Conceptos básicos de Excel.

Clase 2
Para poder trabajar con confianza en Excel es indispensable conocer algunas nociones básicas. Como las
partes que componen una planilla de cálculo.  En este video introduciré los conceptos de celda, hoja y
libro y cómo se relacionan entre sí.

La celda

Partamos con un concepto

fundamental. La celda. Cada uno de estos rectángulos de aquí, se llama celda. Aunque parecen
pequeñas, pueden contener mucha información. Incluso párrafos enteros.
Las celdas están organizadas en columnas y filas. Las columnas son las que tienen letras en los
encabezados y las filas son las que tienen números.
Cada celda tiene un nombre predefinido. El nombre viene dado por la letra de la columna donde está,
seguido del número de la fila. Es un sistema de coordenadas.

Por ejemplo, el nombre

de esta celda es C2, puesto que está en la columna C y en la fila 2.
Podrás advertir que los encabezados cambian de color respecto de los demás. Esto nos facilita saber
dónde estamos ubicados.
Los nombres de las celdas son fundamentales. Cuando realicemos operaciones nos referiremos por su
nombre.

La celda Activa
Unido al concepto de celda, tenemos el concepto de celda activa. En la imagen podemos ver muchas
celdas pero sólo una celda activa. La podemos reconocer por el borde verde.
La celda activa nos indica cuál de todas es la que está lista para que ingresemos un dato o una fórmula.

Ojo, cuando seleccionamos varias celdas, sólo una es la celda activa.  Y es la que está de color blanco.
El conjunto de líneas que permite distinguir una celda de otra se llama cuadrícula. Más adelante en el
curso verás cómo ocultar estas líneas.

La hoja

Todas estas celdas que vez aquí están organizadas en

la que se llama una hoja. El nombre de esta hoja es Hoja 1. Cada hoja tiene más de un millón de filas y
más de dieciséis mil columnas. O sea que cada hoja tiene más de dieciséis mil millones de celdas. Una
cifra desorbitante. Puedes modificar el nombre de la hoja haciendo doble clic en esta pestaña y luego
escribiendo el nuevo nombre.

El libro
Así como al conjunto de celdas se le llama hoja. Al conjunto de hojas se le llama libro. El libro es el
archivo donde estarán contenidas todas las hojas. A veces utilizamos la palabra archivo como sinónimo
de libro.

Podemos ver el nombre de este libro (o

también llamado archivo) en la parte superior de la ventana.  Se llama  “Libro 1”. Es el nombre que
Excel usa por defecto cuando no hemos guardado nuestro archivo. Cuando lo hagamos podremos
modificar su nombre.
Dentro de un libro podemos tener una o más hojas.  Para agregar otra hoja a nuestro libro pulsamos este
signo más. Ahora mi libro se compone de dos hojas. Para moverme de una hoja a otra basta pulsar el
nombre. Para eliminarla pulsamos sobre ella el botón derecho del mouse y elegimos “Eliminar”.
Cuando guarde este libro, se guardarán también las hojas dentro de él y podré modificar su nombre.
Para hacerlo voy a la pestaña “Archivo”, elijo “Guardar como” y escojo una ubicación. Aquí puedo
cambiar el nombre. Voy a escribir “Mi primer libro”.  En la parte superior podrás ver que ha cambiado el
nombre.

La cinta de opciones en Excel. Clase 3

La ventana de Excel se compone de distintos elementos. Algunos de ellos pueden pasar desapercibidos a
simple vista. Conocerlos es fundamental para que aproveches todo el potencial de Excel. En los
próximos videos los veremos en detalle.

La cinta de opciones

Comencemos por la cinta de opciones.

La cinta de opciones ordena visualmente los comandos que puedes realizar en tu planilla. Cada comando
está representado por un Ícono visualmente explicativo.

Las pestañas
La cinta está constituida de varias pestañas. También las llamamos fichas. Nos sirven para seleccionar
diferentes menús.

Los grupos
Dentro de la cinta, Excel junta elementos comunes en lo que llama Grupos.

En la imagen tenemos el grupo Fuente. A veces los grupos no muestran toda la información disponible.
Es para no sobrecargar la cinta de opciones.Por eso, en algunos de ellos vas a ver una pequeña flecha en
la esquina inferior. La he rodeado de un círculo rojo para que la notes.

Si dejas el puntero sobre ella, aparece una pre-visualización de un cuadro de diálogo. Si haces clic, se
abre y tendrás acceso a otros comandos que no están en la cinta de opciones.

