1PLAN DE MEJORAMIENTO PRACTICA 3

LUIS FERNANDO VERA JAIMES

PROFESOR

ROSALBA ROZO CABALLERO

CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL – CUN

PRACTICA 3

09 de septiembre de 2021

BOGOTÁ D.C
 1. Tabla de Contenidos

1. Tabla de Contenidos....................................................................................................2
2. Resumen.......................................................................................................................3
3. Planteamiento del problema.........................................................................................4
4. Objetivo General..........................................................................................................6
5. Objetivos Específicos..................................................................................................7
6. Marco Teórico..............................................................................................................8
7. Indicadores de Uso de la sala en el año anterior........................................................10
8. Desarrollo del proyecto..............................................................................................15
9. Conclusiones..............................................................................................................18
10. Referencias.................................................................................................................19

 
 2. Resumen.

La Universidad de los Andes cuenta con una sala de simulación avanzada destinada al

desarrollo de simulaciones en software especializados de ingeniería mecánica y software

utilizados por la maestría de petróleos, esta sala está destinada al desarrollo de trabajos de

tesis de grado de estudiantes de pregrado, maestría en ingeniería mecánica y maestría de

petróleos.

La universidad cuenta con las herramientas proveídas por Office 365 entre ellas

OneDrive y SharePoint las cuales están siendo subutilizadas actualmente dado que los

estudiantes no saben de estas herramientas o simplemente no hacen uso de ellas como

herramientas de almacenamiento; es por esto, que en vista de la actual coyuntura de

virtualidad que ha hecho más difícil el acceso físico a los equipos para trasladar la

información resultante de sus procesos de simulación almacenada localmente a unidades

extraíbles y la dificultad de copiarlas remotamente por medio de VPN’s, por el gran

volumen de información y el peso de los resultados de dichas simulaciones.

En ese orden de ideas se hace imperante generar estrategias que permitan a los

estudiantes acceder a la información en cualquier momento y lugar, es por esta razón que

se propone el establecimiento de GPO’s desde los servidores de dominio de la

universidad que afecten al grupo de estudiantes de ingeniería mecánica y les permita

sincronizar las unidades de almacenamiento con el OneDrive que disponen al ser

estudiantes de la universidad.
 3. Planteamiento del problema.

El avance tecnológico de almacenamiento en cloud actualmente permite que como

usuarios de herramientas gratuitas de correo electrónico bien sea Gmail u Outlook,

tengamos acceso a una pequeña porción de almacenamiento en las nubes de estos

proveedores de correo electrónico, y más aún cuando es una suscripción por pago esta

tajada de almacenamiento es más grande; para el caso el caso de estudio puntual, la

universidad cuenta con la herramienta Office 365 dentro de la cual, aparte del correo

electrónico, se cuenta con una buena capacidad de almacenamiento en la nube por medio

de OneDrive, luego de analizar el acceso y uso de la información generada, tanto por el

modelado como el resultado de las simulaciones se ha evidenciado la dificultad para

acceder a la información por parte de los estudiantes del departamento de ingeniería

mecánica de la universidad; por otro lado el almacenar la información de los modelados y

sus simulaciones saturan los discos duros de los equipos haciendo mucho más lenta la

simulación de nuevos modelos poniendo en riesgo la información por posibles daños en

los discos duros, esto sumado a las posibles fallas presentadas por los sistemas operativos

hacen de la perdida de información un riesgo latente y haciendo más difícil para los

estudiantes culminar con éxito sus trabajos de tesis, teniendo en cuenta que por política la

institución no se hace responsable de la información dejada en los equipos de salas

públicas como es el caso de la sala de simulación avanzada, que se plantea el uso de

OneDrive implementado desde una GPO desde el servidor de dominio.

Dicha GPO hará que se sincronice automáticamente la s carpetas básicas del sistema

operativo como escritorio o documentos con el OneDrive de cada estudiante y que de esta

manera se almacene en la nube la información permitiendo que los estudiantes no solo

tengan respaldada su información sino que les permite tenerla disponible en cualquier

equipo en cualquier lugar y en tiempo real.

