata de equipos pensados específicamente para trabajar como punto de
venta. Estos equipos pueden integrar los periféricos necesarios como impresoras de recibos,
pantallas para el cliente, y otros, o no. En todo caso, siempre poseen un conjunto rico de
conexiones y puertos (en algunos casos dichos puertos incluyen un tipo de alimentación
especial) para poder utilizar los periféricos más comunes, necesarios en un punto de venta.
Es decir, integran la CPU, la impresora, la pantalla y el teclado en una sola máquina. Suelen
equipar pantallas táctiles, aunque permiten la conexión de otras interfaces de usuario y
periféricos, como teclados, cajón portamonedas etc. Pueden parecer un PC normal, pero
hay varias características que los diferencian de un PC común: Utilizan placas de PC
industriales o diseñadas a medida, de manera que muchos de ellos no precisan ventilación
(aumento de fiabilidad, disminución de mantenimiento), pantallas que pueden resistir el
vertido de líquidos, cuya resistencia es muy superior a un teclado común, discos de estado
sólido SSD, que no contienen partes mecánicas (inmunes a vibraciones), consiguiendo más
fiabilidad, menor consumo del terminal, y un mantenimiento más bajo. Además estos
equipos reducen casi totalmente las averías provocadas por la desconexión de los diversos
cables, que en los TPV modulares conectan los diferentes subconjuntos. Habitualmente los
TPV incluyen versiones industriales de sistema operativo (licencias embedded y similar),
las cuales permiten un inicio más rápido y eliminan características innecesarias, lo cual
también incrementa la estabilidad.
Modular: Suelen ser equipos basados en un PC normal con un software instalado sobre un
sistema operativo convencional. Todos los componentes necesarios se deben cablear y
conectar a la CPU a través de sus diferentes puertos e interfaces. Si bien pueden ejecutar la
mayoría de aplicaciones pensadas para punto de venta, resultan más voluminosos, menos
fiables, y requiren más mantenimiento. No hay que olvidar que los PC no están pensados
para estar en un punto de venta, si no en una oficina o el hogar. No obstante pueden ser una
solución más económica.
Elementos que componen este tipo tan extendido de TPV Modular, son los que se describen
a continuación:
Monitor: Puede ser un monitor normal de PC o uno que incorpore un sistema táctil (el
pulsar con el dedo o puntero emula el clic del ratón) que evita la utilización de ratón y
agiliza las labores de gestión de cobro al permitir al usuario manejar más fácilmente los
menús. Existen muchos fabricantes de pantallas táctiles y diferencias importantes en el
precio, la calidad, la tecnología usada y la vida media de esta interfaz.
Teclado: Puede ser un teclado de PC normal o uno de reducidas dimensiones para ahorrar
espacio. Aunque lo ideal es disponer de teclados específicos para TPV configurables
(programables) con accesos directos y posibilidad de incorporar imágenes o símbolos a
dichas teclas.
Impresora de recibos: Sirve para expedir el recibo o resguardo de compra al cliente. Estas
pequeñas impresoras pueden ser matriciales, térmicas y de tinta (poco usuales). Las
matriciales son las más lentas y más económicas; utilizan una cinta de tinta. No obstante
permiten obtener una copia del resguardo mediante calco ya que la impresión se realiza por
impacto. Las térmicas son más rápidas y versátiles, utilizar un rollo de papel térmico y
permiten la impresión de gráficos (logotipos). El ticket se puede deteriorar con el paso del
tiempo si se encuentra expuesto a temperaturas elevadas, siempre en función de la calidad
del papel. Existen múltiples tipos de impresoras de ticket /factura, facturadotas (slip-
printer), con doble imprenta, o incluso impresoras que contemplan todas estas funciones a
la vez. Para el sector de la hostelería existen impresoras específicas para el envío de
comandas a la cocina. En cumplimiento de normativas de sanidad algunos fabricantes
utilizan carcasas de acero inoxidable. Estas impresoras de cocina suelen cuentan muchas
veces con avisadores acústicos que indican la entrada de una comanda al personal de la
cocina. También existen impresoras inteligentes que pueden trabajar de diferente forma en
función de las necesidades de un negocio en especial.

