PLANES DE MEJORAMIENTO Pamplona 2021

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNC
MPE-01-F-02-8 - Versión
PROCESO AUDITADO: Territorial Pamplona

OBJETIVO DEL PROCESO:
LIDER DEL PROCESO:
AUDITOR:
OBJETIVO
ALCANCE LA DE LA AUDITORIA:
AUDITORIA:Verificación del cumplimiento de la norma del modelo estándar de control interno MECI en
recepción y registro de ingresos, recuperación de cartera a través de cobro persuasivo, revisión al manejo de la caja m
terr¡torial pamplona FECHA DE
FECHA EJECUCION DE LA ELABORACION
FECHA DE PRESENTACION
AUDITORIA DEL PLAN DE
MEJORAMIENTO:
TIPO DE RIESGO
ITEM DESCRIPCION DEL HALLAZGO CAUSA ACCIONES
HALLAZGO IDENTIFICADO
AUDITORIAS DE GES
No se evidencio la programación de las
visitas de seguimiento de los expedientes
vigentes y los memorandos donde se
solicita al área financiera (facturación) la
No consolidación de la
liquidación y cobro del valor a pagar por
información
las visitas de seguimiento que se han
correspondiente a los
facturado en la vigencia 2019. Revisado el
permisos y licencias
sistema PCT se evidencio 93 facturas de
vigentes, incumpliendo
visita de seguimiento (56716, 56718
el procedimiento
56721, 56737, 56739, 56741 ,
• Programación
56743,56750, 56768,56774, 56779,
• Expedientes a las esporádica y
56781, 56783, 56790,5679', ,56821,
cuales no se les descoordinada de Realizar capacitación sobre el
56855, 56861,56865,56873,56874,
realice el seguimiento y procedimiento para aplicarlo
56925,56933,56988,57070,57073,57077,5
seguimiento evaluación. debidamente. Realizar los
7078,57125,57130,57144,
establecido Desconocimiento controles pertinentes cada tres
57264,57279,57280, 57400,57410,57437 ,
generando un del procedimiento meses en las reuniones de
57446,57497,57508,57510,
deficiente control del LIQUIDACION Y autoevaluación institucional
57521 ,57522,57524,57537,57598,s7599,
uso de los recursos FACTURACION - MPA- Realizar la programación/
57613. 57710.57712, 57748,
naturales. 04-P-04 y de la cumplimiento visitas de
4 57862, 57864,57881,57996,58168,58173,
• Baja capacidad de normatividad vigente. La evaluación y seguimiento MPO-
58317 , 58774,58854, 58864,
seguimiento * no realización de las 02-F07, de los expedientes
58885,
-Incremento o reuniones de vigentes en el SISPROP y
9763,60483,60556,60603,60634,60678,60
disminución del valor autoevaluación por parte asignar al funcionario.
679,60956,60990,
a cobrar. del líder del proceso y su Solicitar la facturación de la vista
60991,61002,61005,6',l013, 61014, 61034,
* La facturación no equipo de trabajo, de seguimiento al área financiera
61035, 61066, 61068, 61 188,
se realice con los mínimo cada tres meses teniendo en cuenta la
61 189,6'1
datos consistentes y como lo establece el programación.
99,61215,61239,61244,61273,61321,6132
reales. • procedimiento
7 , 61330,61426,61 444,61452) que
AUTOEVALUACION
registran un estado de canceladas total,
INSTITUCIONAL MPE-
las cuales generan alto riesgo de no
01-P-05. Falta de
realizadas por los funcionarios
autocontrol de los
responsables de la evaluación,
funcionarios
seguimiento y control ambiental.
responsables de liquidar
incumplimiento del numeral 3.1.3
y cobrar la tasa por uso.
Procedimiento Liquidación Y Facturación -
MPA-04-P-04. Numeral 2.1 .
Procedimiento MPO-02-P-13.
Elaboración de
informes de gestión
con información
Al verificar el procedimiento MPO-02-P-02-
incompleta y
Evaluación de Planes, Permisos y
desactualizada. Incumplimiento en la
Autorizaciones Ambientales, se identificó Realizar capacitacion sobre el
Falta de aplicación del
que no se da cumplimiento con la actividad procedimiento para aplicarlo
cumplimiento en los procedimiento en todas
5. Recepción de expedientes, a la cual debidamente. Realizar los
12 estándares sus partes,
corresponde el punto de control (5.4) "para controles pertinentes cada tres
establecidos en el especialmente en lo
/os permlsos de concesiones de agua y meses en las reuniones de
proceso de control y referente a los puntos de
vertimientos se realiza el registro de autoevaluacion institucional
mejora como al control
usuarios del recurso hídrico (RURH) del
diseño de estrateg¡as
IDEAM,.
para cumplir con los
objetivos y la manera
de alcanzarlos.
Deficiente control
del uso de los
recursos
En el procedim¡ento MPO-02-P-13 -
Programación de visitas de seguimiento a naturales por
licencias, planes, permisos, autorizaciones tanto existencia
ambientales y acompañamiento a los de
Incumplimiento en Realizar capacitacion sobre el
un uso
sectores productrvos y entes de control idiscriminado de la aplicación del procedimiento para aplicarlo
se identificó que no se da cumpl¡miento al procedimiento en debidamente. Realizar los
punto de control de la actividad 6. los recursos
13 controles pertinentes cada
especial lo tres meses en las reuniones
Seguimiento a la programación, ítem 6.1 naturales; estipulado en el de
"al final de cada rnes, se realizará ta información autoevaluacion
revisión y el cumplimiento de las visitas incompleta lo que numeral 6.1. institucional.
programadas, así como la entrega de los
informes respectivos
generaría
acciones penales
y disciplinarias
para la entidad.
MPO-02-F-01 auto de inicio, artículo

