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son estrategias empresariales diseñadas para administrar de manera eficiente los recursos
materiales de una organización con el objetivo de minimizar los costos de mantenimiento y, al
mismo tiempo, garantizar la calidad en el servicio al cliente.
Las políticas de inventarios son las instrucciones escritas de la alta dirección sobre el nivel y la
ubicación del inventario que debe tener una empresa. Inventario es el término utilizado en
manufactura y logística para describir los materiales que son insumos para la producción, los
productos terminados o los productos que están en proceso de fabricación.
El activo más valioso de una empresa suele ser el valor del inventario que posee. Las políticas y
procedimientos se usan para proteger esos activos contra el vencimiento, el robo, u otros tipos de
pérdidas.
Además de proteger el inventario, las empresas quieren asegurarse tener las existencias
suficientes para satisfacer la demanda, de lo contrario se podrían perder ventas. Por otro lado,
mantener demasiado inventario es costoso, no solo por el riesgo de daños o pérdidas, sino por el
espacio requerido para almacenarlo.
Tipos
Flujo de costos
El flujo de costos FIFO (Primero en Entrar Primero en Salir) asume que el inventario más antiguo es
el primero que se vende.
Dado que los costos tienden a aumentar con el tiempo, FIFO utiliza los costos más bajos para
calcular el costo de mercancía vendida. Esto maximiza las ganancias y, por tanto, crea una
obligación tributaria más alta.
El flujo de costos LIFO (Último en Entrar Primero en Salir) tiene el efecto contrario: minimiza las
ganancias sujetas a impuestos cuando suben los precios.
Esta política busca garantizar que el inventario sea controlado y calculado adecuadamente,
evitando así pérdidas o faltantes, tanto de los trabajos en proceso como de los productos
terminados.
Igualmente, para aquellos suministros adquiridos para ser convertidos como parte de la mercancía
a vender.
Esta política analiza el método de valoración de menor costo o de mercado, estableciendo que
debe aplicarse a las cantidades reales del inventario, para determinar así el valor de cada artículo.
Reserva de inventario
Los principios de contabilidad requieren que los gastos se correspondan con los ingresos
generados y con el período contable.
Esto se puede hacer con el gasto por pérdida de inventario, estableciendo una contra-cuenta de
reserva de inventario.
Perpetuo vs periódico
Un sistema periódico se basa en los conteos físicos. Es más fácil y económico, pero no proporciona
información en tiempo real. Actualiza los costos de mercancía vendida como una suma global al
final del período.
Se deben evaluar los requerimientos de cada área de la empresa, buscando un balance entre las
mismas. Las variables a tomar en cuenta son:
Costos
El primer aspecto se refiere al costo de mantener los productos almacenados. Se debe examinar el
monto a pagar por el almacén, y el personal que maneja y vigila el inventario.
El segundo punto son los costos por obsolescencia, que corresponden al caso de productos
alimenticios perecederos o medicinas. Estos poseen un corto margen de vida, ya que expiran luego
de un tiempo determinado y no se pueden comerciar.
En tercer lugar están los costos del pedido, concernientes a la organización administrativa que se
encarga de realizar las compras.
Nivel de servicio
Esta variable toma en cuenta qué expectativas tienen los clientes frente al servicio, qué porcentaje
de pedidos completos se entregan al cliente, y cuál es el tiempo de entrega prometido que la
empresa ha cumplido.
Restricciones del proveedor
Toma en cuenta las condiciones a cumplir para obtener el producto. Por ejemplo, si el proveedor
exige una cantidad mínima a comprar, si es una compañía flexible y confiable, si ofrece descuentos
según el volumen del pedido.
Igualmente, si el proveedor tiene disponible la cantidad requerida, y si los productos los despacha
desde su inventario o inicia su proceso de producción luego de hacerle el pedido.
Tiempo de reabastecimiento
Corresponde al período de tiempo desde que se revela que se debe pedir un producto y el
momento cuando este producto está disponible para que la empresa pueda usarlo.
En este proceso intervienen cinco lapsos: chequeo del inventario, gestión de compra,
administración del pedido por el proveedor, transporte, y entrada al sistema de la empresa.
Patrones de la demanda
Se relaciona con la cantidad de clientes que compran con regularidad los productos, para así
evaluar su frecuencia de venta y hacer los pedidos de acuerdo con el promedio de venta.
Estos esquemas no son concluyentes y en cualquier momento pueden cambiar. Por tanto, debe
mantenerse un inventario de seguridad.
