Unidad 4 / Escenario 7

Lectura fundamental

Funciones asociadas con la gestión

de datos en Excel

Contenido

1 Funciones asociadas con la gestión de datos en Excel

Palabras clave: bases de datos, funciones de búsqueda, funciones de referencia, funciones de procesamiento de
texto, funciones de consulta.
1. Funciones asociadas con la gestión de datos en Excel
Como ya se ha trabajado en las unidades anteriores, en gran medida la información debe exponerse
de manera entendible, organizada y vigente. El programa de Microsoft Excel contiene, dentro de
otras funciones, las relacionadas con lograr este objetivo, es decir, la transformación de datos a
información que se permita analizar y utilizar como sustento para la asertiva toma de decisiones.

Es importante recordar que las funciones de base de datos en Excel requieren que la información
esté organizada de tal manera que la gestión de la información la pueda entender para manipularla de
acuerdo con sus necesidades, es decir, si se denomina una fila como “clientes”, puede esperarse que
todos sus valores sean asignados con los nombres (sean codificados o alfabetizados) de los clientes,
no se esperan datos distintos que pueden posteriormente dificultar la comprensión de la información
analítica. En consecuencia, la información de cada celda o del rango de celdas para trabajar
corresponde con los títulos de cada columna en la primera fila.

Las funciones asociadas con la gestión de datos en Excel permiten al gestor de la información realizar
tareas como sumar, multiplicar, contar, ordenar los valores de una columna que cumplen con los
criterios especificados por la finalidad de la información, e inclusive admiten extraer un registro
que cumpla con ciertas condiciones, el cual posteriormente podrá ser el informe que apoye la
construcción de información histórica, que a largo o mediano plazo se puede utilizar para el efectivo
proceso en la toma de decisiones.

Tabla 1. Importancia de las funciones para la gestión de la información en Microsoft Excel

Optimizan el tiempo del procesamiento de datos.

Frecuentemente son utilizadas por las organizaciones para el reporte de datos.
Facilitan la transformación de datos en información relevante para la toma de
Importancia de decisiones.
las funciones
Permiten la importación de datos con otro tipo de programas que gestionan la
para la información.
gestión de la
información en Disponen de hojas de cálculo que permiten trabajar con grandes volúmenes de
datos.
Microsoft Excel
Facilitan la creación de modelos, gráficos o tablas dinámicos que permiten
analizar la información desde distintos puntos de vista.
Simplifica y mecaniza el proceso de toma de decisiones.
Fuente: elaboración propia

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 1.1. Funciones de bases de datos con Microsoft Excel

Las principales funciones que aprovechan el potencial de las bases de datos alojadas en MS Excel se
pueden visualizar en el siguiente gráfico:

BDProducto BDPromedio BDSuma BDVar BDMin BDMax BDExtraer BDDesvest BDcontar

Principales funciones en bases de datos de MS Excel

Figura 1. Principales funciones en bases de datos de MS Excel

Fuente: elaboración propia

Ahora bien, es importante identificar la finalidad de cada función y cómo utilizarla. A continuación,
se explican alguna de las funcionas más utilizadas por las organizaciones al momento de procesar
su información:

BDPRODUCTO
Finalidad Multiplica los valores del campo (columna) de registros en la base de datos que
coinciden con las condiciones especificadas.
Argumentos Nombre de campo, base de datos, criterios.
Aplicación 1. Se escribe =BDProducto (para cuando el Excel está en español) o Dproduct
(cuando está en inglés), se abren paréntesis.

2. Se selecciona la base de datos, para el ejemplo desde la celda A6 a E11.

3. Se elige el nombre de la columna a la que se quiere aplicar la función para el

caso del ejemplo “Utilidad”.

4. Se selecciona el rango donde se encuentran los criterios de la multiplicación,

para nuestro caso el criterio es elegir las acciones para Apple y Google del mes
marzo 2019, y cualquiera de Samsung (no se especificó en la columna mes el
criterio por eso Excel elegirá cualquier dato del criterio “Samsung”).

5. Dar Enter y comparar resultados

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 Tabla 2. Aplicación de función BD producto

Aplicación de función BD PRODUCTO

Acciones Meses Acciones vendidas utilidad Beneficio

Apple Marzo 2019

Google Marzo 2019

Samsung

Acciones Meses Acciones vendidas utilidad Beneficio

Apple Enero 2019 30 200 30050 $

Google Marzo 2019 50 100 96700 $

Samsung Abril 2019 14 100 31025 $

Apple Marzo 2019 60 150 86050 $

Google Abril 2019 50 300 88907 $

Apple Junio 2019 45 200 53465 $

Formula Descripción Resultado

“=BDPRODUCTO Producto de las utilidades para 1500000,00

(A6:E11; “Utilidad”; las acciones de Apple y Google
A1:F4)” en marzo 2019, y cualquiera de
Samsung.
Fuente: elaboración propia

BDPROMEDIO
Finalidad Obtiene el promedio de los valores de una columna, lista o base de datos que
cumplen las condiciones especificadad.
Argumentos Nombre de campo, base de datos, criterios.
Aplicación 1. Se escribe =BDPromedio (para cuando el Excel está en español) o DAverage
(cuando está en inglés), se abren paréntesis.

