2017 - 04 - 20presentacion Abastecimiento y Gestión de Proveedores - CDE

Contenido
Visión Gestión de Gestión por Gestión de Gestión de Gestión del

General de la Demanda Categorias Relación con Riesgos Desempeño
la Función Proveedores
de Compras
01 02 03 04 05 06
Página 0 | Conceptos y Tendencias en Abastecimiento
1
Compras
la Función de
Visión General de

Gestión de la Demanda
Gestión por Categorias
Gestión Relación con Proveedores
Gestión de Riesgos
2 3 4 5 6
Gestión del Desemepño

Cada vez vemos con mayor fuerza, que el rol de Compras está cambiando
en las compañías presionado por ...
... ritmo acelerado de la globalización
... cambios frecuentes en tecnologías
... necesidades cambiantes en la demanda de los clientes
... y expectativas de la alta dirección de reducción de costos

Definir el rol que la función de compras va a desarrollar dentro de la
empresa, es fundamental para alinear todos los componentes que la
integran
Rol de Rol
Rol apoyo clave operativo y
Estratégico para el reactivo
negocio

La definición de la estrategia de abastecimiento obedece a un proceso
similar al que se lleva a cabo para definir la estrategia de la empresa
Visión
► Una frase de alto nivel que refleja que es lo
Amplio que queremos ser como función de
abastecimiento. Define el “Que” queremos
llegar a ser a largo plazo
Misión ► Describe cual es la responsabilidad del

Foco proceso de abastecimiento. Describe a que se
dedica el función de abastecimiento
► Objetivos (entre 3 y 5) que tiene la función de

abastecimiento a corto plazo (1 a 2 años) y
Específico que está alineado con la Visión de la
Objetivos
empresa
► Describe las acciones específicas que vamos

Detallado a desarrollar para cumplir con los objetivos
Estrategias establecidos. Describe el “Cómo”.

Cual es el nivel de integración y colaboración de compras en relación con el
resto de la organización?
Estrategico
30% Rol Operativo
y Reactivo
34%
Apoyo sólido
36%
Fuente: Ernst & Young “CPO Rising 2012: Keeping Score”

A quien reporta el Líder de Compras (o equivalente) en su organización?
Otros
13%
Servicios
Compartidos VP/Gerente
8% Financiero
36%
VP de Supply
Chain
8%
VP/Gerente
Manufactura
17% Presidente/
Gerente General
18%
Fuente: Ernst & Young “CPO Rising 2012: Keeping Score”

Una forma sistemática y ordenada de llevar a cabo diferentes
estrategias es a partir de un análisis holístico de la función de
compras de las Organizaciones
Estrategia de Abastecimiento Corresponde a la estructura
organizacional que tendrá la
función de compras, perfiles
para el funcionamiento
Corresponde al marco de Gestión de la esperado y roles y la
referencia que fija las metas y Demanda descripción de
objetivos y estrategias de la responsabilidades
función de compras, alineados
con la estrategia corporativa de
la Organización Corresponde a todos los
habilitadores tecnológicos
Gestión por
Categorías
Gestión de que operativizarán el modelo
Riesgos
Modelo Integral
de Compras
Corresponde a la descripción de la Corresponde a todas las

forma en como se desarrollan las actividades para hacer
actividades de abastecimiento, sus Gestión con seguimiento de forma
responsables, etc …. así como las Proveedores proactiva a las metas
iniciativas relacionadas con el establecidas y beneficios
mejoramiento continuo de estas. planteados para tomar las
acciones de corrección a la
estrategia de forma
Gestión del Desempeño oportuna

Una forma sistemática y ordenada de llevar a cabo diferentes
estrategias es a partir de un análisis holístico de la función de
compras de las Organizaciones
Estrategia de Abastecimiento
• Actividades encaminadas a
racionalizar la demanda dentro
de las organizaciones
• Actividades desarrolladas Gestión de la

para identificar monitorear Demanda
y mitigar los riesgos de
abastecimiento
Gestión por
Categorías
Gestión de • Actividades encaminadas a
Riesgos Modelo Integral organizar la función de
de Compras abastecimiento en línea con
• Actividades desarrolladas la forma en que el mercado
para gestionar los se comporta
proveedores desde una
perspectiva colaborativa
para lograr un mejor
desempeño Gestión con
Proveedores
Gestión del Desempeño

