Código: FGD.

01
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS
Versión: 02

PROCESO: Gestión Documental FECHA DE ACTUALIZACIÓN: April 15 de 2021

IDENTIFICACIÓN ACTUALIZACIÓN

CLASIFICACIÓN DEL FECHA DE SOLICITUD REVISÓ APROBÓ FECHA DE

SUBPROCESO TIPO NOMBRE CODIGO VERSIÓN
DOCUMENTO DE ACTUALIZACIÓN APROBACIÓN
NOMBRE CARGO NOMBRE CARGO
Caracterización de Proceso Gestión Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y Jaime Alberto Camacho
No aplica Caracterización Transversal CGD.01 7 November 25 de 2019 Rector Noviembre 29 de 2007
Documental Santander Gestión Documental Pico
Gestión de Producción Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y
Caracterización de Subproceso Gestión de Jaime Alberto Camacho
y control de Caracterización Transversal CGD.02 5 August 22 de 2019 Santander Gestión Documental Rector Noviembre 29 de 2007
Producción y control de documentos Pico
documentos Sofía Pinzón Durán Secretario General

Director de Certificación y
Sergio Andrés Utrera
Gestión de Caracterización de Subproceso Gestión de Gestión Documental Jaime Alberto Camacho
Caracterización Específico CGD.03 6 November 30 de 2020 Santander Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia Correspondencia Clasificador de Pico
Wilson Carvajal Pimiento
Correspondencia

Sergio Andrés Utrera

Director de Certificación y
Caracterización de Subproceso Gestión Santander Jaime Alberto Camacho
Gestión archivistica Caracterización Transversal CGD.04 5 November 25 de 2019 Gestión Documental; Rector Noviembre 29 de 2007
archivística Margarita Pinzón Pico
Auxiliar de Archivo
Valbuena
María del Carmen
Directora Certificación y
Gestión de Producción Salamanca Godoy
Gestión Documental;
y control de Formato Listado Maestro de Documentos Internos Transversal FGD.01 2 March 31 de 2009 Olga Cecilia González Álvaro Gómez Torrado Vicerrector Académico Noviembre 19 de 2007
Secretaria General;
documentos Noriega
Vicerrector Administrativo.
Sergio Isnardo Muñoz.

Fabian Corredor Cuellar Director Certificación y

Gestión de Producción
Olga Cecilia González Gestión Documental;
y control de Formato Listado Maestro de Documentos Externos Transversal FGD.02 3 October 07 de 2015 Álvaro Gómez Torrado Vicerrector Académico Noviembre 19 de 2007
Noriega Secretaria General;
documentos
Sergio Isnardo Muñoz. Vicerrector Administrativo.

María del Carmen

Directora Certificación y
Gestión de Producción Salamanca Godoy
Gestión Documental;
y control de Formato Listado Maestro de Registros Transversal FGD.03 2 March 31 de 2009 Olga Cecilia González Álvaro Gómez Torrado Vicerrector Académico Noviembre 19 de 2007
Secretaria General;
documentos Noriega
Vicerrector Administrativo.
Sergio Isnardo Muñoz.
Gestión de Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Formato Planilla de Control de Correos Recibidos Específico FGD.05 2 April 14 de 2009 Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia Salamanca Godoy Gestión Documental Pico
Gestión de Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Formato Planilla de Entrega de Recomendados Específico FGD.06 3 April 14 de 2009 Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia Salamanca Godoy Gestión Documental Pico

Gestión de Informe Mensual de Correspondencia Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Formato Específico FGD.07 2 April 14 de 2009 Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia Recibida Salamanca Godoy Gestión Documental Pico

Gestión de Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y Jaime Alberto Camacho

Formato Envío de Correspondencia Específico FGD.08 12 April 15 de 2021 Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia Santander Gestión Documental Pico

Gestión de Producción
Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
y Control de Formato Control revisión de documentos Específico FGD.09 1 March 31 de 2009 Rector March 31 de 2009
Salamanca Godoy Gestión Documental Pico
Documentos

