Clases 09 y 14 de Sept de 2021 La Función de La Planeación

PROCESO ADMINISTRATIVO
Tema: La Función de la Planeación

Docente:
Alix Yesenia Sánchez Ruedas
Profesional en Administración de Empresas
Especialista en Informática Educativa
Correo electrónico de contacto: aysanchezr@ufpso.edu.co

Teléfono de contacto: 3216719746
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Es el conjunto de pasos que se deben aplicar en forma
ordenada y sistemática dentro de una organización para
facilitar el logro de los objetivos. Estos pasos
corresponden a la planeación, la organización, la
dirección y el control; como proceso debe entenderse
que cada uno debe interactuar y estar estrechamente
relacionados para que se logren las metas con eficiencia
y eficacia.
Es preciso tener bien claro que para poder aplicar el

Fuente: Shutterstock.com
proceso administrativo, es necesario tener definido con
anticipación qué es lo que se va a hacer y a dónde se
quiere llegar.
Fuente: Salgado Benítez, J. Guerrero López, L. y Salgado Hernández, N. (2016). Fundamentos de Administración. Grupo
Editorial Éxodo. https://sibdigital.ufpso.edu.co:2303/es/lc/ufpso/títulos/130328
LAPLANEACIÓN
Fuente: Salgado Benítez, J. Guerrero López, L. y Salgado Hernández, N. (2016). Fundamentos de Administración. Grupo
Editorial Éxodo. https://sibdigital.ufpso.edu.co:2303/es/lc/ufpso/títulos/130328
LAPLANEACIÓN
¿QUÉ ES LA PLANEACIÓN?
Planificar consiste en pensar en el futuro, adoptando
decisiones concretas sobre objetivos, formulando
políticas, fijando procedimientos, realizando
presupuestos y pronósticos, confeccionando
programas y valiéndose de las estrategias necesarias
para la coordinación integral de todos los planes, para
que los sucesos no los tomen desprevenidos y se
podrán crear planes capaces de aprovechar al máximo
las situaciones que le beneficien, disminuyendo el
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riesgo y los efectos negativos de algunas de ellas.
VENTAJAS DE LAPLANEACIÓN
Reduce considerablemente la incertidumbre ante el futuro de la
empresa.
Se da un mejor orden, control y eficiencia en el desarrollo de las
VENTAJAS DE LA PLANEACIÓN
actividades.
Reduce la duplicidad de esfuerzos y las actividades inútiles.
Se logran los objetivos de manera óptima y oportuna.
Se aprovechan mejor los recursos de la empresa reduciendo los

costos.
Se reduce la improvisación, arbitrariedad y riesgos.
Se reduce el tiempo total para llevar a cabo las actividades.
Da una visión panorámica de la organización, permitiendo su mayor

comprensión. Hay mentalidad futurista.
PRINCIPIOS DE LAPLANEACIÓN
Los planes no deben hacerse con afirmaciones

vagas y genéricas, sino con la mayor precisión
Precisión posible, debido a que ésta es la que regirá las
acciones concretas
Todo plan debe dejar margen para los cambios que

surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible,
Flexibilidad ya que las circunstancias que hayan variado
después de la previsión
Principios de la
planeación Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda
decirse que existe uno solo para cada función, y
Unidad todos los que se aplican en la empresa deben estar
coordinados e integrados de forma que sólo exista
un plan general.
Lo que planea debe ser realizable; la planeación

Factibilidad debe adaptarse a la realidad y a las condiciones
objetivas que actúan en el medio ambiente
DEFINICIÓN DE PLAN
DEFINICIÓN DE PLAN
Cada una de las funciones de la empresa

tienen sus propios objetivos, por lo tanto,
cada función tiene su propio plan. “Curso
determinado de acción que se considera
el más recomendable para el logro de un
objetivo”
DEFINICIÓN DE PLAN
• Los planes de uso único son aquellos que

una vez realizados ya no se tienen en
cuenta, porque no tienen aplicación
actualmente.
• Los planes de uso constante son aquellos

que van a servir de guía en repetidas
ocasiones; dentro de eso planes tenemos:
las políticas, procedimientos y métodos.
TIPOS DE PLANES
• Objetivos, políticas, procedimientos y métodos