Cada una de esas perspectivas pueden ser calificadas de acuerdo con su
nivel de madurez
► Foco en conocimiento del negocio
► Racionalización de las compras realizadas a
partir de un mejor análisis de la demanda
► Competitividad y conocimiento del mercado
Integración de procedimientos ► Conocimiento específico de familia de materiales

No estratégico y estrategia de negocio ► Enfocados en el TCO (Total Cost of Ownership)
► Estrategia y objetivos estratégicos definidos
► Excelencia en categorización y abastecimiento
► Métricas alineadas a los objetivos del negocio estratégico
► Enfoque de tablero integral de control (BSC)
No Estrategia en acción y Procesamiento Gerencia del

métricas para su transaccional ciclo total de
La medición de madurez se estrategia
vida
definida medición
puede realizar con una
escala de cinco niveles:
Stage11: informal/ no
Nivel ►Excelencia en el uso de
habilitadores tecnológicos
process
Stage22: functional
Nivel ►Procesos de negocio ► Gestión del desempeño de proveedores
soportados eficientemente por
tecnología ► Gestión de contratos
Nivel 3 ► Integración y desarrollo de proveedores
Automatización 1
Sin herramientas de de los
tecnología procesos de la 2 Enfoque reactivo Enfoque segmentado
Stage44: collaborative
Nivel cadena de 3
valor de 4
Stage 5: leading
Nivel5 compras
5
► Estructura organizacional efectiva

► Capacidades en gestión de
► Desarrollo del talento humano riesgos aumentadas
► Desempeño de la cultura dentro ► Compliance de procesos y
de la gestión contratos
Sin Estructura formal Gestión de riesgos como parte

Habilidades de Liderazco en de la función de activa en las estrategias de
► Procesamiento de transacciones
compras bajas habilidades de gestión de riesgos abastecimiento
► Compras asistidas
compras
► Gestión de la información
Sin Fuentes de información integradas

automatización entre actores de la cadena

De acuerdo con los resultados se pueden establecer las iniciativas a seguir

1. Visión General de la Función de Compras
Mensajes Claves
• La función de abastecimiento debe definir claramente su razón

de ser dentro de la organización y la forma en que genera valor
• Existen nueve (9) componentes claves a ser desarrollados. Las

empresas deben identificar su nivel de madurez en cada uno
de ellos y los proyectos que los llevarán al nivel deseado

Visión general de la función de compras
1 2
Demanda
Gestión de la
Gestión por Categorías
Gestión de Riesgos
3 4 5 6

Que es Gestión de la Demanda ?
La gestión de la demanda es el proceso que

involucra las actividades para administrar el
volumen de compras de una compañía
Gestión de la Demanda es un concepto clave

para transformar el costo total de una manera
sostenible
La gestión de la demanda es un nuevo enfoque

para la reducción de costos, en lugar de
centrarse en primer lugar en los proveedores y
precio
Aunque muchas empresas utilizan la gestión de

la demanda en sus gastos indirectos, las
empresas líderes están aplicando la gestión de la
demanda a las categorías más complejas
(viajes, tecnología y los materiales directos)

Que iniciativas pueden desarrollarse para implementar Planeación de la
Demanda en una organización ?
Eliminar la Actividades encaminadas reducir el

Actividades encaminadas a eliminar
demanda consumo de productos o servicios.
productos o servicios que no son 2
(Por ej. Reducir cantidad de material
requeridos Revisar el
5
de empaque)
volumen
Estandarizar requerido
especificacio
-nes de los
productos y
servicios
Gestión de la
Demanda
Actividades encaminadas a buscar
Actividades encaminadas a alternativas para suplir productos o
reducir las especificaciones de 4 3 Considerar servicios a través de nuevas
los productos requeridos y Reducir
alternativas tecnologías e incluso alternativas de
para suplir
estandarizar especificaciones frecuencia las tercerización (Por ej. reducción de
(Por ej. reducción de número de de necesidades viajes por el uso de video
ingredientes de los platos en un pedidos conferencias)
restaurante).
Actividades relacionadas con reducir el número

de pedidos y por lo tanto mejorar las
condiciones de negociación y disminuir los
trámites administrativos (Por ej. la consolidación
de productos o servicios en un solo proceso)