 4. Objetivo General

Este proyecto busca minimizar el riesgo de pérdida de información en los proyectos de

tesis de pregrado, maestría y doctoral de los estudiantes que hagan uso de la sala de

simulación avanzada del departamento de ingeniería mecánica de la Universidad de los

Andes. Así como controlar el espacio libre de los discos duros de los equipos de la sala

garantizando el correcto funcionamiento de los equipos y el espacio libre suficiente en los

discos duros para la ejecución de las simulaciones y posteriormente almacenar los

resultados en el OneDrive proveído por la institución.

 5. Objetivos Específicos

 Implementar, por medio de GPO, el almacenamiento de la información de los

estudiantes de pregrado, maestría y doctorado en la herramienta OneDrive

minimizando el riesgo de pérdida de información.

 Hacer correcto uso de las herramientas provistas por la universidad.

 Garantizar el acceso de los estudiantes a su información en cualquier momento y

lugar, facilitando el desarrollo de sus labores académicas.

 Garantizar espacio libre en los discos duros aumentando así su vida útil.
 6. Marco Teórico

El fundamento teórico en el que se plantea este plan de mejora surge del desarrollo de las

nuevas tecnologías de almacenamiento en la nube teniendo en cuenta que, en el caso de la

universidad de los andes, cuenta con OneDrive como herramienta de almacenamiento en

la nube.

En ese orden de ideas al realizar la observación a lo largo de este tiempo de pandemia,

del comportamiento de los estudiantes y la dificultad de acceder a los resultados de las

simulaciones, y las pérdidas de información por daños de discos duros donde estudiantes

han perdido modelos y resultados de simulaciones, se hace imperante establecer

estrategias que minimicen estos riesgos y sus impactos sobre el trabajos de los

estudiantes.

Por esta razón se hace un análisis del uso de las herramientas con las que cuenta la

universidad actualmente a fin de poder plantear soluciones que permitan a los estudiantes

resguardar su información, sin que la institución sea responsable de respaldar y

resguardar dicha información, es por esto que se plantea el uso de OneDrive como

solución a esta problemática; pero para no generar contratiempos con los estudiantes ni

reprocesos en los que ellos deban copiar los modelos y resultados a la nube y

posteriormente descargarlos a los equipos para continuar sus trabajos que se propone

hacer la implementación de políticas desde los servidores de dominio que afecten al

grupo de estudiantes de ingeniería mecánica para que se haga la sincronización

automática de estas unidades, teniendo en cuenta que el inicio de sesión en cualquier

equipo que se encuentre dentro del dominio de la universidad se hace utilizando la cuenta
de Office 365, hace totalmente viable utilizar directivas de grupo para administrar las

herramientas de OneDrive como se evidencia en el artículo de Microsoft [ CITATION

Mic21 \l 3082 ] donde se explica paso a paso la implementación de políticas que

automaticen el uso de OneDrive como herramienta de almacenamiento, de igual manera

se ha planteado con ingenieros de la DSIT esta posibilidad haciendo pruebas con

estudiantes haciendo que el proyecto sea totalmente viable.

Otro documento de apoyo encontrado en el material suministrado por Microsoft en su

sitio Web habla de la facilidad que permite el uso de OneDrive para trabajar de manera

sincrónica,, compartir información, acceder a la información desde cualquier sitio, pero

sobretodo da la tranquilidad de la seguridad de la información gracias a su sistema de

cifrado [ CITATION Mic211 \l 3082 ], con toda la documentación revisada y luego de

entrevistas a diferentes ingenieros de la DSIT de la universidad se plantea como solución

a la problemática abordada el uso de OneDrive por medio de GPO’s para que los

estudiantes almacenen su información minimizando el riesgo de pérdida de información y

la responsabilidad del departamento de ingeniería mecánica por perdidas de información

almacenada localmente en los equipos.

