Guía-Taller No. 1 - Cuestionario Ordenación-Humberto Ditta

GUIA PARA EL TALLER/LA SIMULACION/ EL JUEGO DE ROLES/
ESTUDIO DE CASO
Proceso: Gestión de la Formación Profesional Integral

SIG Procedimiento: Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUIA PARA EL TALLER LA SIMULACIÓN EL JUEGO DE ROLES ESTUDIO DE CASO
1. DATOS GENERALES
Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Documental

DIAGNOSTICAR, EVALUAR Y CAPACITAR A LAS EMPRESAS
Proyecto de la Formación ESTATALES SOBRE LA IMPORTANCIA Y RESPONSABILIDAD DEL
Profesional: FUNCIONARIO PÚBLICO EN EL RESGUARDO DE SUS ARCHIVOS
ADMINISTRATIVOS.
Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad
Competencia:
vigente y políticas institucionales.
Desarrollar los procesos de ordenación de documentos de
Actividad de Aprendizaje:
archivo.
Evidencia de Desempeño y/o producto:
• Cuestionario Ordenación Documental.
Criterios de Evaluación
• Aplica los principios y sistemas de ordenación documental de acuerdo con las políticas institucionales
y la legislación vigente.
Duración de la evaluación:
1 hora
Nombre del Aprendiz (a) en formación: HUMBERTO DITTA VESGA

No. de ficha: ___________________________________________________________________
Centro de formación: ____________________________________________________________
Regional: ______________________________________________________________________
Nombre del Instructor(a): _DIEGO ECHAVARRIA
2. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO:
Querido Alumno/aprendiz:
Este taller ha sido elaborado con el fin de recoger evidencias de su conocimiento sobre la ordenación
documental. Lo(a) invito para que diligencie la actividad y la entregue al Instructor(a) formador(a).
La realización de esta evaluación se hará por grupo GAES con el objeto de afianzar sus conocimientos
sobre el tema que desarrollará el instructor en el ambiente de aprendizaje.
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3. CONTENIDO y/o SITUACIÓN DESCRIPTIVA:
Teniendo en cuenta la cartilla de ordenación documental del AGN y el material de apoyo suministrado por
su instructor, responda las siguientes preguntas:
1. Elabore un cuadro comparativo de los procesos para organizar archivos: Clasificación y

