PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

CODIGO:
CONEXVIAL S.A.S SGSST-PG-011
Versión: 1 - 2017 Fecha: Junio 2017

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

1. OBJETIVO

Definir la metodología para la programación y realización de las auditorías internas

al Sistema de Gestión, con el propósito de determinar.

 El grado de implementación del sistema.

 La eficacia y eficiencia de éste y la posibilidad de mejorar en forma continua.
2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación a toda auditoría interna que se realice,

involucrando secciones, áreas, documentos y registros del Sistema Integral HSE.

3. DESARROLLO O PROCEDIMIENTO

3.1 Elaboración del Programa de Auditoría

El Representante SST elabora el “Plan de Auditorías Internas”, que debe cubrir

la totalidad del Sistema Integral de Gestión, para luego enviárselo al Gerente
General quien da la aprobación final; Una vez aprobado dicho Programa, el
Representante del SST debe publicarlo en la empresa con el objetivo de informar
las fechas, las áreas a auditar y los auditores asignados.

La frecuencia de realización de las auditorías Internas entra en vigencia a partir de

la realización de la primera auditoría interna; cada proceso será auditado
anualmente y cuando el Sistema de Gestión marche normalmente. Sin embargo, el
Gerente General puede ordenar la realización de auditorías extraordinarias cuando
así lo considere conveniente, e igualmente definirá el cambio de la frecuencia de
realización de las auditorías internas ordinarias y el aplazamiento y/o adelanto de
las ya programadas, siempre y cuando existan criterios valederos para tal efecto.
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Nota: Las auditorías internas son ejecutadas por miembros de la Compañía y/o
auditores contratados externamente.

Los auditores contratados externamente deben cumplir con los siguientes

requisitos:

- Conocimiento de las actividades efectuadas en el área auditada.

- Conocimiento del Sistema Integral de Gestión de la Compañía.
- Formación certificada por Organismo Autorizado como Auditor.
- Experiencia certificada como Auditor.
Los auditores internos deben cumplir con los siguientes requisitos, como mínimo:

Tener cursos certificados de:

- Curso básico de Auditor interno.

Como habilidades debe tener:

- Facilidad de expresión y comunicación.

- Manejo de técnicas de Auditorias.
- Redacción de hallazgos de Auditoria, aspectos relevantes, entre otros.
Para los auditores internos de la empresa será válida la formación dada por
auditores calificados.

3.2. Plan de Auditoría

Previo a la realización de la auditoría, el auditor o grupo auditor debe presentar el
“Plan de Auditoría Interna”, al Representante de SST quien se encarga de
comunicar a los demás responsables de cada área y/o proceso, que van a ser
auditados. Este plan debe ser flexible con el fin de permitir cambios basados en la
información hallada, durante el desarrollo de la auditoría y para permitir el uso
efectivo de los recursos.

El Plan de Auditoría Interna, debe incluir:

- Fecha y duración de la Auditoría.

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- Objetivo, alcance y criterios de la auditoría.

- Documentos de referencia.
- Identificación del grupo auditor.
- Agenda de la Auditoria donde incluye el área, fecha, responsable auditado y
auditor.
3.3 . Realización de la Auditoría

El Auditor o Grupo Auditor, es el encargado de efectuar la auditoría tal como está

dispuesto en el Programa de Auditorías Internas y en el Plan de Auditorias.

3.3.1 Reunión de Apertura: Para dar inicio a la auditoría, el equipo auditor se

reúne con los encargados de áreas y/o procesos a Auditar y el Gerente General
con el propósito de:

- Presentar los miembros del equipo auditor a la Gerencia de la Compañía.

- Revisar el alcance y los objetivos de la auditoría.
- Hacer un resumen breve de los métodos y procedimientos a utilizar en la
ejecución de la auditoría.
- Confirmar la disponibilidad de los recursos y facilidades necesarias para el
equipo de auditoría.
- Confirmar la hora, fecha y sede de la reunión de cierre y cualquier reunión
intermedia entre el equipo de Auditoría y el Gerente.
- Aclarar cualquier detalle del plan de auditoría que resulte complejo.
3.3.2 Auditoria: Una vez realizada la reunión de apertura se inicia una serie de
entrevistas con el personal responsable de SST, con el cual se recolectan
evidencias, mediante la revisión de documentos y procedimientos de SST, se
realiza seguimiento a No Conformidades halladas en auditorias anteriores, se
realizan observaciones directas de las condiciones de trabajo y de la ejecución de
las actividades; de igual forma se verifica en campo el desarrollo de la ejecución
de los proyectos y se entrevista al personal que labora en el mismo.
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3.3.3. Hallazgos de Auditoría: Todos los hallazgos de la auditoría deben quedar

documentados en el informe final, además deben quedar registrados todos los que
constituyan No Conformidad, garantizando que éstas sean documentadas en forma
clara y concisa y respaldada por evidencias. Las No Conformidades se identifican
en términos de los requisitos de los documentos contra los cuales se efectúe la
auditoría. Todos los hallazgos serán revisados por el auditor con el auditado.

3.3.4 Reunión de Cierre: Al final de la auditoría, el auditor o grupo auditor se reúne

con el Gerente General y los responsables de las áreas y/o procesos auditados
para presentar los hallazgos (Conformidades y No Conformidades) de la auditoría y
garantizar una plena comprensión de los resultados. También se deben presentar
las conclusiones del auditor con respecto a la efectividad del Sistema.

3.3.5. Informe de Auditoría

El auditor o grupo auditor debe presentar un informe de auditoría. Este informe debe
reflejar fielmente el carácter y el contenido de la auditoría y se debe asegurar su
precisión e integridad.