segundo "ordenar la práctica de la visita
técnica que se trata del afticulo 2.2.3.2.9.3
y subsiguiente del decreto 1076 de 2015,
previa fijación del aviso de publicación en
la Subdirección de Desarrollo Sectorial
Sostenible de la corporación y en la Incumplimiento
alcaldía municipal correspondiente", no se de la
da cumplimiento al Procedimiento MPO- normatividad
02-P-02 Evaluación de planes, permisos y ambiental Incumplimiento en
autorizaciones ambientales. Según la aplicación del Realizar capacitacion sobre el
Acuerdo N' 003 del 18 de febrero del 2019, vigente; infringir procedimiento en procedimiento para aplicarlo
el debido
por el cual se aprueba la modificación de
la estructura interna de la Corporación proceso; hacerse
especial lo debidamente. Realizar los
Autónoma estipulado para la tres meses en las reuniones
acreedor de
de la frontera Nororiental-CORPONOR y publicación de los de autoevaluacion
invalidar actos
se actualizan funciones de sus actos institucional.
dependencias. Se da a conocer la administrativos admoinistartivos
subdirección de recursos hídricos y por no cumplir
cambio climático, por ende, concesiones con el
de agua pertenece a la subdirección
mencionada, acuerdo que empezó a regir
procedimiento.
en el mes de abril,
adicionalmente el procedimiento menciona
que el aviso de publicación debe fijarse en
la cartelera de la dirección territorial dando
incumplimiento al procedimiento.
De acuerdo al procedimiento MPO-02-P-
02 Evaluación de planes, permisos y
autorizaciones ambientales, los
expedientes verificados aleatoriamente de
concesiones de agua tales como Luis
Alberto Cote Rivera SISPROP 1971 1, Falta de control al
Alicia Vera de González SISPROP 19608, recibir los requisitos
Martha Nayive Contreras Parada según lo establecido
SISPROP 19340 no fue solicitado el plano
o croquis a mano alzada según lo resuelve Incumplimiento
en els Sistema y
el auto de inicio en el parágrafo primero y de procedimiento.EI
la
los siguientes expedientes. los anexaron profesional de Realizar capacitacion sobre el
en la solicitud del permiso, ASONARANJO normatividad; apoyo responsable, procedimiento para aplicarlo
SlSPROP 19651, José Gerson Peña Peña información
SISPROP 19456, Acueducto veredal junta incompleta
no acopla el auto de debidamente. Realizar los
de acción comunal san Rafael- El generando inicio, según los tres meses en las reuniones
Recuerdo SISPROP19313, Avelino requerimientos del de autoevaluacion
incertidumbre en
Vilamizar Mantilla SISPROP 19785, Junta permiso de institucional
de acción comunal San Rafael SISPROP el tramite de la
concesiones de
19688, Car Wash SISPROP 9293, solicitud
Alcaldía municipal de Pamplonita agua incumpliendo
SISPROP 19246, presentando plano o a las actividades
croquis a mano alzada de la estructura y detalladas en el
distribución de agua. Se evidencia el no formato.
cumplimiento del auto de inicio que solicita
Ia presentación de planos de captación y
en otros casos no concuerda la solicitud al
observar que el usuario ya ha entregado el
requerimiento.
el auto de inicio del expediente, Car Wash,

con SISPRO 19293, del 25 de febrero del
2019 es emitido para una concesión de
agua superficial especificando un predio
se notifica
rural y su resolución 148 del 15 de información del
octubre del 2019, artículo cuarto especifica permiso de El profesional de Realizar capacitacion sobre el
que "el concesionario queda sujeto al concesión de apoyo responsable procedimiento para aplicarlo
cumplimiento de la obligación y debidamente. Realizar los
agua no acorde a no establece
16 prohibiciones". Se observa incumplimiento controles pertinentes cada
en la argumentación de los registros del la solicitada lineamientos tres meses en las reuniones
permiso tales como auto de inicio y incumpliendo con adecuados para de autoevaluacion
resolución ya que el usuario solicitó un los cada proceso institucional
permiso para una concesión de agua requerimientos
subterránea en un predio urbano de igual
manera se le notifica unas obligaciones del usuario.
que no corresponden a dicho permiso de
concesión.
EL expediente de.la..alcaldíá de
Pamplonita con SlSPROP 19246, alcaldía no se da
municipal de Mutiscua SISPROP 17l99, cumplimiento al desconocimiento de la Realizar capacitacion sobre el
solicita un permiso de concesiones de
agua.superficial para uso de decreto 1575 de normatividad para procedimiento para aplicarlo
abastecimiento municipal, no se.evidencia 2007 , lo que concesiones de agua debidamente. Realizar los
17 certificado que demuestre que el agua es conlleva a superficiales cuyo uso controles pertinentes cada
apta para el consumo humano, dando hallazgo por son acueductos tres meses en las reuniones
incumplim¡ento a los requisitos que se veredales o de autoevaluacion
deben presentar-en un permiso cuyo uso o
parte de la
contraloría. municipales institucional.
demanda es un acueducto municipal,
incumptiendo el decreto 1545 de 2007,
articuto 28
en los siguientes expedientes no se
evidenciaron el formato de MPO-02-F-13-4
informes técnicos de seguimiento a los
permisos de concesiones de agua
teniendo en cuenta el formato MPO- 02-F-
07 programación/ cumplimiento de visitas
de evaluación o seguimiento, por lo cual
no se pudo verificar la realización de las
actividades. Incumplimiento al
Procedimiento MPO-02-P-13 -
programación de visitas de seguimiento a
no se da
licencias, planes, permisos, autorizaciones cumplimiento a
ambientales y acompañamiento a los los registros Realizar capacitacion sobre el
sectores productivos y entes de control: relacionados desconocimiento de procedimiento para aplicarlo
para cada las actividades debidamente. Realizar los
18 1. alcaldía municipal de controles pertinentes cada
Mutiscua-SISPROP 17199 -fecha visita expediente lo que detalladas del tres meses en las reuniones
01/10/2019 conlleva a proceso de autoevaluacion
2. EMPOPAMPTONA- SISPROP 13858 hallazgo por institucional
-fecha visita 26/08/2019 parte de la
3. alcaldía de Toledo- acueducto san
Bernardo- SISPROP 14109 -fecha visita contraloría.
02/09/2019
4. VIllamizar VIllamizar CIA LTDA-
SISPROP 14567 -fecha visita 24/09/2019
5. José Alberto Gómez Hernández-
minidIstrito de riego
ASOSUCRE.SISPROP 8821 - fecha visita
21/08/2019
6. Oswaldo Vera Fernández-SISPROP
18158 -fecha visita 28/02/2019
Al verificar el procedimiento MPO-02-

