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CONTROL DE CAMBIOS
CONTROL DE
APROBACIONES
ELABORACIÓN REVISI APROBACIÓN
ÓN
Nombre YAZMIN NIÑO Nombre LILIANA ALVAREZ Nombre LINA BAUTISTA
: : :
Página 1 de
PROCEDIMIENTO AUDITORÍA INTERNA
Coordinador
Cargo: Cargo: Subgerente Cargo: Gerente
Sistemas
Gestión
Página 2 de
CONTENIDO
1 OBJETIVO................................................................................................................................................. 3
2 ALCANCE................................................................................................................................................. 3
3 DEFINICIONES......................................................................................................................................... 3
4 RESPONSABILIDADES............................................................................................................................ 4
4.1 ALTA DIRECCIÓN............................................................................................................................. 4
4.2 COODINADOR SISTEMAS DE GESTIÓN.........................................................................................5
4.3 EQUIPO AUDITOR............................................................................................................................ 5
4.4 LÍDERES DE LOS PROCESOS.........................................................................................................5
5 PERFIL DE LOS AUDITORES.................................................................................................................. 5
5.1 AUDITORES INTERNOS................................................................................................................... 5
5.2 AUDITOR INTERNO SUBCONTRATADO.........................................................................................6
6 CONTENIDO............................................................................................................................................. 7
6.1 PROGRAMACIÓN............................................................................................................................. 8
6.2 PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA.....................................................................................................8
6.3 ELABORACIÓN DE LAS LISTAS DE VERIFICACIÓN......................................................................8
6.4 EJECUCIÓN AUDITORÍA.................................................................................................................. 9
6.4.1 Reunión apertura................................................................................................................................ 9
6.4.2 Recolección de evidencias o desarrollo de auditoria..........................................................................9
6.4.3 Reunión de cierre............................................................................................................................. 10
6.5 INFORME DE LA AUDITORÍA INTERNA........................................................................................10
6.6 INFORME FINAL DEL CIERRE DE LA AUDITORIAS.....................................................................10
6.7 PRESENTACIÓN DEL INFORME....................................................................................................10
6.8 SEGUIMIENTO................................................................................................................................ 10
7 DETALLE DEL PROCEDIMIENTO......................................................................................................... 11
8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA.........................................................................................................13
1 OBJETIVO
Describir el procedimiento para realizar auditorías internas presenciales o por vía remota al Sistema de
Gestión de Logística Multimodal Especializada S.A.S, y determinar que los controles establecidos en los
sistemas se han implantado y se mantienen de una manera eficaz.
2 ALCANCE
Este procedimiento aplica a las actividades a desarrollar en las auditorías Internas presenciales y remotas
que se realicen a los procesos y elementos de los Sistemas de Logística Multimodal Especializada S.A.S.
3 DEFINICIONES
Auditoría remota: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener, desde un sitio
virtual, evidencias y determinar de manera objetiva el grado en que se cumple los criterios de la
auditoria y la capacidad del sistema de gestión para alcanzar los resultados planificados.
Competencia: Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades con el fin de lograr los
resultados previstos.
Conclusiones de Auditoría: Resultados de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras
considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la misma.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Equipo Auditor: Una o más personas que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es
necesario, de expertos técnicos.
Programa de auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
4 RESPONSABILIDADES
La Alta Dirección es responsable por asignar los recursos necesarios para la calificación de
auditores internos, planificación y ejecución de las auditorías internas.
Mantener abiertos los canales de comunicación con todos los procesos de la organización para
facilitar la implementación de las acciones correctivas pertinentes.
Responsable por el archivo de los registros generados en cada auditoria y mantenerlos disponibles
para efectos de auditorías externas.
Responsable por la elaboración del Plan de Auditorías Internas y ejecutar las Auditorías Internas.
Recibir y atender diligentemente las Auditorias Internas acorde con el Plan de Auditoria.
Cumplir con los horarios establecidos para la ejecución de la auditoria y abrir los planes de acción
para las no conformidades encontradas.
Los Auditores Internos deben cumplir el siguiente perfil con el propósito de garantizar la objetividad del
proceso de Auditoría.
RIESGOS Y
ITEM CALIDAD AMBIENTAL S
SEGURIDA
S
D - SGCS
T
BASC
Profesional en Ingeniería Química, Industrial, Producción o carreras afines con Licencia en
Educación
Salud Ocupacional o Seguridad y Salud en el Trabajo.
Un año de experiencia laboral
Experiencia total. e ár ambien o d sal y segurid e e
Profesional
Dos o más años de experiencia l e tal e ud ad n l
en trabajo. a
Ética (Imparcialidad, Sinceridad, Honestidad y Discreción)
Diplomacia para relacionarse con los demás.
Observador, activamente consiente del entorno.
