Actividad de aprendizaje N°1

METODOLOGIA PARA EL MANEJO DE LA INFORMACION

Por:
Kimberly Acosta Cardozo

Fundación Universitaria Compensar

Facultad de ciencias empresariales
Técnica profesional en operaciones administrativas y financieras de la salud
Curso, Metodología para el manejo de la información
Bogotá, Octubre, 2021
 MAPA MENTAL
METODOLOGIA PARA EL MANEJO DE LA INFORMACION

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DIFICULTAR EL ACCESO A LA INFORMACIÓN:

Las empresas almacenan en su día a día mucha cantidad de información en diferentes soportes:
documentación de proyectos, propuestas comerciales, albaranes, recibos de compras, etcétera.
Unos pueden tener un uso documental y necesitarán ser consultados para el buen desarrollo de las
funciones de la empresa. Otros simplemente necesitan ser conservados de forma segura.
La falta de un sistema adecuado de gestión documental puede hacer que los equipos tengan
problemas a la hora de encontrar la información relevante para llevar a cabo sus proyectos (o
incluso saber que esta información existe).
También, la falta de un sistema para organizar y almacenar la información de forma adecuada
plantea problemas de seguridad. A falta de políticas claras, la información se almacenará de
forma informal y se enviará en muchos casos por email a colaboradores externos o internos, con
los riesgos que ello conlleva.
SOLUCIÓN: A la hora de aprovechar y gestionar la gran cantidad de información y creciente
volumen de documentos, una empresa necesitará contar con un software que les asegure estas
funcionalidades:
 Un sistema capaz de indexar y localizar la información necesaria a los equipos que la
necesiten
 Un control de versiones para garantizar la trazabilidad documental
 Un control de accesos con determinados roles cada uno con unas necesidades y un poder
de acceso y edición determinados
 La posibilidad de compartir información de forma segura con colaboradores externos e
internos
 La posibilidad de prescindir totalmente del papel y potenciar soluciones digitales que
permitan ahorro de espacio de almacenaje
 Soluciones de colaboración documental entre equipos