Por su clase que son de uso constante; los programas,
presupuestos y proyectos que son de uso único
Por su • De tipo operativo y de tipo correctivo

propósito
Por su uso • De uso único y de uso constante
Por su alcance • A corto, mediano o largo plazo
LAPLANEACIÓN
CONSIDERACIONES PREVIAS A LA
FORMULACION DE UN PLAN
1. Las situaciones del pasado, ya que se debe observar que

se ha hecho, en que se ha tenido éxito y fracaso y las
circunstancias relacionadas con los resultados obtenidos.
2. Las situaciones actuales que vive la organización.
3. Los recursos que posee la empresa para cumplir con las

tareas.
4. Los objetivos que son los que indican para dónde va la

empresa
PASOS DE LA PLANEACIÓN
Recopilación de información: Se
debe obtener la información Análisis de la información: Se
necesaria en cuanto a las deben depurar, clasificar y tabular
Definición del problema: Se debe
actividades involucradas, los los datos obtenidos para facilitar
conocer el por qué y para qué se
requerimientos, las necesidades, su análisis e interpretación para
planea.
los recursos disponibles, los que garantice la toma de
antecedentes, las previsiones y las decisiones.
sugerencias del personal.
Establecimiento de alternativas:
Formulación de premisa: Son Se deben elaborar planes Elección de un plan: Se selecciona
enunciados o presunciones sobre alternativos con sus respectivas el que mayor número de ventajas
los cuales debe basarse el plan. ventajas y desventajas y sus presente.
posibles consecuencias.
Implementación del plan

Vigilancia del cumplimiento del
seleccionado: Se establece la
plan: Debe hacerse en forma
forma de ejecutar el plan con la
continua durante todo su
secuencia de operaciones y la
desarrollo.
dirección de las mismas.
CATEGORÍAS DE LAPLANEACIÓN
CATEGORÍAS DE LA PLANEACIÓN
1. Propósito o misión: Es la razón de su existencia. Es la
finalidad o motivo de creación de la empresa, y a la que debe
servir. La definición de la misión organizacional debe
responder a tres preguntas básicas: ¿Quiénes somos? ¿Qué
hacemos? ¿Por qué hacemos lo que hacemos?
ETAPAS DE LA PLANEACIÓN
2. Visión: Es la imagen que la empresa tiene respecto

de si misma y de su futuro. Es el acto de verse en el
tiempo y el espacio. Muchas empresas colocan la
visión como el proyecto de lo que quieren ser dentro
de cierto plazo y el camino futuro que pretenden
seguir para lograrlo.
3. Objetivos: Poseen el más alto grado de generalidad.

Se entiende como el logro final hacia el cual tienden
los esfuerzos de un grupo orientado por un plan. Son
los fines hacia los cuales se dirige una actividad. El
objetivo fija las metas.
4. Estrategias: Es la determinación de los objetivos
básicos a largo plazo de una empresa y la adopción
de los cursos de acción y la asignación de recursos
necesarios para su cumplimiento.
5. Políticas: Son principios generales o filosofías que

orientan la acción de un grupo de trabajo o ente social; las
políticas señalan los medios para llegar a los objetivos.
Permite el establecimiento de cursos de acción definidas y
señalan puntos de referencia o parámetros para la toma de
decisiones.
6. Procedimiento: Indican secuencia de operaciones.

Son una serie de tareas en forma concatenada que forman el
orden cronológico y la forma de ejecutar el trabajo que debe
hacerse. Muestra la mejor manera de hacer las cosas.
Los procedimientos se indican mediante los diagramas de
flujo; esto es la representación gráfica de la sucesión de pasos
a seguir, tanto a nivel de producción como a nivel de actividad.
Para elaborar los diagramas de flujo de las actividades se utilizan
los siguientes símbolos:
Inicio o finalización
Operación
Transporte
Rombo de decisión
Verificación o supervisión
Archivo
Documento
Documento con copias a varios departamentos
Conexión
7. Métodos: Es la forma prescrita para ejecutar un trabajo.