P-05 evaluación de permiso forestal
para árboles aislados, se identificó
que no se da cumplimiento con la Falta de
actividad expuesta en el punto de cumplimIento en el personal
control, 4 4 (P.C.) Registrar ta los encargado del
estándares Realizar capacitacion sobre el
información de las actuaciones del establecIdos en procedimiento
procedimiento para aplicarlo
trámite (intorme técnico, acto el proceso de MPO-02-P-05
debidamente. Realizar los
administrativo, aprobación o negación evaluación de
19 control y controles pertinentes cada
del permiso, mitigación o retribución permiso forestal tres meses en las reuniones
ambiental, etc.) en el sr.s¿ema mejora como al para árboles
de autoevaluacion
SISPROP 8 teniendo como base los diseño de
aislados desconoce institucional
siguientes expedIentes Saturnino estrategias para las actividades del
Vera Vera, Julia Parada de Pérez, cumplir con los
proceso.
samuel EmilIo Pabón Sánchez,Ciro objetivos.
Alfonso Mora González, Luis Rosendo
Pabón Gamboa, Fabio Sandoval
Jaimes
Al verificar el procedimiento MPO-02-

P-05 evaluación de permiso forestal
para árboles aislados, se solicitó la
información de las visitas de
seguimiento y evaluación del permiso,
donde se identificó que en el formato
MPO-02-F-07, Farta de Desconocimiento de Realizar capacitacion sobre el
programaóión/cumplímiento de visitai cumprimiento en lo los lineamientos procedimiento para aplicarlo
solo se observó vistas de evaluación otorgado por parte establecidos en el debidamente. Realizar los
20 en el periodo del 2019, es decir que der permiso, lo que procedimíento MPO- controles pertinentes cada
en los permisos otorgados, no se han ocasiona hallazgos 02-P-05 evaluación tres meses en las reuniones
realizado visitas de seguimiento que por parte de la de permiso forestal de autoevaluacion
cercioren el cumplimiento de los contraloría para árboles aislados institucional.
requerimientos y el plazo que se le ha
otorgado al permiso para cumplir con
la activibad, dando incumplimiento a
lo ótorgado en el procedimiento MPo-
02-P-05 evaluación de permiso
forestal para árboles aislados.
Falta de
cumplim¡ento en
De acuerdo al procedimiento MPO-02-
los estándares
P-02 Evaruación de planes, permisos
establecidos en el Desconocimiento de
y autorizaciones ambientales, se
proceso de control los lineamientos Realizar capacitacion sobre el
establecen puntos de control en la
y mejora como al establecidos en el procedimiento para aplicarlo
Actividad 4.3 (PC)Registra
diseño de procedimiento MPO- debidamente. Realizar los
información del concepto / informe
21 estrategias para 02-P-05 MPOO2-P-02 controles pertinentes cada
técnico en el SISPROP y 5.3.(PC)
cumplir con los Evaluación de tres meses en las reuniones
Registra infürmacIon de la resolución
objetivos y la planes, permisos y de autoevaluacion
en el SISPROP. Donde se evidencia
manera de autorizaciones institucional.
el no cumplimiento de los puntos de
alcanzarlos lo que ambientales
control en los planes de uso eficiente
genera
y ahorro del agua.
incertidumbre en el
procedimiento.
Al verificar los expedientes de planes Falta de

