INTRODUCCIÓN A

LA GESTIÓN DE
PROYECTOS
Conocimientos y habilidades del administrador
de proyectos
 Conocimientos y habilidades del administrador de proyectos

Como podemos imaginar, cuando se trata de describir

al administrador de proyectos identificamos a una
persona con habilidades diversas, pues se trata de
quien asume la responsabilidad de guiar al equipo de
trabajo hacia el cumplimiento de los objetivos del
proyecto y a la satisfacción de las expectativas de los
interesados.

En esta sección, identificaremos los roles que todo líder debe desempeñar en cada
uno de los proyectos en los que participa y comprenderemos los conocimientos y
habilidades necesarios para ejecutarlos exitosamente.

Roles del administrador de proyectos

De acuerdo con López (2017), a lo largo de la vida de un proyecto, el administrador

asume varios roles esto es debido a que los diferentes elementos de un proyecto
deben manejarse particularmente. Esta es la razón por la que podemos identificar tres
roles típicos: Administrador, facilitador y líder.

 • Administrador del proyecto.

En su rol de administrador, el responsable del proyecto debe vigilar tres elementos: las
actividades, las personas y la información.

Para lograr que el proyecto logre su objetivo, el administrador debe planear las
actividades necesarias para llegar al objetivo, luego deberá supervisar su ejecución a
lo largo de la vida del proyecto. Por otro lado, debemos recordar que las actividades
las ejecutan las personas, por lo tanto, el administrador deberá seleccionar a las
personas que formarán el equipo de trabajo, asegurarse que tienen las habilidades
necesarias para realizar las tareas o bien, generar un programa de entrenamiento que
les permita completar las tareas, motivarlos para mantener un buen desempeño y
colaboración y premiar el éxito del equipo y cada uno de sus integrantes.

Vamos a ilustrar este rol con el ejemplo del proyecto

llamado FastTrack en el que se tenían 5 semanas para
presentar la versión Beta de una aplicación de control
administrativo desarrollada con un lenguaje de
programación que para entonces solo había pocas
personas que lo dominaban.

Se asignaron 10 personas al proyecto, ninguna de ellas tenía experiencia en el uso de

la herramienta.

El administrador del proyecto gestionó las actividades, entre las que negoció una
semana de entrenamiento intensivo para que el equipo de trabajo tuviera las
habilidades necesarias que le permitieran completar exitosamente la aplicación en 4
semanas. Este es el tipo de actividades propias del responsable del proyecto en su rol
de administrador.

• Facilitador del proyecto.

En su rol de facilitador, el responsable del proyecto es un habilitador para que el equipo

del trabajo desarrolle sus actividades sin interrupciones. Para ello, mantendrá la
vigilancia en tres elementos: la comunicación, los recursos y los proveedores.

 El facilitador del proyecto abre los canales de comunicación entre los integrantes del
equipo, y con otros interesados en el proyecto, limando asperezas y allanando el
camino para lograr los objetivos.

• Se asegura que el equipo de trabajo esté cómodo vigilando que las

instalaciones y las condiciones de trabajo sean las apropiadas para el
mejor desempeño de los integrantes.

• Además, les provee los materiales, herramientas y equipo necesario para

que desarrollen sus actividades eficientemente.

• Para ello, busca las mejores relaciones con los proveedores que entreguen
los materiales en el momento que se requieran.

Identificando las tareas propias del rol de facilitadores

en el proyecto FastTrack, el responsable gestionó con
los proveedores de la herramienta los cursos de
capacitación necesarios para entrenar al equipo de
trabajo en una semana de manera intensiva: 40 horas.

Esto implicó la identificación y reservación de los

espacios apropiados para llevar a cabo este
entrenamiento y hasta obtener un patrocinio para tener snacks disponibles para los
participantes durante la capacitación.

• Líder del proyecto.

En su rol de líder, el responsable del proyecto dirige y motiva al equipo de trabajo hacia
el logro de los objetivos.

Durante la ejecución de las actividades del proyecto surgen situaciones que pueden
afectar al equipo de trabajo evitando que completen sus actividades apropiadamente.
Estas situaciones pueden generarse por múltiples causas, previstas o imprevistas,
pero que de alguna forma obstaculizan el desarrollo del proyecto.

Es responsabilidad de un líder generar el espíritu de equipo para evitar que la

motivación decaiga ante cualquier obstáculo que impida al equipo avanzar.

• Un equipo motivado encontrará retos que sortear para seguir avanzando.

 • Un equipo desmotivado se derrumbará ante la mínima contrariedad.

Tal fue el caso durante el proyecto FastTrack, donde se presentó la siguiente situación:

1. Dos de los integrantes llegaron a un punto donde sus diferencias de

opinión los tenía estancados en un bache de discusiones que comenzaba a
mermar el ambiente hacia el interior del equipo.

2. Al identificar esta situación, el responsable en su rol de líder habló

directamente con los integrantes en discordia para encontrar el camino
hacia el respeto y el acuerdo mutuo que les permitiera avanzar.

3. También, de manera separada, habló con el resto de los integrantes para

reestablecer el ambiente de comunicación y colaboración. La experiencia
incrementó la motivación del equipo al involucrarlos individualmente y
reconocer la relevancia de sus capacidades para el logro de los objetivos
del proyecto.

4. El buen manejo de conflictos del líder del proyecto permitió superar las
contrariedades sin afectar el estado de ánimo de los integrantes del equipo
de trabajo y así completar a tiempo el resultado del proyecto.