Versátil, con capacidad de adaptarse fácilmente a diferentes entornos.
HABILIDADES Perceptivo, consiente y capaz de entender diferentes situaciones.
(Evaluadas en
Persistente y orientado al logro de objetivos.
el proceso de
selección) Analítico y resuelto, con capacidad de analizar las situaciones y
generar conclusiones claras.
Seguro de sí mismo.
Abierto a la mejora.
Respetuoso.
Habilidades Claridad y fluidez en la expresión oral y escrita.
(Evaluadas en Capacidad de comprensión y análisis.
el desempeño Objetividad en sus apreciaciones.
como auditor) Dominio de sí mismo.
RIESGOS Y
ITE CALIDAD AMBIENTAL S
SEGURIDA
M S
D – SGCS
T
BASC
Mantiene relaciones cordiales y respetuosas con el auditado.
Los informes son claros y explícitos.
Puntualidad.
24 horas Identificación de 24 horas de 24 horas
de aspectos e formación en de
formación impactos formación
ambientales. principios,
en principios, procedimientosy en principios,
procedimientos y técnicas de auditoria procedimientos y
técnicas en SST. técnicas de
auditoria en
de auditoria al 24 horas de SIPLAFT.
SGC. formación en
24 horas de
formación como
principios,
Auditor Interno
procedimientos y
técnicas de auditoria
al PESV.
Conocimientos
Identificación de
peligros y evaluación
de riesgos
Documentos del sistema de gestión relacionados con la administración de la
documentación,
acciones correctivas, auditorías internas, entrenamiento y capacitación, técnicas
estadísticas
Contexto de la organización (estructura, funciones, relaciones, concepto general de
la
empresa y sus procesos, terminología asociada), así como contexto cultural y social
del
auditado.
8 horas Curso de 50 horas
en SGSST
legislación
ambiental
Terminología y Terminología y Terminología y
principios, principios, principios,
herramientas
herramientas de de gestión en salud y herramientas de
gestión ambiental seguridad en el SIPLAFT y
trabajo y seguridad SGCS BASC
vial.
6 CONTENIDO
Programación de la auditoría.
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PROCEDIMIENTO AUDITORÍA INTERNA
Planificación de la auditoría.
Elaboración de las listas de verificación.
Ejecución de la auditoría.
Informe de la auditoria.
Seguimiento a cumplimiento de planes de mejoramiento.
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6.1 PROGRAMACIÓN
Objetivo.
Alcance.
Criterios
Recursos.
Riesgos asociados al desarrollo de la auditoría.
Métodos a emplear en la auditoría.
Cronograma de la auditoría.
Equipo auditor que realizará las auditorías.
El equipo auditor designado para realizar la auditoria a cada uno de los procesos debe elaborar el Plan de
Auditoría, previa revisión de la documentación del proceso asignado. Este plan contiene la descripción de
las actividades y de los detalles acordados de la auditoría.
El Plan de Auditorias debe ser presentado por el equipo auditor al responsable del Proceso para su revisión
y aprobación.
Las listas de verificación sirven como guía, pero de ninguna manera limitan el alcance establecido para
cada actividad, pueden ser modificadas de acuerdo a la manera como se vaya desarrollando la auditoria,
llevando a investigaciones más profundas o ligeramente fuera del alcance original.
Durante la realización de la auditoría el Auditor debe informar al auditado los hallazgos que durante
el ejercicio auditor se van presentado. De igual manera el Equipo Auditor debe avanzar en la
elaboración del Informe de la Auditoría Interna.
El seguimiento de puntos abiertos de auditorías anteriores debe ser documentado en un lugar
específico de la lista de verificación, para indicar el estado real que presentan estos puntos.
6.4.3 Reunión de cierre
Cuando termina la auditoría, y antes de presentar el informe. El equipo auditor se reúne con los
representantes del proceso auditado, con el propósito de presentar en forma general los resultados de la
auditoría y sus conclusiones, considerando la efectividad de los Sistemas Integrados de Gestión.
El Equipo Auditor es responsable de realizar el Informe de Auditoría, producto del análisis de los hallazgos
encontrados y determinan la existencia o no de No Conformidades y observaciones, así como las fortalezas
y debilidades para el funcionamiento eficaz del Sistema Integrado de Gestión y finaliza con las conclusiones
de la auditoria. Una vez está listo se envía al Coordinador Sistemas de gestión para su revisión y
aprobación.
El Coordinador Sistemas de gestión hace la revisión tanto de forma como de fondo al contenido del
informe, teniendo en cuenta el Plan y la Lista de Verificación, junto con el alcance y normatividad
relacionada.
El Equipo Auditor hace los últimos ajustes que sean necesarios al Informe Final. Informe que debe ser
revisado por última vez por el Coordinador Sistemas de gestión
Conformidad del proceso con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma y con
los requisitos del Sistema Integrado de Gestión establecido por organización.