Con los métodos se establece la manera como cada
trabajador deberá ejecutar las acciones que constituyen un
procedimiento.
8. Reglas: Están dentro de los procedimientos; son normas

específicas que se refieren a una acción específica y
definida, dice que debe hacerse y que no.
9. Programas: Son los planes mismos, donde además de

los objetivos y la secuencia de operaciones, se fija el
Fuente: Pinterest.com tiempo requerido para realizar cada una de sus partes. Es
la secuencia cronológica que le da sentido a un plan.
10. Presupuestos: Es un plan de entradas y salidas de

diferentes conceptos; permite una visión de conjunto de las
secuencias que tendrán en el futuro las decisiones en
términos económicos de una empresa.
11. Estándar: Es un tipo de plan que forma la base del

control de lo que se logra con lo que debe lograrse. Es un
valor que se toma como vía o norma o referencia; en un
modelo de comparación.
CLASES DE PLANEACIÓN
LA PLANEACIÓN PUEDE SER…

Estratégica
Se considera la estrategia como el plan básico y general de

acción específica; es la forma de utilizar los recursos disponibles
para lograr los fines. Su propósito es asegurar el éxito a largo
plazo.
El propósito esencial de la planeación estratégica radica en el

logro de una ventaja competitiva sostenible en el largo plazo.
La planeación estratégica envuelve la organización como una

totalidad, es un medio para alcanzar los objetivos
organizacionales, es orientada a largo plazo, es decidida por la
alta gerencia, el sistema económico está basado en el mercado,
es prioritario el análisis de variables externas y se debe disponer
de excelente información (mercado- tendencias- competencia).
Para hacer una planeación estratégica se debe:
1. Establecer los objetivos

2. Reunir y analizar información. Relacionada con las
ventas, los servicios, inventarios, etc.
3. Evaluar el entorno. En cuanto a la competencia,
influencias tecnológicas, políticas, sociológicas, etc.
4. Auditar los recursos. Esto permite observas las
fortalezas y debilidades
5. Establecer alternativas. Pueden ser de
especialización, de diversificación o de integración.
6. Elegir la estrategia más conveniente.

Táctica o funcional
Táctica es un medio operacional de empleo de recursos a

través del cual una estrategia se pone en práctica, abarca
períodos más cortos y está orientada al corto plazo.
La planeación táctica responde al cómo llegamos a donde

queremos llegar.
Representa las actividades requeridas para alcanzar
objetivos estratégicos.
Generalmente los planes tácticos se refieren a cuatro áreas

de actuación.
1. Planeamiento organizacional: Es definir la estructura de

la organización más adecuada para lograr los objetivos
globales y estratégicos.
2. Planeamiento del desarrollo producto-mercado: Se

revisan las opciones de la empresa en cuanto a su
integración vertical u horizontal de sus productos y analiza
sus mercados con sus oportunidades.
3. Planeamiento del desarrollo de recursos: Se analizan

las opciones de todos sus recursos físicos, tecnológicos,
materiales, financieros y humanos.
4. Planeamiento de operaciones de producción y

comercialización: La planeación táctica se realiza en cada
departamento o división de la empresa, es un medio para
lograr objetivos departamentales, se orienta al mediano y
corto plazo y es responsabilidad de cada jefe de
departamento.