El informe debe contener los siguientes puntos según sean aplicables:

 Fecha de presentación.
 Objetivos y Alcance de la auditoría.
 Detalles del Plan de Auditoría como identificación del auditor o integrantes
del grupo auditor y del representante del auditado, fechas de la auditoría e
identificación del área auditada.
 Documentos de referencia contra los cuales se realizó la auditoría (Manual
del Sistema, Procedimientos, etc.).
 Hallazgos (Conformidades y No Conformidades).
 Las debilidades y fortalezas del Sistema.
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El informe de Auditoría debe ir dirigido al Gerente de la compañía y/o al

Representante de SST. Este último distribuye las copias pertinentes del informe a
las demás áreas y/o procesos.

3.4. Gestión de los Hallazgos encontrados: Una vez recibido el Informe de

Auditoría, cada Jefe de área y/o junto con el Representante de SST, proceden a
investigar las causas que dieron origen a las no conformidades detectadas, y
establecen las acciones correctivas que deben ser implementadas para darle cierre
a las No Conformidades. El registro de estas No Conformidades debe hacerlos en el
formato Solicitud de Acción Correctiva y Preventiva.

3.5. Verificación de la eficacia de las soluciones propuestas y Cierre de la no

conformidad

La verificación de la eficacia de la implementación de estas acciones correctivas

que eliminan las causas de las no conformidades mayores o menores detectadas
en la auditoría, la realiza permanentemente el Representante de SST, con base en
las fechas propuestas para el cierre de las mismas y así lograr darle cierre a las No
conformidades.

3.6. Auditorías No Programadas

Cuando se requiera la realización de Auditorías no Programadas, el Representante

de SST registra la fecha, el motivo y el Auditor o Grupo Auditor y se realiza según lo
indicado en los puntos anteriores. Estas auditorías se pueden llevar a cabo debido a
condiciones anormales o por modificaciones o mejoras al Sistema de Gestión.

4. RESPONSABILIDADES

 El Gerente es responsable de revisar y aprobar el Programa de Auditorías

internas y designar el Auditor o Grupo Auditor.
 El Representante de SST es responsable de las siguientes actividades:
 Elaborar y controlar el Programa de Auditorías Internas.
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 Realizar seguimiento al Programa de auditorías y notificar al Departamento

que va a ser auditado.
 Revisar los informes de Auditoría entregados por los Auditores y planificar
reuniones gerenciales para determinar las medidas a tomar para enfrentar
las no conformidades.
 Realizar seguimiento a las acciones correctivas/preventivas que resulten de
la Auditoría.
 Garantizar la competencia de los Auditores internos
 El Auditor o Grupo auditor es responsable de las siguientes actividades:
 Elaborar la agenda de la auditoría
 Efectuar la Auditoría Interna.
 Elaborar el Informe de Auditoría. (El Auditor no debe ser partícipe de la
formulación de las acciones correctivas)
 El Jefe del área y/o proceso auditado es responsable de participar con el
personal a su cargo, en el establecimiento e implementación de las acciones
correctivas/preventivas que se generen de los resultados de la auditoría
interna.

4. DEFINICIONES
 Auditoría:
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de
la auditoria y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la
extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

 Plan de auditoría:
Descripción de las actividades y los preparativos de una auditoría.

 Programa de Auditoría:
Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo
determinada dirigidas hacia un propósito específico.
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 Criterios de Auditoría:
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

 Equipo Auditor:
Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría.

 Auditor:
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

 Auditor Líder:
Máxima autoridad que dirige una auditoría.

 Auditado:
Organización que es auditada.

 Cliente de la auditoría:
Organización o persona que solicita una auditoría.

 Conclusiones de la Auditoría:
Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar
los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

 Evidencia de la Auditoría:
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son
pertinentes para los criterios de la auditoría y que son verificables.

 Hallazgos de la Auditoría:
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a
los criterios de auditoría.

 Mejoramiento continuo:
Proceso para fortalecer al sistema integrado de gestión en salud ocupacional,
seguridad industrial y Medio Ambiente, con el propósito de lograr un
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mejoramiento en su desempeño en concordancia con las políticas de SST de

la Organización.

 No conformidad:
Incumplimiento de un requisito; cualquier desviación respecto a las normas,
prácticas, procedimientos, reglamentos, desempeño del sistema de gestión,
etc., que puedan ser causa directa o indirecta de enfermedad, lesión, daño a la
propiedad, daños a los procesos productos o servicios, daños al ambiente o a
una combinación de estos.

 No Conforme:
Producto o Servicio que no es conforme con los requisitos; Producto / Servicio
que no cumple con los requisitos.

 Registro:
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.

 Producto/Servicio:
Producto se define como "resultado de un proceso".

PROGRAMA DE AUDITORÍAS INTERNAS

Proceso / Actividad a Fecha de Responsable a
Equipo Auditor
Auditar Auditoría Auditar

Liderazgo y Compromiso
Por definir Por definir Gerente General
Gerencial

Por definir
Identificación de Peligros Por definir Representante de SST

Subprogramas Por definir Por definir Representante de SST

Plan de emergencias Por definir Por definir Representante de SST

Plan Ambiental Por definir Por definir Representante de SST

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Evaluación y Monitoreo Gerente General y

Por definir
Por definir Representante de SST

Requisitos legales Por definir Por definir Representante de SST

Aprobó Gerente General

Revisó: Gerente General
Elaboró: Diana Patricia Urrea Luz Angélica González
Luz Angélica González Ramos
Ramos
Fecha: 26/07/2017 Fecha: 27/07/ 2017 Fecha: 27/07/2017
Firma: Firma: Firma:

CC: 53.031.520 CC: 52.728.004 de Bogotá CC: 52.728.004 de Bogotá

RESOLUCION Nº 213 DEL
12/01/2017