 7. Indicadores de Uso de la sala en el año anterior

Estos indicadores de uso muestran la utilización de la sala durante el año anterior,

teniendo en cuenta el uso se puede evidenciar el riesgo de pérdida de información que no
se encuentre respaldada

7.1. Disponibilidad de la sala

7.2. Tipos de uso

 7.3. Uso por tipo de software

Las anteriores gráficas buscan contextualizar el uso de la sala por parte de los estudiantes
y los softwares que utilizan en busca de entender el riesgo de pérdida de información y la
afectación que una falla de este tipo pueda causar al trabajo de los estudiantes de la
universidad, si tenemos en cuenta la cantidad de horas y el volumen de información
procesada podemos dimensionar el riesgo de perdida de información ya sea por un
reinicio no deseado del equipo o por un daño en un disco duro, y el grave atraso al
desarrollo de los trabajos de tesis que para los estudiantes esto supondría.
 7.4. Estado ocupación discos duros equipos de la sala de simulación avanzada
antes de la intervención y propuesta de almacenamiento en la nube.

ESPACIO PORCENTAJE
TAMAÑO
EQUIPO GIGABITE DISPONIBL GIGABITE DE USO DE
DISCO
E EN DISCO LOS DISCOS
EQ1 1024 GB 34,3 GB 3,35%
EQ2 1024 GB 64 GB 6,25%
EQ3 1024 GB 65,1 GB 6,36%
EQ4 1024 GB 120 GB 11,72%
EQ5 1024 GB 201 GB 19,63%
EQ6 1024 GB 450 GB 43,95%
EQ7 1024 GB 1,69 GB 0,17%
EQ8 1024 GB 27,3 GB 2,67%
EQ9 1024 GB 36,2 GB 3,54%
EQ10 1024 GB 218 GB 21,29%
EQ11 1024 GB 284 GB 27,73%
EQ12 1024 GB 67,7 GB 6,61%
EQ13 1024 GB 63,8 GB 6,23%
EQ14 1024 GB 282 GB 27,54%
EQ15 1024 GB 22,3 GB 2,18%
EQ16 1024 GB 156 GB 15,23%
EQ17 1024 GB 193 GB 18,85%
EQ18 1024 GB 22,9 GB 2,24%
EQ19 1024 GB 165 GB 16,11%

Luego de corroborar el estado de saturación de los discos duros de los equipos se hace
evidente el estado crítico del almacenamiento pues todos los equipos cuentan con discos
duros de 1 Tb de capacidad de almacenamiento y al examinar el peso de los software
instalados, estos no superan los 200 Gb de espacio dejando aproximadamente 800 Gb
libres para almacenamiento y funcionamiento de las simulaciones, sin embargo, luego de
revisar los equipos físicamente se evidencia el uso exagerado por almacenamiento;
generando no solo riesgo de pérdida de información en caso de presentarse una falla en
un disco duro la perdida de la información sería crítica para los estudiantes y sus trabajos
de investigación y tesis, sino que los equipos no van a tener espacio disponible para
correr nuevas simulaciones dificultando el trabajo de los estudiantes.
Es de anotar que durante el planteamiento del presente plan de mejora se presentó daño
del disco duro del equipo 15.
 Nombres y apellidos del estudiante Numero de documento de identidad

Luis Fernando Vera Jaimes 80154166

Ciclo de formación Docente de practicas

Profesional Rosalba Rozo Caballero

Empresa Área o áreas estratégicas donde realiza la practica

Universidad de los Andes Departamento de Ingeniería Mecánica

Planteamiento del problema

Luego de analizar el acceso y uso de la información generada, tanto por el modelado como el

resultado de las simulaciones se ha evidenciado la dificultad para acceder a la información por parte

de los estudiantes del departamento de ingeniería mecánica de la universidad, por otro lado el

almacenar la información de los modelados y sus simulaciones saturan los discos duros de los

equipos haciendo mucho más lenta la simulación de nuevos modelos, poniendo en riesgo la

información por posibles daños en los discos duros, esto sumado a las posibles fallas presentadas

por los sistemas operativos hacen de la perdida de información un riesgo latente y haciendo más

difícil para los estudiantes culminar con éxito sus trabajos de tesis, por política la institución no se

hace responsable de la información dejada en los equipos de salas públicas como es el caso de la sala

de simulación avanzada, sin embargo si existe un sistema de respaldo a toda la información

contenida en herramientas como OneDrive y SharePoint, herramientas que actualmente están

siendo subutilizadas por la comunidad académica.