Operativa
La planeación operacional se preocupa básicamente por

el "qué hacer" y por el "cómo hacer". Se refiere de
manera específica a las tareas y operaciones realizadas
en el nivel operacional. Al estar fundada en la lógica del
sistema cerrado, la planeación operacional se orienta
hacia la optimización y maximización de los resultados,
mientras que la planeación táctica se orienta hacia
resultados satisfactorios.
Clases de planes operacionales. Aunque los planes

operacionales sean heterogéneos y diversificados, se
pueden clasificar en cuatro clases:
1. Planes relacionados con métodos, denominados

procedimientos.
2. Planes relacionados con dinero, denominados
presupuestos.
3. Planes relacionados con tiempo, denominados
programas o programación.
4. Planes relacionados con comportamiento,
denominados reglamentos.
Clases de procedimientos.
Los procedimiento se transforman en rutinas descritas

mediante flujo gramas (gráficas que representan la
secuencia de procedimientos). Sólo son procedimientos
debidamente estandarizados y formalizados. Los
flujogramas pueden ser de varios tipos, como se muestra
a continuación.
1. Planes relacionados con métodos, denominados

procedimientos: Constituyen la secuencia de pasos o
etapas que se deben seguir con rigurosidad para
ejecutar los planes. Son una serie de pasos detallados
que indican cómo cumplir una tarea o alcanzar un
objetivo preestablecido.
En consecuencia, los procedimientos son subplanes de

otros planes mayores. Debido a su naturaleza detallada,
generalmente están escritos y a disposición de quienes
deben usarlos. Los procedimientos constituyen guías de
acción y son más específicos que las políticas.
Flujograma vertical. En la siguiente figura se observa un ejemplo de
flujograma vertical:
Flujograma horizontal. En la siguiente figura se observa un ejemplo de
flujograma horizontal de una rutina de compra y recibo de materiales.
2. Planes relacionados con dinero, denominados

presupuestos: Es el plan que se hace para proyectar
cifras futuras, un presupuesto debe ser flexible y debe
permitir ajustes según las circunstancias internas y
externas.
Existen presupuestos de ventas, de compras, de

producción, de gastos, de estados financieros, etc.
El presupuesto, además de ser un proceso de planificación

e instrumento fundamental para muchas empresas, es
Fuente: Pinterest.com también una herramienta para la coordinación, el control y
para la toma de decisiones.
3. Planes relacionados con tiempo, denominados

programas o programación: Las programaciones
constituyen planes operacionales relacionados con el
tiempo. Constan básicamente de planes que correlacionan
dos variables: tiempo y actividades que deben ejecutarse.
Cronograma: El programa más sencillo es el cronograma:

una gráfica de doble entrada en que las filas configuran las
tareas o actividades y las columnas definen los periodos,
generalmente días o meses.
Gráfico de GANTT: Es un tipo de programación sencillo,

desarrollado por uno de los pioneros de la administración
científica, Henry L. Gantt. Generalmente es usada para
la programación de tareas sencillas con el propósito de
visualizar gráficamente el contexto total de un proyecto y
de presentar una forma práctica de control.
Su empleo se hace mediante dos fases fundamentales:
• Descomposición del proyecto en tareas simples que

puedan ser numeradas.
• Designación gráfica del tiempo para cada una de las
tareas.
El tiempo programado, se representa con una línea
continua y el tiempo real invertido con una línea
punteada.
Redes o gráficos de PERT: Las redes de PERT son

diagramas a través de los cuales se muestra la forma
como se interrelacionan las actividades y sucesos de una
tarea desde su comienzo hasta su terminación.
Un evento (o suceso), es el punto que marca el comienzo o

el fin de una actividad o actividades que se cumplen o
inician en él. Las actividades se representan por medio de
flechas ( ) y los eventos, por círculos (O).
4. Planes relacionados con comportamiento,

denominados reglamentos: Constituyen planes
operacionales relacionados con el comportamiento exigido
a las personas. Especifican cómo deben comportarse las
personas en determinadas situaciones y generalmente
destacan lo que las personas deben hacer o no, y lo que
pueden hacer.
Se diferencian de las políticas porque son bastante