Ordenación.
CLASIFICACIÓN ORDENACIÓN
Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los La organización de un fondo no termina en la
documentos de un fondo mediante agregados o clasificación, sino que se complementa con la
clases, desde los más amplios a los más disposición de los distintos elementos. Es una
específicos, de acuerdo con los principios de tarea consistente en relacionar unos elementos
procedencia y orden original. con otros de acuerdo con un criterio establecido
de antemano, bien sea la fecha, las letras del
TIPOS DE CLASIFICACIÓN alfabeto, los números. La ordenación se aplica
Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las sobre diversos elementos o en diferentes niveles:
funciones de la entidad que genera los los documentos, los expedientes, las series, etc.
documentos. Los documentos se agrupan según la
función del que son reflejo o bien según las Las secciones y las series dentro de las secciones,
actividades de las que son resultado. se ordenan teniendo en cuenta su jerarquía,
Clasificación orgánica: La entidad necesita de una siguiendo un orden cronológico, por un orden
estructura organizativa que le permita su lógico o por otros criterios.
funcionamiento. Los documentos se agrupan
siguiendo las distintas estructuras administrativas Los expedientes, dentro de las series, y los
de la institución de la que emanan. documentos, dentro de los expedientes, se
Clasificación por materias: Este elemento no ordenan siguiendo la lógica de su tramitación.
deriva directamente de la entidad sino de la
percepción que se tenga de la misma o de sus MÉTODOS DE ORDENACIÓN
actividades. Los documentos se agrupan tras Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación
analizar el contenido de los mismos, para después lo determina la fecha de los documentos (año, mes
establecer grupos según los asuntos de los que y día), de mayor a menor, del más antiguo al más
traten. reciente. Dentro de cada año por meses y dentro
Independientemente del sistema de clasificación de éstos por días.
elegido en los Archivos, los documentos se Ordenación alfabética: Los documentos se
clasifican: ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este
método se aplica a documentos referidos a
 Por fondos, conjunto documental producido personas, entidades y lugares.
por una institución o entidad. Ordenación numérica: Los documentos se
 Por series, dentro de los fondos. Cada serie ordenan siguiendo el número de registro
agrupa documentos del mismo tipo, reflejo de
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cada una de las actividades repetitivas que correlativo que se le da en la oficina productora
desarrolla la entidad. para controlarlos.
 Por expedientes, dentro de las series. El Ordenación por conceptos: los documentos se
expediente lo integra el conjunto de ordenan siguiendo un índice previamente
documentos referidos al procedimiento de un confeccionado. Este sistema es válido por ejemplo
mismo asunto. para la correspondencia donde se ordenan los
 Por documentos sueltos. documentos por conceptos y dentro de estos, por
orden cronológico.
CLASIFICACION
ORGANIZACION
DE ARCHIVOS
ORDENACION
2. ¿Qué son los manuales de procedimientos?
Un manual de procedimientos es una guía con el propósito de establecer la secuencia de pasos para que
una empresa, organización o área consiga realizar sus funciones.
Así como definir el orden, tiempo establecido, reglas o políticas y responsables de las actividades que serán
desempeñadas.
Bien definido, un manual de procedimientos es una herramienta muy útil, con la que se introducirá
rápidamente a las personas a entender y realizar sus actividades.
Mal implementado y sin una estrategia para su elaboración e implementación, nos llevará a generar
documentos que con el tiempo nadie utilizará y quedarán guardados y sin actualizar.
Aquí te mostraremos cómo hacer un manual de procedimientos desde cero, con todos los puntos
importantes que debe contener y apegado a estándares.
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1. Así como también una estrategia para involucrar a los diferentes responsables, en su elaboración,
actualización y seguimiento.
2. Esto será de mucha ayuda, dado que los proyectos para elaborar los manuales se dejan a una sola
área o persona, implicando mucho más tiempo y dificultad.
3. El manual de procedimientos es una herramienta indispensable para la implementación del

sistema de control interno, en este se deben incluir todas las actividades a realizar y establecer las
responsabilidades de los funcionarios implicados para el cumplimiento de los objetivos
organizacionales.
4. El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea

para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las
instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
5. Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene
que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el
pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a
los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo
medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la
función empresarial.
6. El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una
herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y
producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia. Para comenzar te dejo aquí una plantilla
que puedes utilizar como guía para elaborar tu manual.
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3. ¿Para qué sirven los manuales de procedimientos al proceso de ordenación?

En el proceso de ordenación, son precisamente los Manuales de Procedimientos los que guían o
restablecen el orden de los documentos, lo cual constituye la reafirmación del Principio de Orden
Original. Las series documentales y los expedientes bien ordenados reflejan el cumplimiento de los
procesos establecidos en los Manuales de Procedimientos.
Se refiere a la reflexión de la serie de pasos que se deben cumplir para el proceso de ordenación los
manuales de Procedimientos guían el orden.
En el proceso de ordenación, son precisamente los Manuales de Procedimientos los que guían o
restablecen el orden de los documentos, lo cual constituye la reafirmación del Principio de Orden Original.
4. Mencione los sistemas de ordenación alfabéticos.
Sistemas de ordenación alfabéticos

Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto (A – Z) y puede ser:
Consiste en ordenar tomando como referencia las letras del alfabeto, según el orden en que aparecen en
el mismo. Cuando un nombre se compone de varias palabras ( caso de los nombres propios), hay que
determinar cuál es la palabra principal, o palabra ordenatriz; es decir, aquella que vamos a tomar como
clave, referencia o guía para la clasificación; el resto de las palabras del nombre están subordinadas a ésta
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ONOMÁSTICO
La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que
permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias
Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su
crecimiento no es muy alto y facilita la consulta.
En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre
al final.
Por ejemplo:
• ACOSTA LOPEZ, Andrés
• CASCANTE PEREZ, José
• CHAPARRO MEJIA, María
• ECHEVERRI ARANGO, Pedro
• LOPEZ GOMEZ, Javier
• MARTINEZ, José
• VILLAMIZAR ROJAS, Manuel
TOPONÍMICO (O ALFABÉTICO-GEOGRÁFICO)
Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de ordenación puede
basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta
el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas.
Por ejemplo: Se ordenará por nombres de los departamentos las unidades de conservación que contienen
los expedientes de la serie “asistencia técnica” que presta el Ministerio del Interior y de Justicia a las
Gobernaciones.
• Amazonas
• Arauca
• Boyacá
• Cauca
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• Cesar
• Guajira
• Putumayo
• Valle del Cauca
TEMÁTICO
Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido.
Por ejemplo:
• Estadísticas
• Informes
• Informes a organismos de control
• Informes de gestión
• Informes estadísticos
• Ordenes de Pago
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5. ¿Cómo se subdivide el sistema onomástico?
Tienen como fundamento el orden alfabético de todas las letras del nombre o del asunto, Es un
sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del
archivador directamente (carpeta, bolsa, legador, entre otros)
Por nombres de personas naturales: «Las personas naturales son todos los individuos de la
especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición» (Código Civil).
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6. ¿En el sistema temático, como se emplean las guías y subguías? Escriba un ejemplo.
7. ¿Por qué en el sistema de orden numérico, se dice que el principio numérico es indirecto?
Los sistemas numéricos representan el ordenamiento basado en números; éstos se usan para rotular las
guías, subguías, carpetas e índice. El principio numérico se considera indirecto porque en el momento de
archivar y/o localizar un documento se requiere consultar una base de datos, un índice o un registro
numérico, para determinar el número que le corresponde.
SE DIVIDE EN DOS
Sistema Ordinal
Consiste en asignar a cada individuo, firma o asunto (según la serie documental) un número en forma
progresiva. Con esta numeración se identifican las unidades de conservación que conforman una serie
documental.
Sistema cronológico
Este sistema toma el tiempo como elemento fundamental. El orden cronológico tiene gran importancia en
todas las manifestaciones humanas. Su uso indirecto abarca todos los sistemas de ordenamiento.
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Cronología Circunstancial
Satisface las necesidades de la documentación que por ciertas circunstancias debe estacionarse a través
del tiempo, para que cumpla su objetivo. Una de sus aplicaciones más usuales de este método es el
recordatorio de vencimientos.
8. Mencione los componentes del sistema numérico ordinal.
 ARCHIVO NUMERICO PRINCIPAL.

 ARCHIVO ALFABETICO MISCELANEO.
 TARJETERO AUXILIAR.
 REGISTRO NUMERICO.
9. ¿Cuál es el sistema que abarca todos los sistemas de ordenamiento?
Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este método
se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares. Ordenación numérica: Los
documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina
productora para controlarlos.
10. Mencione los métodos de ordenación cronológica y especifique en qué consiste cada uno.
El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del
más antiguo al más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días.
AÑO
2002, 02, 28
DIA
2002, 03, 01
MES
2002, 03, 02
2002, 03, 03
Como se verá más adelante la ordenación cronológica es fundamental para ordenar el expediente
2002, 02, 28
11. Mencione los sistemas de ordenación mixtos y de ejemplos.
ALFANUMÉRICOS
Este sistema combina el principio alfabético con el numérico. Se puede utilizar en la ordenación de la
series de una dependencia cuando están representadas con las letras del alfabeto que identifican la oficina
productora, seguido de los dígitos de series y subseries. Por ejemplo:
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En la Secretaría Ejecutiva:
SE-O1 Actas
SE-O1-O1 Actas de Junta Directiva
SE-O2 Informes
SE-O2-O1 Informes de Actividades
SE-O2-O2 Informes de Gestión
En la División Administrativa:
DA-O2 InformesDA-O2-O1 Informes de Actividades
DA-O2-O2 Informes de Gestión
En la División Financiera:
DF-O2 Informes
DF-O2-O1 Informes de Actividades
DF-O2-O2 Informes de Gestión
DF-O2-O3 Informes a Organismos de Control.
El sistema alfanumérico también puede emplearse para ordenar la serie documental utilizando a la vez
orden alfabético y numérico cronológico.
En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados.
Por ejemplo, los contratos de prestación de servicios pueden ordenarse con base en el año de celebración
del contrato y el nombre del contratista, así:
2003 ACOSTA PÉREZ, Carlos José
2003 CASTRO GIL, Ana María
2004 ALZATE LOPERA, Juan Manuel
2004 ZAPATA GODOY, Luz Amparo
Ordinal Cronológico
Este sistema se basa en la combinación de dos sistemas numéricos: el ordinal y el cronológico. Puede
aplicarse a series cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Decretos,
Acuerdos, Resoluciones), los cuales se orden en primer lugar por el número de la unidad documental y
después por la fecha de expedición. Ejemplo:
001 2003-04-31
002 2003-07-21
003 2004-05-19
004 2004-06-16
005 2004-08-11
006 2004-08-18
12. ¿En qué consiste la foliación?
Cada documento tiene un número que lo identifica y diferencia de los documentos similares.
Generalmente aparece en la parte superior de una hoja de un documento. Esta numeración individual
recibe el nombre de foja u hoja.
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Cada documento tiene un número que lo identifica y diferencia de los documentos similares. Esta
numeración individual recibe el nombre de folio.
La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso
de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación
mal ejecutada.
13. ¿Qué recomendaciones se deben tener en cuenta antes de foliar?
1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada.

2. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es
decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción.
3. El orden original más común es el orden cronológico.
4. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada.
5. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). En fondos
acumulados, Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo Central
o Archivo Histórico.
6. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada.
7. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original.
8. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada.
14. ¿Cuándo se utiliza la referencia cruzada y en donde se archiva la hoja de control cruzado?
La referencia cruzada se utiliza cuando un documento se requiere archivar en diferentes lugares y/o
cuando su clase no permite el almacenamiento en la unidad de conservación que le corresponde.
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15. Mencione los pasos para archivar.
Planeación:
Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración de la información, teniendo en cuenta el
contexto legal, técnico y funcional de la empresa. En esta etapa se lleva a cabo la revisión, análisis e
interpretación de las necesidades y objetivos empresariales, que encaminarán las estrategias futuras en
cuanto a la gestión documental.
Producción:
En este paso se realiza la evaluación de los documentos, su creación, ingreso y categorización, teniendo
en cuenta su relevancia y funcionabilidad en los procesos en los que incide. De igual modo, se revisa todo
lo relacionado con la creación, estructura, soportes y medios de tratamiento de los documentos y la
ejecución de tecnologías y de estrategias, con el fin de gestionar e intervenir en la aplicación o ahorro de
recursos.
Gestión y trámite:
Aquí se da importancia al análisis del documento de manera integral, es decir, su incidencia en los procesos
de la empresa, así como las funcionabilidades que tiene en el exterior. Se da revisión a los trámites en los
que incide el documento, su nivel de relevancia y la calidad y facilidad del acceso que este debe tener.
Organización:
Son todas las operaciones técnicas de gestión documental, en el que por medio de una revisión a fondo
del documento se establece su categoría, serie documental, valorización, tiempo de almacenamiento,
departamento al que pertenece y el tipo de archivo al que será designado. Lo anterior a fin de establecer
ordenación y almacenamiento documental, con base en su ciclo de vida.
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Transferencia:
Políticas de transferencia de los documentos en su fase de archivo en donde se tienen en cuenta los
formatos, migración, estructura, conservación y conversión, ceñidas a las tablas de valoración documental
(TVD).
Disposición de documentos:
Se considera como todos los procesos de selección y valoración del documento, en pro de su conservación
o eliminación; teniendo como base las tablas de retención y valoración documental. Esto permite el
seguimiento de todos los ciclos de vida de cada documento, a fin de darle su respectivo tratamiento, y de
ser el caso, de establecer las pautas para llevar a cabo su eliminación y destrucción.
Preservación a largo plazo:

Son todos los procedimientos, tácticas y requerimientos que se deben llevar a cabo durante todo el
procedimiento de gestión documental y archivo, con el propósito de garantizar su preservación a largo
plazo. De este modo se implementan los medios y formas para la conservación de la información.
Valoración:
Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus valores primarios y secundarios, los cuales
ayudan a establecer su relevancia al interior de la empresa y de este modo su conservación y disposición
final, temporal o definitiva.
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16. Lea el procedimiento para consultar documentos en el archivo y simule un caso.
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN: NORMAS

El Archivo Central pondrá a disposición de la Comunidad Universitaria la documentación depositada en
sus dependencias, con las limitaciones contempladas en la legislación vigente y según el siguiente
procedimiento:
a) Las peticiones de consulta o de préstamo de los documentos se solicitarán mediante un impreso

normalizado, que figura en la Intranet de la Universidad y que reproducimos en este manual.
b) Como norma general, la documentación sólo podrá ser consultada en el área específica destinada a este
fin en el propio Archivo, puesto que el acceso a los depósitos está reservado únicamente al personal del
mismo.
c) La documentación administrativa sólo podrá ser consultada por la persona que actúa como gestor o
responsable de la unidad productora de la documentación solicitada, previa cumplimentación del impreso
de Solicitud de Consulta. Cualquier persona ajena al responsable de dicha unidad que quiera realizar una
consulta deberá aportar, previamente, la autorización de dicho responsable en el impreso de solicitud.
ESTUDIO DE CASO

d) En casos concretos, y con la debida autorización, personas ajenas a la Comunidad Universitaria podrán
consultar la documentación administrativa con fines educativos y de investigación, de acuerdo con lo
dispuesto en el artículo 27 de la Ley 3/1990, de 22 de febrero, de Patrimonio Documental y Archivos de
Canarias.
CÓMO CUMPLIMENTAR EL IMPRESO DE SOLICITUD DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
Este impreso se cumplimentará para cada documento que se solicite cuando se realice su consulta en el
Archivo.
Fecha solicitud: día, mes, año.

Nº de consulta: número correlativo anual que se dará a cada una de las consultas que se hagan en el
Archivo y será el propio Archivo quien lo cumplimente.
Copia documento: número de copias realizadas de cada pieza documental contenida en el documento
solicitado. A cumplimentar por el Archivo Central.
Descripción de la Documentación: denominación de la unidad documental con expresión de su contenido
y número de expediente si lo hubiera.
Fecha documentación: fecha de inicio y de finalización del expediente.
Signatura Archivo: código de control asignado por el Archivo a la unidad de instalación (caja archivadora)
que contiene la documentación solicitada.
AUTORIZACIÓN: DEL RESPONSABLE DE LA UNIDAD PRODUCTORA DE LA DOCUMENTACIÓN QUE SE
SOLICITA.
PRÉSTAMO DE LA DOCUMENTACIÓN: NORMAS
a) La documentación administrativa sólo se prestará a las personas que actúen como gestores o
responsables de las unidades productoras de la documentación solicitada, previa cumplimentación del
impreso de Solicitud de Préstamo y, únicamente, en casos motivados.
b) El préstamo de la documentación producida por otro órgano, servicio o unidad diferente del de la
persona que la solicita, requerirá una autorización expresa del responsable de la unidad productora.
c) Los préstamos siempre se efectuarán a partir de expedientes enteros; en ningún caso se servirán partes
de expedientes o documentos sueltos de una unidad documental.
d) La documentación en préstamo no saldrá de las unidades académicas y administrativas de la
Universidad, por razones obvias de seguridad y de conservación, excepto los expedientes que sean
solicitados por la Administración de Justicia o por un organismo público, siempre que se haya depositado
una copia en el Archivo Central.
e) El plazo ordinario de préstamo de documentos se fija en un mes, prorrogable tantas veces como se
considere necesario mediante solicitud razonada de prórroga.
f) Los usuarios y usuarias, tanto internos/as como externos/as a la Institución, son responsables de la
integridad de los fondos documentales mientras obren en su poder.
g) La documentación devuelta tendrá que mantener las mismas características de ordenación, integridad
y conservación como cuando fue entregada al solicitante para su consulta o préstamo.
h) El personal del Archivo Central es el único autorizado para realizar reproducciones de documentos.
Solamente en casos excepcionales, y ante determinados soportes, el responsable del Archivo podrá
autorizar la salida de la documentación para su reproducción, si bien ésta estará controlada en todo
momento por el Archivo.
i) El Archivo proporcionará a sus usuarios y usuarias las reproducciones que les sean solicitadas de los
documentos no excluidos de la consulta pública en la medida de su capacidad y de los medios reprográficos
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disponibles. Dichas reproducciones serán abonadas por el interesado de acuerdo con las tarifas que se
aprueben.
j) El Archivo facilitará, a petición por escrito de la persona que actúa como gestor o responsable de la
unidad productora de la documentación administrativa, copia compulsada de dicha documentación.
k) Cuando haya desaparecido el valor administrativo fijado por la Comisión de Valoración y Selección, y la
documentación haya adquirido valor histórico, las restricciones a su consulta vendrán determinadas,
únicamente, por la legislación vigente.
CÓMO CUMPLIMENTAR EL IMPRESO DE SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
Este impreso se cumplimentará por duplicado para cada documento que se solicite. Un ejemplar es para
el solicitante. Al devolver el documento también deberá adjuntar dicho ejemplar. El otro ejemplar se lo
quedará el responsable del Archivo como control del préstamo realizado, para el Registro de Préstamos.
Fecha solicitud: día, mes, año