2. Se selecciona la base de datos, para el ejemplo desde la celda A6 a E11.

3. Se elige el nombre de la columna a la que se quiere aplicar la función para el caso

del ejemplo “Acciones vendidas”.

4. Se selecciona el rango donde se encuentran los criterios a promediar, para nuestro

caso el criterio es elegir las acciones para Apple, Google y Samsung de los meses
enero 2019, marzo 2019 y junio 2019.

5. Dar Enter y comparar resultados.

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Atención: en este ejemplo, Excel no incluye el dato de Samsung al operar porque en la base de datos
no está ninguna información que cumpla dos criterios: que sea Samsung y que sea junio 2019. Por lo
tanto, el promedio que resulta satisface a las reglas que sí se cumplen.

Tabla 3. Aplicación de función BDPROMEDIO

Aplicación de función BD PRODUCTO

Acciones Meses Acciones vendidas Beneficio

utilidad

Apple Enero 2019

Google Marzo 2019

Samsung Junio 2019

Acciones Meses Acciones vendidas Beneficio

utilidad

Apple Enero 2019 30 200 30050 $

Google Marzo 2019 50 100 96700 $

Samsung Abril 2019 14 100 31025 $

Apple Marzo 2019 60 150 86050 $

Google Abril 2019 50 300 88907 $

Apple Junio 2019 45 200 53465 $

Formula Descripción Resultado

“=BDPROMEDIO Promedio de las acciones vendidas para las empresas Apple 40,00
(A6:E11; “Acciones y Google en enero 2019 y marzo 2019 respectivamente.
vendidas”; A1:F5)” Como no hay dato de junio de 2019 para Samsung, este
criterio no se tomó en cuenta.
Fuente: elaboración propia

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BDEXTRAER
Finalidad Extrae de una base de datos un único registro que coincide con las condiciones
especificadas.
Argumentos Nombre de campo, base de datos, criterios.
Aplicación 1. Se escribe =BDExtraer (para cuando el Excel está en español) o DGet
(cuando está en inglés), se abren paréntesis.

2. Se selecciona la base de datos, para el ejemplo desde la celda A4 a E10.

3. Se elige el nombre de la columna a la que se quiere aplicar la función para el

caso del ejemplo “Acciones”.

4. Se selecciona el rango donde se encuentran los criterios de extracción, para

nuestro caso se requiere el nombre de la empresa que ha tenido utilidades
mayores a 50, pero menores que 200, con beneficios mayores de 35000.

5. Dar Enter y comparar resultados.

Tabla 4. Aplicación de función BDEXTRAER

Aplicación de función BDEXTRAER

Acciones Meses Acciones Vendidas Utilidad Beneficio Utilidad
>50 >35000 <200
Acciones Meses Acciones Vendidas Utilidad Beneficio Utilidad
Apple Enero 2019 30 200 22886
Google Enero 2019 15 100 33393
Samsung Enero 2019 30 200 44777
Apple Abril 2019 17 178 39139
Google Mayo 2019 4 50 27539
Samsung Junio 2019 0 0 0
Fórmula Descripción Resultado
“=BDEXTRAER (A4:E10; Extraer el nombre de la empresa con Apple
“Utilidad”; A1:F3)” utilidades entre 50 y 200 y beneficios
mayores de 35000, por lo tanto Apple.

Fuente: elaboración propia

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BD SUMA
Finalidad Suma los números en el campo (columna) de los registros que coinciden con las
condiciones especificadas.
Argumentos Nombre de campo, base de datos, criterios.
Aplicación 1. Se escribe =BDSUM (para cuando el Excel está en español) o DSUM
(cuando está en inglés), se abren paréntesis.

2. Se selecciona la base de datos, para el ejemplo desde la celda A2 a E12.

3. Se elige el nombre de la columna a la que se quiere aplicar la función para el

caso del ejemplo “Beneficio”.

4. Se selecciona el rango donde se encuentran los criterios para la suma, para el

ejemplo se quiere únicamente los beneficios del mes de abril 2019.