2. Gestión de la demanda
Mensajes Claves
• La gestión de la demanda es un nuevo enfoque para la
reducción de costos, en lugar de centrarse en primer lugar en
los proveedores y precio
• La gestión de la demanda tiene diferentes estrategias para

impactar en la demanda de bienes/ servicios requeridos por el
cliente interno
• Es posible obtener un beneficio entre el 10% y 20% del valor

de las compras

1 2 3
Categorías
Gestión por
Gestión de Riesgos
4 5 6

Que es Gestión por Categorías?
La Gestión por categorías es el proceso a través Objetivos a ser alcanzados por la gestión por
del cual la organización enfoca su función de categorías : reducir el Costo total de adquisición
compras a grupos de productos con (TCO - Total Cost of Ownership)
características similares de mercado.
La función de abastecimiento se adecua a la

forma como opera el mercado y sus similitudes.
Reducir el TCO
La gestión por categorías así mismo es el • Reducir el costo de las compras

mecanismo por el cual las empresas líderes en la
función de compras, direccionan el • Reducir el costo del riesgo asumido
abastecimiento estratégico y las categorías de
gasto bajo un enfoque de VALOR. • Reducir el costo de los procesos internos
• Reducir los costos de mantenimiento

Que pasos deben desarrollarse para implementar Gestión por Categorías
en una organización ? (1/2)
La “gestión por categorías “ y el “abastecimiento estratégico” deben trabajar de manera muy
sincronizada para alcanzar los objetivos esperados de la función de compras
Gestión por categorías Enfoque

estratégico para
desarrollar
Ejecución de la Gestión del estrategias por
Planificación de Estrategia por Gobierno de las
estrategia por desempeño por categorías e
la categoría categorías categorías identificar
categorías categorías
oportunidades de
abastecimiento
Cuales son
nuestras
oportunidades de Estamos
abastecimiento ? obteniendo el
valor que
contratamos?
Abastecimiento Estratégico Las acciones de

abastecimiento
estratégico
Definir resultan de la
Análisis del Entender el estrategia de Identificar Seleccionar estrategia por
Efectuar RFP categorías
Gasto mercado abasteci- Proveedores Proveedores
miento

Que pasos deben desarrollarse para implementar Gestión por Categorías
en una organización ? (2/2)
Actividades encaminadas a definir las
Actividades encaminadas a definir las Actividades encaminadas a definir la actividades para hacer seguimiento a los
categorías, como serán priorizadas y como organización (Equipos por categorías) y beneficios planeados
deben ser gestionadas en las diferentes los procesos y revisiones necesarias
Unidades de Negocio y geografías de la para gestionar cada categoría Actividades para definir la forma en que el
Organización
desempeño operativo será monitoreado
Ejecución de la Gestión del

Planificación de la Estrategia por Gobierno de las
estrategia por desempeño por
categoría categorías categorías
categorías categorías
Actividades encaminadas en definir Actividades relacionadas con la

los objetivos por categoría y las definición del plan de ejecución
oportunidades identificadas correcto de cada categoría.
Incluyen también actividades para
Actividades encaminadas a definir la la gestión del día a día
estrategia que maximizará el valor en
cada categoría