Objetivo General
Este proyecto busca minimizar el riesgo de pérdida de información en los proyectos de tesis de

pregrado, maestría y doctoral de los estudiantes que hagan uso de la sala de simulación avanzada
del departamento de ingeniería mecánica de la Universidad de los Andes, así como controlar el

espacio libre de los discos duros de los equipos de la sala garantizando el correcto funcionamiento

de los equipos garantizando suficiente espacio libre en los discos duros para la ejecución de las

simulaciones y posteriormente almacenar los resultados en el OneDrive proveído por la institución.

Objetivos Específicos
 Implementar, por medio de GPO, el almacenamiento de la información de los estudiantes de

pregrado, maestría y doctorado en la herramienta OneDrive minimizando el riesgo de

pérdida de información.

 Reducir la responsabilidad de la institución sobre la salvaguarda de la información

almacenada en los equipos de manera local.

 Hacer correcto uso de las herramientas provistas por la universidad.

 Garantizar el acceso de los estudiantes a su información en cualquier momento y lugar,

facilitando el desarrollo de sus labores académicas.

 8. Desarrollo del proyecto

8.1. Actualización de sistemas operativos de los equipos de la sala a Windows

10 de acuerdo con lo aconsejado por la DSIT, todos los equipos se formatearon
con la misma imagen de sistema operativo quedando con un espacio disponible en
disco de 780 Gb disponibles, dicha actividad fue realizada a inicios del semestre
antes de empezar con el trabajo en sala por parte de los estudiantes.

ESPACIO
DISPONIBL
TAMAÑO ESPACIO E EN DISCO
DISCO DISPONIBLE PORCENTAJE DESPUES PORCENTAJE
EQUIPOS EN DISCO DE USO DE DEL DE USO DE
EQUIPO
DE LA ANTES DE LA LOS DISCOS FORMATEO LOS DISCOS
SALA EN INTERVENCIÓN ANTES DELOS DESPUES
GIGABITES EN GIGABITES EQUIPOS
EN
GIGABITES

EQ1 1024 34,3 3,35% 780 76,17%

EQ2 1024 64 6,25% 780 76,17%
EQ3 1024 65,1 6,36% 780 76,17%
EQ4 1024 120 11,72% 780 76,17%
EQ5 1024 201 19,63% 780 76,17%
EQ6 1024 450 43,95% 780 76,17%
EQ7 1024 1,69 0,17% 780 76,17%
EQ8 1024 27,3 2,67% 780 76,17%
EQ9 1024 36,2 3,54% 780 76,17%
EQ10 1024 218 21,29% 780 76,17%
EQ11 1024 284 27,73% 780 76,17%
EQ12 1024 67,7 6,61% 780 76,17%
EQ13 1024 63,8 6,23% 780 76,17%
EQ14 1024 282 27,54% 780 76,17%
EQ15 1024 22,3 2,18% 780 76,17%
EQ16 1024 156 15,23% 780 76,17%
EQ17 1024 193 18,85% 780 76,17%
EQ18 1024 22,9 2,24% 780 76,17%
EQ19 1024 165 16,11% 780 76,17%
8.2. Luego de 4 meses de la realización del formateo y las pruebas iniciales de
la GPO se corrobora la mejora con la implementación de la política de
almacenamiento de OneDrive de manera sincronizada por los estudiantes que han
hecho uso de la sala de simulación.
 TAMAÑO ESPACIO ESPACIO PORCENTAJE
DISCO DISPONIBLE PORCENTAJ DISPONIBLE DE USO DE LOS
EQUIPOS EN DISCO E DE USO DE EN DISCO DISCOS
EQUIPO
DE LA ANTES DE LA LOS DISCOS DESPUES DE LA DESPUES 4
SALA EN INTERVENCIÓN ANTES INTERVENCIÓN MESES DE LA
GIGABITES EN GIGABITES EN GIGABITES INTERVENCIÓN