de uso eficiente y ahorro del agua de cumplim¡ento en
los municipios de Santo Dom¡ngo de lo otorgado por Desconocimiento de Realizar capacitacion sobre el
Silos, Labateca, Mutiscua, Chitagá, parte del acto los lineamientos procedimiento para aplicarlo
Toledo, Pamplona se observó que no administrativo, lo establecidos en el debidamente. Realizar los
22 se han realizado las visitas de acto administrativo controles pertinentes cada
que que aprueba el plan tres meses en las reuniones
seguimiento las cuales se deben
efectuar anualmente para verificar el ocasiona de uso eficiente y de autoevaluacion
cumplimiento de las actividades según hallazgos por ahorro del agua institucional
lo estipula la resolución, dando parte de la
incumplimiento al acto administrativo contraloría.
que aprueba el PUEAA de cada
municipio
Al verificar los expedientes de planes

de uso eficiente y ahorro del agua en
Falta de
jurisdicción de la territor+B14ial Realizar capacitacion sobre el
cumplimiento en lo Desconocim¡ento de
Pamplona se observó que |os procedimiento para aplicarlo
otorgado por parte los lineamientos
municipios no han entregado informe debidamente. Realizar los
del acto establecidos que
23 de avance de áctividades del PUEAA, controles pertinentes cada
administrativo, lo aprueban el plan de
dando incumplimiento a lo estipulado tres meses en las reuniones
que ocas¡ona uso ef¡c¡ente y ahorro
en el acto administrativo en los de autoevaluacion
hallazgos por parte del agua.
municipios de Santo Domingo de institucional
de la contraloría
Silos, Labateca, Chitagá, Toledo,
Pamplona
Falta de
cumplimiento en lo
otorgado por parte
No se notifica la citación al infractor del permiso,
por lo que genera incumplimiento en perdida de la
el procedimiento y demoras en el oportunidad de
proceso. La empresa contratada por imponer sanciones Realizar capacitacion sobre el
la territorial pamplona, no realiza en el caso de no se cuenta con un procedimiento para aplicarlo
notificación a las zonas rurales, de violación en la empresa o personal debidamente. Realizar los
24 acuerdo a lo estipulado en el norma ambiental, idóneo que realice las controles pertinentes cada
procedimiento MPO-O2-P- 15 la corporación notificaciones en el tres meses en las reuniones
administrativo podría perder la sector rural de autoevaluacion
sancionatorio y no se cuenta con oportunidad del institucional
personal idóneo que realice dicha recaudo de
función, lo cual da incumplimiento a la recursos por
notif¡cación concepto de pago
de mullas por
sanciones
impuestas.
En los expedientes auditado del
procedimiento MPO-02-P-15
administrativo
sancionatorio, se evidencio que no se
cumple con los tiempos establecidos
en el formato MPO-O2-F- 15-12- Incumplimiento en Realizar capacitacion sobre el
desconocimiento de
Control de Tiempos, en la etapa los tiempos procedimiento para aplicarlo
los tiempos
apertura del expediente la cual establecidos del debidamente. Realizar los
establecidos en el
25 comprende desde la entrega del acta trámite lo que controles pertinentes cada
formato MPO-02-
de inspección y respectiva finalización ocasiona hallazgos tres meses en las reuniones
F-.l5-12 - Control de
de tarea en el sistema hasta la fecha por parte de la de autoevaluacion
Tiempos
de apertura del expediente contraloría institucional
sancionatorio, en donde según el
formato se han establecido tres días
para su ejecución dando
incumplimiento al procedimiento por el
exceso del tiempo establecido
La falta del control