Gestión de Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho

Formato Devolución de Corrrespondencia Interna Específico FGD.10 4 October 31 de 2013 Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia Salamanca Godoy Gestión Documental Pico
Gestión de Planilla de envio de correspondencia Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Formato Específico FGD.11 2 April 14 de 2009 Rector September 30 de 2008
Correspondencia división financiera-Sección Presupuesto Salamanca Godoy Gestión Documental Pico
Gestión de Informe Mensual de Correspondencia Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Formato Específico FGD.12 2 April 14 de 2009 Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia Despachada Interna Salamanca Godoy Gestión Documental Pico

Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y Jaime Alberto Camacho

Gestión Archivística Formato Registro de Asesorías Archivísticas Específico FGD.14 7 November 25 de 2019 Rector Noviembre 29 de 2007
Santander Gestión Documental Pico

Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho

Gestión Archivística Formato Formato Único de Inventario Documental Transversal FGD.15 7 May 11 de 2018 Ivonne Suarez Pinzón Rector Noviembre 29 de 2007
Gestión Documental Pico
Gestión de Informe Mensual de Correspondencia Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Formato Específico FGD.21 3 February 10 de 2012 Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia Despachada Externa Salamanca Godoy Gestión Documental Pico

Directora Certificación y
Gestión de Producción Ivonne Suarez Pinzón
Gestión Documental;
y control de Formato Solicitud de actualización de documentos Transversal FGD.22 4 July 21 de 2016 Sofía Pinzón Durán Álvaro Gómez Torrado Vicerrector Académico Noviembre 19 de 2007
Secretaria General;
documentos Sergio Isnardo Muñoz.
Vicerrector Administrativo.

Gestión de Control de Entrega de Documentos Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Formato Específico FGD.24 3 August 22 de 2019 Rector Marzo 4 de 2008
Correspondencia Radicados Santander Gestión Documental Pico
Gestión de Correspondencia Externa Devuelta por Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Formato Específico FGD.25 3 April 14 de 2009 Rector Marzo 4 de 2008
Correspondencia Empresas de Mensajería Salamanca Godoy Gestión Documental Pico

Director de certificación y Jaime Alberto Camacho

Gestión Archivística Formato Informe mensual de actividades de archivo Específico FGD.26 3 August 19 de 2015 Fabian Corredor Cuellar Rector September 30 de 2008
Gestión Documental Pico

Gestión de Maria del Carmen Directora de certificación y Jaime Alberto Camacho

Formato Prueba de Entrega de Correspondencia Específico FGD.27 3 September 24 de 2009 Rector September 30 de 2008
Correspondencia Salamanca Godoy Gestión Documental Pico

Gestión de Maria del Carmen Directora de certificación y Jaime Alberto Camacho

Formato Recibo y entrega de suscripciones Específico FGD.28 2 April 14 de 2009 Rector September 30 de 2008
Correspondencia Salamanca Godoy Gestión Documental Pico

Gestión de Maria del Carmen Directora de certificación y Jaime Alberto Camacho

Formato Control empresas de mensajería externa Específico FGD.29 2 April 14 de 2009 Rector September 30 de 2008
Correspondencia Salamanca Godoy Gestión Documental Pico

Gestión de Producción
Control de entrega de copias a entidades Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
y Control de Formato Específico FGD.31 2 April 14 de 2009 Rector October 31 de 2008
externas Salmanca Godoy Gestión Documental Pico
documentos

Control de Temperatura y Humedad Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Gestión Archivística Formato Transversal FGD.33 2 August 22 de 2019 Rector June 30 de 2011
Relativa en los Depósitos de Archivo Santander Gestión Documental Pico

Gestión de María del Carmen Directora Certificación y Jaime Alberto Camacho

Formato Carta de Responsabilidad Transversal FGD.34 1 March 09 de 2012 Rector March 14 de 2012
Correspondencia Salamanca Godoy Gestión Documental Pico

Gestión de Control de Correspondencia Radicada María del Carmen Directora Certificación y

Formato Específico FGD.35 1 March 19 de 2013 Álvaro Ramírez García Rector March 22 de 2013
Correspondencia Despachada y Recibida no enviada por GD Salamanca Godoy Gestión Documental