Nº de solicitud: número correlativo que se dará a cada uno los préstamos realizados
que cumplimentará el Archivo Central.
Fecha devolución: día, mes, año. Fecha establecida por el Archivo para el préstamo
de la documentación solicitada, que también cumplimentará el Archivo.
Prórroga hasta: día, mes, año. Se indicará siempre que sea necesario ampliar el
periodo de préstamo por un motivo razonado. A cumplimentar por el Archivo.
Nº piezas documentales: cuantificar el número de piezas documentales que
contiene la documentación prestada. A cumplimentar por el Archivo.
Órgano, Unidad, Servicio: al que pertenece la persona solicitante. Si éste pertenece
a una Unidad Productora diferente a la que ha generado el documento, deberá
pedir autorización a dicha Unidad.
Descripción de la Documentación: denominación de la unidad documental con
expresión de su contenido, número de expediente si lo hubiera. Deberá coincidir
con la descripción hecha en el Impreso de Relación de Entrega.
Fecha documentación: fecha de inicio y de finalización del expediente.
Signatura Archivo: código de control asignado por el Archivo a la unidad de
instalación (caja) que contiene la documentación solicitada.
Autorización: de la persona responsable de la Unidad Productora de la
documentación que se solicita.
Devolución al Archivo: día, mes y año en que se efectúa la devolución de la
documentación al Archivo.
Acuse de recibo. Una vez firmado por la persona responsable del Archivo se le
devolverá a la persona solicitante uno de los dos impresos remitidos al mismo.
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DIAGRAMA DE FLUJO
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4. EVALUACIÓN:
Observaciones:
Recomendaciones:
Juicio de Valor:
Observaciones del evaluado:
Ciudad y Fecha:
Instructor (a): DIEGO ECHAVERRIA

25/03/2021
Aprendiz(a): HUMBERTO DITTA VESGA

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2. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO:

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3. CONTENIDO y/o SITUACIÓN DESCRIPTIVA:

1. Elabore un cuadro comparativo de los procesos para organizar archivos: Clasificación y

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2. ¿Qué son los manuales de procedimientos?

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3. El manual de procedimientos es una herramienta indispensable para la implementación del

4. El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea

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3. ¿Para qué sirven los manuales de procedimientos al proceso de ordenación?

4. Mencione los sistemas de ordenación alfabéticos.

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5. ¿Cómo se subdivide el sistema onomástico?

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8. Mencione los componentes del sistema numérico ordinal.

 ARCHIVO NUMERICO PRINCIPAL.

9. ¿Cuál es el sistema que abarca todos los sistemas de ordenamiento?

11. Mencione los sistemas de ordenación mixtos y de ejemplos.

Proceso: Gestión de la Formación Profesional Integral

12. ¿En qué consiste la foliación?

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13. ¿Qué recomendaciones se deben tener en cuenta antes de foliar?

1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada.

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15. Mencione los pasos para archivar.

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Preservación a largo plazo:

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16. Lea el procedimiento para consultar documentos en el archivo y simule un caso.

CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN: NORMAS

a) Las peticiones de consulta o de préstamo de los documentos se solicitarán mediante un impreso

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Observaciones del evaluado:

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