Es posible que el responsable del proyecto se apoye en otras personas para delegar
algunas de sus responsabilidades como administrador o como facilitador, pero jamás
deberá delegar sus responsabilidades como líder del proyecto.

La siguiente tabla resume las responsabilidades de acuerdo con el rol que sigue el
director del proyecto.

Rol Relación Responsabilidad

con:
Administrador Actividades Planear, controlar y supervisar
la ejecución de las actividades.
Personas Seleccionar, entrenar, asignar,
motivar y premiar a las
personas.
Información Integrar la información en
reportes para los involucrados.

 Facilitador Comunicación Habilita los canales de

comunicación hacia el interior
y hacia el exterior de los
equipos de trabajo.
Recursos Proporciona los recursos
materiales y las instalaciones
para que el equipo de trabajo
desarrolle las actividades del
proyecto.
Relación con Negocia y acuerda con los
proveedores proveedores para obtener los
recursos necesarios
oportunamente.
Líder Equipo de Guía y motiva al equipo de
trabajo trabajo fomentando el espíritu
de equipo.
Objetivo del Encamina los esfuerzos para
proyecto lograr que las cosas se hagan.

Competencias del administrador de proyectos

Hemos identificado los roles que juega el responsable a lo largo de la vida de un

proyecto. Ahora bien, para ejercer esos roles eficientemente, debe desarrollar
competencias técnicas, de estrategia y de liderazgo, estas se reconocen como el
conjunto de competencias del triángulo del talento que el PMI incluye en su estándar
para identificar y reconocer las habilidades necesarias en los buenos líderes de
proyectos.

• Competencias técnicas en administración de proyectos.

Aunque pudiéramos pensar que las habilidades

técnicas son las más difíciles de desarrollar, realmente
son las más sencillas pues se refieren a los
conocimientos de los procesos, herramientas y
técnicas de las áreas de conocimiento y grupos de
procesos que propone el PMI dentro de su estándar; lo
que requieren simplemente es estudio y práctica.

 En este aspecto, ya vamos avanzando pues estos cursos están diseñados para que se
conozcan los procesos del estándar del PMI, sus técnicas y herramientas; sin
embargo, será tu responsabilidad practicar lo aprendido en tus propios proyectos para
poder desarrollar esta competencia.

Algunas recomendaciones que te podemos ofrecer son la siguientes:

1. Identifica los factores críticos para el éxito de tu proyecto relacionados con

el tiempo disponible, el costo, los recursos y los riesgos.

2. Selecciona el enfoque más apropiado para el desarrollo de tu proyecto:

predictivo, incremental, iterativo, ágil o híbrido.

3. Incorpora herramientas y técnicas específicas para la planeación y control

de los aspectos del proyecto, por ejemplo:

• Sistema para la programación y control de las actividades como

ProjectLibre, MSProject, Planner, Monday, etc.

• Sistema para la identificación y respuesta a riesgos.

• Sistema para la gestión del compromiso de los involucrados.

• Calendario de disponibilidad de recursos.

• Técnica de valor ganado.

• Reuniones efectivas.

• Competencias en administración y estrategia de negocios.

El director del proyecto debe entender el negocio, su misión, sus productos, sus
objetivos, sus clientes y sus proveedores. Sin embargo, esta competencia no se
alcanza simplemente al leer la página Web de la organización pues implica la
capacidad de predecir el efecto de las decisiones que se toman para guiar el
crecimiento y el desarrollo de la organización; sobre todo, para comprender el impacto
del desarrollo del proyecto en el logro de los objetivos organizacionales.

Como en el caso de Blockbuster cuando las decisiones de sus ejecutivos sobre la

oferta digital de las películas los llevaron a la quiebra, mientras que las decisiones de
los ejecutivos de Netflix los hicieron millonarios.

 Son muchos y muy variados los saberes esperados para el desarrollo de esta
competencia: contabilidad, finanzas, mercadotecnia, tecnologías de información,
economía; además, la negociación y la toma de decisiones asertiva también son
elementos necesarios en este grupo de habilidades del administrador del proyecto.

Lo que se espera con esta competencia es que el administrador de proyectos pueda

alinear los resultados esperados con los objetivos estratégicos de la organización
manteniendo el balance costo – beneficio.

• Competencias de liderazgo.

Para completar el triángulo del talento, las

competencias de liderazgo incluyen el trato a las
personas para lograr que las cosas se hagan, es
mejor trabajar con miel que con hiel.

Es de reconocer que una de las cualidades de los

responsables que logran el éxito en sus proyectos
se refiere a la manera como construyen y desarrollan a tu equipo de trabajo.

La inteligencia emocional, la empatía, la comunicación efectiva y el buen manejo de

conflictos son habilidades esperadas en esta competencia. Aceptemos que todo esto
es más sencillo para unos que para otros, pues la personalidad es un factor
determinante para obtener buenos resultados en esta competencia; la buena noticia
es que todas estas habilidades las pueden lograr si se lo proponen, solo deben
aprender, aplicar y corregir en un ciclo continuo que les permita mejorar
continuamente.

En resumen, el responsable de proyectos es una persona que debe desarrollar

competencias técnicas, de estrategia y de liderazgo para ejercer eficazmente sus roles
como administrador, facilitador y, sobre todo, como líder del equipo de trabajo que
hace posible el desarrollo de los resultados del proyecto.

En los siguientes elementos del tema, presentaremos algunas herramientas para

controlar los avances del proyecto como parte del desarrollo de tus competencias
técnicas.

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