Es eficaz, eficiente y efectivo
Presentar el Informe de Auditoría Interna, ante la Gerencia y líderes de los procesos auditados.
6.8 SEGUIMIENTO
Los responsables de los procesos, deben establecer las acciones correctivas para las No Conformidades u
observaciones detectadas por los auditores y de esta forma evitar que se vuelvan a repetir.
Documento
N Actividad Descripci Responsabl s
o ón e y/o
. Registros
Asociado
s
Elaborar R-G3-21
Considerando la normatividad vigente, se definen
programa Responsabl Programa
2 los lineamientos para la elaboración del Programa de
de es
Anual de auditorías. auditorías
auditorías Sistema
intern de internas
as Gestión
Comunicar Comunicar el programa a las partes interesadas
3 Líder
programa (Auditados y Auditores) a través de correo
electrónico.
Elaborar Elaborar el Plan de Auditoria, para revisión y R-G3-22
4 Equipo Plan
plan de aprobación por parte del Coordinador Sistemas auditor
auditoría de gestión de auditoría
Comunicar y concertar el Plan de Auditoria con del
proceso a auditar para que verifique la información
Publicar registrada: fecha, duración, cargos auditados,
5 Equipo
plan de logística y otros aspectos relacionados, en conjunto auditor
auditoría con el Coordinador Sistemas de gestión. Se debe
publicar como
mínimo ocho días antes de su ejecución.
Elaborar la lista de verificación teniendo en cuenta
los siguientes aspectos:
Documentos aplicables para el alcance
seleccionado.
Identificar actividades claves o actividades con
Elaborar R-G3-23
6 posibles riesgos de generar no conformidades a Equipo
lista de auditor Lista de
través de los documentos aplicables.
verificación Verificación
Identificar registros que se deriven de las
disposiciones o documentos a auditar.
Identificar el (los) cargo (s) que se relacionan con
el
alcance de la auditoria.
Realizar la reunión de apertura de la auditoría con
Reunión R-G1-01
7 los Equipo
de Acta
funcionarios que participan en la ejecución del auditor
apertur de reunión
proceso a auditar.
a
Ejecutar la auditoria según lo programado en el
Plan de Auditoria y Lista de Verificación para
Ejecución de
8 obtener evidencias de auditoría sobreel Equipo
la auditor
grado de implementación y
auditoría
funcionamiento del Sistema
Integrado de Gestión y registrar los hallazgos.
Documento
N Actividad Descripci Responsabl s
o ón e y/o
. Registros
Asociado
s
Una vez cumplido el Plan de Auditorías Internas,
reunir a los líderes de los procesos y dar a conocer
un balance general de los resultados de la
R-G3-23
auditoría.
Lista de
Reunión
9 Equipo Verificación
de Este balance es ejecutado teniendo en cuenta la auditor
cierre información recolectada en las Listas de
R-G1-01
Verificación. En caso de no llegar a un acuerdo de Acta
los hallazgos frente a los criterios de la auditoria de reunión
con determinado auditado, dejar constancia en el
formato.
Reunión de balance para ejecutar las conclusiones
Reunión de generales del ciclo de auditorías, discutir no R-G1-01
1 Equipo Acta
balance conformidades encontradas, aspectos relevantes y
0 auditor
aspectos por mejorar. de reunión
Elaborar el Informe de Auditoría Interna tanto
Elabora R-G3-24
específica para cada proceso como el informe
1 r y Equipo Informe
1 general para la alta dirección. Presentar el informe
present auditor de
a la Alta
ar auditor
gerencia y a los líderes de procesos.
informe ía
En caso de presentarse no conformidades o
hallazgos, presentar a cada auditado la necesidad
de abrir una Solicitud de Plan de Acción por cada
Solicitud de
hallazgo y de abrir planes de acción, los cuales
Solicit Auditado Plan de
deben ser presentados al Coordinador Sistemas de
1 ud / Acción R-
2 gestión en un término no superior a 8 días hábiles.
Accion Coordinad G3-27
as or
Establecer las fechas tentativas para las
correctiv Sistemas Procedimien
verificaciones de las acciones correctivas. Ejecutar
as de to P-G3-05.
el Procedimiento
gestión
P-G3-05.
R-G3-25
Al finalizar el ciclo de auditorías efectuar una
Alta Evaluación
Evaluar el evaluación del proceso desarrollado para identificar
1 Dirección / del
3 ciclo de oportunidades de mejoramiento. Evaluación del
Auditados / desempeño
auditorias desempeño de auditorías internas.
Equipo de
Auditor auditorías
internas.
PROCEDIMIENTO AUDITORÍA INTERNA
8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA