INTRODUCCIÓN A

LA GESTIÓN DE
PROYECTOS
Seguimiento y control del proyecto
 Seguimiento y control del proyecto

¿Te ha pasado que te tomas el tiempo para desarrollar el plan de tu proyecto con
todas las especificaciones necesarias para su autorización y luego, al comenzar
con su ejecución, ese impecable plan queda olvidado por completo? Esperamos
que no sea tu caso.

El plan del proyecto es nuestro mapa de ruta, esto es, la guía que definimos para
concluir exitosamente nuestro proyecto. Es sencillo aprender a desarrollar un
plan, ahora es necesario aprender a seguirlo.

En esta sección, te compartiremos algunas técnicas y

herramientas sencillas para controlar el avance de tu
proyecto eficazmente:

• Ciclo de control.

• Verificación del alcance.

• Porcentaje de avance.

Ciclo de control

La primera recomendación que te presentaremos consiste en aplicar el ciclo de

control; esto es, la secuencia de acciones que deberán aplicar una vez que se
haya iniciado con la ejecución del proyecto y repetir de acuerdo con la frecuencia
de corte acordada por el equipo del proyecto.

A continuación, te presentamos la secuencia:

1. Acordar frecuencia de corte.

Dependiendo de la duración del proyecto, el equipo debe establecer la frecuencia
de corte; esto es, el tiempo que deberá transcurrir entre una medición y la
siguiente. Por ejemplo, la frecuencia de corte para proyectos cortos puede
definirse en minutos o en horas, para otros de pocos meses de duración sería
conveniente hacer los cortes en días o semanas. Para proyectos largos, se
recomienda definir los cortes en plazos no mayores a un mes.

 2. Recopilar información sobre el desempeño del proyecto. Para cada período de

corte, los integrantes del equipo de proyecto deben reportar, por lo menos, la
situación en cuanto:

• Al avance en las actividades programadas.

Deben aclarar las actividades que se han
completado y las que están pendientes por
completar correspondientes al período.

• Relación de gastos realizados. Deben

presentar la relación de gastos que se han
efectuado en el período.

• Información de incidentes. Deben reportar cualquier información relacionada a los

problemas que el equipo ha debido resolver durante el período de corte y/o sobre las
que impiden continuar con la ejecución de las actividades programadas.

3. Comparar la situación actual con lo planeado.

Con la información del desempeño del proyecto, se realiza la comparación contra lo

planeado para identificar las actividades y gastos que se ejecutaron:

• Igual a lo planeado.

• Antes de lo planeado.

• Después de lo planeado.

En este momento, se reportan también las sugerencias del equipo de trabajo para
realizar cambios al plan derivados del avance en la ejecución. Tal vez, las
circunstancias cambiaron desde que se definió el plan y se requieren nuevas
actividades o bien, se requiere modificar algunas de las que se habían planeado. Si
para este momento del ciclo, no se ha concluido el proyecto, se continúa con el paso
siguiente.

4. Identificar la necesidad de aplicar acciones correctivas.

A partir del análisis de la situación actual con respecto al plan, el responsable del
proyecto y su equipo deben identificar y evaluar la necesidad de realizar cambios
en el plan del proyecto.

 Si concluyen que no hay necesidad de realizar ningún cambio con respecto al

plan, aun y cuando alguna de las actividades se haya completado antes o
después de como se había planeado, el equipo esperará al siguiente corte de
control, y repetirán las actividades desde el paso número 2.

Si, por el contrario, identifican la necesidad de aplicar acciones correctivas, deberán

continuar con el próximo paso.

5. Actualizar el plan de trabajo.

Actualizar su plan de trabajo para incluir las nuevas actividades al proyecto. Esperar al
siguiente corte de control y regresar al paso número 2.

La siguiente gráfica muestra el ciclo de control.

 Esta técnica es útil para generar una cultura de seguimiento y control entre el
equipo del proyecto. Permite identificar obstáculos o cualquier otro tipo de
retrasos durante la ejecución que impacten en la fecha de entrega o en los costos
del proyecto para proponer acciones correctivas oportunamente.

Verificación del alcance

Otro de los aspectos a considerar durante la

ejecución del proyecto es incluir tareas propias
para desarrollar el proceso de verificación del
alcance; esto es, evaluar si el producto cumple
con sus criterios de aceptación lo que permite
determinar la calidad del resultado esperado del
proyecto.

Una técnica que podemos usar para esta tarea es la lista de cotejo o checklist.