Formato Control de Envío de

Gestión de Correspondencia Sede UIS Guatiguará María del Carmen Directora Certificación y
Formato Específico FGD.36 1 October 10 de 2013 Álvaro Ramírez García Rector October 10 de 2013
Correspondencia “Administración Guatiguará, CINBIN, Salamanca Godoy Gestión Documental
CINTROP”
Gestión de María del Carmen Directora Certificación y
Correspondencia
Formato Correspondencia envío especial Específico FGD.37 1 July 18 de 2014
Salamanca Godoy Gestión Documental
Álvaro Ramírez García Rector July 21 de 2014

Formato Solicitud de Actualización de Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y

Gestión Archivística Formato Transversal FGD.38 3 May 20 de 2020 Hernán Porras Díaz Rector June 01 de 2016
Tablas de Retención Documental Santander Gestión Documental

Formato de Verificación y Aprobación Sergio Andrés Utrera Directora de Certificación y

Gestión Archivística Formato Transversal FGD.40 2 February 24 de 2021 Hernán Porras Díaz Rector June 01 de 2016
de Transferencias Documentales Santander Gestión Documental

Gestión de Planilla Entrega de Copias de Directora de Certificación y

Formato Específico FGD.41 1 April 23 de 2018 Ivonne Suarez Pinzón Hernán Porras Díaz Rector April 25 de 2018
Correspondencia Correspondencia Despachada Gestión Documental

Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y

Gestión Archivística Formato Hoja de Control de Documentos Específico FGD.42 2 August 22 de 2019
Santander Gestión Documental
Hernán Porras Díaz Rector April 25 de 2018

Gestión de Planilla de Devolución de Directora de Certificación y

Formato Específico FGD.43 1 October 03 de 2018 Ivonne Suarez Pinzón Hernán Porras Díaz Rector October 03 de 2018
Correspondencia Correspondencia Externa Gestión Documental

Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y

Gestión Archivística Formato Acta de Eliminación Documental Transversal FGD.44 2 November 25 de 2019 Hernán Porras Díaz Rector March 06 de 2019
Santander Gestión Documental

Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y

Gestión Archivística Formato Rótulo Identificación de Carpeta Transversal FGD.45 1 June 07 de 2019 Hernán Porras Díaz Rector June 10 de 2019
Santander Gestión Documental

Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y

Gestión Archivística Formato Rótulo Caja Transversal FGD.46 1 June 07 de 2019 Hernán Porras Díaz Rector June 10 de 2019
Santander Gestión Documental

Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y

Gestión Archivística Formato Testigo Referencia Cruzada Transversal FGD.47 1 June 07 de 2019 Hernán Porras Díaz Rector June 10 de 2019
Santander Gestión Documental

Gestión de Solicitud de Consulta de Documentos Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y

Formato Transversal FGD.48 2 March 17 de 2020 Hernán Porras Díaz Rector September 04 de 2019
Correspondencia Radicados Santander Gestión Documental

Gestión de Control de Consulta o Préstamo en los Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y
Formato Transversal FGD.49 2 March 17 de 2020 Hernán Porras Díaz Rector September 04 de 2019
Correspondencia Archivos de Gestión Santander Gestión Documental
 Solicitud y consulta al Archivo Central e Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y
Gestión Archivística Formato Transversal FGD.50 2 March 17 de 2020 Hernán Porras Díaz Rector November 29 de 2019
Histórico Santander Gestión Documental

Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y

Gestión Archivística Formato Formato Tabla de Retención Documental Transversal FGD.51 1 May 20 de 2020 Hernán Porras Díaz Rector May 20 de 2020
Santander Gestión Documental

Gestión de Producción
Formato de Registro de Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y
y control de Formato Transversal FGD.52 1 July 21 de 2020 Hernán Porras Díaz Rector July 22 de 2020
Asistencia/Participación Santander Gestión Documental
documentos

Sergio Andrés Utrera Director Certificación y

Gestión de Producción Santander Gestión Documental;
y control de Guía Guia de Elaboración de Documentos Transversal GGD.01 11 May 28 de 2020 Sofía Pinzón Durán Secretaria General; Álvaro Gómez Torrado Vicerrector Académico Noviembre 19 de 2007
documentos Gerardo Latorre Bayona Vicerrector Administrativo
Juliana Peña Ayala Coordinadora HSEQ

