¿Cómo afrontar la digitalización

de mi negocio u organización?

Christoph Roessner
28.05.2020
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 Digitalización
Definición preliminar:

Usar la tecnología digital (software, e-mail, chat, redes

sociales, etc.) para mejorar mi trabajo

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 Tecnología digital pero… ¿para qué?
Anécdota 1

• Obtener la cédula después de obtener la residencia

• Tarjeta de residencia con campo de dirección

Anécdota 2

• Cómo hacer una queja en amazon.de

• Uso de Whatsapp de doctores en Ecuador

Recordamos:
Usar la tecnología digital (software, e-mail, chat, etc.) para mejorar mi trabajo3
¿Por qué es importante la digitalizacion?
“El desconocimiento, el miedo al cambio y los mitos en torno a la
transformación digital, hacen que a muchos empresarios se les ponga la
piel de gallina cuando escuchan hablar de este tema.

La consecuencia es que muchas organizaciones continúan con procesos

de trabajo obsoletos y poco rentables.

La digitalización ofrece un enorme potencial para ganar

competitividad en un mundo cada vez más tecnológico.

Así lo demuestra un estudio del Massachusetts Institute of Technology,

que afirma que las empresas más tecnológicas son más rentables y tienen
clientes más satisfechos.”1

1
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https://www.ttandem.com/blog/que-es-la-transformacion-digital-y-por-que-es-necesaria-para-cualquier-negocio/ (Download 27.05.2020)
¡El objetivo de este Webinar es dar una hoja de ruta para lograr esta mejora!

Esta hoja de ruta pretende ser aplicable

para todo tipo y todo tamaño de negocio u organización.

Vamos hablar de:

- Oportunidades & riesgos

- Mejores prácticas
- Oportunidades de obtener financiamiento en Alemania

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Una definición más profunda:

En el ámbito empresarial, la digitalización se asocia con la transformación

digital de los negocios, entendida como

- habilitar, mejorar o evolucionar las funciones empresariales,

- operaciones comerciales,
- modelos de gestión de clientes, y/o
- procesos de comunicación

aprovechando las tecnologías digitales.1

 La digitalización está en todas las esquinas de una empresa/organizacion

 Digitalización vs. Transformación digital
 Si quiero transformarme, necesito apertura a una cultura de cambio

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1 Villaseca Morales, David (2016). Digitaliza tu negocio. ESIC Editorial. ISBN 9788416462605.
 Primer paso: El diagnóstico

Antes de cualquier acción debo saber en que situación me encuentro

- ¿Qué es un proceso y qué procesos hay en mi empresa/organización?
Inversión sin - ¿Cómo llevo a cabo estos procesos?
rumbo
- ¿Qué herramientas uso?
- ¿Quién en mi equipo participa en este proceso?
- ¿Cómo están interconectados estos procesos?
Me entero de
- ¿Qué problemas/ineficiencias/potenciales podemos identificar?
muchas cosas - ¿Cómo sistematizo y mantengo visible los resultados?
(también no - ¿Cómo priorizo los temas identificados?
digitales)
Herramientas (se puede ser creativo)
- Talleres
- Entrevistas
- Consultorías
- Cuestionarios
 Tener resultado sistematizado (documento vivo) 7
 Primer paso: El diagnóstico

Ojo con la
Actores (recomendamos actitudes participativas e interdisciplinarias):
perspectiva - Gerencia
interna - Entidad central (i.e. Project management) a cargo
- Equipos (eventualmente representados por sus líderes de equipo)

Ejemplos
Poner el - Maestro Luis
cliente en el - Heladería con dos sucursales
centro, abre
ojos - Empresa de frutas proveedora de supermercado más grande del país
- Empresa de comercio electrónico con 150 empleados e
infraestructura digital desarrollada

 No es ahora la moda de la tienda en línea

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 Segundo paso: manejar expectativas, miedos y la cultura organizacional

El diagnóstico levanta expectativas positvas y negativas (ejemplo Giffits)

Ojo con el
miedo al
cambio y al Negativas
futuro - Resistencia al cambio es humano
- Miedo a la pérdida de su puesto de trabajo es humano
- Reacciones “no-racionales” pueden pasar
Ojo con el „no
cumplir“ Positivas
- Cuando doy mi opinión quiero que se la tome en cuenta
- Estaré pendiente de los cambios causados por el diagnóstico
- Si veo mejoras, si “gano tiempo” y si soy reconocido por mi
Equipo
involucrado participacíón, voy a involucrarme más con el cambio
=
Apropiación
 ¿Qué visión tengo de mi colaborador?
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 Segundo paso: manejar expectativas, miedos y la cultura organizacional

Manejo existoso a través de:

- Transparencia
- Resultados tangibles
Cultura de - Fomento de participación
cambio lleva a - Comunicación atenta, clara y coherente
circulos virtuosos

Resultado:
Creación de una cultura de cambio, que es precondición para una
digitalización exitosa

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 Tercer paso: La planificación tecnológica

• Tenemos el diagnóstico
• Tenemos una cultura de cambio (al menos en partes)
Soluciones
sobre-
• Podemos buscar soluciones (tecnológicas)
dimensionadas
Productos pre-fabricados vs. Programación a medida (Ejemplos)