5. Dar Enter y comparar resultados.

Tabla 5. Aplicación de función BDSUM

Aplicación de función BDSUM
Acciones Meses Acciones Vendidas Utilidad Beneficio
Apple Abril 2019
Google Abril 2019
Samsung Abril 2019
Acciones Meses Acciones Vendidas Utilidad Beneficio
Apple Abril 2019 30 200 5.939 €
Google Marzo 2019 50 100 13.233 €
Samsung Abril 2019 14 100 4.390 €
Apple Marzo 2019 60 150 26.651 €
Google Abril 2019 50 300 8.498 €
Apple Junio 2019 45 200 33.793 €
Fórmula Descripción Resultado
“=BDSUM(A6:E12; Suma los beneficios para las empresas Apple, 18827,00
“Beneficio”; A1:E5)” Google, Samsung en el mes de Abril 2019.

Fuente: elaboración propia

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Como se ha visto la dinámica es la misma, bajo reglas o criterios de decisión operan las funciones de
bases de datos, utilizando los tres elementos clave: base de datos, campo, criterio. Lo esencial ahora
es que el gestor de la información tenga claridad en la funcionalidad de cada función para que la pueda
aplicar correctamente para el análisis y toma de decisiones.

BDSUMA
VAR: calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas
seleccionadas de una base de datos.
BDVAR y VARP: calcula la varianza basándose en la población total de las
BDVARP entradas seleccionadas de una base de datos.

MAX: devuelve el número máximo en el campo

(columna) de registros de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.
Funciones de BDMIN y MIN: devuelve el número menor del campo (columna) de registros de la base de datos que
Bases de Datos BDMAX coincide con las condiciones especificadas.

DESVEST: calcula la desviación estándar basándose en una muestra

BDDESVEST y de las entradas seleccionadas de una base de datos.
BDDESVESTP DESVESTP: calcula la desviación estándar basándose en la población
total de las entradas seleccionadas de una base de datos.

BDCONTAR y
BDCONTARA
CONTAR: cuenta las celdas que contienen números en el campo (columna) de registros
de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas.
CONTARA: cuenta el número de celdas que no están en blanco en el campo (columna)
de los registros de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

Figura 2. Objetivo de las funciones de bases de datos de Microsoft Excel

Fuente: elaboración propia

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 1.2. Funciones de búsqueda y consulta

Por otra parte, las funciones de búsqueda y referencia recuperan los datos de un rango que no
necesariamente debe tener la configuración de una base de datos con campos y registros. Dentro de
las principales se encuentran: áreas, coincidir, columnas, buscar (esta función de “buscar” se da en
tres variaciones:

Buscar, BuscarH, BuscarV); adicionalmente funciones de consulta como coincidir, desref, dirección,
elegir, formula texto, hipervínculo, importar datos dinámicos, índice, indirecto, rdtr (que busca
recuperar datos en tiempo real de un programa compatible con automatizaciones); se encuentra
también la función transponer, carácter, código, concatenar, decimal, derecha, espacios, extraer
(tenga en cuenta que este extraer es diferente al visto en las funciones de bases de datos, porque este
último se enfoca en devolver los caracteres del centro de una cadena de texto, dada una posición y
longitud iniciales); continuando con las funciones de búsqueda más usadas en el campo organizacional
están también nompropio, reemplazar, repetir, moneda, minúscula y mayúscula, texto baht, Unicode,
valor, valor número, etc.

Es importante que cada una de las funciones enunciadas anteriormente se utilicen conforme
su objetivo de diseño comprendiendo que cada una manejará argumentos diferentes que deben
clarificarse al momento de tener la base de datos o la información para que cada una de las funciones
resulte efectivamente.

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Referencias
Filip, F. G. (2007). Management Information Systems: Managing the Digital Firm (Book Review).
International Journal of Computers Communications & Control, 2 (1), 103-105.

Guerrero, H. (2010). Excel Data Analysis, Modeling and Simulation. New York: Springer.

Heijden, H. (2009). Designing Management Information Systems. New York, USA: Oxford University
Press.

Lache, L., León, A., Bravo, E., Becerra, L. y Forero, D. (2016). Las tecnologías de información y
comunicación como prácticas de referencia en la gestión de conocimiento: una revisión sistemática de la
literatura. Revista UIS Ingenierías, 15 (1), 27-40.

Oz, E. (2009). Management Information Systems (6.a ed.). Pennsylvania, USA: Thomson Course
Technology.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Gestión de la Información

Unidad 4: Gestión de datos con hojas de cálculo
Escenario 7: Funciones asociadas con la gestión de datos
en Excel

Autor: Oscar Javier Parra Ortega

Asesor Pedagógico: Luisa Esperanza Rincón Jiménez

Diseñador Gráfico: Cristian Navarro
Asistente: Ginna Quiroga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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