Distintas formas de llegar al mismo comando

Puedes llegar al mismo comando por varios métodos. Por ejemplo, para llegar al cuadro de diálogo de
los márgenes puedes ir a la ficha diseño de página >> Márgenes >> márgenes personalizados. Pero
podrías haber llegado a través de otra ruta. Por ejemplo, pulsamos la ficha Diseño de página >> Imprimir
Títulos y luego selecciono la pestaña márgenes dentro de ese cuadro de diálogo.

Cómo esconder la cinta de opciones

Si trabajas con un computador portátil y tu pantalla es pequeña, te puede ser útil esconder la cinta de
opciones. Excel 2013 tiene un par de formas de hacerlo.

En la esquina superior derecha se encuentra hay un

pequeño ícono que aparece en la imagen al lado izquierdo del puntero. Al pulsarlo te encuentras con tres
opciones. La primera oculta la cinta y las pestañas. Te otorga la mayor cantidad de espacio libre.
 Para acceder a los comandos, coloca el puntero en el borde
superior. Cuando aparezca una línea verde, púlsala. La cinta se esconde automáticamente una vez que
pulses en otra parte de la ventana.

La segunda opción , la que dice “Mostrar pestañas” te da un poco menos espacio de trabajo pero deja
visible las fichas. Puedes volver a fijar la cinta haciendo doble clic en cualquier pestaña.

También puedes esconderla a través de esta flecha. Y

para volver a fijarla haz doble clic o selecciona el tercer modo de la lista, el que dice “Mostrar pestañas y
comandos”. Este restaura la cinta mostrando todos sus elementos.

La pestaña “Archivo”
En la cinta de opciones verás una pestaña de color verde. Es la pestaña archivo y te permite acceder a
opciones tales como guardar, abrir un nuevo libro, imprimir y a modificar algunas opciones de Excel.

Para regresar a lo que estabas haciendo, la tecla escape en tu teclado. Volverás a la misma ventana y
ficha de la cinta de opciones en la que estabas trabajando.

El cuadro de nombres en Excel. Clase 4

Su ubicación

En esta clase veremos una de las partes de

la ventana de Excel que a simple vista pareciera tener poca importancia. Su utilidad incluso pasa
desapercibida para aquellos ya habituados con Excel. Me refiero al cuadro de nombres. En esencia, este
cuadro me indica el nombre de la celda activa. En este caso la celda activa es la A1.
Cómo asignar un nombre a una celda
Pero su utilidad va más allá de eso. También me permite asignar un nombre distinto al sistema de
coordenadas.

Por ejemplo, esta celda contiene el código de un producto. Su coordenada es

A2. Pero voy a asignarle un nuevo nombre. Uno que refleje mejor lo que representa el dato. Voy a
colocarle Producto1. Los nombres no pueden contener espacios ni símbolos. El guion bajo es una
excepción.
Tampoco pueden comenzar por un número. Si expando el cuadro de nombres, aparecerá producto1. Y si
lo elijo, me llevará a la celda que acabo de nombrar.
Ten en cuenta que aunque hayas nombrado tu celda, el antiguo nombre, el de las coordenadas, seguirá
siendo válido. Y podrás utilizar cualquiera de los dos para tus fórmulas.

Rango de celdas
También puedes nombrar un rango. Un rango es un conjunto de celdas como las que vez aquí. Las voy a
llamar Productos. Ahora está visible en el cuadro de nombres. Y lo puedo seleccionar desde aquí.
Una cosa importante: en el cuadro de nombres no se puede editar ni eliminar lo que ya tipiaste.

El administrador de nombres
 Para editar o eliminar un nombre debes ir
a la pestaña “Fórmulas” de la cinta de opciones. Elijes el ícono “administrador de nombres”.
Aquí puedo ver todos los nombres, junto con las celdas que hacen referencia. Puedo editarlos y
eliminarlos.

Desplazarse a una celda

Otra de las características del cuadro de nombres es que sirve para moverse a una celda determinada. Por
ejemplo, si quisiera moverme hacia la celda C8 y seleccionarla, bastaría con escribir las coordenadas en
él.

Dimensión de un rango

Por último, el cuadro de nombres me indica la cantidad de filas y columnas de una selección. Para verlo
no debo soltar el botón izquierdo del mouse. La letra F corresponde a la fila y la C a la columna. Aquí
estoy seleccionando 7 filas y 4 columnas.