del expediente,
puede ocasionar Desconocimiento de
Al solicitar los expedientes para el
pérdida o ingreso las directrices
proceso de control, evaluación y
indebido de establecidas en el
mejora del sistema de gestión, se
documentos a la programa de gestión Realizar capacitacion sobre el
identificó que no se diligencia el
carpeta, desgaste de documentos, procedimiento para aplicarlo
formato MPA-02-F-01-7 planilla'de
administrativo en Procedimiento debidamente. Realizar los
cóntrol de préstamo de documento,
26 razón a la falta de ORGANIZACIÓN, controles pertinentes cada
cualquier expediente cuyo objetrvo
claridad y certeza CONSERVACION, tres meses en las reuniones
sea el préstamo a un funcionario o
en la consulta de TMNSFERENCIA Y de autoevaluacion
contratista debe ser reg¡strado con el
estos, CUSTODIA DE institucional
fin de evitar perdida de
incertidumbre con DOCUMENTOS, falta
documentación.
relación al destino de monitoreo y
del expediente, controles establecidos
investigaciones
disciplinarias
Corporación y
por la Ley en la
En la revisión documental atención de
realizada a los expedientes solicitudes,
identificados con el código recursos,
Sisprop No.14355, 15080, peticiones,
15563, 16187, 19197, 19729, quejas y
12559, 13578, 16186, 19293, reclamos, lo
19303 y 19743. Se evidencia cual puede
que sobrepasan los tiempos generar
establecidos en el reclamaciones
procedimiento adoptado por la de los usuarios Ausencia y/o Realizar
entidad; así mismo se observan o demandas debilidad en la retroalimentacion-
falencias en el seguimiento para la entidad. aplicación de capacitacion sobre el
oportuno a las solicitudes de los Insatisfacción controles y procedimiento para
usuarios con el fin de del usuario y seguimiento en el aplicarlo debidamente.
27 OBS
determinar la viabilidad de afectación de la cumplimiento de Realizar seguimiento y
continuar con el trámite o la imagen los control cada dos meses
aplicación del desistimiento institucional. procesos, para la para verificar el
tácito de ley. Se observa que el Incumplimiento eficiente gestión cumplimiento de la
60% de los expedientes de los tiempos del procedimiento accion de mejora.
revisados, sobrepasan los 60 establecidos
días hábiles para la toma oe para el trámite
decisiones en el otorgamiento o por retrasos en
negación de los permisos la práctica de la
ambioentales solicitados, visita
evidenciándose la técnica,
materialización del riesgo elaboración del
"lncumplim¡ento de los tiempos informe
establecidos para el trámite',. ocasionando
deficiencias en
la entrega
Esta situación Realizar control filtro en
obedece a las la oficina del CID para
No se evidencia en los debilidades en el verificar la presentacion
expedientes la presentación del seguimiento y del PUEAA por parte del
Programa para el uso eficiente control que debe solicitante de la
y ahorro del agua -PUEAA por realizar la concesion de agua.
parte de los usuarios, según los Corporación, con Realizar
términos de referencia Se genera el el propósito de retroalimentacion-
propuestos por lá Corporación y riesgo del uso verificar el capacitacion sobre el
28 OBS
de acuerdo con las obligaciones inadecuado del cumplimiento de procedimiento para
establecidas en los actos recurso. las obligaciones aplicarlo debidamente.
administrativos que otorgan la establecidas en Realizar seguimiento y
concesión de agua. En los los control cada dos meses
expedientes identificados con actos para verificar el
códigos Sisprop No.6451, administrativos cumplimiento de la
8821 , 14355 y 12559 que otorgan las accion de mejora.
concesiones de Solicitar el PUEAA los
aguas. usuarios.
La Corporación mediante Expediente con
Radicado N'.969 del 07 de octubre informac¡ón
de 2015, solicita que para ¡ncomplela para
continuar con el trámite de avalar el permiso
concesión de aguas se debe de concesión. Realizar
Debilidades en el retroalimentacion-
cumplir con ciertos requerimientos Incumplimiento
segu¡miento que capacitacion sobre el
dentro del término de 1 mes de la
debe realizar la procedimiento para
contados a partr del recibido del normatividad
Corporac¡ón con el
comunicado. Se evidencia en el ambiental aplicarlo debidamente.
29 OBS expediente que el usuario vigente; infringir
propósito de
verificar el Realizar seguimiento y
responde a la solictud el 28 de el debido
cumplimiento de las control cada dos meses
abril de 2016, bajo Radicado proceso; hacerse para verificar el
obligaciones
N'.474. Por lo cual ya han vencido acreedor de cumplimiento de la
establec¡das.
los términos sin que el peticionario invalidar actos accion de mejora.
haya cumplido el requerimiento, la administrativos
autoridad ambiental por no cumplir
debio decretar el desistimiento y el con el
archivo del expediente procedimiento.
Realizar
No disponer de la
retroalimentacion-
información
Los expedientes no se archivaron, Inobservancia del capacitacion sobre el
depuraron y organizaron
organizada que
procedimiento MPA- procedimiento para
cronológicamente de acuerdo con los garantice la
02-P-01 de aplicarlo
trámites que dieron lugar a su eficacia en debidamente.
organización, Realizar seguimiento y
producción, en los expedientes gest¡ón conservación,
identificados con códigos Sisprop documental y control cada dos meses
custodia y
30 OBS No.8821, 15563, 16187, 17399, mejora la para verificar el
12559, 19303 y 19743. eficiencia en la transferenc¡a de
cumplimiento de la
Incumplimiento del procedimiento interacción de los documentos.
accion de mejora.
MPA-02-P-01 Organización, procesos en los Debilidades en el
conservación, custodia y transferenc¡a eventos que se Fomento de la Organizar debidamente
de documentos. Numeral 5. Literal cultura de los expedientes
requiera
5.2. autocontrol. auditados y hacer
revisar los
exped¡entes. seguimiento a los demas
expedientes
Incremento nivel
Falta de controles
de riesgo al no Realizar
En el s¡stema financiero PCT y en los facturar en la informac¡ón
las retroalimentacion-
expedientes identificados con códigos obl¡gac¡ones que sirve de soporte
a
Sisprop No.6451, 13419, 15563, favor para la facturación y capacitacion sobre el
de la procedimiento para
12559, 13578 y 19293. No se Corporación verificación de
evidencio la liquidac¡ón y facturación los datos aplicarlo debidamente.
31 OBS de la tasa por uso, debido a la falta de
por trámites y
establecidos en los Realizar seguimiento y
controles en la manipulación y servicios actos control cada dos meses
verificación de los datos establecidos ambientales. administrativos de para
en los actos administrativos de Posibles verificar el
otorgamiento de cumplimiento de la
concesiones de aguas. investigaciones
concesión de accion de mejora.
d¡sciplinarias.
aguas.
En la revisión del formato MPO-02-
No disponer en el
F-07 Programación cumplimiento
sistema de
de visitas de evaluación o
Informac¡ón de
seguimiento, se evidencio que los Realizar
procesos
expedientes identificados con el retroalimentacion-
operativos
código Sisprop No. 13193, f4738, capacitacion sobre el
-sisprop er
14892, 15015, 15080, 17199, procedimiento para
archivo digital Falenc¡as en la
17732, 19208,
que contenga implementación de los aplicarlo debidamente.
32 OBS 20174,20058,20199,20227,20229,
toda la puntos del control del Realizar seguimiento y
20246 V 20176, se están cargando
fazabilidad del procedimiento. control cada dos meses
en el Sistema de lnformación de
expediente, a fin para verificar el
Procesos Operativos -Sisprop sin
de hacer más cumplimiento de la
la firma del técnico y director
eficiente la accion de mejora.
territorial, por lo tanto el soporte
oest¡ón
documental no es veraz y valido a
e ¡nterac¡ión del
la
procedimiento
hora de cualquier revisión.
No se evidencian los informes