Ejemplo
Declaración de políticas
Se definen los inventarios como los artículos de papelería, repuestos, materiales de laboratorio,
productos químicos, stock en consignación y equipos menores, vendidos a estudiantes o público
en general.
Gestión de inventario
Se requiere que cada área que tenga inventario tenga un sistema de mantenimiento de registros
para registrar:
– Adiciones.
– Ventas o transferencias.
– Devoluciones.
Los registros de inventario deben ser mantenidos por personas que no sean responsables del
manejo físico del stock en el almacén.
Se debe realizar anualmente una inspección física y un conteo de inventario para verificar y
confirmar los registros de inventario. Deben identificarse faltantes, excedentes, existencias
obsoletas y dañadas.
Los artículos obsoletos deben eliminarse, obteniendo la aprobación del funcionario oficialmente
autorizado por el procedimiento de delegaciones financieras.
Cuando un conteo del inventario revele una discrepancia entre los niveles de stock físico y teórico,
deben modificarse los registros de inventario tan pronto como se verifique el recuento físico.
Todas las entradas de ajuste deben ser aprobadas por el representante oficialmente autorizado
bajo el procedimiento de delegaciones financieras.
Las unidades organizativas deben garantizar el almacenamiento seguro de las existencias, incluida
la seguridad contra robo, incendio y otros daños. El acceso a las áreas de almacenamiento está
restringido.
Valoración
Todos los inventarios que se valoran con el fin de incluirlos en los estados financieros deben
valorarse al menor costo y al valor neto realizable. Cuando sea práctico, el costo de los inventarios
para artículos particulares se asignará sobre una base FIFO.
El presupuesto de producción constituye la base para elaborar los presupuestos relacionados con
la actividad fabril: materias primas, mano de obra directa y gastos indirectos de fabricación o carga
fabril.
2.4.1. Definiciones
Por cuanto en éste y los siguientes capítulos se utilizan los términos "costo" y "gasto", es
conveniente establecer su significado y alcance. El costo se define como un desembolso que se
registra en su totalidad como un activo y se convierte en gasto cuando se consume en el futuro;
por tanto, una cuenta de costo es una cuenta de activo, por ejemplo, el inventario, El gasto se
define como un desembolso que se consume inmediatamente, o como un costo que ya ha sido
aplicado.
La planificación de las materias primas implica la realización de una serie de pasos sucesivos:
1. Establecer las cantidades de cada materia prima que se necesitan para llevar
2. Determinar los niveles de inventario compatibles con los requerimientos de materias primas.
4. Calcular el costo de las materias primas que se van a utilizar para cumplir con el presupuesto de
producción.
Existen varios enfoques para atacar el problema de los inventarios de materias primas con miras a
establecer una política. Entre estos enfoques tenemos la especificación de razones de rotación,
límites mínimos y máximos, tamaño económico del pedido, etc. Algunos de estos procedimientos
se revisaron al tratar de los inventarios de productos terminados, por lo cual en esta parte
únicamente se los cita.
Como en el caso de la previsión de ventas, el presupuesto del costo de materias primas constituye
el resumen de una serie de cifras parciales obtenidas previamente. Estas cifras son las cantidades
de materias primas necesarias para llevar a cabo el plan de producción y los precios de compra
anticipados. La valoración de las cantidades de cada materia prima, al costo unitario respectivo,
dará como resultado el presupuesto del costo de las materias primas a utilizar.
Al presupuestar el costo de las materias primas es necesario tener en cuenta el procedimiento que
se sigue en la empresa para la valuación de los inventarios de materias primas. Los procedimientos
más usuales son: costo promedio, primero que entra - primero que sale (FIF0 o PEPS), último que
entra - primero que sale (LIFO o UEPS).
Al contabilizar los CIF se presentan dos problemas: Una parte importante de los CIF es de
naturaleza fija. Como consecuencia, el CIF por unidad aumenta a medida que disminuye la
producción, y disminuye cuando ésta se incrementa. A diferencia de los costos de materiales y de
mano de obra, el conjunto de los CIF es de naturaleza indirecta y no puede identificarse fácilmente
con departamentos o productos específicos.
CIF fijos
“La norma señala que al final de cada período la
entidad debe evaluar cuáles son los CIF fijos que
realmente ha ejecutado, y distribuirlos sobre la base
de su capacidad normal”
La norma señala que al final de cada período la entidad debe
evaluar cuáles son los CIF fijos que realmente ha ejecutado, y
distribuirlos sobre la base de su capacidad normal, o sobre la
capacidad real de producción siempre que esta se aproxime a
la capacidad normal.
