INSTITUTO TECNICO INTEGRADO DE TRINIDAD “MODALIDAD

CASANARE
NIT 844000220-0
ADMINISTRATIVA”
FORMATO DE ACTIVIDADES EN CASA GRADO 10°
ICFES No.052902 - DANE No.185430000349
Res. Ante Sec Educ. N° 2266 del 22 de Enero de 2013. TALLER 18
Periodo III Página: 1 de 3 SEMANA

Docente: W. Yovanny Rincón Área: Modalidad Administrativa

Tema y Subtema: Procesos y Competencia:
Procedimientos Comprender los elementos para la ejecución y realización de
actividades dentro y fuera de una organización
Nombre del taller: Procesos y Fecha de entrega:
Procedimientos

Procesos y Procedimientos
Un procedimiento consiste en el seguimiento de una serie de pasos bien definidos que permitirán y
facilitarán la realización de un trabajo de la manera más correcta y exitosa posible.

Es decir que son las instrucciones detalladas, el paso a paso o el cómo se debe de realizar una acción,
indicando el tiempo, herramientas, materiales, etc…

Su principal herramienta es el “manual de procedimientos” donde se detallan cada uno de los

elementos que se necesitan para realizar una acción específica, no solamente conocer el funcionamiento
interno de una unidad administrativa en lo que respecta a descripción de tareas, ubicación,
requerimientos y puestos de ejecución, sino que además auxiliará en la capacitación y adiestramiento
del personal, siendo una inagotable fuente de consulta y también será muy útil a la hora de revisar y
analizar los procedimientos de un sistema.

El “Sistema” dentro de su definición encontramos que es: “módulo ordenado de elementos que se
encuentran interrelacionados y que interactúan entre sí. El concepto se utiliza tanto para definir a un
conjunto de conceptos como a objetos reales dotados de organización.”

Así que podemos identificar y definir que un sistema es cualquier grupo de actividades que nos llevan
a realizar una tarea, estas actividades serán los procesos y el cómo se realizan serán los
procedimientos.

La persona que definió esto y lo puso en práctica en las organizaciones de cualquier nivel fue Ludwig
von Bertalanffy, quien realizó un estudio interdisciplinario que busca las propiedades comunes a
estas entidades y se la considera como una metateoría (teoría de teorías) que parte del concepto
abstracto de sistema para encontrar reglas de valor general.

Por otra parte, los Procesos son una secuencia de actividades cuyo producto crea un valor intrínseco
para su usuario o cliente, es decir que son un conjunto estructurado y medido de actividades, diseñado
para producir algo específico para un mercado o un cliente determinado.

Los procesos ponen un énfasis especial en cómo se hace el trabajo dentro de la organización,
contrastando con el énfasis en el qué del enfoque hacia el producto.

Elementos de un Proceso
Se pueden identificar 5 elementos que son la base de cualquier proceso y son:

- Elementos de Entrada: Son aquellos recursos necesarios para iniciar cualquier actividad, Información,
materias primas y energía, el proveedor de esto puede ser el mismo cliente quien dará las
instrucciones que responda al estándar o criterio de aceptación definido

Cll 7 No. 4 -49 Trinidad – Casanare

Telefax: 0386371185 - Tel. 311 4822673
Email: itit200310@yahoo.es
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Periodo III Página: 2 de 3 SEMANA

- Los medios y recursos: Son determinados por los requisitos de los elementos de entrada para
desarrollar las actividades propuestas siempre bien a la primera, en esta parte se aplican los
conceptos de Calidad, en caso de que haga falta algún elemento se puede modificar y ajustar el plan
de acción para cumplir con lo requerido
- Los elementos de salida: Será el producto final luego de la transformación y manipulación de la
materia prima, este será entregado al cliente quien lo inspeccionará para que cumpla con la calidad
exigida por el estándar del proceso, de esto también se desprende nueva información la cual puede
retroalimentar el sistema y de esta manera mejorar los procesos en cualquiera de sus áreas
- Sistemas de control: (Cuadro de Mando) son aquellos elementos que como su nombre indica,
controlan los procesos o subprocesos dentro del sistema, contiene las medidas e indicadores del
funcionamiento del proceso y del nivel de satisfacción del usuario.
- Límites: Deben ser claros y conocidos, comenzando con una necesidad concreta de un cliente y
finalizando una vez que la necesidad ha sido satisfecha.

Cada proceso debe tener un responsable sobre quien recae la responsabilidad (valga la redundancia)
en la ejecución, manipulación, transformación o generación de información resultante de esta acción,
generalmente esta responsabilidad es compartida por la cadena de mando o de producción, ya que
cada uno de sus eslabones o miembros debe revisar lo que ha hecho el anterior, de esta manera toda la
organización se ve obligada a trabajar con calidad y si hay algún fallo en alguna parte de la cadena, es
fácilmente detectada y corregida.

En cuanto a los clientes, estos pueden ser internos o externos

- Cliente interno: Será cualquiera de las personas que estén dentro de la cadena de producción de un
producto o servicio, es decir cada uno de los eslabones dentro de la organización serán proveedores y
clientes del personalmente inmediatamente anterior y siguiente
- Cliente externo: Es el cliente final quien hará uso del producto o servicio final.

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Periodo III Página: 3 de 3 SEMANA

Representación gráfica de los Procesos

Los procesos al ser una serie de tareas o pasos consecutivos se pueden representar de forma gráfica,
entre estos encontramos:
- Representación Pictográfica: Cada proceso se representa
por un dibujo que muestre la acción, estos pictogramas
son de carácter universal ya que los símbolos se pueden
entender sin importar el país o idioma de origen

- Representación en Bloques: Es el más común, entre estos

podemos diferenciar los diagramas verticales y
horizontales, la simbología es sencilla de comprender y no
está restringido por el tamaño, pero si debe tener una secuencia lógica, donde no se pueden saltar
pasos, las flechas siempre indicaran lo más importante y es el “flujo de la información”

Estos diagramas deben ser claros y con un

texto que sea preciso, si se requiere de
alguna instrucción pues se remitirá al
manual de procedimientos, entonces no es
hacer lo mismo dos veces …

Simbología en los diagramas de procesos

(Flujogramas)
Existe una cantidad de símbolos que dependiendo de la
complejidad del diagrama de procesos se utilizarán para cada
una de las acciones, pero los más utilizados son los que se
encuentran en la gráfica

Todos deben tener un tamaño similar, así como su contenido

con letra legible, la instrucción o acción específica, la decisión
desencadena en un SI o NO y esta puede generar un nuevo
proceso, subproceso o retoma de un proceso anterior

Actividad
Tomando como base la actividad desarrollada en el taller #17 (es decir que si no lo ha desarrollado no
podrá realizar ni entregar este)

1. Describa el procedimiento realizado para la preparación del alimento teniendo en cuenta las normas
de bioseguridad y manipulación de alimentos
2. Realice el diagrama de procesos para la preparación del plato que eligió
a. Puede realizarse en computador, pero se recomienda que se haga a mano (es más fácil)

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