PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

GUÍA DE APRENDIZAJE No.10

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Documental

 Código del programa de formación: 521213
 Nombre del Proyecto: Apoyo en los procesos técnicos archivísticos y de la Gestión Documental para
empresas del Huila
 Fase del Proyecto: Planeación
 Actividad de Proyecto: Aplicar tecnologías de la información en los procesos de la gestión documental.
 Competencia: Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y políticas
institucionales.
 Resultados de Aprendizaje: Preparar y recibir las transferencias documentales primarias de acuerdo
con lo Establecido en las tablas de retenciòn documental y cronograma institucional establecido.

Duración de la Guía: 12 horas

2. PRESENTACIÓN

Querido Aprendiz:

Luego de aprender el proceso de organización de los archivos de Gestión en las guías anteriores, veremos
cómo organizar expedientes de archivo. Sabes qué es un expediente? Cómo se debe ordenar?

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

GFPI-F-135 V01
3.1. Para saber cómo se ordenan los expedientes de archivo, debes conocer la normativa archivística que
nos marca las pautas para tan importante proceso. Es por eso que te invito a leer el Acuerdo 02 de 2014
emanado por el Archivo General de la Nación. Este importante documento estará disponible para su lectura
en la carpeta de Material de Apoyo que se encuentra en el Drive.

3.2 Una vez leído el documento te invito a responder las siguientes preguntas del cuestionario.

CUESTIONARIO

1. Establezca la diferencia entre un expediente digital y un expediente virtual.

2. Diga cuáles son los documentos que conforman un expediente.
3. Qué pasos comprende la gestión de un expediente.
4. En qué casos se puede cerrar un expediente?
5. Qué es una unidad documental simple y cómo se organiza en su interior?
6. Explique qué es y cómo se utiliza la “Hoja de Control” en un expediente?
7. En qué casos se permite modificar el orden interno de los documentos de un expediente?
8. Qué aspectos están prohibidos en los expedientes una vez han sido cerrados o transferidos?
9. En qué casos es posible hacer depuración en un expediente que ha sido cerrado?
10. Qué métodos se recomiendan para archivar los documentos de una serie simple?
11. Qué plantea la Ley 1437 de 2011 respecto de los expedientes?
12. Qué procedimiento archivístico se debe dar a un expediente electrónico?

3.3 Utilizando las herramientas tecnológicas que tengas a tu alcance, elabora un video de no más de 5
minutos, donde resumas lo más importante del Acuerdo 02 de 2014 y súbelo a la plataforma Territorium o a
la carpeta de evidencias ubicada en el Drive.

Para el envío de las evidencias, cree una carpeta llamada Evidencias Guía 10 y súbala al Drive en su carpeta
de Evidencias.

 Ambiente Requerido

Para la realización de estas actividades se hace indispensable un ambiente dotado de equipos

de cómputo, televisor, mesas, sillas, tablero en acrílico o un Ambiente virtual de aprendizaje.

 Materiales

GFPI-F-135 V01
 Computador con conectividad a internet, mesa, silla, lápiz, lapicero, borrador.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Aprendizaje Evaluación

*Aplica los principios y procesos *Cuestionario resuelto

archivísticos en la organización de la
Evidencias de sección documental: Clasificación, *Video Importancia del Acuerdo
Ordenación y Descripción, teniendo
Conocimento: en cuenta la depuración, foliación y
02 de 2014.
almacenamiento de documentación
en buen estado.

*Describir documentos de archivo,

teniendo en cuenta las normas
técnicas, la tecnología
Disponible y la política institucional,
para la posterior recuperación de la
información

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

https://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Glosario

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

https://www.mindomo.com/es/mindmap/acuerdo-002-2a19192745c04680b6849035efa0cab2

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Samadhi Valderrama Rodríguez Instructora 23/08/2021

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor (es)

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