3. Gestión por Categorías
Mensajes Claves
• El objetivo fundamental de la gestión por categorías es la de
reducir el TCO (Total Cost of Ownership)
• La “gestión por categorías “ y el “abastecimiento estratégico”
deben trabajar de manera muy sincronizada para alcanzar los
objetivos esperados de la función de compras
• Los beneficios pueden estar entre un 25 a 50% por encima del

enfoque tradicional de abastecimiento estratégico

1 2 3 4

Gestión de
Relacionamiento
con Proveedores
Gestión de Riesgos
5 6

Que es Gestión de relacionamiento con Proveedores ?
Es un proceso sistemático de administrar la Creación de Valor

relación con proveedores para optimizar valor a
través de reducción de costos, innovación, • Impacto sobre toda la “cadena de suministro” más
mitigación de riesgos y crecimiento a través del allá de estrictamente el precio
ciclo de vida del relacionamiento
Colaboración
El relacionamiento con proveedores se basa en 3
pilares • Valor desde la perspectiva de comunicación y
confianza
• Creación de Valor
• Colaboración Relaciones a largo plazo
• Relaciones a largo plazo • Compromisos multianuales justifican que el

proveedor tenga la posibilidad de hacer mayores
inversiones

Que pasos deben desarrollarse para implementar Gestión de
Relacionamiento con Proveedores en una organización ? (1/2)
La “gestión de relacionamiento con proveedores” se debe trabajar desde la calificación del proveedor
hasta su salida e involucra cinco (5) grandes elementos
Ciclo de relacionamiento con proveedores
2
Calificación y
selección de
proveedor Gestión de
5
relacionamiento
con
proveedores
Finalización de 3
relacionamiento
4 Desempeño
con proveedor
de
proveedores
Gobierno de proveedores
Segmentación de proveedores
Tecnología de gerenciamiento de proveedores

Que pasos deben desarrollarse para implementar Gestión de
Relacionamiento con Proveedores en una organización ? (2/2)
Actividades encaminadas a :
• Implementar mecanismos para Actividades encaminadas a:
facilitar las transacciones entre la • Mantener comunicación cercana con
1 los proveedores
empresa y sus proveedores
• Mantener todos los acuerdos • Implementar reuniones periódicas
firmados, guardados para afianzar las relaciones.
electrónicamente y disponibles • Compartir información clave para el
2
para consulta fácil. desarrollo de negocios en conjunto
(presupuestos, expectativas, planes,
nuevos productos, etc.)
5 Gestión de • Implementar programas de
relacionamiento capacitación en temas de interés
con proveedores mutuos
Actividades encaminadas a:
• Identificar posibles riesgos
asociados con proveedores
• Monitorear los riesgos asociados
con proveedores 3 Actividades encaminadas a:
• Aplicación de controles establecidos 4 Desempeño • Análisis y definición de los proveedores
para reducir la probabilidad de de escogidos para hacer parte del programa
ocurrencia de riesgos proveedores • Identificación y acompañamiento en las
necesidades de los proveedores en línea con
los objetivos de la empresa.
Actividades encaminadas a: • Definición de planes y estrategias de desarrollo
• Establecer mecanismos para la medición del desempeño del • Seguimiento y monitoreo a los planes de
proveedor y definir criterios de evaluación desarrollo
• Retroalimentación de los resultados de desempeño de los • Conferencias y talleres ofrecidos en temas
proveedores. Programas de premiación. específicos a lo largo del año.
• Compartir resultados al interior de la empresa
• Establecimiento y seguimiento de planes de acción para el
mejoramiento de desempeño

4. Gestión de Relación con Proveedores
Mensajes Claves
• El relacionamiento con proveedores se basa en 3 pilares

• Creación de valor
• Colaboración
• Relaciones a largo plazo
• La “gestión de relacionamiento con proveedores” se debe

trabajar desde la calificación del proveedor hasta su salida e
involucra cinco (5) grandes elementos
• Es posible obtener un beneficio entre el 3 % y 10%

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Riesgos
Gestión de
Gestión del Desempeño