EQ1 1024 34,3 3,35% 628 61,33%

EQ2 1024 64 6,25% 632 61,72%
EQ3 1024 65,1 6,36% 705 68,85%
EQ4 1024 120 11,72% 712 69,53%
EQ5 1024 201 19,63% 704 68,75%
EQ6 1024 450 43,95% 718 70,12%
EQ7 1024 1,69 0,17% 657 64,16%
EQ8 1024 27,3 2,67% 614 59,96%
EQ9 1024 36,2 3,54% 658 64,26%
EQ10 1024 218 21,29% 625 61,04%
EQ11 1024 284 27,73% 635 62,01%
EQ12 1024 67,7 6,61% 687 67,09%
EQ13 1024 63,8 6,23% 612 59,77%
EQ14 1024 282 27,54% 602 58,79%
EQ15 1024 22,3 2,18% 628 61,33%
EQ16 1024 156 15,23% 635 62,01%
EQ17 1024 193 18,85% 605 59,08%
EQ18 1024 22,9 2,24% 618 60,35%
EQ19 1024 165 16,11% 627 61,23%

En la siguiente gráfica se encontrará en verde el tamaño total de los discos duros

instalados en los equipos de la sala, en rojo el espacio disponible antes de la aplicación
del plan de mejora, y en azul el estado actual luego de la implementación, cursado casi un
semestre lectivo completo.
 COMPARATIVO OCUPACION DISCOS ANTES Y DESPUES DE LA
INTERVENCIÓN
1200

1000

800

600

400

200

0
EQ1 EQ2 EQ3 EQ4 EQ5 EQ6 EQ7 EQ8 EQ9 EQ10 EQ11 EQ12 EQ13 EQ14 EQ15 EQ16 EQ17 EQ18 EQ19

TAMAÑO DISCO EQUIPOS DE LA SALA EN GIGABITES

ESPACIO DISPONIBLE EN DISCO ANTES DE LA INTERVENCIÓN EN GIGABITES

#REF!
ESPACIO DISPONIBLE EN DISCO DESPUES DE LA INTERVENCIÓN EN GIGABITES

Si bien se presenta utilización de los discos duros por el uso de esta en las simulaciones

que se encuentran en curso, si se hace notoria el uso optimizado del almacenamiento con

la implementación de la política de almacenamiento en la nube, logrando con esto no solo

respaldar la información sino optimizar el funcionamiento de los equipos, lo que junto a

la correcta implementación del plan de mantenimiento preventivo alargará la vida útil de

los equipos.

9. Conclusiones.

 Luego de la implementación de la política los estudiantes han visto la facilidad de

consultar su información en el momento y lugar que requieran hacerlo

 simplemente ingresando a la aplicación de OneDrive que hace parte de Office

365.

 Con esta mejora logramos que las herramientas que la universidad tiene a

disposición de los estudiantes sean utilizadas y aprovechadas por ellos, de hecho,

es una mejora que podría llegar a extenderse a todo el campus incluso para

personal administrativo de la universidad.

 Pasado casi el total del semestre lectivo no se ha presentado saturación en los

discos duros de los equipos lo que ha permitido prolongar la vida útil de estas

unidades de estado sólido.

 Se han hecho más fáciles las labores de mantenimiento preventivo de acuerdo al

plan de mantenimiento implementado en la sala.

10. Referencias

Microsoft. (26 de 08 de 2021). OneDrive guide for enterprises. Obtenido de OneDrive

guide for enterprises: https://docs.microsoft.com/en-us/onedrive/plan-onedrive-
enterprise
Microsoft. (27 de 08 de 2021). Usar las directivas de OneDrive para controlar la
configuración de sincronización. Obtenido de Usar las directivas de OneDrive
para controlar la configuración de sincronización: https://docs.microsoft.com/es-
es/onedrive/use-group-policy