Tasa de los CIF fijos en la capacidad normal de producción ($10.000 / 50) $200
Tasa de los CIF fijos en la capacidad real del período ($10.000 / 30) $333
resultados:
CIF fijos sobre la capacidad normal (30 unidades x $200) $6.000
Tasa de los CIF fijos en la capacidad real del período ($10.000 / 80 unidades) $12
5
CIF variables
Los costos indirectos de fabricación variables deben distribuirse
sobre la capacidad real de producción, porque dependen
directamente del nivel de producción, y en esa medida no
requieren de un análisis sobre el nivel presupuestado de la
misma.
¿Cómo se calcula el precio CIF?
El Arancel Aduanero se paga sobre el Valor CIF de la mercancía, que
corresponde a la suma del valor de tu producto en el país de origen, más el costo
por flete y seguros involucrados para su transporte al punto de destino.
Los CIF, son todos aquellos costos que se presentan en una empresa, necesarios
para la buena marcha de la producción, pero que de ninguna manera se
identifican directamente con el producto que se está fabricando. Esto quiere
decir, que todos aquellos costos que no son materiales directos, ni mano de obra
directa, pero se requieren para la producción, se consideran CIF, y constituyen el
tercer elemento fundamental del costo.
Y = a +bX
De donde,
Y = costos totales
A = costos fijos totales
B = costos variables unitarios
X = cualquier nivel de operación.
De donde;
Caso de ilustración.
Se supone que una compañía dispone de los siguientes datos de costos indirectos
totales, para diferentes volúmenes de producción.
X Y
Nivel de Operación C.I.F. Totales
0 5
1 5.5
2 6
3 6.5
4 7
X Y XY X2
0 5 0 0
1 5.5 5.5 1
2 6 12 4
3 6.5 19.5 9
4 7 28 16
Sum 10 Sum 30 Sum 65 Sum 30
30 = 5 a + 10b
65 = 10 a + 30b
y = 5 + 0.5X
Si por ejemplo, se desea conocer, cuales serán los CIF que deberán aplicarse para
niveles de operación de 1.5 y 8 unidades, respectivamente; se obtendrían las
siguientes proyecciones.
H.M.O.D. Horas de mano de obra directa; muy utilizada por las empresas cuyas
actividades son fundamentalmente manuales. Es la base mas usada en Colombia
por ser la más significativa.
Costo de los materiales directos. Para empresas que utilizan una sola materia
prima o muy similares.
Costo de la mano de obra directa. Usada por empresas que pagan salarios muy
homogéneos.
Determinados o definidos por parte de la empresa el NOP y los CIF(p), se hace
necesario definir la tasa predeterminada, la cual permitirá cargar los costos al
producto.
$ / H.M.O.D
La tasa predeterminada sirve para cargar a las ordenes de producción los CIF,
conocidos como aplicados, a medida que empiezan los procesos productivos.
CIF(A) = Tp x N.O.R
Los CIF(A) son los que verdaderamente se cargan al producto y una vez
definidos y cuantificados se ha cumplido con el objetivo de determinar cuanto
cuesta producir algo, pues ya se dispone de la información sobre los tres
elementos fundamentales del costo, a saber:
Costos Estándar.
Los CIF(A) son los que verdaderamente se cargan o aplican al producto, pero
realmente, a medida que los procesos de producción avanzan, se van causando
unos CIF reales – CIF( R), lo cual da origen a que se establezca una comparación
entre los CIF(A) y los CIF( R), para determinar las causas posibles que
originaron estas variaciones.
Variación neta. Es la comparación entre los CIF aplicados y los CIF reales:
VN = CIF(A) Vs CIF( R)
Si los CIF aplicados son menores que los CIF reales: significa que hay una
subaplicación o suabsorción de costos. Al producto no se cargaron todos los
costos en que realmente se incurrieron. Esta variación es desfavorable para la
empresa porque el producto sale con costos menores a los reales.
? Si los CIF aplicados son mayores que los CIF reales: significa que hay una
sobreaplicación o sobreabsorción de costos. El producto sale con mayores costos
de los verdaderamente incurridos. Desde el punto de vista costos es una variación
favorable.
? Si los CIF aplicados son iguales a los CIF reales: no hay origen a variaciones,
pero esta posibilidad es muy poco probable que ocurra.