No disponer en el
digitales de las visitas de
sistema de
seguimiento, en el sistema de
información para Realizar
lnformación para el manejo de
el manejo de
procesos operativos, de los Inobservancia del retroalimentacion-
procesos
usuarios identificados con código procedimiento MPo- capacitacion sobre el
operativos-
Sisprop No.No.7718, 13325, 05-P-03. Evaluación procedimiento para
Sisprop el
13401, 14737,15563, y seguimiento de aplicarlo debidamente.
arch¡vo d¡gital Realizar seguimiento y
15689,17298, 17307,14975, programas y/o
que contenga
33 OBS 17712,2O17O,2O188, 20172,
toda la
Permisos para el control cada dos meses
20186, 20189, 20190, 20191, Aprovechamiento para verificar el
trazabilidad del
20192,20196,20197,20198,20201, del Agua. Falencias cumplimiento de la
expediente, a fin
20228,20230, 20231,20245, en el autocontrol y accion de mejora.
de hacer más
20248, 20259, 20261, 20262 y aplicación de Alimentar el SISPROP
ef¡c¡ente la
2043, que aparecen registrados en controles
gestión e con los informes de
el formato MPO-02-F-07
Programación/cumplimiento de
interacción entre visitas de seguimiento
procesos
visitas de evaluación o
segu¡miento.
Realizar
Incremento nivel
retroalimentacion-
Se evidencia que las visitas realizadas de riesgo al no capacitacion sobre el
al 27 de noviembre del 2O2O no se facturar las procedimiento para
encuentran liquidadas y facturadas en obl¡gac¡ones a Deficiencias en la aplicarlo debidamente.
el PCT-Modo Facturación, los favor de la implementación de Realizar seguimiento y
expedientes identificados con número
Corporación acciones eficaces y control cada dos meses
34 OBS Sisprop. 15015, 13193, 13858,15563,
'15969, 19208, 14738, por trámites y oportunas que para verificar el
2OO44,2OOSB,20364,20260, 14892. servicios permitan el recaudo cumplimiento de la
1 61 86, 1 9382, 1 81 92, 20053, ambientales. de las obl¡gaciones. accion de mejora.
20204, 2017 4 y 20176. Pos¡bles Actualizar los
investigac¡ones expedientes auditados y
disciplinar¡as.
realizar seguimiento a
los demas
35 OBS
Falta de
cumplim¡ento en
de acuerdo al procedimiento MPO-02- Realizar
los estándares
P-02 Evaluación de planes, permisos
establecidos en el Desconocimiento de retroalimentacion-
y autorizaciones ambientales, se
proceso de control los lineamientos capacitacion sobre el
establecen puntos de control en la
y mejora como al establecidos en el procedimiento para
Actividad 4.3 (PC)Registra
diseño de procedimiento MPO-
información del concepto / informe aplicarlo debidamente.
36 OBS técnico en el SISPROP y 5.3.(PC)
estrategias para 02-P-05 MPOO2-P-02
cumplir con los Evaluación de Realizar seguimiento y
Registra infürmacIon de la resolución
objetivos y la planes, permisos y control cada dos meses
en el SISPROP. Donde se evidencia
el no cumplimiento de los puntos de
manera de autorizaciones para verificar el
alcanzarlos lo que ambientales cumplimiento de la
control en los planes de uso eficiente
genera
y ahorro del agua. accion de mejora.
incertidumbre en el
procedimiento.
Falta de
cumplim¡ento en
lo otorgado por
parte del acto
administrativo, lo
que Realizar
ocasiona retroalimentacion-
hallazgos por capacitacion sobre el
parte de la Desconocimiento de procedimiento para
contraloría. los lineamientos aplicarlo debidamente.
Expedientes de establecidos en el
Realizar seguimiento y
37 OBS trámites acto administrativo
ambientales a que aprueba el plan control cada dos meses
al verificar los expedientes de planes de uso eficiente y para verificar el
de uso eficiente y ahorro del agua de las cuales no se ahorro del agua
los municipios de Santo Dom¡ngo de les realiza el cumplimiento de la
Silos, Labateca, Mutiscua, Chitagá, seguimiento accion de mejora.
Toledo, Pamplona se observó que no establecido Programar y realizar
se han realizado las visitas de generando un visitas de seguimiento
seguimiento las cuales se deben deficiente control
efectuar anualmente para verificar el en el uso de los
cumplimiento de las actividades según recursos
lo estipula la resolución, dando naturales.
incumplimiento al acto administrativo
que aprueba el PUEAA de cada
municipio
Realizar
retroalimentacion-
al verificar los expedientes de planes capacitacion sobre el
de uso eficiente y ahorro del agua en procedimiento para
Falta de
jurisdicción de la territorial Pamplona
cumplimiento en lo Desconocim¡ento de aplicarlo debidamente.
se observó que |os municipios no han
otorgado por parte los lineamientos Realizar seguimiento y
entregado informe de avance de
del acto establecidos que control cada dos meses
38 OBS áctividades del PUEAA, dando
administrativo, lo aprueban el plan de para
incumplimiento a lo estipulado en el verificar el
que ocas¡ona uso ef¡c¡ente y ahorro cumplimiento de la
acto administrativo en los
hallazgos por parte del agua.
municipios de Santo Domingo de
de la contraloría
accion de mejora.
Silos, Labateca, Chitagá, Toledo, Requerir a los municipios
Pamplona
el cumplimiento de la
remisin de informes del
PUEAA
Falta de
cumplimiento en lo
otorgado por parte
no se notifica la citación al infractor del permiso,
por lo que genera incumplimiento en perdida de la Realizar
el procedimiento y demoras en el oportunidad de retroalimentacion-
proceso. La empresa contratada por imponer sanciones capacitacion sobre el
la territorial pamplona, no realiza en el caso de no se cuenta con un procedimiento para
notificación a las zonas rurales, de violación en la empresa o personal
aplicarlo debidamente.
39 OBS acuerdo a lo estipulado en el norma ambiental, idóneo que realice las
procedimiento MPO-O2-P- 15 la corporación notificaciones en el Realizar seguimiento y
administrativo podría perder la sector rural control cada dos meses
sancionatorio y no se cuenta con oportunidad del para verificar el
personal idóneo que realice dicha recaudo de cumplimiento de la
función, lo cual da incumplimiento a la recursos por
accion de mejora.
notif¡cación concepto de pago
de mullas por
sanciones
impuestas.
en los expedientes auditado del