Para ello, el equipo debe considerar los criterios de

aceptación y presentarlos en una lista que describa
elementos tangibles, visibles y concretos con los que el
entregable se considere aceptado. Esta descripción de
elementos debe poder evaluarse sencillamente con un
SI cumple o NO cumple.

Por ejemplo, recordemos nuestro proyecto “Evento de fin de año” (Tema 2.2) cuyo
alcance, criterios de aceptación y entregables estaban definidos como:

• Estatuto del alcance

“El evento de fin de año se organizará en una fecha entre el 6 y el 20 de

diciembre según la disponibilidad del local con una capacidad para el doble de
las personas que colaboran en la organización.

Incluirá:

• Comida de tres tiempos con pollo como platillo fuerte, acompañado con
aguas frescas y refrescos; habrá opción para servir platillos
vegetarianos por solicitud.

 • DJ que amenice con música de diversos géneros que invite a bailar a

los invitados mientras dure el evento.

• Invitación personalizada en forma electrónica.

• Regalo para cada colaborador.

• Rifa de un total de premios equivalente al 15% del total de empleados

entre los presentes.

No incluirá:

• Bebidas embriagantes.

• Transportación hacia o desde el salón de eventos.

• Pago del estacionamiento.

Los criterios para evaluar el entregable como satisfactorio son: cumplimiento

de los requerimientos y nivel de satisfacción de los asistentes igual o superior
al 85%.”

• Entregables

o Evento social con alimentos y música.

o Regalos para todos los colaboradores.

o Rifa con premios especiales.

Una lista de cotejo útil para verificar el alcance y cumplir con la calidad esperada
de estos entregables pudiera ser:

Entregable Criterio Cumple

(SI/NO)
Evento social
con alimentos
y música
Invitación al Se envía invitación personalizada
evento para cada colaborador con una
semana de anticipación o más.

Alimentos Se sirven comidas de tres tiempos

(ensalada, platillo principal con pollo
y postre)

 Se sirven aguas frescas.

Se sirven refrescos embotellados.
Se sirven platillos vegetarianos.
Se sirve la comida para TODOS los
asistentes.
Música Asiste el DJ con equipo de sonido
apropiado al espacio.
Ameniza la reunión con música
durante todo el evento.
Crea un ambiente propicio para el
baile.
Encuesta Se diseña la encuesta de
satisfacción.
Se aplica la encuesta de satisfacción.
El 70% o más de los asistentes
responde la encuesta.
Se obtiene un 85% o más de
satisfacción sobre la calidad del
evento.
Regalos para
todos los
colaboradores
Se compran regalos para todos los
colaboradores.

Se entregan regalos para todos los

colaboradores.
Rifa con
premios
especiales
Se compran regalos para la rifa
donde el 15 % de los colaboradores
salgan beneficiados.
Se organiza la rifa durante el evento.
Se entregan los premios de la rifa a
los ganadores presentes en el
evento.

Como podrás observar, la lista de cotejo debe cumplir con las especificaciones
del alcance y los entregables y aclarar detalles que permitan garantizar la calidad
del resultado esperado. Es recomendable revisar y negociar la lista de cotejo con
el cliente y patrocinadores para confirmar que todo esté cubierto.

 Porcentaje de avance

El último elemento que presentaremos en este tema ayudará a calcular el avance

del proyecto. Existen tres maneras de calcular el avance en un proyecto:

• Midiendo el tiempo transcurrido:

Para calcular el avance del proyecto debes observar cuánto tiempo ha

transcurrido según el período de corte y cuánto falta por completar.

% avance (tiempo) = Tiempo transcurrido / Tiempo planeado total

• Midiendo el dinero gastado:

% avance (costo) = Gastado a la fecha / Presupuesto total

• Midiendo las unidades completadas:

% avance (unidad) = Unidades completas / Unidades totales

Estas sencillas fórmulas te permitirán conocer el porcentaje de avance de tu proyecto

con base en información concreta y fácil de comprobar.

Esperamos que las recomendaciones que presentamos te

permitan comenzar a ejercitar tus habilidades para el
seguimiento y control de tus proyectos.

Te invitamos a ponerlas en práctica cuanto antes. En el

siguiente curso de esta especialidad, profundizaremos en el uso
de éstas y otras herramientas y técnicas útiles para el
seguimiento y control del proyecto.

 Se prohíbe la reproducción total o parcial de esta

obra por cualquier medio sin previo y expreso
consentimiento por escrito del
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Monterrey.

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