Versión:7

MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL 2016/06/22

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IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS ANÁLISIS DEL RIESGO CONTROLES POLITICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO (Plan de Manejo de Riesgos)

LUEGO DE CONTROLES
VALORACIÓN

RIESGO RESIDUAL
INFORMACION DEL PROCESO DE LOS

TIPO DE RIESGO

PROBABILIDAD

TRATAMIENTO
PROBABILIDAD
NIVEL RIESGO

EXPOSICIÓN)
CONTROLES

(GRADO DE

OPCIÓN DE
IMPACTO
RIESGO FECHA
N° CAUSAS CONSECUENCIAS POTENCIALES ACCIONES RESPONSABLES FECHA INICIO

CANTIDAD
(Descripción del Riesgo) FINALIZACIÓN

EFICACIA
RESPONSABL
TIPO PROCESO
E

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Gr Archivo y Gestión Documental
- Sancionatorias
- Fallas en el sistema o en la plataforma de

IMPROBABLE
- Pérdida de imagen corporativa

MODERADO

MODERADO

ACEPTABLE

MODERADO

01/07/2017

30/11/2017
internet

REDUCIR
Grupo de Archivo y Gestión

POSIBLE
APOYO

Interrupción en la prestación del - Inconformidad de la ciudadanía o de los 1. Realizar seguimiento a la solicitud presentada al grupo de Sistemas para la Documental
28 GESTION DOCUMENTAL - Fallas en la conectividad 3 3 9 1 2
servicio por razones técnicas funcionarios de la entidad realización de BackUp mensuales debidamente documentados y trazables Grupo de Sistemas
- Interrupción del fluído eléctrico Secretaría General
- Pérdida de la memoria documental,
- Incendio accidental o provocado
adulteración o sustitución de información.
Gr Archivo y Gestión Documental

SEGURIDAD Y SALUD EN EL
- Interrupción parcial o total del servicio

INACEPTABLE
- Agresión a la intregridad del personal del grupo - Las comunicaciones no lleguen a tiempo al

MODERADO

MODERADO
1. Inclusión de la norma de acceso autorizado al área de Gestión Documental

PROBABLE

01/07/2017

30/11/2017
Disminución de la capcidad de

REDUCIR
TRABAJO
Grupo de Archivo y Gestión

POSIBLE
MENOR
APOYO

(Archivo Central y unidad de correspondencia) en la documetación del

del gestión documental. destinatario Documental
29 GESTION DOCUMENTAL atención por ausencia o 4 2 8 2 3 procedimiento corresondiente
- Accidentes laborales y enfermedades laborales - Sancionatorias Grupo de Gestión Humana
incapacidad laboral 2. Solicitar al COPASST la revisión del área de Gestión Documental para la
Secretaría General
- Recibo de paquetes con material sospechoso - Pérdida de imagen corporativa evaluación de las condiciones físicas de trabajo
- Inconformidad de la ciudadanía
Gr Archivo y Gestión Documental

- El control ejercido en el prestamo de

documentos

INFRAESTRUCTURA
- Falta de Institucionalización de la sala de

MODERADO

ACEPTABLE

01/07/2017

30/11/2017
RARA VEZ

RARA VEZ
Daño o pérdida de documentos

REDUCIR
1. Actualización de los actos administrativos (2) referentes a Gestión Grupo de Archivo y Gestión
APOYO

consultas en el Archivo Central. - Pérdida de información y su medio de soporte.

BAJO

BAJO
Documental y correo electrónico Documental
30 GESTION DOCUMENTAL (archivo de gestión y/o archivo 1 3 3 2 1
- Carencia de personal idóneo para la gestión - Deterioro de los documentos prestados. 2. Reiterar la solicitud a Recursos Físicos la adecuación del área para adoptar Grupo de Recursos físicos
central) un sitio de consulta de la documentación del archivo central Secretaría General
de préstamo y control al préstamo de
documentos
Gr Archivo y Gestión Documental

- Incumplimiento de la normatividad vigente

para la administración de los archivos de gestión 1. Actualización de los actos administrativos (2) referentes a Gestión
Documental y correo electrónico

CASI SEGURO
del AGN. - Pérdida de información y su medio de soporte

OPERATIVOS

MODERADO

MODERADO
ADECUADO

01/07/2017

30/11/2017
EXTREMO

REDUCIR
2. Emitir comunicación a todas las dependencias para la aplicación de la Grupo de Archivo y Gestión

POSIBLE
APOYO

Desorganización de Archivos de - Transferencias primarias inadecuadas
31 GESTION DOCUMENTAL
Gestión - No aplicación o desactualización de las tablas
de retención documental de la Entidad
- Nivel de conocimiento de la normatividad
interna para la gestión de los archivos
- Baja calificación de resultados (FURAG - otros) normatividad vigente (transferencias primarias y aplicación de tablas d Documental
5 3 15 4 3
- Pérdida de imagen corporativa retención) Grupo de Gestión Humana
3. Solicitar al Grupo de Gestion Humana incluir en el PIC las capacitaciones Secretaría General
- Pérdida de la memoria documental referntes a l GEstión Documental para los funcionarios y contratistas de la
Entidad

1. Falta de articulación entre el GDEPD y Gestion

- Subdirección de
documental para establecer controles que
Gr Documentos Electrónicos y

Tecnologías de la
evaluen las actividades relacionadas con la
Preservación Digital

Información Archivística y
Extralimitación o incumplimiento de funciones
gestión de documento electronico y

OPERATIVOS

MODERADO

ACEPTABLE

MODERADO
1. Plantear ante la Oficina de Planeación y la Dirección la necesidad de definir Documento Electrónico

PROBABLE

02/01/2018

31/12/2018
Desorganización y poble perdida

POSIBLE

ASUMIR
MENOR
APOYO

las actividades y el alcance del Grupo de Documentos Electrónico y - Grupo de Documento

preservación digital.
32 GESTION DOCUMENTAL de los documentos electronicos Mala aplicación de los procesos de gestion 4 2 8 3 3 Preservación Digital dentro del Proceso. Electrónicos y Preservación
2. No se encuentra definido el aporte o
producidos por las areas documental relacionados con los documentos 3. Gestionar la actualización de la caracterización del Proceso respecto a las Digital
responsabilidades del GDEPD al Proceso de responsabilidades del Grupo de Documento Electrónico y Preservación Digital - Oficina Asesora de
electrónicos
Gestión Documental. Planeación
-Grupo de archivo y gestión
3. Falta una politica que permita articular la documental
gestión de la documentación física y electrónica.
- Demora en el envío de la información del
Presupuesto inicial por vigencia desde
PLaneación y Financiera hacia el grupo de
Gr Compras y Adquisiciones

compras y adquisiciones.

INSIGNIFICANTE
IMPROBABLE
- Incumplimiento de la Ley.
OPERATIVOS

ACEPTABLE

00/01/1900

00/01/1900
RARA VEZ
Consolidación y publicación del - La información contenida en el plan anual de

ASUMIR
APOYO

BAJO

BAJO
GESTION DE COMPRAS Y 1. Dado a que la zona de riesgo es baja, no se establecen acciones de
33 Plan Anual de inversión de la vigencia no es clara y precisa al 2 1 2 1 1 0,00
ADQUISICIONES - Reprogramaciones en la ejecución del PAA por mitigación.
Adquisiciones fuera de los plazos proyecto que se necesita.
cambios de versión constante.
- No se solicita la participación del grupo de
compras y adquisiciones en la planeación de la
generación del presupuesto de la siguiente
vigencia.

Proceso: Sistema Integrado de Gestión - SIG Página 5 SIG-F-022