procedimiento MPO-02-P-15
administrativo
sancionatorio, se evidencio que no se Realizar
cumple con los tiempos establecidos retroalimentacion-
desconocimiento de capacitacion sobre el
en el formato MPO-O2-F- 15-12- Incumplimiento en
Control de Tiempos, en la etapa los tiempos
los tiempos procedimiento para
apertura del expediente la cual establecidos del
establecidos en el aplicarlo debidamente.
40 OBS comprende desde la entrega del acta trámite lo que
formato MPO-02- Realizar seguimiento y
de inspección y respectiva finalización ocasiona hallazgos
F-.l5-12 - Control de control cada dos meses
de tarea en el sistema hasta la fecha por parte de la
Tiempos
de apertura del expediente contraloría para verificar el
sancionatorio, en donde según el cumplimiento de la
formato se han establecido tres días accion de mejora.
para su ejecución dando
incumplimiento al procedimiento por el
exceso del tiempo establecido
La falta del control

del expediente,
puede ocasionar Desconocimiento de
al solicitar los expedientes para el
pérdida o ingreso las directrices Realizar
proceso de control, evaluación y
indebido de establecidas en el retroalimentacion-
mejora del sistema de gestión, se
documentos a la programa de gestión capacitacion sobre el
identificó que no se diligencia el
carpeta, desgaste de documentos, procedimiento para
formato MPA-02-F-01-7 planilla'de
administrativo en Procedimiento
cónhol de préstamo de documento, aplicarlo debidamente.
41 OBS razón a la falta de ORGANIZACIÓN,
cualquier expediente cuyo objetrvo
claridad y certeza CONSERVACION, Realizar seguimiento y
sea el préstamo a un funcionario o
en la consulta de TMNSFERENCIA Y control cada dos meses
contratista debe ser reg¡strado con el
estos, CUSTODIA DE para verificar el
fin de evitar perdida de
incertidumbre con DOCUMENTOS, falta cumplimiento de la
documentación.
relación al destino de monitoreo y
accion de mejora.
del expediente, controles establecidos
investigaciones
disciplinarias
AUDITORIAS HSEQ
Verificar el cumplimiento de la
Condición: Revisado expedientes de programación de visitas de
concesiones de años anteriores seguimiento y la entrega del
SISPRO 7073, 14355, 16017, no se informe respectivo por parte
encontró evidencia de visitas de de los responsables de ralizar
Incumplimiento de
seguimientos a los permisos otorgado Demora y retardos la acción
los tiempos
1 NC y obligaciones del concesionado injustificados de datos
establecidos para
desde el año 2018. Criterio: De e informes.
el trámite
acuerdo a la Normas ISO 9001:2015,
en su numeral 8.5.1 la organización
debe implementar la producción y
provisión del servicio.
Condición: Revisado expedientes de
concesiones de años anteriores
SISPRO 7073, 14355, 16017, no se
encontró evidencia de visitas de
Incumplimiento de
seguimientos a los permisos otorgado Demora y retardos
los tiempos
1 NC y obligaciones del concesionado injustificados de datos
establecidos para
desde el año 2018. Criterio: De e informes.
el trámite Retroalimentación del
acuerdo a la Normas ISO 9001:2015,
procedimiento y el
en su numeral 8.5.1 la organización
cumplimiento de los
debe implementar la producción y
compromisos laborales
provisión del servicio.
establecidos para la vigencia.
atención de
solicitudes,
recursos,
peticiones,
quejas y
reclamos, lo
cual puede
generar
NO CONFORMIDAD 6: Condición: Se reclamaciones
observa que, en la dirección Territorial de de los usuarios
Ocaña, cuenta con servicios No conformes o demandas
que superan los 500, 600, 900 y más de Ausencia y/o 1.Realizar
1000 días, de 31 expedientes reportados para la entidad. debilidad en la retroalimentacion-
27 tienen extemporaneidad en respuesta. Insatisfacción
En la dirección Territorial de Pamplona se del usuario y aplicación de capacitacion sobre el
evidencia entre 90, 100 y 200 días o más, controles y procedimiento para
NO de 33 expedientes 24 tienen afectación de la seguimiento en el aplicarlo debidamente.
2 CONFORM extemporaneidad en respuesta a los imagen
IDAD tramites solicitados. Criterio: De acuerdo a cumplimiento de 2.Realizar seguimiento y
institucional.
la norma ISO 9001:2015 Numeral 8.7 los control cada dos meses
Control de las Salidas No Conformes, La Incumplimiento
organización debe asegurarse de que las de los tiempos
procesos, para la para verificar el
salidas que no sean conformes con sus eficiente gestión cumplimiento de la
establecidos
requisitos se identifican y se controlan del procedimiento accion de mejora.
para prevenir su uso o entrega. para el trámite
por retrasos en
la práctica de la
visita técnica,
elaboración del
informe y/o
demora en la
expedicion del
acto
administrativo,
ocasionando
AN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL Y/O INDIVIDUAL
MPE-01-F-02-8 - Versión 7 - 20/05/2016
ándar de control interno MECI en el proceso de administración de recursos financieros - procedimientos: Liquidación y facturación
vo, revisión al manejo de la caja menor y seguimiento al plan de mejoramiento funcional, del 0l de enero al 31 de mayo de 2019 en l
FECHA DE PRESENTACION DEL PLAN FECHA DE SEGUIMIENTO:
FECHA DE ESTADO (ABIERTA Ó FECHA DE