Que es Gestión de Riesgos para la función de compras?
La gestión de riesgos para la función de compras

es la articulación de todos los elementos para
mitigar los riesgos propios de compras como lo
son:
• Incumplimiento de contratos
• Dependencia de proveedores
• Volatilidad de precios de materias primas
• Calidad de los servicios
• Interrupción de la cadena de suministros
• Quiebra de proveedores ► Algunas organizaciones asocian los riesgos en la
función de compras con el Corruptions Perceptions
Index (CPI)
70 % de todas las compañias indicaron
► Cerca de ¾ partes de los países están por debajo
la necesidad de mejorar sus procesos y
de 5 en el índice CPI
capacidades en gestión de riesgos
► Las crisis financieras globales impactan
directamente sobre el CPI
Aberdeen Group — March 2012 study of 110 chief supply
chain officers ► Latino América es percibida como una de las
regiones más corruptas en el mundo

Que pasos deben desarrollarse para implementar Gestión de Riesgos de la
función de compras en una organización ?
Actividades encaminadas a:
► Modelo de gobierno, roles y responsabilidades para la
gestión de riesgos de Compras.
► Definición del alcance de gestión de riesgos y su alineación
Actividades encaminadas a: 1 con la organización
• Desarrollar un monitoreo
Organización
continuo de riesgos de gestión
• Identificar brechas en relación a de riesgos
la forma como están siendo 2
mitigados los riesgos 5 ► Identificación de posibles áreas de
• Implementar planes de acción Análisis y Identificación riesgos
de mejora en la gestión de monitoreo de de riesgos
► Identificación de riesgos específicos
riesgos riesgos y
controles por áreas
Gestión de ► Validación de riesgos identificados
riesgos en la
función de
compras
3
4 ► Definición de criterios de calificación de
Definición e riesgos
implementa- Calificación
ción de de riesgos ► Calificación de riesgos
Actividades encaminadas a: controles ► Validación de resultados
• Identificación de controles
• Implementación de controles
automáticos (tecnología)
• Implementación y capacitación en
controles no automáticos
• Pruebas y evaluación de
asimilación de controles

5. Gestión de Riesgos
Mensajes Claves
• La gestión de riesgos para la función de compras es la articulación

de todos los elementos para mitigar los riesgos propios de
compras como lo son: Incumplimiento de contratos,
Dependencia de proveedores, Volatilidad de precios de materias
primas, Calidad de los servicios, Interrupción de la cadena de
suministros, Quiebra de proveedores
• Una adecuada gestión de riesgos evita el deterioro entre el 10% y

50% de los beneficios alcanzados en la función de compras

Gestión de Riesgos
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Gestión del
Desempeño
Aunque la medición del desempeño ha probado su eficiencia en la
administración moderna, no todas las áreas de abastecimiento han
adoptado esta práctica en sus operaciones
Gerencia de desempeño incluye todas las

actividades relacionadas con definición,
seguimiento, ajustes y análisis del desempeño del Gerencia de
Desempeño
Area de Abastecimiento de acuerdo con las
estrategias y planes organizacionales
Beneficios
Indicadores
asociados
a la estrategia
Perspectiva Histórica
• Los indicadores de gestión han venido siendo
usado durante desde hace muchos años Iniciativas
asociadas
• En la última década se han estandarizado ciertos con los
indicadores de abastecimiento tales como indicadores
Indicadores de
“Pedido Perfecto” gestión aislados
• Las empresas ya empiezan a entender la

1999 2002 2005 2009 2011
necesidad de desarrollar indicadores de gestión
particulares que les permitan hacer seguimiento a
su propia estrategia

A continuación un ejemplo de un Balanced Scorecard para la función de
compras
Cliente Finanzas
• Quejas del cliente interno • Ahorros en compras
relacionados con compras • TCO (Total cost of ownership)
• Satisfacción del cliente interno • Cumplimiento del presupuesto de
• Satisfacción de los proveedores compras
Proceso Internos Aprendizaje y crecimiento