Director de Certificación y
Sergio Andrés Utrera
Gestión de Guía para el registro de documentos Gestión Documental Jaime Alberto Camacho
Guía Específico GGD.02 4 August 22 de 2019 Santander Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia radicados Clasificador de Pico
Wilson Carvajal Pimiento
Correspondencia
Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y
Gestión de Guía para la elaboración de
Guía Transversal GGD.10 2 August 22 de 2019 Santander Gestión Documental Álvaro Ramírez García Rector November 12 de 2015
Correspondencia comunicaciones oficiales
Sofía Pinzón Durán Secretaria General

Instructivo para la organización de Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y

Gestión archivistica Instructivo Transversal IGD.01 2 August 22 de 2019 Hernán Porras Díaz Rector June 10 de 2019
archivos de gestión Santander Gestión Documental

Instructivo para la eliminación Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y

Gestión archivistica Instructivo Transversal IGD.02 1 November 25 de 2019 Hernán Porras Díaz Rector November 29 de 2019
documental. Santander Gestión Documental

Instructivo para la consulta de documentos Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y

Gestión archivistica Instructivo Transversal IGD.03 1 November 25 de 2019 Hernán Porras Díaz Rector November 29 de 2019
de archivo. Santander Gestión Documental

Instructivo para las Transferencias Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y

Gestión archivistica Instructivo Transversal IGD.04 1 February 24 de 2021 Hernán Porras Díaz Rector February 24 de 2021
Documentales Santander Gestión Documental

Sergio Andrés Utrera Directora Certificación y

Gestión de Producción
Procedimiento de Control de Documentos Santander Gestión Documental; Jaime Alberto Camacho
y Control de Procedimiento Obligatorio PGD.01 10 May 28 de 2020 Rector October 31 de 2008
Internos Sofía Pinzón Durán Secretaria General; Pico
Documentos
Gerardo Latorre Vicerrector Administrativo.

Directora Certificación y
Gestión de Producción Ivonne Suarez Pinzón
Gestión Documental;
y control de Procedimiento Procedimiento Control de Registros Obligatorio PGD.02 7 October 22 de 2018 Sofía Pinzón Durán Álvaro Gómez Torrado Vicerrector Académico Noviembre 19 de 2007
Secretaria General;
documentos Gerardo Latorre
Vicerrector Administrativo.

Director de Certificación y
Sergio Andrés Utrera
Gestión de Procedimiento de Correspondencia Gestión Documental Jaime Alberto Camacho
Procedimiento Transversal PGD.03 7 August 22 de 2019 Santander Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia Recibida Clasificador de Pico
Wilson Carvajal Pimiento
Correspondencia

Director de Certificación y
Sergio Andrés Utrera
Gestión de Procedimiento de Correspondencia Gestión Documental Jaime Alberto Camacho
Procedimiento Específico PGD.04 8 August 22 de 2019 Santander Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia despachada Clasificador de Pico
Wilson Carvajal Pimiento
Correspondencia

Directora Certificación y
Gestión de Producción Ivonne Suarez Pinzón
Procedimiento Control de Documentos Gestión Documental; Jaime Alberto Camacho
y control de Procedimiento Transversal PGD.07 7 December 04 de 2018 Sofía Pinzón Durán Rector April 17 de 2008
Internos Especiales Secretaria General; Pico
documentos Gerardo Latorre
Vicerrector Administrativo.

Directora Certificación y
Gestión de Producción Ivonne Suarez Pinzón
Procedimiento de Control de Documentos Gestión Documental; Jaime Alberto Camacho
y Control de Procedimiento Obligatorio PGD.09 5 December 04 de 2018 Sofía Pinzón Durán Rector October 31 de 2008
Externos Secretaria General; Pico
documentos Gerardo Latorre
Vicerrector Administrativo.
 Procedimiento Actualización de Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y
Gestión archivistica Procedimiento Transversal PGD.12 3 November 25 de 2019 Hernán Porras Díaz Rector June 01 de 2016
Tablas de Retención Documental Santander Gestión Documental

Directora de Certificación y
Gestión Archivistica Programa Programa de Gestión Documental Transversal PGGD.01 1 March 01 de 2019 Ivonne Suárez Pinzón Hernán Porras Díaz Rector March 06 de 2019
Gestión Documental
CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS REALIZADOS

Inclusión de fecha de actualización del documento y del
2 March 31 de 2009
control de cambios.
MBIOS REALIZADOS
n del documento y del