Recomendaciones:
Costos
escondidos
1. Tenemos definida nuestra estrategia
2. Tener conocimiento inhouse para poder evaluar soluciones propuestas
3. Ir por la solución inicial más pequeña
(MVP, metodologías ágiles, iteraciones)
El rol de la 4. Limitar presupuestos
confianza vs. el
costo de callejones 5. Pensamos al mediano y largo plazo
sin salida 6. Trabajamos con empresa de desarrollo tecnológico seria y trabajamos
a largo plazo 11
 Cuarto Paso: La implementación y la introducción en mis procesos

Cuando la solución tecnológica está disponible no termina el

trabajo, recién empieza:

• Presentación / capacitación al equipo de trabajo

Soluciones • Pruebas en vivo y Puesta en vivo (sin apresurarse)
mal testeados
• Feedback de usuarios y clientes
• Eliminación de errores
• Planificación del siguiente ciclo de mejoras

Hay que saber manejar el feedback

• a la gente le gusta lo que conoce
Cada puesta en
vivo es una • comunicar las ventajas y funcionalidades nuevas importantes
oportunidad para
la cultura del
• Resaltar las beneficios
cambio • Aclarar que no se puede pensar en todo de antemano, pero que
siempre hay la opción de incorporar feedback
• No dar pie a energia negativa (actitud de arbitro) 12
Mejores prácticas: el caso de la Giffits GmbH en Alemania

www.giffits.de

• Empresa mediana
• Mayorista en productos promocionales en Alemania y Europa
• Existe desde 1998, 22 años de experiencia
• Aplicó la Internet prácticamente desde sus inicios
• Tiene cerca de 150.000 productos en su tienda en línea
• Tiene cerca de 120 empleados
• Más de 100 provedores
• 30 millones de Euros de volumen de venta en 2019
www.giffits.de
Mejores prácticas: el caso de la Giffits GmbH en Alemania

Tienda Capa de
en línea herramientas
Infraestructura internas
digital
desarrollada ERP Conectores con proveedores

Bases de datos

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Mejores prácticas: el caso de la Giffits GmbH en Alemania

• BECKY – sistema de procesamiento de pedidos

(Backoffice = asistentes de ventas)

• Programado a medida en 2010

• Necesidad identificada:
• El procesamiento de pedidos era bastante manual y lento
• Hubo exceso de carga de trabajo en la época alta del negocio que es
Navidad (septiembre a diciembre)
• Hubo más pedidos que la capacidad de lo que se podía procesar

 Se necesitaba una solución tecnológica que mejore la capacidad de

procesamiento de pedidos

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Mejores prácticas: el caso de la Giffits GmbH en Alemania

17
Mejores prácticas: el caso de la Giffits GmbH en Alemania

Pasos en 2010:

• Levantamiento de requisitos con personal de Backoffice

• Sistematización y elaboración de propuesta de solución por parte del
process management
• Definición con gerencia y líderes de venta y de backoffice
• Presentación al equipo de backoffice
• Integración de feedback en la propuesta
• Programación
• Introducción en el trabajo
• Feedback y mejoras continuas por 1 año

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Mejores prácticas: el caso de la Giffits GmbH en Alemania

• Resultados:
• el mismo equipo del Backoffice logró tramitar el doble de pedidos en el
mismo tiempo
• menos días de enfermedad en el equipo en época alta
• se podía atender a todos los clientes en época alta

• La situación hoy - 2020:

• Por atender otros proyectos no se integraron mejoras entre 2012 – 2019
• El código de programación es considerado obsoleto, cada inversión de
mantenimiento o mejora es costoso en tiempo de programación
• Ya existe software pre-fabricado con las mismas funcionalidades
• El software tiene qué y va a ser sustituido en 2020/2021

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Conclusiones

Digitalización:

• es necesario y posible en todo tipo de negocio u organizacion

• debe partir de un diagnóstico

• requiere de una cultura organizacional favorable
• tiene que poner al cliente y el usuario en el centro
• tiene que ser un proceso
• tiene que ser interactivo
• tiene que ser participativo e interdisciplinario

• tiene que ser permanente,

porque mejoras siempre hay y
soluciones tecnológicos evolucionan rápidamente

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Fuentes de financiamiento an Alemania:
para su empresa o a través de clientes alemanes suyos Mas información:
www.iseo.de/kontakt
ZIM
https://www.zim.de/ZIM/Navigation/DE/Home/home.html
• Proyectos innovadores (Empresas, cooperaciones de empresas, redes de empresas)
• Co-Financiamiento hasta 180.000 EUR

Go-Digital
https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Digitale-Welt/foerderprogramm-go-digital.html
• Proyectos de digitalización
• Empresas pequeñas y medianas con sede o sucursal en Alemania
• Co-Financiamiento hasta 31.000 EUR

Go-Inno
https://www.innovation-beratung-foerderung.de/INNO/Navigation/DE/go-Inno/go-inno.html
• Consultorías para proyectos innovadores
• Empresas pequeñas y medianas con sede en Alemania
• Co-Financiamiento hasta 27.500 EUR 21
 Christoph Roessner
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