• Concentración de proveedores (# de • Inversión en entrenamiento y
proveedores responsables del 90% desarrollo
del gasto) • Profesionales con certificaciones
• Ordenes perfectas • Rotación de empleados
• Costo promedio de compras • Evaluaciones de desempeño
El BSC de compras debe estar alineado con el de la organización y el rol

que se espera de la función

Como funciona un esquema que permite el desarrollo de la Gestión del
desempeño de la función de compras en una organización ?
Datos de la fuente Gestión del gasto e iniciativas Reportes
› Datos de precios
› Datos de contrato
› Datos de factura
ERP › Datos de la orden
Ingreso Gasto
› Cantidades
› Gasto
Medición de eficiencia
› Proveedores
Consolidación
Planeación de
Sistemas fuente Información Riesgos
ahorros
Gestión de
Precios y cantidades
Organización de iniciativas de
---- › Definición de línea base información abastecimiento
---- de ahorros (precios,
---- Desempeño
cantidades) Gestión de contenido
Ingreso ---- › Información de materia
---- prima Análisis de Proveedores
Manual ----
› Información de tasa de
---- cambio
----
---- › Información de índice

6. Gestión del Desempeño
Mensajes Claves
• Solamente a través de la implementación de mecanismos de
monitoreo de desempeño es posible la mejora continua de la
función de compras.
• Gestión de desempeño incluye las actividades relacionadas

con tomar acciones e implementar iniciativas en línea con los
resultados y los objetivos de manera proactiva

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Visión Gestión de Gestión por Gestión de Gestión de Gestión del

Página 1 | Conceptos y Tendencias en Abastecimiento

Gestión por Categorias

Gestión Relación con Proveedores

Gestión del Desemepño

... ritmo acelerado de la globalización

... cambios frecuentes en tecnologías

... necesidades cambiantes en la demanda de los clientes

... y expectativas de la alta dirección de reducción de costos

Página 2 | Conceptos y Tendencias en Abastecimiento

Página 3 | Conceptos y Tendencias en Abastecimiento

Misión ► Describe cual es la responsabilidad del

► Objetivos (entre 3 y 5) que tiene la función de

► Describe las acciones específicas que vamos

Página 4 | Conceptos y Tendencias en Abastecimiento

Fuente: Ernst & Young “CPO Rising 2012: Keeping Score”

Página 5 | Conceptos y Tendencias en Abastecimiento

Fuente: Ernst & Young “CPO Rising 2012: Keeping Score”

Página 6 | Conceptos y Tendencias en Abastecimiento

Corresponde a la descripción de la Corresponde a todas las

Página 7 | Conceptos y Tendencias en Abastecimiento

• Actividades desarrolladas Gestión de la

Gestión del Desempeño

Página 8 | Conceptos y Tendencias en Abastecimiento

Integración de procedimientos ► Conocimiento específico de familia de materiales

No Estrategia en acción y Procesamiento Gerencia del

► Estructura organizacional efectiva

Sin Estructura formal Gestión de riesgos como parte

Sin Fuentes de información integradas

Página 9 | Conceptos y Tendencias en Abastecimiento

Página 10 | Conceptos y Tendencias en Abastecimiento

• La función de abastecimiento debe definir claramente su razón

• Existen nueve (9) componentes claves a ser desarrollados. Las

Página 11 | Conceptos y Tendencias en Abastecimiento

Página 12 | Conceptos y Tendencias en Abastecimiento

Gestión por Categorías

Gestión Relación con Proveedores

Gestión del Desemepño

La gestión de la demanda es el proceso que

Gestión de la Demanda es un concepto clave

La gestión de la demanda es un nuevo enfoque

Aunque muchas empresas utilizan la gestión de

Página 13 | Conceptos y Tendencias en Abastecimiento

Eliminar la Actividades encaminadas reducir el

Actividades relacionadas con reducir el número

Página 14 | Conceptos y Tendencias en Abastecimiento

• La gestión de la demanda tiene diferentes estrategias para

• Es posible obtener un beneficio entre el 10% y 20% del valor

Página 15 | Conceptos y Tendencias en Abastecimiento

Página 16 | Conceptos y Tendencias en Abastecimiento

Gestión Relación con Proveedores

Gestión del Desemepño

La función de abastecimiento se adecua a la

La gestión por categorías así mismo es el • Reducir el costo de las compras

• Reducir los costos de mantenimiento

Página 17 | Conceptos y Tendencias en Abastecimiento

Gestión por categorías Enfoque