específicos y buscan sustituir el proceso decisorio
individual restringiendo el grado de libertad de las
Fuente: Pinterest.com personas en determinadas situaciones previstas de
antemano.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
• Baena Jiménez, E. (13 de 11 de 2010).
https://aprendeconomia.com/2010/11/13/6-la-empresa-como-
sistema-en-interrelacion-con-su-entorno/. Recuperado el 9 de 08
de 2017, de https://aprendeconomia.com
• Idalberto, C. (2001). Administración. Teoría, proceso y práctica .
Bogotá: Mc Graw Hill.
• Pacheco Carrascal, M. (s.f.). Como Organizarse y Aprovechar las
Oportunidades de Negocio. Procesos Administrativos. Ocaña.
• R., J. G., & M., G. Y. (2009). Administración contemporanea.
Mexico: Mc Graw Hill. http://www.enciclopediafinanciera.com
• Salgado Benítez, J. Guerrero López, L. y Salgado Hernández, N.
(2016). Fundamentos de Administración. Grupo Editorial Éxodo.
https://sibdigital.ufpso.edu.co:2303/es/lc/ufpso/títulos/130328
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Es preciso tener bien claro que para poder aplicar el

Se da un mejor orden, control y eficiencia en el desarrollo de las

Reduce la duplicidad de esfuerzos y las actividades inútiles.

Se logran los objetivos de manera óptima y oportuna.

Se aprovechan mejor los recursos de la empresa reduciendo los

Se reduce la improvisación, arbitrariedad y riesgos.

Se reduce el tiempo total para llevar a cabo las actividades.

Da una visión panorámica de la organización, permitiendo su mayor

Los planes no deben hacerse con afirmaciones

Todo plan debe dejar margen para los cambios que

Lo que planea debe ser realizable; la planeación

Cada una de las funciones de la empresa

• Los planes de uso único son aquellos que

• Los planes de uso constante son aquellos

• Objetivos, políticas, procedimientos y métodos

Por su • De tipo operativo y de tipo correctivo

Por su uso • De uso único y de uso constante

1. Las situaciones del pasado, ya que se debe observar que

2. Las situaciones actuales que vive la organización.

3. Los recursos que posee la empresa para cumplir con las

4. Los objetivos que son los que indican para dónde va la

Implementación del plan

2. Visión: Es la imagen que la empresa tiene respecto

3. Objetivos: Poseen el más alto grado de generalidad.

5. Políticas: Son principios generales o filosofías que

6. Procedimiento: Indican secuencia de operaciones.

Documento con copias a varios departamentos

7. Métodos: Es la forma prescrita para ejecutar un trabajo.

8. Reglas: Están dentro de los procedimientos; son normas

9. Programas: Son los planes mismos, donde además de

10. Presupuestos: Es un plan de entradas y salidas de

11. Estándar: Es un tipo de plan que forma la base del

LA PLANEACIÓN PUEDE SER…

Se considera la estrategia como el plan básico y general de

El propósito esencial de la planeación estratégica radica en el

La planeación estratégica envuelve la organización como una

Para hacer una planeación estratégica se debe:

1. Establecer los objetivos

LA PLANEACIÓN PUEDE SER…

Táctica es un medio operacional de empleo de recursos a

La planeación táctica responde al cómo llegamos a donde

Generalmente los planes tácticos se refieren a cuatro áreas

1. Planeamiento organizacional: Es definir la estructura de

2. Planeamiento del desarrollo producto-mercado: Se

3. Planeamiento del desarrollo de recursos: Se analizan

4. Planeamiento de operaciones de producción y

LA PLANEACIÓN PUEDE SER…

La planeación operacional se preocupa básicamente por

Clases de planes operacionales. Aunque los planes

1. Planes relacionados con métodos, denominados

Los procedimiento se transforman en rutinas descritas

1. Planes relacionados con métodos, denominados

En consecuencia, los procedimientos son subplanes de

2. Planes relacionados con dinero, denominados

Existen presupuestos de ventas, de compras, de

El presupuesto, además de ser un proceso de planificación

3. Planes relacionados con tiempo, denominados

Cronograma: El programa más sencillo es el cronograma:

Gráfico de GANTT: Es un tipo de programación sencillo,

Su empleo se hace mediante dos fases fundamentales: