Nombre del curso: Desarrollo de Habilidades de Negociación

Código: 102024

Caso
Empresa importadora y comercializadora de Vehículos

Después de muchos años en una reunión familiar, tres primos, Javier

Diaz, Mercadólogo, Oscar Roa, Administrador de empresas, especialista
en talento humano, Julián Vargas, Contador, se encontraron,
conversaron sobre sus vidas y sus profesiones y anhelos. Después de
esa reunión siguieron reuniéndose y con el tiempo decidieron crear una
empresa importadora y comercializadora de vehículos, debido a que
apenas estaban iniciando, solo contrataron una secretaria, y dos
asesores de ventas uno externo y otro interno. Ellos por su parte se
desempeñaban como jefe de mercadeo y ventas, gerente general y
contador financiero, respectivamente.
La empresa logro crecer rápidamente ya que sus propietarios pusieron
su mayor esfuerzo para lograr sus objetivos, esto hizo que la empresa
ampliara su planta de personal, contratando 3 asesores de venta
externos (a quienes no les agradaba ser vendedor interno o de
mostrador, ya que las ventas eran más bajas), dos más internos, un
asistente contable, una persona encargada de inventarios, un ingeniero
de sistemas quien se encargaba de la página web de la empresa. El
ingeniero, también adapto una app a las Tablet de los vendedores con el
fin de que tengan conocimiento pleno de los vehículos con que se cuenta
en el momento y sus características. Pese a esto, la app no permite
actualizar el inventario de la empresa, por lo tanto, cada vez que se
hace una venta el vendedor debe informar a la encargada de inventarios
para que haga el respectivo procedimiento y comunique al ingeniero
para que de baja en la app el vehículo vendido.
En cierta ocasión, surgió un nivel de tensión entre el jefe de mercadeo y
ventas con dos de sus asesores externos, ya que, en repetidas
ocasiones, han realizado las ventas de los vehículos sin dar a conocer a
la encargada de inventarios el respectivo movimiento. Esto ha hecho
que cuando los otros asesores realicen las ventas, estas no se puedan
hacer efectiva, y tengan que retractarse o pedir un tiempo mientras la
importadora envía dicho vehículo. Frente a esta situación los asesores,
solicitaron una reunión con los propietarios de la empresa y exigieron
que se mejorara los sistemas de información (software) de la empresa
ya que son desactualizados y no se tiene la información de los vehículos
en tiempo real, así mismo, dieron a conocer que los asesores que no
estaban informando sobre los vehículos vendidos estaban haciendo que
ellos no cumplieran metas. El gerente general, les comento que iban a
dar solución a los requerimientos que hacían, ya que tenían razón.
Al día siguiente el gerente general cito a reunión al jefe de ventas y
mercadeo y al contador con el fin de conocer la situación de la empresa,
se socializaron los informes de ventas, contable y financiero; en dichos
informes se vio reflejado que las ventas en el presente trimestre habían
bajado respecto al trimestre anterior, y al mismo trimestre del año
inmediatamente anterior, por su parte el informe financiero presentaba
utilidades mínimas. En dicha reunión el gerente de manera respetuosa,
pidió a sus primos que todos (los tres) debían de estar mas atentos a lo
que ocurría con el personal de la empresa, que esas falencias que se
vienen presentando no debería de ocurrir que los tres como propietarios
y gerentes de cada área son culpable de lo que ocurre en la empresa.
Por lo anterior, cada uno se comprometió a realizar un seguimiento mas
oportuno a los procesos de la empresa especialmente en las áreas que
son responsables.
Así mismo al día siguiente de la reunión con sus socios, cito a reunión al
personal (secretaria, asistente contable, asistente de inventarios,
ingeniero de sistemas) dándoles a conocer su inconformidad. En la
reunión el gerente: a la asistente administrativa, le comento que su
función además de llevar los asientos contables, era verificar también
que los inventarios estuvieran al día, por lo tanto, se requería que
mejorara la comunicación con la encargada de inventarios quien al ver
que los vehículos ya no se encontraban en la comercializadora
inmediatamente debía de informar al ingeniero de sistemas para que los
diera de baja. Ante esto, la encargada de inventarios culpo al ingeniero
ya que la app creada era obsoleta, y era la herramienta que debía de
informar sobre la salida de dichos vehículos, por lo tanto el único
culpable de lo que sucedía era el ingeniero de sistemas, éste dijo que
había realizado la app, con el fin de apoyar las ventas con respecto a las
características y diseño de los vehículos, más no para controlar
inventarios que quien debía de hacer eso e informar a la encargada de
inventarios era la auxiliar contable o el contador, quienes se encargaban
de las operaciones comerciales y contable de la empresa. La reunión
termino, pero al final no se dio solución efectiva a lo acontecido.
El gerente general, realizo una reunión individual con los empleados.
 Asistente contable y encargada de inventarios. Les dijo que el
trabajo de ellos era de gran utilidad para la empresa, que tenían la
posibilidad de crecer profesionalmente en la empresa, pero
requería mayor compromiso en el desarrollo de sus funciones, que
debíamos de aceptar los errores que cada uno cometemos, pero
también subsanarlos. Ellos le dijeron que pensaban que estaban
haciendo bien su trabajo, pero que era necesario dar un poco más
que se comprometían a mejorar y hacer que la empresa
continuara su crecimiento desde el rol que cada uno de ellos
desempeñara, que estaban contentos por hacer parte de esa
empresa.
 Ingeniero de sistemas. Le comento que estaba a gusto con el
trabajo que venía realizando, que todas las herramientas o
aplicaciones que creaba era de gran interés para el desarrollo de
las actividades de la empresa, que le solicitaba que hiciera
mejoras a la APP, con el fin de tener un buen sistema de
información actualizado. El ingeniero, le comento que el no era
culpable de lo que sucedía pero que por esos días ya había
realizado mejoras a la app para que suministrara la información
actualizada. Y que estaba muy a gusto con su trabajo ya que le
permitía satisfacer sus necesidades y crecer profesionalmente.
 Vendedores que hacían bien sus funciones. Les agradeció el haber
informado lo que sucedía, les dio a conocer la importancia de su
rol en el desarrollo del objeto social de la empresa. Ellos
comentaron que estaban muy a gusto con la empresa ya que
llevaban más de 3 años en la misma y han crecido personal,
familiar, laboral y profesionalmente. Dos de ellos solicitaron que si
podían ser vendedores externos ya que uno tenía planes de
casarse y el otro quería comprar una casa y las ventas externas
les facilitaba hacer realidad sus sueños a lo cual el gerente
accedió.
 Vendedores que hicieron mal sus funciones. Les hizo saber la
importancia del cargo que desempeñan en la empresa, que lo
realizado no estuvo bien hecho ya que trajo perdidas para la
empresa, por lo tanto, las comisiones de ese mes se verían
afectadas y que iban a pasar a ser vendedores internos (era una
forma de “castigarlos”). O tomaban esa oportunidad, o si no debía
 prescindir de sus servicios. Los dos vendedores, tenían problemas
económicos, renunciar al trabajo no era la mejor opción,
aceptaron continuar.
A los 15 días el jefe de ventas y mercadeo informo al contador y gerente
que un asesor externo, había logrado la venta de 200 camionetas, con
capacidad para 8 pasajeros, los carros que la empresa importaba eran
automóviles con capacidad de 5 o 7 personas máximo, ya que eso era lo
que le brindaba la importadora.
Ante esta eventualidad, el gerente General, junto con el jefe de ventas y
mercadeo, viajo a los Estados unidos, país de donde traían los
automóviles, con el fin de lograr que la importadora, le consiguiera la
cantidad de camionetas con las características que solicitaba el cliente.
La importadora hizo gestiones correspondientes, pero no acepto el
contrato debido a que sus proveedores no se comprometían a realizar
ese tipo de vehículos, pero al ser ellos muy buenos clientes, el gerente
de la importadora les dio el nombre de otra empresa que podría
colaborarles. Dicha empresa estaba ubicada en CHINA, país con el cual
nunca habían realizado ningún tipo de importación, desconocían
diversos aspectos, como económicos, sociales, políticos, culturales,
idioma, etc. Pero requerían hacer contacto con ellos con el fin de lograr
hacer efectiva la venta de las camionetas, pedido que era de gran
importancia para que la empresa lograra mayor crecimiento.
Referente al caso.
Identifique los conflictos que expone el caso
Conflicto 1
2 asesores externos no informan la venta de algunos carros lo que
provoca que no se descarguen de la APP, originando que otros los
vendan y cree contratiempo con los clientes que lo adquieren.
Conflicto 2
Los asesores y el encargado de inventarios exigen que se cree una
mejor APP, ya que la que se tiene es obsoleta atrasando el proceso de
venta, culpando al ingeniero de sistema.
Conflicto 3
Debido a su mala acción dos asesores externos son enviado a trabajar
de forma interna como castigo, en contra de su voluntad y por
necesidad dicen que sí, pero estarán descontentos en su labor y esto
puede ser un problema a futuro.
Conflicto 4
Se venden 200 camionetas que exceden el número de cupos de las
referencias que ellos comercializan así que tienen que buscar otro
mercado donde puedan obtener el producto y no perder la venta ya que
le ayudaría a la compañía a crecer, encuentran este mercado en CHINA,
pero es un país con el que nunca han tenido vinculo y desconocen su
cultura, aspectos económicos y formas de negociación.

Los actores involucrados en cada conflicto:

Conflicto 1
Gerente de la compañía, jefe de mercadeo, contador financiero,
asesores internos y externos, ingeniero de sistema, encargado de
inventarios.
Conflicto 2
Gerente, encargado de inventarios, asistente de gerencia, asesores e
ingeniero de sistemas
Conflicto 3
Gerente, asesores externos que tuvieron mal comportamiento, jefe de
mercadeo.
Conflicto 4
Gerente de la compañía, jefe de mercadeo, contador financiero,
proveedor chino.

Las causas de cada uno de los conflictos con sus respectivas

consecuencias
Conflicto 1
Las cusas puede ser falta de responsabilidad por el proceso por parte de
los vendedores, falta de seguimiento por parte de los encargados de
cada área, falta de gestión y pro actividad por parte de la persona de
inventarios y del ingeniero de sistema , esto puede traer la pérdida de
clientes por incumplimiento y perdida del buen nombre para la
compañía.
Conflicto 2
El ingeniero debía conocer e informar el tema para realizar una APP más
completa, las áreas encargadas debían facilitar la necesidad del tema.
Esto trae insatisfacción por parte de los vendedores, retraso en la
productividad, poco avance y modernización de la compañía.

Conflicto 3
Se produce porque se deben tomar medidas frente a un incumplimiento
de la labor y que esta trajo perdida para la compañía, produciendo un
castigo para los infractores.
Esta decisión puede traer un descontento de parte de los asesores que
fueron movidos de su cargo, trayendo que las ventas en la parte interna
no sean productivas de la mis manera, ya que se sentirán inconformes
porque desde el principio nunca estuvieron motivados por este cargo
Conflicto 4
se origina por una falta de planificación previa, no se pude vender antes
de tener el producto, ahora tienen que buscar un mercado nuevo y esto
puede ser una oportunidad o una desventaja ya que no conocen a sus
nuevos proveedores, la calidad de sus productos y como inicia una
relación comercial.
Y en este plano se origina un conflicto ya que por una parte tiene el
mercado nuevo y por otra la presión del compromiso que acaban de
adquirir de vender las camionetas.
Den a conocer que tipo de negociador es el gerente general
argumente su respuesta.
El gerente se puede conocer como el negociador asertivo, busca conocer
los argumentos de las partes, conocer todo el proceso para así tomar
decisiones equitativas y para el bien no solo de la compañía, si no de los
involucrados, el ve el panorama de forma general y busca involucrar a
todos en el proceso.

En grupo, hacen un análisis de la situación actual, para esto deben de

Identificar el conflicto central del caso y determinar las partes del
conflicto
Dando respuesta al tema colaborativo, en mi opinión el problema
central  nace de la organización interna donde los actores que
involucran el proceso parten desde los encargados del área comercial,
administrativa y financiara, pasando por los empleados de la compañía.
En un análisis general se puede decir que las partes involucradas en e
este conflicto no se han hecho responsables de la labor que cumplen
para la empresa de un tiempo para acá incumpliendo con esto temas
comerciales, perjudicando el tema de crecimiento de la empresa.

Como también los siete (7) elementos de la negociación que se

exponen en el caso frente al conflicto central ya identificado.
Reconocen los siete (7) elementos de la negociación que se exponen en
el caso frente al conflicto central ya identificado.
INTERESES.
Es importante reconocer los intereses de los involucrados en el
conflicto , ya que centrarse en estos agilizara la resolución del mismo,
encontrando una solución creativa, para este caso los intereses de todas
las partes es encontrar la mejor forma de desarrollar las venta en la
compañía, tanto por parte de los asesores que requieren una aplicación
más ágil en la cual pueden ingresar sus ventas y así se descargue lo
vendido de la aplicación, pasando por el encargado de sistema que
desea un desarrollo más completo en su área para cumplir con el
requerimiento, hasta los directivos de la organización que quieren el
crecimiento empresarial y el bienestar de sus empleados.
Esta etapa se reconoce cuando el gerente general se reúne con todos los
involucrados para conocer sus puntos de vista frente al conflicto.
Los intereses de las partes son:
Asesores: crecer dentro de la compañía, cumplir las metas, los internos
lograr a estar de forma externa para ganar más, ya que uno se casara y
el otro comprara una casa, lo externos y la asistente aplicaciones más
adecuadas para agilizar su labor y que el inventario este optimo, el
ingeniero crecer en la compañía y los dos socios crecimiento de la
compañía.

OPCIONES.
Es necesario buscar opciones que satisfaga a las partes y esta etapa se
ve reflejada cuando en las diferentes reuniones inician una serie de
gestiones para lograr la solución a lo tratado, como por ejemplo la
actualización de la nueva APP, el cambio de lugares de trabajos a los
asesores, el seguimiento por parte de la alta gerencia en cada una de
sus áreas.

ALTERNATIVAS.
Conocer la mejor alternativa permite llegar a un acuerdo negociado y
protege de malos resultados ayudando a lograr mejores acuerdos, esto
lo hace el gerente cuando conoce todos los puntos de vista y presenta el
pliegue de alternativas para cada uno de los involucrados, tratando de
lograr un equilibrio no solo para la compañía si no para cada uno de los
involucrados.
La alternativa que presentan los empleados son

Ingeniero: aplicación actualizada para mejorar el inventario.

Asistente contable y encargada de inventarios: mayor compromiso con
la labor
Vendedores: los internos que pasaron a calle aprovechar la oportunidad
y vender más y los que pasaron a internos mejorar porque es la
condición de la compañía para quedarse.

CRITERIOS.
Actuar desde el lado de la legitimidad, usando criterios objetivos y éticos
para sustentar los planteamientos es el deber de un negociador, de esta
manera el gerente actúa desde la imparcialidad, conociendo primero el
valor jerárquico de sus socios al tiempo que su voz y voto y posterior a
esto, actuando desde el sano juicio y la objetividad.

RELACIÓN.

Desconociendo a futuro que puede pasar con la relación entre los

asesores que fueron apartados de su gestión en la calle y los que fueron
ascendidos a cumplir esta labor donde ganarían más dinero por
comisiones.

El gerente trato de mantener un ambiente sano entre sus empleados al

final cada área depende de la otra para un desarrollo adecuado y de
esta manera lograr la meta en conjunto, trabajar de una manera mas
organizados.

COMUNICACIÓN
Una negociación exitosa depende de una comunicación asertiva entre las
partes y el mediador, tiene que ser clara y en doble vía.

De esta manera el gerente cuando sentó a todas las partes buscaba que
cada quien mostrara su posición y expusiera sus puntos de vista y las
necesidades que el tenia y como contaba con sus colaboradores.

COMPROMISOS

Es necesario verificar y pactar compromiso realistas, suficiente y

operativo y se deben definir al final del proceso, mejorando la eficiencia
dela negociación y la buena calidad del resultado.
Así se vio al final del caso cada empleado y por área se realizaron
diferentes compromisos de responsabilidad e interacción, que
permitirían superar la crisis y buscar mejores alternativa para el
crecimiento propio y generar de las partes.