Cajón portamonedas: Los cajones portamonedas más usuales se conectan a un puerto de

tipo RJ11, que incorpora la propia impresora de tickets; el cajón se abre automáticamente
(sin necesidad de llave) en el momento del cobro. Otro modelo de cajón es el conectado a
través de un puerto serie directamente a la CPU y se abre al recibir un impulso por dicha
conexión o manualmente con la llave. Existen cajones portamonedas de seguridad, más
próximos a una caja fuerte. Tienen elevados espesores en sus carcasas de acero y cuentan
con gavetas extraíbles para realizar entradas y salidas de cambio de efectivo. Cajones
verticales para espacios reducidos o incluso terminales para control de efectivo donde el
cajero no toca nunca el dinero siendo el cliente el que realiza el pago directamente en el
terminal y este quien realiza el computo del entregado y la devolución del cambio.
Otros elementos de que dispone una TPV clásica son:
Lector de código de barras. Dispositivo que interpreta los símbolos del código de barras
(usualmente EAN, UPC, Codabar, Code 39 o GS1-128) que el fabricante imprime en la
etiqueta de los productos. El código de barras suele ser una serie de dígitos o caracteres que
representan unívocamente un producto. La única función del lector es transcribir dicho
código como si fuera tecleado por el cajero, evitar posibles errores al teclearlo además de
reducir significativamente el tiempo empleado por el vendedor. Además, el sistema dispone
de una base de datos que identifica dicho código con el artículo, su descripción, su precio y
otras características relevantes. Existen códigos de barras variables que además de
identificar el producto incorporan información adicional. Por ejemplo el peso que registra
una balanza. Una parte del código sirve para la identificar al producto y la otra indica la
cantidad. Es muy habitual encontrar estos códigos de barras variables en grandes
superficies donde los productos vendidos a granel son pesados en balanzas diseñadas para
el autoservicio.
Pantalla o visor electrónico del TPV. Pantalla de visualización de datos donde el cliente
puede ver el resultado de la operación de venta u otra información adicional antes de
imprimir el ticket. Suelen tener dos filas de 20 caracteres y suelen ser de tipo: LCD, VDF
(retro iluminado) o gráficos (mediante puntos y no caracteres). En la actualidad algunos
fabricantes utilizan pequeñas pantallas TFT como visores para el cliente, donde además de
la información para el usuario en el momento de la venta, se pueden mostrar gráficos con
ofertas, sugerencias de platos.
Lector de banda magnética. Dispositivo que es capaz de transcribir la información
contenida en la banda magnética de una tarjeta plástica (normalmente las tarjetas de crédito
o débito de los bancos) para realizar una transacción bancaria en la venta o para identificar
una persona, ya sea para acceso a determinadas zonas o para fidelización de clientes, por
ejemplo, en videoclubes o gimnasios. Aunque se trata de una tecnología cada vez más en
desuso, muchos TPV incorporan este tipo de dispositivo. En la mayoría de casos se limita a
la utilización para la identificación del usuario (cajero) o para sistemas de puntos de cliente
o fidelización. Solo en grandes superficies podemos encontrar TPV conectados a un
servidor que realiza las transacciones periódicamente a las entidades bancarias bajo sus
protocolos y autorización. Los diferentes protocolos de comunicación utilizados por los
bancos y sistemas de tarjeta bancaria, dificultan el uso de este lector para el pequeño
comercio, obligando a este tipo de negocio a recurrir a los clásicos datáfonos.
Lector de tarjetas EMV (chip). Dispositivo capaz de leer la información de tarjetas
bancarias con tecnología EMV a través de su chip. Ya sea un datáfono con funcionalidad de
pago completa, o meramente un pinpad (pequeño lector con teclado para validar el PIN),
cada vez más terminales de punto de venta disponen de integración con estos dispositivos
para agilizar el proceso de pago. Algunos de estos lectores, disponen también de chips que
facilitan los pagos sin contacto mediante un lector NFC.
BIBLIOGRAFIA

Autor: Ballou, Ronald H, (2004), Libro: Logística: Administración de la Cadena de

Suministros 5ta Edición.,. Editorial: Pearson Educación, País: México 2004.

Autor: Krajewski, Lee J; Ritzman, Larry; Malhotra, Manoj (2008), Libro: Administración
de Operaciones: Procesos y Cadena de Valor.; Editorial Perarson Educacion 8va Edición,
País: México,

Autor: María José, Libro: Logística de Almacenamiento. Escudero Serrano, Editorial:

Parainfo.
TOBOADA GONZÁLEZ , J., & COTOS YÁÑEZ, J. M. (2005). Sistema de
Información Medioambiental. España: Netbiblo,S.L.
AMRICH PARSONS, J. (2008). Conceptos de Computación: Nuevas Perspectivas
(Décima Edición ed.). México, D.F.: Ediciones OVA.
Kendall&kendall; Pearson educación; Análisis de Sistemas y Diseños
Jhonatan D. Martinez ;Prezi Logística Admón. De la Cadena de

http://www.asesoft.com/index.php?route=news/article&news_id=24

https://es.scribd.com/doc/58044106/Caracteristicas-del-sistema-punto-de-venta
https://es.slideshare.net/maroval/analis-y-diseo-sistemas
https://pt.slideshare.net/arturobq/tps-presentation/v1?smtNoRedir