FECHA DE INICIO RESPONSABLE
TERMINACIÓN CERRADA) SEGUIMIENTO
AUDITORIAS DE GESTION
Director Territorial-
Encargado de la
liquidación y facturación y ABIERTA
Agosto 12 de 2019 Noviembre 29 de 2019 11/30/2020
técnicos operativos
Encargados de subir
Febrero 10 de 2020 Junio 30 de 2020
información a los sistemas
ABIERTA
establecidos
Febrero 10 de 2020 Junio 30 de 2020 Responsables del ABIERTA
procedimiento
procedimiento
procedimiento
procedimiento
procedimiento
procedimiento
procedimiento
procedimiento
procedimiento
procedimiento
procedimiento
procedimiento
procedimiento
procedimiento
Técnicos operativos,
Febrero 22 de 2021 Junio 30 de 2021 secretaria de la ABIERTA
territorial, abogado y
encargado del archivo
Febrero 22 de 2021 Junio 30 de 2021 ABIERTA
Abogado
Abogado
Encargados de archivo
y manejo de
expedientes
Encargado del
procedimiento de
facturacion
Tecnicos opertaivos
Tecnicos opertaivos
Encargado del
procedimiento de
facturacion
ABIERTA
procedimiento
procedimiento
procedimiento
procedimiento
procedimiento
procedimiento
AUDITORIAS HSEQ
Henry Cruz Cruz

Director Territorial
11/22/2019 3/30/2020 ABIERTA
Pamplona y tecnicos
operativos
Henry Cruz Cruz
Director Territorial
11/22/2019 3/30/2020 ABIERTA
Pamplona y tecnicos
operativos
Técnicos operativos,
10/13/2020 6/30/2021 secretaria de la ABIERTA
territorial, abogado y
encargado del archivo
DUAL
stración de recursos financieros - procedimientos: Liquidación y facturación,

plan de mejoramiento funcional, del 0l de enero al 31 de mayo de 2019 en la
OBSERVACIONES
2020.
Revisado el formato MPO-02-

F-07 programación
cumplimiento visitas de
evaluación y seguimiento se
observó que al territorial
realizo 29 visitas de
evaluación y seguimiento a
30 de septiembre de 2020.
Tomada una muestra
aleatoria y revisada el
Sisprop y PCT- modulo
facturación se evidencio que
las visitas no se encuentran
facturadas, situación que
materializa el riesgo de no
facturar las obligaciones a
favor de Corponor por
tramites y servicios
ambientales ocasionado
posibles investigaciones
disciplinarias. Sisprop. No.
19298, 15015, 15193,
19208,14738, 20044,
20058,13858, 16186, 19382,
18192, 20053, 20204.
Así mismo se constató con el

responsable de facturación,
que a fecha 30 de septiembre
de 2020, no se realizó la
solicitud de facturación de las
visitas de seguimiento
mediante memorando.
Situación que evidencia que
Es de anotar que solo a partir
del año 2019 se inició el
proceso de requerir el
PUEAA a los usuarios
solicitantes de concesion de
aguas.
Es de anotar que el
expediente completo con
firmas en todas sus partes se
encuentra en el Informe
Documental del SISPROP

PLANES DE MEJORAMIENTO Pamplona 2021

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PLAN DE MEJORAMIENTO FUNC

PROCESO AUDITADO: Territorial Pamplona

MPO-02-F-01 auto de inicio, artículo

el auto de inicio del expediente, Car Wash,

Al verificar el procedimiento MPO-02-

Al verificar el procedimiento MPO-02-

Al verificar los expedientes de planes Falta de

Al verificar los expedientes de planes

La falta del control

No se evidencian los informes

en los expedientes auditado del

La falta del control

MPE-01-F-02-8 - Versión 7 - 20/05/2016

FECHA DE PRESENTACION DEL PLAN FECHA DE SEGUIMIENTO:

FECHA DE ESTADO (ABIERTA Ó FECHA DE

Henry Cruz Cruz

stración de recursos financieros - procedimientos: Liquidación y facturación,

Revisado el formato MPO-02-

Así mismo se constató con el

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